2.1. Sélectionner des cellules

Transcription

1 La création d une feuille de calcul passe par la saisie de données (sauf lorsque vous récupérez des données depuis une autre application). Cette étape ne présente pas de difficultés majeures. Toutefois, il est important de bien connaître les techniques de base, ainsi que les moyens permettant de gagner du temps. Dans ce chapitre, nous allons tout d abord passer en revue les méthodes de sélection des cellules. En effet, avant toute opération, il est souvent nécessaire de sélectionner les cellules sur lesquelles agir ou dans lesquelles saisir des données. Ensuite, nous nous attarderons sur la saisie proprement dite et les moyens d être plus efficace. Puis, nous verrons comment aménager l espace de la feuille de calcul en insérant (ou en supprimant) des lignes, des colonnes et des plages de cellules. Enfin, nous expliquerons comment annuler certaines opérations en cas d erreur ou de mauvaise manipulation Sélectionner des cellules Avant d appliquer une fonction (de mise en forme, par exemple), il est nécessaire de sélectionner au préalable les cellules sur laquelle cette fonction doit agir. Il s agit d une opération courante lors d une séance de travail avec Excel. Il est donc primordial d être à l aise avec les techniques de sélection afin de gagner du temps lors de la conception des feuilles de calcul. Figure 2.1 : Tableau de suivi de l évolution des ventes La feuille de calcul affichée est composée de quatre zones. Une zone est un ensemble de cellules non vides encadrées par des cellules vides ou 48 LE GUIDE COMPLET

2 Sélectionner des cellules CHAPITRE 2 par les en-têtes de lignes et de colonnes. Ainsi, dans la feuille affichée, les zones sont les suivantes : j A1:M1 ; j A4:D5 ; j A7:M12 ; j A14:M19. La zone active est comprise entre la cellule A1 et la dernière cellule non vide, soit dans cet exemple A1:M19. Elle englobe donc toutes les zones de la feuille. Sélectionner des cellules avec le clavier ou la souris Nous allons à présent décrire différentes méthodes pour sélectionner des cellules dans une feuille de calcul. Sélectionner une seule cellule Avec la souris, cliquez sur la cellule voulue une fois le curseur de sélection (large croix blanche) positionné sur celle-ci. Avec le clavier, appuyez sur les touches de direction pour vous déplacer jusqu à la cellule choisie. La cellule ainsi sélectionnée devient la cellule active, dans laquelle s afficheront les données que vous saisirez au clavier. Elle est entourée d une bordure plus épaisse, ce qui permet de la distinguer des autres. Sélectionner une plage de cellules Avec la souris, cliquez sur la première cellule de la plage une fois le curseur de sélection positionné sur celle-ci, maintenez le bouton de la souris appuyé puis faites glisser le curseur jusqu à la dernière cellule. LE GUIDE COMPLET 49

3 Utilisation du zoom pour faciliter la sélection Lorsque la plage à sélectionner ne peut être affichée dans son intégralité, il faut faire défiler la feuille de calcul dans la fenêtre. Pour cela, déplacez le pointeur hors de la feuille de calcul : la feuille défile automatiquement dans la direction voulue. Mais bien souvent, le défilement est trop rapide et l opération devient vite exaspérante. Pour éviter cela, utilisez le zoom via la commande Zoom du menu Affichage. Si vous sélectionnez 25 % par exemple, une plus grande partie de votre feuille de calcul et sans doute l intégralité de la zone à sélectionner apparaît à l écran. Jouez ensuite avec la sensibilité du défilement automatique. Avec le clavier, sélectionnez la première cellule de la plage, puis maintenez la touche [Maj] enfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la plage. Vous pouvez faire défiler la feuille avec les barres de défilement afin de visualiser la dernière cellule. Sélectionner toutes les cellules Avec la souris, cliquez sur le bouton Sélectionner tout, qui se trouve à l intersection des en-têtes de lignes et de colonnes. Figure 2.2 : Le bouton Sélectionner Tout Avec le clavier, appuyez sur [Ctrl]+[A]. Sélectionner des cellules ou des plages de cellules non adjacentes Avec la souris, sélectionnez la première cellule ou plage de cellules, maintenez la touche [Ctrl] enfoncée et sélectionnez les autres cellules ou plages. Par exemple, pour sélectionner les plages A7:F11 et A14:F18 : 1 Sélectionnez A7:F11. 2 Appuyez sur [Ctrl]. 3 Maintenez la touche [Ctrl] enfoncée et sélectionnez A14:F LE GUIDE COMPLET

