MEMENTO DE FACTURATION

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1 MEMENTO DE FACTURATION

2 TABLE DES MATIERES Table des matières... 2 Les modes de facturation... 3 Les différents modes de facturation... 3 Utiliser un mode de facturation par défaut... 4 Mode "Papier"... 4 Affecter les modèles (Feuilles de soins, FM AT, DAP, DAP AT...) aux caisses... 4 Options d'impression sur les modèles de feuilles de soins... 5 Imprimer un justificatif mutuelle... 7 Imprimer un duplicata de feuille de soins... 7 Mode "Dégradé"... 9 Réimprimer un bordereau d'envoi... 9 La facturation désynchronisée Mode "TLA à signer" La facturation en mode TLA Fonctionnement de la désynchronisation sur un lecteur TLA Gestion des mutuelles Différence entre gestion unique et gestion séparée Saisir une mutuelle en gestion unique Saisir une mutuelle en gestion séparée Intégrer les conventions Les alertes de facturation Divers Rechercher une facture Facturer un patient bénéficiant de la CMU Facturer un patient bénéficiant de l'ame Memento Facturation Table des matières 2

3 LES MODES DE FACTURATION LES DIFFERENTS MODES DE FACTURATION Le logiciel de gestion propose différents modes de facturation. DETAILS DES MODES DE FACTURATION Mode papier Ce mode permet uniquement l impression de la feuille de soins papier et l enregistrement de la feuille de soins pour son paiement (TP ou non). Mode dégradé Ce mode permet d'établir une facture à télétransmettre. Vous devez selon la caisse transmettre également par courrier un bordereau de télétransmission et dans certains cas une feuille de soins papier. Note : Ce mode utilise uniquement la CPS et garantit donc le cryptage de la FSE transmise. Mode sécurisé Ce mode réclame en plus du précédent la présence de la carte Vitale. Note : La désynchronisation des signatures sécurise une feuille de soins en deux temps : Lors de la facturation : Signature de la FSE avec la Vitale et une CPS (ou une CPE) autre que celle du praticien de facturation. Lors de la mise en lot en télétransmission : Signature de la FSE avec la CPS du praticien de facturation. Mode TLA Ce mode permet de facturer des actes en vue de leurs signatures. Vous allez charger les factures sur le lecteur pour pouvoir les signer au domicile du patient avec la carte vitale. Le chargement de ces factures ne peut se faire qu avec un lecteur ambulatoire. Note : Ce mode de facturation n'est pas disponible pour les prescripteurs. Memento Facturation Les modes de facturation 3

4 UTILISER UN MODE DE FACTURATION PAR DEFAUT Il est possible de paramétrer un mode de facturation par défaut qui sera automatiquement sélectionné à chaque facturation. Vous pourrez le modifier si nécessaire. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Paramètres. 2 - Cliquez sur Généraux. 3 - Sélectionnez la rubrique Praticien. 4 - Double cliquez sur le praticien concerné. 5 - Accédez à l'onglet Facturation / Paiement. 6 - Sélectionnez le mode de facturation que vous souhaitez utiliser par défaut puis validez. Lors de votre prochaine facturation, le mode de facturation défini par défaut sera automatiquement sélectionné. MODE "PAPIER" Ce mode permet uniquement l'impression de la feuille de soins papier et l'enregistrement de la feuille de soins pour son paiement (TP ou non) AFFECTER LES MODELES (FEUILLES DE SOINS, FM AT, DAP, DAP AT...) AUX CAISSES Vous pouvez paramétrer plusieurs modèles d'impression (FM, FM AT, DAP et DAP AT) pour toutes les caisses répertoriées dans votre logiciel. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Paramètres. 2 - Cliquez sur Généraux. 3 - Sélectionnez la rubrique. 4 - Accédez aux différents modèles proposés en cliquant sur Documents. 5 - Sélectionnez les modèles (FM, FM AT, DEP, DEP AT). 6 - Pour les affecter à plusieurs caisses, utilisez le bouton. Note : Décochez les caisses pour lesquelles vous voulez affecter d'autres modèles. Memento Facturation Mode "Papier" 4

