GERER LES OPERATEURS

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1 GERER LES OPERATEURS Table des matières de l aide en ligne «Gérer les opérateurs» 1 Préréquis Accéder aux téléprocédures Demander un agrément Saisir les données obligatoires Sites secondaires Personnes à habiliter Récapitulatif des démarches Modifier un profil opérateur Lister les brouillons Lister les demandes non recevables Accéder aux autres télé-procédures Préréquis Pour pouvoir accéder aux téléprocédures relatives à la gestion des opérateurs, il est nécessaire : - de disposer d un compte pro enregistré sur mon-service.public.fr ; - pour les nouvelles inscriptions, de disposer d un extrait K-BIS daté de moins de trois mois ; - pour les nouvelles inscriptions, de transmettre la charte d engagement des opérateurs à la DGA/DI (charte disponible sur IXARM) ; - pour les opérateurs déjà référencés, de vous munir de vos codes d accès et de votre token ou OTP transmis par la DGA/DI lors de votre inscription L accès aux téléprocédures relatives à la gestion des opérateurs s effectue au travers du lien Ce lien donne accès à une session dans «mon-service.public.fr» où les données d accès relatives à votre compte-pro peuvent vous être demandées. Page 1 sur 14

2 2 Accéder aux téléprocédures Une fois ces données entrées, vous accédez au menu suivant : Pour les opérateurs non référencés dans SIGALE, seule la première démarche «demander un agrément» est accessible. Les autres démarches nécessitent de disposer des codes d accès SIGALE. 3 Demander un agrément 3.1 Saisir les données obligatoires Cette téléprocédure permet à un opérateur non inscrit d être référencé dans le référentiel opérateur SIGALE. Ce référencement est nécessaire pour obtenir les codes qui permettront l accès aux téléprocédures relatives à l évolution de votre profil «opérateur», au référentiel matériel, au dépôt de demandes de licence et au tableau de bord. Cette téléprocédure ne comporte pas de fonction «brouillon», c'est-à-dire que vous ne pouvez pas entamer une démarche, la sauvegarder puis la reprendre plus tard. Vous devez donc disposer de toutes les informations nécessaires avant d entamer cette démarche. Une fois la case «demander un agrément» cochée, veuillez cliquer sur «suivant». Cela vous donne accès à un écran regroupant les informations générales relatives à l opérateur à créer. Page 2 sur 14

3 Détail des informations demandées (seules les informations accompagnées d un * revêtent un caractère obligatoire) Raison sociale* : le nom de l entité juridique de la société Nom commercial : le nom usuel de la société si différent de la raison sociale Forme juridique : préciser la forme juridique de la société (SA, SAS, ) N EORI* : numéro SIRET à 14 chiffres précédé de FR N TVA intracommunautaire : à fournir uniquement pour les opérateurs souhaitant bénéficier de la certification, conformément à l article 37 du décret n du 9 novembre Adresse postale* : l adresse à laquelle l administration transmettra les documents vous concernant Adresse physique : à mentionner uniquement si différente de l adresse postale Extrait K-BIS* : fichier pdf à fournir sous la dénomination «K-BIS [opérateur]». Lors d une première inscription, un extrait daté de moins de trois mois sera réclamé. Lettre d engagement : à fournir uniquement pour les opérateurs souhaitant bénéficier de la certification, conformément à l article 37 du décret n du 9 novembre Personne ayant le pouvoir d engager la société* : un membre de l organe de direction de l opérateur ayant autorité pour prendre des engagements au nom de sa société. Il est notamment le signataire des comptes-rendus et registres d exportation prévus à l article L du code de la Défense. Page 3 sur 14

