FICHES TECHNIQUES COMMUNICATION Ces fiches techniques viennent compléter le module «Communiquer autour de son projet».

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1 FICHES TECHNIQUES COMMUNICATION Ces fiches techniques viennent compléter le module «Communiquer autour de son projet».

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3 Table des matières LE MESSAGE... 5 CHARTE GRAPHIQUE... 6 IMPRIMÉS DE FONCTIONNEMENT... 8 TRACTS AFFICHE PLAQUETTE DE PRÉSENTATION RAPPORT ANNUEL LETTRE D INFORMATION OU NEWSLETTER SITE INTERNET BLOG RÉSEAUX SOCIAUX COURRIERS ÉLECTRONIQUES ET INTERNET COMMUNIQUÉ DE PRESSE

4 LA COMMUNICATION Présenter n est pas communiquer Une association fait de l'information lorsqu'elle présente : sa cause, ses missions, ses programmes d'action, l'usage qu'elle fait des ressources qui lui sont apportées, ses comptes (bilan, compte de résultat, annexe), les réalisations de l'association sur le terrain, les comptes rendus aux bailleurs sur l'utilisation des fonds qui ont été accordés par eux pour la réalisation d'un programme. La communication est plus complexe. Elle a pour objectif de créer, d'entretenir et de renforcer à la fois la notoriété et l'image de l'association en valorisant sa personnalité et en montrant les différences significatives avec ce qui constitue sa concurrence. Le message doit déclencher de la sympathie, de l'attirance. Il doit être conçu, selon la cible, pour "donner envie" : de connaître l'association (par exemple : pour le grand public) ; de la soutenir (par exemple : pour les donateurs) ; de la rejoindre (par exemple : pour les bénévoles ou les adhérents) ; de partager sa mission (par exemple : pour les partenaires ou les militants). Au-delà du lien émotionnel que la communication de l'association doit créer, il s'agit pour elle de suggérer dans l'esprit de ses interlocuteurs une présence à l'esprit positive et une personnalité distinctive. Mais présenter, ou informer fait partie de la communication vers ses adhérents et ses partenaires. 4

5 LE MESSAGE Le message se caractérise par trois éléments principaux : la signature, le style et l'identité visuelle. Écrit Signature Parlé Style Vu Identité visuelle La signature est écrite. C'est une phrase courte qui résume l'association, la présente et la distingue. Le style, c'est la façon dont on parle du club. L'identité visuelle est la façon dont on va montrer le message : les couleurs, la mise en scène, l'illustration. L'ensemble de ces éléments doit être cohérent et répondre à des exigences de sens aussi bien que d'esthétique. Exemples de signatures d'associations AFM-Téléthon : "Innover pour guérir" Association des paralysés de France : "Bouge les lignes" Médecins du monde : "Soigner et témoigner" Reporters sans frontières : "Pour la liberté de l information" Les Restaurants du cœur : "Les relais du cœur" Un enfant par la main : "Un enfant grandit, un village avance" Votre message doit être unique (on dit toujours et à tout le monde la même chose) mais il peut se décliner. Pensez à adapter votre message à la cible concernée. Vous ne communiquerez pas de la même manière selon que votre message s'adresse aux bénévoles, aux salariés, au grand public ou encore à vos financeurs. Le slogan se distingue de la signature. C'est une phrase qui illustre, résume ou ponctue une annonce publicitaire pour servir d'accroche à la promotion d'un produit ou d'un service. La signature (ou "baseline") constitue la représentation imagée de la marque. En général les associations n'ont pas forcément besoin de slogans mais bien d'une signature. 5

