Guide de catalogage pour PMB

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1 Guide de catalogage pour PMB Version provisoire destinée à la formation 26 septembre 2008 La version définitive sera publiée ultérieurement sur Espace doc (Adacémie de Rennes)

2 Sommaire RÈGLES DE TYPOGRAPHIE...4 LES DIFFÉRENTES RUBRIQUES...5 I. NOTICES Type de document Titre Titre propre Titre propre d un auteur différent Titre parallèle Complément du titre Titre de série et N dans la collection Responsabilité Auteur principal, Autre(s) auteur(s) Auteur(s) secondaire(s) Fonction Éditeur, autre éditeur Collection, n dans la collection Sous-collection Année Mention d'édition ISBN, EAN ou n commercial Collation ou pagination Livres Périodiques Images animées Documents sonores Multimédia Documents électroniques Notes Note générale Note de contenu résumé Indexation Catégories Indexation décimale Mots-clés Langues de la publication Langues de la publication Langues originales Liens (ressources électroniques) URL associée Format électronique de la ressource Champs personnalisés Nature du document Thème de fiction Genre Niveau Discipline Année de péremption Date d'origine Notice mère Type de relation...21 Guide de catalogage 2 septembre 2008

3 12.2 Notice mère Informations de gestion Statut de la notice Commentaire...22 II. EXEMPLAIRES N exemplaire Cote Support Localisation Section Propriétaire Statut Code statistique Notes Prix...24 III. PÉRIODIQUES ET BULLETINS...25 Titre propre...25 ISSN ( International Standard Serial Number )...25 Éditeur Bulletins...25 Numérotation...25 Date de parution...26 Libellé de période...26 Titre du bulletin...26 Autres champs...26 ANNEXES...27 Annexe 1 : les sources d information...28 Annexe 2 : Principales normes consultées relatives à la documentation...29 Annexe 3. Auteurs : rappel des mots maintenus en tête du nom...30 Annexe 4 : Répartition dans les types documentaires, fictions, essais...31 Annexe 5 : Liste d'autorité des natures de documents...31 Annexe 6 : Liste d'autorité des disciplines...32 Annexe 7 : Liste d'autorité des thèmes...33 Annexe 8 : Liste d'autorité des genres et formes...35 Annexe 9 : Liste d'autorité des niveaux...36 Annexe 10 : De la théorie à la pratique : volumes, tomaison Saisie d'ouvrage en simple exemplaire Saisie d'un ouvrage en plusieurs exemplaires Saisie d'un ouvrage comportant plusieurs oeuvres Ouvrage en plusieurs volumes...39 Annexe 11 : Quelques exemples de notices de documents électroniques...42 En complément de ce document, consulter les fiches techniques disponibles sur Espace doc Guide de catalogage 3 septembre 2008

4 Règles de typographie SIGNES DE PONCTUATION REGLES DE SAISIE - les signes simples (point, virgule) pas d espace avant, un espace après ne jamais mettre de virgule avant une parenthèse, un crochet, un tiret - les signes doubles (deux points, point virgule, point précédés et suivis d'un espace d interrogation) - les points de suspension toujours collés au mot qui les précède un espace après - apostrophes pas d espace avant, pas d espace après pas de majuscule après sauf s'il s'agit d'un nom propre - parenthèses la parenthèse ouvrante est précédée d'un espace avant (...) la parenthèse fermante est suivie d'un espace après il n y a pas d espace après la parenthèse ouvrante ni avant la parenthèse fermante - les guillemets les guillemets ouvrants sont précédés d'un espace avant "..." les guillemets fermants sont suivis d'un espace après pas d espace après le guillemet ouvrant ni avant le guillemet fermant AUTRES SIGNES REGLES DE SAISIE - abréviations elles sont toujours suivies d un point noter que l abréviation de «et cetera» (etc.) est toujours précédée d une virgule mais jamais suivie de points de suspension - dates les noms de mois ne prennent pas de majuscule - sigles composés en capitales sans points entre les lettres Ex : l IUFM, l ONU développer en toutes lettres pour les sigles méconnus - nombres les noter en chiffres sans espace dans l optique d une interrogation plein texte (20000 lieues sous les mers) pour bien retrouver «20000» dans le lexique et non pas «20» et «000» Guide de catalogage 4 septembre 2008

5 Les différentes rubriques RUBRIQUE INTITULES TYPE DE SAISIE NOTICES Type de document Liste de choix Titre Titre propre Titre propre d un auteur différent Titre parallèle Complément du titre Partie de Autorités N de partie Responsabilité Auteur principal Autorités Autre(s) auteur(s) Autorités Auteur(s) secondaire(s) Autorités Fonction Liste de choix Editeurs, collection Editeur Autorités Collection Autorités N dans la collection Sous collection Autorités Année Mention d édition Autre éditeur Autorités ISBN, EAN ou n ISBN, EAN ou n commercial (facultatif) Saisie indirecte (pop up) commercial Collation Importance matérielle Autres caractéristiques matérielles Format Prix Matériel d accompagnement Notes Note générale Note de contenu Résumé Indexation Catégories Autorités Indexation décimale Autorités Mots-clés Langues de la publication Langues de la publication Liste de choix Langues originales Liste de choix Liens (ressources URL associée électroniques) Format électronique de la ressource Champs personnalisés Nature du document Liste de choix Thème de fiction Liste de choix Genre Liste de choix Niveau Liste de choix Discipline Liste de choix Année de péremption Date de création Calendrier Notice mère Type de relation Liste de choix Notice mère Liste de choix Informations de gestion Statut de la notice Liste de choix Commentaire Guide de catalogage 5 septembre 2008

6 EXEMPLAIRES BULLETINS N. exemplaire Cote Support Localisation Section Propriétaire Statut Code statistique Message exemplaire Prix Numérotation Code-barre commercial Date de parution Libellé de période Titre du bulletin Saisie indirecte (pop up) Liste de choix Liste de choix Liste de choix Liste de choix Liste de choix Liste de choix Saisie indirecte (pop-up) ou calendrier Guide de catalogage 6 septembre 2008

