1 ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL

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1 Toulouse, le 2 décembre 2002 Rectorat Division des Personnels de l'administration et de l'encadrement Référence AG/AMD N ARTT-02 Note à Mesdames et Messieurs les Chefs de division et de service Dossier suivi par Anne Gordi Téléphone Fax Mél. dpae@ac-toulouse.fr Place Saint-Jacques Toulouse cedex Objet : Gestion du temps de travail Après six mois d'expérimentation de l'artt et deux mois de mise en place du système de décompte automatisé du temps, il a paru nécessaire, après concertation avec les membres de l'idil, puis présentation du dispositif au CTPA, de fixer dans le présent texte les règles de fonctionnement, pour l'année , du régime de travail au rectorat. Vous trouverez ci-après les modalités d'organisation et de gestion du temps de travail qui prennent pour fondement l'esprit de responsabilité de chacun et concilient les exigences du service public avec les souhaits des agents. Je vous remercie de veiller personnellement à la diffusion de cette note auprès de l'ensemble des personnels placés sous votre autorité. 1 ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL Les modalités d organisation du temps de travail définies dans la présente circulaire s appliquent à l ensemble des divisions et services du rectorat. Dans un strict respect des droits des personnels, chaque chef de service ou de division propose pour validation par le Secrétaire Général, une organisation de travail permettant d assurer tout au long de l année le fonctionnement normal du service et l accueil du public. Une organisation de travail dérogatoire peut-être mise en place pour tenir compte de contraintes particulières à une activité ou un service, après concertation avec l ensemble des personnels concernés et validation par le Secrétaire Général Accueil du public 8h30 17h30.

2 1-2- Le volume horaire annuel de travail Heures dues par les agents titulaires Un agent exerçant à temps complet doit 1600 heures de travail entre le 1 er septembre et le 31 août. Le volume hebdomadaire est fixé à 39h10 à répartir sur cinq jours. 2/8 Il peut être dérogé à cette règle, conformément aux dispositions de l article 4 de l arrêté du 15 janvier 2002 portant application du décret n du 25 août 2000, lorsque les semaines les plus basses au sein d un cycle pluri-hebdomadaire sont inférieures à 34 heures. Ce volume horaire est proratisé selon la quotité de service. Ainsi : Un agent à 90% doit 1440 heures Un agent à 80% doit 1280 heures Un agent à 50% doit 800 heures Les agents qui n auraient pas accompli 39h10 en fin de semaine doivent avoir rattrapé les heures manquantes au plus tôt et en tout état de cause avant la fin du mois pris comme période de référence Heures dues par les agents non titulaires Contractuels 12 mois Le total des heures dues est décliné de la même manière que pour un agent titulaire : un agent non titulaire 12 mois à 100% doit 1600 heures un agent non titulaire 12 mois à 90% doit 1440 heures un agent non titulaire 12 mois à 80% doit 1280 heures un agent non titulaire 12 mois à 50% doit 800 heures Contractuels 10 mois Le total des heures dues représente pour : un agent non titulaire 10 mois à 100% : 1333,5 heures un agent non titulaire 10 mois à 90% : 1200 heures un agent non titulaire 10 mois à 80% : 1066,5 heures un agent non titulaire 10 mois à 50% : 666,5 heures Les cycles d activité Afin d organiser la répartition des heures de travail dues au titre d une même année, des cycles d activité peuvent être déterminés. En fonction des variations de l activité au sein de chaque service, les cycles comprennent des semaines d amplitude variable, les unes à durée plus élevée (jusqu à 40 heures de travail par semaine) et les autres à durée plus faible (avec un minimum de 32 heures). Les modalités d organisation proposées par le chef de division ou de service font l objet d une concertation préalable avec les personnels avant d être validées par le Secrétaire Général.

