Aide-mémoire du téléphone numérique FR, Version 1, juin

Transcription

1 Aide-mémoire du téléphone numérique FR, Version 1, juin Touches d'appel/de fonction : Permettent d'accéder aux lignes entrantes/sortantes et aux fonctions programmées. 2 Ecran : Cette zone affiche l'état de l'appel, les informations relatives à l'appel, les informations fournies par le serveur d'appels Avaya, ainsi que les écrans Accueil, Composition abrégée, Registre des appels et Options. 3 Voyant Message : Ce voyant s'allume à l'arrivée d'un message dans votre boîte vocale. 4 Touches programmables : Permettent de réaliser des fonctions spécifiques. Les fonctions disponibles et le libellé des touches programmables correspondantes changent en fonction de l'écran affiché. Pour afficher le libellé des touches programmables, appuyez sur les touches correspondantes. 7 Touche Mise en attente (Hold) : Permet de mettre des appels en attente. 8 Touche Transfert (Transfer) : Permet de transférer les appels. 9 Touche Conférence (Conference) : Permet d'établir des conférences téléphoniques. 10 Touche Terminer (Drop) : Interrompt l'appel en cours. Pendant une conférence téléphonique, appuyez sur cette touche pour déconnecter la dernière personne ayant rejoint la conférence. 5 Touche Messages : Permet de consulter les messages. 11 Touche Recomposer (Redial) : Permet de rappeler le dernier numéro composé. 6 Touches fléchées : Permettent de naviguer entre les pages d'écran, dans les entrées du registre des appels et de la liste de composition abrégée et de déplacer le curseur pendant la saisie des données. 12 Clavier : Clavier standard de 12 touches permettant de composer les numéros de téléphone Touches de contrôle du volume : Permettent de régler le volume du haut-parleur, du combiné, du casque ou du son associé aux touches en fonction du composant utilisé. 14 Touche Discrétion (Mute) : Permet de désactiver le microphone. Lorsque vous activez la fonction Discrétion, le voyant lumineux associé s'allume et votre interlocuteur ne peut pas vous entendre. 15 Touche Casque (Headset) : Permet d'activer un casque connecté à la prise de casque du Touche Haut-parleur (Speaker) : Permet d'accéder au haut-parleur intégré. Le voyant associé à cette touche s'allume lorsque le haut-parleur est activé. 17 Prise Casque : Permet de connecter un casque. 18 Touche Quitter (Exit) : Renvoie à la première page de l'écran d'accueil.

2 Fonctions de traitement d'appel Répondre à un appel Lorsque vous recevez un appel sur votre téléphone 2410, une sonnerie est émise et une icône en forme de cloche clignote sur la touche d'appel correspondante. Des informations permettant d'identifier l'appel sont également affichées. Pour répondre à un appel : Procédez de l une des façons suivantes : Si vous n'êtes pas déjà en ligne, répondez à l'appel à l'aide du combiné, du casque ou du haut-parleur (voir la section «Haut-parleur»). Si vous êtes en ligne, mettez votre correspondant actuel en attente (voir la section «Mettre en attente») et répondez à l'appel. Si la touche d'appel correspondant à l'appel entrant ne s'affiche pas sur l'écran d'accueil en cours, utilisez et pour naviguer entre les pages. Utilisez pour revenir à la première page de l'écran d'accueil. Dès que vous avez localisé la touche d'appel en question, appuyez sur la touche appropriée. Passer un appel Vous pouvez passer des appels à partir du téléphone 2410 de plusieurs manières. Pour passer un appel manuellement 1. Passez en mode Poste décroché à l'aide du combiné, du casque ou du haut-parleur. 2. Lorsque vous entendez la tonalité d'appel, composez le numéro du poste ou le numéro de téléphone sur le clavier. Si vous appelez un numéro externe, n'oubliez pas de composer le code d'accès (par exemple le «9») à la ligne. Pour passer un appel automatique à partir du téléphone 2410 Procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur pour que le téléphone 2410 appelle automatiquement le dernier numéro de téléphone composé. Accédez au registre des appels et sélectionnez le correspondant qui vous intéresse parmi les entrées proposées. Reportez-vous à la section «Passer un appel depuis le registre des appels». Accédez à la liste de composition abrégée et sélectionnez la personne à appeler. Mettre en attente La fonction de mise en