7 I. NOTICES NB : les notices de dépouillement de revue adoptent la même structure que les notices générales, l écran de saisie est légèrement simplifié et adapté. Nous préciserons lorsqu il y a lieu les différences de traitement entre les différents types de notices. 1. TYPE DE DOCUMENT O Texte imprimé Liste de choix Oui texte imprimé texte manuscrit partition musicale imprimée partition musicale manuscrite document cartographique imprimé document cartographique manuscrit document projeté ou vidéo enregistrement sonore non musical enregistrement sonore musical document graphique à deux dimensions document électronique document multimédia objet à 3 dimensions, artefact, livre, périodique imprimé manuscrit, tapuscrit partition musicale imprimée (fascicule, livre) partition musicale originale, écrite à la main. carte (carte pour tableau, carte routière, carte d'étatmajor, etc.) carte réalisée à la main ou avec un logiciel de cartographie, mais document unique film de fiction ou documentaire sur bande-film, vidéocassette, DVD exemple : cassettes de contes, archives sonores disque vinyle, disque compact affiche documents en ligne, fichiers numérisés, cédérom, DVDrom document multisupport : livre + cassette, livre + CD audio, mallette contenant plusieurs types de documents un globe terrestre, un vase grec, la soupière en porcelaine de Limoges ayant appartenu à la donatrice de l'établissement TITRE 2.1 Titre propre O Oui La première lettre du premier mot du titre doit être en majuscule lorsqu'il n'y a pas d'article. Lorsque le titre comporte un article la première lettre du premier mot du titre reste en minuscule (sauf si ce mot est un nom propre. Quel titre choisir dans un document? pour les ouvrages : - le titre est transcrit tel qu'il figure sur la page de titre. pour les articles de périodiques : - le prendre en priorité dans le corps du périodique, à défaut dans le sommaire ou sur la couverture. Pas de point, pas d'espace à la fin du titre. Attention! Ne pas confondre titre et titre de série (voir plus bas), titre et complément du titre ou sous-titre. Le sous-titre vient compléter le titre dans une même unité documentaire. Guide de catalogage 7 septembre 2008

8 2.2 Titre propre d un auteur différent O Oui Titre donné à la contribution d'un autre auteur que l'auteur principal. Ex : La page de titre comporte Platon : Phèdre suivi de La Pharmacie de Platon de Jacques Derrida Titre propre : Phèdre Titre propre d'un auteur différent : La pharmacie de Platon NB : il est conseillé dans ce cas de rédiger une notice «mère» pour le titre principal et une notice «fille» pour l autre titre. 2.3 Titre parallèle O Oui Titre du document en langue étrangère si l indication figure sur le document (utile dans le cas des ouvrages bilingues, des films en version originale ) 2.4 Complément du titre O Oui Sous-titre du document 2.5 Titre de série et N dans la collection Titre de série Numéro dans la collection Saisie Type de saisie Opac Saisie Type de saisie Opac F Autorités Oui F Oui Mêmes règles de saisie que pour le champ Titre propre Nous distinguons plusieurs cas où l utilisation du titre de série s impose : Ce champ permettra de saisir les titres de regroupement comme par exemple : Titre propre Titre de série Le cahier gris Les Thibault Lorsque cela est possible, dans le cadre des bandes dessinées par exemple, on précisera le numéro du volume dans le champ N dans la collection Titre propre Les intondables Titre de série Le génie des alpages N dans la collection 5 Guide de catalogage 8 septembre 2008

9 3. RESPONSABILITÉ Les auteurs principaux et secondaires sont saisis dans la fenêtre de saisie des autorités auteur ou en gestion des autorités Nom du champ Type de saisie Explications Exemples Type Liste de choix. Valeur par défaut : personne physique. - personne physique - collectivité auteur : organisme ou groupe de personnes identifié par un nom particulier et ayant une activité durable ou périodique Elément d entrée ou nom Nom de famille de la personne ou nom de la collectivité Elément rejeté ou Prénom (suivi éventuellement de prénom la particule rejetée) Dates Dates de naissance et de mort de la personne physique Balzac Ministère de l Éducation nationale Honoré de av. J.-C. Cas particuliers des auteurs à particules : En français les particules «d» «de» sont rejetées après le nom, il faut donc écrire : La Fontaine, Jean de Sont maintenus en tête de nom les articles ou prépositions simples ou contractés, les particules et les préfixes. Ces termes sont considérés comme faisant corps avec les noms. Ce sont : - en français : au, aux, des, du, l, la, le, les Voir annexe «15» pour les noms étrangers. En cas d hésitation sur un nom, consulter le catalogue Opale de la BNF Auteur principal, Autre(s) auteur(s) O Autorités Oui Ne pas renseigner ce champ si le nombre d'auteurs est supérieur à 3 (anonyme par excès d auteurs). Ne jamais mettre la mention «Anonyme». 3.2 Auteur(s) secondaire(s) O Autorités Oui La répartition dans les champs Auteur principal et Auteur(s) secondaire(s) est fonction du type ou du genre des documents (une liste optionnelle est fournie en annexe 4). 3.3 Fonction O Auteur Liste de choix Oui Le champ Fonction recevant par défaut la valeur Auteur, penser à indiquer la fonction de chacun des auteurs secondaires. La liste des fonctions est une liste fermée : il n'est pas possible d'ajouter de nouvelle entrée. Dans l'éventualité où la fonction d'un auteur secondaire ne figurerait pas dans la liste, choisir «autre». Guide de catalogage 9 septembre 2008

10 4. ÉDITEURS, COLLECTION NB : Dans les autorités, les sous-collections sont directement reliées aux collections, lesquelles sont reliées aux éditeurs. Lors de la saisie, il convient donc de commencer par la sous-collection s'il y en a, ou par la collection s'il y en a : les autres champs seront alors remplis en fonction de la collection et de l'éditeur dont dépend la sous-collection. 4.1 Éditeur, autre éditeur Editeur O Autorités Oui Autre éditeur F Autorités Non Champ obligatoire pour les supports "livre". Dans les autorités, la table «éditeurs» comporte plusieurs champs (adresse, ville, lien, commentaire...) ; seul le nom de l'éditeur est obligatoire. Cependant, les notices de la BNF comportent généralement la mention du champ ville, qui figure normalement dans la norme ISBD d'affichage des notices. Pour les livres au format poche, l'éditeur n'est pas nécessairement celui qui figure sur la page de titre, mais l'éditeur de la collection de poche. ex. : pour un livre de la collection Folio, l'éditeur sera toujours Gallimard, quel que soit l'éditeur porté sur la page de titre. 4.2 Collection, n dans la collection Collection N dans la collection Saisie Type de saisie Opac Saisie Type de saisie Opac F Autorités Oui F Autorités Oui Puisque les collections sont directement liées aux éditeurs, si deux collections publiées par des éditeurs différents ont le même nom, elles feront l'objet d'entrées distinctes dans les autorités. Lors de la saisie d'une nouvelle collection : Nom du champ Type de saisie Explications Exemples Collection 128 Editeur Autorités Il est impossible de créer une A. Colin collection sans la relier à un éditeur ISSN International Standard Serial Number (facultatif) Le numéro ISSN (International Standard Serial Number) : Il est composé de 9 signes : 8 chiffres arabes répartis en 2 segments de 4 chiffres séparés par un tiret. Le dernier chiffre est le chiffre de contrôle (qui comme pour l'isbn peut être le X romain). Il concerne les périodiques et les collections. 4.3 Sous-collection F Autorités Oui Puisque les sous-collections sont directement liées aux collections, si deux sous-collections publiées par des éditeurs différents ont le même nom, elles feront l'objet d'entrées distinctes dans les autorités. Lors de la saisie d'une nouvelle sous-collection (à partir du bouton «ajouter une sous-collection») : Guide de catalogage 10 septembre 2008