6 CHARTE GRAPHIQUE Qu est-ce que c est? La charte graphique a pour objectif de prévoir tous les cas de figure relatifs à l application de l identité graphique et d en préciser les règles. Elle permet au club de se doter d un système de contrôle assurant que chaque élément visuel est utilisé à bon escient. Elle définit : Le logo (caractères utilisés, définition des couleurs, position dans la page sur tous supports, la zone d exclusion, les déclinaisons sur fond blanc et de couleur, les interdits) La signature Les polices de caractères utilisées dans les documents (3 maximum) Les jeux de couleur déclinables sur les différents supports, avec déclinaison monochrome Éventuellement quelques imprimés C est un document qui sert de référence. Pour qui? Pour tous ceux qui produisent des documents (papier ou sur support électronique) dans le club. Pour quoi? Pour harmoniser les documents proposés et offrir une image unique du club en véhiculant le message souhaité. Comment? Logo Un bon logo est un logo efficace qu on remarque et qu on retient. Il réunit : Simplicité (ne garder que ce qui est signifiant) Clarté (il doit être immédiatement compris et clairement identifié au club) Modernité Personnalité (unique tout en respectant les règles d appartenance au territoire) Le logo doit être facilement utilisable et déclinable. Il doit pouvoir être utilisé en couleurs et en monochrome, et être appliqué sur des supports de tous types (surfaces planes et en volume, matériaux divers, médias) 6

7 Comment? Signature La signature est une phrase très courte qui doit décrire votre club de façon fidèle et percutante. Couleurs Les couleurs peuvent rappeler les couleurs de votre ville et/ou véhiculer des valeurs. Il faut prévoir une palette de couleurs primaires et secondaires. Pièges à éviter Points importants - Idées Pour le logo, précisez : caractères utilisés, définition des couleurs, position dans la page sur tous supports, la zone d exclusion, les déclinaisons sur fond blanc et de couleur, les interdits. Ne prenez pas plus de 3 polices de caractères. Exemples Charte graphique planète sciences Charte graphique CFPE 7

8 Qu est-ce que c est? IMPRIMÉS DE FONCTIONNEMENT Les imprimés de fonctionnement sont des supports utilisés régulièrement par le club, et qui répondent à la charte graphique. Pour simplifier, on détermine les modèles à compléter. Pour qui? Pour les dirigeants et bénévoles du club. Pour quoi? Pour harmoniser les documents proposés. Comment? Courrier à en-tête Format A4. On y met le logo du club (+ la signature), et les coordonnées. On peut mettre l adresse courrier, l adresse mail, le site internet, et éventuellement, le n de préfecture, n d agrément Jeunesse et Sports, n d INSEE Déclinaisons du courrier à en-tête Facture Attestation de stage Courrier de couverture dossier de demande de subvention Lettre de remerciement mécène Carte de correspondance Format 210mm x 100mm. On y met le logo du club (+ la signature), et les coordonnées. Carte de visite Format 94mm x 54mm. On y met le logo du club (+ la signature), les coordonnées, le nom et la fonction de la personne. 8

9 Comment? Chemise Avec ou sans rabat pour mettre des documents format A4. On y met le logo du club (+ la signature), et les coordonnées. Page de garde Format A4. Elle est différente du papier à lettre et reprend des éléments de l identité graphique : logo, code couleurs, symboles, signature). Elle sera utilisée comme décor de première page pour des documents divers (rapport, dossier, article ) 9

10 TRACTS Qu est-ce que c est? Il s agit d un petit imprimé présentant le club et ses activités ou un évènement du club. Pour qui? Pour les prospects. Pour quoi? Pour trouver de nouveaux adhérents (tracts de rentrée). Pour inviter du public à un évènement (tournoi, fête). Comment? Il faut d abord déterminer quel message vous voulez faire passer : texte, images. Puis, il faut décider de la forme : A5 recto-verso Dépliant 2 volets Dépliant 3 volets Autre Enfin, il faut bâtir : on peut utiliser des outils comme Microsoft Publisher pour PC, ou Pages pour Apple... 10

11 Pièges à éviter Points importants - Idées Ne mettez pas trop de texte N oubliez pas de mettre vos coordonnées (site, mail, adresse, téléphone) Ne prenez pas une police de caractère inférieure à 12 Pas plus de 2 polices de caractères Les photos utilisées doivent avoir une définition importante Si vous faites imprimer à l extérieur, calculez bien la quantité nécessaire (et faites le calcul de rentabilité) Si vous imprimez vous-mêmes, n oubliez pas d apposer dans un petit coin la mention «IPNS» (imprimé par nos soins) Plan pris sur internet pour situer le lieu (salle d entraînement, de compétition ) Le noir et blanc est à proscrire : c est réservé aux imprimés officiels Exemples Tract adulte Tract enfant Tract ASPTT Flyer Wattignies 1 Flyer Wattignies 2 11

