Messagerie vocale UCP

Transcription

1 Messagerie vocale UCP Mémento de poche Release 2.0

2 Félicitations! Vous utilisez maintenant la messagerie unifiée UCP (Unified Communications Platform). Cette messagerie vous permet de gérer efficacement tous vos appels et messages à partir des touches de votre téléphone, de votre PC en réseau ou de votre boîte de réception d s. Cette messagerie vous permet une gestion efficace et confidentielle. Vous pourrez écouter, transférer et répondre aux messages aussi bien que gérer des listes d utilisateurs et des calendriers d appels extérieurs. Ce guide de poche vous aidera à gérer vos communications journalières Aastra Telecom Schweiz

3 Sommaire "Démarrer" page 4 "Accéder à votre boîte vocale" page 5 "Menu principal" page 7 "Menu Messages" page 13 "Menu Options de la boîte vocale" page 18

4 Démarrer La première fois que vous accédez à votre boîte vocale, la messagerie initialise un didacticiel personnalisé qui va vous guider dans la configuration de votre boîte vocale : enregistrement de votre mot de passe, enregistrement de votre nom et de vos messages d accueil. Pour plus d informations sur la façon de changer le mot de passe, voir "Changer votre mot de passe" page 23. Pour plus d informations sur les options d enregistrement, voir "Enregistrer les messages d accueil" page 19. Si vous quittez accidentellement le didacticiel et souhaitez y revenir, rappelez simplement votre messagerie. Pour accéder à votre boîte vocale et changer vos options, suivez les instructions fournies dans ce guide. Afin d approfondir votre connaissance du produit, vous pouvez vous référer au Guide utilisateur de la messagerie UCP. Quitter votre boîte vocale Pour quitter n importe quel menu à tout moment, appuyez sur [*]. Pour quitter votre boîte vocal, appuyez sur [*] à chaque niveau de menu ou raccrochez tout simplement. 4

5 Accéder à votre boîte vocale 1. Appelez votre messagerie. En interne : Depuis l extérieur : 2. Appuyez sur # lorsque la messagerie répond. NOTE : Vous n avez pas à effectuer ces étapes si vous appelez la messagerie de l intérieur de votre société et que votre système téléphonique est doté d un système de messagerie intégrée. Dans de nombreux cas, vous n avez qu à entrer votre mot de passe. 3. Entrez votre numéro de boîte vocale (numéro de poste) 4. Entrez votre mot de passe. Appeler votre messagerie Pour accéder à votre messagerie à l intérieur de votre entreprise, entrez le numéro du système de messagerie (votre administrateur système vous le fournira). Si vous êtes à l extérieur, composez le numéro de téléphone de votre société. 5

6 Entrer votre numéro de boîte vocale Quand vous avez appuyé sur [#], la messagerie vous demande d entrer votre numéro de boîte vocale (votre numéro de poste). Un numéro de boîte vocale vous a été attribué par votre administrateur système. Entrer votre mot de passe Après avoir renseigné votre numéro de boîte vocale, la messagerie vous demande d entrer votre mot de passe. Par défaut, le mot de passe est Pour garder un accès sécurisé à votre boîte vocale, créez votre propre mot de passe que vous serez seul à connaître. Il vous sera demandé à chaque accès à votre boîte vocale. 6

7 Menu principal NOTE : Les options détaillées dans ce guide peuvent changer pour répondre à vos besoins. Veuillez vous référer au guide de configuration du serveur pour obtenir des informations plus détaillées. Lorsque vous accédez pour la première fois à votre boîte vocale, vous êtes dans le menu principal. La messagerie vous indique le nombre de nouveaux messages et le nombre de messages sauvegardés présents dans votre boîte vocale. Les options suivantes sont disponibles dans le menu principal : Ecoute des messages non lus Ecoute des messages lus Envoi d un message Options de la boîte vocale Changement d emplacement Survol des répertoires Ecoute des messages concernant les futures 7

8 livraisons de messages Analyse de la disponibilité et de l emplacement actuels Appel d un contact Retour au standard automatique Déconnexion Faire le numéro de poste par défaut identifiant l interlocuteur actuel Ecouter vos messages Dans le menu principal, quand vous appuyez sur [1] pour écouter les messages non lus ou sur [2] pour écouter les messages lus, vous accédez au menu Messages. Voir le paragraphe "Menu Messages" page 13 pour obtenir plus d informations. [1] Ecoute des messages vocaux [2] Ecoute des messages électroniques [3] Ecoute des télécopies (fax) [9] Ecoute de tous les messages [*] Retour au menu principal 8

