SELECTION DE LA FILIERE

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1 SELECTION DE LA FILIERE - cliquez sur l encadré souhaité - MAREE - CHAMPION ; PROMOCASH - BOUCHERIE -PROMOCASH - WEB OFFRES AIDE MEMO ACCES FOURNISSEURS Communication Fournisseur Mis à jour le 12 Juin 2007

2 FILIERE MAREE L optique de Web Offres Web Offres vous permet en marché fermé*, de communiquer avec les bureaux d achats CHAMPION et/ou PROMOCASH, afin d y proposer vos offres et d y récupérer vos commandes (hors engagements promotionnels). Il s agit d un outil qui se substitue à l envoi de vos fax pour les propositions commerciales et les confirmations de commandes. Il ne remplace, par ailleurs et en aucun cas, la négociation et le contact téléphonique avec les acheteurs. Sommaire FILIERE MAREE - Déroulement L emploi du temps des journées types FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Connectez vous sur le site de Web Offres Comment naviguer sur Web Offres Répondez aux appels d offres Consultez l historique de vos offres Consultez les réservations émises par les bureaux d achats Consultez et validez vos commandes Consultez l historique des commandes FILIERE MAREE - Foire aux questions FAQ Questions directement liées au portail Web Offres FILIERE MAREE - Informations diverses * en marché fermé, c est-à-dire qu il ne s agit pas d un système d enchères, vous répondez librement et indépendemment des autres sociétés 2

3 FILIERE MAREE - Déroulement L emploi du temps des journées types Le jour 1 De 10 à 13h, vous indiquez sur le site, par bureau d achat : les prix de ventes et les quantités dont vous disposez pour les départs du lendemain L après-midi, vous êtes contacté par le service achat ; s engage alors une négociation téléphonique avec l acheteur, lequel effectue ensuite les réservations sur le portail Web Offres pour les départs du lendemain Dés cet instant, vous pouvez visualiser le bilan des réservations vous concernant Le jour 2 De 6 à 10h, le service achat vous confirme les quantités définitives pour le départ du jour A la suite de cette confirmation, vous validez la commande sur le site Web Offres et un numéro de confirmation vous est attribué ; ce numéro doit être reporté sur votre facture afin de permettre son règlement dans les meilleurs délais. Attention, une fois confirmée, aucun litige de prix ne sera accepté Les données sont archivées dans les historiques durant un mois glissant Vous pouvez ainsi recommencer une nouvelle journée d activité 3

4 FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Connectez vous sur le site de Web Offres Adresse : Astuce : ajoutez le site à vos favoris et/ou créez un raccourci sur votre ordinateur de travail Remarque : veillez à ne pas oublier le «/» après «pft» Vous arrivez sur la page d accueil, veuillez vous identifier Affiche la date de connexion Permet de vous identifier ; vous insérez votre identifiant et votre mot de passe, puis vous cliquez sur «valider» Veillez à respecter la casse de caractère (majuscule / minuscule)! Permet d accéder à un menu de changement de mot de passe Permet de récupérer un mot de passe perdu ; précisez alors la société, le nom de l interlocuteur principal, et l identifiant 4

5 FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Comment naviguer sur Web Offres Cinq menus classés dans l ordre chronologique ; le menu sur lequel vous naviguez est en rouge 1. Consulter et répondre aux appels d offres qui vous sont adressés 2. Consulter l historique des appels d offres auxquels vous avez répondus 3. Consulter les réservations émises par l enseigne 4. Consulter et valider les commandes émises par l enseigne 5. Consulter l historique des commandes émises par l enseigne Il existe deux types de menus : A Interactifs : vous permet de renseigner et valider vos informations dans le délai défini par l enseigne Menus : «répondre aux offres» ; «consulter les commandes» B Informatifs Menus : «historiques des offres» ; «réservations» ; «historique des commandes» En rouge, signifie que vous êtes actuellement sur cette partie (ex : répondre aux offres) Délai défini : au-delà, vous ne pouvez plus répondre! Cette zone vous permet de : - accéder à l aide en ligne - vous déconnecter Permet d imprimer toute la page Web A B B A B 5

