Signatures électroniques : comment les services informatiques peuvent simplifier les processus de validation

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1 Solution mondiale de signature électronique Article technique Signatures électroniques : comment les services informatiques peuvent simplifier les processus de validation Les signatures en attente bloquent les validations et les processus manuels génèrent des tonnes de papier. Les services informatiques peuvent résoudre ces problèmes grâce aux signatures simples ou à base de certificats disponibles dans Adobe Acrobat. Sommaire 1 : L obtention de signatures prend trop de temps 1 : Optimisation du processus : accélérer la signature des documents 2 : Souplesse de fonctionnement : améliorer la réactivité de l entreprise 2 : Fonction de signature électronique d Acrobat 3 : Apposer des signatures simples ou appliquer des tampons numériques sur des fichiers PDF 4 : Apposer des signatures à base de certificats sur des fichiers PDF 5 : Conclusion : accélérer la production de l entreprise par le biais d une technologie fiable L obtention de signatures prend trop de temps Les entreprises génèrent toutes des documents papier à signer, télécopier, envoyer par courrier express, suivre et archiver. Outre les signatures en attente qui ralentissent considérablement la productivité, le coût du papier, des impressions, des envois en express et du stockage pèse lourdement sur le budget. Sans compter qu un processus à fort pourcentage de papier entraîne inévitablement des erreurs. Ces inefficacités ont des répercussions sur les résultats et mettent à mal la compétitivité de l entreprise. Même si le service informatique n est pas directement concerné par le problème, il peut toutefois le résoudre. La solution : les signatures électroniques d Adobe Acrobat XI. Les signatures simples et les signatures à base de certificats associées à un identifiant numérique aident les entreprises à réduire leurs coûts et leur consommation de papier, et à passer à la vitesse supérieure. Leur mise en œuvre par le service informatique et leur adoption au sein de l entreprise sont extrêmement simples. Elles nécessitent un investissement minimal, font appel à des logiciels déjà installés par le service informatique et les employés, et garantissent une prise en main rapide. Elles donnent par ailleurs au service informatique l occasion de jouer un rôle de partenaire stratégique en fournissant une structure qui confèrera un avantage concurrentiel à toute l entreprise. Cet article technique présente aux services informatiques les avantages des signatures électroniques par rapport aux signatures à l encre et expose les différents types de signature disponibles dans Acrobat, ainsi que les workflows associés. Optimisation du processus : accélérer la signature des documents Les services informatiques entendent trop souvent dire qu une nouvelle technologie va résoudre leurs problèmes. Malheureusement, les gains de productivité promis sont rarement au rendez-vous. Les intégrations peuvent se révéler complexes, les déploiements s éterniser et les logiciels dérouter les employés. L utilisation de signatures électroniques peut générer des gains de productivité considérables. Acrobat XI offre, à cet effet, diverses options intégrées, directement exploitables. Les signatures électroniques constituent un réel gain de temps. Les différentes parties peuvent signer rapidement les documents et les employés se consacrer à des tâches plus importantes. Processus autonome Les destinataires peuvent signer des documents à tout moment, en tout lieu et sur la quasi-totalité des équipements grâce au logiciel gratuit Adobe Reader. Gains de productivité Vous n avez pas à vous déplacer jusqu au signataire ni à lui envoyer des courriers express, comme l exigent les processus de signature manuelle. Fin des gaspillages Les entreprises peuvent envoyer et archiver des documents au format électronique, ce qui réduit le temps, les coûts et l impact sur l environnement liés à l affranchissement, l expédition, la télécopie, l impression et le stockage physique.

