Respond to an RFP with Meeting Space And Sleep Rooms (Répondre à un RFP avec espace de reunion et chambres

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1 Respond to an RFP with Meeting Space And Sleep Rooms (Répondre à un RFP avec espace de reunion et chambres Quand vous serez prêt à répondre à un RFP de Cvent, sachez qu il pourrait comprendre une demande de chambres et/ou de salles de réunions dans votre hôtel. Cvent recommande de lire le RFP en détails avant de créer votre offre. Quand vous serez prêt à créer une offre, le processus de RFP de Cvent permettra à un hôtel de communiquer en ligne avec un planificateur, concernant la valeur de votre hôtel, votre flexibilité par rapport à son événement, les frais et les autres documents/pdf en pièces jointes. Quand vous fournirez des informations plus détaillées dans les champs requis par le planificateur et que vous répondrez aux questions qu il posera à votre hôtel, vos chances de retenir l affaire de ce planificateur pourraient s accroître. Veuillez s il vous plait garder en tête qu il s agit d un exemple du RFP le plus complexe. Tous les RFP n exigent pas tous ces champs. Certains planificateurs vous demandent aussi de répondre à des questions supplémentaires à la fin d une offre. Ces questions personnalisées sont obligatoires et sont normalement exigées de la part des planificateurs de réunions pour placer l offre. Notes (Remarques) : Quand vous créez une offre, les données de départ du RFP apparaîtront toujours en haut de la page comme rappel de la demande du planificateur. Les champs de l offre à remplir par vous se situent au bas de l écran. Cliquez Save (Sauvegarder) pour vous assurer que les détails de votre offre ne soient pas effacés. Cliquez Previous or Next (Précédent ou suivant) pour vous déplacer en avant ou en arrière durant la création de votre offre. Tous les champs en caractères gras rouges sont obligatoires et doivent être remplis pour pouvoir avancer à l étape suivante du processus d offre de Cvent. 1. Cliquez sur l onglet RFPs. 2. Cliquez sur Manage RFPs (Gérer les RFP) en haut de la barre de navigation. 3. Cliquez sur the name of the RFP (le nom du RFP). 4. Cliquez sur Create Proposal (Créer une offre) pour commencer à rédiger votre offre au planificateur. 5. Inscrivez une Proposal Introduction (Introduction d offre) et vos coordonnées. Mise à jour le 1/1/2012 Page 1 de 11

2 La date à laquellele planificateur s attend à recevoir une réponse de la part du site. Decision Date (Date de décision) - La date à laquelle le planificateur prévoit d attribuer l affaire à un fournisseur. View RFP Recipients (Visualiser les destinataires d offre) vous montrera les adresses de votre entreprise hôtelière qui ont été avisées de ce RFP. Mise à jour le 1/1/2012 Page 2 de 11 La Proposal Introduction (l introduction d offre) est là où vous démontrez comment votre propriété se distingue de sa concurrence. Si vous souhaitez inclure quelque chose figurant déjà dans une offre antérieure, cliquez sur Previous Responses (Réponses antérieures) sous la case de texte ouverte. Si vous souhaitez sauvegarder quelque chose qui figurera toujours sur vos offres à venir, cliquez Save as Default (Sauvegarder par défaut) pour cette case de texte en particulier.

3 Les coordonnées de contact se rempliront automatiquement à partir d une offre que vous aurez effectuée antérieurement. Organization (Organisation) est un champ de la rubrique des coordonnées de contact qui vous permet d inscrire le nom de votre hôtel. 6. Cliquez Next (suivant). Les cases Additional Information (Informations supplémentaires) vous permettent d en écrire plus long si vous souhaitez élaborer sur la rubrique cidessus que vous avez remplie dans votre offre. Mise à jour le 1/1/2012 Page 3 de 11

4 7. Inscrivez la disponibilité générale du site et les périodes de dates pour lesquelles l offre est créée. Les champs de date de Event Start (commencement de l événement) et End Date (date de fin) se rempliront automatiquement avec les dates de préférence indiquées par le planificateur de réunion ; toutefois, ces dates peuvent être modifiées si vous souhaitez créer une offre avec différentes dates. 8. Cliquez Next (suivant). Des liens à des rubriques de Previous Response (réponse antérieure) sont situés tout au long de la création de l offre, vous donnant accès à vos propres réponses et à celles de vos collègues pour les importer automatiquement dans l offre actuelle. Ceci vous épargnera du temps dans la saisie des données. Mise à jour le 1/1/2012 Page 4 de 11

