NOTE A L ATTENTION DES ETUDIANTS DE LA PACES CHOIX ET AFFECTATIONS DANS LES FILIERES

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1 NOTE A L ATTENTION DES ETUDIANTS DE LA PACES CHOIX ET AFFECTATIONS DANS LES FILIERES CALENDRIER Vendredi 16 juin 2017 A partir de 10h00 Publication des résultats Site Web de la Faculté de Médecine + ENT dossier étudiant Du vendredi 16 juin h au mardi 20 juin h59 Jeudi 22 juin 2017 à partir de 14h00 Vendredi 23 juin h30 Vendredi 23 juin h30 Période de saisie des choix Consultation des affectations définitives - Notification des affectations définitives en Amphi et remise des documents (Maïeutique, Médecine, Odontologie, Pharmacie, Kinésithérapie, Polytech) - Enregistrement des demandes d inscriptions à l IFE, l IFP, l IFMEM, l IRFTLM et Polytech Choix des stages soins infirmiers (uniquement pour les étudiants admis au concours de Médecine) ENT dossier étudiant ENT dossier étudiant Grand Amphi Faculté de Médecine Site Tonnellé IFE Institut de Formation en Ergothérapie IFP Institut de Formation en Psychomotricité IFMEM Institut de Formation des Manipulateurs en Electroradiologie Médicale IRFTLM Institut Régional de Formation de Technicien de Laboratoire Grand Amphi Faculté de Médecine Site Tonnellé A l issue du jury final, seront affichés sur le site web de la faculté de Médecine : - Les listes de classements des 5 filières (Maïeutique, Médecine, Odontologie, Pharmacie, Kiné) avec la détermination des listes principales et complémentaires ; - La liste de classement neutre. Les notes individuelles seront consultables dans l ENT via le dossier étudiant. Dans le dossier étudiant (ENT) les étudiants classés soit en liste principale, soit en liste complémentaire sur au moins une filière, devront OBLIGATOIREMENT effectuer sur le service numérique dédié «Filières santé» leurs choix préférentiels de filière. Ce service permettra la saisie de la priorisation des choix, leur modification, leur édition, l envoi sur la messagerie électronique d un récapitulatif des choix de l étudiant pendant la période d ouverture. A la fermeture du service, un traitement informatique (Procédure décrite ci-dessous) affectera les étudiants dans les différentes filières selon les vœux priorisés enregistrés. Les affectations seront consultables en ligne sur le même service numérique. Un regroupement en amphi sera organisé le vendredi 23 juin 2017 pour notifier les affectations et remettre aux étudiants les documents de 2 ème année. En conséquence, la présence des étudiants admis quelle que soit leur filière d affectation est obligatoire. A l issue de l amphi, les affectations définitives seront publiées et consultables sur le site web de la Faculté de Médecine

2 DEROULEMENT DES DIFFERENTES OPERATIONS : 1- Saisie des choix de filière via le Service numérique «Filières santé» (dossier étudiant ENT) 2- Traitement des affectations 3- Consultation des affectations à distance 4- Notification des affectations en Amphi 5- Gestion des listes complémentaires 6- Documents annexes 1- SAISIE DES CHOIX DE FILIERES VIA LE SERVICE NUMERIQUE «FILIERES SANTE» (Dossier étudiant ENT) Dans chaque filière, après classement, les étudiants auront selon le cas un des résultats suivants : Admis avant choix (classé en rang utile sur la liste principale) Liste complémentaire (résultat provisoire) Ajourné (résultat définitif pour les primants) Exclu (résultat définitif pour les redoublants) Seuls les étudiants ayant un résultat de type «Admis avant choix» ou de type «Liste complémentaire» seront concernés par la saisie des choix de filières. Le service numérique est composé de deux pages. La première page présente les résultats de l étudiant sur la ou les filières qu il avait choisi au début du second semestre avec son rang et son résultat. Exemple de première page (voir document 1 en annexe) : Filière Rang Résultat Concours Pharmacie 54 Admis avant choix Concours Sage-femme 62 Liste complémentaire Concours Médecine 89 Liste complémentaire Concours Kiné 89 Liste complémentaire Concours Odontologie 78 Ajourné Un champ «Votre choix» permet à l étudiant d émettre un premier vœu. Si ce vœu concerne un résultat de type «Admis avant choix», l étudiant n a pas d autre choix possible. En effet, il est en rang utile sur cette filière, il obtiendra automatiquement son premier vœu. Si ce premier vœu concerne un résultat de type «Liste complémentaire», l application lui demandera un second vœu, ainsi de suite, jusqu à ce que l étudiant choisisse un résultat de type «Admis avant choix» ou qu il n ait plus de choix possible. A tout moment, son choix peut être «Abandon». Un abandon sur un premier vœu est considéré comme un abandon sur tous ses résultats, quels qu ils soient. Un abandon sur un autre vœu est considéré comme un abandon sur tous les résultats non encore choisis précédemment. Un bouton <Confirmer> permet à l étudiant de confirmer ses choix. Un bouton <Recommencer> permet à l étudiant de recommencer l ensemble de ses choix. Après confirmation, l étudiant est dirigé sur la seconde page qui récapitule les choix effectués. Ce récapitulatif rappelle d abord les résultats de l étudiant, puis l ensemble des choix effectués. Il peut l imprimer au format HTML ou PDF, et l envoyer par messagerie électronique à son adresse etu.univ-tours.fr. (voir documents n 2 et n 3 en annexe) Exemple de récapitulatif : Filière Rang Résultat Concours Pharmacie 54 Admis avant choix Concours Sage-femme 62 Liste complémentaire Concours Médecine 89 Liste complémentaire Concours Kiné 89 Liste complémentaire Concours Odontologie 78 Ajourné