5 7 - Validez. Note : Il est possible d'affecter les modèles sélectionnés aux futures caisses créées. Pour cela, confirmez le message "Souhaitez-vous aussi associer ces documents aux caisses prochainement créées". 8 - Validez. Sur vos feuilles de soins papier, il est possible de faire apparaître certaines informations. (Par exemple : Identification du praticien, le numéro de facture, la répartition entre les différents tiers...) OPTIONS D'IMPRESSION SUR LES MODELES DE FEUILLES DE SOINS Définir les options d'impression des feuilles de soins Il existe deux types d'options d'impression des feuilles de soins. Des options qui sont communes à tous les modèles et d'autres rattachées aux modèles. Les options communes Les options communes sont : Montants assuré, caisse et mutuelle de la facture Numéro de la facture Pour y accéder : 1 - A partir du menu général du logiciel, accédez au menu Paramètres. 2 - Cliquez sur Généraux. 3 - Sélectionnez la rubrique. 4 - Dans la section A imprimer sur la facture, cochez ou décochez les options souhaitées. Les options rattachées au modèle de feuille de soins Note : Les options proposées peuvent différer en fonction du Modèle de feuille de soins sélectionné. Ces options peuvent être (en fonction du modèle) : Impression du nom de la caisse Impression de l'identification du praticien Nombre de lignes par feuille Pour y accéder : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Factures. 3 - Cliquez sur Réimpression et duplicata. Note : Pour accéder à cette fonctionnalité, il faut au moins une facture en attente. Memento Facturation Mode "Papier" 5

6 4 - Dans la section Documents à imprimer, cliquez sur les options. Note : Si nécessaire, sélectionnez dans la liste déroulante, le modèle de feuilles de soins à paramétrer. 5 - Cochez ou décochez les options souhaitées. Memento Facturation Mode "Papier" 6

7 IMPRIMER UN JUSTIFICATIF MUTUELLE Certains de vos patients ont besoin d'envoyer un justificatif à leur mutuelle pour obtenir le remboursement. Dans ce cas, vous devez éditer un justificatif mutuelle. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Factures. 3 - Recherchez et sélectionnez la facture concernée. 4 - Cliquez sur Réimpression et duplicata. Note : Pour accéder à cette fonctionnalité, il faut au moins une facture en attente. 5 - Dans la section Documents à imprimer, cochez Justificatif mutuelle. 6 - Validez. Note : En facturation, vous avez la possibilité d'imprimer le justificatif mutuelle. Cochez Imprimer (FS, quittance, Justificatif,...) lors de la réalisation de la facture puis validez. Cochez ensuite Justificatif mutuelle et validez. IMPRIMER UN DUPLICATA DE FEUILLE DE SOINS Certains de vos patients ont besoin d'envoyer un duplicata de feuille de soins à leur mutuelle pour obtenir le remboursement. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Factures. 3 - Recherchez et sélectionnez la facture concernée. 4 - Cliquez sur Réimpression et duplicata. Note : Pour accéder à cette fonctionnalité, il faut au moins une facture en attente. Memento Facturation Mode "Papier" 7

8 5 - Dans la section Documents à imprimer, cochez Duplicata. 6 - Validez. Note : En facturation, vous avez la possibilité d'imprimer le duplicata. Cochez Imprimer (FS, quittance, Justificatif,...) lors de la réalisation de la facture puis validez. Cochez ensuite Duplicata et validez. Memento Facturation Mode "Papier" 8

9 MODE "DEGRADE" Ce mode permet d'établir une facture à télétransmettre. Vous devez selon la caisse transmettre également par courrier un bordereau d'envoi qui s'imprime automatiquement en fin de télétransmission et dans certains cas une feuille de soins papier Note : ce mode utilise uniquement la CPS et garantit donc le cryptage de la FSE transmise REIMPRIMER UN BORDEREAU D'ENVOI Suite à un problème d'impression ou à une demande spécifique d'une caisse d'assurance maladie, il vous est possible de réimprimer un bordereau d'envoi d'un lot en télétransmission. Cette édition pourra être identique à celle qui a déjà été faite. A partir de l'écran "Télétransmission / Sésam Vitale" : 1 - Accédez à la Liste des lots en cliquant sur. 2 - Sélectionnez l'onglet Lots. 3 - Double cliquez sur le lot concerné. 4 - Accédez au menu Editions. 5 - Sélectionnez le modèle d'impression souhaité. 6 - Lancez l'impression en cliquant sur. Memento Facturation Mode "Dégradé" 9

