Entre. ci-après désignés, le «Québec»

Transcription

1 Entente d échange de renseignements en vertu de l article 1 de l Entente-Cadre 2013 pour l amélioration de l administration et de l offre de l aide au revenu dans les communautés des Premières Nations du Québec Entre Le gouvernement du Québec représenté par le ministre de l Emploi et de la Solidarité sociale, M. François Blais, dûment autorisé en vertu de la Loi sur le ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale et sur la Commission des partenaires du marché du travail, (RLRQ, chapitre M ), ci-après désigné le «ministre», le ministre responsable des Affaires intergouvernementales canadiennes et de la Francophonie canadienne, M. Jean-Marc Fournier, et le ministre responsable des Affaires autochtones, M. Geoffrey Kelley, dûment autorisés en vertu de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (RLRQ, chapitre M-30) ci-après désignés, le «Québec» Et L Assemblée des Premières Nations du Québec et du Labrador, représentée par la directrice générale de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador, M me Marjolaine Sioui, dûment autorisée en vertu de la résolution n o 01/2012 ci-après désignée, la «CSSSPNQL» 1

2 Attendu qu Attendu qu Attendu que Attendu qu en vertu de l'article 199 de la Loi sur l aide aux personnes et aux familles (RLRQ, chapitre A ), le ministre de l Emploi et de la Solidarité sociale (le ministre) est chargée de l'application de cette loi; en vertu de l'article 84 de la Loi sur l aide aux personnes et aux familles, la ministre peut prendre entente avec un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec ou d un autre gouvernement, une personne ou une entreprise, dont le nom apparaît dans la liste dressée par le gouvernement, pour recueillir ou communiquer un renseignement personnel nécessaire à l'application de cette loi et de ses règlements; le ministre des Affaires autochtones et du développement du Nord canadien est responsable du Programme national d aide au revenu et qu il a transféré la gestion de ce programme aux conseils de bande; en vertu de l article 1 de l Entente-Cadre 2013 pour l amélioration de l administration et de l offre de l aide au revenu dans les communautés des Premières Nations du Québec (ci-après l Entente-Cadre 2013), un mode global de collaboration peut être instauré entre les conseils de bande et le ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) concernant l échange de renseignements qui permet aux parties de statuer sur l admissibilité à l aide au revenu de certains demandeurs ou prestataires et d éviter des paiements en double; Attendu que l Entente-Cadre 2013, approuvée par le décret du 18 juin 2014, est constituée des dispositions de l Entente-Cadre pour l amélioration de l administration et de l offre de l aide au revenu dans les communautés des Premières Nations du Québec signée le 6 juillet 2010 et arrivée à échéance le 6 juillet 2013; Attendu que Attendu que Attendu que Attendu que le Québec désire obtenir des renseignements personnels que détiennent les conseils de bande en vertu du Programme d'aide au revenu du gouvernement fédéral afin de vérifier l'admissibilité d une personne à un programme d aide financière de dernier recours prévu à la Loi sur l aide aux personnes et aux familles; les conseils de bande désirent obtenir des renseignements personnels que détient le Québec en vertu de la Loi sur l aide aux personnes et aux familles afin de vérifier l'admissibilité d'une personne au Programme d'aide au revenu du gouvernement fédéral; l Assemblée des Premières Nations du Québec et du Labrador (APNQL) a désigné la CSSSPNQL pour agir en son nom dans le cadre de l'entente-cadre 2013; le gouvernement a approuvé la présente entente par le décret numéro xx-2014 du xx xxx EN CONSÉQUENCE, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : 1. OBJET DE L'ENTENTE La présente entente a pour but de fixer les modalités applicables à l échange de renseignements personnels entre le MESS, la CSSSPNQL et les conseils de bande qui accepteront, par résolution, que la présente entente s'applique à leur communauté (ciaprès désignés, les «CB adhérents») permettant au MESS et aux CB adhérents de statuer sur l admissibilité à l'aide au revenu de certains demandeurs ou prestataires et d'éviter des paiements en double. 2