9 Envoi d un message Quand vous appuyez sur [3] depuis le menu principal, vous accédez au menu d envoi de messages. Ce menu propose les options suivantes : [1] Indiquer qu un message est «Urgent» [2] Réenregistrer un message [3] Réécouter les messages [4] Annexer un message [5] Ajouter un/des destinataire(s) [6] Supprimer un destinataire [7] Envoyer un message enregistré [8] Indiquer qu un message est «Confidentiel» [9] Certifier un message [*] Annuler et sortir [#] Envoyer un message enregistré Accéder aux options de votre boîte vocale Quand vous appuyez sur [4] depuis le menu principal, vous accédez au menu des options de votre boîte vocale. Voir le paragraphe "Menu Options de la boîte vocale" page 18 pour avoir plus d informations sur ce menu. 9

10 Changement d emplacement Quand vous appuyez sur [5] depuis le menu principal, vous accédez au menu de changement d état. Ce menu propose les options suivantes : [1] Analyse de la disponibilité et de l emplacement actuel [2] Changer votre emplacement à «Au bureau» [3] Changer votre emplacement à «Temporaire» [4] Changer votre emplacement à «Au domicile» [5] Changer votre emplacement à «Réunion» [6] Changer votre emplacement à «Pause déjeuner» [7] Changer votre emplacement à «Congés» [8] votre emplacement à «Absence prolongée» [9] Changer votre emplacement à «Emplacement utilisateur» [*] Revenir au menu principal [#] Modifier la disponibilité. Survol des répertoires Quand vous appuyez sur [6] depuis le menu principal, vous accédez au menu d exploration des dossiers. Il faut, à partir de ce menu : 1. Entrer le numéro de dossier que l on souhaite explorer 2. Appuyer sur [*] pour lister les sous-dossiers 10

11 Ecoute des messages concernant les futures livraisons de messages Appuyez sur [7] depuis le Menu principal pour écouter les messages marqués à envoyer ultérieurement : [1] Ecoute de tous les messages [2] Sauter/enregistrer les messages [3] Déplacer dans le répertoire supprimé [5] Livrer maintenant [7] Conserver une date/heure de livraison ultérieure [8] Modifier une date/heure de livraison ultérieure [*] Retour au Menu principal Revoir votre disponibilité et votre emplacement actuels Appuyez sur [8] depuis le menu principal pour vérifier votre disponibilité et votre état. Pour modifier votre état, appuyez sur [5] depuis le menu principal. Reportez-vous au chapitre "Changement d emplacement" page 10 pour obtenir plus d informations. Appeler un contact Appuyez sur [9] depuis le menu principal pour appeler un contact. Pour obtenir plus d informations concernant les contacts, 11

12 voir le paragraphe "Spécifier vos options de notification" page 20. Retour au standard automatique Appuyez sur [0] depuis le menu principal pour retourner au standard automatique. Quitter Appuyez sur [*] depuis le menu principal pour quitter la messagerie. Faire le numéro de poste par défaut identifiant l interlocuteur actuel Appuyez sur [#] depuis le menu principal pour que le numéro d appelant actuel devienne votre numéro par défaut. 12

13 Menu Messages Quand vous appuyez sur [1] depuis le menu principal, pour écouter les messages non lus ou sur [2] pour écouter les messages lus, vous accédez au menu messages. Ce menu propose les options suivantes : Revoir les messages Sauter/enregistrer le message Déplacer le message dans le répertoire Supprimé Répondre à l expéditeur uniquement Transférer un message Heure et date du message Revenir en arrière Imprimer la télécopie Rappeler l expéditeur Retour au standard automatique Retour au menu principal Aller au message suivant sans en modifier le statut 13

14 Revoir les messages Appuyez sur [1] depuis le menu messages pour ré-écouter un message. Sauter/enregistrer le message Appuyer sur [2] pour sauvegarder le présent message et passer au suivant. Déplacer le message dans le répertoire Supprimé Appuyer sur [3] pour supprimer le présent message. Répondre à l expéditeur uniquement Appuyer sur [4] pour enregistrer un message à destination de l expéditeu ou vous sont présentées les options suivantes : [1] Envoyer un message [2] Ré-écouter le message [3] Ré-enregistrer le message [4] Annexer un message [5] Ajouter un destinataire [6] Supprimer un destinataire [7] Envoyer un message ultérieurement [*] Revenir au menu Principal 14

15 Transférer un message Quand vous appuyez sur [5] depuis le menu Messages, vous accédez au Menu Transfert de messages. Ce menu propose les options suivantes : [1] Indiquer que le message est Urgent [2] Ré-enregistrer le message [3] Ré-écouter les messages [4] Annexer un message [5] Ajouter des destinataires [6] Supprimer un destinataire [7] Envoyer un message [8] Indiquer que le message est Confidentiel [9] Certifier le message [*] Effacer le message et quitter [#] Retour au menu principal. Date et heure du message Appuyez sur [6] dans le menu Messages pour connaître la date et l heure du message. Imprimer une télécopie Appuyez sur [8] depuis le menu Messages pour envoyer une télécopie à l imprimante. 15

