14/07/14. kris bostoen. E- mail? Téléphone ou entre3en? problèmes complexes discussions. mauvaises nouvelles annula:on en dernière minute émo:on

Transcription

1 kris bostoen E- mail? Téléphone ou entre3en? problèmes complexes discussions OU mauvaises nouvelles annula:on en dernière minute émo:on OU 1

2 Urgent et important? Ne faites pas confiance qu au seul e- mail SMS Téléphone.. Les problèmes liés à l e- mail CSD Loughborough University: Reprise du travail après une interrup:on suite à un courriel prend en moyenne 64 secondes... Osterman Research: 68% des employés observent leur messagerie «en permanence» alors que 17% vérifient la messagerie «plusieurs fois par heure». Gartner: Une surcharge en représente un surcoût de 12% des salaires. McGhee Consultants: Les «bonnes pratiques» réduisent le volume de messages dans la boîte de réception de 81% et le nombre de messages entrants de 26%. 2

3 14/07/14 OUTLOOK expéditeur des:nataire Ne laissez jamais Outlook ouvert à longueur de journée 09:00 11:00 13:00 16:00 OUTLOOK Expéditeur?Expéditeur? 5 W who what why where when Qui Quoi Pourquoi Où Quand 14/07/14 19:05 3

4 OUTLOOK Expéditeur Ac3on requise (réponse, entreprendre, ) Pour info, pas d ac6on requise Liste de distribu6on (!!! spam) 1 sujet =1 message / sujet clair / mots clés / abrévia3ons (FYI RSVP?) OUTLOOK Expéditeur? Forward? Ajoutez/Expliquez pourquoi vous transmeaez le message Transmis pour vérifica6on des données comptables 4

5 OUTLOOK Des6nataire ou expéditeur? E- mail bonnes pra3ques à la récep3on de messages 1. Ne vérifiez la récep:on de messages que quelques fois par jour 2. Désac:vez toutes les alertes de récep:on de messages 3. Répondez endéans les 48 heures ou prévenez l expéditeur du délai dans lequel il peut aqendre votre réponse 4. U:lisez l op:on «out of office» en cas d absence de plus de 48 heures 5

6 OUTLOOK Des6nataire? Supprimez tous les signaux indicateurs Outlook File Op3ons Mail Message Arrival desktop alerts OUTLOOK Des3nataire? 4 D Des3nataire? - 2 : immediately + 2 : calendar or???? 6

7 14/07/14 7

8 14/07/14 Les problèmes du classement des messages Retrouver des messages «classés» L arborescence des dossiers Trop d archivage! 8

9 Les Règles d Or de Getting Things Done Videz votre boîte de réception chaque jour (ne remettez jamais un message dans la boîte de réception!) Les Règles d Or de Getting Things Done Ayez le courage de meqre IMMEDIATEMENT à la poubelle les messages n ayant aucune valeur ajoutée pour vous 9

10 Les Règles d Or de Getting Things Done Videz votre boîte de récep:on chaque jour (ne remeqez jamais un message dans la boîte de récep:on!) 2 Minutes Si possible en 2 minutes: Ac3on immédiate! Sinon, décidez de sa des:na:on Back from Holiday crunch 10

11 Processing Les dossiers d action de GTD Pra3que 1. Créez 4 nouveaux classeurs numérotés de 1 à 4 clic droit sur votre adresse prénom.nom@loreal.com 11

12 Pra3que 2. Affichez les propriétés de chaque dossier créé cochez l op:on de calcul du nombre total de messages Pra3que 3. Glissez les messages vers l'un des 4 dossiers créés Op:ons : CTRL + MAJ + V (déplacer) / y (copier) V y 12

13 Pra3que 4. Visualisez vos messages en conversa:ons Par date Par expéditeur Par sujet Par des:nataire Pra3que 5. a) les ou6ls de recherche Clic droit sur le Message reçu 13