3 2. ADHÉSION DES CB L adhésion des CB est nécessaire pour enclencher le processus d échange de renseignements entre le MESS et les CB et assurer le bon fonctionnement de la présente entente. La CSSSPNQL s engage à informer les CB de l existence de la présente entente, d en expliquer le contenu et de les encourager à y adhérer, et ce, dans les meilleurs délais. Un CB peut adhérer à la présente entente en signant une adhésion, substantiellement conforme au projet d adhésion joint à l annexe 3, auquel est jointe la résolution du CB l autorisant à procéder à cette adhésion. Le CB doit transmettre l adhésion signée et la résolution aux responsables de l application de la présente entente qui, après avoir vérifié la conformité de l adhésion avec le projet de l annexe 3, transmettent les documents aux parties et inscrivent le nom du CB à la liste des CB ayant adhéré à la présente entente. 3. LISTE DES CB ADHÉRENTS Le MESS et la CSSSPNQL doivent tenir une liste à jour des CB qui ont adhéré à la présente entente et informer les membres de leur personnel respectifs de son contenu. 4. DÉFINITIONS Les définitions suivantes s appliquent à la présente entente : «partie» : désigne le Québec, la CSSSPNQL et les CB adhérents, selon le cas; «partie signataire» : désigne le Québec et la CSSSPNQL; «programme d aide financière» : désigne le Programme d'aide au revenu du gouvernement fédéral pour les CB et la CSSSPQNL ou désigne le Programme d aide sociale ou le Programme de solidarité sociale pour le MESS. Pour les fins de l application de la clause 5 et de l annexe 2, le terme «demandeur» désigne la partie qui transmet la demande de renseignements, alors que le terme «receveur» désigne la partie qui complète la demande de renseignements. 5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS Afin de vérifier, au moment du dépôt d une demande d aide financière, l admissibilité d une personne à un programme d aide financière que le MESS ou le CB adhérent gère, l un ou l autre, selon le cas, obtient le consentement du demandeur d aide ou du prestataire à la divulgation de ses renseignements personnels à l aide du formulaire prévu à l annexe 1 de la présente entente. Après avoir obtenu le consentement de la personne concernée, le MESS et le CB adhérent peuvent s échanger des renseignements selon les modalités stipulées dans la présente entente. 5.1 Pour des fins d identification, le demandeur communique les renseignements suivants au receveur : Nom et prénom du demandeur d aide ou du prestataire et de son (sa) conjoint(e); Date de naissance du demandeur d aide ou du prestataire et de son (sa) conjoint(e); Sexe du demandeur d aide ou du prestataire et de son (sa) conjoint(e); Numéro d assurance sociale du demandeur d aide ou du prestataire et de son (sa) conjoint(e). 3

4 5.2 Le receveur répond à la demande de renseignements en communiquant les renseignements suivants au demandeur : Montant du dernier versement mensuel brut; Date du dernier versement; Date de l entrée à l aide; Type de programme (à compléter par le MESS uniquement); Les informations complémentaires suivantes, s il y a lieu : - la nature et le montant des revenus, des biens et des avoirs liquides pris en considération pour établir le montant de la prestation ; - la composition familiale. Les éléments d «information complémentaire» mentionnés au point pourront être communiqués uniquement lorsque l individu pour lequel la demande de renseignements est transmise a reçu de l aide pour le mois courant ou le mois précédent la demande d aide financière. De plus, seuls les renseignements qui ont un impact sur le montant de l aide financière pourront être communiqués. Lorsque le consentement à la communication des renseignements vise un adulte seul alors que celui-ci bénéficiait d une aide financière en tant que couple, seuls les renseignements le concernant peuvent être communiqués à l autre partie. Ainsi, la nature et le montant des revenus, des biens et des avoirs liquides appartenant à l autre adulte (ex-conjoint) ne pourront être communiqués. Lorsqu un CB n a pas adhéré à la présente entente ou que le receveur ne peut identifier l individu pour lequel la demande de renseignements est transmise, aucun renseignement ne sera communiqué par le receveur. Le receveur avisera alors le demandeur du motif du refus de communiquer le renseignement. 6. OBLIGATIONS DES PARTIES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués dans le cadre de la présente entente et s engage à : 6.1 Procéder aux échanges de renseignements en respectant les modalités prévues à l annexe 2; 6.2 Veiller à ce que seules les personnes autorisées formulent et répondent aux demandes de renseignements; 6.3 Veiller à ce que seules les personnes autorisées puissent accéder aux renseignements communiqués dans la mesure où l exercice de leurs fonctions le requiert; 6.4 Intégrer les renseignements communiqués dans les dossiers électroniques ou papier des personnes concernées; 6.5 Collaborer à toute enquête ou vérification relative à la confidentialité des renseignements communiqués en vertu de la présente entente et au contrôle de leur utilisation; 6.6 Transmettre à l autre partie une liste contenant ses numéros de télécopieurs valides et à la tenir à jour; 6.7 Informer l autre partie de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant risquer de porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements communiqués, et ce, dès que la partie en a connaissance; 4