10 MODE "SECURISE" Ce mode réclame en plus du précédent la présence de la carte Vitale Note : La désynchronisation des signatures sécurise une feuille de soins en deux temps : Lors de la facturation : Signature de la FSE avec la carte Vitale et une CPS (ou une CPE) autre que celle du praticien de facturation. Lors de la mise en lot en télétransmission : Signature de la FSE avec la CPS du praticien de facturation. LA FACTURATION DESYNCHRONISEE Principe : La désynchronisation des signatures sécurise une facture en deux temps : Lors de la facturation : signature de la facture avec la vitale mais sans la CPS du praticien qui facture. Toutefois une CPE ou CPS quelconque est nécessaire. Lors de la télétransmission : signature groupée des factures avec la CPS du praticien qui facture lors de la mise en lot. Le mode désynchronisé assure le même niveau de sécurité et de garantie de paiement que le mode sécurisé. Fonctionnement : La désynchronisation permet de s'affranchir de la CPS du praticien titulaire de la facture. Un secrétariat qui possède une CPE peut facturer les actes d'un patient sans la CPS du praticien. De plus, le mode désynchronisé facture plus vite que la facturation sécurisée avec la même sécurité, car la CPS n'est pas lue. 1 - Facturez en cochant Désynchronisée. Note : La présence dans le lecteur d'une CPE ou d'une CPS d'un praticien quelconque est nécessaire. 2 - Lors de la mise en lot, les factures désynchronisées sont symbolisées par. Après la lecture de la CPS du praticien, le logiciel commence par apposer la signature de la CPS, puis regroupe par lot les factures. Memento Facturation Mode "Sécurisé" 10

11 MODE "TLA A SIGNER" Le mode TLA à signer permet de facturer des actes en vue de leurs signatures. Vous allez charger les factures sur le lecteur pour pouvoir les signer au domicile du patient avec la carte Vitale. Le chargement de ces factures ne peut se faire qu'avec un lecteur ambulatoire. Note : ce mode de facturation n'est pas disponible pour les prescripteurs. LA FACTURATION EN MODE TLA Le mode de facturation nommé TLA à signer n'est disponible que pour les auxiliaires de santé. Il permet de signer au domicile des patients les factures préparées sur le poste de travail. Cela nécessite que le module TLA soit activé et d'avoir lu la carte vitale au moins une fois (soit directement à partir du logiciel, soit à domicile avec votre lecteur TLA). Utilisation du mode TLA à signer : 1 - Préparez votre facture en sélectionnant le mode de facturation TLA à signer. Note : Lors de la première facturation en mode TLA à signer, un message vous indique qu'une option est disponible sur l écran facturation. 2 - En effet, en cochant Charger la facture sur le TLA, la facture se charge automatiquement sur le lecteur. Note : L'utilisation de cette option implique que votre lecteur soit connecté à l'ordinateur. Un message d'information vous indique que votre facture a bien été chargée sur votre lecteur. 3 - Si vous ne cochez pas cette option, la facture sera en attente sur l'onglet Chargement de la fenêtre TLA en vue d'un chargement groupé. 4 - Préparez de la même façon toutes vos factures. 5 - Avant de partir à domicile, accédez au chargement (à partir du menu général du logiciel, cliquez sur Accès puis Lecteur Terminal Applicatif et sélectionnez l'onglet Chargement). 6 - Pointez les factures à signer par la carte vitale de vos patients puis validez. Memento Facturation Mode "TLA à signer" 11

