Formation tableur niveau 4 (Excel 2016 Mac)

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1 Formation tableur niveau 4 (Excel 2016 Mac) L objectif général de cette formation est de créer des tableaux utilisables sans risque par d autres personnes et de créer un tableau croisé. Sommaire 1. Supprimer les valeurs zéro Insérer un commentaire Créer une aide à la saisie Créer un message de saisie et une alerte d erreur Insérer une liste déroulante Protéger une feuille Réaliser une mise en forme conditionnelle Réaliser un tableau croisé dynamique Créer un graphique à partir d un tableau croisé dynamique Rechercher un résultat spécifique pour une cellule en ajustant la valeur d une autre cellule... 4 Télécharger le fichier Resultats.xlsx disponible à l URL Ouvrir le fichier. Dans la feuille Ventilation, en F3, saisir : =SOMME(C3:E3) > formater le résultat pour qu il affiche deux décimales > recopier la formule de F4 à F SUPPRIMER LES VALEURS ZÉRO Problème : Des 0 apparaissent de F5 à F20. Comment éviter qu ils ne s affichent? Solution : Menu Excel > Préférences > sous la rubrique Création, cliquer sur Affichage > sous la rubrique Afficher dans le classeur, décocher Valeurs nulles > fermer la fenêtre Affichage 2. INSÉRER UN COMMENTAIRE Problème : Vous allez partir en vacances. C est donc un stagiaire qui devra saisir quotidiennement les données dans le tableau de ventilation des achats. Afin qu il évite de se tromper, vous voulez ajouter des commentaires. Solution : Clic droit sur B3 > Insérer un commentaire Un cadre apparaît > supprimer le nom figurant dans le cadre > saisir : Dans cette cellule saisir le nom du fournisseur (voir sur la facture) > cliquer en dehors de la fenêtre de commentaire pour valider Placer la souris au-dessus de B3 le commentaire apparaît Cliquer en B3 > Ctrl+C (copier) > sélectionner les cellules B4:B20 > onglet Accueil > à gauche, cliquer sur la flèche à droite de Coller > Collage spécial > cocher Commentaires > OK TAB4_Excel2016Mac.docx 1 / 5 Y. CINOTTI

2 3. CRÉER UNE AIDE À LA SAISIE Problème : Comme je me méfie vraiment du stagiaire, je veux faire en sorte qu il ne puisse saisir dans la colonne A qu une date comprise entre le 3 et le 16 mai (dates de mes congés)! Solution : Sélectionner les cellules A5 à A20 > onglet Données > cliquer sur l icône Validation des données Onglet Paramètres > Autoriser : Date > Données : comprise entre > Date de début : 3/5/15 > Date de fin : 16/5/15 > OK En A5, essayer de saisir : 19/5/15 4. CRÉER UN MESSAGE DE SAISIE ET UNE ALERTE D ERREUR Problème : Je veux ajouter un message d aide à la saisie et un message d alerte. Solution : Sélectionner les cellules A5 à A20 > onglet Données > Validation des données Onglet Message de saisie > Titre : ATTENTION! > Message de saisie : La date doit être saisie sous la forme JJ/MM/AA et se situer entre le 3/5/15 et le 16/5/15 > onglet Alerte d erreur > Message d erreur : Attention au rapport de stage! > OK En A5, essayer de saisir : 19/5/15 5. INSÉRER UNE LISTE DÉROULANTE Problème : Comment faire en sorte que le stagiaire ne puisse saisir dans la colonne Stockage que l un des quatre lieux de stockage possible? Solution : Sélectionner G3:G20 > onglet Données > Validation des données Onglet Paramètres > Autoriser : Liste > dans la zone Source, saisir : Cave;Economat;Magasin général;direct (ne pas oublier le point-virgule entre chaque choix) > OK En G5, utiliser la liste déroulante pour saisir Cave NB : Il est possible d utiliser une liste saisie dans des cellules de la même feuille. C est le cas, dans la feuille Denrées du même fichier, où, dans la colonne B, la liste déroulante fait référence à la liste saisie dans la colonne H. Pour vous en rendre compte, dans la feuille Denrées, cliquer en B4 > onglet Données > Validation des données 6. PROTÉGER UNE FEUILLE Problème : J ai peur que le stagiaire ne s amuse à modifier le tableau en mon absence. Comment faire pour le protéger? Solution : Dans la feuille Ventilation, sélectionner les cellules A5 à E20 > tout en maintenant la touche cmd enfoncée, sélectionner G5:G20 > clic droit sur une des cases sélectionnées > Format de cellule Onglet Protection > décocher Verrouillée > OK Onglet Révision > cliquer sur l icône Protéger la feuille > Mot de passe pour ôter la protection de la feuille : 007 > Vérifier : 007 > OK Essayer de supprimer le contenu de F3 NB : Le principe à retenir pour protéger une feuille est donc qu il faut d abord désigner les zones de saisie qui ne seront pas protégées puis protéger tout le reste de la feuille. TAB4_Excel2016Mac.docx 2 / 5 Y. CINOTTI

