Intitulé publication : FONCTIONNAIRE D'ADMINISTRATION HORS CLASSE, P5 Intitulé code d'emploi : Spécialiste d'administration hors classe

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1 Intitulé publication : FONCTIONNAIRE D'ADMINISTRATION HORS CLASSE, P5 Intitulé code d'emploi : Spécialiste d'administration hors classe OrgSetting : Executive Office of the Secretary-General Lieu d'affectation : NEW YORK Durée de la publication : 11 Avril Mai 2017 Numéro de l'ac : 17-ADM-EOSG R-NEW YORK (G) Staffing Exercise : N/A Valeurs fondamentales de l'onu: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité Phrases Optionnelles Conformément à l'emphase mise par le Secrétaire général sur la mobilité, les candidats qui ont exercé des fonctions sur le terrain, dans les Commissions économiques régionales, dans le cadre d'opérations sur le terrain ou au sein d'organismes, fonds et programmes sont encouragés à postulerles fonctionnaires du Secrétariat sélectionnés pour un poste au Cabinet du Secrétaire général conservent leur statut contractuel actuel et perdent le droit de retourner à leur poste actuel Ceux dont l'engagement actuel est limité à un département, un bureau ou une mission spécifiques seront engagés sur une base similaire de service limité au Cabinet du Secrétaire général De même, les candidats externes sélectionnés seront uniquement affectés au Cabinet du Secrétaire général Il est rappelé aux fonctionnaires les dispositions de la circulaire ST/SGB/2016/8 («Affectation des fonctionnaires travaillant au Cabinet du Secrétaire général») ; les fonctionnaires concernés par cette circulaire pourront faire l'objet d'une mutation latérale à tout poste vacant au sein d'une structure administrative ou d'un lieu d'affectation Cadre Organisationnel Ce poste de fonctionnaire d'administration hors-classe est à pourvoir au Cabinet du Secrétaire général, au Groupe de la gestion et de l'administration Le titulaire est placé sous la supervision générale du Directeur de la gestion (D-2), et sous la supervision directe du Chef de la gestion et de l'administration, et du Chef (D-1) du CabinetLe Groupe de la gestion et de l'administration fournit un appui au Secrétaire général et au Cabinet du Secrétaire général dans le domaine des ressources humaines, de la gestion financière et budgétaire et de l'administration générale Il fournit également un appui de ce type au Bureau de la déontologie, au Bureau de l'administration de la justice et au Bureau des services d'ombudsman et de médiation des Nations Unies De plus, il assure des fonctions

2 consultatives et de liaison en rapport avec les questions de gestion, de supervision, d'appui aux conférences, de sûreté et sécurité, d'affaires juridiques, de déontologie et de discipline Le Groupe, auquel est rattaché le Groupe de la tenue centralisée des dossiers, est également chargé de traiter la correspondance du Secrétaire général et celle de son cabinet Responsabilités Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s'acquitte des fonctions ci-après : Fournir une assistance au Chef de la gestion et de l'administration et au Chef de cabinet sur la large gamme de questions confiées au Bureau, en particulier :Budget et finances : Mobiliser les ressources nécessaires pour le Bureau ; encadrer et diriger la planification opérationnelle et des ressources, et superviser les dépenses pour s'assurer qu'elles n'excèdent pas les montants autorisés Superviser la présentation et la gestion de l'ensemble des questions budgétaires et financières au sein du Département Établir et maintenir un ensemble de politiques, procédures, règles et outils efficaces qui soient conformes aux politiques et pratiques de l'organisation des Nations Unies afin d'assurer une comptabilité, une gestion et un contrôle financier appropriés ; exercer les fonctions de responsable financier auprès du Bureau, en fournissant des orientations et une direction dans le domaine de la planification commerciale et des ressources Veiller à ce que toutes les actions soient menées conformément aux procédures opérationnelles d'umoja (SAP)Gestion des ressources humaines : Superviser toutes les questions se rapportant à la gestion du personnel et des ressources humaines, en veillant à répondre aux besoins au niveau du département Interpréter et appliquer les dispositions du Règlement du personnel relatives aux ressources humaines ; préparer des projets de recrutement et d'affectation et établir des rapports de situation spéciaux y ayant traitélaboration des politiques et planification : Se tenir au fait de l'évolution dans le domaine de la gestion des ressources humaines, de la gestion budgétaire et de la gestion financière Conseiller et appuyer l'équipe dirigeante dans des domaines tels que l'examen spécial des objectifs des opérations et des politiques et procédures administratives connexesadministration générale : Assurer l'élaboration d'un plan de projet, la définition de modalités de fonctionnement interne, l'identification de systèmes informatiques, l'évaluation et le déploiement de projets liés à la bureautique et aux meilleures pratiques dans le domaine de l'administration Contribuer à l'analyse des processus opérationnels et des flux d'information au sein du Bureau, et recommander des changements selon qu'il convient ; établir et maintenir un ensemble de politiques, procédures, règles et outils efficaces qui soient conformes aux politiques et pratiques de l'organisation des Nations Unies afin d'assurer une comptabilité et un contrôle appropriés Gérer et superviser les sous-groupes dont il a la responsabilité, exécuter le programme de travail du groupe et veiller à ce que les produits soient fournis en temps utile et à ce qu'ils maintiennent des normes de qualité élevée Planifier, hiérarchiser et coordonner les activités quotidiennes, et superviser le travail des professionnels du groupe et des agents des services généraux Gérer le personnel du Bureau et établir des rapports d'appréciation du comportement professionnel du personnel et des plans à moyen terme pour le personnel ; gérer, encadrer et former le personnel placé sous sa responsabilité, et en assurer le perfectionnement ; encourager l'esprit d'équipe et créer un environnement favorisant l'égalité des sexes et la communication parmi le personnel ; prendre