12 AFFICHE Qu est-ce que c est? Un visuel format A4, A3 ou plus. Pour qui? Pour le grand public. Pour quoi? Pour communiquer sur votre club, sur un évènement. Comment? Il faut d abord déterminer quel message vous voulez faire passer : texte, images. Ensuite il faut bâtir : on peut utiliser des outils comme Microsoft Publisher pour PC, ou Pages pour Apple... Voir : Comment créer une bonne affiche.pdf Pièges à éviter Points importants - Idées Allez à l essentiel Les couleurs doivent être franches et il faut jouer sur les contrastes. Les couleurs primaires sont à privilégier. Le message doit être plutôt au centre Les lettres doivent être lisibles L arrière-plan, s il existe doit être simple pour mettre le message en valeur Le noir et blanc est à proscrire pour l affichage public : c est réservé aux publications gouvernementales. 12

13 Exemples 13

14 Qu est-ce que c est? PLAQUETTE DE PRÉSENTATION Il s agit de quelques pages présentant le club (ou une action précise). Pour qui? C est un document de prospection ou de prestige. Suivant sa conception, il peut être à destination de vos nouveaux adhérents, de vos interlocuteurs institutionnels ou d entreprises avec lesquelles vous envisagez un partenariat. Pour quoi? Pour vous présenter, pour montrer votre dynamisme et votre professionnalisme, pour synthétiser votre projet-club. Pour rechercher de nouveaux adhérents, rechercher de nouveaux partenaires financiers. Pour présenter un projet particulier : tournoi, création de cours, Comment? Il faut d abord déterminer quel message vous voulez faire passer : texte, images. Ensuite, il faut décider quelle sera la cible. Puis, il faut décider de la forme : Plaquette 2 volets Plaquette 3 volets Plaquette 4 volets De la taille : A3 A4 Du type de papier : Mat Glacé Brillant Enfin, il faut bâtir : on peut utiliser des outils comme Microsoft Publisher pour PC, ou Pages pour Apple... 14

15 Pièges à éviter Points importants - Idées Évitez le vocabulaire trop technique Plus il y a de textes, moins il y a d impact, mais il faut y retrouver les informations nécessaires N oubliez pas de mettre vos coordonnées (site, mail, adresse, téléphone) Ne prenez pas une police de caractère inférieure à 12 Pas plus de 2 polices de caractères Le logo doit être présent au minimum sur la couverture et la dernière page L idée principale doit être écrite dans une police plus grande pour attirer le regard tout de suite Les photos utilisées doivent avoir une définition importante Si vous faites imprimer à l extérieur, calculez bien la quantité nécessaire (et faites le calcul de rentabilité) Si vous imprimez vous-mêmes, n oubliez pas d apposer dans un petit coin la mention «IPNS» (imprimé par nos soins) Plan pris sur internet pour situer le lieu (salle d entraînement, de compétition ) Exemples Plaquette FFJDA Dépliant Judo Club St Grégoire Tournoi Judo Club Eybens Plaquette stage Dunkerque Plaquette tournoi international Juniors d'epinay-sous-senart Plaquette Judo club Hazebrouck 15

16 RAPPORT ANNUEL Qu est-ce que c est? Le rapport annuel permet de faire le bilan de la saison. Il pourra être utilisé comme : Plaquette de présentation Document de référence pour : Dossier de presse Dossier de demande de subvention Dossier de prospection de sponsors ou mécènes Pour qui? Pour les partenaires institutionnels, pour les donateurs, pour les adhérents, pour les bénévoles. Pour quoi? Il permet de rendre compte, d apporter une information synthétique, complète, transparente et à jour. Il donne du club une image de transparence, d efficacité et de professionnalisme qui le distingue des autres. 16

