WEB CONFERENCE I-delibRE

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1 WEB CONFERENCE I-delibRE Compte-rendu de la webconférence idelibre du 18 juin 2013 à Montpellier Sujet Web Conférence i-delibre Rédacteur ADULLACT rev7 Participants à la réunion : Collectivités Participant Copie à Ville de St-Joseph Alexandre Vitry Centre de Gestion de l'isère (38) Pierre Eymar Ville de Evry Ludovic Metz Ville de Eybens Anne Albrecht Ville de Orvault Katell Auguié Ville de Aulnay-Sous-Bois Philippe Bocher SIVU des Inforoutes Bernard Arnaudon SDIS de Meurthe et Moselle (54) Olivier Deschamps Ville de Creutzwald Jean-François Sauder Ville de Grigny Mohamed Bensmina Conseil Général des Alpes Maritime (06) Jean-Pierre Colet Ville de Mulhouse Sylvie Louis Ville de Cachan Ludovic Fressier Ville de Canejan Swann Rechou ALPI Guillaume Boulom AGEDI Patrick Valero Ville de Vienne Jean-Yves Cazorla Ville de Bordeaux Perollet Denis Conseil Général de Haut-de-Seine Zellé Schaub Isabelle Susplugas Jean-Noêl Max

2 SOMMAIRE 1. Déroulement de la conférence Présentation de l'application Démonstration Questions posées et axes d'amélioration évoqués Les interrogations Questions diverses Gérer l'ordre du jour Les annotations et la synchronisation Les axes d'amélioration Gérer l'ordre du jour Les annotations et la synchronisation Conclusion / 7 -

3 1. Déroulement de la conférence 1.1.Présentation de l'application Présentation générale d'i-delibre (lots 1, 2 et 3) Architecture Server d'i-delibre (interopérabilité...) Architecture Clients d'i-delibre (https, html5, certificats...) Composants utilisés par i-delibre Fonctionnalités Mode de déploiement 1.2.Démonstration Mode Serveur Mode Elu Mode Administrateur 2. Questions posées et axes d'amélioration évoqués 2.1. Les interrogations Questions diverses 1- Est-ce que i-delibre est une application ou un site internet? C'est une application téléchargeable sur google play et sur apple store pour les utilisateurs de tablettes. Par contre pour les utilisateurs d'un support de type PC portable, i-delibre est disponible via un site internet. 2- Quel est le mode de connexion à partir d'une tablette? On s'identifie grâce à un certificat (par collectivité) et un login/ mot de passe (par utilisateur) 3- Est ce que i-delibre intègre le protocole SSO? Cette question ne concerne que la partie serveur. i-delibre-serveur est une application web classique. 4- L'application est-elle utilisable en format portrait et/ou paysage?(ville - 3 / 7 -

4 d'aulnay-sous-bois) Oui la tablette permet l'affichage d'i-delibre aux deux formats proposés. 5- Les documents sont-ils en format PDF ou sont-ils modifiables par les utilisateurs? (Ville d'aulnay-sous-bois) Les documents fournis sont en format PDF, puis transformés en images sur tablette pour traiter les annotations. 6- Les documents sont-ils enregistrés en cash sur la tablette?(ville d'evry) Oui, seules les annotations synchronisées transitent par le serveur. L'objectif est bien de permettre à l 'élu de travailler hors connexion. 7- La mécanique mise en place pour les convocations respecte-t-elle la réglementation en vigueur? Il est impératif de notifier explicitement le destinataire, la convocation étant portable et non pas quérable 1. La collectivité de doit pas se contenter de poser es convocations sur un extranet. Nous prévoyons de faire apparaître le nombre de convocations non encore lues directement sur l'icone de l'application sur la tablette, à la façon d'un lecteur mail qui indique le nombre de mails non lus. Cette information apparaissant directement sur la tablette tient lieu de notification explicite à destination de l'élu (convocation portable et non quérable). Pour répondre complètement à la nécessité de portabilité, nous doublerons cette notification par un mail informant l'élu Gérer l'ordre du jour 1- Que se passe-t-il si un rapport vient s'ajouter à l'ordre du jour d'une convocation déjà envoyée? (ville d'evry) L'administrateur doit réaliser un second envoi d'une convocation et de l'ordre du jour modifié. 2- Peut-on modifier ou ajouter un rapport lors d'une séance délibérante? (LOT 2) La modification d'un rapport n'est pas autorisée via l'application i-delibre. Elle est possible à partir d'un outil de gestion de délibérations. Concernant l'ajout d'un rapport en séance, les élus auront accès à ce document par simple synchronisation. 3- Peut-on ajouter des annexes aux rapports? Oui, des annexes peuvent se joindre aux différents rapports / 7 -

