REFONTE COMPLETE DE LA GESTION DES DECOMPTES TRIMESTRIELS

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1 REFONTE COMPLETE DE LA GESTION DES DECOMPTES TRIMESTRIELS La version 2.94 du logiciel apporte un changement majeur dans la gestion des décomptes trimestriels. Les deux précédentes méthodes de calcul (par période ou par déduction) ont disparu, et sont remplacées par un seul et unique système. Ce document a pour but d expliquer en détail le fonctionnement de cette nouvelle méthode. I) Activation du système Dans la fiche de chaque copropriété, vous est donnée la possibilité de choisir entre une comptabilité basée sur un décompte annuel, ou sur plusieurs décomptes trimestriels. C est ce choix qui déterminera la méthode à appliquer par le logiciel. Une fois le système activé, le logiciel va automatiquement définir les différents trimestres qui composent l exercice. Il est tout à fait possible de créer des exercices comptables d une durée inférieure, ou supérieure à un an. Cependant la détermination des trimestres obéit à certaines règles. Pour des exercices d une durée inférieure à un an, la durée des trimestres sera toujours de 3 mois. Ainsi, il est possible d avoir des exercices ne comportant que 3 trimestres. Pour des exercices d une durée supérieure à un an, il ne peut exister plus de 4 trimestres, le 4 ème trimestre sera donc plus long que les autres.

2 La composition des trimestres est visible à tout moment, dans le menu Outils -> Exercices. II) Assignation des trimestres Dans le but de pouvoir générer des factures d appel de charges, à chaque fin de trimestre, il est indispensable pour chaque facture reçue, de lui assigner un trimestre. Le principe est le suivant : - Pour chaque facture reçue sans date de validité et sans période de validité, l assignation du trimestre se fait au choix de l utilisateur. - Pour chaque facture reçue comportant une date de validité ou une période de validité, l assignation du trimestre se fait automatiquement. En effet, certaines factures peuvent comporter une période de validité à cheval sur 2 trimestres, voire plusieurs trimestres.

3 A tout moment, l utilisateur a la possibilité de consulter un tableau récapitulatif des trimestres. Ce tableau liste la totalité des factures encodées, des opérations diverses, et des factures d appel de charges déjà émises, avec leur assignation respective. Ce tableau vous donne également le montant total par trimestre, des charges de la copropriété. Ce tableau est accessible via la page facturations (menu Comptabilité -> Facturations), en cliquant sur le bouton Gestion des trimestres, situé dans le bandeau de boutons, en bas à droite de la page. Ce module de gestion des trimestres vous propose également certaines fonctions interactives, vous permettant rapidement d assigner des trimestres aux factures. Via le sélecteur situé à droite de chaque ligne, il est possible d assigner automatiquement un trimestre à une facture précédemment encodée. Il est important de noter que lors de la mise à jour du logiciel en version 2.94, les factures déjà encodées n ont pas de trimestre assigné. Néanmoins, et toujours via ce module, vous avez la possibilité d ordonner au logiciel d assigner automatiquement ces factures à leur trimestre correspondant, en se basant sur la date de ces factures (rappelons ici que seules les factures ne possédant pas de date de validité ou de période de validité sont concernées, les autres n ayant pas besoin d assignation). Pour lancer l assignation automatique, il suffit de cocher toutes les factures à assigner (en cliquant sur le menu tout cocher, ou en les sélectionnant manuellement), puis de choisir Assignation automatique via le sélecteur d action multiple situé en bas de page.