14 Pra:que 5. b) U:lisez l'ou:l de recherche dans TOUS les éléments Courrier Pra3que 5. c) U:lisez l'ou:l de recherche AVANCEE 14

15 5. d) autres recherches Pra3que Pra3que 5. e) astuces pour les recherches Les guillemets permeqent de rechercher l ensemble d une expression. Ajouter un 3ret devant un mot permet de l exclure de la recherche. Ajouter un 3lde (~) devant un mot permet d inclure les synonymes de celui- ci. U3liser une étoile (*) à la place des mots inconnus permet de les trouver : très u:le lorsqu on est à la recherche d une expression oubliée. Exemple : Gale6e * je t aime. L opérateur OR permet de rechercher un mot ou un autre. 15

16 Processing E- mail dossiers d ac3on de GTD Les Règles d Or de Gekng Things Done Videz votre boîte de récep:on chaque jour (ne remeqez jamais un message dans la boîte de récep:on!) 2 Minutes Si possible en 2 minutes: Ac3on immédiate! Sinon, décidez de sa des:na:on Entre:en hebdomadaire Vérifiez votre agenda, à faire ceie semaine, à faire plus tard et en aiente d autrui Vérifiez votre emploi du temps dans votre Calendrier (pourquoi pas le vendredi ma:n?) 16

17 Pra3que Vérifica:on agenda, à faire ceie semaine, à faire plus tard et en aiente d autrui Pra3que mise en forme condi6onnelle! Menu Affichage (View), dans le groupe Paramètres d affichage (View settings) à Mise en forme conditionnelle (conditional formatting) Ø Pour supprimer une règle, cliquez dessus, puis cliquez sur Supprimer. Ø Pour désactiver une règle de façon temporaire, désactivez la case à cocher de celle-ci. Ø Pour modifier les critères d une règle, cliquez sur la règle, puis sur Condition. Ø Pour modifier la mise en forme du texte appliquée à une règle, cliquez sur la règle, puis sur Police. Ø Pour ajouter une nouvelle règle de mise en forme conditionnelle, cliquez sur Ajouter. Dans la zone Nom, tapez un nom, cliquez sur Police pour spécifier la mise en for, puis cliquez sur Condition pour spécifier les critères de cette règle. 17

18 Trucs & Astuces Glissez un message - - > calendrier - - > tâches - - > contacts Ac:ons rapides Galerie d'inser:on rapide CTRL + shiq + M - - > nouveau message CTRL + shiq + A - - > Agenda a microsoq/assistance- raccourcis- clavier.aspx m Trucs & Astuces 18

19 Modèles (templates) dans Outlook Dans Outlook, créez un dossier dans lequel vous souhaitez gérer vos modèles L clic droit sur votre adresse à new folder (par ex. "mes modèles") Créez le message dans Outlook (le sujet me paraît indispensable, mais les adresses de(s) des:nataires peuvent être laissées ouvertes) Peu importe la mise en forme dans le texte : Enregistrez le modèle comme "outlook template" sur le bureau : File à save as à outlook template (extension.oq) Fermez le message créé (Il n'est pas nécessaire de sauvegarder les modifica:ons apportées J ) Réduisez la fenêtre Outlook Glissez l'icône créée sur le bureau vers les fichiers créé dans Outlook pour gérer les modèles Par un double clic sur le modèle dans le dossier, vous pouvez réu:liser le modèle comme vous l'entendez. kris bostoen 19

20 Lync Français hqp://office.microsoq.com/fr- be/communicator- help/video- wat- is- microsoq- lync VA aspx Nederlands hqp://office.microsoq.com/nl- be/communicator- help/video- wat- is- microsoq- lync VA aspx Ceci est une réponse automa:que. Soucieux de ma propre santé et du bien- être de ma famille, je me limite à ne répondre au courriel que les mercredis. Il se pourrait donc que je revienne vers vous mercredi prochain. Merci de m avoir écrit. Profitez du parfum des roses. 20