Viewpoint TM Remboursements automatisés. Aide-mémoire

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1 Viewpoint TM Remboursements automatisés Aide-mémoire

2 Remerciements : Le présent document a été développé par le service Training and Development de Galileo International. Votre rétroaction nous est précieuse. Aussi, nous vous incitons à prendre le temps de nous envoyer vos questions ou commentaires à l adresse training.development@galileo.com 2005 Galileo International. Tous droits réservés. Apollo, Galileo, le logo du globe, Galileo 360 Learning, Best Buy Quote, Claim PNR, Custom Check, Focalpoint, Front Page News, Galileo 360 Fares, GlobalWare, Inside Availability, Inside Link, Preview Plus, TravelScreen, Private Fares, PRO-files, Queue Manager, Scriptwriter Plus, Travel Directory et Viewpoint sont des marques déposées ou des marques de commerce de Galileo International aux États-Unis et/ou dans d autres pays. 1/06 GB Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

3 QU EST-CE QUE LE PRODUIT REMBOURSEMENTS AUTOMATISÉS?...3 INSTALLATION DU PRODUIT REMBOURSEMENTS AUTOMATISÉS POUR VIEWPOINT...4 MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER DES REMBOURSEMENTS AUTOMATISÉS...7 Case de dialogue Automated Refund...8 Case de dialogue Automated Refund Response...9 Changements au PNR pendant le remboursement...12 ANNEXE...13 Case de dialogue Automated Refund Request...13 Écran Automated Refund Response...15 Icône Automated Refund...20 Avis aux agents Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

4 Qu est-ce que le produit Remboursements automatisés? Le produit Remboursements automatisés automatise le remboursement des billets d'avion dans Viewpoint, où il fonctionne comme une interface graphique faisant appel à des fenêtres. Cette interface facilite encore plus le remboursement en éliminant la nécessité de mémoriser les commandes traditionnelles. Les transactions s effectuent simplement en pointant et cliquant, ce qui représente d appréciables gains de temps et d argent. Vous pouvez télécharger la version Viewpoint du produit Remboursements automatisés à partir du site Web du Centre de soutien aux agences clientes, à l adresse Pour un remboursement, le système détermine la valeur résiduelle d un billet, selon les coupons inutilisés, les tarifs historiques et les pénalités applicables, le cas échéant. Remarque : Le produit Échanges automatisés sera disponible ultérieurement. Cet Aide-mémoire Décrit : les exigences de système minimales pour télécharger le programme ; les hypothèses du produit Remboursements automatisés ; comment installer le programme Viewpoint ; la marche à suivre pour effectuer des remboursements automatisés. Exigences de système minimales Galileo Desktop, version 1.01 et plus. Hypothèses Viewpoint, version 4.01 et plus. Le système utilise les hypothèses suivantes pour traiter un remboursement : le billet électronique original : a été émis le 30 juin 2005 ou au-delà. À compter du 30 juin 2006, cette fenêtre sera de nouveau élargie pour atteindre une portée d un an ; a été émis dans les 92 derniers jours ; est inutilisé ou partiellement utilisé ; n a pas été déjà échangé ou remboursé ; a été émis en dollars américains (USD) ou canadiens (CAD) ; a été émis au Canada pour un voyage au sein du pays ou entre le Canada et les 50 états américains, Porto Rico et les Îles Vierges américaines ; a été émis sans modificateur de tarification (BIC, FIC, TIC, etc.) ; a été émis sans dossier de tarification créé à la main ; Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

5 a été réglé par un seul mode de paiement (carte de crédit, espèces, chèque seulement). Le PNR contient : un seul passager ; la catégorie de passager Adultes (ADT) ; un itinéraire assuré par une seule compagnie aérienne (pas d itinéraire intercompagnies) ; les types de construction du voyage aller simple, aller retour, voyage circulaire, circuit ouvert, circuit ouvert double ; et il ne contient pas de segment indiquant l état OPEN. Remarque : Le PNR peut contenir des tarifs PrivateFares II, c.-à-d. des tarifs déposés auprès de l ATPCO. Les remboursements doivent s appliquer : à des billets électroniques remboursables ; à des billets totalement inutilisés ou partiellement utilisés ; à des coupons indiquant l état OPEN ou ARPT ; à des remboursements volontaires. Installation du produit Remboursements automatisés pour Viewpoint Le produit Remboursements automatisés pour Viewpoint est un fichier exécutable (.exe) que l on peut télécharger à partir du site du Centre de soutien aux agences clientes (ACSC). Pour installer le produit Remboursements automatisés, effectuez les étapes suivantes. 1. Cliquez sur le lien qui se trouve dans le site Web du Centre ACSC ( 4 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

