Acomptes - Arrhes. Sommaire

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1 Résumé : Acomptes - Arrhes Documents liés : Date de mise à jour : Commentaire de mise à jour : 10/03/09 Création du document Sommaire Acompte ou arrhes, quelle différence?...2 Comment saisir un acompte en caisse?...3 Comment solder un acompte ou le règlement différé?...6 Dans quels cas saisir un acompte?...7 Comment annuler un acompte?...8 Dans quels cas annuler un acompte?...8 Comment imprimer la liste des acomptes client en cours?...8 Comment retrouver l'historique des acomptes passés?...9 Comment saisir des arrhes en caisse?...10 Comment encaisser un produit réglé avec des arrhes?...11 Dans quels cas saisir des arrhes?...12 Comment annuler des arrhes?...12 Présentation Ce document présente le fonctionnement des acomptes et des arrhes. Retour au Sommaire 1/12

2 Acompte ou arrhes, quelle différence? Les acomptes comme les arrhes sont des sommes d argent versées à l occasion d une commande, d un contrat de vente ou de prestation de service, à valoir sur le prix. Néanmoins, la portée de l engagement de chacune des parties diffère suivant la qualification donnée à la somme remise au vendeur. L ACOMPTE L acompte s analyse comme un premier versement imputable sur le prix d une vente ferme et définitive. En conséquence : Si le vendeur ne livre pas la marchandise convenue ou n exécute pas la prestation promise selon les termes du contrat de vente, sa responsabilité contractuelle peut être engagée et donner lieu, en plus de la restitution de l acompte, à l allocation de dommages et intérêts au profit de l acheteur lésé ; Si l acheteur se dédit, sa responsabilité contractuelle peut également être mise en œuvre. Dans ce cas, il perd le montant de la somme versée et peut être condamné à payer des dommages et intérêts au vendeur. LES ARRHES Contrairement à l acompte, les arrhes sont assorties d une faculté de dédit permettant à chacune des parties de revenir sur son engagement. En conséquence : Si le vendeur se rétracte, il doit rembourser le double de la somme reçue à son client (article 1590 du Code civil) ; Si l acheteur se ravise, il ne peut pas réclamer le remboursement de la somme versée. suivant l article L du Code de la consommation, les sommes versées d avance sont considérées comme des arrhes, sauf stipulation contraire du contrat. Retour au Sommaire 2/12

3 Comment saisir un acompte en caisse? Un acompte est un paiement partiel d une vente, sous entendu qu il y aura des paiements différés pour solder la vente. Exemple : Madame DUPOND achète un téléviseur à 100, elle souhaite régler en deux fois sans frais ; on lui propose de faire 2 chèques, un premier de 60 encaissable immédiatement et un second de 40 encaissable dans un mois. Le jour de la vente, renseigner la carte de la cliente, le produit, puis sur l'écran des règlements, spécifier CHEQUE, 60. F6 : Valider Confirmer le message, il s'agit bien d'un acompte! (sinon re-saisir les règlements) Entrer le code de la direction, si la saisie des acomptes est soumise à mot de passe. Saisir les coordonnées du client si nécessaire ou le code la carte de fidélité. Retour au Sommaire 3/12

4 Le règlements apparaît alors dans les éditions de fin de journée. Sur l'édition Journal de caisse, à la colonne et : Le 1er chèque encaissé le jour même. Les 40 euros restants à encaisser dans 1 mois. Retour au Sommaire 4/12

5 Sur l'édition Journaux des règlements détaillés : Le 1er chèque encaissé le jour même. Les 40 euros restants à encaisser dans 1 mois. Le client dispose de tous ses points de fidélité depuis le jour de la saisie de la vente, quand bien même elle n'est pas encore soldée! Retour au Sommaire 5/12

6 Comment solder un acompte ou le règlement différé? Un mois plus tard, la saisie du 2 ème chèque : le règlement différé. Durant la journée de caisse, à l'échéance, sur l écran de Saisie des Ventes appuyer sur la touche de fonction F7 Règlement. Sélectionner la vente du client, puis F6 Règlement Acompte. Saisir le chèque et valider. Pour connaître la liste des acomptes d'un client, retrouver sa carte à partir du bouton carte de fidélité et taper F7 Règlement. Le règlement apparaît alors dans les éditions de fin de journée. Sur l'édition Journal de caisse, à la colonne : Retour au Sommaire 6/12