11 Nom du champ Type de saisie Explications Exemples Sous-collection Economie Collection Autorités Il est impossible de créer une souscollection sans la relier à une collection. Editeur Saisie Champ rempli automatiquement en impossible fonction du choix de la collection ISSN International Standard Serial Number (facultatif) 128 A. Colin 4.4 Année O (si trouvable) Oui Pour déterminer l'année d'édition, privilégier, dans l'ordre, les renseignements suivants : année figurant sur la page de titre (cas assez rare), dépôt légal, achevé d'imprimé, copyright. Si l'année d'édition est introuvable, rechercher sur le site de la BNF, ou laisser le champ vide. 4.5 Mention d'édition F Oui La mention d'édition n'est notée que si elle apporte une information (en particulier concernant les documents multimédia ou les logiciels) et si elle est mentionnée sur le document. Reporter la mention indiquée sur la page de titre de l'ouvrage ou la jaquette du document multimédia ou du logiciel. ex. : 2 ème édition revue et augmentée version ISBN, EAN OU N COMMERCIAL F Autorités Oui L'ISBN (International Standard Book Number) ; il identifie sur le plan international chaque titre d'un éditeur déterminé. Il est composé depuis le 1er janvier 2007 de 17 signes répartis en 5 segments dont les longueurs respectives peuvent varier, séparés par 4 tirets (antérieurement : 13 signes, en 4 segments) Ex. : n d'identification du groupe national, géographique, linguistique auquel appartient l'éditeur n d'identification de l'éditeur n d'identification du titre chiffre de contrôle (en chiffre arabe) sauf pour la valeur 10 qui s'écrit X en chiffre romain L'ISBN à 10 chiffres a été augmenté du préfixe 978 (puis 979 lorsque les segments existants seront épuisés), avec recalcul de la clé de contrôle. Guide de catalogage 11 septembre 2008

12 L'EAN (European Article Numbering) : code à barres utilisé par le commerce, composé de 13 chiffres. Pour les livres, il est calculé à partir de l'isbn. Il est équivalent à l'isbn à 13 chiffres. La saisie de l'isbn est facultative, mais elle est fortement recommandée : elle permet de contrôler l'existence d'un ouvrage dans la base (un contrôle d'unicité s'effectue sur ce champ) lors de la saisie d'une nouvelle notice c'est l'isbn qui permet l'affichage des couvertures des livres dans l'opac Pour les images animées : Les films du commerce ont un numéro de visa qui peut servir de numéro normalisé. Pour tous les autres documents, il n'existe pas de numéro qui permette d'identifier à coup sûr un document sur le plan national ou international. Note importante : Le numéro normalisé ne s'applique qu'au document principal. Ainsi on ne mettra pas l'isbn du document d'accompagnement d'une série de diapositives ou d'un document sonore. 6. COLLATION OU PAGINATION 6.1 Livres Nom du champ Explications Exemples Importance matérielle Autres caractéristiques matérielles Format Matériel d'accompagnement Le champ comporte nécessairement une mention de pagination à prendre sur la dernière page foliotée. Le plus souvent, le nombre de pages comporte un nombre suivi d'un espace suivi d'un p minuscule et d'un point Le champ comporte éventuellement une mention d'illustration. La norme moyenne ne prévoit que la mention ill. pour tous types d'illustrations. Toutefois, il n'est pas exclu d en préciser le type dans le champ Note générale si l'information vous paraît importante. (exemple : Note générale : plan, carte...) L'indication concernant la hauteur du document en cm n'est pas nécessaire. Si vous souhaitez l'indiquer, arrondissez au cm supérieur. Pour les formats «à l'italienne», vous pouvez indiquer également la largeur. Indiquer le nombre d'éléments. Créer éventuellement une notice fille pour ce matériel. 36 p. 2 vol., 159 p., 166 p. XXII-359 p. non paginé pagination multiple ill. 18 cm 21 x 18 cm 1 cédérom 1 affiche 6.2 Périodiques En saisie d'articles de périodique, la collation est réduite à un champ unique intitulé pagination Le champ comporte -le nombre de pages s'il s'agit d'un numéro spécial -les n des pages extrêmes suivis ou précédés d'un p minuscule et d'un point. -Si la pagination n'est pas continue, indiquer les deux paginations séparées par une virgule. ex : p : l'article est situé entre les pages 13 et 26 ; sans rupture p , p. 50 : l'article est divisé en deux parties la première comprise entre les pages 36 et 42 et la seconde sur la page 50 p. 50 : l'article se trouve sur la page p. : le numéro spécial comporte 54 p. Guide de catalogage 12 septembre 2008

