Les séjours en vacances familiales

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1 -Guide Pratique- Les séjours en vacances familiales Secteur Vacances-Loisirs-Culture

2 Sommaire Le projet et les étapes incontournables 4 Partir en vacances l esprit tranquille 8 La responsabilité du séjour : être bien assuré 11 Le centre d accueil du séjour - L accueil des familles 13 Question budget 16 Vos notes 21 2

3 Introduction La Confédération Syndicale des Familles est là pour répondre aux besoins des familles et leur permettre de s ouvrir à d autres horizons, telles que les loisirs, les vacances en famille, les séjours culturels etc «Et toi, tu es parti où en vacances?» Cette question peut sembler banale, mais elle ne l'est pas pour près d'un tiers des Français et plus de 3 millions d'enfants. Elle est peut être même une souffrance pour certains enfants qui devront répondre à leurs copains : «Moi? Je ne suis pas parti». Le droit aux vacances pour tous est une des revendications du secteur national Vacances Loisirs Culture. Chacun d entre nous a le droit de s'évader, de se construire en dehors de la routine quotidienne, de prendre du temps pour soi, de découvrir d autres personnes, de nouer des relations amicales, de partager des émotions, des passions, de s épanouir à travers diverses activités sportives, culturelles. Ces moments peuvent contribuer à renforcer les liens familiaux, émotions, des passions, de s épanouir, de découvrir d autres lieux. Nous avons un rôle essentiel à jouer en soutenant et en accompagnant les familles dans la mise en œuvre de leurs projets. L aboutissement de ces séjours nécessite une organisation en amont et en aval (trouver le lieu du séjour, les moyens financiers, choisir le mode de transport, la durée du séjour.). Ce guide pratique aborde tous les points important à connaître pour accompagner les familles dans leurs projets. 3

4 Le projet et les étapes 1. LE PROJET OBJECTIF : incontournables Permettre un départ en vacances à partir des besoins exprimés par les familles. PUBLIC : Familles et personnes seules qui ne partent jamais, ou peu, en vacances pour diverses raisons. POURQUOI? Pour permettre aux familles de vivre des moments de détente, de loisirs, en dehors de leur environnement quotidien. Pour permettre aux enfants et aux parents de se découvrir mutuellement dans un cadre différent de celui de tous les jours. Pour leur permettre de se créer des souvenirs positifs, de découvrir de nouveaux horizons. Pour leur donner la possibilité de prendre ou de reprendre leur place dans la société. Pour mettre les familles en situation de sortir de leur isolement, de créer du lien. COMMENT? Par la constitution d'une équipe CSF qui accompagne les familles dans la préparation de leurs vacances. Par des rencontres planifiées afin de créer un réseau d'entraide et de solidarité, grâce auquel les familles échangent leurs savoirs et découvrent la démarche collective. 4

5 AVEC QUELS PARTENAIRES? Travailleurs sociaux Service d'action sociale de la CAF, des municipalités Organisations de type humanitaire ou caritatif : Secours Populaire, ATD Quart Monde Autres organisations : Vacances et Familles Conseil Général DASS... QUELS MOYENS? Un local pour rencontrer les familles Du matériel nécessaire à la préparation : documentation sur le lieu de vacances (environnement, activités, coût), Information sur les moyens de transports, Guide de préparation individuel... Un calendrier de l'action et de sa préparation Des financements : CAF, Conseil Général, Municipalités, DASS, REAAP : A voir selon les régions et les départements sans oublier une part d'autofinancement, et la participation des familles. 2 - LES ÉTAPES INCONTOURNABLES CONSTITUTION D'UNE ÉQUIPE VOLONTAIRE : Avec les familles, l équipe initiatrice et porteuse du projet, est repérée et reconnue par l'équipe CSF locale, départementale, et les partenaires Les rôles et missions au sein de l'équipe sont répartis en fonction des goûts et des compétences de chacun (communication, relationnel, coordination, administratif, finances...) Il ne s'agit pas de se retrouver seul sur une mission, mais d'en être la personne référente/responsable. L équipe réfléchit au projet pour lui donner un sens, et en écrit les premières grandes lignes. FAIRE UNE INFORMATION SUR L'ACTION PROPOSÉE : Dès que l'idée du projet est adoptée par le conseil syndical, il faut en parler autour de soi, à la section, à l'ud, auprès des familles, de tous les adhérents, des partenaires 5