4 Administrateur personnellement responsable : ne concerne que les opérateurs déjà certifiés ou susceptibles d en faire la demande conformément à l article 37 du décret n du 9 novembre Responsable du contrôle des exportations* : identité et fonction du responsable qualifié chargé de garantir que les opérations de transfert et d exportation sont effectuées dans le respect de la réglementation. Une même personne peut éventuellement assurer les trois rôles précités. Je veux renseigner un site secondaire : à cocher si vous souhaitez déclarer des sites secondaires. Une fois que vous avez renseigné tous les champs obligatoires, vous pouvez passer à la page suivante en cliquant sur «suivant». Cliquer sur «précédent» vous ramène sur le sommaire des démarches relatives aux opérateurs. Dans ce cas précis, toutes les données entrées seront perdues. 3.2 Sites secondaires Si vous avez coché la case «je veux renseigner des sites secondaires», la page suivante s affiche. Inscrivez ici tous les sites dépendant de votre société. L administration peut vous demander de fournir les éléments démontrant le lien juridique entre votre société et les entités. Ces informations sont à reporter particulièrement pour les sociétés certifiées ou susceptibles d en faire la demande. Ces sites comportent notamment un numéro EORI ayant 9 chiffres communs avec celui de la raison sociale (il s agit du numéro SIREN de votre société). Les licences qui seront délivrées à l attention d un opérateur couvriront tous les transferts et/ou exportations réalisés depuis les sites référencés. Seules les informations relatives au numéro EORI et à l adresse postale sont obligatoires. La validation d une ligne s effectue en appuyant sur la touche + située à gauche du tableau. Une fois que tous vos sites ont été renseignés, vous pouvez cliquer sur «suivant». En cliquant sur «précédent», vous revenez à la page relative aux informations générales. 3.3 Personnes à habiliter Si vous n avez pas souhaité déclarer des sites secondaires ou si vous avez terminé de renseigner les informations relatives à ces sites, vous arrivez sur la page relative aux personnels de votre société à habiliter. Ce sont ces personnels qui pourront accéder aux téléprocédures au profit de votre société. Page 4 sur 14

5 Les démarches prévoient deux catégories de personnel à habiliter : Signataires Indiquez ici les noms et coordonnées des personnes qui seront autorisées à accéder aux téléprocédures, à saisir les demandes à destination de l administration et à les valider au nom de votre société. Les signataires sont par défaut des correspondants. Il n est pas nécessaire de les reporter sur les deux tableaux. Correspondants Indiquez ici les noms et coordonnées des personnes qui seront autorisées à accéder aux téléprocédures et à saisir les demandes à destination de l administration. Ils ne seront toutefois pas autorisés à les valider au nom de votre société. Les démarches qui seront initiés par ces personnels pourront être sauvegardés et reprises par des personnels disposant de la qualité de «signataire» en vue de leur transmission à l administration. Pour ces deux catégories, les informations «nom», «prénom», «n de téléphone» et «Mail» sont obligatoires. La validation d une ligne relative à un correspondant s effectue en cliquant sur la touche «+» à gauche du tableau. Pour supprimer un correspondant ou un signataire, cliquer la touche «-» associée à la ligne correspondante. Toute nouvelle inscription doit s accompagner de la désignation d au moins un signataire. Il n est par contre pas nécessaire de définir des correspondants. Une fois que vous avez saisi tous vos correspondants et signataires, vous pouvez cliquer sur «suivant». En cliquant sur «précédent», vous revenez à la page relative aux informations générales si vous n avez pas déclaré de sites secondaires ou sur la page relative aux sites secondaires si vous en avez déclarés. Page 5 sur 14

6 3.4 Récapitulatif des démarches Une page rappelant les principales informations saisies vous est présentée. Page 6 sur 14

7 Vous avez la possibilité : - de modifier votre demande en cliquant sur «modifier». Cette action vous ramène à la première page relative aux informations générales ; - de générer un fichier xml reprenant les informations que vous avez saisies à des fins de gestion interne ; - de revenir sur la page des correspondants en cliquant sur «précédent» - de soumettre votre demande à l administration en cliquant sur «soumettre». Une fois votre demande soumise, la page suivante s affiche. La demande est soumise à l administration qui peut alors statuer. Puisque vous n êtes pas encore référencé à ce stade, vous ne disposez pas pour cette opération d un tableau de bord vous permettant de suivre l avancement de votre dossier. Dès que votre demande d agrément est validée, un courrier de l administration est transmis à l attention du responsable du contrôle des exportations que vous avez déclaré. Ce courrier comporte la liste des personnes habilités et les codes qui leurs sont affectés. Les codes sont nominatifs. Deux types de code sont attribués : - un code d accès aux téléprocédures : ce code permet l accès aux téléprocédures relatives à l évolution de votre profil «opérateur», au référentiel matériel, au dépôt de demandes de licence et au tableau de bord. Ces codes sont attribués aux signataires et aux correspondants. - Un code de validation des demandes : ce code permet de valider, au nom de votre entreprise, les démarches réalisées en vue de leur transmission à l administration. Seuls les signataires disposent de ces codes. NB : pour des raisons de sécurité, la validation des démarches relatives à l évolution de votre profil «opérateur», au référentiel matériel, au dépôt de demandes de licence et au tableau de bord nécessite que le signataire se soit d abord connecté avec son code d accès avant de pouvoir accéder aux démarches à valider. Il n est pas possible qu une démarche soit initiée par un correspondant qui se sera connecté avec son code d accès puis validée par le code d un signataire. Le correspondant doit enregistrer sa démarche puis le signataire doit ouvrir une session avec son code d accès, récupérer le brouillon de la démarche concernée et la valider avec son code de validation. Les signataires ont par contre la possibilité de créer une démarche qu ils peuvent valider. Page 7 sur 14