13 6.3 Images fixes Diapositives Nom du champ Explications Exemples Importance matérielle Autres caractéristiques matérielles Format Matériel d'accompagnement Nombre de diapositives (en abrégé, sans s et avec un point) Mention de couleur ou de noir et blanc Sans objet pour les diapositives S il s agit d un document écrit, ce pourra être une fiche (jusqu à 2 pages), une notice (jusqu à 4 pages), un livret (jusqu à 50 pages), un livre (plus de 50 pages). Indiquer le nombre de documents, même s'il n'y en a qu'un seul. Mettre les mentions descriptives (nombre de pages, mention d'illustration) concernant ce document entre parenthèses 24 diapo. coul. n. et bl. 1 livret (5 p.) Affiches, gravures, photographies, transparents Nom du champ Explications Exemples Importance matérielle Nombre et type de documents 1 affiche 5 gravures Autres caractéristiques matérielles Mention de couleur ou de noir et blanc Mention de texte ou de légende coul., ill. et textes n. et bl. Format Hauteur x largeur 30 x 21 cm Matériel d'accompagnement S il s agit d un document écrit, ce pourra être une fiche (jusqu à 2 pages), une notice (jusqu à 4 pages), un livret (jusqu à 50 pages), un livre (plus de 50 pages). Indiquer le nombre de documents, même s'il n'y en a qu'un seul. Mettre les mentions descriptives (nombre de pages, mention d'illustration) concernant ce document entre parenthèses 1 livret (5 p.) 6.4 Images animées Nom du champ Explications Exemples Importance matérielle A la suite : Support, avec le mode de présentation et le nombre d'élements Durée en heures et minutes (dans la norme Z44-065, les abréviations de minute et d'heure ne sont pas suivies d'un point.) 1 film 16 mm, 30 mn 2 vidéocassettes VHS, 1 h 25 mn 1 DVD, 45 mn Autres caractéristiques matérielles Mention de couleur ou de noir et blanc s'il s'agit d'une bande vidéo, préciser le procédé : PAL, SECAM, NTSC Mention de son coul., SECAM, sonore n. et bl., muet Format Sans objet Matériel d'acc, cf. images fixes 1 livret (5 p.) Guide de catalogage 13 septembre 2008

14 6.5 Documents sonores Nom du champ Explications Exemples Importance matérielle A la suite : Support précédé du nombre d'éléments Durée en heures et minutes si elle est précisée sur le support (dans la norme Z44-065, les abréviations de minute et d'heure ne sont pas suivies d'un point.) Autres caractéristiques matérielles Format Matériel d'accompagnement Sans objet Sans objet cf. images fixes 1 CD audio, 47 min 3 audiocassettes, 2 h 35 min 1 livret (5 p.) 6.6 Multimédia Renseigner d'abord la collation du document principal et compléter la description dans le champ Matériel d'accompagnement. Il est possible de rédiger une notice fille pour chacun des documents composant l'ensemble. Nom du champ Explications Exemples Importance matérielle Autres caractéristiques matérielles Format Matériel d'accompagnement cf. indications concernant le premier document choisi idem idem Ajouter les autres supports 1 DVD-vidéo, 1 h 10 mn 20 transparents coul., sonore coul. 30 x 20 cm 1 cédérom 1 audiocassette, 20 mn + 1 livre (70 p.) 6.7 Documents électroniques Pour les sites Internet, nous vous déconseillons de renseigner ce champ. Si vous le renseignez, indiquez entre crochets la pagination approximative (telle qu elle apparaît dans l aperçu avant impression du navigateur). Nom du champ Explications Exemples Importance matérielle Autres caractéristiques matérielles Format Matériel d'accompagnement Support précédé du nombre d'éléments Sites internet : (facultatif) mettre entre crochets la pagination approximative Mention de couleur ou de noir et blanc Mention de son Sans objet (ou indiquer la dimension du CD) Sites internet : préciser : Web Cf. images fixes 1 cédérom PC 1 fichier pdf, 20 p. [env. 20 p.] coul., sonore 12 cm Web Guide de catalogage 14 septembre 2008

15 7. NOTES 7.1 Note générale F Oui Ce champ peut recevoir toutes précisions utiles concernant le titre, les auteurs, la description ou toute autre zone. Indiquer par exemple en toutes lettres : bibliographie, index, notes, appareil critique Le plus couramment, on peut avoir des notes concernant : -les annexes : bibliographie, chronologie, index, etc... -les auteurs Il ne faut pas encombrer cette rubrique de notions qui seraient à leur place dans le résumé. Ne pas passer à la ligne. Documents électroniques ou multimédia : préciser dans ce champ les contraintes techniques et configurations requises. Ex : Collation : 1 cédérom : sonore + 1 livret (32 p.) Note générale : Configuration requise : Pentium III ; 64 Mo RAM ; Windows 98 ; moniteur SVGA couleurs, carte son (voir annexe 13) 7.2 Note de contenu F Oui Ce champ peut servir à : détailler le contenu d'un document comprenant plusieurs unités documentaires (recueil de nouvelles, d'articles, oeuvres complètes, etc.) exposer un point de vue critique sur le fond ou la forme du document décrit. On limitera la longueur de l'analyse. Il est indispensable que les analyses soient signées. 7.3 résumé F Oui Le recours quasi-systématique à l'interrogation plein texte dans PMB doit rendre particulièrement vigilant lors de la rédaction du résumé. Il faut éviter l utilisation de termes polysémiques ou ambigus (argent, ferme, voile, canard, note ) et diversifier les mots-clés en utilisant des sigles, noms propres, synonymes car la recherche plein texte ne traite pas la synonymie L objectif étant d introduire dans le résumé des termes absents des champs Titre, Catégories, Mots-clés. Le résumé ne doit pas être trop long de façon à faciliter la lecture des notices à l écran. Rédaction : Le résumé doit être de type indicatif et non informatif. Son objet est la présentation des principaux sujets de l'ouvrage ou de l'article de la revue. Exemple de résumé informatif : Guide de catalogage 15 septembre 2008

16 Les graveurs de CD permettent d enregistrer des données informatiques (fichiers son, images ) de façon parfaite sur un support plus solide que la disquette traditionnelle. La gravure d un CD reste pourtant complexe et cache bien des pièges. La rédaction de Sciences et avenir a testé 8 graveurs et comparé les logiciels de gravure. Elle nous donne aussi des conseils pour mieux utiliser ce périphérique et décrit les différents types de CD. Le même, en mode indicatif : Essai comparatif de 8 graveurs de CD réalisé en Matériels et logiciels nécessaires. Encadré sur les différents types de CD. Attention aux chapeaux des articles pour les périodiques! Ne pas les reprendre systématiquement car ils n ont pas pour objet de résumer l article. Ils sont une accroche pour le lecteur et ne rendent pas souvent compte du contenu réel de l article. Forme du résumé 1 : Le résumé peut prendre la forme suivante : Forme (dossier, interview ) + sujet principal + lieu + date : partie énumérative. Ex : Dossier sur les Indiens d Amérique du Nord de 1500 à nos jours : la colonisation, la vie actuelle des tribus dans les réserves, leurs ressources économiques, les luttes politiques, l utilisation d Internet. 8. INDEXATION 8.1 Catégories Ce champ est rempli obligatoirement pour les documents de type "documentaire" ou facultativement pour les documents de type "essai" (rubrique 3). Le thésaurus utilisé est MOTBIS édité par le CNDP. Utilisation des TG (termes génériques) et des TS (termes spécifiques). En théorie, il ne faut pas utiliser dans le champ descripteurs un générique et un ou plusieurs spécifiques appartenant à la même chaîne hiérarchique. Cependant, PMB ne permet pas, actuellement, l'autopostage : il faut donc, tout en veillant à utiliser les termes les plus spécifiques, veiller à intégrer dans le résumé les termes susceptibles d'être utilisés pour la recherche. Important : - Ne pas oublier que le descripteur est un mot-clé d'analyse de contenu et non de forme ou de contexte ex : une bibliographie sur l'enseignement modulaire en seconde sera indexée par les descripteurs : module de formation classe de 2e et non par : bibliographie que l'on indiquera plutôt dans le champ "genre". On mettra bibliographie dans le champ "descripteurs" pour un ouvrage sur la technique de la bibliographie. Même remarque pour les essais comparatifs. - Eviter l'emploi des mots outils quand les descripteurs sont nombreux, car on ne pourrait pas "attacher" un mot outil à un descripteur particulier. ex : évolution emploi population Afrique sub-saharienne - Quand il s'agit d'indiquer un niveau d'enseignement, choisir le niveau et non le type d'établissement. ex : la lecture au collège 25 : lecture/secondaire premier cycle 1 D après le guide «Conseils de saisie à l intention des indexeurs» des académies de Poitiers et Limoges Guide de catalogage 16 septembre 2008

17 - Respecter le niveau de spécificité ou de généricité du document à l'indexation. ex : un document qui traite du Kenya sera indexé avec le descripteur Kenya (et non Afrique) un document sur l'afrique en général avec le descripteur Afrique. On peut compléter l utilisation d un terme générique dans le champ 25 avec un terme plus spécifique dans le champ résumé. - Eviter la démarche classificatoire qui conduirait à employer un descripteur de domaine ex : un article sur les microprocesseurs sera bien rendu par le descripteur microprocesseur inutile d'ajouter informatique autre exemple : un article sur l'ironie selon Bachelard n'a pas besoin du descripteur philosophie en revanche, un article sur la philosophie de l'écologie justifie la présence des 2 descripteurs philosophie/écologie 8.2 Indexation décimale F Autorités Oui Il s agit d indices Dewey (et non pas de cotes à proprement parler) ; par défaut, pmb comporte les 100 catégories principales (000, 010 etc. jusqu'à 990). Il est possible d'ajouter des indices plus précis. Il est également possible d'indiquer des indices pour des documents ne comportant pas de cote chiffrée (articles de périodiques, par exemple). L'utilité de ce champ est de permettre une navigation proche de la navigation par descripteurs, via la «marguerite des catégories» ou «les 100 cases du savoir» (modules à activer dans l'opac à partir des paramètres de l'opac, voir fiche 6.1) ; cependant cette navigation ne présente un intérêt que si le champ est renseigné de façon systématique. 8.3 Mots-clés F Oui Rubrique destinée prioritairement à recevoir les noms de personnes et noms de lieux s'ils sont le sujet du document. Pour toute autre notion, user de ce champ avec grande modération. NB : du fait de l'impossibilité actuelle d'utiliser le thésaurus Motbis 2006, un nombre important de descripteurs contenus dans les Mémofiches vont se retrouver dans la zone Mots-clés. - Noms de personnes Ils sont mis à la forme normalisée dans les mots-clés. On fera suivre le nom de la personne de : date de naissance-date de mort ; si la personne est vivante, date de naissance suivie d un tiret. Ex: Catégories : écrivain France 20e siècle Mots-clés : Céline, Louis-Ferdinand : Nothomb, Amélie : On introduit dans le champ catégories le descripteur approprié, le pays et le siècle. Guide de catalogage 17 septembre 2008

18 - Noms de lieu - Mots libres Cas particulier des personnages ayant vécu avant notre ère : Archimède : av-jc Ovide : 0043 av-jc-0018 Introduits en mots-clés si justifié. On notera en catégories le nom du pays. Pour les lieux situés en France, rajouter le département ; pour les lieux situés à l'étranger, rajouter le nom du pays. Ex : Rennes : Ille-et-Vilaine Rimini : Italie Paris : Texas En user avec prudence et modération. N'y admettre que les termes absents de MOTBIS et absolument nécessaires au traitement documentaire de l'article ou de l'ouvrage. Attention, les contraintes de MOTBIS s'imposent aux mots-clés : - noms communs : au singulier, sans majuscule initiale, sauf si l'usage l'impose ex : Eaux territoriales ou sauf nom des peuples ex : Afars, Français Remarque : avec une interrogation plein texte, il devient inutile de renseigner ce champ avec des termes déjà présents dans le titre, le résumé 9. LANGUES DE LA PUBLICATION 9.1 Langues de la publication F français Liste de choix Oui Dans le cas d un ouvrage multilingue, on indiquera dans ce champ toutes les langues de la publication. 9.2 Langues originales F Liste de choix Oui Dans le cas d une traduction, indiquer ici la langue d origine du document. Dans le cas d un ouvrage bilingue, on pourra, en plus, préciser ici la langue d origine (ce qui permet d effectuer une recherche par langue d origine pour tous les documents traduits, qu ils soient bilingues ou unilingues) 10. LIENS (RESSOURCES ÉLECTRONIQUES) 10.1 URL associée F Oui (lien) L'URL associée doit être saisie dans son intégralité (y compris le Le bouton «vérifier» permet de contrôler l'exactitude de la saisie et la disponibilité de la page ou du fichier. Guide de catalogage 18 septembre 2008

