Procédure d importation des élèves dans Bcdi à partir de Sconet

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1 Procédure d importation des élèves dans Bcdi à partir de Sconet 1. Préparation de la base BCDI A. Télécharger «Instcsvxmlabt.exe» sur l espace de téléchargement du Club Bcdi. Installer le logiciel ; par défaut dans C:\bcdicli\outils B. Edition des prêts restants Avant d importer les nouveaux élèves, il faut s assurer qu il ne reste aucun prêt en cours associé à des élèves et aucun emprunteur dont le champ «StatutM» serait vide. Essayer de récupérer le maximum de prêts auprès des élèves avant la fin de l année scolaire. Pour les quelques prêts restants, il est possible de les traiter à partir d un document papier qu il est aisé d éditer avec BCDI. Pour cela, utiliser le rapport «prets retard fin annee.fr3» fourni sur le site du CDDP. Copier ce rapport dans le dossier C:\bcdiserv\rapports. Lancer BCDI, Rechercher les emprunteurs dont le Statut ne serait pas renseigné. Corriger les quelques fiches avec un Statut d emprunteur non renseigné. Les prêts restant peuvent alors êtres traités sur papier, la base va pouvoir être nettoyée en supprimant les élèves de l an passé. La recherche permettant d obtenir ce résultat se fait en mode Recherche-Gestionnaire sur les prêts avec l équation de recherche illustrée ci-dessous et le Format de sortie «rapport» en reprenant le rapport précédemment enregistré. Doc MC CDDP16 Page- 1 -

2 Choisir le format de sortie «Rapport», sélectionner le rapport précédemment enregistré «prets retard fin annee.fr3» et «Imprimante». Ce document permet de traiter»papier les quelques retours manquant. Il reste maintenant à simuler le retour de ces prêts dans Bcdi en recherche-remplacement par lot. Sur le champ «Retourné le», on remplace «vide» par une date quelconque, un dimanche par exemple, ce qui peut permettre de retrouver facilement ces «retours virtuels». Une recherche en emprunteurs sur Statut M.=Elève permet alors de supprimer tous les élèves de l année précédente puisqu il ne reste plus de prêts associés. Doc MC CDDP16 Page- 2 -

3 Cliquer alors sur la corbeille et confirmer la suppression Doc MC CDDP16 Page- 3 -

4 2. Exportation de la base élèves dans Sconet A l administration, sous Sconet, dans le menu «Fiches élèves» pour l année en cours : Dans le menu déroulant, choisir : o Exploitation o Extraction o Personnalisée o Puis Nouvelle extraction la première fois. Nommer cette extraction : «Bcdi» par exemple. Une description peut être mentionnée : «base d importation des élèves dans Bcdi» Dans les critères de sélection, choisir : o Thème : Scolarité actuelle o Critère : Statut o Condition : Egal o Valeurs : Scolaire o Doc MC CDDP16 Page- 4 -

5 Cliquer sur le bouton + en fin de ligne pour ajouter une nouvelle ligne de critères o Thème : Responsables o Critère : Légal o Condition : Egal o Valeurs : 1 Cliquer sur le bouton Suite, puis choisir le thème : Identification de l élève Sélectionner les rubriques à gauche puis les ajouter dans les champs à afficher : o Nom o Prénom1 o Date de naissance o INE Doc MC CDDP16 Page- 5 -

6 Choisir le thème : Scolarité actuelle Sélectionner les rubriques à gauche puis les ajouter dans les champs à afficher : o Division Choisir le thème : Responsables Sélectionner les rubriques à gauche puis les ajouter dans les champs à afficher : o Ligne1 adresse o Commune Resp. o Code postal Resp. o Tel mais Resp. Doc MC CDDP16 Page- 6 -

7 Cliquer sur le bouton Suite, puis choisir le thème : Sélection champ tri Indiquer en face du nom : 1 En bas de la page, cliquer sur : Voir le résultat Doc MC CDDP16 Page- 7 -

8 En bas de la page, cliquer sur : Enregistrer pour conserver les paramètres de l extraction et éventuellement la refaire. Cliquer sur Exporter en laissant le séparateur ; (point-virgule) Enregistrer le fichier «exportcsvextraction.csv», par exemple sur une clé USB, ce qui permet de l emporter immédiatement pour aller faire l importation sur le poste BCDI. Doc MC CDDP16 Page- 8 -

9 3. Importation de nouveaux élèves Lancer maintenant CsvXml (placé dans Bcdicli\outils ou dans le répertoire où il a été installé) Cliquer sur l option «Fichier Sconet» Renseigner le contenu du champ Statut : «Elève» Cliquer sur le bouton «Fichier CsV source» pour parcourir l arborescence et retrouver le fichier «exportcsvextraction». Cliquer sur le bouton «Convertir» Lancer Bcdi, dans le menu «Gestion du prêt Gestion des emprunteurs Importer». Parcourir l arborescence, choisir le fichier «emprunteurs.xml» créé dans le même répertoire que le fichier «exportcsvextraction» Cliquer sur «Ouvrir», puis laisser les options «Toutes «et «Sans mise à jour». Doc MC CDDP16 Page- 9 -

10 Il ne reste plus qu à vérifier l importation par une recherche sur le StatutM=Elève. La base est prête pour une nouvelle année! Si le champ Statut M. ne s est pas rempli, une recherche-remplacement par lot corrige l oubli en quelques secondes. Doc MC CDDP16 Page- 10 -