Faire une recherche dans les archives de l enregistrement

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1 2017 Faire une recherche dans les archives de l enregistrement

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3 Avant de commencer... Par le décret du 5 et la loi du 19 décembre 1790, les institutions révolutionnaires instaurent un enregistrement unique dans un délai déterminé pour tous les actes notariés (les actes civils), entre particuliers (sous seing privé), judiciaires et exploits d'huissiers (actes extrajudiciaires) moyennant perception de droits au profit du Trésor. Les bureaux de l'enregistrement assurent la transcription, intégrale ou par extrait, de ces actes et procèdent au recouvrement de divers droits, fixés par un tarif, liés à cette formalité. Une mention est également apposée sur l'acte lui-même prouvant que la formalité a bien été remplie. Cet enregistrement confère à l'acte une valeur juridique. Par cet enregistrement, les possibilités de fraude par antidate d'actes sont très réduites. L'administration de l'enregistrement prend la suite de celle du Tabellion d'ancien régime (transcription intégrale - ou insinuation - de tous les actes passés devant un notaire). L'enregistrement voit ses principes fondamentaux définitivement posés par la loi du 22 frimaire an VII (12 décembre 1798) qui organise la régie de l'enregistrement et du timbre. Ces dispositions sont reprises dans le Code civil promulgué en La liste de chaque bureau de l'enregistrement et leur ressort sont fixés par l'arrêté du 10 mars 1809 : un bureau par chef-lieu de canton doit être institué. Les documents produits s'inscrivent dans la première période française ( ). La législation sarde rétablit l'insinuation (le tabellion) par un édit royal du 12 juillet Lors de la réunion de la Savoie à la France, les décrets des 13 juin et 17 octobre 1860 rétablissent la législation française. C'est le début de la deuxième période française ( ). La répartition géographique et le nombre de bureaux de l'enregistrement varient beaucoup jusqu'en bureaux sont créés par le décret du 20 décembre Le nombre est ramené à 14 en 1861 puis porté à 20 en 1863 et à 23 en 1864 et enfin à 24 en Dès cette date tous les cantons sont pourvus d'un bureau à l'exception de ceux de Chamonix, Saint-Gervais-les-Bains et Samoëns qui sont rattachés pour les deux premiers au bureau de Sallanches et à celui de Taninges pour Samoëns. Le nombre de bureaux va se réduire progressivement au cours du XXe siècle jusqu'au regroupement des bureaux au sein de 5 centres des impôts en 1968 : Annecy, Annemasse, Bonneville, Sallanches et Thonon-les-Bains. L'administration de l'enregistrement a une organisation et un fonctionnement très stables. Seule la documentation produite est simplifiée à deux reprises suite aux instructions du 10 novembre 1824 et 29 novembre Ces réformes rationnalisent l'accès aux actes enregistrés en évitant la dissémination des informations permettant l'accès aux actes dont le nombre est en constante augmentation. Le dispositif initial est toutefois complété par la loi du 22 février 1872 relative aux mutations des fonds de commerce à titre onéreux et par la loi du 25 février 1901 qui institue un tarif progressif en matière de succession. Pour améliorer et unifier la perception des différents droits, une importante réforme de la formalité de l'enregistrement est engagée avec le décret du 9 décembre Les délais d'enregistrement sont unifiés et fixés à un mois, de nouveaux formulaires sont créés et l'analyse 1 La liste précise des bureaux se trouve à la fin de la fiche pratique. 3

4 des actes est maintenue uniquement pour les actes susceptibles de générer de nouveaux droits ultérieurement. Cette réforme s'applique aux actes notariés à compter du 26 avril 1954 puis à tous les actes au 1er janvier Enfin la loi du 26 décembre 1969, complétée par le décret du 22 juin 1970, réforme profondément l'administration et fusionne la formalité de l'enregistrement et celle de la publicité foncière au profit des conservations des hypothèques, aujourd hui Service de la publicité foncière. Faire une recherche Quelques définitions Actes civils publics (ACP) : ils concernent les actes de notaires, des autorités administratives ou des établissements publics ainsi que les actes sous-seing privé jusqu au 30 Ventôse an VII date à laquelle un registre leur est consacré. Actes sous seing privé (SSP) : ce registre est créé à compter du 1er Germinal an VII, il concerne les contrats entre particuliers : baux, ventes, cession de commerce, partages, donations, contrat d apprentissage Á partir de 1871, les beaux écrits ont leur propre registre. Les actes passés devant notaires ou autorités administratives à l étranger. Il peut y avoir eu enregistrement d actes dits «innomés» : conventions non soumises à enregistrement dans un délai légal, mais enregistrés pour donner date certaine. Déclarations de mutation par décès (MPD) : ce registre concerne tous les actes relatifs aux mutations de propriété ou d usufruit de meubles et immeubles à la suite d un décès. Actes judiciaires (AJ) : ce registre concerne les actes des juridictions, avoués, greffiers. On y trouve les cahiers des charges préalables aux ventes judiciaires, les acceptations ou renonciations de successions, les scellés Pour retrouver un acte notarié, judiciaire ou sous seing privé ou le détail des formalités (ensemble des actes inscrits) d'une personne entre 1697 et 1969 : il faut se reporter à la sous-série 6 C ( ), sous-série 3 Q pour les périodes et et sous-série 8 FS pour la période sarde ( ). Quelques précisions - En marge des actes civils publics et des déclarations de succession est indiquée la référence du répertoire dans lequel figure la case de l individu. - Il ne faut pas confondre la date de l acte avec celle de son enregistrement qui lui est postérieure. Quel délai d enregistrement? Déclaration de succession (MPD) : 6 mois suivant la date du décès et un an pour les légataires hors de France. 4

