Utilisation du répondeur téléphonique VoIP

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1 Utilisation du répondeur téléphonique VoIP Version Date Description Primaire 20 juillet 2012 utilisation du répondeur téléphonique VoIP (Baechler Bruno) Page 1 of 10

2 Tables des matières 1 Introduction Caractéristiques des messages ère utilisation du répondeur Mise en place d'un message d'accueil standard Mise en place d'un message des heures de fermeture Mise en place d'un message d'accueil secondaire Activation du message d'accueil standard ou secondaire Activation du répondeur Désactivation du répondeur Nouveaux messages reçus (Baechler Bruno) Page 2 of 10

3 1 Introduction Pour pouvoir utiliser la messagerie vocale avec les appareils VoIP, il faut avoir un répondeur configuré sur le système. Par défaut aucun répondeur n'est configuré sur les téléphones VoIP. Faire la demande auprès du helpdesk (ticket sur le lien suivant: si vous voulez un répondeur sur votre numéro de téléphone. 2 Caractéristiques des messages Il existe plusieurs types de message: Message d'accueil standard. C'est le message utilisé par défaut. Il est diffusé à moins d'être supplanté par un autre message d'accueil. Message d'accueil des heures de fermeture. (Pas activé par défaut). Il est diffusé pendant les heures de fermeture. Il supplante les messages d'accueil standard pendant les heures de fermeture configurées (par ex. 08:00-12:00 13:30-17:00). L'horaire est configuré par le helpdesk ( Message d'accueil secondaire. Il est diffusé pour signaler des événements particuliers, par exemple, votre absence pour congés ou jours fériés. Il supplante tous les autres messages d'accueil. Il existe d'autres types de messages (message d'accueil occupé, message d'accueil interne, message d'accueil des jours de congé), mais ceux-ci ne sont pas valables avec notre système téléphonique. (Baechler Bruno) Page 3 of 10

4 3 1 ère utilisation du répondeur appeler le numéro 8050 avec le téléphone VoIP entrer le numéro d'identification personnel (mot de passe) par défaut (12345) possibilité d'indiquer votre nom (valider avec la touche #) possibilité de mettre un message d'accueil standard personnalisé avec la touche 1 puis valider avec la touche #. Sinon valider avec la touche #. modification du numéro d'identification personnel (mot de passe) (il faut le valider 2 x) inscription dans l'annuaire (pas de modification) touche # pour continuer ATTENTION, il est important de terminer la première configuration du répondeur avant de pouvoir écouter les premiers messages. (Enregistrement du nom, du message d accueil et changement du mot de passe) (Baechler Bruno) Page 4 of 10

5 4 Mise en place d'un message d'accueil standard Message d'accueil standard. C'est le message utilisé par défaut. Il est diffusé à moins d'être supplanté par un autre message d'accueil. Appuyer sur la touche Appeler le répondeur 8050 du téléphone VoIP 8050 entrer votre mot de passe (valider avec #) xxxxxx# options de configuration: appuyer sur <4> 4 messages d'accueil et transfert d'appel: appuyer sur <1> 1 information sur la configuration actuelle des messages d'accueil "votre message d'accueil actuel est le message d'accueil " écouter éditer les messages d'accueil: appuyer sur <3> 3 modifier le message d'accueil standard: appuyer sur <1> 1 pour enregistrer le message d'accueil des heures de fermeture: appuyer sur <1> 1 enregistrer le message d'accueil des heures de fermeture puis sur <#> (réécoute du message) # pour réenregistrer votre message d'accueil appuyer sur la touche 1 1 si c'est OK, vous pouvez raccrocher Touches rapides Pour mettre en place un message d'accueil standard, il faut presser les touches 4-1-écouter-3-1 Enregistrer le message d'accueil puis presser <#> Pour réenregistrer votre message d'accueil presser 1 Raccrocher Votre nouveau message d'accueil standard est enregistré. Bien contrôlé le message qui est activé par défaut (voir chapitre 7) (Baechler Bruno) Page 5 of 10

6 5 Mise en place d'un message des heures de fermeture Message des heures de fermeture. (Pas activé par défaut). Il est diffusé pendant les heures de fermeture. Il supplante les messages d'accueil standard pendant les heures de fermeture configurées (par ex. 08:00-12:00 13:30-17:00). L'horaire est configuré par le helpdesk ( Appuyer sur la touche Appeler le répondeur 8050 du téléphone VoIP 8050 entrer votre mot de passe (valider avec #) xxxxxx# options de configuration: appuyer sur <4> 4 messages d'accueil et transfert d'appel: appuyer sur <1> 1 information sur la configuration actuelle des messages d'accueil "votre message d'accueil actuel est le message d'accueil " écouter éditer les messages d'accueil: appuyer sur <3> 3 modifier le message des heures de fermeture: appuyer sur <2> 2 pour enregistrer le message des heures de fermeture: appuyer sur <1> 1 enregistrer le message des heures de fermeture puis sur <#> (réécoute du message) pour réenregistrer votre message des heures de fermeture appuyer sur la touche 1 si c'est OK, vous pouvez raccrocher # 1 Touches rapides Pour mettre en place un message des heures de fermeture, il faut presser les touches 4-1-écouter Enregistrer le message des heures de fermetures, puis presser <#> Pour réenregistrer votre message des heures de fermeture presser 1 Raccrocher Votre nouveau message des heures de fermeture est enregistré. Bien contrôlé le message qui est activé par défaut (voir chapitre 7) (Baechler Bruno) Page 6 of 10