6 Elle se fait par courrier, affichage, bouche à oreilles, presse, bulletin municipal... Les coordonnées de l'équipe porteuse du projet sont largement communiquées. Une permanence est tenue pour accueillir et inviter les familles sur le projet, les informer de la préparation au séjour, et ainsi mieux identifier celles qui sont intéressées. TENUE DE RÉUNIONS AVEC LES FA- MILLES SUR LA PRÉPARATION DU SÉJOUR : Prévoir au moins une réunion par mois jusqu'au départ en y fixant à chaque fois un objectif précis (ex : Faire connaissance, choix du séjour, construction du budget, les aides financières possibles, les papiers nécessaires, choix des activités de loisirs et/ou culturelles, comment préparer sa valise, rappel des règles de vie commune ) Se renseigner auprès des familles pour connaître les horaires où elles sont le plus disponibles. Apporter de la convivialité, utiliser des jeux, être à l'écoute. CHOIX DU SÉJOUR AVEC LES FAMILLES : Lieu (mer, montagne, campagne...) Type de séjour ( Centre familial, gîte, camping...) Date et durée du séjour Modes et moyens de transports (Pour l'aller et le retour et sur place) Équipements ménagers (Lave-linge, lit enfant, linge de maison...) Commerces de proximité. FINANCES : (CF LE BUDGET PRÉVISIONNEL) Établir le budget prévisionnel de l'action à transmettre en copie au trésorier de la section pour qu'il l'intègre au budget général. Établir les demandes de subventions, rencontrer les financeurs, pour expliquer le projet et établir une relation de suivi. Établir avec les familles les modalités de leur participation, mettre en place si nécessaire un système d'épargne et le mettre en pratique dès que possible. 6

7 Elle se fait par courrier, affichage, bouche à oreilles, presse, bulletin municipal... Les coordonnées de l'équipe porteuse du projet sont largement communiquées. Une permanence est tenue pour accueillir et inviter les familles sur le projet, les informer de la préparation au séjour, et ainsi mieux identifier celles qui sont intéressées. TENUE DE RÉUNIONS AVEC LES FAMILLES SUR LA PRÉPARA- TION DU SÉJOUR : Prévoir au moins une réunion par mois jusqu'au départ en y fixant à chaque fois un objectif précis (ex : Faire connaissance, choix du séjour, construction du budget, les aides financières possibles, les papiers nécessaires, choix des activités de loisirs et/ou culturelles, comment préparer sa valise, rappel des règles de vie commune ) Se renseigner auprès des familles pour connaître les horaires où elles sont le plus disponibles. Apporter de la convivialité, utiliser des jeux, être à l'écoute. 7

8 Partir en vacances l esprit tranquille Partir en vacances avec les enfants, dans un endroit qu on ne connait pas toujours, demande de l organisation et un peu de préparation. Il s agit de penser à tout sans pour autant emporter toute la maison dans sa valise! Nous vous proposons ci-dessous une liste de choses auxquelles il faut penser pour partir en vacances l esprit tranquille. A QUOI FAUT-IL PENSER? Une semaine avant le départ : Payer les factures, vérifier les échéances à venir. Prévoir la garde des animaux domestiques Réfléchir au contenu des valises : Se renseigner sur les possibilités de lavage du linge et demander si le linge de maison est fourni. Commencer à regarder les tendances de la météo pour la semaine suivante du lieu du séjour. Appeler le lieu d hébergement pour s'assurer de votre réservation. La veille ou le jour du départ : Vider le réfrigérateur (l éteindre et le laisser ouvert) et les poubelles Couper les compteurs d eau et d électricité (sauf si vous avez un congélateur) Débrancher les appareils électriques (tv, ordinateur, lave-linge ) Verrouiller portes et fenêtres Remettre le double des clés à un ami ou parent pour relever le courrier et arroser les plantes 8

