L INSCRIPTION EN LIGNE

Transcription

1 L INSCRIPTION EN LIGNE Présentation technique v novembre 2013

2 SOMMAIRE Les ressources à votre disposition L inscription en ligne, c est quoi? Le fonctionnement de la plateforme Les paramétrages du compte collectivité L entrée des données d inscription Les possibilités d interopérabilité L import des données agents L import des données inscription La mise à jour Les notions de sécurité 2

3 Les ressources à votre disposition 3

4 LES RESSOURCES A VOTRE DISPOSITION Un tutoriel vidéo complet est à votre disposition : L offre de formation «catalogue» est disponible : Imports / exports de fichiers, les spécifications détaillées sont consultables : ou 4

5 L INSCRIPTION EN LIGNE, C EST QUOI? 5

6 L INSCRIPTION EN LIGNE, C EST QUOI? La démarche du CNFPT porte sur l ensemble du processus allant de l inscription en ligne à la fourniture en ligne de l attestation de stage, y compris les accusés de réception et les convocations Une plateforme complète de services en ligne destinée aux services RH/formation et aux agents des collectivités territoriales 6

7 LES 5 MODULES D INSCRIPTION EN LIGNE Principes communs aux 5 modules Publication des sessions par les délégations et les instituts (nationales, interrégionales, régionales, unions de collectivités et intra-collectivités) Inscription : aux sessions de formation Information sur les effectifs inscrits Accusés Réception Composition du groupe : Visibilité sur les acceptés/refusés tableaux de bord Convocations : transmission de documents, liens avec des ressources en ligne présences : relevés des heures à la séance attestations : nature, objectifs, heures/séances Module formation intra Fonctionnalité intégrée Acheminement des documents via la plateforme; via la messagerie (ex. : réacheminer des convocations ou des attestations) Module prépa. concours Module formation inter Inscription en ligne Module séminaires Module formation d intégration 7

8 LE FONCTIONNEMENT : - Les paramétrages, - L entrée des données. 8

9 LES PARAMETRAGES DU COMPTE La CT doit définir les acteurs : le gestionnaire de l application (obligatoire) les gestionnaires par module (optionnel) les correspondants formation (optionnel) La CT peut activer ou désactiver les fonctionnalités : la diffusion des courriels vers les agents et leur n+1, le(s) correspondant(s) formation (autoriser ou non) la pré-inscription agents paramétrer le circuit de validation (intégrer le n+1 ou non) 9

10 LES PARAMETRAGES DU COMPTE En fonction du paramétrage, les acteurs reçoivent ou non les documents par mail : le gestionnaire de l application (obligatoire) les gestionnaires par module (optionnel) les correspondants formation (optionnel) les supérieurs hiérarchiques (optionnel) les agents (optionnel) Cas des agents ne disposant pas de mail : Il est possible de renseigner dans les fiches agent une adresse générique. => Cette boite vous permettra de récupérer tous les documents (convocations, attestations, ) des agents sans pour les faire suivre. 10

11 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Cas 1: Saisie des inscriptions par le(s) gestionnaire(s). Le processus d inscription : 1. sélectionner la session : recherche multicritères (par territoire pour les formations d intégration) 2. sélectionner un ou plusieurs agents présents dans la base de données ou saisir le formulaire agent 3. valider l inscription 11

12 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Cas 2 : Pré-inscription par l agent 1. Ouverture du module de pré-inscription par la collectivité L ouverture se fait via le menu «mon compte», «paramètres». 2. Création du compte par l agent 3. Pré-inscription de l agent : actualisation de sa fiche agent saisie des motivations de la demande vérification de la session validation pour transmission à la collectivité (A/R aux destinataires selon les paramétrages choisis par la collectivité) 4. Traitement de la pré-inscription par la collectivité : visualisation de la préinscription en attente traitement la demande (acceptation/refus) validation pour transmission au CNFPT 12

13 LES POSSIBILITES D INTEROPERABILITE: - Agents - Inscriptions - Les mises à jour de données 13

14 INTEROPERABILITE Afin d alléger les saisies, plusieurs possibilités d échanges de données sont possibles depuis la plateforme : Import d agents Import d inscriptions Export de l offre de formation (catalogue) Les formats de fichiers disponibles sont aux formats : CSV XML Rappel : Les spécifications détaillées sont consultables : ou Pour une complète automatisation des échanges entre applications le CNFPT mettra à disposition des Web services à partir de décembre. Le CNFPT a rencontré le 17 mai 2013 les éditeurs de logiciels RH / formation pour les informer de la démarche. 14

15 INTEROPERABILITE Les éditeurs présents lors de la rencontre le 17 mai étaient 1. AFI-GRH (AFI), 2. ASTRES RH - GROUPE GFI PROGICIEL, 3. CEGID, 4. CIVIL-NET-RH (GROUPE CIRIL), 5. FOEDERIS FORMATION (GROUPE FOEDERIS), 6. HR ACCESS, 7. INSER FORMATION (INSER), 8. JVS INFORMATIQUE (JVS-MAIRISTEM), 9. GROUPE SEGILOG (MILORD), 10. NEEVA GROUP, 11. GROUPE BERGER LEVRAULT (SEDIT MARIANNE), 12. SOPRA RH, 13. VIRTUALIA, 14. SIS, 15. LOCUS SARL, 16. TRAINING ORCHESTRA. 15