6 FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Répondre à l appel d offre (étape 1 : répondez aux appels d offres produit par produit) C1 Pour le produit, vous répondez pour tous les bureaux d achats en une seule fois Vous remplissez l aide à la saisie : le prix départ, et la date de fin de validité de votre offre Ces informations redescendent vers tous les bureaux d achats disponibles, puis vous informez pour chacun la quantité proposée C2 Pour le produit, vous répondez bureau par bureau D1 D2 Vous remplissez pour les bureaux qui vous intéressent : la quantité, le prix départ, et la date de fin de validité de votre offre Pour le produit, vous ne souhaitez pas répondre à un bureau en particulier Vous cochez sur la case «déclinée» du bureau pour lequel vous ne souhaitez pas émettre d offre Pour le produit, vous ne souhaitez pas répondre du tout Vous cliquez sur «décliner» ( ) Répondre à l appel d offre (étape 2 : validez vos données) Que vous décliniez ou que vous émettiez une proposition, vous ferez toujours «envoyer» pour transmettre votre souhait afin que vos informations soient bien prises en compte Un pictogramme ( ) indiquera que votre réponse a bien été envoyée Après avoir renseigné la ligne produit, vous envoyez vos informations. C2 C1 D2 D1 Vous pouvez également renseigner toutes les lignes produit, et envoyer l ensemble des informations en une seule fois en cliquant à la fin sur «envoyer toutes les offres» 6

7 FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Consultez l historique de vos offres Vous avez une vue au jour sur ce que vous avez proposé au cours du dernier mois glissant En sélectionnant une date vous accédez à l historique de vos propositions Consultez les réservations émises par les bureaux d achats Les réservations reprennent les conclusions de vos négociations avec l acheteur Remarque propre à la filière Marée : la date du jour de réservation correspond aux départs du lendemain 7

8 FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Consultez et validez vos commandes (étape 1 : comment valider) Avant tout, vous validez lorsque vous êtes en accord avec les termes de la commande i Il existe deux types d affichage : «par entrepôt» ou «par produit» Dans les deux cas vous pouvez passer d un affichage à un autre en cliquant sur «basculer vers» Affichage «entrepôt» A1 Situation 1 : vous validez bureau par bureau A2 Situation 2 : vous validez toutes les commandes d un coup i A1 Pour chacune des lignes produits, vous avez l information quant à la zone de livraison * Vue «entrepôt» A2 8

9 FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Affichage «produit» B Vous ne pouvez valider vos commandes qu en une seule fois Pour chacune des lignes produits, vous avez l information quant à la zone de livraison i B * Vue «produit» Consultez et validez vos commandes (étape 2 : récupérer le numéro de commande) Après chaque validation, vous obtenez un numéro de commande que vous devez joindre à la facture Vous pouvez retrouver ce numéro de commande dans l onglet «historique des commandes» Afin de garantir une certaine fluidité dans le déroulement de l ensemble des procédures, nous vous conseillons de valider les lignes avant l heure de clôture des commandes En cas de désaccord avec les données affichées, veuillez contacter l acheteur afin de revoir ensemble les termes de la commande (il procèdera alors à la modification ou à l annulation de celle-ci puis retransmettra une commande tenant compte de votre dernier échange) 9

10 FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Consultez l historique des commandes Par entrepôt ou par produit, vous avez un récapitulatif journalier sur ce que vous avez validé au cours du dernier mois glissant Vous pouvez aussi retrouver les numéros de commandes * Vue «entrepôt» En sélectionnant une date vous accédez à l historique des commandes * Vue «produit» 10

11 FILIERE MAREE - Foire aux questions FAQ Questions directement liées au portail Web Offres A.1) Je n ai aucune demande sur la partie «répondre aux offres» Il se peut que les acheteurs ne vous aient pas transmis de demande pour cette journée A.2) Je n ai aucune demande et je vois le message «l'heure de saisie des offres est dépassée» Il est malheureusement trop tard pour saisir une offre, l heure limite de saisie est dépassée A.3) J ai l habitude de répondre à l appel d offre d un certain produit mais il n apparaît plus cette fois ci ; il n'est pas présent dans l'onglet «répondre aux offres» Vous n'êtes peut être pas sollicité pour ce produit B.1) Je souhaite renseigner une information mais un message d'erreur apparaît lors de la saisie Pour l offre d un produit et d un bureau d achats donné, la quantité doit être un nombre sans virgule strictement inférieur à (ex : si vous avez saisi une quantité dépassant , il vous faut la modifier avant de relancer l envoi de l offre) Pour l offre d un produit et d un entrepôt donné, le prix départ ne doit pas avoir plus de quatre chiffres avant la virgule (ex : si vous avez saisi un prix dépassnt ; il vous faut le modifier avant de relancer l envoi de l offre C.1) Mon écran est bloqué ; je suis automatiquement déconnecté Votre délai de connexion sans réaliser aucune saisie est dépassé, veuillez vous connecter à nouveau D.1) J ai un doute, il me semble que l'offre ou la commande n ait pas été transmise à l'acheteur Vérifiez que le pictogramme d'envoi est présent au niveau de l'offre ou de la commande E.1) La page Internet est toute blanche avec le message d erreur «Impossible de trouver la page» Assurez vous que vous avez correctement orthographié l adresse du site (notamment avec le «/» après «pft») Contactez l acheteur pour savoir si le portail est actif (si il est actif, peut être devriez vous contacter votre fournisseur d accès Internet) F.1) J ai perdu mes identifiants et/ou mon mot de passe Contactez les acheteurs si vous avez perdu votre identifiant Contactez le service spécialisé (cf. page d accueil) ou les acheteurs si vous avez perdu votre mot de passe 11