6 La fenêtre InstallShield Wizard s affiche. L installation de l ajout Remboursements automatisés commence et l écran de bienvenue s affiche. 2. Cliquez sur Next. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

7 Le programme d installation examine les paramètres. Si la version 1.01 de Galileo Desktop n est pas installée, un avis s affiche vous invitant à l installer avant de poursuivre. Sinon, l installation démarre et l écran suivant s affiche. 3. Quand l installation est terminée, cliquez sur Finish. 6 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

8 Le programme d installation crée un nouvel élément dans la barre de menu, appelé Issue Docs. Ce menu comporte les options suivantes : Issue Docs touche raccourcie I (Alt+I) Auto Refund R Auto Exchange E Issue Documents D Marche à suivre pour effectuer des remboursements automatisés Remarque : Inutile d avoir un PNR actif pour effectuer un remboursement automatisé. Pour ouvrir la case de dialogue Automated Refund, cliquez sur Issue Docs dans la barre de menu Viewpoint et sélectionnez Auto Refund. La case de dialogue Automated Refund s affiche. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

9 Case de Dialogue Automated Refund Le seul élément nécessaire pour demander un remboursement automatisé est le numéro du billet électronique à rembourser. Pour démarrer la démarche, effectuez les étapes suivantes. 1. Sélectionnez un numéro de billet dans le menu déroulant ou tapez-en un dans la case de texte prévue à cet effet. Si vous démarrez avec un PNR affiché, le numéro de billet par défaut est celui du dernier billet émis pour le PNR. Si vous démarrez sans PNR affiché, tapez le numéro de billet dans la case de texte prévue à cet effet. 2. S il y a lieu, cochez la case Use PrivateFares et sélectionnez le pseudo-code de ville et le code de compte dans les listes déroulantes correspondantes. Sinon, la demande de tarification ne retiendra que les tarifs publics. Remarque : Si le calcul de prix du billet original comportait des tarifs PrivateFares, il faut les inclure dans la demande de tarification pour le remboursement. 3. S il y a lieu, cliquez sur le menu déroulant Passenger Description pour y sélectionner un code de catégorie de passager (PTC) ou tapez le code voulu dans la case de texte. Remarque : Si vous avez utilisé un code de catégorie de passager (PTC) pour calculer le prix du billet original, vous devez en tenir compte dans la demande de tarification pour le remboursement. 8 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

10 4. Cochez la case Canadian Routing Code et entrez le code obligatoire pour la transaction de tarification pour le remboursement ou passez à l étape Cliquez sur Continue. Remarque : Cliquez sur Cancel si vous voulez mettre fin à la démarche de remboursement. L écran Viewpoint Itinerary s affiche. Case de Dialogue Automated Refund Response Cette case de dialogue comporte deux onglets : 1. Automated Refund Calculation ; et 2. Form of Payment. Pour plus de renseignements sur chaque champ de ces onglets, voyez la section Annexe de cet Aide-mémoire. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

11 Onglet automated refund calculation Le programme remplit les champs de cet écran à l aide des données tirées du dossier de billet électronique. Pour mettre à jour les champs de l onglet Automated Refund Calculation, effectuez les étapes suivantes. Remarque : Le seul champ que vous pouvez éditer est Commission on Refund Fee. 1. Cochez la case Amount ou la case %, puis entrez la valeur de la commission dans le champ Commission on Refund Fee. 2. Cliquez sur l onglet Form of Payment. L écran Form of Payment s affiche. L écran Form of Payment contient toutes les options de mode de paiement. La valeur par défaut est le mode de paiement qui a été utilisé pour payer le billet électronique dont vous effectuez le remboursement. 10 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

12 Pour mettre à jour l écran Form of Payment, effectuez les étapes suivantes. 1. Si les données de mode de paiement sont exactes, passez à l étape Si vous voulez changer ces données, cochez la case correspondant au mode de paiement voulu, ex Cash. Selon le mode de paiement choisi, les champs peuvent devenir grisés ou inaccessibles. Entrez les données de paiement connexes, en fonction de votre choix. 3. Cliquez sur Refund. Vous pouvez cliquer sur Cancel si vous voulez mettre fin à la démarche. Voir ci-dessous. Si vous voulez apporter des changements au PNR avant de cliquer sur Refund, consultez la section intitulée Changements au PNR pendant le remboursement. L avis Refund Disclaimer s affiche. 4. S il y a lieu, cochez la case Redisplay PNR to cancel unused air segments. 5. Lisez le texte et cliquez sur Agree ou Disagree. 6. Si vous cliquez sur Agree, Apollo émet le remboursement et termine la transaction, puis affiche le message suivant. 7. Une fois le remboursement du billet électronique effectué, cliquez sur OK pour fermer la case de dialogue et sortir du produit Remboursements automatisés. 8. Si vous cliquez sur Disagree, la transaction de remboursement est annulée et vous revenez à la case de dialogue Automated Refund. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