7 Sur l'édition Journal règlements différés : Dans quels cas saisir un acompte? Règlements en plusieurs fois Retour au Sommaire 7/12

8 Comment annuler un acompte? Pour annuler un acompte et enregistrer le retour du produit en stock, il convient de solder la vente afin de pouvoir opérer le retour. Exemple : annuler une vente de 100 euros encaissée en deux chèques de 60 et 40, un le jour même, l'autre 1 mois plus tard. Deux cas de figure : 1 - la vente n'est pas soldée Le client revient avant l'encaissement du second chèque. Il possède encore un solde de 40! A la date du retour, solder la vente en encaissant le solde (F7 règlement) ; sur l'exemple : le chèque de 40. Le client n'a plus de solde. Bipper le code produit et effectuer le retour sur le montant total de la vente ; ici 100. Si vous souhaitez faire un avoir sur le règlement de 60, régler le retour comme suit : 40 en CHEQUE pour «annuler» les 40 encaissé précédemment. 60 en BON D'AVOIR 2 - la vente est soldée Le client revient après l'encaissement du second chèque, il n'a plus de solde. Effectuer un retour classique, il n'y a pas de raison d'annuler l'acompte, puisque toute la vente est encaissée. Dans quels cas annuler un acompte? Pour enregistrer le retour d'un article dont le règlement n'est pas soldé. Comment imprimer la liste des acomptes client en cours? Programme de Direction > F7 Gestion Ventes > F4 Acomptes Clients L'édition reprend la liste des acomptes en cours, avec les coordonnées des clients et les produits concernés. Retour au Sommaire 8/12

9 Comment retrouver l'historique des acomptes passés? Programme de Direction > F7 Gestion Ventes > F4 Acomptes Clients Renseigner une période, par exemple ici le 4ème trimestre Sélectionner Imprimer ou Aperçu : Ici deux ventes sont concernées par des acomptes sur cette période : La première reprend l'exemple donné plus haut, elle est soldée, la seconde concerne une vente de 299 avec acompte de 100. Elle n'est pas encore soldée! Retour au Sommaire 9/12

10 Comment saisir des arrhes en caisse? Actuellement, le logiciel n'offre pas de gestion des arrhes à proprement parler. Cependant, avec un peu d'organisation, il est possible d'enregistrer des réservations, par exemple, sans générer d'erreurs de caisse. Le principe consiste à enregistrer le montant des arrhes sur un code Z, dont la désignation contient le code du produit réservé : Exemple : Madame Martin souhaite acquérir une table de mixage ( ) au prix de 100. Elle se propose de verser 25 d'arrhes le 1er du mois et le reste le 15, jour ou elle viendra retirer le produit. A la réception des 25 euros, en caisse, il convient d'enregistrer : Règlement par CHEQUE, sans carte de fidélité. Mettre le produit physiquement de côté dans le magasin, il n'est pas sorti du stock informatiquement. Retour au Sommaire 10/12

11 Comment encaisser un produit réglé avec des arrhes? Le jour du retrait du produit. Madame Martin se propose de régler la vente avec un second chèque de 75 euros (100 25). A la caisse, il convient de faire apparaître les arrhes sur le ticket de caisse : Enregistrer le retour de la vente Z à 25 euro en CHEQUE, sans carte de fidélité! Passer la vente classique avec la carte de fidélité La saisie des arrhes entraîne la création de ventes Z qui ne sont lettrées que si le produit est vendu! Retour au Sommaire 11/12

12 Dans quels cas saisir des arrhes? Réservation de produits Comment annuler des arrhes? Dans la mesure ou il ne doit pas y avoir de remboursement des arrhes, cette procédure n'est valable que dans le cas d'une erreur de saisie : Enregistrer le retour en Z à la date du jour de saisie des arrhes et au montant des arrhes versés. Retour au Sommaire 12/12