19 10.2 Format électronique de la ressource F Oui Indiquer le type de ressource électronique et éventuellement l'extension des fichiers : Exemples : site internet, fichier pdf, fichier odt (OpenOffice 2), fichier doc Cas particulier des fils RSS (cf. fiche 6.3) : indiquer précisément dans cette zone : RSS ### # 11. CHAMPS PERSONNALISÉS Ces champs ont été créés spécifiquement dans PMB pour les besoins des CDI. Pour les champs fonctionnant par liste de choix : il n est pas possible en saisie de notice d ajouter une valeur dans ces champs, mais l opération peut être effectuée à partir de l onglet Administration. Administration > Notices > Personnalisables > Choisir la liste > Options Pour ajouter une entrée : Cliquer sur ajouter dans la nouvelle fenêtre Au bas de la liste, ajouter le ou les mots souhaités ; dans la case de gauche, indiquer un numéro non utilisé dans la colonne ; ignorer la case de droite Puis cliquer sur Trier, et Enregistrer. Pour supprimer des entrées Vérifier auparavant qu'elles ne sont pas utilisées dans des notices ; faire les corrections éventuelles Dans la liste, cocher les entrées à supprimer, puis Supprimer les options cochées Trier, puis Enregistrer Nature du document O documentaire Liste de choix Oui Trois possibilités : documentaire : pour tous les documentaires quel que soit le support : livres, séries de diapositives, vidéos, cédéroms etc. Le genre ou la forme du document (manuel, usuel, annales, dictionnaire ) sera précisé dans le champ Genre essai : pour tous les textes philosophiques, politiques, sociologiques dès lors qu ils expriment une opinion ou une prise de position. fiction : pour toutes les œuvres relevant de l imaginaire, qu elles soient littéraires, cinématographiques, musicales Thème de fiction F Liste de choix Oui Ne concerne que les oeuvres qui entrent dans le type de document "fiction". Pour les oeuvres philosophiques, se reporter à la liste des thèmes philosophiques mentionnés dans MOTBIS. Guide de catalogage 19 septembre 2008

20 11.3 Genre F Liste de choix Oui La liste proposée contient à la fois des genres et sous-genres de fiction (roman, nouvelle, aventure, science-fiction, policier...) et des formes de documentaires (atlas, dictionnaire...) ou d'articles de périodiques (reportage, dossier thématique...) 11.4 Niveau F Liste de choix Oui Il peut être utilisé pour décrire tout type de document. Il doit être renseigné obligatoirement quand il y a dans la notice une mention de discipline. Il est conseillé d'indiquer à la fois le niveau précis concerné par le document, et un niveau plus général, pour faciliter la recherche. Ex. : pour un manuel concernant les classes de 6ème, indiquer niveau = classe de 6e niveau = collège 11.5 Discipline F Liste de choix Oui Champ réservé aux manuels scolaires, guides pédagogiques, livres du professeur, annales. A l'interrogation, il conviendra de croiser avec le niveau Année de péremption F Liste de choix Non Cette rubrique concerne uniquement les notices de dépouillement des périodiques. Noter les quatre chiffres du millésime. ex. : 2010 Son utilisation est normalisée 2, les échéances admises sont : 1, 3, 5 et 10 ans. Soit pour les notices produites en 2007 : Et à partir de 2008 : Par 2010, on entend que la notice peut être désherbée le 31 décembre Dès janvier 2011, on pourra donc avec profit commencer à désherber les articles ayant une date de péremption 2010 (sans oublier les bulletins correspondants) Date d'origine O Date du jour Calendrier Non Par défaut, c'est la date du jour de la saisie qui est retenue dans ce champ, sous la forme jj/mm/aaaa 2 D'après le guide "Conseils de saisie à l'attention des indexeurs" des académies de Poitiers et Limoges. Guide de catalogage 20 septembre 2008

21 Pour la modifier (en cas de nouvelle saisie d'un document supprimé par erreur, par exemple), cliquer sur le calendrier pour sélectionner la date souhaitée. Lors de l'importation de notices extérieures (mémonotices, base convertie), c'est la date originelle qui figure dans ce champ. NB : Lors de l'interrogation multicritères, ne pas confondre ce champ avec le champ «date de création», qui apparaît dans la rubrique notices, qui n'est pas visible en catalogage et donc non modifiable, et qui correspond à la date d'enregistrement de la notice dans la base. 12. NOTICE MÈRE Certaines notices peuvent concerner une partie de document ; cette zone est utilisée pour relier ces notices au document principal (concerne les notices de documents autres que périodiques). cf. exemple d'utilisation en annexe 10, 3 Ex : recueils de nouvelles, de contes afin de les faire apparaître comme des unités documentaires distinctes Type de relation F Contenu dans Liste de choix Oui Autres choix possibles : «est un bulletin de», «fait partie de», «in»... La plupart du temps, on laissera la valeur par défaut («contenu dans») 12.2 Notice mère F Sélection Oui Ce champ est prérempli lorsque l'on crée une notice fille à partir du bouton «Créer notice fille» de la notice principale. Il est possible, en cas d'erreur de saisie ou de problème lié à la conversion de notices, de relier une notice déjà créée à une autre, en cliquant sur le bouton puis en sélectionnant dans la liste le titre de la notice mère. 13. INFORMATIONS DE GESTION 13.1 Statut de la notice O Sans statut particulier Liste de choix Non Le statut de la notice peut commander la visibilité ou non de la notice dans l'opac (prêt express, ouvrages en commande...), de l'exemplaire, faciliter la gestion de certains types de notices (mémodocnet...). Les notices ordinaires sont «sans statut particulier» Commentaire Le commentaire, invisible dans l'opac, peut servir à commenter le statut particulier de la notice. Guide de catalogage 21 septembre 2008

22 II. EXEMPLAIRES Toutes les listes de choix des exemplaires peuvent être modifiées à partir de l'onglet Administration Administration > Exemplaires Choisir la liste voulue, puis ajouter, modifier ou supprimer une entrée (il est impossible de supprimer une entrée utilisée dans les exemplaires). Les valeurs affichées par défaut peuvent être modifiées à partir des paramètres de l'utilisateur Les valeurs indiquées ici comme valeurs par défaut sont indicatives, elle peuvent donc différer d'une base à l'autre. La visibilité des différents champs dans l'opac est paramétrable : Administration > Outils > Paramètres > Affichage des notices : expl_data 1. N exemplaire O Directe ou indirecte Oui Ce champ permet de saisir le code à barres qui servira à gérer le prêt. Les doublons sont impossibles dans ce champ. Le code à barres, saisi directement au moment de la création de l'exemplaire, est modifiable (à partir d'un popup) en modification d'exemplaire, en cas d'erreur de saisie. 2. Cote O Oui La cote (emplacement du document à l'intérieur d'une localisation) est propre à chaque établissement. La cote est obligatoire pour tous les exemplaires, y compris les périodiques. 3. Support O Livre Liste de choix Oui Le champ «support» en exemplaires ne sert pas uniquement à traduire la notion de support physique, mais est également utilisée pour configurer les quotas de prêt. Outre les supports proprement dits (livre, périodique, cédérom...) on pourra donc différencier certains types de documents faisant l'objet de prêts particuliers : bandes dessinées, usuels, etc. 4. Localisation O CDI Liste de choix Oui Permet de spécifier l'emplacement de documents situés hors du CDI. Ex : Cabinet d'histoire-géo, Laboratoire SVT, etc. Guide de catalogage 22 septembre 2008