5 Les annotations et la synchronisation 1- Si un élu saisit une annotation commune en séance, les élus devront se synchroniser en pleine séance? (Ville de Mulhouse) Le lot1 présenté ici ne concerne que la phase amont et ne concerne pas ce qu'il se passe en séances. En séance, d'autres outils permettront à terme de travailler en direct (chat, etherpad) 2- Si un élu saisit une annotation commune et qu'il souhaite par la suite la supprimer, est-ce possible? (Ville d' Aulnay-Sous-Bois) Tant que la synchro n'est pas faite, l'annotation effacée ne sera vue par personne. Si la synchro est faite, alors ses destinataires recevront l'annotation. Si elle est effacée, il faudra une autre synchro pour la voir disparaître ches les destinataires. 3- Peut-on joindre un lien URL dans les annotations? Oui, mais ce lien ne sera pas cliquable, il sera en mode texte. 4- Peut-on paramétrer l'application pour qu'une synchronisation soit automatique toutes les N secondes? Non. c'est une application nomade qui se connectera à différents types de connexion (wifi, 3G...). Un algorithme de synchro automatique est mis en place, en plus des synchro manuelles. 5- Si je ferme mon navigateur, est-ce que mon travail s'effacera? Non, mon travail s'enregistre sur la tablette de façon manuelle ou automatique Les axes d'amélioration Gérer l'ordre du jour 1- La consultation de l'ordre du jour est-elle tracée au même titre que la consultation des convocations? (Bordeaux) L'AR de consultation de la convocation est horodaté via un serveur d'horodatage externe. - 5 / 7 -

6 Chaque serveur idelibre peut selectionner son propre serveur de jetons. 2- Peut-on gérer l'ordre du jour de façon manuelle, modifier la classification des rapports?(bordeaux) Aujourd'hui la modification de l'ordre des rapports est possible en création uniquement. Cette fonctionnalité sera prochainement disponible en dehors de ce mode. (lot1) Les annotations et la synchronisation 1- Peut-on en plus des annotations proposées faire des schémas ou entourer les éléments? (Ville d'evry) Pas pour le moment, mais pourquoi pas ajouter cette option à terme, en annotation privée uniquement. 2- Comment un élu concerné par une annotation commune est-il averti? (Ville d'evry) Le bouton de synchronisation affiche une couleur orange afin d'avertir l'élu qu'une synchronisation est à faire. 3- Est-il possible de différencier les annotations consultées des annotations non-consultées? D'avoir une visibilité sur les séances et les rapports concernés par des nouvelles annotations suite à une synchronisation?(ville d'aulnay-sous-bois) Un système de coche peut être mis en place dans l'ordre du jour voir même sur la séance concernée.(à venir) Aussi, afin de différencier les annotations communes et privées, un code couleur est instauré. 4- Peut-on notifier par mail la nécessité de faire une synchronisation? A date, les paramétrages de synchronisation restent en cours d'élaboration. 3. Conclusion En fin de conférence, Pascal Kuczynski a récolté les premières impressions des différents participants. La tendance est très positive : - 6 / 7 -

7 Projet prometteur, application attendue depuis plusieurs mois, logiciel intéressant... Autant de remarques motivantes qui ne peuvent que nous donner confiance en i-delibre. - 7 / 7 -