2 Souplesse de fonctionnement : améliorer la réactivité de l entreprise Les services informatiques savent que la réussite de l entreprise dépend en grande partie de sa souplesse. Les signatures électroniques constituent donc une option intéressante. Les trois types de signatures électroniques d Acrobat ne nécessitent qu un minimum de ressources informatiques à déployer et à gérer, ce qui procure aux entreprises la souplesse dont elles ont besoin. Rapide retour sur investissement Le passage des signatures à l encre aux signatures électroniques étant intuitif, les entreprises n ont pas de mal à les faire adopter et peuvent, dès le premier jour, en tirer une valeur ajoutée. Exploitation des logiciels installés La fonctionnalité est intégrée à Adobe Reader et Acrobat. Maintien des pratiques en place Les signatures électroniques ne compliquent pas les choses ; elles facilitent plutôt la tâche des employés en accélérant la signature des documents. Les processus en amont et en aval demeurent inchangés. Optimisation des processus éprouvés Les signatures électroniques sont à la fois simples et économiques, car elles n obligent pas à modifier les processus en place. Fonction de signature électronique d Acrobat Acrobat propose deux types de signature électronique qui garantissent des échanges sécurisés, notamment dans le cadre des processus de validation interne : les signatures simples et les signatures à base de certificats associées à un identifiant numérique. Elles peuvent booster la productivité en écourtant les cycles de révision interne et en facilitant la collaboration documentaire, quelle que soit l application d origine. Elles peuvent en outre réduire les coûts d administration des documents et favoriser un archivage à long terme. Grâce à Acrobat, les équipes de développement produit d AGA ont réduit de moitié les cycles de révision documentaire. Pour un même projet, elles sont souvent amenées à créer plusieurs centaines de documents texte et autant de dessins de CAO, chacun devant être vérifié par pas moins de 20 réviseurs à travers le monde. Les commentaires numériques sont ajoutés directement dans les fichiers PDF, collectés auprès de l ensemble des collaborateurs et fusionnés dans un seul et même document. AGA utilise la fonctionnalité d Acrobat pour savoir qui a révisé et validé un document donné, et à quel moment la révision a été réalisée. Les documents finaux sont archivés au format PDF et sont compatibles avec les technologies actuelles et futures. Le troisième type de signature électronique géré par Acrobat les signatures à base de certificats associées à un identifiant numérique tiers implique l intervention d une autorité de certification, chargée de vérifier l identité des signataires. Signatures simples Pour échanger des documents en toute sécurité, certaines entreprises préfèrent miser sur une méthode de signature simple ne nécessitant pas la création d un identifiant numérique autosigné. Acrobat offre les possibilités suivantes : Apposer une signature Apposez votre signature sur un fichier PDF en choisissant un aspect dactylographié ou manuscrit, ou en important une image de votre signature manuscrite. Appliquer un tampon Utilisez la version numérique d un tampon pour valider ou annoter votre document. Faites votre choix parmi les tampons proposés ou créez le vôtre. Signatures à base de certificats L un des types de signatures électroniques repose sur un certificat et est associé à un identifiant numérique. Le cryptage des identifiants numériques fait partie du processus de signature. Actuellement, le système de cryptage de données le plus avancé est le cryptage asymétrique, qui repose sur l utilisation d une paire de clés. L une des clés est dédiée au cryptage et l autre au décryptage (si la première crypte le contenu, la seconde le décrypte, et inversement). Cette paire est composée d une clé privée et d une clé publique. La première est protégée et correspond à l identité électronique d un individu. Le seconde permet au destinataire de vérifier que les signatures ont été créées à l aide de la clé privée. Le cryptage et le décryptage d un document ne s opèrent que si la correspondance entre ces deux clés est parfaite. Ce processus, aussi complexe soit-il, est largement pris en charge par Acrobat, une fois l identifiant numérique défini. Acrobat gère deux types d identifiants numériques : Les identifiants numériques autosignés Les identifiants numériques tiers 2

3 Identifiants numériques autosignés N importe qui peut créer un identifiant numérique autosigné dans Adobe Reader ou Acrobat. Même s il ne garantit pas le niveau de sécurité et de validation d un identifiant numérique tiers, il s avère très utile pour sécuriser les échanges, notamment lors des processus de validation interne. Identifiants numériques tiers La plupart des transactions commerciales exigent un identifiant numérique émanant d une autorité de certification. Cette autorité est chargée de vérifier l identité du signataire. Compte tenu de l importance de cette vérification, il est essentiel que l autorité contactée soit reconnue et plébiscitée par l ensemble des entreprises réalisant des transactions en ligne. Un document dont la signature est associée à un certificat et à un identifiant numérique tiers a la même valeur qu un document délivré par l administration (permis de conduire, passeport, etc.). L utilisation d un identifiant numérique confirme votre identité auprès des personnes avec lesquelles vous communiquez par voie électronique. Les identifiants numériques tiers permettent