23 5. Section O documentaire Liste de choix Oui Par défaut, il existe 3 sections dans la base : fiction, documentaire, essai. Vous pouvez choisir d'en ajouter et de préciser celles qui existent déjà. La section peut correspondre à la partie du CDI dans laquelle se trouve le document : on peut envisager, par exemple, de répartir les sections entre : romans, bandes dessinées, orientation, périodiques, etc. Pour apparaître lors de la saisie, chaque section doit être liée à une localisation au moins. 6. Propriétaire O Fonds propre Liste de choix Non Vous pouvez ajouter d'autres propriétaires, si vous intégrez dans votre base, par exemple, de façon temporaire, des documents prêtés par la bibliothèque municipale, le CDDP, etc. 7. Statut O Document en bon état Liste de choix Non Autres statuts possibles : document en court d'import, en cours de saisie, exclu du prêt, perdu. Normalement, seuls les documents en bon état sont indiqués comme «disponibles» dans l'opac 8. Code statistique O inconnu Liste de choix Non A utiliser, si on le souhaite, pour spécifier le type de public auquel s'adresse le document (élèves, enseignants, tous publics...). 9. Notes F Non Permet d'apporter des précisions concernant le prêt d'un exemplaire (ce champ n'est visible qu'en modification d'exemplaire et lors du prêt de l'exemplaire). 10. Prix F Non Prix d'achat de l'exemplaire. Guide de catalogage 23 septembre 2008

24 III. PÉRIODIQUES ET BULLETINS 1. NOTICE MÈRE DE PÉRIODIQUE La notice mère décrit d une manière générale le périodique. A cette notice mère, sont rattachés des bulletins (chaque numéro d'un périodique). Pour les périodiques, saisir un nombre minimal d'informations : Titre propre (nom du périodique), ISSN, éditeur. Titre propre Saisie Valeur par défaut Type de saisie O Pour la graphie des noms de revues, se référer précisément à la liste des notices dépouillées par Poitiers, 2 ème colonne, intitulée «Titre de collection (titre-clé)» Seule une graphie identique peut permettre le rattachement correct des Mémofiches aux bulletins déjà saisis dans la base. Pour les autres périodiques provenant d une autre source (Doctec ), se référer à la liste des titres dépouillés. Le nom de la revue comporte toujours l'initiale en majuscule. ISSN ( International Standard Serial Number ) Saisie Valeur par défaut Type de saisie F Saisie indirecte Il est composé de 9 signes : 8 chiffres arabes répartis en 2 segments de 4 chiffres séparés par un tiret. Le dernier chiffre est le chiffre de contrôle (qui comme pour l'isbn peut être le X romain). ex. : ISSN de l'ecole des lettres second cycle : Éditeur Saisie Valeur par défaut Type de saisie F Autorités Cf. Notices, BULLETINS Numérotation Saisie Valeur par défaut Type de saisie F On inscrira directement le numéro de la revue sans le faire précéder de l'abréviation n. Attention! Si ce champ n est pas renseigné précisément selon les indications suivantes, le rattachement des notices intellectuelles au bulletin ne se fait pas correctement. Guide de catalogage 24 septembre 2008

25 Rattachement des Mémofiches : Pour toutes les revues dépouillées dans les Mémofiches de Poitiers, il est impératif de suivre la numérotation indiquée dans la liste qui figure en ligne : Exemple : Le Monde2 Pour le numéro 125 du Monde2, indiquer : H0125 Pour les suppléments, écrire Exemple : 294, suppl. Pour les numéros doubles, ne pas abréger les numéros Exemple : Numéros hors-série : Dans le cas de hors-série à parution régulière : la notice mère de la revue doit comporter la mention hors-série (cf. liste des périodiques dépouillés dans les mémofiches) Code-barre commercial F Saisie indirecte (pop-up) Non Saisie à effectuer à l'aide de la douchette (inutile) Date de parution O ou calendrier Oui Quelle que soit la périodicité de la revue, saisir sous la forme jj/mm/aaaa Exemple : pour un mensuel de janvier 2007, indiquer 01/01/2007 L'utilisation du calendrier, facultative, permet de s'assurer que l'on utilise la graphie correcte. Libellé de période O Oui Pour un quotidien, un hebdomadaire, un bimensuel: jj/mm/aaa Exemple : pour TDC du 15 mars /03/2007 Pour un mensuel, un trimestriel... : mm/aaaa Ex. : Le Monde diplomatique de mars /2007 Alternatives internationales de janvier/février /2007 Titre du bulletin F Oui En règle générale : ne rien indiquer dans cette case. Il est possible d'indiquer dans ce champ le titre d'un numéro spécial : ce champ n'est interrogeable que si l'on crée une notice de bulletin, son intitulé apparaît dans la liste des bulletins Autres champs Les autres champs du bulletin ne sont à renseigner que si l'on souhaite créer une notice de bulletin (il faut alors renseigner le champ titre, et au moins un des champs notes ou indexation. Guide de catalogage 25 septembre 2008

26 ANNEXES ANNEXE 1 Les sources d'information ANNEXE 2 Principales normes relatives à la documentation ANNEXE 3 Auteurs : rappel des mots maintenus en tête de nom ANNEXE 4 Répartition dans les natures «documentaires», «fictions», «essais» ANNEXE 5 Liste d'autorité des natures de documents ANNEXE 6 Liste d'autorité des disciplines ANNEXE 7 Liste d'autorité des thèmes de fiction ANNEXE 8 Liste d'autorité des genres et formes (champ «genre») ANNEXE 9 Liste d'autorité des niveaux ANNEXE 10 De la théorie à la pratique (volumes, tomaison etc.) ANNEXE 11 Exemples de notices de traitement de documents électroniques AVERTISSEMENT : Pour tous les champs qui font référence à une liste d'autorité, il est souhaitable de consulter ces listes (fournies en annexe). Guide de catalogage 26 septembre 2008

