Mise en place d un management de projet

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1 Mise en place d un management de projet P. CAILLIER Journée ARAQ IPNL 18/06/2015

2 Sommaire La notion de projet La gestion de projet L organisation Le suivi de ressources La gestion des risques La Qualité P.2

3 Un projet, c est quoi? Dessein Intention But que l on se propose d atteindre Idée de quelque chose à faire Projectum : «quelque chose qui vient avant que le reste ne soit fait» P.3

4 Un projet, c est quoi? Un projet est un engagement irréversible de résultat incertain, non reproductible a priori à l identique, nécessitant le concours et l intégration d une grande diversité de contributions, et répondant à un besoin exprimé. P.4

5 Un Objectif Un projet, c est quoi? Clair, réaliste, ambitieux, pouvant être partagé par tous, répondant à besoin Un Engagement de moyens Humain, financier, matériel Un Acte Historique Réalisation unique, irréversible, limité dans le temps Une Aventure Incertaine Forte notion d inconnu, de nouveauté, de risque P.5

6 Risques Un projet, c est quoi? Projet Q C D P.6 Qualité Coûts Délais

7 Un projet, c est quoi? La Gestion de Projet Spécification Ce qu a compris le chef de projet Spécification de l ingénieur système Instrument Conçu Attentes du client Pourquoi faire? P.7 Support & Instrument Réalisé Coût de Instrument après Ce dont on avait

8 La gestion de projet Déclinaison de l objectif en performances et spécifications mesurables et vérifiables Indispensable et nécessaire pour assurer l objectif final mais aussi suffisant pour éviter le «toujours mieux» En pratique : Cahier des Charges Spécification Technique Déclinaison au niveau sous-systèmes, Produits Déclinaison selon fonction, performance, interface, environnement, P.8

9 La gestion de projet Un objectif mais aussi des contraintes et des ressources limités Faisabilité technique, coûts, charge de travail (FTE), délais, Mais aussi tout un environnement à prendre en compte La gestion de projet A pour but d assurer le succès du projet en suivant et pilotant ses paramètres essentiels Piloter un projet c est simple P.9

10 P.10 La gestion de projet

11 La gestion de projet Objectifs et contraintes multiples sur MUSE Qualité du Design Qualité de fabrication Economique ETPs Objectifs Projet Opération Délais Scientifique P.12

12 La gestion de projet Maintenir L équilibre Qualité du Design Succès technique Désastre économique Utilité scientifique mineure Qualité de fabrication Economique FTEs Succès Economique Instrument livré à temps mais ne répondant pas au besoin Objectifs Projet Opération Instrument répondant finalement au besoin mais arrivant trop tard et à un coût disproportionné Délais Scientifique P.13

13 La gestion de Projet Evaluation projet Qualité Design Qualité MAIT Coûts / ETPs Opération Délais Science P.14

14 L Organisation Organiser Les équipes ESO CRAL Lyon Project Manag t ISS and Spectrographs ESO/AOT MUSE Adaptive Optics NOVA Leiden Adaptive Optics requirements and Interfaces AIP Potsdam Calibration Unit DV Acceptance DRS ETH Zurich Spectrographs procurement IAG Göttingen Inst. Main Structure and Splitting Relay Optics ESO/INS Instrument Detector System (IDS) LATT Toulouse ICE, OS, ICS and MS Fore-Optics P.15

15 L Organisation Organiser Les responsabilités ESO (Garching) MUSE Instrument Responsible L. Pasquini ESO Project Group Principal Investigator (CRAL, Lyon) R. Bacon Executive Board B. Guiderdoni (CRAL, Lyon) S. Lilly (ETH, Zurich) T. Contini (LATT, Toulouse) M. Steinmetz (AIP, Potsdam) J. Schaye (NOVA, Leiden) S. Dreizler (IAG, Göttingen) ESO/AOT- GALACSI Project Manager R. Arsenault Instrument Scientists L. Wisotzki (AIP) T. Contini (LATT) Project Manager P. Caillier (CRAL) PA Manager L. Capoani (CRAL) Science Team Science Team Associates Local PM ESO/INS G. Rupprecht Local PM NOVA R. Stuik Local PM CRAL A. Remillieux Local PM IAG H. Nicklas Project Assistant M. François (CRAL) System Engineer M. Loupias (CRAL) Software PM A. Pécontal (CRAL) Optical Manager J. Kosmalski (CRAL) Mechanical Manager H. Nicklas (IAG) Local PM LATT L. Parès Local PM ETH C. Monstein AIT Manager F. Laurent (CRAL) Electronics Manager M. Le Floch (LATT) Local PM AIP M. Roth P.16