5 6.8 Prévenir l autre partie, dans un délai raisonnable, de tout changement susceptible d avoir une répercussion sur l application de la présente entente; 6.9 Informer leurs clients de la conclusion de la présente entente. 7. MESURES DE SÉCURITÉ Les parties s engagent à respecter les mesures de sécurité suivantes : 7.1 Le MESS, la CSSSPNQL et les CB adhérents assurent la préservation, l intégrité et la confidentialité des renseignements communiqués selon les mesures de sécurité existantes en vertu des lois applicables à chacune des parties. 7.2 Les parties s engagent à ne pas divulguer les renseignements échangés à d autres personnes qu à leurs employés et à leurs mandataires et fournisseurs de services autorisés, sauf pour l exécution des obligations prévues par la loi; 7.3 Les mesures de sécurité relatives à l intégrité physique des lieux où sont gardés les renseignements échangés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chacune des parties; 7.4 Les documents écrits sur lesquels apparaissent des renseignements communiqués par les parties sont soumis aux procédures de gestion des documents en vigueur au sein de chacune des parties; 7.5 En matière de transmission de documents par télécopieur, les parties s engagent à s assurer que les renseignements personnels soient transmis de façon sécuritaire à l autre partie. 8. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS Les parties s engagent à conserver et à détruire l information reçue de l autre partie selon le calendrier de conservation en vigueur chez chacune des parties. 9. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS Les parties s engagent à communiquer les renseignements qu elles détiennent, mais ne peuvent en garantir l exactitude. Les parties ne peuvent être tenues responsables des pertes ou dépenses résultant de l inexactitude d un renseignement communiqué. 10. FRAIS Les parties conviennent qu elles assument chacune les frais qu elles encourent aux fins de la présente entente. 11. PERSONNES RESPONSABLES DE L APPLICATION DE L ENTENTE Pour le MESS Directeur de la Direction de la conformité et de l évaluation médicale 575, rue Saint-Amable, 3 e étage Québec (Québec) G1X 2G , poste