9 Prévoir une fiche avec quelques renseignements indispensables, à remettre aux familles concernant le séjour. Lieu du séjour : Adresse, Téléphone, Site internet... Nom du responsable (contact) de la structure Date et heure 13 novembre de départ : Rendez-vous à la gare de Brest à 8h45 précises. Prévoir le déjeuner du midi. Pour les enfants, prévoir de quoi les amuser pendant le voyage. Déroulement du Séjour Les visites, les balades, le temps libre. Date et heure 18 novembre 2011 : 20h00, à la gare de Brest. de retour : Prévoir un peu d argent de poche Numéros de téléphone des responsables CSF : Gilberte : Alphonse : La trousse à pharmacie de la famille : Crème solaire et lotion après-solaire Compresses stériles, pansements, désinfectant Pommade pour les brûlures et les piqûres d insectes Analgésiques (doses enfants et adultes) Thermomètre, ciseaux, pince à épiler Médicaments pour les traitements en cours (en nombre suffisant pour le séjour) Médicaments pour le mal des transports Lotion anti-moustiques Les papiers : Même en vacances, pensez à emporter quelques documents Carte d identité ou passeport Carte vitale et attestation ou CMU Carnet de santé des enfants Ordonnance du médecin si traitement particulier Attestation d'assurance responsabilité civile. La valise - Faire une liste du contenu de la valise. - Pensez à étiqueter les bagages avec votre nom, prénom, adresse et téléphone. 9

10 La liste ci-dessous n'est pas exhaustive, ni obligatoire pour les familles : il s'agit d'un pense-bête. A compléter ou à alléger avec les familles en fonction de la destination du séjour. Vêtements : - Sous-vêtements, chaussettes, pyjama, maillot de bain - T-shirt, shorts, bermudas, jupes, robes, - Pantalons, jogging, pull ou gilet, sweat, - k-way ou veste imperméable - Chapeau ou casquette, lunettes de soleil, - Brassards et bouées pour les enfants - Vêtements chauds pour la neige. Chaussures : - Chaussures «de tous les jours», - Sandales ou claquettes de plage, - Chaussures de marche ou chaussures de sport - Bottes Trousse de toilette : - Savon, shampooing, brosse à dents et dentifrice, nécessaire de rasage, - Peigne, brosse à cheveux, élastiques ou barrettes pour les cheveux longs - Gants de toilettes, serviettes ou draps de bain, mouchoirs - Serviettes hygiéniques ou tampons Divers : - Doudou des enfants - Appareil photo - Sac à dos, gourde, sac isotherme - Lampe de poche - Enveloppes, timbres, stylo et crayons - Lessive à main et quelques pinces à linge - Moyens contraceptifs - Couches de rechanges 10

11 La responsabilité du séjour : être bien assuré LES QUESTIONS QUE L ON DOIT SE POSER : A quel moment la responsabilité de La CSF est-elle engagée? Dans quels cas la responsabilité de la famille est-elle engagée? - Les réunions de préparation avec les familles - Le transport - Pendant le séjour Il faut distinguer deux cas de figure : 1 - Dans le cas d un départ individuel des familles : C est l assurance individuelle de la famille qui est engagée. La responsabilité de l association est engagée si et seulement si elle est responsable du sinistre. 2 - Dans le cas d un départ en vacances collectif avec un accompagnement CSF : Informer par courrier l assurance de l association du futur projet : dates, nombre de participants, lieu de vacances, transports utilisés. L accompagnateur bénévole ou salarié CSF, référent pendant le séjour, est assuré par l association. Chaque famille doit être adhérente, à jour de sa cotisation. Chaque famille doit être à jour de son assurance individuelle. Demander l attestation avant le départ. Transport en bus : L assurance engagée est celle de l autocariste durant les trajets aller-retour. Rappel : La responsabilité du responsable associatif : Le contrat stipule que le (la) président(e) est engagé(e) par «ses propres deniers». Une protection juridique spécifique peut être contractée : Prendre contact et se renseigner auprès de votre assureur. L assureur a une obligation de conseil : il vous guidera pour préparer au mieux votre séjour. 11