8 4 Modifier un profil opérateur Si vous avez préalablement été enregistré dans le référentiel des opérateurs SIGALE, cette téléprocédure vous permet de signaler des évolutions de votre profil. Vous devez cocher la case «modifier un profil opérateur» puis cliquer sur suivant. Vous arrivez sur une page vous demandant de renseigner votre code d accès aux téléprocédures. Ce code est celui qui vous a été transmis par votre responsable du contrôle des exportations. Une fois votre code d accréditation entré, SIGALE vous demande de saisir le code OTP issu du token. Pour cela, il suffit de presser le bouton en bas à droite de ce token : En l absence d un des codes d accès ou si l un d eux est incorrect, un message d erreur s affichera. Cliquer sur «précédent» vous ramène sur le sommaire des démarches relatives aux opérateurs. En cliquant sur suivant aprsè avoir introduit votre code associé au token, vous arrivez à la page d informations générales se présentant sous la même forme que pour une première inscription. Page 8 sur 14

9 Les données sont pré remplies par les informations que vous avez transmises lors de votre inscription ou lors d une mise à jour antérieure. L administration vous présente toujours la dernière version connue de votre profil. Seuls les fichiers joints antérieurement tels que l extrait K-Bis ne sont pas proposés. Toutefois, l administration vous informe qu elle dispose d un fichier et vous précise le nom de ce fichier. Toutes les données peuvent être modifiées. Si cela comporte la mise à jour de l extrait K-Bis, vous êtes informés que l ajout de cette nouvelle pièce jointe remplacera l ancienne pièce jointe en possession de l administration. Sur cette première page, une case commentaire a été ajoutée afin que vous précisiez l objet de votre requête. Cette case doit obligatoirement être renseignée avant soumission à l administration. Une fois mises à jour les données sur cette page, vous avez la possibilité de cliquer sur suivant pour aller à la page suivante. Cliquer sur «précédent» vous ramène sur le sommaire des démarches relatives aux opérateurs. Dans ce cas, toutes les modifications entrées seront perdues. Vous pouvez également cliquer sur «enregistrer et quitter». Cette fonction vous permet d enregistrer votre travail en cours et de quitter la téléprocédure 1. La page ci-dessous s affiche. Cliquer sur «confirmer» pour enregistrer et quitter. Les brouillons sont conservés dans l espace SIGALE DR de l administration. Aucune donnée n est stockée dans «mon.service-public.fr». Cliquer sur «annuler» vous renvoie dans la démarche en cours. 1 Pour des raisons techniques, l enregistrement au fil de l eau n est pas encore possible. Il le sera dans une version ultérieure des démarches. Page 9 sur 14

10 Pour récupérer ce travail, veuillez vous reporter à la section «lister les brouillons» de ce document. Si vous avez cliqué sur «suivant», l enchainement des pages est identique à celui décrit pour les nouvelles inscriptions : sites secondaires, personnels à habiliter, récapitulatif. Chaque page comprend la fonction «enregistrer et quitter». Attention : si vous avez antérieurement déclaré des sites secondaires et que dans la page relative aux informations générales, vous décochez la case «je veux déclarer/modifier des sites secondaires», l administration l interprètera comme la suppression des sites initialement renseignés dans votre profil. A la fin de votre démarche, vous pourrez : - modifier votre demande en cliquant sur «modifier». Cette action vous ramène à la première page relative aux informations générales ; - générer un fichier xml reprenant les informations que vous avez saisies à des fins de gestion interne ; - revenir sur la page des correspondants en cliquant sur «précédent» ; - soumettre votre demande à l administration en renseignant votre code de validation. 2 En l absence de code de validation ou si le code entré est incorrect, un message d erreur s affichera. Dès que vous avez soumis votre demande, il sera affiché une fenêtre de confirmation que votre requête a bien été prise en compte. 2 En respectant le principe précisé dans l encadré grisé du 1. Page 10 sur 14