3 les initiatives en ce qui concerne les questions de recrutement Apporter son aide dans le cadre de tout projet spécial selon qu'il convient Compétences PROFESSIONNALISME : Maîtrise des pratiques et principes financiers et budgétaires, de l'élaboration de budgets et de l'administration financière des ressources Aptitude démontrée à fournir des conseils techniques spécialisés au Chef de Cabinet et aux cadres supérieurs sur diverses questions de gestion des ressources humaines, de finance et d'administration Aptitude à appliquer dans les environnements de travail les règles, règlements, politiques et directives de l'organisation et à rédiger des rapports sur des décisions administratives essentielles ou à justifier celles-ci Aptitude à cerner les problèmes, à les analyser, à proposer diverses options et à dégager des conclusions et recommandations sur des questions complexes de ressources humaines et financières et d'administration pour conseiller les hauts responsables et défendre les décisions administratives Être capable d'utiliser un progiciel de gestion intégrée Tirer fierté de son travail et de ses réalisations Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet Faire preuve d'un sens réel des relations humaines, d'aptitudes avérées en matière de planification stratégique et de vision Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels Persévérer face aux obstacles et aux difficultés Garder son calme dans les situations de crise Fournir des directives et prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d'assurer l'égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités ; faire la preuve d'une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d'atteindre cet objectifaptitude À PLANIFIER ET À ORGANISER : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on disposesens DES RESPONSABILITÉS : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l'organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service SOUCI DU CLIENT : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des «clients» et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d'y répondre ; suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l'avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des servicessûreté DE JUGEMENT/APTITUDE À DÉCIDER : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du problème ; recueillir toute l'information nécessaire avant de prendre une décision ; s'interroger sur l'incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer ; ne prendre de décisions qu'après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l'organisation ; ne

4 proposer des lignes d'action ou formuler de recommandations qu'en toute connaissance de cause ; vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits ; s'assurer que les dispositions qu'il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés ; savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l'exigent Formation Diplôme universitaire du niveau du Master dans le domaine de l'administration publique ou des entreprises, de la finance, de la comptabilité, de l'économie internationale, du droit, de l'administration des ressources humaines ou dans toute autre discipline apparentée À défaut, un diplôme universitaire de premier cycle dans les spécialisations ci-dessus, assorti de deux années supplémentaires d'expérience pertinente Expérience Professionnelle Au moins dix années d'expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des services administratifs, du budget, des finances, de la gestion des ressources humaines, du droit ou dans tout autre domaine connexe, dont au moins 5 ans dans un environnement international Une expérience de l'application des politiques et procédures de l'organisation des Nations Unies en matière de personnel et d'administration est exigée, de même qu'une expérience en matière de rédaction précise et de haute qualité de documents en langue anglaise Une expérience de la fourniture d'avis directifs aux hauts responsables ou aux cadres est également exigée Une expérience de l'utilisation de progiciels de gestion intégrée tels qu'umoja et Unite Docs est exigée Connaissances Linguistiques L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'organisation des Nations Unies Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise de l'anglais est indispensable La connaissance d'une autre langue officielle de l'organisation des Nations Unies est souhaitable Méthode Dévaluation L'évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d'évaluation, pouvant être suivi d'un entretien d'appréciation des compétences Charte Des Nations Unies En vertu du paragraphe 3 de l'article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, notamment mais non exclusivement s'agissant du respect du droit international des droits de l'homme et du droit international humanitaire Les candidats pourront faire l'objet

5 d'une présélection sur la base de ces critères, notamment mais non exclusivement dans le but de vérifier s'ils ont commis ou sont soupçonnés d'avoir commis des infractions pénales ou des violations du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible Aucune restriction ne sera imposée par l'organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires Le Secrétariat de l'organisation des Nations Unies est un espace non-fumeursles candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira Pour des informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide «Procédure de dépôt de candidature» et le manuel d'instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant sur le lien hypertexte «Manuels» sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte InspiraLes candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur qualification, notamment mais non exclusivement, à leur formation, leur expérience professionnelle et leurs compétences linguistiques, conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira Les candidats seront exclus de la procédure d'examen s'il n'est pas démontré dans leur candidature qu'ils répondent à tous les critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'organisation Ils sont tenus de fournir des informations complètes et précises Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu'ils ont fournis dans leur candidatureles avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures Aucun Frais De Dossier L'ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE