POSITION POSTING. Systems Librarian Digital Initiatives

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1 POSITION POSTING Systems Librarian Digital Initiatives Assistant or Associate Librarian depending upon experience (tenure-track) Duration: Initial three-year appointment with possibility for renewal Salary: Commensurate with experience Posting number: 17-AL9885 McGill University Library & Archives seeks a collaborative, user-centred, tech-savvy and highly motivated individual for the position of Systems Librarian. This member of the McGill Library & Archives Digital Initiatives department will contribute to building capacity in our department for the management and support of the current integrated library system (Ex Libris Aleph), oversee a tentatively planned migration from Aleph to a new, yet to be selected library services platform and paired discovery layer, and manage and support these systems and their integrations with other data sources into the future. THE McGILL LIBRARY Within sight of one of Frederick Olmsted s great urban parks, Mount Royal, McGill University is consistently cited as one of the world's top universities and has been ranked first among Canada's medical-doctoral universities by Maclean's magazine for ten consecutive years. Established in 1821, and one of only two Canadian members of the Association of American Universities, (AAU), McGill University is located in Montreal, one of North America s great urban centres. The University has been named one of the city s Top Employers for the seventh consecutive year. McGill Library & Archives has the largest collection in Quebec and is one of Canada s largest academic libraries with over five million monograph titles and 100,000 e-journals and databases. The Library is a member of the Canadian Association of Research Libraries (CARL), the Association of Research Libraries (ARL), the Bureau de coopération interuniversitaire (BCI, formerly CRÉPUQ), and the Center for Research Libraries (CRL), and is the first Canadian member of the HathiTrust Digital Library. The Library is committed to the delivery of innovative information products, services and programs of the highest quality focused on client needs in support of the University's strategic mission and directions. The Library proactively supports the teaching, learning and research needs of faculty and students to ensure that the university s strategic mission of excellence as a

2 research intensive, student-centred university is satisfied. Collection building is based upon the premise of preference for electronic versions. INFORMATION FOR PROSPECTIVE STAFF Information about the University and the McGill Library is at the University s web site ( and As a tenured stream appointee, the successful candidate is expected to devote himself or herself to the full range of academic duties as defined in the Regulations Relating to the Employment of Librarian Staff ( DUTY STATEMENT Primary Purpose of Position Manages and supports the technology platforms for library management systems, including the current integrated library system, planned future library services platform, discovery layer, and integrations between these systems and others. Duties Duties and responsibilities include, but are not limited to: Manages overall system configuration for library management system components the integrated library system, library services platform, and discovery layer ensuring they meet staff and patron needs. Tests forthcoming system upgrades and enhancements in development or sandbox environments, and coordinates testing with other library staff. Ensures new features, interface changes, and other system upgrades are communicated effectively and in a timely manner to library staff and users. Maintains close contact with system vendors on upgrade and enhancement plans. Analyzes, documents, and resolves system issues such as service outages and bugs. Coordinates with library staff and campus IT to resolve problems. Works with system vendors to track and resolve issues that cannot be addressed in-house. Provides regular reports to staff and users concerning reported, pending and resolved issues. Represents McGill interests in vendors processes for determining system development priorities. Proactively liaises and communicates with McGill library and campus technology staff about long-term development plans for library management systems. Oversees integration of library management system components with campus enterprise systems for patron data and financial data, and with other systems such as 3 rd party software tools and self-checks. Coordinates programming and other technical work between the vendor, the Application Development team, and McGill campus IT.

3 Oversees data extract tasks for library management system components. Performs complex extracts on request, trains others in data extraction procedures, and troubleshoots data extraction issues. Writes basic scripts utilizing data from vendorprovided APIs to optimize data flow between systems and transform data according to project requirements. Works with the Application Development team to implement software using data from vendor-provided APIs in more complex cases. Manages reporting activities for library management system components. Using deep familiarity with data structures used by these systems, designs, runs, and automates complex reports on request, trains others on the use of reporting modules, and troubleshoots reporting issues. Tracks reporting needs, scheduled reports, and custom report usage. Prepares complete and accurate documentation to support library management system components and workflows in area or responsibility. Assesses training requirements for systems and assists in the creation and delivery of relevant training to library staff. Serves as McGill technical project manager for tentatively planned migration from current integrated library system to cloud-based next-generation library services platform and paired discovery layer. Exact migration schedule and plans not yet determined. Coordinates library management systems work at McGill with staff of the Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) and its member institutions, in French. Maintains a user-focused, helpful, and collaborative style of interaction in the performance of all job duties and in communication with all levels and types of staff and partners. Maintains an active and up-to-date awareness of initiatives and offerings in area of expertise, and applies this knowledge to local work. Manages selected Library technology and systems projects, in areas such as data migration and new systems implementation. May occasionally be required to work non-standard hours to manage system upgrades and/or resolve system issues. Reporting relationship The Systems Librarian reports to the Associate Dean, Digital Initiatives. SELECTION CRITERIA Required: 1. ALA-accredited master s degree in library or information science or equivalent. 2. At least two years hands-on experience with one or more of the integrated library system or library services platform products in common use in academic libraries. 3. Experience with library management system components, including integrated library systems, library services platforms, and discovery layers.