12 FILIERE MAREE - Informations diverses Matériel informatique nécessaire, les caractéristiques minimales Ordinateur connecté à Internet avec clavier et souris Processeur Intel III 800 Mhz ou équivalent ; Mémoire de 128 Mo Système d exploitation «Windows 98» ou supérieur ; Navigateur Internet : «Explorer 5.5» minimum Ce que vous avez dû recevoir avant d accéder à Web Offres Votre identifiant Votre mot de passe temporaire Nous vous invitons à le modifier dés la première connexion Ce mot de passe est personnel et connu de vous seul Adresse Internet du site Veillez à ne pas oublier le «/» après «pft» Un conseil d utilisation Ajouter le site à vos favoris pour y accéder plus aisément Créez un raccourci sur votre ordinateur de travail Information / Conseil : date limite de réponse et de validation Chaque filière dispose de délais différents (voir vos écrans «répondre aux offres» ; «consulter les commandes») Veillez à bien connaître et surtout, respecter vos heures limites de dépôt des offres et de validation de commandes Les heures de ce guide sont prises à titre d illustration ; fiez vous toujours à votre écran! 12

13 FILIERE MAREE EXCELLENTE NAVIGATION SUR WEB OFFRES! 13

14 FILIERE BOUCHERIE L optique de Web Offres Web Offres vous permet en marché fermé*, de communiquer avec les bureaux d achats CHAMPION et/ou PROMOCASH, afin d y proposer vos offres et d y récupérer vos commandes (hors engagements promotionnels). Il s agit d un outil qui se substitue à l envoi de vos fax pour les propositions commerciales et les confirmations de commandes. Il ne remplace, par ailleurs et en aucun cas, la négociation et le contact téléphonique avec les acheteurs. Sommaire FILIERE MAREE - Déroulement L emploi du temps des journées types FILIERE MAREE - Notice de Web Offres Connectez vous sur le site de Web Offres Comment naviguer sur Web Offres Répondez aux appels d offres Consultez l historique de vos offres Consultez les réservations émises par les bureaux d achats Consultez et validez vos commandes Consultez l historique des commandes FILIERE MAREE - Foire aux questions FAQ Questions directement liées au portail Web Offres FILIERE MAREE - Informations diverses * en marché fermé, c est-à-dire qu il ne s agit pas d un système d enchères, vous répondez librement et indépendemment des autres sociétés 14

15 FILIERE BOUCHERIE - Déroulement Calendrier : révision de l offre toutes les 2 semaines Toutes les 2 semaines, du vendredi 12h à mardi 12h, vous devez vous connecter au portail afin de visualiser les besoins de l enseigne pour la quinzaine à venir ; vous pouvez alors soumettre au bureau d achat, une proposition à l égard d un ou plusieurs appels d offre Dés mardi 12h, l acheteur étudie l ensemble de vos propositions et vous contacte ; s engage alors une négociation téléphonique avec l acheteur, laquelle négociation aboutira à des conclusions qui apparaîtront sur Web Offres dans la partie «réservations» Les données sont archivées dans les historiques durant un mois glissant Calendrier : approvisionnement quotidien Tous les jours dés 9h30, vous vous connectez au portail afin de visualiser les commandes émises par nos acheteurs, et par plateforme Situation 1, il n y a pas d écart de prix, vous êtes d accord avec les informations : vous validez Vous confirmez la commande en la validant sur Web Offres avant 12h30. Un numéro de confirmation vous est ensuite attribué ; ce numéro devra être reporté sur votre facture afin de permettre son règlement Attention, une fois la commande confirmée, aucun litige prix ne peut être accepté Situation 2, il y a un écart de prix, vous êtes en désaccord : vous appelez l acheteur Si les caractéristiques d une commande vous semblent incorrectes, nous vous invitons à contacter l acheteur afin que vous étudiiez ensemble la situation L acheteur modifiera et corrigera alors les propriétés de la commande Tous les historiques de commandes validées seront consultables dans la partie «historique des commandes». Les données sont archivées durant un mois glissant 15

