Interface de Gestion - Octopus Documentation utilisateur

Transcription

1 Interface de Gestion - Octopus Voxity La téléphonie simple et moderne 85 Rue des Alliés Grenoble / contact@voxity.fr RCS Grenoble

2 1 1 Configuration des ressources Utilisateurs Fichier Son Boites Vocales Boite vocale avec ficher son personnalisé Configuration des boites vocales manuellement Ecouter un message Groupements Follow me Utilisations des ressources dans les comportements Comportements Application des comportements sur les numéros externes Numéros et ligne directe Application des comportements Tranche horaire Comportements spécifiques Menu vocal interactif Fax to Mail Numéro de conférence Présentation du numéro Destination Autorisée / Bloquée... 11

3 2 L interface de gestion se décompose en plusieurs étapes pour configurer votre téléphonie : 1) Vos numéros joignables de l'extérieur, comme le (nommé numéro SDA). Avec les suites d actions associées (comme faire sonner une personne ou un groupement de personne ou aller dans la boite vocale quand le bureau est fermé) Et définir des horaires d'ouverture ou de fermeture 2) Vos ligne directes/extension interne, comme par exemple Pour configurer ces lignes, il faut dans un premier temps configurer ses ressources :

4 3 Dans l onglet utilisateurs sont listées toutes les personnes de l entreprise ayant un compte de téléphonie Voxity, avec leur nom, et le numéro de poste interne correspondant. Numéro externe associé à l utilisateur Adresse utilisée pour l envoi de messages vocaux par mail Temps de sonnerie en seconde Valider en cliquant sur Modifier Cliquez pour enlever le message «la personne au poste 1001 n est pas disponible, veuillez laisser votre message après le bip sonore» et directement déclencher le bip sonore Ordre des différentes étapes pour configurer la ligne directe de l utilisateur (glisser déposer pour échanger) Tous les utilisateurs ont une ligne directe interne en composant l extension à 4 chiffres. Le comportement de cette ligne sera donc appliqué. Pour appliquer cette ligne directe sur un numéro externe (à 10 chiffres) voir chapitre 3.1 Numéros. Si vous souhaitez avoir un message personnalisé en musique (Pré décroché, Menu vocal, Attente, répondeur, ) vous pouvez faire enregistrer votre message sur Si vous avez des messages pré enregistrés au sein de votre entreprise, vous pouvez nous les envoyer par mail au format.mp3 ou.wav à l adresse support@voxity.fr.

5 4 Une fois votre message reçu, nous vous l ajoutons sur votre interface en tant que fichier son. Vous pouvez donc l utiliser dans vos lignes directes et dans vos comportements en sélectionnant «lire un fichier son». Chaque utilisateur possède une boite vocale et peut, choisir un mot de passe, et activer l option voic (Recevoir ses messages vocaux par mails avec un fichier audio de type *.wav en pièce jointe). Ces boites vocales peuvent être appliquées sur les lignes directes de chaque utilisateur, ou au contraire pour un numéro principal de l entreprise. Par défaut, il y a une boite vocale par utilisateur, vous pouvez en activer d autres supplémentaires en contactant l équipe technique de Voxity à support@voxity.fr Une fois votre fichier son intégré dans l interface (cf 1.2 fichier son), vous pouvez l utiliser pour remplacer votre message de boite vocale. Pour cela il faut ajouter une étape (dans un comportement ou une ligne directe) «lire un fichier son» suivi de «aller dans une boite vocale» et «ignorer le message par défaut». Composer le 8500 à partir de votre téléphone pour configurer votre boite vocale (ou 8501 pour configurer une autre boite vocale, dans ce cas là composer le numéro de boite vocale). S identifier avec votre mot de passe (par défaut : 1234). Allez dans le menu ''Options de la boite vocale'' en composant le 0. À partir de ce menu, vous avez accès aux configurations suivantes : 1. Message de non disponibilité : C'est le message par défaut qui sera entendu par vos correspondants avant qu'ils soient dirigés vers la messagerie vocale. 2. Message occupé : Ce message n'est pas utilisé. 3. Votre nom : Ce message n'est pas utilisé. 4. Message temporaire : Ce message remplace le message de non disponibilité tant qu il est activé. Il peut s'agir par exemple d'un message informant vos correspondants que vous êtes absent pendant une période de temps donnée (par exemple pendant vos congés)

6 5 - Par Mail : Recevoir ses messages vocaux par mails avec un fichier audio de type *.wav en pièce jointe. Cette option nécessite que l utilisateur aie renseigné une adresse dans le champ adresse mail (cf 1.1 Utilisateurs). - Depuis votre téléphone : Si vous n avez pas activé l option voic , composez simplement l'extension 8500 à partir de votre téléphone et suivez les instructions. Les groupements servent à créer des groupes d appels rassemblant plusieurs téléphones de l entreprise. Il y a 2 Stratégies de groupements - «Faire sonner tous» : tous les membres sonnent en même temps et le premier qui décroche est mis en relation avec le correspondant. - «A tour de rôle» : Chaque membre sonne à tour de rôle avec une mise en mémoire du dernier poste qui à sonné pour le prochain appel. Activer le double appel Nom du groupement Choix de la stratégie Ajouter un utilisateur dans le groupement Membres du groupement et ordre dans le cas d une stratégie «A tour de rôle» modifiable par un glisser - déposer

