Manuel de transmission des rapports des sociétés émettrices

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1 Rapports réglementaires Manuel de transmission des rapports des sociétés émettrices Version 1.2 Ne pas communiquer ou reproduire sans autorisation de la Bourse de Luxembourg Référence : ManuUtil_EFile_Transmission_ReportingSE_FR.doc

2 Page 2 1 Introduction Saisie manuelle via Comment y accéder? Prérequis à l envoi des PDF Présentation des formulaires Fonctionnement général des formulaires Particularité du rapport titre par titre : Contrôle de la saisie Envoi du rapport Cas d utilisation en local et module de cryptage Envoi manuel via e-file Accès et prérequis Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) Envoi automatique via le service déposant Vérifier la version du Service déposant Arborescence du Service Déposant Déclenchement des envois Effectuer les envois Premiers résultats et interprétation Suivi d un rapport Suivi et recherche des rapports transmis

3 Page 3 1 Introduction Dans le cadre de son règlement 2011/8, la Banque Centrale du Luxembourg demande l envoi de rapports pour toutes les sociétés émettrices. Vous trouverez les spécifications de la BCL directement sur leur site internet : Le format d échange qui a été validé est le XML. La Bourse de Luxembourg met alors à votre disposition différents outils pour la transmission de ces rapports : - saisie manuelle dans un formulaire PDF via son portail internet - envoi manuel d un XML correctement formaté via - envoi automatique du XML via le service déposant

4 Page 4 2 Saisie manuelle via Afin de faciliter votre reporting, la Bourse de Luxembourg a développé trois formulaires PDF (S S TPTIBS) vous permettant d enregistrer toutes les données attendues par la BCL. Ces formulaires se chargent ensuite de la génération d un fichier XML correctement formaté et nommé tel que demandé par l autorité. 2.1 Comment y accéder? Les utilisateurs doivent au préalable disposer d un login mot de passe personnel pour se connecter à ce service sous Merci de contacter le Service Relations Clients pour toute demande de nouvel utilisateur. 11, avenue de la Porte-Neuve B.P. 165 L-2015 Luxembourg Tel.: (+352) Fax: (+352) info@bourse.lu Si vous disposez déjà d un login, aller sur et cliquer sur Login.

5 Page 5 Saisissez alors votre login et votre mot de passe dans la petite fenêtre qui s ouvre et cliquez sur SE CONNECTER : Une fois connectés, vous accédez au service en pointant PRODUITS ET SERVICES puis cliquant E-FILE.LU & REPORTINGS RÉGLEMENTAIRES dans le menu.

6 Page 6 Cliquez sur Société Emettrice, la fenêtre de choix des formulaires apparaît : Depuis cette fenêtre, cliquer sur le lien Formulaire correspondant à celui que vous souhaitez envoyer en vue de l afficher pour le compléter ou le sauvegarder en local. 2.2 Prérequis à l envoi des PDF Tous nos PDF sont accompagnés d'un certificat de sécurité délivré par Finesti. Lors de la première utilisation (ou après une réinstallation d'adobe Reader), l'utilisateur doit accepter / valider cette signature afin de pouvoir exécuter les scripts nécessaires au bon fonctionnement des rapports. Cette manipulation simple est rapide est décrite dans notre wiki : Pour information, des messages d erreur lors de l ouverture ou à l envoi du PDF est un signe que la signature est en attente de votre validation. De plus, même si les PDF sont téléchargés sur le site c est depuis le site que l envoi a effectivement lieu.