12 7 - La lecture de la carte vitale et de votre CPS au domicile du patient permettra de signer la facture. Effectuez cette manipulation pour toutes les factures chargées sur votre lecteur. 8 - De retour à votre cabinet, remettez le lecteur sur son socle et effectuez un déchargement des factures signées (à partir du menu général du logiciel, cliquez sur Accès puis Lecteur Terminal Applicatif et sélectionnez l'onglet Déchargement). Note : Lors du déchargement, les factures n'ayant pas été signées seront à recharger lors des prochains domiciles. 9 - Effectuez la télétransmission. FONCTIONNEMENT DE LA DESYNCHRONISATION SUR UN LECTEUR TLA Principe : Note : Désynchronisation sur le lecteur TLA : Utilisez uniquement pour les cabinets multi praticiens et ceux qui ont des patients en commun Un praticien peut charger des factures préparées par un confrère pour un patient commun. En visite, le praticien signe toutes les factures du patient avec la carte vitale. De retour au cabinet, le praticien décharge les factures de tous les praticiens contenues dans son lecteur TLA avec sa CPS. Fonctionnement : 1 - Les Professionnels de Santé PS1 et PS2 préparent leurs factures en sélectionnant le mode TLA à signer. 2 - A partir du menu général du logiciel, cliquez sur Accès puis Lecteur Terminal Applicatif et sélectionnez l'onglet Chargement. PS1 sélectionne et charge les factures qui le concernent ainsi que les factures préparées par son confrère PS2. Son lecteur TLA contient lors de son départ en visite plusieurs factures pour un patient nommé X. 3 - PS1 se rend au domicile de Monsieur X et signe avec la carte vitale sa propre facture, son lecteur TLA lui propose de signer la facture de PS2 qui concerne également ce patient X. 4 - De retour au cabinet, sur l'écran de déchargement (à partir du menu général du logiciel, cliquez sur Accès puis Lecteur Terminal Applicatif, et sélectionnez l'onglet Déchargement) PS1 coche les codes praticiens de PS1 et PS2 et valide le déchargement du lecteur. Les factures de PS1 sont sécurisées, les factures de PS2 sont partiellement sécurisées (en attente de sécurisation par la CPS). 5 - Les factures de PS2, déchargées par PS1, seront sécurisées avec la CPS de PS2 lors de la mise en lot. Note : Aucune manipulation particulière n'est à effectuer sur le lecteur sauf pour les modèles EFT20SP et EFT930P. Sur ces modèles, l'activation de la désynchronisation doit être effectuée. (Cf : Reportez-vous au manuel d'utilisation du lecteur). Memento Facturation Mode "TLA à signer" 12

13 GESTION DES MUTUELLES DIFFERENCE ENTRE GESTION UNIQUE ET GESTION SEPAREE Lors de la facturation, pour pratiquer le tiers-payant sur la part complémentaire, vous devez saisir la mutuelle du patient. Deux modes de gestion de la mutuelle existent : La gestion unique La gestion séparée Gestion unique : Le logiciel constitue et télétransmet une FSE vers le régime obligatoire (AMO) qui transmet ensuite la part complémentaire (AMC) à la mutuelle selon les accords entre caisse et mutuelle. Gestion séparée : Le logiciel constitue et télétransmet simultanément une FSE vers le régime obligatoire (AMO) et une DRE (Demande de remboursement électronique) vers le régime complémentaire (AMC) selon des accords entre praticien et mutuelle (convention). Note : Quand les données mutuelle du patient proviennent de la carte vitale, le choix est fait par la vitale. Si l'indication RO ou Gestion Unique est mentionnée sur l'attestation mutuelle, il s'agit de gestion unique. En cas de doute, contactez la mutuelle du patient. Memento Facturation Gestion des mutuelles 13

