NOTE DE SERVICE. Laventie, le 17/07/2014. De : La Direction d ACTIF SOLUTION. A : Tous les salariés d ACTIF SOLUTION

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1 NOTE DE SERVICE Laventie, le 17/07/2014 De : La Direction d ACTIF SOLUTION A : Tous les salariés d ACTIF SOLUTION OBJET : Aménagement du Temps de Travail. Pour la mise en place de l aménagement du temps de travail au sein de la société, la Direction a souhaité s inscrire d un commun accord avec les représentants du personnel dans le cadre de la loi n du 20 août 2008 portant réforme du temps de travail et ayant introduit de nouvelles dispositions pour les dispositifs d aménagement du temps de travail. Ces nouvelles possibilités ont fait l objet d échanges et d informations avec les partenaires sociaux sur ce thème du temps de travail aménagé sur l année, et ce, lors des réunions suivantes : Réunion d information des Délégués du Personnel : le lundi 31 mars 2014 Réunion de signature avec les Délégués du Personnel : le vendredi 04 avril 2014 Cette série d'informations et d'échanges avec les partenaires sociaux a conduit à l'élaboration d un accord collectif d'entreprise portant mise en place d une convention de forfait en jours sur l année, conformément aux articles L et suivants du code du travail. La présente nouvelle note de service organise la réforme de l'a.t.t. qui sera donc applicable à compter du 01/07/2014 sous réserve de l entrée en vigueur de l accord collectif signé le 04/04/2014. Page 1 sur 10

2 Modalités d application de l Accord d Aménagement du Temps de travail (A.T.T.) I PRINCIPES GÉNÉRAUX A - Champ d application La présente note de service est applicable à l ensemble du personnel de la société à l exception des CDD et intérim (tous travailleurs temporaires). L ensemble du personnel doit s entendre comme regroupant aussi bien les salariés à temps plein que les salariés à temps réduits. La présente note de service, signée par le Président et affichée dans l entreprise, entrera en vigueur au 1 er juillet 2014 et ce, pour une durée indéterminée sous réserve de la condition suspensive énoncée ci-avant. B - Durée du travail et période de référence servant de cadre de calcul à la durée du travail Définition du temps de travail effectif Il est rappelé que la définition du temps de travail effectif telle qu elle résulte de l article L du code du travail est la suivante : «La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.» Durée du travail et période de référence servant de cadre de calcul à la durée du travail La durée de travail est fixée en nombre de jours par le biais de conventions individuelles de forfait conclues sur une base annuelle. Aux termes de ces conventions individuelles, le nombre de jours travaillés est de 218 jours (jour de solidarité inclus) sur la période de référence, soit l année civile. Page 2 sur 10

3 C - Principe d autonomie Conformément à l article L du Code du travail, seuls les salariés suivants peuvent bénéficier d une convention de forfait en jours sur l année : «Peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l'année, dans la limite de la durée annuelle de travail fixée par l'accord collectif prévu à l'article L : 1 o Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ; 2 o Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.» En conséquence, sont donc notamment concernés par les présentes dispositions, les catégories de salariés suivantes : Administrateur(trice) système Analyste Analyste concepteur(trice) Analyste programmeur(meuse) Architecte fonctionnel Architecte réseaux Chef de projet Consultant(e) Directeur(trice) de mission Ingénieur étude et développement Programmeur(se) Qualifieur(se) Chargé(e) d affaires Chargé(e) de recrutement Directeur(trice) de région Gestionnaire administration RH et finance Responsable juridique et RH Ingénieur commercial Manager Responsable d offres Page 3 sur 10