attente permet de faire patienter votre correspondant jusqu'à ce que vous soyez prêt à lui répondre. Pour mettre un appel en attente Pour reprendre la communication Appuyez sur la touche correspondant à l'appel en attente. Remarque : Votre responsable système peut avoir activé la fonction de reprise après attente. Dans ce cas, vous pouvez reprendre la communication en appuyant sur Haut-parleur. Le haut-parleur bidirectionnel intégré au téléphone permet de passer un appel ou de répondre à un appel sans décrocher le combiné. N'oubliez pas qu'il n'est pas toujours judicieux d'utiliser le haut-parleur de cette façon (notamment dans des environnements très bruyants). Pour passer un appel ou répondre à un appel sans décrocher le combiné, ou pour utiliser le haut-parleur du téléphone avec la fonction qui vous intéresse Passez/Répondez à l'appel ou accédez à la fonction sélectionnée. 3. Si nécessaire, réglez le volume du hautparleur. Pour passer du haut-parleur au combiné Décrochez le combiné et parlez à votre correspondant. Pour passer du combiné au haut-parleur Raccrochez le combiné. Pour passer du casque au haut-parleur 2 Pour couper le son du haut-parleur du téléphone pendant un appel Pour mettre fin à un appel sur le haut-parleur du téléphone Appuyez à nouveau sur. Recomposer un numéro La fonction Recomposer (ou Dernier numéro composé) rappelle automatiquement le dernier numéro composé. Pour rappeler le dernier numéro composé Transférer La fonction de transfert d'appel permet de renvoyer un appel reçu sur votre téléphone vers un autre poste ou un numéro externe. Pour transférer l'appel en cours vers un autre poste 1. Lorsque vous êtes en ligne, appuyez sur. 2. Dès que vous entendez la tonalité d'appel, composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel. 3. Procédez de l une des façons suivantes : Pour transférer l'appel sans l'annoncer, appuyez sur et raccrochez. Le transfert est effectif. Pour annoncer l'appel avant de le transférer, attendez que le correspondant réponde. Passez à l'étape Lorsque vous obtenez une réponse, annoncez le correspondant. (Si la ligne est occupée ou si personne ne répond, appuyez sur la touche. Vous pouvez alors reprendre la communication avec le correspondant mis en attente en appuyant sur la touche associée à la touche d'appel.) 5. Appuyez sur et raccrochez pour permettre le transfert.

3 Conférence Remarque : Il se peut que le gestionnaire de votre système ait activé la fonction de transfert sur raccrochage du téléphone. Dans ce cas, vous pouvez reprendre la communication en appuyant sur, en composant le numéro vers lequel transférer l'appel, puis en raccrochant. Pour annuler une tentative de transfert d'appel, appuyez sur la touche d'appel d'origine. Si la fonction de mise en attente automatique est activée sur votre système, utilisez pour transférer l'appel afin que son destinataire potentiel ne soit pas mis en attente. La fonction Conférence permet de faire participer jusqu'à six personnes (vous compris) à la même communication. Pour intégrer un correspondant à la conférence Lorsque vous entendez la tonalité d'appel, composez le numéro de la personne que vous souhaitez inviter à la conférence. 3. Attendez qu'elle réponde. 4. Pour permettre à la personne de prendre part à l'appel, appuyez à nouveau sur. (Si votre interlocuteur ne répond pas ou ne souhaite pas participer à la conférence, appuyez sur.) Vous pouvez alors reprendre la communication avec le correspondant mis en attente en appuyant sur la touche d'appel correspondante. 5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter les autres participants. Pour ajouter un appel en attente à un appel actif Lorsque vous entendez la tonalité d'appel, appuyez sur la touche d'appel en question. 3. Appuyez à nouveau sur. Pour déconnecter le dernier correspondant ajouté à la conférence 1. Vérifiez que la touche d'appel de la conférence est sélectionnée. 