7 6 Mise en place d'un message d'accueil secondaire Message d'accueil secondaire. Il est diffusé pour signaler des événements particuliers, par exemple, votre absence pour congés. Il supplante tous les autres messages d'accueil. Appuyer sur la touche Appeler le répondeur 8050 du téléphone VoIP 8050 entrer votre mot de passe (valider avec #) xxxxxx# options de configuration: appuyer sur <4> 4 messages d'accueil et transfert d'appel: appuyer sur <1> 1 information sur la configuration actuelle des messages d'accueil "votre message d'accueil actuel est le message d'accueil " écouter éditer les messages d'accueil: appuyer sur <3> 3 modifier le message d'accueil secondaire: appuyer sur <3> 3 pour enregistrer le message d'accueil secondaire: appuyer sur <1> 1 enregistrer le message d'accueil secondaire puis sur <#> (réécoute du message) pour réenregistrer votre message d'accueil secondaire appuyer sur la touche 1 si c'est OK, vous pouvez raccrocher # 1 Touches rapides Pour mettre en place un message d'accueil secondaire, il faut presser les touches 4-1-écouter Enregistrer le message d'accueil secondaire, puis presser <#> Pour réenregistrer votre message d'accueil secondaire presser 1 Raccrocher Votre nouveau message d'accueil secondaire est enregistré. Bien contrôlé le message qui est activé par défaut (voir chapitre 7) (Baechler Bruno) Page 7 of 10

8 7 Activation du message d'accueil standard ou secondaire Maintenant que vos messages d'accueil sont configurés, il faut activer un de ces messages. Appuyer sur la touche Appeler le répondeur 8050 du téléphone VoIP 8050 entrer votre mot de passe (valider avec #) xxxxxx# options de configuration: appuyer sur <4> 4 messages d'accueil et transfert d'appel: appuyer sur <1> 1 information sur la configuration actuelle des messages d'accueil: "votre message d'accueil actuel est le message d'accueil " pour changer de message d'accueil appuyer sur <2> 2 votre message d'accueil actuel est le message d'accueil " vous pouvez choisir la durée d'activation du message # pour ne pas choisir de date de fin d'activation 1 pour mettre une date de fin d'activation si c'est OK, vous pouvez raccrocher Touches rapides Pour activer un message d'accueil standard ou secondaire, il faut presser les touches 4-1-écouter Ecouter les informations sur la configuration actuelle. Si vous voulez garder la configuration actuelle, raccrocher. Si vous voulez modifier la configuration actuelle, presser la touche <2> Raccrocher Votre message d'accueil standard ou secondaire est activé. (Baechler Bruno) Page 8 of 10

9 8 Activation du répondeur Pour activer le répondeur, il faut dévier votre téléphone VoIP sur le numéro Presser la touche <RenvTt> de l'écran LCD, puis de taper le numéro Tous vos appels sont déviés sur le répondeur. Remarque: vous n'avez pas ces appels dans le répertoire des appels en absences ou des appels reçus. 9 Désactivation du répondeur Pour désactiver le répondeur, il faut enlever la déviation sur votre téléphone VoIP. Presser la touche <RenvTt> de l'écran LCD. (Baechler Bruno) Page 9 of 10

10 10 Nouveaux messages reçus La lumière rouge de votre téléphone VoIP est allumée dès que vous avez reçu un nouveau message. Appuyer sur la touche Appeler le répondeur 8050 du téléphone VoIP 8050 entrer votre mot de passe (valider avec #) xxxxxx# pour écouter les nouveaux messages: appuyer sur <1> 1 pour écouter les nouveaux messages vocaux: appuyer sur <1> 1 pour réécouter le message: appuyer sur <1> 1 pour conserver le message: appuyer sur <2> 2 pour effacer le message: appuyer sur <3> 3 pour déclarer le message comme nouveau: appuyer sur <6> 6 pour revenir en arrière dans le menu: appuyer sur <7> 7 pour écouter les propriétés du message écouté: appuyer sur <9> 9 Dès que vous avez fini avec les messages, vous pouvez raccrocher. (Baechler Bruno) Page 10 of 10