3 Votre premier choix : Concours Médecine Votre deuxième choix : Concours Kiné Votre troisième choix : Concours Sage-femme Votre quatrième choix : Concours Pharmacie 2- TRAITEMENT DES AFFECTATION EN FIN DE SECOND SEMESTRE Le traitement affecte l étudiant à son meilleur choix possible, selon son rang de classement. Suite au choix effectués par les étudiants (voir ci-dessus), le traitement d affectation est ensuite lancé par la scolarité. En l absence de choix effectués par l étudiant à la date de fermeture du serveur et seulement dans ce cas, les saisies sont effectuées par le service de la scolarité en fonction des choix effectués par les étudiants sur les fiches papier qui leur ont été remises lors des épreuves du 2 ème semestre : Le traitement affecte les étudiants selon leurs vœux et leurs résultats, par ordre de rang et par filière : le premier de la filière n 1 puis le premier de la filière n 2, etc - dans leur vœu 1 puis dans leur vœu 2, etc Libère les places dans les filières non choisies Recalcule les rangs utiles dans la population Liste Complémentaire. Explication : ce traitement permet d affecter les étudiants dans une seule filière selon les rangs à leurs différents concours et selon leurs choix préférentiels. Il s appuie sur l algorithme de Gale et Shapley selon la version favorisant le choix de l étudiant. Ce traitement s effectue sur toute la population concernée, c est-à-dire les étudiants en rang utile et en liste complémentaire sur un ou plusieurs concours, des 1ers aux derniers classés sur ces listes, sans ordre particulier de filière. Il s appuie sur les rangs et résultats. Son principe général est le suivant : 1 ère étape : Affectation de tous les étudiants dans la filière de leur choix 1 avec leur classement initial Si le choix de l étudiant est «abandon», il n est pas affecté Puis, recalcule du nombre de places dans chaque filière, avec prise en compte des majorations pour les étudiants étrangers (hors Espace Economique Européen) Si le nombre d étudiants affectés est supérieur au nombre de places, les derniers étudiants du classement seront désaffectés. 2 ème étape : Affectation de tous les étudiants restants non affectés, dans la filière de leur choix 2 avec leur classement initial Recalcule du nombre de place dans chaque filière avec prise en compte des étudiants étrangers (hors Espace Economique Européen) Si le nombre d étudiants affectés est supérieur au nombre de places, les derniers étudiants du classement seront désaffectés. 3 ème étape et suivante : Affectation de tous les étudiants restants non affectés, dans la limite de leur choix 3 avec leur classement initial Le même processus s applique jusqu à épuisement de tous les choix. Après traitement du choix des filières, les étudiants sont : Admis dans une filière En désistement sur les autres filières (places libérées) Ajourné ou exclu A l issue du traitement, les affectations sont validées et rendues définitives et publiables. 3- CONSULTATION DES AFFECTATIONS A DISTANCE L étudiant pourra consulter en ligne ses résultats d affectation (voir ci-dessous Modèle écran document n 4 en annexe) Une seule page présente ces résultats : Tous les résultats de l étudiant sont affichés. Le résultat de type «Admis définitif», lorsqu il existe, est affiché en premier, en gras et italique.

4 Exemple de consultation : Filière Rang Résultat Concours Pharmacie 54 Admis Concours Sage-femme Désistement Concours Médecine 78 Ajourné Concours Odontologie 89 Ajourné 4- NOTIFICATION DES AFFECTATIONS EN AMPHI Le 23 juin 2017 à 8h30, dans le Grand Amphi de la Faculté de Médecine, les résultats définitifs des affectations seront affichés sur grand écran. Les étudiants seront affichés par ordre du «meilleur rang» issu de leurs classements initiaux. Au sein du «meilleur rang», les étudiants apparaissent de manière aléatoire. Les étudiants seront appelés dans l ordre de ce classement pour émargement sur les listes d affectation et remise des documents et renseignements nécessaires pour la poursuite de leurs études dans la filière d affectation (Présence de l UFR Pharmacie, des écoles de Kiné et de Sage-femme, des différentes écoles, des associations étudiantes ) Pour plus de lisibilité, des couleurs ont été affectés aux types de résultat. Une légende en bas de l écran rappellera en permanence les types de résultat et leurs couleurs associées (voir document n 5 en annexe). La filière affectée sera de la même couleur que son résultat correspondant. Le tableau ci-dessous récapitule les types de résultat qui s afficheront sur l écran, correspondant aux choix faits à distance, avec leurs couleurs correspondantes. Type de résultat avant choix Affectation N choix Type de résultat après choix Admis avant choix OUI 1 Admis Admis avant choix OUI >1 Admis Admis avant choix NON tous Désistement Liste complémentaire OUI tous Admis Liste complémentaire NON tous Ajourné ou Exclu Légende Admis premier choix Admis autre choix Désistement rang utile Admis liste complémentaire Aucune Couleur affectée Vert Jaune Bleu Orange Aucune 5- GESTION DES LISTES COMPLEMENTAIRES En cas de vacance de poste dans un concours après la publication des affectations définitives, il pourra être fait appel à la liste complémentaire du concours considéré (1 er étudiant n ayant pas obtenu d affectation et ainsi de suite).

5 ANNEXES Document n 1 Page de choix de l étudiant 9 Document n 2 Récapitulatif des choix 10

6 Document n 3 Edition du récapitulatif 11 Document n 4 Consultation de l affectation 12

7 Document n 5 Confirmation en amphi garnison 13