4 Le sélecteur multiple vous permet également d effectuer d autres actions automatiques, en fonction des factures cochées : assignation à un trimestre en particulier, ou réinitialisation des assignations de trimestre. III) Génération des factures d appel de charges via les décomptes A la fin de chaque trimestre, il vous faudra émettre vos factures de charges via le module décomptes (Comptabilité -> Décomptes). Par rapport à l ancien système, la manipulation reste plus ou moins la même. Cependant quelques nouveautés font leur apparition. Tout d abord, le moteur de recherche des décomptes s est enrichi, et dispose à présent d un sélecteur de trimestre. Ce sélecteur vous permettra d établir le décompte d un trimestre en particulier. A partir du moment où un trimestre est choisi, les dates de début et de fin se rempliront automatiquement, pour correspondre au trimestre sélectionné. La génération des factures d appel de charges se fait toujours en cliquant sur le bouton Générer les provisions, situé dans le bandeau de boutons, en haut de la page des décomptes (l interface de navigation sera par la suite améliorée, pour une meilleure ergonomie). Le module de génération des factures d appel de charges n a pas beaucoup changé. Là aussi, un sélecteur de trimestre a fait son apparition, vous permettant d indiquer au logiciel le trimestre concerné par l appel de charges. Il est important de noter que pour des raisons de simplification, et afin d éviter toute erreur, il n est désormais plus possible d inclure à la génération de ces factures, les appels de fonds (extraordinaires, réserve et roulement), et les factures émises aux copropriétaires.

5 Enfin, il est vous est également possible d émettre des courriers pré-formatés, adaptés aux bulletins de virement. La procédure n a pas changé par rapport à l ancien système : via l accueil du module des décomptes, il suffit de cocher les décomptes concernés, puis de cliquer sur Afficher les décomptes sélectionnés. La liste des décomptes va alors s afficher, indiquant le montant à payer pour chacun des copropriétaires. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Bulletins de versement situé dans le bandeau de boutons en haut de page.

6 Une nouvelle fenêtre s ouvrira alors dans votre navigateur, listant tous les courriers à émettre. Remarque importante : le nouveau système apporte une nouveauté conséquente concernant les montants à appeler. En effet, à la fin de chaque trimestre, lors de l émission des courriers, le montant indiqué dans les bulletins de versement correspond au montant de la facture d appel de charges du trimestre couplé à la situation du compte du copropriétaire à cette date. Pour plus de clarté, le volet comptable dans les décomptes a radicalement changé. Il affiche le montant de la facture d appel de charges, puis un tableau résumant la situation du compte du copropriétaire. IV) Cas particulier des factures de consommation Le cas des factures de consommation était problématique dans l ancien système du logiciel. En effet, les relevés de compteur ne se font pas nécessairement à la fin de chaque trimestre, et il fallait jongler entre des clés de répartition temporaires, pour ensuite les transformer en consommation lors de la régularisation de fin d année. Pour faciliter la chose, il est désormais possible, dans le module des clés de consommation (menu Copropriété -> Clés de consommation), de modifier le comportement de ces clés, et leur impact dans les décomptes. Le module vous propose, pour les copropriétés fonctionnant en décomptes trimestriels, de forcer la répartition de la consommation par quotités, ou d indiquer une estimation trimestrielle par copropriétaire, qui sera reprise dans les décomptes lors de chaque trimestre.

7 Pour un choix par quotités, il n y a rien à faire. Le logiciel calculera automatiquement la part de chaque copropriétaire selon les quotités qu il possède. Pour une estimation manuelle, il suffit de cliquer sur le bouton Estimations, et d indiquer pour chaque lot, et chaque copropriétaire, un montant qui sera repris dans les décomptes. Tant qu aucune régularisation n aura été encodée via le module idoine (Comptabilité -> Régularisation consommation), ce sont ces montants qui seront repris dans les décomptes. V) Système de semi-clôture et clôture annuelle Un système de semi-clôture des trimestres a été mis en place. Cette semi-clôture prend effet dès que la facture d appel de charges est générée. Par exemple, après la génération des factures d appel de charges du premier trimestre, il ne sera plus possible d assigner le Trimestre 1 (T1) aux factures prochainement encodées. Ceci se caractérise par une désactivation des sélecteurs et des boutons de choix de trimestres.

8 Enfin, il est possible, à la clôture annuelle de l exercice comptable de simuler un cinquième trimestre, reprenant la totalité des charges de l année, et les éventuelles régularisations de consommation. Pour ce faire, il suffit de ne pas indiquer de période, ni de trimestre dans le moteur de recherche situé en haut de la page des décomptes. Ceci aura pour effet de générer un décompte annuel, et ainsi de régulariser l année en cours pour chaque copropriétaire.