3 1-4 - L amplitude de travail 1 - L emploi du temps hebdomadaire d un agent exerçant à temps complet ou à 90% est établi sur cinq jours. 3/8 Il peut être dérogé à cette règle, conformément aux dispositions de l article 4 de l arrêté du 15 janvier 2002 portant application du décret n du 25 août 2000, lorsque les semaines les plus basses au sein d un cycle pluri-hebdomadaire sont inférieures à 34 heures. 2- Le volume hebdomadaire de travail est de 39h10 en moyenne sauf accord préalable du chef de service. 3- Le temps de travail journalier est compris entre 6 heures minimum et 8h30 au maximum 4- La présence est obligatoire sur les plages fixes : 9h15-11h45 et 14h15-16h15. 2 GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL Le décompte quotidien des heures de travail effectuées par chacune des personnes affectées au rectorat est réalisé par un logiciel. Sa gestion est assurée par le bureau de la DPAE Les lieux d implantation des badgeuses place saint jacques ; 19, rue ninau ; 5, rue bida ; 27, rue marvig ; 12, rue mondran ; 41, rue viadieu ; immeuble quai de l étoile - 7 boulevard de la gare ; 1, allée des pionniers de l aéropostale - montaudran; 135, route de narbonne ; 10, chemin des maraîchers (en cours d implantation) Les conditions d utilisation du badge Pour une journée de travail complète (présence sur le lieu de travail le matin et l après midi) il convient de badger quatre fois : à l arrivée au rectorat sur le lieu de travail ou dans l un des neuf autres sites au début de la pause méridienne au retour de la pause méridienne au départ du rectorat Les plages horaires 2 plages variables en début et fin de journée : 7h45 9h15 et 16h15 19h15 Pour les personnels exerçant à temps complet (39h10) l arrivée et le départ s effectuent obligatoirement à l intérieur de ces deux plages, en fonction des rythmes de travail définis, après concertation, par le chef de division ou de service.

4 2 plages fixes : une le matin et une l après midi : 9h15 11h45 et 14h15-16h15 Durant ces deux plages, la présence sur le lieu de travail est obligatoire, sauf autorisation d absence préalablement acceptée par le chef de service, congé annuel, temps partiel, missions 1 plage méridienne : 11h45 à 14h15 4/8 La coupure méridienne doit être au moins égale à 1 heure dont vingt minutes de pause décomptées comme temps de travail effectif. Il est donc parfaitement possible d'organiser un système d'horaires variables pour autant que les amplitudes de travail fixées au 1-4 soient respectées ainsi que celles précisées dans ce présent paragraphe. Si un agent oublie de badger au départ et à l arrivée de la coupure méridienne le logiciel ôte automatiquement 2h30, équivalant à l amplitude de la plage méridienne (11h45 à 14h15), sur le temps de travail réellement effectué dans la journée. Exemple : un agent ne badge pas à son départ à 12h15. Il prend une pause d une heure, oublie à nouveau de badger à 13h15. Le décompte de son temps de pause ne sera pas de 1 heure mais de 2 h30. L intervalle entre deux présentations du badge ne peut être inférieur à 30 minutes Modalités de décompte du temps de travail et de récupération des heures réalisées au delà de l horaire moyen Le logiciel comptabilise les heures accomplies entre deux pointages effectués sur les plages autorisées (plages variables, coupure méridienne) Pour les personnes bénéficiant de l IFTS, ou de la PPRS Conformément aux dispositions de la circulaire ministérielle n du 21 janvier 2002, prises pour l application de l article 4 de l arrêté du 15 janvier 2002, les heures supplémentaires réalisées au delà des bornes horaires hebdomadaires définies par le cycle de travail, ne sont pas récupérables. En conséquence les heures effectuées au-delà de 39h10 en fin de semaine, pour un cycle normal d activité, pour une personne à temps complet, ne sont pas reportées sur la semaine suivante Pour les personnes bénéficiant de l IAT Exerçant à temps complet Les heures effectuées au-delà de l horaire moyen journalier (7h50) à la demande du chef de service peuvent être cumulées à hauteur de 7h50 maximum par mois pris comme période de référence et récupérées avant la fin du mois suivant, sous forme d heures, de demi-journée ou de journée. Un agent ne peut poser qu une seule journée de récupération par mois. Les récupérations doivent être demandées dans les mêmes conditions que les congés ou les autorisations d absences, 48 heures au moins avant la date souhaitée. Elles sont préalablement autorisées par le supérieur hiérarchique, désigné comme valideur, sous réserve des nécessités de service. Celui-ci peut en outre en fixer le calendrier pour tenir compte des contraintes et des charges de travail.