6 Pour la CSSSPNQL Gestionnaire du secteur du développement social 250, place Chef Michel Laveau, bureau 102 Wendake (Québec) G0A 4V , poste MODIFICATION DE L ENTENTE La présente entente ne peut être modifiée que par un écrit portant la signature des parties signataires de l entente et stipulant expressément leur intention à cet effet. Les personnes responsables de l application de la présente entente peuvent toutefois modifier, de la même manière, la section 11 ainsi que les annexes. La modification entre en vigueur à la date de la dernière signature ou à toute autre date convenue entre celles-ci. Le MESS et la CSSSPNQL doivent informer les CB adhérents des modifications à la présente entente. Un CB continue d être lié à l entente ainsi modifiée à moins qu il ne révoque son adhésion en adoptant une résolution en ce sens. 13. SUSPENSION, RETRAIT ET RÉSILIATION 13.1 Suspension Une des parties signataires à l entente peut suspendre l application de la présente entente unilatéralement et sans avis préalable si elle estime qu il y a eu violation ou tentative de violation des règles de confidentialité ou s il y a eu défaillance des mesures de sécurité prévues à la présente entente. Lorsque le manquement à la sécurité des renseignements personnels concerne un CB adhérent, la suspension n a d effet qu à l égard de ce dernier. La suspension prend fin à une date convenue par les parties signataires lorsque les mesures appropriées ont été adoptées à leur satisfaction. Aucune indemnité ne peut être exigée en raison de cette suspension Résiliation Une partie signataire peut, en tout temps, résilier la présente entente au moyen d un avis expédié à l autre partie signataire par courrier recommandé ou certifié qui indique la date de prise d effet de la résiliation, laquelle ne peut toutefois être antérieure à 90 jours de la date de l avis. La partie signataire qui résilie l entente ne peut, en aucun cas, être tenue de payer des dommages-intérêts ou autre compensation à l autre partie signataire Retrait d un CB Un CB peut révoquer son adhésion à la présente entente en adoptant une résolution en ce sens. Celle-ci doit être transmise par courrier recommandé ou certifié aux responsables de l application de l entente. 14. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS Si un différend survient, notamment quant à l interprétation, la mise en œuvre ou l application de la présente entente ou encore à la suite d une plainte de quelque nature que ce soit, les personnes responsables de l entente s engagent à travailler en étroite collaboration afin de trouver une solution négociée. 6

7 15. AVIS D ADRESSE Tout avis ou courrier relatif à la présente entente doit être expédié aux adresses suivantes : Pour le MESS : Le directeur du Bureau du sous-ministre Ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale Bureau du sous-ministre 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 Pour la CSSSPNQL : La directrice générale 250, place Chef Michel Laveau, bureau 102 Wendake (Québec) G0A 4V , poste PRÉAMBULE ET ANNEXES Le préambule et les annexes font partie intégrante de la présente entente. 17. DISPOSITIONS FINALES La présente entente est d'une durée d un an à compter de son entrée en vigueur. Elle entre en vigueur à la date de la dernière signature des parties. Cette entente se renouvelle annuellement, à défaut, par l une ou l autre des parties signataires d adresser un avis écrit à l effet contraire au moins 30 jours avant la date anniversaire de l entente. 7

8 EN FOI DE QUOI, les parties ont signé en quatre (4) exemplaires, POUR LE GOUVERNEMENT DU QUÉBEC Le ministre de l Emploi et de la Solidarité sociale, FRANÇOIS BLAIS à Québec le Le ministre responsable des Affaires intergouvernementales canadiennes et de la Francophonie canadienne, JEAN-MARC FOURNIER à Québec le Le ministre responsable des Affaires autochtones, GEOFFREY KELLEY à Québec le POUR L ASSEMBLÉE DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC ET DU LABRADOR La directrice générale, Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador, MARJOLAINE SIOUI à Wendake le 8

9 ANNEXE 1 (Formulaire «Demande de renseignements» SR-2596) 9

10 ANNEXE 2 MODALITÉS DE COMMUNICATION 1. Le formulaire «Demande de renseignements» doit être complété pendant l analyse d une demande d aide financière lorsqu il y a des raisons de croire que le demandeur d aide financière a bénéficié de prestations ou d une aide financière de l autre partie pour le mois courant ou le mois précédent la demande d aide financière; 2. Le demandeur complète le formulaire prévu à l annexe 1 et l achemine à l autre partie par télécopieur après avoir obtenu le consentement de la personne qui demande l aide financière ou du prestataire; 3. L agent responsable de l admissibilité à l aide financière du Centre local d emploi (ci-après le CLE) achemine le formulaire au responsable du programme de la sécurité du revenu du CB adhérent le plus proche en utilisant le numéro de télécopieur fourni par la CSSSPNQL. La personne désignée par le CB doit ensuite compléter la deuxième section du formulaire et le retourner au MESS; 4. Le responsable du programme de la sécurité du revenu du CB adhérent achemine le formulaire au directeur du CLE le plus proche en utilisant le numéro de télécopieur fourni par le MESS à la CSSSPNQL. La personne désignée par le MESS doit ensuite compléter la deuxième section du formulaire et le retourner au CB; 5. L agent responsable de l admissibilité à l aide financière du CLE peut transmettre sa demande directement à la CSSSPNQL, lorsqu il est certain que le CB le plus proche n est pas celui qui versait l aide financière. La CSSSPNQL transmet, par la suite, le formulaire au CB adhérent concerné qui répond directement au demandeur; 6. Sauf exception, les demandes de renseignements doivent être traitées dans un délai de 48 heures; 7. Les parties pourront communiquer par téléphone afin de vérifier l état d une demande et l exactitude des renseignements transmis par télécopieur. 10