27 ANNEXE 1 : LES SOURCES D INFORMATION En règle générale, la source d'information principale pour la description d'un document est le document luimême. Ensuite, sont consultés les documents d'accompagnement puis éventuellement s'il manque des informations, des éléments extérieurs (catalogues, bibliographies, publicité...). L'ordre préférentiel des sources d'information sera : pour les ouvrages ou brochures (livre) : - la page de titre, - les autres parties liminaires (ex. : verso page de titre), - le reste de la publication, - les sources extérieures. pour les articles de périodiques (périodique) : - prendre le titre qui est en tête de l'article, à défaut celui du sommaire, à défaut celui de la couverture. pour les documents cartographiques (carte) : - le document cartographique lui-même et les sources associées en permanence avec le document, - des sources extérieures pour les images fixes (image fixe) : - le conteneur ou la pochette, - le document d'accompagnement, - le cadre de la diapositive, pour les images animées (vidéocassette) : - le générique, - le document d'accompagnement, - des sources extérieures. pour les documents sonores (audiocassette, disque compact audio ) : - étiquette, pochette ou boîte, - le document lui-même, - le document d'accompagnement, - des sources extérieures. pour les documents électroniques de type cédérom ou DVD-ROM : - le conteneur ou emballage (jaquette, pochette, boîtier...), la notice descriptive jointe, chacun des médias. pour les sites ou pages internet : - le site lui-même, les métadonnées. Guide de catalogage 27 septembre 2008

28 ANNEXE 2 : PRINCIPALES NORMES CONSULTÉES RELATIVES À LA DOCUMENTATION 1 - CATALOGAGE NF Z mai 1991 NF Z décembre 1988 NF Z juin 1980 NF Z juillet 1963 NF Z octobre 1983 Catalogage des monographies - description bibliographique allégée Catalogage des enregistrements sonores - rédaction de la notice phonographique Catalogage des images animées - rédaction de la notice bibliographique Classement des noms propres étrangers comportant des particules ou d'autres éléments accessoires - répertoire de quelques usages nationaux Catalogage d'auteurs et d'anonymes - forme et structure des vedettes de collectivités auteurs 2 - THESAURUS ET INDEXATION NF Z NF Z Règles d'établissement de thésaurus monolingues Principes généraux pour l'indexation des documents Guide de catalogage 28 septembre 2008

29 ANNEXE 3. AUTEURS : RAPPEL DES MOTS MAINTENUS EN TÊTE DU NOM NB : en cas de doute, consulter le catalogue de la BNF: Attention cependant aux graphies des noms qui ne sont pas issus de l'alphabet latin ; les translittérations adoptées par la BNF sont conformes aux standards internationaux, mais ne suivent pas les usages français. Préférer dans ce cas la graphie figurant sur la page de titre des ouvrages. Sont maintenus en tête de nom les articles ou prépositions simples ou contractés, les particules et les préfixes. Ces articles sont considérés pour le classement dans l'index des auteurs comme faisant corps avec le nom : Ce sont : -en français : au, aux, des, du, l', la, le, les ; -en allemand : am, auf'm, im, vom, zum, zur ; -en écossais et irlandais, M', Mc, Mac, O' ; -en italien : d', da, de, lo, di, della, dalla, alla ; -en néerlandais : De, Den, T', Ten, van, van den, van der ; -pour les noms britanniques, et américains (Etats-Unis d'amérique), quelle que soit l'origine du nom, toutes les particules, y compris la préposition "de". Rappel des particules rejetées : - en français : d', de ; - en allemand : von, von der, zu ; -en espagnol : de, del, de las, de les, de los, la, las, los ; -en portugais, : da, de, das, dos ; -en langues scandinaves : af, av, von. Rappel pour les noms de famille étrangers composés : Dans l'index des auteurs, les noms composés sont en général, classés au nom entier. -en anglais, avec trait d'union : James Fitz-Maurice-Kelly Fitz-Maurice-Kelly, James Lorsque les éléments ne sont pas réunis par des traits d'union, le nom directeur est le dernier du nom composé, les autres sont rejetés : John Stuart Mill Mill, John Stuart -en espagnol : Marcelino Menéndez y Pelayo Ménendez y pelayo, Marcelino -en italien : Antonio Rosmini Serbati Romini Serbati, Antonio -en néerlandais : Etienne Cartier Van Dissel Cartier Van Dissel, Etienne en portugais, avec trait d'union, ou quand les noms sont constitués d'éléments juxtaposés qui par le sens constituent un tout indivisible : Camilo Castelo Branco Castelo Branco, Camilo Lorsque les éléments du nom ne sont pas réunis par des traits d'union, ou ne constituent pas par le sens un tout indivisible, le nom directeur est le dernier mot du nom : Manoel Antonio Alvares de Azevedo Azevedo, Manoel Antonio Alvares de Guide de catalogage 29 septembre 2008

30 ANNEXE 4 : RÉPARTITION DANS LES TYPES DOCUMENTAIRES, FICTIONS, ESSAIS Documentaires Alain-Fournier sa vie et le Grand Meaulnes par Jean Loize (livre) Les instruments de l'orchestre présentés par Yehudi Menuhin (disque) Le numéro de la revue Europe sur René Char (périodique) Le Grand Meaulnes "un adolescent dans les brumes de Sologne" (diapositives) La Bibliothécaire, collection Enquête d auteur, CNDP (vidéocassette) Matière molle, Microfolies (cédérom) Fictions Le Grand Meaulnes d'alain-fournier (livre) A bout de souffle de Godard (film) Les Filles du feu de G. de Nerval (livre) Les chansons de Jacques Brel (disque) La Bibliothécaire de Gudule (livre) Le livre de Lulu, Flammarion multimédia (cédérom) Essais La critique de la raison pure de Kant (livre) Introduction à la psychanalyse de Freud (livre) L'école en mutation de Bernard Charlot (livre) L'Europe submergée d'alfred Sauvy (livre) Introduction à la philosophie de l'histoire de Raymond Aron (livre) ANNEXE 5 : LISTE D'AUTORITÉ DES NATURES DE DOCUMENTS documentaire essai fiction Guide de catalogage 30 septembre 2008