17 Comment? Vous pouvez y mettre : Introduction : un éditorial politique et stratégique signé par le président Rappel de la vision, de la mission, des valeurs : objectifs et projet associatif Réalisations de la saison écoulée : présentation thématique plutôt que chronologique Projets à court terme : pour illustrer la vision du club et ses besoins Évènements Témoignages : élus, bénévoles, salariés, membres, partenaires Extraits du press-book Liste des partenaires : pour leur rendre hommage et montrer les soutiens dont bénéficie le club Informations comptables et financières : compte de résultat, bilan, présentation analytique des comptes, éventuellement budget prévisionnel Organigramme : comité directeur, autres structures bénévoles, équipe des professeurs Statistiques : nombre de licenciés, évolution par cours Photos Pièges à éviter Points importants - Idées Il n est pas très compliqué à réaliser puisqu il est composé d éléments utilisés pour l Assemblée Générale. 17

18 LETTRE D INFORMATION OU NEWSLETTER Qu est-ce que c est? Il s agit d'une publication (papier ou électronique) périodique. Pour qui? Pour les adhérents, pour les bénévoles, pour les salariés, pour les financeurs, pour les partenaires institutionnels. Pour quoi? Pour garder le lien, pour informer. Comment? Il faut d'abord savoir ce que l'on met dedans et la périodicité souhaitée. On y met généralement ses activités, ses projets, ses besoins, des témoignages et exemples concrets. Il peut s'agir d'un document d'une page composée sur un traitement de texte, ou un document plus sophistiqué fait sur logiciel graphique. Il peut être en couleurs ou noir et blanc. Il peut être imprimé par vous, ou édité chez un imprimeur. Pièges à éviter Points importants - Idées La régularité de parution est importante pour créer une attente chez les lecteurs : si vous n'êtes pas sûrs de pouvoir tenir les délais par manque de temps, ne vous lancez pas dans l'aventure. Il faut se poser la question : est-ce que cela ne fait pas double emploi avec le site internet (ou le blog ou les réseaux sociaux)? Inutile d'éparpiller les énergies des bénévoles s'occupant de la communication : il vaut mieux tout centrer sur un seul support qui sera exploité à fond. Exemples Newsletter Montataire 18

19 SITE INTERNET BLOG RÉSEAUX SOCIAUX Qu est-ce que c est? Le site internet présente le club : il peut être plus ou moins fourni et proposer un contact, des galeries photos, un forum Un blog (journal sur le web) ressemble plus à un bloc-notes électronique. Un blog peut être intéressant si on a du temps pour rédiger des articles et répondre aux commentaires reçus. Il ne remplace pas un site traditionnel mais permet une communication moins institutionnelle, offrant plus de réactivité et d interactivité. Les réseaux sociaux (facebook, twitter ) offrent une autre façon de communiquer, notamment avec vos adhérents, et de partager de façon interactive des informations, documents, photos. Comme pour le blog, il suppose d avoir du temps pour répondre et contrôler les commentaires. Pour qui? Pour les prospects Pour les adhérents Pour quoi? Pour informer sur vos activités Pour partager les moments forts du club Pour inviter à des évènements Comment? Il faut d abord établir un cahier des charges en définissant quels objectifs sont attendus et quelles fonctionnalités on veut y trouver. Il peut être intéressant d établir une charte d utilisation, surtout si le site permet la publication de commentaires ou recueille des données personnelles. 19

20 Comment? Vous avez plusieurs solutions pour créer votre site internet : Externaliser, si l on n a pas les compétences en interne, et si le coût est acceptable par le club Charger un bénévole compétent de le construire Profiter des sites gratuits proposant des solutions clés en main : il y a moins de possibilités, mais c est plus rapide et moins cher Dans les deux premiers cas, il faut choisir un hébergeur pour le site : gratuit ou payant ( On met ensuite le site (construit par exemple avec Wordpress ou Joomla) en ligne grâce à un «client FTP» (par exemple Filezilla). Enfin il faut référencer le site. Pour plus de détails voir : Créer un site web Pièges à éviter Points importants - Idées Un site internet qui n est pas mis à jour régulièrement ne sert à rien et peut même être contre-productif en donnant l impression que votre club ne bouge pas. Il faut donc prévoir une personne (ou une équipe) qui sera chargée d alimenter le site par des articles, des photos Si vous avez un forum, un blog ou un compte sur réseau social, il est important d avoir un modérateur vérifiant très souvent le contenu des commentaires laissés : en effet c est l image du club qui est en jeu. Si vous le faites vous-mêmes, n'oubliez pas les mentions légales obligatoires. Exemples OGS Judo (Grande Synthe) Neuville-en-Ferrain Union Judo Brive Judo Club Mazamet Judo club Montgiscard Judo club de Fosses Judo Club de Wattignies 20