16 Définir les rôles Local Project Manager (LPM) L Organisation OBJECTIVE: To ensure the technical, schedule and cost management of the MUSE Project locally in its institute. This includes the management of all work packages under the institute responsibility from the development and design phase to the completion of the MAIT phase and finally MUSE instrument commissioning on the VLT. To check that all the objectives described in the applicable documents are fulfilled. To coordinate all activities within the institute and interface with the Project Office and the other LPMs. ASSIGNMENT: The Local Project Manager is nominated by the responsible of the local project group, approved by MUSE Project Board (PI & PM, SI). The Local Project Manager has to be a nearly fulltime position. RESPONSIBILITIES: Under the MUSE Project Manager (PM) and Principal Investigator (PI) responsibility, the Local Project Manager (LPM) is responsible of the management of all tasks inherent in the design and the realization of products which are dependent on the local staff. He (she) has to ensure that the local part of the project is compliant and completed on time within the allocated budget. MAIN ACTIVITIES To define local project resources requirements and organization. To initiate, follow and report through the Work Package Control Board on the following aspects: Allocated Personnel Tasks identification and scheduling Check consistency with allocated personnel and main project milestones Identify, budget and follow-up expenses Check consistency with the allocated budget Identify and follow-up risks and define contingency actions, manpower and budget To ensure the validation of the development through internal technical check, reviews and major project reviews (Gate Reviews) To coordinate of all activities related to MUSE within the institute and motivation of the local staff. To interface with the project office, others LPMs of MUSE consortium and any other external partner. To ensure in relation with the local quality correspondent that MUSE quality procedures and way of working are applied locally. To manage the purchasing of main components SECONDARY ACTIVITIES To manage action item under the institute responsibility To organize or participate to meetings and video-conferences, write minutes of meetings and issue them Approve or check technical documentation QUALIFICATION Project management practices and processes knowledge General knowledge of Product and Quality Assurance Verbal and written technical communication skills in English General knowledge of technologies involved in the MUSE Project: optics, mechanics, electronics and software Computer skills: MS Office and professional management software (MS Project). CONTACTS: The Local Project Manager is in close relation with: The MUSE Project Manager The MUSE System Engineer and/or Software Project Manager The MUSE Quality Assurance Manager The LPMs of the MUSE Consortium Local technical and administrative staff. Industrial suppliers or partners P.17

17 P.18 L Organisation Ne pas oublier la communication

18 Organiser Le produit : PBS L Organisation MUSE Instrument 000-MUS Calibration Unit 100-CU Fore-optics 200-FO Splitting and Relay Optics 300-SRO Integral Field Unit 400-IFU Vacuum and Cryogenic System 500-VCS Instrument Main Structure 600-IMS Instrument Control Hardware 700-ICH Instrument Software 800-INS Science Software 900-SCS Image Slicer Sub-System 410-ISS Spectrograph Sub-System 420-SPS Detector Vessel 430-DV NOVA Instrument Detector System IDS AIP LATT IAG CRAL ESO/ODT Detector Vessel 430-DV Vacuum and Cryogenic System 500-VCS IDS Control Electronics 730-IDSE Detector Control Software DCS ETH : Related Product P.19