4 Au jour de l accord, tous les salariés sont concernés par les présentes dispositions. D -Rappel sur les repos et les durées maximales de travail Repos journalier Chaque salarié bénéficie, entre deux périodes journalières de travail, d un repos d une durée minimale de 11 heures consécutives. La Direction affichera dans l'entreprise le début et la fin de la période quotidienne du temps de repos minimal obligatoire. Repos hebdomadaire Chaque salarié bénéficie d un repos hebdomadaire d une durée minimale de 35 heures consécutives de repos au total. La Direction affichera dans l'entreprise le début et la fin de la période hebdomadaire du temps de repos minimal obligatoire. Durées maximales de travail Aux termes de l article L du Code du travail, le salarié en forfait-jours n est pas soumis : - à la durée légale hebdomadaire prévue à l'article L du Code du travail, soit 35 heures par semaine ; - à la durée quotidienne maximale de travail prévue à l'article L du Code du travail, soit 10 heures par jour ; - aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues au premier alinéa de l'article L du Code du travail et aux premier et deuxième alinéas de l'article L du même code, soient 48 heures pour une semaine et 44 heures sur 12 semaines consécutives ; - aux durées maximales obligatoires prévues par la convention collective nationale des Bureaux d études techniques du 15 décembre En conséquence, le forfait annuel en jours est un mécanisme déconnecté de la notion d horaires de travail. Les salariés entrant dans ce cadre ne se voient Page 4 sur 10

5 pas appliqués de décompte d heures supplémentaires puisqu ils ne sont pas soumis à la durée légale de 35 heures hebdomadaires. II MODE DE FONCTIONNEMENT A - Nombre de jours de travail sur l année Le Code du travail défini le forfait annuel en jours, comme une modalité d aménagement du temps de travail prévoyant un nombre forfaitaire de jours de travail sur l année. Pour un salarié travaillant à temps complet, et bénéficiant de 25 jours ouvrés de congés payés, le forfait annuel est de 218 jours de travail sur l année (journée de solidarité incluse). Pour un salarié à temps complet, mais ne bénéficiant pas d un droit complet à congés payés du fait d une entrée en cours d année, le forfait est calculé selon la formule suivante : Pour la première année de mise en œuvre de la convention annuelle en jours, le nombre de jours de travail sera calculé selon les mêmes principes. ( ) x (nombre de jours calendaires sur la période considérée / 365) Pour un salarié exerçant son travail à temps réduits, le nombre de jours fixés dans le forfait est calculé selon la formule suivante : Pour un salarié à mi-temps : 218 x (75,83 / 151,67) Dans le cadre de ce forfait, le nombre de jours de repos n est pas fixe, et est calculé chaque année selon les principes rappelés ci-après. Page 5 sur 10

6 B - Calcul du nombre de jours de repos résultant du forfait en jours Chaque année, pour effectuer le calcul du nombre de jours de repos résultant du forfait en jours, il faut tenir compte des données ci-dessous : Données à prendre en compte Exemple sur l année 2014 Nombre de jours de l année (variable) 365 Nombre de samedi et dimanche (variable) Nombre de jours ouvrés de congés payés Nombre de jours fériés tombant entre le lundi et le vendredi (variable) 104 (52x2) 25 (5x5) 10 Étape 1 : détermination du nombre de jours ouvrés - exemple année est une année classique de 365 jours. Sur cette base, il faut donc soustraire les jours de repos habituellement non travaillés 365 jours (total de jours de l année) samedis dimanches - 25 jours ouvrés de congés payés = 236 jours ouvrés en 2014 Étape 2 : détermination du nombre de jours ouvrés pouvant être travaillés - exemple année 2014 À ce stade, il convient de prendre en compte les jours fériés qui réduisent le nombre de jours de travail. 236 jours de travail - 10 jours fériés et chômés tombant entre le lundi et le vendredi en 2014 = 226 jours ouvrés pouvant être travaillés en 2014 Étape 3 : détermination du nombre de jours de repos résultant du forfait en jours - exemple année 2014 Il s agit au final de déduire le forfait pour déterminer le nombre de jours restants qualifiés de jours de repos résultant du forfait en jours 226 jours ouvrés pouvant être travaillés en 2014 Page 6 sur 10