21 COURRIERS ÉLECTRONIQUES ET INTERNET Qu est-ce que c est? Les courriers électroniques ( s), c est une nouvelle façon de diffuser des informations qui offre des avantages décisifs : Rapidité Coût Souplesse et modernité de la technologie Il est ainsi possible de réduire assez considérablement les frais de fonctionnement en ayant recours à la dématérialisation des documents. Utiliser internet, c est aussi simplifier certaines procédures et gagner du temps en ne les faisant plus sur papier : contrat club, prise de licences, déclarations sociales Pour qui? Pour les adhérents Pour les bénévoles Pour les administrations Pour les partenaires sociaux et financiers Pour quoi? Pour envoyer des convocations ou invitations Pour faire des demandes à la mairie Pour envoyer des rapports Pour informer de changements de cours Pour envoyer des dossiers de subventions Comment? Il faut créer un compte de messagerie pour le club. Si le club a un site internet, le compte peut être lié à celui-ci. Pièges à éviter Points importants - Idées Les fichiers doivent généralement être envoyés sous format pdf, sauf si leur destinataire est susceptible de les modifier (fiche de renseignements par exemple). 21

22 Qu est-ce que c est? COMMUNIQUÉ DE PRESSE Il s'agit d'un article délivrant une information sur votre club. Pour qui? Pour le grand public. Pour quoi? Pour augmenter sa visibilité, accroître sa notoriété. Comment? Il faut trouver les contacts. Il y a un panel de choix pour la presse : Presse quotidienne nationale : difficile à approcher sauf pour un très gros évènement Presse quotidienne régionale : il faut repérer le bon interlocuteur Hebdomadaires et mensuels : notamment spécialisés dans notre domaine Presse institutionnelle : largement diffusée et gratuite Presse gratuite : difficile d'estimer son impact Lors d'un premier contact, déposez un dossier de presse présentant votre association pour vous faire connaître. Rédigez le communiqué concernant l'information que vous voulez faire passer. Le communiqué se décompose de la façon suivante : Titre Chapeau Corps Conclusion Contacts Envoyez votre communiqué et n'hésitez pas à relancer par téléphone s'il n'y a pas de réponse. 22

23 Pièges à éviter Points importants - Idées Il y a souvent un correspondant à la mairie pour la presse locale : rapprochez-vous de lui La mairie a souvent un site et/ou une revue distribuée partout. Pensez à leur fournir régulièrement infos, articles, photos. Soyez réactifs : si vous voulez communiquer sur un résultat de compétition, il faut envoyer l'article dans les jours qui suivent l'évènement, pas une semaine après : ce n'est plus de l'actualité. Parfois sur un évènement, le journaliste se déplace : cependant il faut tenir à disposition les informations nécessaires (nombre de participants, dimension de l'évènement, public concerné ). Préparez un petit article à compléter. N'oubliez pas les photos (1 ou 2 maxi) en très bonne définition. Il existe souvent une version électronique des journaux : vous pouvez utiliser ce support également. L'espace rédactionnel ne s'achète pas : c'est à vous de convaincre le journaliste de l'intérêt de votre publication. N'essayez pas de faire passer un article trop souvent pour "occuper le terrain" : il faut que votre information ait un intérêt réel. Sinon vous perdrez de votre crédibilité. Par exemple, vouloir publier un article sur votre AG dans le plus grand quotidien régional n'a d'intérêt que si une décision importante y a été prise. Pensez à la radio : France bleu notamment peut faire passer vos annonces gratuitement. La télé peut également venir faire des reportages sur vos grands évènements, notamment France 3 Régions ou les télés locales Voir : FichesPratiquesAssosRP.pdf 23