13 Changements au PNR Pendant le Remboursement Remarque : Cette section ne s applique que si vous affichez un PNR actif pendant la démarche de remboursement automatisé dans Viewpoint. Le bouton Terminals de la barre d outils de Viewpoint vous permet de passer de Viewpoint à Focalpoint, pour apporter des changements au PNR. Si vous apportez des changements au PNR pendant la démarche de remboursement automatisé, vous devez mettre fin au PNR avant de revenir à Viewpoint et sélectionner l option Refund, sinon le programme vous invite à quitter le produit Remboursements automatisés, à mettre fin au PNR et à faire une nouvelle demande de tarification pour le remboursement. Une fois que vous avez apporté les changements au PNR et que vous êtes revenu dans la case de dialogue Automated Refund Response de Viewpoint, il ne vous reste plus qu à accepter le remboursement pour terminer la transaction. Cliquez sur OK pour fermer la case de dialogue et sortir du produit Remboursements automatisés. Autres Messages Si vous avez apporté des changements au PNR et que vous avez cliqué sur OK, la case de dialogue Ignore PNR peut s afficher. (À l interne, Viewpoint réaffiche le PNR après un remboursement indiquant que le PNR a été modifié.) Cette case s affiche généralement quand la case Redisplay PNR to cancel unused air segments n est pas cochée dans l avis Refund Disclaimer (étape 6 ci-dessus). 12 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

14 Le message Ignore PNR de Viewpoint s affiche. La valeur par défaut est No, le système prenant pour hypothèse que vous ne voulez perdre aucun changement apporté au PNR à propos du remboursement automatisé, même si vous avez déjà mis fin au PNR et que vous l avez enregistré. Cliquez sur No et sélectionnez Save PNR dans le menu File. Annexe La présente annexe fournit d autres renseignements sur les champs présents dans le produit Remboursements automatisés de Viewpoint. Case de dialogue Automated Refund Request Vous accédez à l écran de demande de remboursement automatisé par le menu Issue Docs dans Viewpoint. Dans ce menu, sélectionnez Auto Refund. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

15 La case de dialogue Automated Refund s affiche. Champ Description Ticket Number Le numéro de billet est déjà indiqué si le PNR affiché contient un numéro de billet électronique. Si le PNR affiché contient plusieurs numéros de billet électronique, vous pourrez choisir le numéro voulu dans la liste déroulante qui s affiche. La valeur par défaut est le numéro du dernier billet électronique émis pour le PNR. S il n existe pas de numéro de billet électronique, vous pouvez en entrer un. Il n est pas nécessaire d avoir un PNR actif pour demander un remboursement automatisé. Il n est pas nécessaire d afficher le dossier de billet électronique (ETR) pour demander un remboursement automatisé. Il suffit d avoir un numéro de billet électronique. Use PrivateFares Si le billet électronique original a été émis à l aide d un tarif privé, vous pouvez inclure un pseudo-code de ville et un code de compte pour calculer le remboursement. Pour inclure un tarif privé dans une demande de tarification pour un remboursement, cochez la case Use PrivateFares et sélectionnez le pseudo-code de ville et le code de compte applicables. Sinon la demande de tarification ne retiendra que les tarifs publics. Sélectionnez le pseudo-code de ville ou le code de compte dans la liste déroulante. La case Private Fare Pseudo indique par défaut votre pseudo-code de ville. Les autres pseudo-codes de ville autorisés s affichent dans la liste déroulante, pour vous permettre de les sélectionner. 14 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

16 Champ Passenger Information Canadian Routing Code Description Si le billet électronique original a été émis à l aide d un code de catégorie de passager (PTC), vous pouvez inclure celui-ci dans le calcul du remboursement. La case déroulante Passenger Information vous permet de choisir un code de catégorie de passager (PTC) pour une tarification selon une catégorie de passager précise. Quand vous cliquez sur la flèche de la case Description, une liste déroulante affiche les codes de catégorie de passager. La case à cocher Canadian Routing Code et la case de texte variable qui suit permettent d entrer les données obligatoires. La case de texte est inactive, sauf si vous cochez la case Canadian Routing Code. La case de texte n accepte que deux caractères numériques. Écran Automated Refund Response Onglet Automated Refund Calculation Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