12 Dans tous les cas : Prendre contact avec son assurance pour déclarer le futur projet Vérifier que les familles ont bien une assurance responsabilité civile. Expliquer aux familles leurs responsabilités pendant le séjour, notamment par rapport aux enfants. 12

13 Le centre d accueil du séjour L accueil des familles Le choix du lieu et du type d'hébergement pour le séjour en vacances fait avec les familles peut être très varié selon leurs envies : Maison familiale, camping, gîte à la mer, à la montagne ou à la campagne Les images et autres informations sur le lieu choisi peuvent faire rêver, d où l importance de soigner l arrivée et l accueil des familles, moments clés nécessitant une bonne préparation. LE CENTRE D'ACCUEIL DU SÉJOUR : Côté locaux : - Les locaux doivent être adaptés : être aux normes, labels et autres agréments nécessaires en fonction du public (accueil jeunes enfants, personnes à mobilité réduite...) - Les locaux doivent être accueillants : une bonne impression est très importante lors de l'accueil. - Accès facile aux informations relatives :. au lieu du séjour et aux activités proposées avec les tarifs, si elles ne sont pas incluses.. aux informations relatives aux services disponibles sur place (avec les tarifs) et aux alentours (médecin,pharmacie, laverie, banque.). aux informations relatives aux transports en commun. - Choisir de préférence des lieux d accueil «à taille humaine». Côté humain : - La formation adéquate de l'équipe accueillante (animation, respect des valeurs humaines, tolérance, ouverture à la diversité, soucis du bien être des vacanciers ) est bien entendue une qualité nécessaire. - Une équipe accueillante qui a le sens de l'écoute et de l'adaptation, c'est un personnel qui sait aider et soutenir les familles dans leur installation, et dans la découverte du fonctionnement du centre de vacances, lors des animations 13

14 et autres activités possibles autour du centre d'hébergement. - Une équipe accueillante, ouverte, à l'écoute et disponible permet d'améliorer le travail d'équipe avec les familles et les accompagnateurs du projet, l'accueil sur place et la gestion des conflits éventuels. Comment bien préparer le séjour avec l'équipe accueillante? - Si possible, venir se présenter, en accompagnant une ou deux familles qui accepteraient de représenter les autres : Présentation de l'association et de ses valeurs, du référent sur le séjour, du projet et des familles. - Établir un contact régulier/ informer : Réunions d'information pour faire le point sur les besoins des familles, les activités envisagées, les animations possibles - Rencontrer toute l'équipe au grand complet du centre d'accueil : C'est le seul moyen de s'assurer que tout le personnel est au courant du projet du séjour, et de sa bonne démarche en cas de difficultés rencontrées par les familles. Il est important que toute l'équipe ait le même regard envers les familles, surtout lors de leur accueil. - Échanger / Réfléchir : Sur la prise d'autonomie des familles avant et pendant le séjour, sur l'équilibre à tenir avec les autres vacanciers du centre, la logistique à tenir et l'implication des familles en cas d'un séjour en collectivité... - Prévoir l'accueil des familles : Demander si possible un accueil personnalisé pour chaque famille (acheminement, conditions et heures d'arrivée, de transfert, ). Par exemple, des arrivées réparties sur une journée permettraient une meilleure disponibilité pour l'accueil. - Si possible, prévoir la répartition des familles en fonction de leur composition et de leur autonomie en amont avec l'hébergeur. - Établir le contact / créer le lien entre l'équipe accueillante, les familles, les accompagnateurs. - Respecter les délais : réservation, paiement des acomptes, listes des inscrits - Etablir un contrat écrit reprenant les prestations négociées et conditions particulières vues ensemble. A éviter : - Trop insister sur les difficultés des familles, les stigmatiser. - Forcer la main, ne pas tenir compte du fonctionnement habituel du lieu d'accueil. L ACCUEIL DES FAMILLES C'est un accueil bien préparé, personnalisé, et chaleureux. Cela signifie que toutes les personnes doivent être identifiées : c'est important pour que chacun se sente bien, attendu, reconnu, et en vacances «comme les autres». 14