16 Rappeler l expéditeur Appuyez sur [9] depuis le menu Messages pour rappeler l expéditeur du message.. Retour au standard automatique Appuyez sur [0] depuis le menu Messages pour être transféré au standard automatique. Retour au menu principal Appuyez sur [*] depuis le menu Messages pour revenir au menu principal. Passer au message suivant Appuyez sur [#] depuis le menu Messages pour passer au message suivant sans changer le statut (lu/non lu) du message en cours de lecture. 16

17 Touches de contrôle Les touches de contrôle peuvent être utilisées pendant l écoute d un message vocal. Votre administrateur système peut activer ou désactiver ces touches de fonction ou leur assigner des numéros différents de ceux indiqués ci-dessous. Pour plus d information, contactez votre administrateur système. Retour en arrière Pause Avance rapide 17

18 Menu Options de la boîte vocale En appuyant sur [4] depuis le menu principal, vous accédez au Menu Options de la boîte vocale. Dans ce menu, vous pouvez enregistrer des messages personnels, programmer des notifications, changer le mot de passe de votre boîte vocale, etc... Enregistrer un message d accueil Calendrier des emplacements Options de notification Maintenance de la liste de diffusion Options de transfert d appel Modifier l avance automatique Options actives en cours de lecture Programmer un rappel de rendez-vous Modifier votre mot de passe Revenir au menu principal 18

19 Enregistrer les messages d accueil Quand vous appuyez sur [1] depuis le menu des options de la boîte vocale, vous accédez au menu d enregistrement. Dans ce menu, vous pouvez enregistrer différents types de messages d accueil : [1] Enregistrer un message d accueil personnel [2] Enregistrer un message d accueil personnel pour un appel interne [3] Enregistrer un message d accueil d indisponibilité [4] Enregistrer un message d accueil d indisponibilité pour un appel interne [5] Enregistrer votre message d occupation [6] Enregistrer un message d occupation pour un appel interne [7] Enregistrer un message d accueil personnalisé [8] Enregistrer un message d accueil d emplacement [9] Enregistrer votre nom [*] Revenir au menu des options de la boîte vocale 19

20 Changement d emplacement Quand vous appuyez sur l option [2] du Menu des Options de la boîte vocale, vous accédez au calendrier vous permettant de vérifier votre disponibilité et votre emplacement. Spécifier vos options de notification Quand vous appuyez sur [3] depuis le menu des options de la boîte vocale, vous accédez au menu des options de notification. Depuis ce menu, vous pouvez créer et modifier la programmation de vos notifications. [1] Activer/désactiver la notification [2] Ré-écouter une notification [3] Modifier une notification existante [4] Ajouter une notification [5] Supprimer une notification [*] Revenir au menu Options de la Boîte vocale 20

21 Maintenance de la liste de diffusion Quand vous appuyez sur [4] depuis le menu des options de la boîte vocale, vous accédez aux options de listes de diffusion. Depuis ce menu, vous pouvez créer et modifier des listes de diffusion. [1] Ré-écouter une liste [2] Ajouter une liste [3] Modifier une list [4] Supprimer une liste existante [*] Revenir au menu des options de la boîte vocale Paramétrer les options de transfert d appels Quand vous appuyez sur [5] depuis le menu des options de la boîte vocale, vous accédez au menu des options de transfert d appels. Depuis ce menu, vous pouvez personnaliser la façon dont le système traitera vos appels. [1] Activer/désactiver l écran d appel [4] Activer/désactiver l attente [5] Activer/désactiver le transfert d appel [*] Revenir au menu Options de la boîte vocale 21

22 Modifier l avance automatique Appuyez sur [6] depuis le menu des options de la boîte vocale pour modifier la façon dont vos messages sont renvoyés vers une autre boîte aux lettres. Lecture des options actives Appuyez sur [7] depuis le menu des options de la boîte vocale pour écouter les options actives. 22

23 Activer la fonction réveil Appuyez sur [8] depuis le menu des options de la boîte vocale pour activer la fonction réveil. Changer votre mot de passe Quand vous appuyez sur [9] depuis le menu des options de la boîte vocale, vous accédez au menu «Mot de passe». Ce menu propose les options suivantes : [1] Ecouter votre mot de passe existant [2] Définir un nouveau mot de passe [3] Supprimer votre mot de passe [*] Revenir aux options de la boîte vocale Revenir au menu principal Appuyez sur [*] pour revenir au menu principal. 23

24 24