4 Sélectionner des cellules CHAPITRE 2 Avec le clavier, déplacez-vous sur la première cellule à sélectionner avec les touches de direction. Puis appuyez sur [F8] et étendez votre sélection avec les touches de direction. La barre d état indique EXT (mode Sélection étendue). Appuyez sur [Maj]+[F8] pour aller sur une autre cellule ou plage de cellules. Ce faisant, vous préservez la précédente sélection. Déplacez-vous avec les touches de direction. La barre d état indique AJT (mode Ajout). Appuyez sur [F8] pour ajouter des cellules à la sélection, et ainsi de suite. Par exemple, pour sélectionner les plages A7:F11 et A14:F18 : 1 Sélectionnez A7. 2 Appuyez sur [F8]. 3 Appuyez plusieurs fois sur [Flèche}droite] pour sélectionner A7:F7, puis sur [Flèche}bas] pour sélectionner A7:F11. 4 Appuyez sur [Maj]+[F8]. 5 Appuyez plusieurs fois sur [Flèche}bas] pour sélectionner A14. 6 Appuyez sur [F8]. 7 Appuyez plusieurs fois sur [Flèche}droite] pour sélectionner A14:F14, puis sur [Flèche}bas] pour sélectionner A14:F18. 8 Appuyez une dernière fois sur [F8] pour quitter le mode EXT. Figure 2.3 : Sélection de plages non adjacentes Sélectionner une ligne ou une colonne entière Avec la souris, cliquez sur l en-tête de la ligne ou de la colonne. Le pointeur se transforme alors en une flèche noire dirigée vers la droite ou vers le bas. LE GUIDE COMPLET 51

5 Pour sélectionner une colonne avec le clavier, placez-vous sur une cellule de la colonne et appuyez sur [Ctrl]+[Barre}d'espace]. Pour sélectionner une ligne, placez-vous sur une cellule de la ligne et appuyez sur [Maj]+[Barre}d'espace]. Impact des cellules fusionnées Si la ligne ou la colonne contient des cellules fusionnées, les combinaisons de touches précédentes sélectionnent un ensemble de lignes ou de colonnes incluant les cellules fusionnées. Sélectionner des lignes ou des colonnes adjacentes Avec la souris, cliquez et faites glisser la souris sur les en-têtes de colonnes ou de lignes. Avec le clavier : 1 Sélectionnez la première ligne ou colonne. 2 Appuyez sur [Maj] et maintenez la touche appuyée. 3 Sélectionnez les autres lignes ou colonnes avec les touches de direction. Sélectionner des lignes ou des colonnes non adjacentes Avec la souris : 1 Sélectionnez la première ligne ou colonne. 2 Maintenez la touche [Ctrl] enfoncée. 3 Sélectionnez les autres lignes ou colonnes. Avec le clavier : 1 Sélectionnez la première ligne ou la première colonne. 2 Appuyez sur [Maj]+[F8}]pour ajouter à la sélection une autre ligne ou colonne. 3 Appuyez sur [F8] pour l ajouter effectivement, puis à nouveau sur [Maj]+[F8] pour compléter la sélection avec une autre ligne ou colonne, et ainsi de suite. 52 LE GUIDE COMPLET

6 Sélectionner des cellules CHAPITRE 2 Annuler une sélection de cellules Avec la souris, cliquez sur une cellule quelconque de la feuille de calcul. Avec le clavier, appuyez sur une touche de direction. Sélectionner des cellules particulières Une feuille de calcul contient un certain nombre de cellules "particulières" en raison de leur position. Sélectionner la cellule origine La cellule origine est A1. Pour la sélectionner, utilisez la combinaison de touches [Ctrl]+[Ö]. (La touche [Ö] peut, sur certains claviers, être représentée par une flèche dirigée vers le haut et à gauche.) Sélectionner la dernière cellule La dernière cellule est située à l autre extrémité de la zone active de la feuille en cours. Pour la sélectionner, utilisez la combinaison de touches [Ctrl]+[Fin]. Sélectionner la première cellule de la ligne en cours Pour sélectionner la première cellule de la ligne en cours (située à l intersection de la colonne A et de la ligne en cours), appuyez sur la touche [Ö]. Sélectionner les cellules situées sur les bords des zones Pour sélectionner la cellule située dans la même colonne que la cellule active mais sur le bord inférieur ou supérieur de la zone, ou encore la cellule située sur la même ligne que la cellule active mais sur le bord gauche ou droit de la zone, vous disposez de plusieurs solutions. Avec la souris, double-cliquez sur la bordure correspondante de la cellule active. LE GUIDE COMPLET 53