16 FILIERE BOUCHERIE - Notice de Web Offres Connectez vous sur le site de Web Offres Adresse : Astuce : ajoutez le site à vos favoris et/ou créez un raccourci sur votre ordinateur de travail Remarque : veillez à ne pas oublier le «/» après «pft» Vous arrivez sur la page d accueil, veuillez vous identifier Affiche la date de connexion Permet de vous identifier ; vous insérez votre identifiant et votre mot de passe, puis vous cliquez sur «valider» Veillez à respecter la casse de caractère (majuscule / minuscule)! Permet d accéder à un menu de changement de mot de passe Permet de récupérer un mot de passe perdu ; précisez alors la société, le nom de l interlocuteur principal, et l identifiant 16

17 FILIERE BOUCHERIE - Notice de Web Offres Comment naviguer sur Web Offres Cinq menus classés dans l ordre chronologique ; le menu sur lequel vous naviguez est en rouge 1. Consulter et répondre aux appels d offres qui vous sont adressés 2. Consulter l historique des appels d offres auxquels vous avez répondus 3. Consulter les réservations émises par l enseigne 4. Consulter et valider les commandes émises par l enseigne 5. Consulter l historique des commandes émises par l enseigne Il existe deux types de menus A Interactif : vous permet de renseigner et valider vos informations dans le délai défini par l enseigne Menus : «répondre aux offres» ; «consulter les commandes» B Les menus de consultation : existent pour information Menus : «historiques des offres» ; «réservations» ; «historique des commandes» En rouge, signifie que vous êtes actuellement sur cette partie (ex : répondre aux offres) Délai défini : au-delà, vous ne pouvez plus répondre! Cette zone vous permet de : - accéder à l aide en ligne - vous déconnecter Permet d imprimer toute la page Web A B B A B 17

18 FILIERE BOUCHERIE - Notice de Web Offres Répondre à l appel d offre (étape 1 : répondez aux appels d offres produit par produit) C1 Pour le produit, vous répondez pour tous les bureaux d achats en une seule fois Vous remplissez le prix franco, et la date de fin de validité de votre offre Ces informations redescendent vers tous les bureaux d achats disponibles, puis vous informez pour chacun la quantité proposée C2 Pour le produit, vous répondez bureau par bureau D1 D2 Vous remplissez pour les bureaux qui vous intéressent : la quantité, le prix franco, et la date de fin de validité de votre offre Pour le produit, vous ne souhaitez pas répondre à un bureau en particulier Vous cochez sur la case «déclinée» du bureau pour lequel vous ne souhaitez pas émettre d offre Pour le produit, vous ne souhaitez pas répondre du tout Vous cliquez sur «décliner» ( ) Répondre à l appel d offre (étape 2 : validez vos données) Que vous décliniez ou que vous émettiez une proposition, vous ferez toujours «envoyer» pour transmettre votre souhait afin que vos informations soient bien prises en compte Un pictogramme ( ) indiquera que votre réponse a bien été envoyée Après avoir renseigné la ligne produit, vous envoyez vos informations. B2 B1 D2 D1 Vous pouvez également renseigner toutes les lignes produit, et envoyer l ensemble des informations en une seule fois en cliquant à la fin sur «envoyer toutes les offres» 18

19 FILIERE BOUCHERIE - Notice de Web Offres Consultez l historique de vos offres Vous avez une vue au jour sur ce que vous avez proposé au cours du dernier mois glissant En sélectionnant une date vous accédez à l historique de vos propositions Consultez les réservations émises par les bureaux d achats Reprend les conclusions de vos négociations avec l acheteur 19

20 FILIERE BOUCHERIE - Notice de Web Offres Consultez et validez vos commandes (étape 1 : comment valider) Avant tout, vous validez lorsque vous êtes en accord avec les termes de la commande i Il existe deux types d affichage : «par entrepôt» ou «par produit» Dans les deux cas vous pouvez passer d un affichage à un autre en cliquant sur «basculer vers» Affichage «entrepôt» A1 Situation 1 : vous validez bureau par bureau A2 Situation 2 : vous validez toutes les commandes d un coup i A1 Pour chacune des lignes produits, vous avez l information quant à la zone de livraison * Vue «entrepôt» A2 20

