PROCÉDURE D INVENTAIRE

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1 2DCOM PROCÉDURE D INVENTAIRE AU MOYEN DES TERMINAUX PORTABLES PHL 1700 v 5 Centre d Affaires - ZI Clairs Chênes CHAVIGNY Tél. : Fax : Web : info@2dcom.fr

2 SOMMAIRE 1. TECHNIQUE ET PROCÉDURE D INVENTAIRE GÉNÉRAL... 3 POINTAGE DES RAYONS... 3 RÉCUPÉRATION DES DONNÉES DU PHL SUR L ORDINATEUR... 4 OPÉRATION À EFFECTUER SUR LE PHL... 4 OPÉRATION À EFFECTUER SUR LE PC, DANS LE PROGRAMME OPTIPHL... 4 OPÉRATION À EFFECTUER SUR LE PHL (SUITE)... 5 IMPORTATION DES LISTES D ARTICLES DANS LIBRISOFT... 5 TRAITEMENT DES ARTICLES INCONNUS... 5 MISE À JOUR DU STOCK DEPUIS L INVENTAIRE UTILISATION DU TERMINAL PORTABLE PHL TOUCHES PRINCIPALES D'UTILISATION... 6 LANCER LA SAISIE D'INVENTAIRE... 6 VISUALISER VOS DONNÉES... 7 RÉCUPÉRATION DES DONNÉES... 7 TABLEAU DE PARAMÉTRAGE DU PHL /01/2008 2

3 L inventaire est une obligation comptable, il doit être effectué une fois par an et doit donner une image exacte des stocks d une entreprise à un moment donné. Dans une librairie informatisée LIBRISOFT, l inventaire présente un autre intérêt tout aussi important : il permet en effet de rétablir la vérité des stocks c'est-à-dire de remplacer le stock théorique de l ordinateur par le stock physique qui sera constaté lors des opérations d inventaire. Tout au long de l année, un décalage intervient entre le stock ordinateur (théorique) et le stock de votre magasin (physique). Les erreurs de saisies, de ventes, les oublis, la démarque inconnue en sont les principales raisons. Nous allons donc profiter de l obligation légale pour toute société d effectuer l inventaire annuel pour remettre à jour les stocks de l ordinateur. Il s agit de l inventaire général. Cette documentation comporte 2 parties : La première sera consacrée aux techniques et procédures d inventaire général La deuxième sera consacrée à l utilisation du terminal portable PHL TECHNIQUE ET PROCÉDURE D INVENTAIRE GÉNÉRAL Le jour J, avant toute chose, vous devez effectuer une sauvegarde LIBRISOFT. Depuis Windows, menu Démarrer > Tous les programmes > Gestion de librairie > Sauvegarde. Cette sauvegarde doit être archivée. Vous devez également remettre à zéro le fichier d inventaire de l année précédent e. Dans Librisoft, menu Outil > Paramétrage > Paramétrage Cliquez sur le bouton «RAZ de l'inventaire» puis cliquez sur le bouton «Oui» pour confirmer l'opération. POINTAGE DES RAYONS Considérez que chaque rayon physique d une étagère est un «rayon». Comptez 100 à 200 volumes par rayons. Numérotez chaque rayon de votre magasin sans forcément tenir compte de votre numérotation interne par catégorie LIBRISOFT. Chaque personne prend en charge une partie de la librairie et se voit attribuer des rayons sur sa feuille d inventaire. Ces rayons, inscrits sur la feuille d inventaire vont correspondre aux rayons physique. Inscrivez le numéro de rayon dans la colonne «N de Rayon» et attribuez un nom à ce numéro de rayon dans la colonne «Nom». 29/01/2008 3