4 4. Knowledge of metadata standards and protocols used in modern library management systems and on the horizon, including MARC, BIBFRAME, holdings data, KBART, Dublin Core, Linked Data, RDF, and OAI-PMH. 5. Knowledge of relational databases (Oracle, MySQL, PostgreSQL or similar) and SQL fundamentals. 6. Experience with Unix or Linux. 7. Experience with at least one programming or scripting language. 8. Experience with HTML and CSS. 9. Familiarity with XML/XSLT. 10. Experience manipulating large data sets. 11. Outstanding problem-solving skills. 12. Demonstrated project management experience and skills. 13. Excellent command of both English and French, including writing, speaking, reading, and oral comprehension. Desired: 14. Familiarity with Cron jobs. 15. Experience with one or more FTP/sFTP and SSH software clients. 16. Familiarity with authentication credential systems such as Shibboleth, Active Directory, and/or LDAP. APPLICATION PROCEDURE Applications should address the above selection criteria, be accompanied by a letter of interest, curriculum vitae, and the names and addresses of three referees and should be submitted by November 3rd 2017, as one (1).pdf document. Applications will be accepted until the position is filled, but preference will be given to applications received by the submission date. Please indicate the number of the posting (17-AL9885) on the letter of interest and on the subject line of the . Isabelle Roberge Office of the Trenholme Dean of Libraries McGill University 3459 McTavish Street Montreal, Qc H3A 1Y1 Fax: (514) application.library@mcgill.ca McGill University is committed to diversity and equity in employment. It welcomes applications from: women, Aboriginal persons, persons with disabilities, ethnic minorities, persons of minority sexual orientation or gender identity, visible minorities, and others who may contribute to

5 diversification. All qualified applicants are encouraged to apply; however, in accordance with Canadian immigration requirements, Canadians and permanent residents will be given priority.

6 OFFRE D EMPLOI Bibliothécaire-Systèmes Initiatives numériques Bibliothécaire adjoint ou associé (poste permanent) Durée : trois ans, avec possibilité de renouvellement Salaire minimum: en fonction de l expérience No d affichage : 17-AL9885 La Bibliothèque et les Archives de l Université McGill sont à la recherche d une personne fortement motivée, technophile, centrée sur le service aux usagers et apte à travailler en équipe pour un poste de Bibliothécaire-Systèmes. Membre du service des Initiatives numériques de la Bibliothèque et des Archives de McGill, la personne contribuera à renforcer les capacités du service chargé de la gestion et du support de l actuel système intégré de gestion de bibliothèque (Ex Libris : Aleph), encadrera le projet de migration planifiée d Aleph vers une nouvelle plateforme de services non encore sélectionnée et son interface de recherche associée, et gérera et soutiendra ces systèmes et leur intégration à d autres sources de données potentielles. LA BIBLIOTHÈQUE DE L UNIVERSITÉ McGILL Située au pied du Mont-Royal, l un des grands parcs urbains aménagés par Frederick Olmsted, l Université McGill figure régulièrement au palmarès des plus grandes universités du monde et a occupé pendant 10 années consécutives la tête du classement des universités canadiennes dans le domaine de la médecine et des études doctorales établi par le magazine Maclean. Fondée en 1821 à Montréal, l une des plus grandes métropoles d Amérique du Nord, McGill est l une des deux seules universités canadiennes membres de l Association of American Universities (AAU). Elle s est classée parmi les meilleurs employeurs de Montréal pendant sept années consécutives. La Bibliothèque et les Archives de McGill possèdent la plus vaste collection universitaire d ouvrages au Québec et compte parmi les plus grandes bibliothèques universitaires du Canada, avec plus de cinq millions de volumes et une collection de périodiques en ligne et bases de données bibliographiques. Elle fait partie de l Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC), de l Association des bibliothèques de recherche des États-Unis (ARL, Association of Research Libraries), du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI, anciennement CRÉPUQ) et du Centre pour les bibliothèques de recherche (CRL, Center for Research Libraries). Elle est la première bibliothèque canadienne membre de la bibliothèque numérique HathiTrust.