7 - 218 jours du forfait = 8 jours de repos résultant du forfait en jours en 2014 C Acquisition Les jours de repos résultant du forfait en jours s acquièrent tout au long de l année et à mesure des jours travaillés. Ce nombre de jours est attribué selon une périodicité mensuelle par application de la formule suivante : Année jours de repos attribués, soit 8 jours / 12 mois = 0,66 jours de repos attribués chaque mois. D Modalités de prise Le compteur jours de repos résultant du forfait en jours jours acquis - pourra être utilisé, en demi-journée ou en journée durant la période allant du 1 er janvier au 31 décembre. La prise des jours de repos ne peut pas se faire par anticipation. Cette prise n est donc possible qu à hauteur des droits réellement acquis. Les jours de repos résultant du forfait en jours seront en priorité positionnés sur les mois de novembre et/ou décembre et sur les périodes d inter-affectation, de fermetures ou de ponts clients Deux jours de repos parmi les jours de repos attribués chaque année seront obligatoirement pris lors des ponts mobiles indiqués par note de service en début de chaque année. En fin d année, le compteur jours de repos sera arrondi au modulo 0,25. En tout état de cause, ce capital devra être soldé au 31/12 de chaque année. Les demandes de journée ou de demi-journée de repos doivent être faites via le formulaire prévu à cet effet en respectant un délai minimum, sauf cas d urgence, de 5 jours ouvrés. En fonction des impératifs de bon fonctionnement du service, le responsable validera ou non la demande de prise. Page 7 sur 10

8 Le départ en jours de repos ne pourra se faire qu une fois la demande validée par le responsable. En cas de départ non demandé, ou non autorisé, l absence est considérée comme injustifiée, et fait l objet d une retenue sur salaire. E Décompte Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen d un système déclaratif mensuel, chaque salarié en forfait-jours remplissant le document de suivi du forfait mis à sa disposition à cet effet. Ce document de suivi mensuel du forfait fera apparaître le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés, en : - repos quotidien ; - repos hebdomadaire ; - congés payés ; - congés conventionnels éventuels (congés supplémentaires, congés d ancienneté) ; - jours fériés chômés ; - jour de repos lié au forfait. Ce document rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail, raisonnables, et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié. Ce document de suivi sera établi chaque mois et validé par le responsable hiérarchique. L élaboration de ce document sera l occasion pour le responsable hiérarchique, en collaboration avec le salarié, de mesurer et de répartir la charge de travail sur le mois et de vérifier l amplitude de travail de l intéressé. Page 8 sur 10

9 III SUIVI DE LA SANTÉ A Suivi individuel trimestriel Chaque salarié doit veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps. Le suivi individuel de l organisation, de la charge de travail, mais également des amplitudes de travail est assuré dans le cadre d entretiens trimestriels. Au cours de ces entretiens, un bilan individuel est réalisé par le supérieur hiérarchique pour vérifier l'adéquation de la charge de travail du salarié en fonction du nombre de jours travaillés, de l'organisation de son travail dans l'entreprise, de l'articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale et de son niveau de salaire. En outre, est évoquée l'amplitude des journées d'activité ainsi que la charge de travail du salarié qui doivent demeurer raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps de son travail. À l issue de l entretien, un formulaire d entretien est rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu il ait porté d éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet. B Procédure d alerte Lorsque le salarié estime sa charge de travail trop importante ou à toute occasion, il peut solliciter auprès de son responsable hiérarchique direct un entretien supplémentaire afin de s entretenir de sa charge de travail. C Suivi collectif annuel La Direction met également en œuvre un suivi collectif de l application du forfait annuel en jours. A ce titre, chaque année, l employeur consultera les représentants du personnel sur le recours aux conventions de forfait ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés en forfait-jours. Page 9 sur 10

10 Un bilan de l'application de l'accord est établi à la fin de chaque année et est soumis aux représentants du personnel. D Entretien annuel Conformément à l article L du Code du travail, un entretien annuel individuel est organisé par l'employeur, avec chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l'année. Il porte sur la charge de travail du salarié, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, ainsi que sur la rémunération du salarié. Cet entretien doit être conduit par le supérieur hiérarchique à la lumière des informations relevées dans les documents de suivi du forfait élaborés au cours de l année, des entretiens trimestriels, et du formulaire d entretien de l année précédente. À l issue de l entretien, un formulaire d entretien annuel sera rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu il ait porté d éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet. Page 10 sur 10