4 Initialisez les PHL et distribuez-les. Chaque personne va pointer chaque article dans les rayons qui lui auront été attribués au préalable sur la feuille d inventaire. Nous appellerons ces personnes des «Pointeurs». Le pointage des articles se fait rayon par rayon. Quand le rayon est pointé, le «pointeur» qui en avait la charge compte manuellement le nombre d articles qu il vient de pointer. Le «Pointeur» inscrit sur la feuille d inventaire le nombre de volume compté dans la colonne «Cumul annoncé». Le pointeur aura pris soin de retirer les articles non lus du rayon qu il vient de pointer. Ces articles seront traités plus tard. Il faut maintenant décharger les informations du PHL dans l ordinateur. Le pointeur va donner son PHL au «Superviseur». RÉCUPÉRATION DES DONNÉES DU PHL SUR L ORDINATEUR Le superviseur a pour fonction de veiller au bon déroulement de l inventaire dans son ensemble. C est donc lui qui va récupérer les données du PHL sur l ordinateur. Opération à effectuer sur le PHL Ci celui-ci est éteint, appuyez sur la touche «PW». Appuyez sur la touche «CLR» jusqu à retour au menu principal. Appuyez sur la touche «2» (Déchargement). Placez le PHL devant le récepteur infrarouge. Opération à effectuer sur le PC, dans le programme OPTIPHL Indiquez dans la zone «Nom de la liste» le numéro du rayon traité. Cliquez sur le bouton «1. Importation». Une fois le transfert effectué vous obtenez un message vous confirmant le bon déroulement de l opération. Cliquez sur le bouton «2a Visualiser». La liste des articles apparaît à l écran. Reportez sur la fiche d inventaire dans la zone «Quantité lue» le total d articles inventorié qui apparaît à l écran. Si les colonnes «Quantité Cumul annoncé» et «Quantité lue» n annoncent pas le même chiffre, faites recompter le rayon pointé. Si les mauvais résultats persistent, effacez le PHL et faites «repointer» le même rayon jusqu à obtention des mêmes chiffres dans ces deux colonnes. 29/01/2008 4

5 Si les deux colonnes annoncent le même chiffre, cliquez sur le bouton «Imprimer» pour imprimer la liste, reportez au besoin sur la fiche d inventaire dans la zone «inconnu» le nombre de références inconnues (dans ce cas, le pointeur va chercher ces articles inconnus pour les rapporter au «superviseur») puis cliquez sur le bouton «3 Traitement». Cette dernière opération valide la liste d articles traitée. Il restera à l importer dans librisoft. Opération à effectuer sur le PHL (suite) Un message confirme que la transmission s est correctement passée. Appuyez sur une touche et effacez la liste saisie en appuyant 2 fois sur la touche «1». Le pointeur peut reprendre le PHL pour effectuer la saisie d un autre rayon. IMPORTATION DES LISTES D ARTICLES DANS LIBRISOFT Les listes d articles générées doivent maintenant être importées dans LIBRISOFT Depuis Librisoft, cliquez sur le menu STOCK >Inventaire > Saisie de l inventaire. Cliquez sur le bouton «Importer liste» puis sélectionnez le dossier où sont stockés les fichiers en attente d importation. Ce dossier est par défaut le même que celui indiqué dans la zone «Nom du fichier PC» du programme OPTIPHL. Sélectionnez le premier fichier présent. Son nom est de la forme INV<numéro du rayon>_pret<date et jour>.txt Cliquez sur le bouton «Ouvrir». L importation s effectue. Important : Si un article importé n est pas référencé dans Librisoft, le message «Attention article inexistant, voulez vous le créer?» apparaît. Cliquez sur le bouton «NON». Les articles inconnus seront traités manuellement plus tard. TRAITEMENT DES ARTICLES INCONNUS Ces articles peuvent être saisis manuellement depuis la fonction de saisie d inventaire dans librisoft. Lorsque le message «Attention article inexistant, voulez vous le créer?» apparaît. Cliquez sur le bouton «OUI» et complétez la fiche. 29/01/2008 5