14 SAISIR UNE MUTUELLE EN GESTION UNIQUE La saisie de la mutuelle en gestion unique permet d enregistrer les informations de l assurance complémentaire de votre patient pour pratiquer le tiers-payant. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Patients. 3 - Dans la section Assurance, cliquez sur le lien saisir une attestation ou le nom de la mutuelle (Si changement de mutuelle). 4 - Les données mutuelles sont lues sur l'attestation mutuelle. Elles doivent être saisies dans la section Données mutuelle issues de la base patient. 5 - Cliquez sur le lien Saisir les données mutuelles du patient ou nouvelle mutuelle (Si changement de mutuelle). 6 - Sélectionnez A la caisse (gestion unique). 7 - Saisissez le N Mutuelle et la date de la période de validité. Note: Le numéro mutuelle se compose de 8 chiffres et peut être défini sous différents termes : Code préfectoral, Numéro mutuelle ou Numéro de télétransmission. 8 - Validez. SAISIR UNE MUTUELLE EN GESTION SEPAREE La saisie de la mutuelle en gestion séparée permet d enregistrer les informations de l assurance complémentaire de votre patient pour pratiquer le tiers payant. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Patients. 3 - Dans la section Assurance, cliquez sur le lien saisir une attestation ou le nom de la mutuelle (Si changement de mutuelle). 4 - Les données mutuelles sont lues sur l'attestation mutuelle. Elles doivent être saisies dans la section Données mutuelle issues de la base patient. 5 - Cliquez sur le lien Saisir les données mutuelles du patient ou nouvelle mutuelle (Si changement de mutuelle). Memento Facturation Gestion des mutuelles 14

15 6 - Sélectionnez A la mutuelle (gestion séparée). 7 - Saisissez le N Organisme complémentaire (n AMC, RNM), la période de validité et toutes les autres informations présentes sur l attestation. Note : Le numéro à saisir peut être libellé sous différents termes : N AMC, N RNM, N DRE ou N d Organisme complémentaire. (Celui-ci peut être composé de 5 à 10 chiffres). 8 - Validez. Note : Pour saisir une mutuelle en gestion séparée, la convention doit être signée et intégrée au logiciel. INTEGRER LES CONVENTIONS La convention représente l'accord de gestion entre le professionnel de santé et la mutuelle ou groupement de mutuelles. Vous devez : Signer la convention avec la mutuelle. Intégrer les tables de conventions électroniques correspondantes dans le logiciel. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Conventions. Memento Facturation Gestion des mutuelles 15

16 3 - Vous avez trois possibilités : Du site : RMIngénierie fournit certaines conventions électroniques et permet de les importer dans le logiciel. Cliquez sur le lien - du site, sélectionnez les conventions que vous souhaitez intégrer et validez. Note : En cochant Met à jour les tables de convention de mes collègues de même spécialité, l'intégration des conventions se fera pour les autres praticiens de même spécialité. D'un fichier sur votre ordinateur : La mutuelle envoie sur votre messagerie des fichiers normés (table des conventions et/ou la table des regroupements) à intégrer dans le logiciel. Cliquez sur le lien - d'un fichier sur votre ordinateur, sélectionnez le fichier normé et validez. Note : Il est possible que la mutuelle vous envoie ses fichiers sous la forme : nomconvention.csv et nomregroupement.csv. Dans ce cas là, renommez-les en : C- nomconvention.csv et R-nomregroupement.csv. Saisir une convention : La mutuelle vous a envoyé la table de convention par courrier. Vous devez saisir la convention dans le logiciel. Cliquez sur le lien - les conventions puis sur le bouton. Cochez Séparée dans la section Gestion. Saisissez toutes les zones correspondantes à la table de convention envoyée. Validez la création de la convention. Cas particulier : Pour certaines caisses comme la RAM, le logiciel ne propose pas de convention unique. Vous devez la saisir. Cochez la case Unique (RO) et renseignez les champs suivants : Identification de l'organisme signataire = 03 Libellé de l'organisme signataire = continuité des services noemie Critère secondaire de population =03??????? Ne pas modifier les autres champs. La création de cette convention ne garantit pas le paiement. Pour vous en assurer, contactez la caisse. Note : La convention est liée à un praticien. Pour intégrer les conventions pour différents praticiens vous devez au préalable changer de code praticien. Memento Facturation Gestion des mutuelles 16

