MINI GUIDE MÉTHODOLOGIQUE. Organiser des visites guidées dans votre entreprise

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1 MINI GUIDE MÉTHODOLOGIQUE Organiser des visites guidées dans votre entreprise

2 Ce mini guide est un outil d aide à la mise en place de visites guidées d entreprises, dans le cadre des Journées Portes Ouvertes LES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS Mobilisation du personnel Informer le personnel avant que celui-ci n apprenne la participation de l entreprise à l opération par voie de presse. Impliquer l ensemble du personnel, les administratifs et les commerciaux au même titre que le personnel de production. Mobiliser bénévolement la majorité du personnel autour du projet. Les JPO permettront aux salariés et à votre entreprise de montrer leur savoir-faire. L engagement du chef d entreprise est un facteur de réussite. Matériels Locaux Prévoir un nettoyage du site. Prévoir des vêtements et matériels de protection si nécessaire (bottes, casques, blouses, masques ) Le balisage de l accueil, du circuit de visite, des toilettes, des panneaux de bienvenue. L agencement de la salle d accueil : son aspect doit être particulièrement soigné. Ne pas hésiter à l agrémenter de fleurs de vitrines présentant vos produits, de belles photos, d un plan de présentation du site Des badges pour le guide et les intervenants en indiquant leur fonction. Des documents de présentation de votre entreprise. Le cas échéant, une dégustation de vos produits (et le matériel nécessaire : tables, chaises, assiettes, couverts, serviettes, poubelles et point d eau), ou un pot de l amitié. Des échantillons souvenirs. 2

3 LA SECURITE DES VISITEURS ET LES SECRETS DE FABRICATION Les risques Pour les visiteurs : les chutes, les heurts, le fonctionnement des machines, l incendie Pour les secrets de fabrication : la venue d un concurrent, le visiteur indélicat, les prises de vue. La protection des personnes Repérer les zones dangereuses et en tenir compte pour la réalisation du circuit de visite. Informer les visiteurs des mesures de sécurité. Les équiper de matériels de protection. Etre particulièrement vigilant au public jeune et fragile au sein du groupe. Adapter le nombre d accompagnateurs à la taille du groupe. Limiter une éventuelle déambulation des visiteurs, en balisant le circuit de visite. Vérifier auprès de votre assureur la couverture pour l accueil occasionnel de visiteurs. Prévoir la présence d un secouriste et d une trousse de premiers soins. Les secrets de fabrication Dresser un inventaire complet de thèmes, machines, lieux de production et de stockage sensibles. Les soustraire à la vue des visiteurs et les rendre inaccessibles. Cependant, expliquer pourquoi telle partie du site n est pas visible. Soyez transparent. Interdire éventuellement l utilisation des appareils photos et caméscopes. 3

4 LA VISITE Le référent JPO et les intervenants Sélectionner les personnes ayant une vue globale de l entreprise et s exprimant aisément. Le circuit Adopter l ordre du cycle de production, cela facilitera la compréhension des visiteurs. Si pour des raisons de confidentialité, d hygiène ou de sécurité, certaines parties de ce cycle sont omises, faire des schémas explicatifs. Etablir un plan de circuit en sélectionnant les postes de travail les plus significatifs. Matérialiser le circuit, soit par marquage au sol, soit par barrière ruban, soit par panneaux. Donner la parole aux opérateurs. Ceux-ci auront préalablement préparé leur intervention, avec éventuellement des panneaux explicatifs. Prévoir des étapes au calme pour rassembler le groupe, l inciter à dialoguer et pour donner quelques explications. Indiquer les partenaires locaux ou autres avec lesquels vous travaillez. Vérifier que votre discours soit adapté au public et de la bonne compréhension du groupe. Vérifier la cohérence du circuit, son intérêt et sa durée auprès d un groupe test, si possible extérieur à l entreprise. Les modalités pratiques Respecter les plages horaires fixées. Taille des groupes : pour la déterminer, il faut tenir compte du niveau sonore de la production et de la configuration des lieux. Ne pas hésiter à se rendre dans un établissement ayant déjà une certaine pratique de la visite d entreprise. Des idées d organisation seront bonnes à prendre. La CCI se tient à votre disposition pour vous renseigner sur les entreprises accueillantes. 4

5 LES ETAPES DE LA VISITE L accueil Constitution et prise en charge du groupe par le guide qui se présente et dit un mot de bienvenue. Faire une présentation de l entreprise. Présentation de l entreprise Elle doit être assez rapide pour ne pas lasser le visiteur (environ 10 mn). Principaux points pouvant être abordés : L objet de l opération, présentation de l entreprise (rappel historique, chiffre d affaires, effectifs, métiers, principaux produits). Penser au message que vous souhaitez laisser aux visiteurs sur l entreprise. Utiliser si possible des rétroprojecteurs ou des films vidéo. Donner les consignes de sécurité. Annoncer les différentes étapes de la visite. La visite Proposer aux visiteurs de laisser les objets encombrants (sacs, parapluies, poussettes, manteaux ). Le cas échéant, distribuer le matériel et/ou les vêtements de protection en donnant des explications sur leur fonctionnement et leur ajustement. Prévoir un vestiaire fermé à clé ou gardé afin de recevoir les effets personnels des visiteurs. Leur préciser de ne pas y laisser d objets de valeur. Le déroulement de la visite : cf le circuit Une fois la visite terminée, inviter le groupe à une dégustation ou à un pot de l amitié (étape à organiser si possible, dans un autre lieu que celui de l accueil, afin d éviter une confusion avec les visites suivantes). Les guides se dispersent dans le groupe pour recueillir les premières impressions et faire remplir le questionnaire de satisfaction. A la sortie des visiteurs, remettre des documents de présentation de l entreprise, et éventuellement des échantillons de produits. 5

6 Le bilan de l opération Faire un débriefing avec le guide, afin de connaître le nombre de visiteurs, leurs impressions et leur comportement. Analyser à posteriori l organisation de l opération : le temps d attente à l accueil et à chaque visite, la survenue d éventuels incidents. Mesurer l impact des messages que vous avez voulu faire passer, en considérant les réactions observées chez les visiteurs. Mesurer la satisfaction du personnel, en leur faisant remplir un questionnaire de satisfaction. Les informer des retombées de l opération en affichant les articles de presse traitant de l opération. Remercier votre personnel pour sa coopération et sa mobilisation. NOTES CONTACT CCI du GERS Elise DARQUES, Animateur Emploi, RH Tél : Mail : e.darques@gers.cci.fr 6