7 La Bibliothèque s engage à offrir des programmes, services et produits innovants et de la plus haute qualité centrés sur les besoins des usagers pour soutenir la mission et les orientations stratégiques de l Université. Elle apporte un soutien proactif aux besoins en matière d enseignement, d apprentissage et de recherche du corps enseignant et des étudiants afin de permettre à McGill d accomplir sa mission stratégique d excellence, conformément à sa vocation d université à forte intensité de recherche, centrée sur les étudiants. L enrichissement des collections repose sur le principe de préférence pour les supports électroniques. INFORMATION AUX PERSONNES INTÉRESSÉES À POSTULER De plus amples informations sur l Université McGill et la bibliothèque, veuillez consulter le site web de l Université ( et Ce poste étant à caractère académique, la personne sélectionnée devra satisfaire aux exigences du règlement concernant l emploi des bibliothécaires ( ÉNONCÉ DES TÂCHES Objet du poste Gérer et soutenir les plateformes de technologies des systèmes de gestion des bibliothèques, y compris le système intégré actuel, la future plateforme de services en projet, l interface de recherche et les intégrations entre ces systèmes et d autres sources de données. Tâches Les tâches et responsabilités comprennent notamment les suivantes : Gérer la configuration générale des différents éléments du système de gestion de bibliothèque - système intégré, plateforme de services et interface de recherche - de manière à ce qu ils répondent aux besoins du personnel et de la clientèle. En amont des remises à niveau et améliorations du système, effectuer des tests dans des environnements de test ou de type «bac à sable» et coordonner ces tests avec les autres membres du personnel de la bibliothèque. Faire en sorte que les nouvelles fonctions, les modifications apportées aux interfaces et les remises à niveau du système fassent l objet de communications efficaces et rapides aux membres du personnel de la bibliothèque et à ses usagers. Entretenir des liens étroits avec les fournisseurs sur tout ce qui a trait aux plans de remise à niveau et d amélioration. Analyser, documenter et résoudre les problèmes que soulève le système, tels que les pannes et problèmes de fonctionnement. Coordonner la résolution des problèmes avec le personnel de la bibliothèque et celui du service des technologies de l information du campus. Travailler avec les fournisseurs pour faire le suivi des problèmes et résoudre ceux

8 qui ne peuvent l être en interne. Transmettre des rapports réguliers aux membres du personnel et aux usagers sur les problèmes signalés, non réglés et résolus. Exposer et défendre les intérêts de McGill auprès des fournisseurs afin de déterminer les priorités en matière de développement du système. Assurer la liaison et communiquer de manière proactive avec le personnel de la bibliothèque de McGill et des services de technologie de l information du campus sur toutes les questions en rapport avec les plans de développement à long terme des systèmes de gestion des bibliothèques. Encadrer l intégration des systèmes de gestion de bibliothèque avec les systèmes du campus pour la génération de données financières et sur les usagers, ainsi qu avec d autres systèmes tels que les outils et logiciels tiers et d autodiagnostic. Coordonner les activités de programmation et techniques entre les fournisseurs, l équipe chargée du développement des applications et le service des technologies de l information du campus de McGill. Encadrer les activités d extraction de données des différents éléments du système de gestion de bibliothèque. Réaliser des extractions complexes sur demande, offrir des formations sur les procédures d extraction de données et identifier les problèmes que peuvent soulever ces procédures. Rédiger des scripts de base utilisant des données provenant des API fournis par les fournisseurs afin d optimiser les flux de données entre les systèmes et convertir les données en fonction des exigences des projets. Collaborer avec l équipe chargée du développement des applications pour mettre en œuvre un logiciel utilisant les données provenant des API fournis par les fournisseurs pour les cas plus complexes. Gérer les activités d élaboration de rapports sur les différents éléments du système de gestion de bibliothèque. En se fondant sur une connaissance approfondie des structures de données utilisées par ces systèmes, concevoir, réaliser et automatiser des rapports complexes sur demande, offrir des formations sur l utilisation des modules d établissement de rapports et identifier les problèmes que soulève ces opérations. Faire le suivi des besoins en matière de rapports, de rapports programmés et de rapports personnalisés. Élaborer une documentation complète et précise sur les différents éléments du système de gestion et les flux de travail dans le domaine d expertise couvert. Évaluer les besoins en matière de formation et participer à la création et à la prestation de différentes formations pour le personnel des bibliothèques. Faire fonction de chef de projet technique de McGill pour le projet de migration du système intégré de gestion de bibliothèque actuel vers une plateforme de services de nouvelle génération en nuage et son interface de recherche associée. Le calendrier et les plans exacts de migration ne sont pas encore arrêtés. Coordonner les activités relatives aux systèmes de gestion de bibliothèque de McGill avec le personnel du Bureau de la coopération interuniversitaire et ses institutions membres, en français. Faire en sorte que les échanges relatifs à l exécution des tâches et la communication avec tous les niveaux et catégories de personnel et de partenaires soient centrés sur les usagers, utiles et collaboratifs.