5 Les heures effectuées avant 7h45 (début de la plage variable du matin) et après 19h15 (fin de la plage variable de l après midi) ne peuvent être prises en compte qu après accord du chef de service pour des nécessités d organisation du travail. Exerçant à temps partiel Le cumul des heures effectuées au-delà de l horaire moyen dû, doit être proratisé de la manière suivante : 5/8 Pour un agent à temps complet = 7h 50 Pour un agent à 90% = 7h 05 Pour un agent à 80% = 6h 15 Pour un agent à 50% = 3h Pour les agents non titulaires Les agents non titulaires 12 mois et 10 mois peuvent eux aussi, dans les conditions décrites ci-dessus, bénéficier de la récupération des heures effectuées au-delà de l horaire moyen dû La gestion des missions, déplacements et formations Les missions, déplacements et formations prévisibles dans un délai de 48h. A réception d une convocation pour mission, déplacement ou formation, l agent saisit la période d absence, 48 heures au moins avant la date de départ. Celle-ci une fois validée par le chef de service est transmise au logiciel du temps qui décompte pour une même journée un volume horaire forfaitaire, différent selon le lieu de la mission, du déplacement ou de la formation, comme suit : Une mission, déplacement ou formation, locale dans Toulouse et son agglomération : 7h50 (L agglomération de Toulouse regroupe les communes de : Ayguesvives - Aucamville - Balma - Blagnac - Caraman - Castanet Tolosan - Castelginest - Colomiers - Cugnaux - Fenouillet - Fonsorbes - Fronton - Frouzins - Gratentour - Grenade - Launaguet - Léguevin - Montastruc la Conseillère - Muret - Pibrac - Pins Justaret - Plaisance du Touch - Portet sur Garonne - Ramonville Saint Agne - Saint Jean - Saint Lys - Saint Orens de Gameville - Saint Pierre de Lages - La Salvetat Saint Gilles - Tournefeuille - L'Union - Verfeil - Le Vernet - Villeneuve Tolosane). Selon le même principe, les journées de stage ou de formation organisées au SAFCO, rue mondran, sont forfaitisées à 7h50. Un agent convoqué à une formation saisit sur intranet une demande d autorisation d absence pour stage. Dès validation elle est prise en compte par le logiciel de gestion du temps, à hauteur de 7h50. Le badgeage au SAFCO devient inutile et génèrerait une anomalie. Une mission, déplacement ou formation académique : 9h00 Une mission, déplacement ou formation nationale : 12h00 Le premier jour puisque l on tient compte du temps de trajet aller / retour et 7h50 les jours suivants.