2. Réception de messages Message Le voyant Message s'allume lorsqu'un appelant vous a laissé un message. Appuyez sur pour consulter vos messages et suivez les indications. Remarque : Certaines fonctions doivent être programmées par le gestionnaire du système pour permettre l'activation de la touche. Consultez le gestionnaire du système si la touche Message ne fonctionne pas correctement. Paramètres personnalisés Sonnerie visuelle L'option Sonnerie visuelle proposée sur l'écran Options permet de choisir le type d'alarme visuelle utilisé pour signaler les appels entrants. Lorsque vous activez cette option, le téléphone sonne et le voyant situé au-dessus de l'écran du téléphone 2410 clignote dès qu'un appel vous parvient. L'option Sonnerie visuelle est désactivée par défaut. Pour activer l'option Sonnerie visuelle 1. Dans l'écran d'accueil, appuyez sur la touche programmable Option. L'écran Options s'affiche. 2. Appuyez sur la touche de fonction Sonnerie visuelle. Vous accédez à l'écran Alarme de sonnerie visuelle. 3. Appuyez sur la touche Oui/Non (ou sur la touche à droite du paramètre) pour indiquer si vous souhaitez activer la sonnerie visuelle. 4. Appuyez sur la touche programmable Enregistrer. Type de sonnerie L'option Type de sonnerie proposée sur l'écran Options permet de définir le mode de sonnerie du téléphone. Vous avez le choix entre huit types de sonneries différentes. Pour sélectionner une sonnerie personnalisée programmable Option. L'écran Options s'affiche. 2. Appuyez sur la touche de fonction Type de sonnerie. Le type de sonnerie actuel apparaît dans l'écran Sélectionnez sonnerie. 3. Utilisez et ou le clavier pour naviguer entre les sonneries. 4. Pour enregistrer le type de sonnerie retenu, appuyez sur la touche Enregistrer. Remarque : Si vous passez en mode Poste décroché ou recevez un appel pendant la sélection de la sonnerie, la procédure est annulée et vous devez recommencer. Libellés des touches de fonction/d'appel Modifier les libellés Vous pouvez modifier les libellés des touches de fonction/d'appel de votre téléphone. Ces nouveaux libellés sont stockés dans votre téléphone Pour modifier les libellés des touches de fonction/d'appel programmable Légend. 2. Appuyez sur la touche Modifier. L'écran Label Select s'affiche. Vous pouvez utiliser et pour repérer le libellé que vous souhaitez modifier. 3. Appuyez sur la touche de fonction du téléphone 2410 correspondant au libellé que vous souhaitez modifier. L'écran Label Edit s'affiche. Le champ Nouveau affiche le libellé personnalisé actuel (le cas échéant) et le champ Système affiche le libellé système. 3

4 4. Modifiez le libellé à l'aide du clavier. Vous pouvez saisir jusqu'à 13 caractères. Par défaut, la première lettre s'affiche en majuscule et les suivantes en minuscules. 5. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la touche Enregistrer. Afficher les libellés système Pour afficher les libellés des touches de fonction/d'appel du système de traitement d'appel programmable Légend. 2. Appuyez sur la touche Vérif. L'écran Label Select affiche les libellés système du téléphone Utilisez et pour faire défiler les pages. 4. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la touche Terminé. Rétablir les libellés système Pour rétablir les libellés système de toutes les touches Légend. 2. Appuyez sur la touche Restaur. L'écran Label Restore s'affiche. 3. Appuyez sur la touche Supprimer. Le message d'invite Confirm Erase s'affiche. 4. Appuyez sur la touche Supprimer. Composition abrégée/ Répertoire personnel Ajouter une entrée à la liste de composition abrégée Vous pouvez enregistrer jusqu'à 48 entrées dans la liste de composition abrégée du téléphone Lorsque vous avez atteint le nombre maximum d'entrées autorisées, vous devez supprimer certaines entrées existantes avant de pouvoir en saisir de nouvelles. Pour ajouter des numéros abrégés au répertoire personnel Abrég. 2. Appuyez sur la touche Ajouter. L'écran Modifier le nom s'affiche et le champ Nom est souligné. Remarque : Lorsque le répertoire est plein, un message s'affiche pour vous indiquer que la liste de composition abrégée est saturée. Vous devez supprimer une entrée existante avant de pouvoir en ajouter une nouvelle. 3. A l'aide du clavier, entrez le nom de l'entrée à composition abrégée. Vous pouvez saisir jusqu'à 13 caractères. Par défaut, la première lettre s'affiche en majuscule et les suivantes en minuscules. Remarque : Vous pouvez utiliser la touche Maj/Min pour passer des majuscules aux minuscules et inversement. Vous pouvez utiliser la touche Espace pour insérer un espace entre le nom et le prénom. Lorsque vous ajoutez un espace, le caractère situé après l'espace s'affiche en majuscule et les suivants en minuscules. Pour entrer des caractères spéciaux, utilisez la touche étoile (*) afin d'afficher l'un après l'autre tous les caractères entre le point et l'étoile. Vous pouvez également utiliser la touche dièse (#) pour afficher l'un après l'autre tous les caractères entre le tiret et le signe dièse. 