15 Informer : La préparation doit se faire très en amont, en prenant et en donnant le plus d'informations précises possibles aux familles, afin de connaître les contraintes budgétaires, alimentaires, les activités (gratuites ou non), le règlement intérieur du centre d'accueil ou les règles de vie communes...etc. afin de limiter les imprévus. Pour ce faire, il faut utiliser les contacts directs du lieu des vacances, de l'office du tourisme..., et des outils de communication basés sur le visuel (photos, dépliants, internet) Être à l'écoute / Rassurer : - Avec les familles, travailler sur la représentation qu'elles ont du voyage, de leur arrivée sur place afin de repérer les peurs ou les questions qui font obstacles. - Noter avec soin les questions posées par les familles : Y répondre précisément, concrètement et patiemment afin de diminuer les freins et les angoisses souvent causés par l'inhabitude des familles à partir en vacances. - Organiser des rencontres avec des familles déjà parties en vacances afin que celles-ci témoignent de leurs expériences, partages des astuces, donnent des conseils... Accompagner : - Prévoir si possible un accompagnement sur place lors de l'accueil. - Intégrer la possibilité de deux référents. - Prévoir si nécessaire un système de navette le jour de l'arrivée. 15

16 Question budget QUESTIONS POSÉES : Quel budget faut-il prévoir pour les vacances? Comment l'évaluer? Comment faire quand on a peu ou pas de revenus? BUDGET POUR LE DÉPART INDIVIDUEL D'UNE FAMILLE : Les principaux postes que l'on peut trouver dans le budget d'une famille sont : Le Poste Alimentation : Pour l'évaluer, il faut compter 7 par jour et par personne. A Savoir : il n'existe pas d'aide financière pour ce poste. Nous pouvons conseiller aux familles qui ont peu de moyens financiers d'épargner sur les 6 mois précédents l'action, la CSF jouant le rôle d'une banque en quelque sorte. Certaines CAF pratiquent déjà ce système d'épargne pour des premiers départs en vacances, avec en soutien, une aide financière pour le séjour en vacances (le suivi par un travailleur social est souvent exigé) Le Poste Hébergement : Option - Camping - Résidence Attention : Un acompte de 30 % est souvent - Autres demandé lors de la réservation. - Ne pas oublier le coût de l'assurance annulation, et de la taxe de séjour. - Toujours demander un reçu ou une attestation de paiement au prestataire qui fournit l'hébergement. - Faire remplir les Bons Vacances par le prestataire d'hébergement. Le Poste Transports : Pour l'évaluation... D'un trajet en train : Informations disponibles sur le site internet de la SNCF ou en gare directement. D'un trajet en voiture : Prévoir le nombre de kilomètres pour le trajet, et les déplacements sur place. ( = Combien de pleins d'essence faudra t-il? ). Penser aux péages. D'un trajet en car : demander un devis à des autocaristes (plusieurs pour faire des comparaisons) 16

17 Le Poste Loisirs : Avant le départ, il est conseillé de trouver des renseignements sur les activités réalisables sur le lieu des vacances, et donc leur coût. A noter : - Une majorité des Offices de Tourisme ont des tarifs préférentiels à proposer pour les principaux sites culturels ou de loisirs présents sur leur territoire. - Certaines CAF octroient des aides financières pour des activités de loisirs. Exemple CAF 38 : 12 euros par enfant et par semaine pour une location sans animation de prévue sur site. 6 euros par enfant et par semaine pour une location avec animation prévue sur site. Exemple de Budget : Voici l'exemple d'un budget pour une famille de Grenoble avec 3 enfants, partie pour un séjour de 14 jours. DÉPENSES (en euros) Hébergement 950 Participation de la famille 490 Alimentation 7 X 5 pers. X 14 jrs 490 Bons Vacances (3 x 85 ) RECETTES (en euros) 255 Forfait Loisirs 136 CCAS Ville de Grenoble 211 Transports 100 CAF ** ( Aide aux 1 er départs) 720 TOTAL 1676 TOTAL 1676 * Participation de la famille : Elle correspond au minimum au coût du poste alimentaire. Cela doit également correspondre à peu près au tiers du budget global. ** Aide aux 1 ers départs de la CAF : Se renseigner pour connaître les taux et conditions d'acceptation du dossier auprès de votre CAF. 17