5 9. Inscrire la disponibilité des chambres du site et les tarifs. Qty (Quantité) représente la quantité de chambres que le planificateur a demandé au départ, mais il s agit d un champ modifiable si vous souhaitez offrir moins de chambres. Cliquez sur l icône pour accéder à une case de texte et ajouter d autres remarques pour les champs concernés. Mise à jour le 1/1/2012 Page 5 de 11

6 10. Si vous souhaitez fournir des tarifs pour d autres dates de l événement, le champ alternate dates (dates alternatives)peut être rempli. 11. Inscrivez les taxes sous Additional Fees (Frais supplémentaires). Il est obligatoire de remplir au moins une taxe pour un planificateur. 12. Cliquez Next (suivant). Mise à jour le 1/1/2012 Page 6 de 11

7 13. Inscrivez la disponibilité générale des salles de réunion du site. Informez le planificateur des contraintes que vous aurez concernant sa demande de salle de réunion sous Additional Information (Informations supplémentaires). 14. Choisissez les noms des salles de réunion et leur dimensions en cliquant sur Add Room (Ajouter salle)pour montrer au planificateur l agencement de son événement potentiel dans votre site. Utilisez le lien Add Room (Ajouter salle) pour choisir une salle de réunion dans le profil de votre site et l ajouter à l élément de programme correspondant. 15. Cliquez Next (suivant). Mise à jour le 1/1/2012 Page 7 de 11

8 16. Inscrivez toute information concernant l audiovisuel sous A/V Needs (besoins en audiovisuel). 17. Si vous souhaitez partager certains frais potentiels avec le planificateur, inscrivez ces prix sous Estimated Costs (Dépenses estimées). Les tariffs de DDR (Prix par jour et par délégué) et de CMP (Planificateur de réunion certifié) peuvent s inscrire dans la rubrique Estimated Costs (Dépenses estimées). 18. Cliquez Next (suivant). Mise à jour le 1/1/2012 Page 8 de 11

9 19. Répondez aux autres questions que le planificateur pourrait vous poser. Si vous avez répondu à cette question auparavant, vous pouvez choisir la réponse parmi vos Previous Responses (Réponses antérieures) ou Default Answer (Réponses par défaut) pour remplir automatiquement cette section avec les données d une réponse antérieure. Cette caractéristique vous épargnera du temps dans la saisie des données. 20. Cliquez Next (suivant). Mise à jour le 1/1/2012 Page 9 de 11

10 21. Répondre à toutes concessions pour leur planificateur sous Concessions / Contractual Requirements (Besoins en concessions / sous-traitants. 22. Téléchargez des PDF statiques, des documents ou des Powerpoints (tels que des photographies, des plans d étage, ou guides de planificateur de réunion) dans la rubrique intitulée Attachments (Pièces jointes). Vous pouvez joindre des documents à une offre. Cliquez Browse (Naviguer) pour trouver les pièces jointes dans votre ordinateur, puis cliquez Upload File (Télécharger fichier) pour joindre le fichier à l offre. Le fichier sera transmis au planificateur avec votre offre. 23. Cliquez Next (suivant). Mise à jour le 1/1/2012 Page 10 de 11

11 Sur le dernier écran d élaboration de l offre, cliquez Review and Submit Later (Relire et envoyer ultérieurement) si vous n êtes pas prêt à envoyer l offre au planificateur. Vous serez amené à la page des proposal details (Détails de l offre) afin que vous puissiez apporter des modifications ou des corrections à l offre avant de l envoyer au planificateur. Il ne vous reste plus qu à cliquer sur Submit Now (Envoyer maintenant) quand vous serez prêt à transmettre l offre au planificateur. 24. CliquezSubmit Now (Envoyer maintenant) si vous souhaitez transmettre l offre au planificateur. Il/elle sera avisé de votre envoi par . Mise à jour le 1/1/2012 Page 11 de 11