17 LES ALERTES DE FACTURATION Les principales alertes de facturation Ces alertes indiquent les informations et anomalies liées à la facture. Il existe trois types d'alertes : Les alertes vertes sont à titre informatif. Les alertes bleues sont bloquantes pour la facturation en mode sécurisé, néanmoins en les cochant vous pouvez passer outre et forcer la facturation. Les alertes rouges sont bloquantes pour la facturation en mode sécurisé, et elles nécessitent une correction de votre part. La plupart des alertes de facturation sont documentées, accédez à leurs détails en cliquant sur le lien plus d'info. Détails de celles-ci : (RI01) Les droits caisses (obl.) sont expirées Cette alerte est à titre informatif, elle n'empêche pas la facturation. Conseillez tout de même à votre patient de mettre sa carte vitale à jour. Trois possibilités : Soit la Vitale du patient n est pas à jour. Soit la date de prescription du traitement est en dehors de la période de validité de la carte vitale. Soit la date du(es) dernier(s) soins est en dehors de la période de validité de la carte vitale, votre patient doit mettre à jour sa carte vitale. Dans ces cas-là, vous pouvez forcer la facturation en cochant cette alerte. (R6B) Le matricule assuré est erroné Deux possibilités : Soit le matricule n'est pas saisi dans la fiche patient. Pour le renseigner, cliquez sur les patients à partir du Menu Général, sélectionnez le patient concerné et saisissez son matricule. Soit vous avez une fiche patient en double. Pour résoudre le problème, lancez un dédoublonnage. A partir du Menu Général, cliquez sur le menu Accès, sélectionnez le menu Outils puis Suppression des doublons (Patients Assurés). Memento Facturation Les alertes de facturation 17

18 (RI47) RELIRE la Vitale, elle indique une autre caisse Cette alerte de facturation nous donne des éléments de réponse. Exemple : «Relire la Vitale, elle indique une autre caisse : XX-XXX-XXXX et les données du poste indique YY-YYY-YYYY». Dans le détail du traitement, sélectionnez à l'aide du glossaire la caisse indiquée sur l'alerte de facturation (REPRESENTEE ICI PAR XX-XXX-XXXX). (RIC03) Pas de convention choisie Deux possibilités : Soit une convention est proposée dans la section Assurance Maladie Complémentaire, vous devez la sélectionner. Si aucune convention n est proposée, et que vous en avez signée une pour cette mutuelle, vous devez importer la(es) table(s) de convention dans notre logiciel. (RIC02) Complémentaire : Droits fermés. Le Hors TP est accepté. Deux possibilités : La période des droits mutuelles enregistrée sur la vitale n'est pas à jour ou n'est pas renseignée. Vous devez étendre la période des droits en vous référant à l'attestation papier du patient. Dans la section Assurance Maladie Complémentaire, cliquez sur le lien mutuelle et saisissez la date de fin des droits. Soit vous avez saisi la mutuelle du patient en omettant de renseigner la période des droits. Dans la section Assurance Maladie Complémentaire, cliquez sur le lien mutuelle puis sur Modifier les données de la mutuelle et saisissez la date de fin des droits. (RICB1) Attention, traitement exonéré : pas de montant à payer par la mutuelle Le traitement du patient a une exonération à 100% caisse. ( EXEMPLE : ALD, MATERNITE, ACCIDENT DE TRAVAIL OU PATIENT EXONERE ). Décochez Gestion du TP dans la section Assurance Maladie Complémentaire. (STS5) Les montants mutuelles n'ont pas été calculés sur (N actes) Deux possibilités : Soit vous avez omis de sélectionner la formule de calcul de la part mutuelle. Relevez la formule de calcul sur l'attestation du patient et sélectionnez-la dans le traitement du patient. A partir du Menu Général, cliquez sur le bouton les traitements et faites un double clic sur votre patient, la fenêtre détail du traitement s'ouvre. Cliquez sur le lien formule et sélectionnez la formule. Si celle-ci n'est pas spécifiée, vous pouvez utiliser celle qui est proposée par le logiciel. Pour cela, cliquez sur 100% de la base secu. Soit votre formule est bien sélectionnée. Dans ce cas, relire la vitale du patient. Memento Facturation Les alertes de facturation 18