17 Options figurant sous l onglet Automated Refund Calculation Champ Ticket Number(s) Traveler Name Coupon(s) Number Original Fare Flown / Used Refund Result Refund Fee Commission on Refund Fee Refund Due Currency Label Description Le numéro de billet électronique déjà indiqué est le numéro entré dans la demande de remboursement. Le nom du passager déjà indiqué est tiré du dossier de billet électronique (ETR). S il dépasse le nombre de caractères prévu, il est abrégé. Le nombre de coupons à rembourser déjà indiqué est tiré du dossier de billet électronique (ETR). Le tarif déjà indiqué est le tarif original tiré du billet électronique à rembourser. Le tarif déjà indiqué est le tarif utilisé. Affiche la différence entre la valeur de la case Original Fare et celle de la case Flown/Used Fare. La valeur déjà indiquée est le montant (pénalité) appliqué au remboursement. Option d entrer une commission sur les frais de changement. Indiquez si la commission est sous forme de pourcentage ou de montant en dollars. Une fois que vous avez choisi, vous pouvez entrer la valeur correspondante. S affiche seulement quand un montant est indiqué dans la réponse, que vous pouvez rembourser. Champ variable. Les champs suivants affichent un code de devise variable : Original Fare, Tax, Total Flown/Used Fare, Tax, Total Refund Result Fare, Tax, Total Refund Fee Refund Due Vous ne pouvez pas changer le code de devise. Cependant, il s agit d un champ variable qui change selon le code de devise original du billet électronique. 16 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

18 Onglet Form of Payment Les champs de l onglet Form of Payment sont remplis à partir des données correspondantes figurant dans le dossier de billet électronique (ETR). Si vous devez remplacer un mode de paiement indiqué par un autre mode, cliquez sur l onglet Form of Payment pour voir les autres modes autorisés. Options de l onglet Form of Payment Quand vous sélectionnez Credit Card, les options suivantes s affichent. Champ Non-System Credit Card (FCC) Vendor Number Expiration Date Extended FOP Customer Reference Number Card ID (CID) Approval Code OK Description Quand ce champ est sélectionné, il s annexe à la carte de crédit avant le paiement réel, indiquant qu il ne s agit pas d une carte non reconnue par le système. Liste déroulante des fournisseurs de carte de crédit. Sert à entrer le numéro de carte de crédit. Deux chiffres pour le mois et deux chiffres pour l année. Champ facultatif. Option accessible seulement pour une carte American Express. Sert à entrer le numéro de référence client fourni par la société de carte de crédit ou l entreprise. Sert à entrer l ID de carte de crédit. Minimum de quatre chiffres obtenus avant la billetterie. Prend la priorité sur l acceptation du transporteur. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

19 Si vous sélectionnez Cheque/Check (FCK), vous pouvez entrer un numéro de chèque dans le champ prévu à cet effet, mais ce n est pas nécessaire. Si vous sélectionnez Cash (FS), cela indique que le paiement se fait en espèces. Aucun autre champ n est activé pour cette option. Si vous sélectionnez Other, la liste déroulante suivante s affiche : X Freeform GR Government Credit SGR Government Cash TV Travelers Check MO Money Order 18 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

20 Le champ de texte en style libre permet d ajouter du texte, au besoin. Refund / Cancel Refund Vous avez le choix entre effectuer le remboursement (Refund) et annuler la transaction de remboursement (Cancel). Si vous sélectionnez Refund, le système affiche l avis Refund Disclaimer. Vous devez sélectionner Agree ou Disagree pour traiter ou ne pas traiter la transaction de remboursement. La case Redisplay PNR to cancel unused air segments s affiche dans l avis Refund Disclaimer. Par défaut, cette case n est pas cochée. En sélectionnant Agree, vous émettez le remboursement. Si vous sélectionnez Disagree, vous annulez la transaction de remboursement. Dans ce cas, vous revenez à la case de dialogue Automated Refund. Cliquez sur Cancel. Vous revenez à l écran Viewpoint Itinerary. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier

21 Icône Automated Refund Avis Aux Agents Quand un numéro de billet électronique de moins de 13 caractères numériques (pas de chiffre de vérification nécessaire) est entré à la main dans la case déroulante Ticket Number, l avis suivant s affiche. Quand un numéro de billet électronique entré à la main dans la case déroulante Ticket Number est introuvable, la case de dialogue suivante s affiche. 20 Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier 2006

22 Quand le numéro de billet électronique est inexact ou qu il n y a pas émulation entre votre pseudo-code de ville et celui indiqué pour le remboursement du billet électronique, la case de dialogue suivante s affiche. Si vous démarrez une démarche de remboursement automatisé dans Viewpoint et qu elle dépasse le délai imparti, la case de dialogue suivante s affiche, vous invitant à réessayer. Si vous démarrez une démarche de remboursement automatisé dans Viewpoint et que l application Automated Refunds n est pas disponible, la case de dialogue suivante s affiche. Remboursements automatisés dans Viewpoint TM - Aide-mémoire, janvier