3 Dans le fichier Resultats.xls, cliquer en bas sur l onglet Restos 7. RÉALISER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE Problème : Je souhaite pouvoir repérer rapidement les jours où des restaurants ont réalisé un ticket moyen inférieur à 16,20 Solution : En H1, saisir : Ticket moyen > en H2 saisir : =G2/C2 Cliquer en H2 > double-cliquer sur le petit carré noir, en bas et à droite de la cellule H2 afin de recopier rapidement la formule sur les cellules H3:H141 Cliquer en H2 > cmd+maj+ (pour sélectionner les cellules H2 à H141) > onglet Accueil > cliquer sur l icône Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Style : Classique > saisir les données comme ci-dessous Cliquer sur la double flèche à droite de la zone de saisie Mettre en forme avec > texte rouge > OK 8. RÉALISER UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Problème : Je souhaite réaliser un tableau de synthèse me permettant de connaître pour chaque restaurant, le nombre de couverts total réalisé. Solution : Cliquer en H2 > onglet Insertion > à gauche, cliquer sur l icône Tableau croisé dynamique Cocher Nouvelle feuille de calcul > OK une feuille s ouvre avec un tableau vide et la fenêtre Concepteur de tableau croisé dynamique Dans la fenêtre Concepteur de tableau croisé dynamique, cocher Restaurant et Couverts Pour avoir le détail du nombre de couverts par restaurant et par jour, dans la fenêtre Concepteur de tableau croisé dynamique, cliquer-glisser la ligne Jour vers la zone vide sous Colonnes 9. CRÉER UN GRAPHIQUE À PARTIR D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Problème : Je voudrais créer un graphique représentant, pour chaque restaurant, les CA moyens nourriture et boissons. Solution : Revenir vers la feuille Restos > onglet Insertion > à gauche, cliquer sur l icône Tableau croisé dynamique > OK Dans la fenêtre Concepteur de tableau croisé dynamique, cocher Restaurant, CA nourriture et CA boisson TAB4_Excel2016Mac.docx 3 / 5 Y. CINOTTI

4 Cliquer sur le i à droite de Somme de CA nourriture > Synthèse par : Moyenne > OK Faire de même sur la ligne Somme de CA boisson Onglet Insertion > au milieu, cliquer sur l icône Histogramme > Histogramme groupé Clic droit sur la bordure du graphique > Déplacer le graphique > cocher Nouvelle feuille > OK Modifier la légende : dans l onglet Création de graphique, cliquer sur Sélectionner des données > à droite de la zone Nom, remplacer =Feuil2!$B$4 par Nourriture > cliquer sous Entrées de légende (série) sur 708, > à droite de la zone Nom, remplacer =Feuil2!$C$4 par Boisson > OK Saisir le titre : Chiffres d affaires moyens > améliorer la mise en forme du titre Dans le fichier Resultats.xls, cliquer en bas sur l onglet Denrées 10. RECHERCHER UN RÉSULTAT SPÉCIFIQUE POUR UNE CELLULE EN AJUSTANT LA VALEUR D UNE AUTRE CELLULE Problème : Étant donné que, dans ce plat, c est surtout le prix du turbotin qui est sujet à variation, je souhaite savoir à quel prix je dois acheter le turbotin afin que le coût à la portion n excède pas 8 euros. Solution : Cliquer en F24 > > dans onglet Données, à droite, cliquer sur l icône Analyse de scénarios > Valeur cible > Valeur à atteindre : 8 > Cellule à modifier : E4 > OK > OK le prix unitaire HT du turbotin est passé à 26,06. C est le coût d achat maximum à ne pas dépasser Enregistrer le fichier Resultats.xlsx TAB4_Excel2016Mac.docx 4 / 5 Y. CINOTTI

5 Évaluation Vous travaillez au service commercial d un hôtel. Vous avez sélectionné dans votre base de données, les clients du segment individuel affaires ayant une carte de fidélité (fichier Fidelite.xls disponible à l adresse : Vous mettez en place, à la date du 31 décembre 2016, un scoring de la fidélité de vos clients. Pour cela, vous attribuez une note à chaque client en utilisant la segmentation RFM (récence, fréquence, montant) : La récence désigne le délai écoulé depuis la dernière venue du client. Le barème est le suivant : 10 points si le client est venu il y a moins de 6 mois (en considérant que tous les mois comptent 30 jours) ; 6 points, si 6 à 12 mois se sont écoulés depuis sa dernière venue ; 3 points de 12 mois à 18 mois ; 0 point au-delà. Pour la fréquence, vous attribuez 2 points pour chaque séjour dans les deux dernières années. Pour le montant, vous attribuez 0,003 point par euro généré depuis deux ans (arrondi à l entier le plus proche). Le score RFM correspond à la somme récence + fréquence + montant. Il doit s agir d un nombre entier puisque vous avez arrondi le score du montant. Vous faites en sorte que les scores strictement supérieurs à 19 s affichent en rouge. Vous créez, dans deux autres feuilles du même classeur : un tableau croisé présentant la fréquence de distribution des scores RFM (nombre de clients à 3 points, à 4 points, à n points) ; un graphique de la fréquence de distribution sous forme d histogramme. Envoyer au formateur les fichiers : Resultats.xlsx Fidelite.xlsx TAB4_Excel2016Mac.docx 5 / 5 Y. CINOTTI