7 Page 7 Il est donc impératif que le module de cryptage soit correctement installé et paramétré sur le poste de l utilisateur. Vous trouverez notre procédure d installation en suivant ce lien :

8 Page Présentation des formulaires Les formulaires de déclaration sont divisés en deux parties : - l en-tête : comprenant les paramètres principaux du rapport - la liste des lignes de bilan réparties par Actif / Passif : Sur le rapport «Titre par Titre», ces informations sont récapitulées dans le tableau de la page 1 du formulaire. En cliquant sur les radio-boutons Actif / Passif, vous pouvez passer d une vue à l autre. Sur les rapports S2.16 et S2.17, ces lignes sont présentées sur les pages suivantes du rapport. 2.4 Fonctionnement général des formulaires Pour créer une nouvelle ligne dans un tableau, cliquer sur le bouton «+» situé à gauche de la rubrique souhaitée. La nouvelle ligne apparaît dans le tableau. Vous pouvez alors y saisir vos données. Pour supprimer une ligne, cliquer sur le bouton «-» situé à droite de cette ligne.

9 Page 9 Particularité du rapport titre par titre : Pour renseigner vos titres, cliquer sur le bouton «+» situé à gauche de cette nouvelle ligne. Une fenêtre de dialogue apparaît : Vous devez alors choisir le type d identification des titres que vous souhaitez saisir : - ISIN - Autres Cliquer sur le lien «Edit» situé à droite de la nouvelle ligne pour accéder au détail et saisir le titre. Le fonctionnement décrit dans ce paragraphe est identique pour la saisie du passif.

10 Page Contrôle de la saisie Le bouton «Contrôler» lance une vérification des données saisies : format, données obligatoires présentes, Le détail des erreurs est affiché dans une fenêtre «Rapport d erreur» : Les champs concernés sont encadrés en rouge dans le formulaire. A noter que le contrôle des erreurs est systématiquement effectué avant l envoi.

11 Page Envoi du rapport Attention : Avant tout envoi, nous vous conseillons vivement de sauvegarder votre formulaire sur votre ordinateur. Ceci facilitera l analyse en cas de problème technique à l envoi et vous permettra surtout de ne pas perdre votre saisie. Vous trouverez dans chaque formulaire un bouton Envoyer. Lorsque vous avez terminé la saisie de votre rapport, cliquez sur ce bouton pour effectuer l envoi vers la BCL. Le rapport se ferme alors automatiquement et vous êtes redirigé vers notre plate forme e-file pour réaliser l envoi à la BCL proprement dit. La page suivante apparaît : «Création d une enveloppe multi-procédure» Après avoir complété les champs Objet et Texte vous pouvez cliquer sur Envoyer pour réaliser l envoi proprement dit. Remarque : le nom du fichier joint à l envoi est visible en bas de page (ex., TPTIBS_201106_B _DSE _ _001.xml). Tous les fichiers sont cryptés avant envoi en utilisant le mot de passe de cryptage commun à tous les utilisateurs de votre société. Vous devez donc entrer ce mot de passe par l intermédiaire de cette boite de dialogue.

12 Page 12 Ce message valide le bon envoi du fichier : 2.7 Cas d utilisation en local et module de cryptage Il est tout à fait possible de sauvegarder un PDF localement sur votre machine en vue de le finaliser ultérieurement. Dans ce cas, il faut savoir qu après 2 heures, votre mot de passe e-file vous sera demandé afin d accéder à l écran de «Création d une enveloppe multi-procédure», la session étant expirée.

13 Page 13 3 Envoi manuel via e-file La transmission manuelle s effectue depuis la plateforme Dans ce cas, la société émettrice est responsable de la génération de son propre fichier XML, correctement formaté et nommé comme attendu par la BCL. E-file sert alors uniquement de canal d envoi. 3.1 Accès et prérequis Les utilisateurs doivent au préalable disposer d un login mot de passe personnel pour se connecter à ce service sous Si vous disposez déjà d un login, aller directement sur Renseignez vos login et mot de passe et pressez Valider. (attention : les mots de passe accès aux portails et peuvent être différents). Pour toute création d utilisateur, nous vous invitons à contacter votre administrateur e- file. Il possède en effet un accès d administration permettant de créer de nouveaux utilisateurs et modifier les mot de passe. Il lui faudra alors ajouter à votre paramétrage le groupe "Reporting des sociétés émettrices" avec un profil Responsable Attention : Il est impératif que le module de cryptage soit correctement installé et paramétré sur votre poste. Vous trouverez notre procédure d installation en suivant ce lien : Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) Une fois connecté à la page d accueil apparaît. Dans un premier temps, il faut sélectionner le contexte dans la liste de choix située en haut à droite de la page d accueil. Choisir «Reporting des sociétés émettrices» pour se placer dans le contexte de transmission des procédures relatives au règlement BCL 2011/8. Attention, la liste de choix contient uniquement les contextes auxquels vous êtes personnellement autorisé par votre administrateur.