7 6 Un follow-me permet de faire un renvoi vers un numéro externe, (mobile ou non) avec une acceptation d appel. Par exemple si vous renvoyez sur votre mobile, celui-ci va sonner et lorsque vous allez décrocher, il faudra composer la touche 1 pour accepter l'appel. Cela permet de renvoyer vers plusieurs appareils en toute transparence et d éviter la messagerie du mobile (qui peut être non professionnelle) contrairement à un renvoi classique. Ce système permet entre autre la gestion facilitée des astreintes techniques. Exemple : Ajouter une extension simultanée Dans cet exemple la première étape est de faire sonner les 3 postes 1001, 1002 et 1003 simultanément pendant 25 secondes La deuxième étape est de faire sonner l extension externe qui est le numéro de mobile déjà enregistré de l utilisateur (cf 1.1 utilisateur) pendant 10 secondes La troisième étape est de faire sonner un autre numéro non enregistré pendant 10 secondes L ordre des différentes étapes peut être facilement modifié par un glisser déposer, ce qui peut permettre de gérer les différents niveaux d astreintes.

8 7 Toutes les ressources vues précédemment peuvent être ensuite utilisées dans un comportement qui sert à construire des suites d actions grâce aux utilisateurs, aux groupements, aux fichiers sons, aux followme et aux boites vocales. Cela peut servir notamment à définir et différencier : - Un service ou un ensemble de service (service commercial, service technique, ) - Une position géographique (1 er étage, site de Grenoble, ) - Un état (Comportement d ouverture, de fermeture, d ouverture partielle, ) - Une spécialisation - Etc. Ordre des actions modifiable par glisser - déposer L ajout d une boite vocale marque la fin du comportement, plus d autres étapes sont possibles par la suite Dans cet exemple le comportement est : - Grégory de Grenoble sonne pendant 20 secondes Si il ne répond pas - Le groupe Grenoble + lyon qui comprend 4 personnes sonne pendant 20 secondes - L appel est ensuite renvoyé sur le followme d astreinte (Cf 1.5 Follow me) - L appel se termine par une boite vocale Si personne ne répond Si personne ne répond

9 8 Pour configurer une ligne directe joignable de l extérieur de l entreprise il suffit de sélectionner le numéro du poste voulu en comportement par défaut. Le scénario appliqué sera donc celui paramétré sur sa ligne directe interne (Cf 1.1 utilisateurs) Les comportements créés peuvent être appliqués sur un numéro spécifique, pour cela il faut le sélectionner en tant que comportement par défaut Pour activer différents comportements en fonction de l heure, il faut activer la configuration avancée. Une fois les configurations avancées activées le comportement par défaut sera appliqué en dehors des tranches horaires

10 9 Choix de la tranche horaire Comportement à appliquer pendant les heures d ouvertures Un comportement exceptionnel peut être activé sur une période, ce comportement sera prioritaire

11 10 Un menu vocal interactif (MVI ou SVI) est un message d accueil à choix multiple. Par exemple «Bonjour et bienvenu, pour le service commercial composer le 1, pour le service». La mise en place du message vocal se déroule en 3 phases : - La création d un fichier son (Cf 1.2 fichier son) depuis le studio Voxity. Par exemple : «Bonjour et bienvenu chez voxity la téléphonie simple et moderne pour entreprises. Pour plus d'informations sur nos offres, composez le 1, pour une demande d'assistance technique, composez le 2, sinon merci de patienter, nous allons faire suite à votre demande» - La création des comportements pour chaque action du menu vocal (Cf 2.1 comportements), qu on associe par la suite à un numéro SDA (Cf 3) qui vont définir les différentes actions. Comme pour un numéro classique, on peut régler par service, les comportements associés pendant et en dehors des horaires d ouvertures et les comportements exceptionnels - Une fois les numéros et le message configurés, envoyez un mail à support@voxity.fr en précisant le numéro correspondant aux combinaisons de touches et sur quel numéro voulez vous activer le Menu Vocal. Par exemple : «Déclenchement du Menu Vocal lors d un appel sur le Il est composé de 3 choix : Choix 1 (touche1) -> commercial Choix 2 (touche2) -> Support technique Choix 3 (si pas d action) -> Autres demandes» Des doutes sur la création de vos messages? ou contactez nous pour vous guider à créer la vitrine téléphonique de votre entreprise.

12 11 Un numéro Voxity permet aussi de recevoir directement ses Fax sur sa boite mail, sans avoir besoin de Fax physique (cela évite aussi que le fax soit imprimé directement). Pour cela il avoir souscris à l option FaxtoMail, un numéro sera alors émit (ou porté le cas échéant), il faudra alors préciser l adresse mail de réception à support@voxity.fr Un numéro de conférence téléphonique peut être mis en place à la demande (option payante) pouvant accueillir 10 personnes simultanément. Pour cela envoyez un mail à support@voxity.fr. Un numéro vous sera alors attribué ainsi qu un mot passe. Il faudra alors appeler ce numéro joignable depuis n importe quel poste (mobile compris) pour rejoindre la conférence. Par défaut chaque poste présente le numéro principale de l entreprise lors d un appel sortant. Vous permet de signaler le numéro de votre choix (qui vous appartient) y compris numéro masqué, poste par poste, par service, ou de manière globale pour toute la société. Pour cela envoyez votre demande à support@voxity.fr. Par défaut, les destinations fortement surtaxés (téléphones satellites, antarctique, ) sont bloqués par mesure de sécurité (modifiable à la demande). Vous avez également la possibilité de restreindre certaines destinations (mobiles, international, numéros spéciaux, etc) poste par poste, par service ou de manière globale pour toute la société. Vous pouvez mettre en place une restriction stricte ou par mot de passe. Pour activer cela, envoyez le détail de vos restrictions autorisations à support@voxity.fr.