21 FILIERE BOUCHERIE - Notice de Web Offres Affichage «produit» B Vous ne pouvez valider vos commandes qu en une seule fois Pour chacune des lignes produits, vous avez l information quant à la zone de livraison i B * Vue «produit» Consultez et validez vos commandes (étape 2 : récupérer le numéro de commande) Après chaque validation, vous obtenez un numéro de commande que vous devez joindre à la facture Vous pouvez retrouver ce numéro de commande dans l onglet «historique des commandes» Afin de garantir une certaine fluidité dans le déroulement de l ensemble des procédures, nous vous conseillons de valider les lignes avant l heure de clôture des commandes En cas de désaccord avec les données affichées, veuillez contacter l acheteur afin de revoir ensemble les termes de la commande (il procèdera alors à la modification ou à l annulation de celle-ci puis retransmettra une commande tenant compte de votre dernier échange) 21

22 FILIERE BOUCHERIE - Notice de Web Offres Consultez l historique des commandes Par entrepôt ou par produit, vous avez un récapitulatif journalier sur ce que vous avez validé au cours du dernier mois glissant Vous pouvez aussi retrouver les numéros de commandes * Vue «entrepôt» En sélectionnant une date vous accédez à l historique des commandes * Vue «produit» 22

23 FILIERE BOUCHERIE - Foire aux questions FAQ Questions directement liées au portail Web Offres A.1) Je n ai aucune demande sur la partie «répondre aux offres» Il se peut que les acheteurs ne vous aient pas transmis de demande pour cette journée A.2) Je n ai aucune demande et je vois le message «l'heure de saisie des offres est dépassée» Il est malheureusement trop tard pour saisir une offre, l heure limite de saisie est dépassée A.3) J ai l habitude de répondre à l appel d offre d un certain produit mais il n apparaît pas cette fois ci ; il n'est pas présent dans l'onglet «répondre aux offres» Vous n'êtes peut être pas sollicité pour ce produit B.1) Je souhaite renseigner une information mais un message d'erreur apparaît lors de la saisie Pour l offre d un produit et d un bureau d achats donné, la quantité doit être un nombre sans virgule strictement inférieur à (ex : si vous avez saisi une quantité dépassant , il vous faut la modifier avant de relancer l envoi de l offre) Pour l offre d un produit et d un entrepôt donné, le prix franco ne doit pas avoir plus de quatre chiffres avant la virgule (ex : si vous avez saisi un prix dépassnt ; il vous faut le modifier avant de relancer l envoi de l offre C.1) Mon écran est bloqué ; je suis automatiquement déconnecté Votre délai de connexion sans réaliser aucune saisie est dépassé, veuillez vous connecter à nouveau D.1) J ai un doute, il me semble que l'offre ou la commande n ait pas été transmise à l'acheteur Vérifiez que le pictogramme d'envoi est présent au niveau de l'offre ou de la commande E.1) La page Internet est toute blanche avec le message d erreur «Impossible de trouver la page» Assurez vous que vous avez correctement orthographié l adresse du site (notamment avec le «/» après «pft») Contactez l acheteur pour savoir si le portail est actif (si il est actif, peut être devriez vous contacter votre fournisseur d accès Internet) F.1) J ai perdu mes identifiants et/ou mon mot de passe Contactez les acheteurs si vous avez perdu votre identifiant Contactez le service spécialisé (cf. page d accueil) ou les acheteurs si vous avez perdu votre mot de passe 23

24 FILIERE BOUCHERIE - Informations diverses Matériel informatique nécessaire, les caractéristiques minimales Ordinateur connecté à Internet avec clavier et souris Processeur Intel III 800 Mhz ou équivalent ; Mémoire de 128 Mo Système d exploitation «Windows 98» ou supérieur ; Navigateur Internet : «Explorer 5.5» minimum Ce que vous avez dû recevoir avant d accéder à Web Offres Votre identifiant Votre mot de passe temporaire Nous vous invitons à le modifier dés la première connexion Ce mot de passe est personnel et connu de vous seul Adresse Internet du site Veillez à ne pas oublier le «/» après «pft» Un conseil d utilisation Ajouter le site à vos favoris pour y accéder plus aisément Créez un raccourci sur votre ordinateur de travail Information / Conseil : date limite de réponse et de validation Chaque filière dispose de délais différents (voir vos écrans «répondre aux offres» ; «consulter les commandes») Veillez à bien connaître et surtout, respecter vos heures limites de dépôt des offres et de validation de commandes Les heures de ce guide sont prises à titre d illustration ; fiez vous toujours à votre écran! 24

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