14 Page 14 Dès lors, il convient de suivre les règles suivantes : Règle 1 : Choisir les bons types de dossier, procédure et document en fonction du type de fichier à transmettre, Règle 2 : Respecter la convention de nommage du fichier en se reportant aux instructions des autorités, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Attacher uniquement des rapports à transmettre en clair, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système. Cliquer sur le bouton «Nouveau Dossier» (ou effectuer une recherche de dossier existant, selon votre besoin). Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton «Créer». Le type de dossier est toujours Reporting réglementaire. Vous accédez alors à la fiche Dossier. Pour créer une nouvelle procédure, cliquer sur le bouton «Nouvelle procédure».

15 Page 15 Vous avez le choix entre 2 types de procédures : «Reporting Titre par Titre des sociétés émettrices», comme son nom l indique, ou «Reporting des sociétés émettrices», pour les rapports S2.16 et S2.17. Renseigner les zones en gras et cliquer sur le bouton Créer. Vous accédez alors à la fiche Procédure. Cette dernière est dans un état Créée, dans l attente de l ajout d une enveloppe qui contiendra votre document à envoyer.

16 Page 16 Sélectionner l'onglet «Enveloppes & documents». Cliquer sur le bouton «Nouvelle enveloppe». Renseigner l objet et le texte de votre message puis cliquer sur le bouton «Attacher un document». Aller chercher votre fichier en utilisant la fonction «Browse», sélectionner le type de document correspondant à votre fichier et saisir une date du document si un astérisque (*) apparait. Par défaut la case «Crypté» est cochée, et doit le rester.

17 Page 17 Cliquer sur le bouton «Envoyer» pour lancer la transmission. Si les noms des fichiers et leurs extensions sont corrects, le module de cryptage va alors se déclencher et vous inviter à saisir le mot de passe de votre keystore en vue d envoyer le fichier de manière cryptée. Ce message valide le bon envoi du fichier :

18 Page 18 4 Envoi automatique via le service déposant La Bourse de Luxembourg met à votre disposition un service d envoi automatique appelé le Service déposant. Vous avez donc la possibilité d automatiser complètement l envoi de ce reporting en commandant simplement le dépôt de votre fichier XML dans un répertoire particulier du Service déposant. 4.1 Vérifier la version du Service déposant Afin de prendre en charge l envoi de ce reporting, la version de votre service déposant doit être supérieure au 11/10/2011. Vous pouvez vérifier sa version en éditant le fichier RELEASE_README.txt à la racine de ce dernier. Pour toute version inférieure, nous vous invitons à mettre à jour votre service en suivant la procédure ci-dessous : Il vous faudra également activer ce nouveau reporting en adaptant la ligne suivante dans votre fichier *.properties: reportingse.state=up Une installation (commande install.bat) du service sera alors requise pour prendre en compte cette modification. Enfin, si le service déposant n est pas encore installé de votre coté, ou pour toute question, nous vous invitons à nous contacter directement pour obtenir plus d assistance. Helpdesk Fundsquare Tel : helpdesk@fundsquare.net