19 (RI02) "Vous n'avez pas le droit de facturer au delà de...car changement de couverture obligatoire." Sur la période du traitement, le patient a eu deux couvertures différentes (EX : NORMAL PUIS EXONERE) ou il y a eu changement de couverture depuis la création du dossier. Relire la carte vitale et relevez les différentes périodes de droit. Effectuez deux factures différentes correspondantes aux différentes périodes. Sur l'écran de facturation : Cochez les séances correspondantes à la 1ère couverture et Facturer puis facturer les actes restants. La couverture est la même pour toute la durée du traitement, il faut mettre à jour la fiche patient en relisant la carte vitale afin que l'ensemble des dates de début et fin de droit soient bien prises en compte. Les moins fréquentes : (RI36) Le prescripteur n'a pas d'identif. PS ou traitement sans prescription Deux possibilités : Soit le médecin prescripteur n'est pas renseigné sur le traitement. A partir du détail de traitement, cliquez sur le glossaire pour sélectionner le prescripteur. Soit l'identifiant (N SECU) du prescripteur sélectionné sur le traitement n'est pas renseigné. Cliquez sur nom du prescripteur et renseignez-le. (RAC23) Acte HN et NGAP sur même ligne, ces actes seront facturés ensembles et envoyés à la caisse (sinon utilisez 2 lignes) Les dernières conventions (NOR:SANS A) indiquent que dans les situations où le professionnel réalise des actes ou prestations remboursables et non remboursables au cours de la même séance, il porte uniquement les premiers sur la feuille de soins. Saisissez les actes HN sur une ligne différente de ceux de la nomenclature. Alors les actes HN seront facturés sur FS papier et les actes de la nomenclature seront télétransmis. (RI25) La date d'envoi de l'ap est antérieure à la prescription ou postérieure à la facturation Deux possibilités : Soit la date d'envoi de l'ap ( ACCORD PREALABLE ) est erronée. Veuillez la modifier. Soit la date de prescription est incorrecte. A partir du détail du traitement, cliquez sur le menu traitement puis sélectionnez Modification de la date de prescription. Memento Facturation Les alertes de facturation 19

20 (RIC05) L'indicateur de traitement ne permet pas la DRE. L'indicateur de traitement n'a pas été renseigné sur la mutuelle. A partir du Menu Général, cliquez sur le bouton les traitements et faites un double clic sur votre patient, la fenêtre détail du traitement s'ouvre. Cliquez sur le lien mutuelle, puis sur le lien modifier les données mutuelle, puis saisissez l'indicateur de traitement présent sur l'attestation du patient. Si celui-ci n'est pas indiqué, rapprochez-vous de la mutuelle du patient afin de l'obtenir. (STS1) Pas de données CPS, relire la carte PS de {Prat} A partir du Menu Général, cliquez sur le bouton les traitements et cliquez sur le bouton relire votre CPS (Carte de Professionnel de Santé). pour DIVERS RECHERCHER UNE FACTURE Pour rechercher rapidement une facture, utilisez les critères de recherche. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Factures. 3 - Afin d'affiner votre recherche, utilisez les critères de sélection. Si vous sélectionnez : N facture ou le N de lot, saisissez le n concerné. Patient, Caisse, Assuré ou Mutuelle, utilisez le glossaire. 4 - Vous pouvez compléter votre recherche en utilisant les Autres critères. 5 - Cliquez ensuite sur pour lancer la recherche. Note : Vous pouvez trier le résultat de votre recherche, en cliquant sur les titres des colonnes. Memento Facturation Divers 20