9 Faire connaître activement les initiatives et les offres dans le domaine d expertise couvert et appliquer les connaissances correspondantes au travail sur le terrain. Gérer les projets relatifs aux systèmes et technologies utilisés en bibliothèque dans des domaines tels que la migration de données et la mise en place de nouveaux systèmes. Travailler occasionnellement en dehors des horaires inhabituels pour gérer les remises à niveau du système et/ou résoudre les problèmes liés au système. Liens hiérarchiques Ce poste relève du poste de Vice-Doyen, Initiatives numériques CRITÈRES DE SÉLECTION Obligatoires : 1. Maîtrise en bibliothéconomie ou science de l information ou diplôme équivalent délivré par un établissement agréé par l ALA. 2. Au moins deux ans d expérience pratique de l un ou de plusieurs systèmes intégrés de gestion de bibliothèque ou de plateforme de services de bibliothèque communément utilisés dans les bibliothèques universitaires. 3. Expérience des différents éléments des systèmes de gestion de bibliothèque, y compris les systèmes intégrés, les plateformes de services et les interfaces de recherche. 4. Connaissance des normes et protocoles applicables aux métadonnées utilisés par les systèmes de gestion de bibliothèque modernes et par ceux qui se profilent à l horizon, y compris MARC, BIBFRAME, données sur les fonds, KBART, Dublin Core, Linked Data, RDF et OAI PMH. 5. Connaissance des bases de données relationnelles (Oracle, MySQL, PostgreSQL ou apparenté) et des fondamentaux SQL. 6. Expérience d Unix ou de Linux. 7. Expérience d au moins un langage de programmation ou de script. 8. Expérience d HTML et CSS. 9. Connaissance de XML/SXLT. 10. Expérience de la manipulation de vastes ensembles de données. 11. Aptitude hors pair à la résolution de problèmes. 12. Expérience et compétences en gestion de projet. 13. Excellente maîtrise de l anglais et du français- écrit, parlé et lu. Souhaités : 14. Connaissance des tâches Cron (Cron jobs). 15. Expérience de l un ou de plusieurs logiciels clients FTP/sFTP et SSH. 16. Connaissance des systèmes d authentification comme Shibboleth, Active Directory, et/ou LDAP.

10 MODE DE PRÉSENTATION DE LA DEMANDE D EMPLOI Les candidat(e)s qui répondent aux critères de sélection sont invité(e)s à soumettre leur candidature, accompagnée d une lettre de motivation, d un curriculum vitae et des coordonnées de trois personnes pouvant agir comme référence, au plus tard le 3 Novembre 2017, en un (1) seul document au format PDF. Les demandes seront acceptées jusqu à ce que le poste soit occupé, mais la préférence sera accordée aux demandes reçue à la date de soumission. Prière de bien vouloir reporter le numéro de référence du poste 17-AL9885 dans la lettre de motivation et la rubrique «Objet» du courriel. Isabelle Roberge Bureau de la doyenne Trenholme des bibliothèques Université McGill 3459, rue McTavish Montréal, Québec H3A 1Y1 Télécopieur : (514) Courriel : application.library@mcgill.ca L Université McGill souscrit aux principes d équité en matière d emploi et de diversité. Elle accueille favorablement les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, des minorités visibles ou des minorités ethniques, ainsi que les candidatures de personnes handicapées, de femmes, de personnes d orientations sexuelles ou d identités de genre minoritaires et de toute autre personne pouvant contribuer à plus de diversité. Conformément aux exigences canadiennes en matière d immigration, la présente offre d emploi s adresse en priorité aux citoyens et résidents permanents du Canada.