19 Page Arborescence du Service Déposant Physiquement, le Service Déposant se présente comme une arborescence traditionnelle de répertoires. Les fichiers relatifs au règlement BCL 2011/8 sont à déposer dans le répertoire intitulé «SE» (cf copie d écran ci-dessus). 4.3 Déclenchement des envois Chaque répertoire est scanné par le Service Déposant à fréquence régulière. Cette fréquence est propre à chaque répertoire et est définie à la mise en place de la solution avec le coordinateur projet de votre société (fichier de configuration). Pour faciliter la configuration, la Bourse de Luxembourg a déterminé une fréquence standard qui est mise en place par défaut (30 minutes). Si le coordinateur a donné d autres instructions, les fréquences peuvent donc varier. 4.4 Effectuer les envois Comme expliqué plus haut, la transmission automatique s effectue simplement en déposant les fichiers directement dans un répertoire. Il faut cependant appliquer les quatre règles suivantes :

20 Page 20 Règle 1 : Choisir le bon répertoire en fonction du ou des documents à transmettre, Règle 2 : Respecter la convention de nommage des fichiers à transmettre en se reportant aux instructions de la circulaire, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Déposer les fichiers à transmettre en clair dans le répertoire choisi, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système. Avant envoi, le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers, - il vérifie l extension du fichier. Les fichiers de type incorrect sont ignorés sans générer d erreur. - il vérifie le formatage XML des fichiers d un point de vue structurel uniquement 4.5 Premiers résultats et interprétation Une fois que le Service Déposant a pris en compte les rapports déposés dans les différents répertoires, il dépose à son tour des fichiers résultats dans le répertoire origine. Trois types de fichiers résultats sont possibles: Extension.TRT : indique que le Service Déposant a scanné le répertoire et démarré le processus d envoi vers e-file. Extension.ACQ : indique que l envoi vers e-file est effectif. Extension.ERR : indique que l envoi n a pas pu être effectué : il convient dans un premier temps de vérifier que les 4 règles citées précédemment ont bien été appliquées. Remarque concernant le fichier avec extension.trt Le fichier résultat avec l extension.trt est le fichier origine renommé. Il est ainsi possible de retrouver facilement votre fichier d origine si le besoin se présente, en le renommant. Si le fichier origine est nomdufichierorigine.xml Où nomdufichierorigine : le nom du fichier d origine à transmettre Alors le fichier résultat.trt sera nomdufichierorigine.xml_timestamp.trt Avec Timestamp = un compteur numérique servant de référence temporelle Remarques concernant les fichiers avec extension.err Les fichiers résultat avec l extension.err sont les fichiers erreur éditables avec un simple éditeur de texte. Ils contiennent des messages techniques qui aident à diagnostiquer le problème.

21 Page 21 5 Suivi d un rapport Le suivi des envois s effectue depuis la plateforme Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour suivre vos envois. Pour savoir comment accéder à e-file, reportez-vous au paragraphe 3.1 de ce document. 5.1 Suivi et recherche des rapports transmis Une fois connecté à la page d accueil apparaît. Pour rechercher vos envois de rapport SE, il faut dans un premier temps sélectionner le contexte «Reporting société émettrice» dans la liste de choix située en haut à droite de la page d accueil. Utiliser ensuite le lien Utiliser la recherche de dossiers et procédures sous Recherche avancée. La page de recherche avancée s affiche.

22 Page 22 Saisir vos critères et faire Valider pour lancer la recherche. La liste des résultats s affiche en listant les dossiers et procédures relatifs aux critères saisis. En cliquant sur les liens présents dans la liste des procédures, la fiche procédure s affiche, vous permettant à tout moment de visualiser vos envois passés. Etat des procédures : L état de la procédure donne l indication d avancement de la transmission. Si Etat = Créée, la procédure est créée mais l enveloppe n est pas encore transmise. Si Etat = Démarrée, la transmission est bien initialisée dans e-file, en attente de confirmation de l autorité. Si Etat = Clôturée, la transmission est finalisée.