16 La procédure d import des données agents 16

17 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d agents La fonctionnalité d import permet aux collectivités qui le souhaitent de charger massivement des agents issues pour instruction par le CNFPT. L import des données est réalisé au travers d un système d upload de fichiers. Les agents seront ainsi disponibles dans la plateforme pour être inscrits aux sessions de formation Toute nouvelle version des formats d échanges du fichier fera l objet d une communication préalable suffisamment anticipée en rapport de la date de mise en service. 17

18 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d agents II. Format du fichier : Le fichier doit respecter une structure avec des entêtes de colonnes. (voir spécifications) Il comporte un agent par ligne. Le fichier doit être enregistré au format «csv séparateur pointvirgule» (Celui-ci peut être conçu simplement avec EXCEL ) 18

19 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d agents - Identité et coordonnées Des rubriques obligatoires Civilité (M., Mme) Nom d usage (nom couramment utilisé) ; Prénom Adresse de résidence (1 ère ligne d adresse, CP; ville) Date de naissance L identification d un agent pour le CNFPT est construite sur les informations suivantes : Collectivité + Nom de naissance + Prénom + Date de naissance Des rubriques facultatives (libres) 2 et 3 lignes d adresse Pays de résidence (France si non précisé) Téléphone(s) : personnel; mobile; professionnel 19

20 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d agents Situation professionnelle Des rubriques obligatoires Numéro de SIRET Lieu de travail (1 ligne d adresse, Code Postal et Ville) Remarque : La ville du lieu de travail sert au calcul des frais de déplacements Des rubriques facultatives (référentiels ou libres) Lieu de travail (2 ligne d adresse) Service de rattachement dans la CT Référence (ex : matricule agent dans la CT) Domaine d activité (Réf - répertoire des métiers) Famille professionnelle (idem) Emploi ou fonction (libellé propre à la CT) Niveau de diplôme (saisie libre) Remarque : les valeurs hors référentiels ne sont pas importées 20

21 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d agents Situation professionnelle Des rubriques obligatoires (éléments statutaires) Statutaire FPT (Oui = titulaire ou stagiaire de la FPT ou détaché FPE, FPH - Non = non titulaire, emploi aidé, autre) Catégorie (A,B,C) Date d entrée dans la FPT Date d entrée dans le grade (pour les agents statutaires) Qualité (pour les non statutaires) : Réf Emplois d avenir; Contrats aidés, Contrats de droit privé, Autres Des rubriques facultatives (libres) Grade (Pour les agents statutaires; Libellé propre à la CT) Code NET (Réf DGCL) Mail agent Responsable hiérarchique : Nom, Prénom et mail Correspondant formation : Nom, Prénom et mail 21

22 La procédure d import des données inscriptions 22

23 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d inscriptions I. Introduction et présentation de la démarche générale La fonctionnalité d import permet aux collectivités qui le souhaitent de charger massivement des inscriptions issues pour instruction par le CNFPT. L import des données est réalisé au travers d un système d upload de fichiers. Cette fonctionnalité ne concerne que les inscriptions aux sessions de formation inter. Toute nouvelle version des formats d échanges du fichier fera l objet d une communication préalable suffisamment anticipée en rapport de la date de mise en service. 23

24 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d inscriptions II. Format du fichier Le fichier doit respecter une structure avec des entêtes de colonnes. (voir spécifications) Il comporte une inscription par ligne. Le fichier doit être enregistré au format «csv séparateur pointvirgule» (Celui-ci peut être conçu simplement avec EXCEL ) 24

25 L ENTREE DES DONNEES - PROCESSUS Import d un fichier d inscriptions - Identification du stagiaire de son employeur et de la session de formation Des rubriques obligatoires Nom d usage (nom couramment utilisé) ; Nom de naissance ; Prénom Date de naissance Numéro de SIRET de la CT employeur Identifiant de formation (code de la structure organisatrice + code du stage) Numéro de la session (session = identifiant de la période de formation choisie) Des rubriques facultatives (libres) Référence (ex : matricule agent dans la CT) 25

26 Les mises à jour de données 2 décembre

27 LA MISE A JOUR DES DONNEES Mise à jour d un agent existant : Cas d un champ facultatif : Si la donnée dans le fichier d'import est «à blanc» ou n est pas renseignée : la donnée en base n est pas altérée (non écrasement) Si la donnée dans le fichier d import comporte un astérisque : la donnée en base est effacée Cas d un champ obligatoire : Si la donnée dans le fichier d'import comporte un astérisque : rejet de la ligne et affichage d un message d erreur dans le compte-rendu de traitement (effacement impossible pour un champ obligatoire) 27

28 LES NOTIONS DE SECURITE 28

29 LES NOTIONS DE SECURITE Ce téléservice est conforme au référentiel général de sécurité (RGS) : Décision d'homologation du 18 juin L information détaillée est disponible sur la page d accueil du site de l inscription en ligne. Un renforcement de la sécurité est aussi prévu dans les prochaines semaines avec notamment : Une complexification des mots de passe Une possibilité de création de gestionnaires multiples 29

30 LES NOTIONS DE SECURITE Le projet de déclaration de téléservice qui sera soumis au Conseil d administration du CNFPT a ainsi reçu un avis favorable de la CNIL le 13 juillet Une déclaration modificative est à faire à la CNIL pour vos applications SIRH en cas d échanges de données informatisées. 30