5 Acte civil public (ACP) : 10 jours pour les notaires et autorité administratives résidents dans la ville siège du bureau et de 20 jours pour les autres. Les testaments peuvent-être enregistrés jusqu à 3 mois après le décès. Acte sous seing privé (SSP) : 3 mois pour les mutations d immeuble et est variable pour les autres catégories d acte. L enregistrement doit être réalisé avant son usage devant notaire ou en justice. Acte judiciaire (AJ) : 20 jours (un mois entre 1791 et l an VII). Recherche d un acte avant 1796 (sous-série 6 C) Vous devez consulter les registres du tabellion dans lesquels étaient transcrits intégralement tous les actes passés devant notaire. 1. Identification du bureau Les registres sont classés par bureau du tabellion et constituent une série chronologique par année. Vous devez donc identifier le bureau dont dépend le bien. Vous trouverez la liste des bureaux et des paroisses qui en dépendent au début de l inventaire. NOTA : les communes d Ambilly, Archamps, Beaumont, Bossey, Chênex, Collonges, Juvigny, Neydens, Saint-Julien Julien-en en-genevois, Thairy, Valleiry, Vers, Ville-la la-grand, Viry relèvent du bureau de Saint-Julien Julien-en en-genevois installé à Carouge en 1780 dont les registres sont conservées aux archives d État de Genève. 2. Recherche de l acte Certains bureaux ont constitué des répertoires, au sein des registres ou dans des registres spéciaux, qui vous indiquent précisément le numéro de folio (page) où se trouve l acte recherché. Si ce n est pas le cas, vous devrez parcourir l ensemble des registres de l année concernée pour le retrouver. Recherche d un acte entre 1795 et 1815 (soussérie 3 Q) La recherche d'effectue en trois étapes : 1. Identification du bureau - pour les déclarations de succession : lieu de situation du bien - pour les actes civils publics : lieu résidence du notaire - pour les mutations d'immeubles : lieu de situation du bien 5

6 - pour les biens meubles et les personnes : lieu domicile des personnes - pour les donations et substitutions : lieu de situation des biens et domicile des donateurs. - pour les actes judiciaires : lieu du siège du tribunal de 1ère instance 2. Consulter la table relative au type d acte recherché Se reporter au volume couvrant la période supposée de la déclaration et trouver le nom de l'individu. Relever la date de la déclaration ou le numéro de volume. 3. Consulter le registre de formalités correspondant Se reporter au numéro de volume ou au volume couvrant la date de l'enregistrement de la déclaration trouvée précédemment dans la table. 6

7 Recherche d un acte entre 1815 et 1860 (sousséries 8 FS 1 et 8 FS 3) Pour retrouver une succession (sous-série 8 FS 3) 1. Identification du bureau Les registres sont classés par bureau d insinuation. Vous devez donc identifier celui dont dépend le bien. 2. Consulter la table des successions Se reporter au volume couvrant la date du décès et trouver le nom du défunt. Relever la date de la déclaration. 3. Consulter les déclarations d hoirie (ou de succession) Les déclarations sont classées par ordre chronologique. On trouve généralement une table récapitulative par date et nom du défunt en début de registre ou de liasse. En cas de lacune dans les déclarations, consulter le registre de consignation des successions dans lequel sont transcrites les informations contenues dans la déclaration d'hoirie. Pour retrouver tout autre type d acte (sous-série 8 FS 1) Vous devez consulter les registres du tabellion sarde. Il existe trois séries de registre par type d acte : actes publics qui contiennent les actes notariés, actes sous seing privé et les actes passés à l'étranger. 1. Identification du bureau Les registres sont classés par bureau d insinuation. Vous devez donc identifier celui dont dépend le bien. 2. Recherche de l acte dans les registres Il existe pour certains bureaux des tables thématiques (testaments, mutations de propriété, mariages, partages...) qui sont en général par ordre alphabétique (de l'initiale du nom de la personne principale d'un acte) ou chronologique (par ordre d'insinuation). Ces tables ne couvrent pas toute la période. Elles apparaissent surtout à partir de Elles n'ont pas toujours été rigoureusement tenues. Le cas échéant, vous devrez parcourir l ensemble des registres de l année concernée pour retrouver l acte recherché. 7

