Sommaire. Lettre commerciale p. 1. Les 5 zones p. 2. Les 4 étapes p. 8. Schéma-type p. 12

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1 DT Page 0 sur 12 Sommaire Lettre commerciale p. 1 Les 5 zones p. 2 Les 4 étapes p. 8 Schéma-type p. 12

2 DT Page 1 sur 12 LA LETTRE COMMERCIALE La lettre commerciale contient un message qui doit être clairement présenté, bien structuré. Sa présentation doit être très soignée. Elle obéit à des règles, appelées normes. Les pages suivantes vous permettront : de dégager les caractéristiques de présentation, d'identifier les différentes zones qui composent une lettre. (Un schéma type vous est proposé en dernière page)

3 DT Page 2 sur 12 La lettre commerciale peut se décomposer en 5 zones principales : ZONE 1 EN-TETE ZONE 2 SUSCRIPTION ZONE 3 REFERENCES ZONE 4 CORPS DE LA LETTRE ZONE 5 FORMULE DE POLITESSE ET SIGNATURE Le détail de ce découpage vous est proposé dans les pages suivantes.

4 DT Page 3 sur 12 ZONE 1 EN TETE L'en-tête permet d'identifier l'expéditeur. Il est imprimé et comporte des mentions obligatoires : raison sociale (nom de l'entreprise) adresse complète téléphone, fax, Forme juridique de la société Capital social N d'enregistrement au Registre du Commerce Code NAF (Classement des entreprises par activité) Eventuellement, quelques éléments publicitaires ou autres renseignements.

5 DT Page 4 sur 12 ZONE 2 SUSCRIPTION DESTINATAIRE Adresse La suscription indique le nom, le titre ou la fonction du destinataire ainsi que son adresse complète.

6 DT Page 5 sur 12 ZONE 3 REFERENCES Les références permettent d'identifier l'origine du courrier : initiales du rédacteur suivies de celles de la personne qui saisit la lettre, plus un numéro d'ordre si le courrier est enregistré. V/Ref : PS/90 (il s'agit des références de la lettre à laquelle nous répondons) N/Ref : HH/JI 055 (il s'agit des références de la lettre que nous écrivons). L'objet est l'expression concision et claire de ce qui motive la lettre et fait souvent référence à un document précis. Objet : N/facture n 7878 Les pièces jointes précisent le nombre de documents joints au courrier. Le lieu indique la ville de départ du courrier. La date est celle du jour de la rédaction du courrier.

7 DT Page 6 sur 12 ZONE 4 CORPS DE LA LETTRE C'est le message proprement dit, présenté de façon claire et agréable. Il commence par le titre de civilité. (manière d'interpeller la personne à laquelle on adresse le message) Au directeur des Etablissements BLONDIN... Monsieur le Directeur, Au chef du Centre des Chèques Postaux... Monsieur, A l'entreprise "Société Française de Mécanique" Messieurs,

8 DT Page 7 sur 12 ZONE 5 FORMULE DE POLITESSE ET SIGNATURE La formule de politesse variera en fonction des rapports qu'entretiennent les personnes en présence : elle reprend toujours le titre de civilité utilisé en début de lettre. Monsieur le Président, Nous vous prions d'agréer, Monsieur le Président, l'expression La signature comporte en principe trois éléments : La signature manuscrite Le nom et La fonction du signataire (dactylographiés sous la signature). Salut M. SALUT Directeur du Personnel

9 DT Page 8 sur 12 PREPARATION DU MESSAGE EN QUATRE ETAPES 1 ère ETAPE : ANALYSER LA SITUATION Analyser la situation consiste à répondre d'abord aux questions suivantes : QUI? A qui s'adresse mon courrier? Quelles sont les entreprises (ou personnes) concernées? OU? Quelle est ma position? Dans quelle entreprise suis-je employé(e)? QUOI? Qu'est-ce que je veux dire / obtenir? Qu'est-ce que mon interlocuteur attend? QUAND? Que s'est il passé entre les partenaires? A quel moment? COMMENT? Que vais-je faire aujourd'hui pour résoudre cette situation? Quels éléments sont déterminants à ce stade de la situation?

10 DT Page 9 sur 12 2 ème ETAPE : REUNIR LES ELEMENTS CONSTITUANT LE FOND DU MESSAGE ET LES ORDONNER 1 lettre = 1 objet 1 paragraphe = 1 idée Une idée après l'autre. D'une façon générale, enchaînez les idées du passé vers le futur : Rappel des faits Circonstances actuelles Conséquences Souhaits pour le futur Formule de politesse. Vous venez de faire le PLAN.

11 DT Page 10 sur 12 3 ème ETAPE : CHOISIR LES EXPRESSIONS, LES MOTS ADAPTES AU DESTINATAIRE ET REDIGER Une rédaction claire se caractérise par l'utilisation : D'un vocabulaire commun à l'émetteur et au destinataire De mots et expressions courtes et concrètes De phrases simples et courtes De formules positives D'un style direct 4 ème ETAPE : LA RELECTURE Pour vérifier orthographe et grammaire. Relire également à voix haute : si votre texte passe mal à l'oral, c'est qu'il est mal construit!

12 DT Page 11 sur 12 En résumé Les 4 C Clarté de la présentation, du vocabulaire Concision des paragraphes, des phrases Courtoisie pensez à votre destinataire et imaginez ses réactions Correction vérifiez l'orthographe de votre courrier

13 Français, En français dans le texte Du texte, à la ville et à la scène DT Page 12 sur 12 SCHEMA TYPE EXPEDITEUR (Raison sociale) Adresse Forme juridique Capital social Tel. N enregistrement RC Fax. Code NAF E. Mail. ZONE 1 En-tête Autres mentions imprimées (éventuellement) DESTINATAIRE Adresse ZONE 2 Suscription V/Réf. : N/Réf. : Objet : Lieu : ZONE 3 Zone de références Pièces jointes : Date : Messieurs, ZONE 4 Corps de la lettre Corps de la lettre Veuillez agréer. ZONE 5 Formule de politesse et Signature Michel SALUT