18 BUDGET POUR LE DÉPART COLLECTIF DE FAMILLES : L'organisation d'un départ en vacances collectif de familles s'organise, nous le dirons jamais assez, le plus tôt possible : Il faut se positionner plusieurs mois à l'avance afin de s'y préparer au mieux, tant pour les familles que pour l'équipe accompagnatrice. Les points essentiels : Faire un budget prévisionnel le plus réaliste possible : En recherchant dès le début le coût moyen des hébergements, de l'alimentation (sauf si pension complète), des transports et des salariés envisagés (coordinateurs, animateurs, formateurs, artistes ) qui représentent les plus gros postes de dépenses. Aller à la rencontre des financeurs : Une première rencontre pour simplement se faire connaître, connaître son interlocuteur et son mode de fonctionnement. Une deuxième rencontre est indispensable pour présenter son projet d'action global et budgétisé. Un troisième rendez-vous est bienvenu pour faire le point en cours d'action ou pour présenter les résultats de l'action. Le contact direct est toujours très important, il facilite les relations. 18 Maîtriser son budget au centime près : Chaque rentrée et sortie d argent, aussi minime soit-elle, doit pouvoir être justifiée et prouvable (= Reçus à donner et factures à garder). Avoir un cahier de comptes tenu à jour vous facilitera la tâche. Utiliser les sommes perçues pour ce quoi elles étaient prévues dans l'année en cours. En fin d'exercice, la partie des subventions encaissée mais non encore utilisée conformément à l'engagement pris, doit être inscrite au passif, dans la catégorie

19 des «Fonds dédiés». Cela permet de poursuivre l'action l'année suivante. Penser à valoriser le bénévolat : Compter les temps de préparation, de réalisation, d évaluation passés par les militants sur l action. Cette somme est à indiquer dans les charges comme dans les recettes. Elle ne permet pas d équilibrer un budget, mais elle permet de montrer «les forces vives» de l association, et de faire poids au près des financeurs. Il se calcule de la manière suivante : Valorisation du bénévolat (en euros) = Nombre de militants x Nombre d heures x (SMIC + charges) 19

20 Exemple de budget : Budget réalisé par la section de Soissons pour une université d'été organisée en 2011 dans les Vosges avec 51 personnes. Le séjour a duré 10 jours. Achat Petit matériel CHARGES (en euros) RECETTES (en euros) 1 086,29 Participation des familles 4 555,70 Services Extérieurs ,27 Subventions ,75 Pension complète ,16 Ville (DSU) Entretien réparation 60,29 CDVA Assurance 16,82 CUCS Autres services 5 312,71 Honoraires 1 081,80 UDAF 500 Publicité publication 115,5 CSF Nationale 1600 Déplacements 3 540,51 UD de l'aisne 1 792,75 Frais postaux et télécommunication 288,41 Bourse IFED (4x50 ) 200 Frais bancaires 5,50 Vacances Ouvertes Cotisations 343,98 CAF fonctionnement Personnels ,60 Salaires 6 670,60 Charges sociales employeur Transfert de charges 1 592,44 Médecine du travail/formation 36 Amortissement Fonds dédiés 282,02 Cout total ,89 Cout total ,89 Personnes Bénévoles Personnes Bénévoles TOTAL ,89 TOTAL ,89 FINANCEURS ET PARTENAIRES POSSIBLES : Conseils Régional et Général, communes, CAF, DASS (REEAP), DDJSCS, Vacances Ouvertes, Culture du Cœur, MSA, ANCV, ACSE, Jeunesse au Plein Air, Secours Populaire, Secours Catholique, quelques fondations, des comités d entreprises 20

21 Vos notes... 21

22 ...

23 ÉDUCATION POPULAIRE Épanouissement Culture Créativité Formation permanente Accès aux savoirs S appuyer sur le potentiel de chacun Partage Solidarité Respect Expression Éducation Émancipation Faire avec les familles Vivre ensemble Former des citoyens actifs et responsables

24 Contact CSF locale Mai 2012 La Confédération syndicale des familles 53, rue Riquet Paris Tél. : Fax : contact@la-csf.org