6 Cas particulier : Si le temps de trajet nécessite un départ de l agent avant 6 heures du matin et implique un retour après 21h00 et / ou à rentrer le lendemain de la réunion, l agent peut être amené à partir la veille ; C est pourquoi le temps de trajet, déterminé à partir des horaires de la SNCF ou à partir du site MICHELIN, est pris en compte comme temps de travail effectif. Ces heures s ajoutent ainsi au décompte des heures de travail réalisées la veille du départ et de celles réalisées le lendemain du retour. 6/8 Exemple : pour une réunion le mercredi 9 octobre 2002 à Aix en Provence, l agent sera ainsi crédité de 4h13 le mardi 8 octobre (correspondant au temps de trajet SNCF) et de 4h13 le jeudi 10 octobre. Le mercredi 9 octobre l agent est sur place, sa journée est décomptée 7h50 par le logiciel de gestion du temps Les réunions et missions impromptues et de courte durée L agent ne vient pas au rectorat avant une réunion ou une mission Il badge en arrivant et indique sur la fiche d anomalie, adressée par le bureau de la DPAE 4, la durée de la réunion ou de la mission. La fiche est retournée après validation du décompte des heures par le chef de service. Exemple : la réunion ou la mission a lieu de 9h00 à 10h00. L agent badge en arrivant au rectorat et note les heures effectuées depuis le début de la matinée et les déclare comme indiqué ci-dessus. L agent revient au rectorat après une réunion ou une mission Il ne badge pas lorsqu il quitte le rectorat pour se rendre à la réunion ou en mission et badge normalement en fin de matinée ou de journée. Exemple : la réunion a lieu de 10h00 à 11h00. L agent ne badge pas à 10h00, mais il badge lors de son départ pour la pause méridienne, par exemple à 12h15. L agent ne revient pas au rectorat après une réunion ou une mission Il indique sur la fiche d anomalie, adressée par le bureau de la DPAE 4, l heure de fin de la réunion ou de la mission. La fiche est ensuite retournée par le chef de service après validation du décompte des heures. Exemple : la réunion ou la mission se déroule de 15h00 à 17h00. L agent ne badge pas à 15h00 mais note l heure à laquelle s est finie la réunion ou de la mission afin de pouvoir la déclarer selon les modalités indiquées plus haut La gestion des absences Toute demande de congé, d autorisation d absence ou de récupération doit être saisie sur le serveur académique, rubrique intranet / gestion du temps au moins 48 heures avant la date de départ souhaitée. La demande est ensuite examinée par le chef de service. Une validation entraîne une modification du planning annuel de l agent et du décompte de son reliquat de congés et de ses jours travaillés. La même procédure doit être appliquée en cas de modification des dates de congés, d autorisation d absence ou de récupération prévus et validés antérieurement.

7 Les droits à congés Des agents titulaires Ils sont proratisés en fonction de la quotité de service de chaque agent et du nombre de demi-journées travaillées dans la semaine conformément à la circulaire n du 22 novembre 1982 : 7/8 un agent à temps complet bénéficie de 50 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent à 90% sur 4,5 jours bénéficie de 45 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent à 80% sur 4 jours bénéficie de 40 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent à 50% sur 2,5 jours bénéficie de 25 jours de congés + 2 jours fractionnés Des agents non titulaires Les droits à congés des agents non titulaires diffèrent selon le contrat dont bénéficient ces agents. Les agents non titulaires 12 mois Disposent du même régime de congés que les titulaires, soit : un agent non titulaire à temps complet bénéficie de 50 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent non titulaire à 90% sur 4,5 jours bénéficie de 45 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent non titulaire à 80% sur 4 jours bénéficie de 40 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent non titulaire à 50% sur 2,5 jours bénéficie de 25 jours de congés + 2 jours fractionnés Les agents non titulaires 10 mois Leurs droits à congés sont proratisés selon le schéma suivant : un agent non titulaire, type 10 mois, à 100% bénéficie de 41,5 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent non titulaire à 90% bénéficie de 37,5 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent non titulaire à 80% bénéficie de 33,5 jours de congés + 2 jours fractionnés un agent non titulaire à 50% bénéficie de 21 jours de congés + 2 jours fractionnés Les agents non titulaires bénéficiant d un contrat inférieur à 10 mois Leur droit est calculé sur la base de 4 jours de congés par mois travaillés. Celui-ci varie toutefois en fonction de la quotité de service Les Jours fractionnés Tout agent quelque soit sa quotité de service bénéficie pour une année scolaire de : deux jours de congés de fractionnement, soit 14 heures Les autorisations d absence facultatives (voir tableau en annexe)

8 2-7- La gestion des anomalies Chaque jour la liste des anomalies suivantes est éditée :. absence ou oubli de babgeage. badgeage en dehors des plages fixes. absence non justifiée 8/8 Afin de procéder à leur régularisation, une fiche individuelle est transmise par la voie hiérarchique à l intéressé(e). La fiche retournée le jour même au bureau DPAE4, doit comporter : - la demande de régularisation de l agent (heure d arrivée ou de départ, congés maladie, autorisation d absence ) - la validation et/ou les observations du chef de service.