4. Lorsque vous avez terminé la saisie du nom, appuyez sur la touche de fonction à gauche du champ Nombre dans l'écran Modifier nombre Tapez le numéro de téléphone pour cette entrée à composition abrégée à l'aide du clavier. Les numéros de téléphone ne doivent pas dépasser 20 caractères (caractères spéciaux et espaces compris). 6. Lorsque vous avez terminé de saisir le numéro de téléphone, appuyez sur la touche Enregistrer pour sauvegarder votre entrée. 7. Pour ajouter d'autres entrées, répétez les étapes 2 à 6. Passer des appels grâce à la composition abrégée Pour appeler une personne figurant dans le répertoire au moyen de la fonction de composition abrégée Abrég. 2. Appuyez sur la touche de fonction correspondant à l'entrée qui vous intéresse. (Si cette personne ne figure pas sur la page actuelle, utilisez et pour naviguer parmi les entrées.) Le téléphone 2410 compose le numéro. Modifier une entrée de la liste de composition abrégée Pour modifier les numéros à composition abrégée du répertoire personnel Abrég. 2. Appuyez sur la touche Modifier. 3. Appuyez sur la touche de fonction correspondant à l'entrée qui vous intéresse. 4. A l'aide du clavier, entrez le nom de l'entrée à composition abrégée. Vous pouvez saisir jusqu'à 13 caractères. Par défaut, la première lettre s'affiche en majuscule et les suivantes en minuscules. 5. Lorsque vous avez terminé de modifier le nom, appuyez sur la touche de fonction à gauche du champ Nombre dans l'écran Modifier nombre. Sinon, passez à l'étape Tapez le numéro de téléphone pour cette entrée à composition abrégée à l'aide du clavier. Les numéros de téléphone ne doivent pas dépasser 20 caractères (caractères spéciaux et espaces compris).

5 7. Lorsque vous avez terminé de saisir le numéro de téléphone, appuyez sur la touche Enregistrer pour sauvegarder votre entrée. 8. Pour ajouter d'autres entrées, répétez les étapes 3 à 7. Registre des appels Consulter le registre des appels Pour afficher la liste des appels consignés dans le registre des appels d'option Registre. L'écran Résumé du registre des appels s'affiche. 2. Utilisez et pour faire défiler les pages du résumé du registre des appels. 3. Pour afficher les informations relatives à une entrée particulière, appuyez sur la touche correspondant à l'entrée. Vous accédez alors à l'écran Détail registre des appels de cette entrée. 4. Appuyez sur pour revenir à l'écran d'accueil. Passer un appel depuis le registre des appels Enregistrer une entrée du registre des appels dans la liste de composition abrégée Pour faire figurer une entrée du registre des appels dans la liste de composition abrégée 1. Dans l'écran d'accueil, appuyez sur la touche Registre. L'écran Résumé du registre des appels s'affiche. 2. Utilisez et pour faire défiler les pages du résumé du registre des appels. 3. Lorsque vous avez trouvé l'entrée que vous souhaitez enregistrer, appuyez sur la touche correspondant à cette entrée. Vous accédez alors à l'écran Détail registre des appels de cette entrée. 4. Appuyez sur la touche Enregistrer. L'écran Modifier nom s'affiche. 5. Apportez les modifications requises, puis appuyez sur la touche Enregistrer pour enregistrer l'entrée dans la liste de composition abrégée. Pour appeler une personne figurant dans le registre des appels Registre. L'écran Résumé du registre des appels s'affiche. 2. Utilisez et pour faire défiler les pages du résumé du registre des appels. 3. Lorsque vous avez trouvé la personne à contacter, appuyez sur la touche correspondant à l'entrée. Vous accédez alors à l'écran Détail registre des appels de cette entrée. 4. Appuyez sur la touche Appel pour appeler cette personne. Remarque : Cette méthode permet également d'appeler directement des postes. Pour appeler des numéros externes, raccrochez et composez le code requis (par exemple, «9» pour un appel national ou «9» et «00» pour un appel international). Appuyez ensuite sur la touche Appel pour passer l'appel. 5