11 ANNEXE 3 ADHESION À L ENTENTE D ECHANGE DE RENSEIGNEMENTS EN VERTU DE L ARTICLE 1 DE L ENTENTE-CADRE 2013 POUR L AMELIORATION DE L ADMINISTRATION ET DE L OFFRE DE L AIDE AU REVENU DANS LES COMMUNAUTES DES PREMIERES NATIONS DU QUEBEC du [inscrire ici le nom et adresse du conseil de bande], ci-après désigné le «conseil de bande», Attendu que l Entente d échange de renseignements en vertu de l article 1 de l Entente- Cadre 2013 pour l amélioration de l administration et de l offre de l aide au revenu dans les communautés des Premières Nations du Québec (ci-après l Entente d échange de renseignement) a été conclue le [inscrire ici la date] entre le gouvernement du Québec (ci-après le MESS) et l Assemblée des Premières Nations du Québec et du Labrador (ciaprès CSSSPNQL); Attendu que cette entente prévoit qu un conseil de bande peut adhérer à cette Entente en signant une adhésion à cet effet; Attendu que cette adhésion constitue une entente intergouvernementale canadienne au sens des articles et 3.8 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (chapitre M-30) et une entente en matière d affaires autochtones au sens de l article 3.48 de cette loi; Article 1. Adhésion Par la présente, le conseil de bande adhère à l Entente d échange de renseignements et s engage à respecter les dispositions de cette entente. Article 2. Modalités Le conseil de bande s engage à transmettre aux responsables de l application de l Entente d échange de renseignements son adhésion signée en deux exemplaires et accompagnée de la résolution qui l autorise à adhérer à l entente et à signer cette adhésion. L adhésion accompagnée de la résolution doivent être transmis par courrier recommandé ou certifié. Article 3. Entrée en vigueur La présente adhésion entre en vigueur à la date de réception de l avis par les parties. Article 4. Révocation Le conseil de bande peut révoquer son adhésion en transmettant aux responsables de l application de l Entente d échange de renseignements un avis à cet effet accompagné d une résolution autorisant cette révocation. Cet avis accompagné de la résolution doivent être transmis par courrier recommandé ou certifié. La révocation d adhésion prend effet à compter de la date de réception de l avis par les parties. Malgré la révocation de l adhésion, l article 7 de l entente est maintenu en vigueur et le conseil de bande doit continuer de l appliquer. 11

12 Article 5. Responsables de l application de l Entente d échange de renseignements Le responsable de l application de l Entente d échange de renseignements pour le MESS est : Directeur de la direction de la conformité et de l évaluation médicale 575, rue Saint-Amable, 3e étage Québec (Québec) G1X 2G , poste Le responsable de l application de l Entente d échange de renseignements pour la CSSSPNQL est : Gestionnaire du secteur du développement social 250, place Chef Michel Laveau, bureau 102 Wendake (Québec) G0A 4V , poste 261 En conséquence, la présente adhésion est signée, en deux exemplaires, à, le par : Lieu de signature Date Signature Titre N.B. inscrire ci-dessus le nom et le titre de la personne autorisée à signer en vertu de la résolution 12