7 Avec le clavier, appuyez sur [Ctrl] et sur la flèche de direction correspondante. Vous pouvez également appuyer sur la touche [Fin] puis sur la flèche de direction correspondante. Supposons par exemple que la cellule A7 soit sélectionnée : 1 Lorsque vous approchez le pointeur du bord inférieur de la cellule A7, il se transforme en une flèche blanche accompagnée d une croix noire. Double-cliquez sur le bord inférieur de la cellule A7. Figure 2.4 : Le pointeur change d apparence 2 La cellule A12 est immédiatement sélectionnée. Le résultat est identique avec la combinaison [Ctrl]+[Flèche}bas] ou [Fin] puis [Flèche}bas]. Sélection des cellules situées entre la cellule active et un bord de la zone Si vous appuyez sur la touche [Maj] lors des manipulations précédentes, vous sélectionnez la cellule située sur le bord de la zone mais également toutes les cellules comprises entre elle et la cellule active. Sélectionner des cellules avec la commande Atteindre Outre la sélection via le clavier ou la souris, vous pouvez utiliser la commande Atteindre du menu Edition. 1 Dans le menu Edition, sélectionnez Atteindre (ou appuyez sur la touche [F5]). 54 LE GUIDE COMPLET

8 Sélectionner des cellules CHAPITRE 2 2 Dans la zone Référence, saisissez les références de la plage à sélectionner. Par exemple, B7:D12. 3 Cliquez sur OK. Figure 2.5 : La boîte de dialogue Atteindre La commande Atteindre permet de mémoriser les quatre dernières sélections. Vous pourrez ainsi basculer rapidement entre ces quatre plages. Vous pouvez également, à l aide de cette commande, sélectionner des plages de cellules non adjacentes, en séparant les références des différentes plages par des points-virgules (par exemple B7:D12;B14:D19). Vous pouvez également sélectionner des plages sur d autres feuilles en faisant précéder leur référence par le nom de la feuille suivi d un point d exclamation (par exemple, Feuil2!A7:D14). Utilisation de la commande Atteindre pour étendre une sélection Il est possible d utiliser la commande Atteindre différemment. Pour sélectionner la plage B7:D12, sélectionnez B7, affichez la boîte de dialogue Atteindre, saisissez D12 dans la zone Référence, puis appuyez sur [Maj] en cliquant sur OK. Sélectionner des cellules particulières Si vous cliquez sur le bouton Cellules de la boîte de dialogue Atteindre, vous accédez à une nouvelle boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez sélectionner des cellules ou des plages de cellules "particulières". LE GUIDE COMPLET 55

9 Décrivons quelques-unes des options : Figure 2.6 : La boîte de dialogue Sélectionner les cellules j Constantes sélectionne toutes les cellules contenant des constantes. Vous pouvez choisir le type de constante à sélectionner à l aide de quatre cases à cocher (Nombres, Texte, Valeurs logiques, Erreurs). j Formules sélectionne toutes les cellules contenant des formules. Vous pouvez choisir le type de résultat des formules à sélectionner à l aide des quatre cases à cocher (Nombres, Texte, Valeurs logiques, Erreurs). Dans le cas de notre feuille de calcul, les plages B12:M12 et B19:M19 seraient sélectionnées (cellules contenant le calcul des totaux mensuels). j Cellules vides sélectionne les cellules vides de la zone active (et non de la feuille entière). j Zone en cours sélectionne la totalité de la zone dans laquelle se trouve la cellule active. Si vous sélectionnez E10 avant d activer cette option, Excel sélectionnera la plage A7:M12. j Dernière cellule sélectionne la dernière cellule de la zone active, ici M Saisir, modifier et supprimer des données Nous allons à présent décrire les opérations de saisie, de modification et de suppression de données dans des cellules ou des plages de cellules. 56 LE GUIDE COMPLET