8 Recherche d un acte après 1860 (3 Q) Pour retrouver une succession entre 1860 et Identification du bureau - lieu(x) de situation du/des bien(s). Si le lieu de situation du bien est inconnu, consulter les archives du bureau du lieu de décès. 2. Consulter la table des successions et absences Se reporter au volume couvrant la date du décès et trouver le nom du défunt. Relever la date de la déclaration et le numéro d'acte. 3. Consulter le registre des mutations après décès Se reporter au volume couvrant la date de l'enregistrement de la déclaration et trouver le numéro d'acte trouvé précédemment dans la table. Pour retrouver tout autre type d acte La recherche d'effectue en quatre étapes : 1. Identification du bureau - pour les actes civils publics : lieu résidence du notaire - pour les mutations d'immeubles : lieu de situation du bien - pour les biens meubles et les personnes : lieu domicile des personnes - pour les donations et substitutions : lieu de situation des biens et domicile des donateurs. - pour les actes judiciaires : lieu du siège du tribunal de 1ère instance 8

9 2. Consulter le fichier mobile Retrouver la fiche de l'individu et relever le numéro de volume du répertoire général et de la case correspondant à l'individu recherché. Cependant, lorsque le fichier mobile n'est pas communicable comme c'est le cas aux Archives départementales de la Haute-Savoie, il faut retrouver si possible la déclaration de succession d'une des personnes concernée par l'acte recherché (procédure présentée ci-dessus). En effet, en marge de la déclaration de succession est mentionné le numéro de volume du répertoire général et de la case correspondant au défunt. Il faut relever ces références et poursuivre normalement ensuite la recherche à partir de l'étape n Consulter le répertoire général Se reporter au volume du répertoire précédemment relevé et retrouver la case. Relever la date (1) de l'enregistrement de l'acte recherché (2) 2 1 9

10 3. Consulter le registre de formalités correspondant au type d acte recherché Se reporter au volume couvrant la date de l'enregistrement de la déclaration et trouver le numéro d'acte trouvé dans le répertoire. 1 Références des comptes du conjoint et des héritiers Si cela n est pas possible, il faut consulter le registre de formalité correspondant au type d'acte recherché sur la période supposée d enregistrement. 10

11 Conseils pratiques Bureaux du tabellion d Ancien régime - Alby-sur-Chéran ( ) - Annecy ( ) - Le Biot ( ) - Bonneville (1697-an VI) - Chamonix ( ) - Chaumont ( ) - Clermont ( ) - Cluses ( ) - Cruseilles (1697-an III) - Douvaine ( ) - Évian-les-Bains (1697-an V) - Faverges ( ) - Megève ( ) - La Roche-sur-Foron (1697-an II) - Rumilly (1697-an VI) - Sallanches (1697-an X) - Thônes (1697-an XI) - Thonon-les-Bains ( ) Bureaux de l enregistrement - Abondance ( /01/1935) - Alby-sur-Chéran ( /01/1943) - Annecy (an II-1815, ) - Annemasse (an II-1815, ) - Le Biot ( /07/1934) - Boëge ( /07/1934) - Bonneville (an II-1815, ) - Carouge (an II-1815) - Cluses (an II-1815, /06/1942) - Cruseilles ( /01/1943) - Douvaine ( ) - Évian-les-Bains ( /06/1968) - Faverges (an II-1815, /01/1943) - - (1697-1Bureaux du tabellion) - Bureaux du tabellion sarde ( ) - Annecy - Annemasse - Le Biot - Bonneville - Carouge - Cluses - Cruseilles - Évian-les-Bains - Faverges - Frangy - La Roche-sur-Foron - Rumilly - Saint-Julien-en-Genevois - Sallanches - Seyssel - Thônes - Thonon-les-Bains - Frangy (an II-1815, /08/1947) - Reignier ( /07/1934) - La Roche-sur-Foron (an II-1815, janvier 1953] - Rumilly (an II-1815, /03/1961) - Saint-Jeoire ( /05/1917) - Saint-Julien-en-Genevois ( , ] - Sallanches (an II-1815, ) - Seyssel ( /10/1925, 04/03/ /07/1934) - Taninges (1860-janvier 1953] - Thônes (an II-1815, /02/1943) - Thonon-les-Bains (an II-1815, ) - Thorens ( ) 11

12 Lecture des dates 7bre : septembre / 8 bre : octobre / 9 bre : novembre / X bre : décembre Quel acte pour quel registre? 12

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16 DEPARTEMENT DE LA HAUTE-SAVOIE DGA Développement Territorial Pôle Archives départementales 37 bis avenue de la Plaine Annecy ANNECY T / archedep@hautesavoie.fr