6 MISE À JOUR DU STOCK DEPUIS L INVENTAIRE Lorsque la saisie de l inventaire est terminée il est nécessaire de mettre à jour le stock. Cette opération doit être obligatoirement effectuée avant la reprise des fonctions d exploitation du logiciel. Dans Librisoft, cliquez sur le menu «stock», «Inventaire» et «Mise à jour du stock» Cochez les trois options «Traitement du fichier d inventaire», «Analyse des commandes fournisseurs» et «Analyse des commandes clients» puis cliquez sur le bouton lancer. Confirmez l opération en cliquant sur «Oui». 2. UTILISATION DU TERMINAL PORTABLE PHL 1700 TOUCHES PRINCIPALES D'UTILISATION Touche PW CLR BS S ou Shift Q1 ou Q2 ENT F1 F2 F3 F4 F5 Action Allumer Éteindre le PHL Effacement de la zone en cours de saisie Retour à la zone précédente Retour au menu principal ou l'écran précédent Permet d'effacer le dernier caractère saisi manuellement (dans le champ code barres ou quantité) Permet de basculer du clavier numérique vers le clavier alphabétique Navigation et visualisation Valider une saisie Permet de faire la recherche d'un code déjà saisie Permet de supprimer une saisie (en visualisation) Affichage de l'état du PHL Allumage ou extinction du rétro éclairage Insertion d'une saisie en visualisation LANCER LA SAISIE D'INVENTAIRE Appuyez sur la touche «PW» pour mettre le PHL sous tension. Au besoin appuyez sur la touche «CLR» pour revenir au menu principal A partir du menu principal, choisissez l'option «1 Inventaire», vous vous retrouvez en mode saisie d'inventaire. Il suffit de scanner l'article souhaité, si il y en a plusieurs identique à scanner ou que l'article a déjà été scanné, la ligne «Cumul» s'incrémente. Vous avez aussi la possibilité de modifier la quantité par défaut qui est de 1, avec la valeur que vous voulez : il suffit de taper directement le chiffre au clavier de l'option PHL puis de valider avec la touche «ENT». La saisie se fait en continue : vous n'avez pas besoin de sortir et de re-rentrer dans le mode saisie pour changer d'article. Pour sortir de la fonction «Saisie de l'inventaire» et revenir au menu principal, appuyez sur la touche «ENT» pour valider votre dernière saisie puis sur la touche «CLR». 29/01/2008 6

7 VISUALISER VOS DONNÉES A tout moment de la saisie, vous pouvez visualiser vos données : Pour cela pressez la touche «Q1» ou «Q2» : vous allez vous retrouver en mode «visualisation» positionné sur le dernier article saisie. A partir d'ici, vous pouvez : Modifier la quantité d'un article : tapez la nouvelle quantité et pressez la touche «ENT» pour valider. Supprimer un article avec sa quantité : pressez la touche «F2» et confirmez la suppression en pressant la touche «1», ou «3» pour annuler. Rechercher un article : pressez la touche «F1», puis scannez l'article à rechercher ou tapez directement son code par le clavier, il se positionne directement ensuite sur l'article. Insérer une ligne : en pressant la touche «F5» puis en scannant ou tapant le code souhaité. Attention cette méthode insère un article même si il existe déjà dans le fichier d'inventaire de l'option. Pour sortir de la visualisation de l'inventaire et revenir en mode saisie, appuyez sur la touche «CLR». RÉCUPÉRATION DES DONNÉES Pressez la touche «CLR» autant de fois nécessaire pour revenir au Menu Principal. Dans le menu, choisissez «2 Déchargement» puis appuyez sur la touche «2». L'option se met directement en mode «Déchargement». Lancez la fonction «Importation» depuis le programme OPTIPHL. A la fin du transfert un bip est émis, puis le message suivant est affiché : Le Fichier a été transmis correctement Tapez une touche Pressez n'importe quelle touche, un message d'effacement du fichier actuel s'affiche : Désirez-vous effacer votre saisie? [1]Oui Non[3] Si vous tapez [1], un message de confirmation s'affiche : Confirmez-vous l'effacement? [1]Oui Non[3] 29/01/2008 7

8 TABLEAU DE PARAMÉTRAGE DU PHL A partir du Menu principal, Choix "3 Paramétrages" : 1 Transfert 1 Communication Port IRDA Vitesse Parité Aucune Données 8 bits Bits Stop 1 bits 2 Protocole Option 2 Options Saisie 1 Mode Scanner Single 2 Code à Barres EAN EAN+5 UPC UPC+5 3 Redondance 2 lectures 4 Doublons Non 3 Options Format 6 Nom Fichier INV.TXT Important : Paramétrage spécifique pour la presse : 2 Options Saisie 2 Code à Barres EAN EAN+5 Paramétrage spécifique pour la librairie : 2 Options Saisie 2 Code à Barres EAN 29/01/2008 8

9 INVENTAIRE DU / / N de Rayon Nom Quantité Cumul annoncé Lue Écart Inconnu Observations