19 L Organisation Organiser le travail: WBS, lot de travaux, tâches P.20

20 L Organisation Organiser le travail: Les Work Packages Spectrograph Prototype Activities Work Package Number B6300 Issue 7.00 Document Reference VLT-PLA-MUS Reference Date 31/05/2009 Calibration Unit Design & AIT Work Package Number B2100 Issue 7.00 Document Reference VLT-PLA-MUS Reference Date 31/05/2009 Work Package Manager Laurent Florence Starting Milestone/Date 01/01/06 Responsible Institute CRAL Ending Milestone/Date IFU MIA Work Package Manager Roth Martin Starting Milestone/Date Phase B KO Responsible Institute AIP Ending Milestone/Date FDR Allocated Personnel Name FTE Percentage Name FTE Percentage F. Laurent 10 % J. P. Dubois 10 % E. Renault 10 % E. Daguisé 10 % L. Adjali 30 % J. Kosmalski 5 % Total (FTEs) 0,75 Input of Work Package PDR design reports of the Spectrograph ESO Applicable Documents SoW, technical requirements and manufacturing drawings of the Spectrograph components Prototype AIT Plan Document (including test requirements) Allocated Personnel Name FTE Percentage Name FTE Percentage A. Kelz 30 % U. Laux 5 % S. M. Bauer 5 % T. Hahn 5 % M. Roth 5 % Total (FTEs) 0,50 Input of Work Package Calibration Unit Technical Specification Document (and updates) ESO Applicable Documents FO Interface Control Document GALACSI Interface Control Document IMS CAD model Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes) Spectrograph structure manufacturing drawings Assembled Spectrograph Prototype Spectrograph testing equipment and software Tasks Performed in Work Package Follow-up opto-mechanical manufacturing and acceptance tests of subcontracted components Manufacture the Spectrograph Mechanical Components (if needed) Write Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes) Assemble the subsystem Define Spectrograph testing procedure Control Spectrograph testing equipment Tasks Performed in Work Package Define optical design and tolerancing of the CU Define opto-mechanical design of the CU Write preliminary & final design report Write SoWs of all CU components Write CU Electronics Design Report Define technical requirements and manufacturing drawings of all CU components Review of (FO, IMS, GALACSI) Interface Control Documents and Calibration Plan Define AIT procedures Define RAMS items Write PDR & FDR documents Study, manufacture & assemble the test bench Test the Spectrograph If needed, realize test bench improvements Write Spectrograph test report (technical note) Tasks Excluded Calibration Plan Tasks Excluded None Output of Work Package Assembled Spectrograph Prototype Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes) Spectrograph Manufactured Components drawings Spectrograph test report (technical note) PDR & FDR Documentation Output of Work Package ZEMAX optical models of the CU Mechanical drawings of CU and its components 3-D models of opto-mechanical lay-outs Preliminary & Final CU Design Report SoWs, technical requirements and manufacturing drawings of CU components Preliminary & final CU electronics interface control document Preliminary & final CU electronics design report MAIT document RAMS document P.21

21 Le suivi de ressources Suivi des coûts Suivre le coût total dès le début du projet Prévoir de la marge en relation avec les risques Planifier la chronologie les dépenses et du financement -> vérifier trésorerie > 0 Suivre l état des dépenses (estimation, ROM, devis, engagé, facturé ) Le coût n est pas une donnée de sortie Se construit avec le design Prendre contact avec le fournisseur bien avant de passer commande P.22

22 Le suivi de ressources La charge de travail individuel Suivi du réalisé / prévision Pour justifier en l engagement surtout si % Gagner en expérience pour estimation des tâches Suivi du reste à faire -> identifier les retard ->Mise à jour de planning Normalement le prévisionnel réalisé + reste à faire P.23

23 La planification A venir P.24

24 P.25 La gestion des risques

25 Une seule loi : La loi de Murphy! Rien ne se passe comme prévu La gestion des risques Si quelque chose peut aller de travers, il y a de grande chance que cela arrive Un mot d ordre : Anticiper Imaginer les «pires» scénarios Evaluer les conséquences et probabilité Prévenir les risques autant que possible Prévoir des contingences afin de palier aux aléas P.26

26 La gestion des risques Le RAMP : Risk Assement & Mitigation Plan La sévérité (ou gravité) P.27

27 Evaluation des risques L occurrence (ou probabilité) Probability Level Definition Level 0 : Probability null or negligible Level 1 : Probability up to 25% Level 2 : Probability up to 50% Level 3 : Probability up to 75% Level 4 : La gestion des risques Probability up to 95% (If above is considered as certain and should be taken into account in project plan) La Criticité = Sévérité x Occurrence P.28

28 Prévention des risques La gestion des risques Plan d actions et contingences associés aux risques P.29

29 Exemple sur MUSE La gestion des risques P.30

30 P.31 La Qualité

31 La Qualité La qualité c est : Dire ce qu on fait > Dire qui fait quoi > Dire comment > Vérifier que l on fait ce qu on dit -> Tout au long du projet > Statements of Work, Spécifications, Dossier de définition Organisation, Work Packages Procédures Qualité, Management, & plans MAIT Revues, Check-lists, Matrice de vérification, Audits Traçabilité, Control de configuration Gestion des données P.32

32 La Gestion de Données La Qualité Gestion documentaire Numérotation + indice + statut de validation Gestion Produit Numéro produit + numéro de série Gestion de configuration Produit & documentaire En lien avec le PBS Traçabilité, Archivage PV de contrôle,... Dossier de livraison (Papier) Gestion des modifications, non-conformité, P.33

33 La Qualité Le cycle de validation DRAFT FOR REFERENCE RELEASED AS BUILT Applicable Part CRE Validated Approved or CRE Approved CRE Approved Validation Process Validation Process Validation Process Document Modification Document Revision Document Revision Document Revision TEMPLATE PREPARED FOR REF. PREPARED RELEASED PREPARED AS BUILT P.34