11 Vous serez invité à suivre l avancement de votre démarche dans le tableau de bord. Dès que l administration aura validé votre demande de modification, plusieurs conséquences sont possibles : - si vous avez demandé une modification des raisons sociales, n EORI ou adresse du site principal, il s agit ici d une modification considérée comme majeure. Tous les codes sont renouvelés et un nouveau courrier est adressé par l administration au responsable du contrôle des exportations ; - si vous avez effectué une simple mise à jour des sites secondaires ou d autres informations considérées comme «facultatives», la modification est considérée comme mineure et les codes restent inchangés ; - Si vous avez demandé une mise à jour des correspondants ou des signataires, seuls les codes des nouveaux inscrits sont diffusés au responsable du contrôle des exportations. Les codes des personnels déjà inscrits antérieurement restent valables. NB : pour des raisons de sécurité propres à votre entreprise, vous pouvez demander à l administration une réinitialisation des codes. Cette procédure est extrêmement rapide mais elle invalide immédiatement les anciens codes. Vous devrez attendre la transmission des nouveaux codes pour utiliser à nouveau les démarches. 5 Lister les brouillons Cette téléprocédure vous permet de récupérer les brouillons enregistrés relatifs à la modification des profils opérateurs. Pour y accéder, vous devez cocher sur la page de menu «lister les brouillons» puis cliquer sur «suivant». Le code d accès vous sera demandé. Vous accédez à une page listant les brouillons que vous avez enregistrés précédemment. Vous pouvez récupérer le dossier enregistré ou le supprimer. En choisissant de reprendre le dossier, vous avez accès au dossier enregistré. Si vous sauvegardez à nouveau ce dossier (au travers de la fonction «enregistrer et quitter»), le nouveau brouillon écrasera l ancien brouillon récupéré. Par contre, si vous initiez une nouvelle démarche de modification du profil opérateur et que vous enregistrez et quittez, un deuxième brouillon sera créé. Page 11 sur 14

12 Pour soumettre la démarche, reportez vous au chapitre relatif à la modification des profils opérateurs du présent document. 6 Lister les demandes non recevables Cette téléprocédure vous permet d accéder aux démarches relatives à la modification du profil «opérateur» qui ont été déclarées non recevables par l administration. Pour y accéder, vous devez cocher sur la page de menu «lister les demandes non recevables» puis cliquer sur «suivant». Le code d accès vous sera demandé. Vous accédez ensuite à la liste des demandes non recevables. Cliquez sur «reprendre». Vous accédez à la page relative aux informations principales. En tête de la page relative aux informations générales figure une case «annotation générale». L administration indiquera dans cette case les champs à l origine de la non recevabilité. Les commentaires détaillés de l administration figurent dans les cadres «annotations» dédiés sur les pages d informations générales, des personnels habilités et des sites secondaires. Sur la page d informations générales, une case commentaire a été ajoutée afin que vous confirmiez que vous avez bien pris en compte les annotations de l administration ou que vous contestez ces annotations. Cette case doit obligatoirement être renseignée avant une nouvelle soumission à l administration. Pour soumettre à nouveau la démarche, vous devrez à nouveau entrer votre code de validation. Il n est par contre pas possible de générer un brouillon depuis cette démarche. Vous devez donc disposer de tous les éléments nécessaires avant de reprendre le dossier et de le soumettre à nouveau à l administration. Page 12 sur 14

13 7 Accéder aux autres télé-procédures Il vous est possible, à partir de cette télé-procédure, d accéder directement aux autres télé-procédures (matériels, tableau de bord, licences) sans saisir de nouveau les codes d accréditation et celui du token. A titre d exemple, vous pouvez rejoindre le tableau de bord par le lien ci-dessous, une fois la licence soumise : Lorsque vous êtes dans la page du tableau de bord, vous pouvez accéder aux autres téléprocédures par les liens blancs sur fond bleu : Page 13 sur 14

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