21 FACTURER UN PATIENT BENEFICIANT DE LA CMU Différentes Couvertures Maladies Universelles (CMU) existent : CMU de Base (CMU-C gérée par la caisse) : Cette mutuelle facilite l accès et le remboursement des soins à toute personne résidant en France. Ces personnes ne sont pas couvertes par un autre régime obligatoire d Assurance Maladie. Elle concerne aussi bien les personnes sans ressources que celles disposant de revenus. CMU complémentaire (CMU-C gérée par la mutuelle) : Celle-ci facilite l accès aux soins des personnes aux faibles ressources et résidant en France. Les soins sont pris en charge à 100 % sans avance de frais, y compris pour la part non remboursée par la Sécurité sociale et le forfait journalier hospitalier. Sortant CMU-C (TP autorisé) : Cela concerne les personnes qui ne sont plus couvertes par la CMU mais qui sont couvertes au niveau de la part obligatoire. Fonctionnement : L information de la mutuelle vous est fournie soit : Par la carte vitale : Sa lecture met à jour la fiche patient. Par l attestation papier : La saisie d'une mutuelle en gestion unique est indispensable. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Accédez au menu Fichier. 2 - Cliquez sur Patients. 3 - Dans la section Assurance, cliquez sur le lien saisir une attestation ou le nom de la mutuelle (Si changement de mutuelle). 4 - Les données mutuelles sont lues sur l'attestation mutuelle. Elles doivent être saisies dans la section Données mutuelle issues de la base patient. 5 - Cliquez sur le lien Saisir les données mutuelles du patient ou nouvelle mutuelle (Si changement de mutuelle). 6 - Sélectionnez A la caisse (gestion unique). 7 - Dans N mutuelle, utilisez le glossaire pour sélectionner le type de CMU souhaité. 8 - Indiquez la période de validité des droits CMU. 9 - Validez. Memento Facturation Divers 21

22 FACTURER UN PATIENT BENEFICIANT DE L'AME Différentes Aides Médicales d'etat (AME) existent : AME de Base : Les bénéficiaires de l'ame de base ne possèdent pas de carte vitale et sont pris en charge par l Etat. Au niveau du logiciel, la facture sera créée en 100% pour la mutuelle. Note : Les bénéficiaires de l AME de base ne sont pas concernés par le dispositif du médecin traitant et par le parcours de soins coordonnés. Etant donné que ces bénéficiaires ne possèdent pas de Carte Vitale, la facture se fera en mode dégradé. AME complémentaire : L AME complémentaire concerne des personnes possédant une attestation de droits AME et une carte vitale. Au niveau du logiciel, la facture sera créée en tiers payant Caisse, Mutuelle. Note : Les bénéficiaires de l AME de base sont concernés par le dispositif du médecin traitant et par le parcours de soins coordonnés. La facture peut être réalisée en mode sécurisé. Fonctionnement : A l'aide de l'attestation, vous devez identifier si le patient bénéficie de l'ame de base ou de l'ame complémentaire. La mention : ATTESTATION D'ADMISSION A L'AIDE MEDICALE DE L'ETAT indique qu'il s'agit d'une AME de base. ATTESTATION D'ADMISSION A L'AIDE MEDICALE DE L'ETAT POUR LA COMPLEMENTAIRE indique qu'il s'agit d'une AME Complémentaire. A partir du menu général du logiciel de gestion : 1 - Cliquez sur Fichier, puis Patients. 2 - Dans la section Assurance, cliquez sur le lien saisir une attestation ou le nom de la mutuelle (Si changement de mutuelle). 3 - Les données mutuelles sont lues sur l'attestation mutuelle. Elles doivent être saisies dans la section Données mutuelle issues de la base patient. 4 - Cliquez sur le lien Saisir les données mutuelles du patient ou nouvelle mutuelle (Si changement de mutuelle). 5 - Sélectionnez A la caisse (gestion unique). 6 - Dans N mutuelle, utilisez le glossaire et sélectionnez AME. 7 - Sélectionnez le type d'ame et indiquez la période de validité des droits. 8 - En facturation : Pour l AME de base, la facture sera créée 100% pour la mutuelle soit en mode papier soit en mode dégradé. Pour l AME complémentaire, la facture sera créée en Tiers payant Caisse/Mutuelle (60%-40%). Cette facture pourra être réalisée en mode sécurisé si la carte vitale a été lue. Memento Facturation Divers 22