de : Prouver l identité du signataire par voie électronique Les autorités de certification vérifient et confirment aux différentes parties l identité du signataire. Une signature associée à un certificat et un identifiant numérique, à l instar d une signature manuscrite classique, identifie la personne qui signe un document. Vérifier l authenticité d un document Contrairement à une signature manuscrite, une signature à base de certificat est difficile à falsifier car elle contient des informations cryptées à caractère unique dont la vérification exige un identifiant numérique. Vérifier l intégrité d un document Le certificat indique aux destinataires si le document a été modifié depuis sa signature. Dans Adobe Reader et Acrobat, les certificats sont représentés par des marqueurs visuels qui permettent au destinataire de visualiser et valider la signature dans le fichier PDF. Pour trouver une autorité de certification, consultez la liste AATL (Adobe Approved Trusted List). Le programme AATL vérifie que les services de signature et informations d identification des autorités de certification sont conformes aux niveaux d assurance imposés par les critères techniques AATL. Adobe Reader et Acrobat sont conçus pour télécharger automatiquement une liste de certificats numériques racine approuvés, ce qui garantit la fiabilité des signatures à l ouverture d un document. Apposer des signatures simples ou appliquer des tampons numériques sur des fichiers PDF Si vous ne possédez pas d identifiant numérique, Acrobat vous propose deux processus de validation. Apposition d une signature simple Cette méthode vous permet de signer un document PDF et garantit des échanges sécurisés, notamment dans le cadre des validations et révisions internes. Voici la marche à suivre : 1. Dans le volet Signer d Acrobat XI, développez le panneau «Je dois signer». 2. Sélectionnez «Apposer une signature». 3. Acrobat vous propose plusieurs méthodes pour créer votre signature. Choisissez celle qui vous convient. 4. Apposez votre signature sur le document à l aide de la souris. Application d un tampon Un tampon numérique offre les mêmes avantages qu une signature simple. Voici la marche à suivre : 1. Dans le volet Commentaire d Acrobat XI, développez le panneau «Annotations». 2. Sélectionnez «Ajouter un tampon». 3. Faites votre choix parmi les tampons proposés ou créez le vôtre. 4. Appliquez le tampon sur le document à l aide de la souris. 3

4 Apposer des signatures à base de certificats sur des fichiers PDF Si vous ne possédez pas d identifiant numérique, Acrobat vous propose deux types de signatures à base de certificats. Chaque signature utilise un marqueur visuel pour permettre au destinataire de visualiser et de valider la signature dans Acrobat ou Reader. Apposition d une signature à base de certificat L utilisation de ce type de signature est comparable à la signature d un document papier. Le processus n est pas limité à un seul signataire. Les utilisateurs peuvent envoyer un document à plusieurs personnes pour signature, suivre l ajout des signatures ou verrouiller le document pour empêcher sa modification après signature. Voici la marche à suivre : 1. Dans le volet Signer d Acrobat XI, développez le panneau «Utiliser des certificats». 2. Sélectionnez «Signer avec un certificat». 3. Indiquez l emplacement de la signature dans le fichier PDF. 4. Sélectionnez l identifiant numérique à utiliser. 5. Saisissez le mot de passe associé à l identifiant numérique. 6. Vous pouvez choisir de verrouiller le document après signature. 7. Signez le document. Acrobat affiche une coche verte au-dessus de la fenêtre du document, signalant au destinataire que le document est signé et que la signature apposée est valable. Elle indique également que le document n a pas été modifié depuis sa signature, à l exception de l ajout de signatures valables et des autres modifications autorisées. Par exemple, certaines parties du document peuvent rester accessibles au destinataire afin qu il puisse remplir un formulaire, apposer sa signature ou ajouter des commentaires. Si le destinataire effectue des modifications non autorisées, la certification du document sera invalidée. Certification de fichiers PDF La certification d un fichier est comparable à l apposition d un sceau d authenticité sur un document papier. Si l approche est similaire à la signature avec certificat, elle comporte toutefois quelques petites différences. Les entreprises peuvent utiliser cette fonction pour garantir la fiabilité des processus de signature. Les administrations, établissements d enseignement et autres structures peuvent s en servir pour délivrer des documents officiels, tels que des relevés de notes, et empêcher leur modification. Voici la marche à suivre : 1. Dans le volet Signer d Acrobat XI, développez le panneau «Utiliser des certificats». 2. Sélectionnez «Certifier» (avec ou sans signature visible dans le corps du document). 3. Si vous utilisez le champ de signature visible, indiquez l emplacement de la signature dans le fichier PDF. 4. Sélectionnez l identifiant numérique à utiliser. 5. Saisissez le mot de passe associé à l identifiant numérique. 6. Sélectionnez les actions autorisées sur le document après certification (remplissage de formulaires, ajout de commentaires, signature, etc.). 7. Signez le document. L expéditeur peut choisir d ajouter ou non une signature visible dans le corps du document, ce qui n est pas possible avec les signatures à base de certificats. Dans les deux cas, Acrobat affiche un ruban bleu au-dessus de la fenêtre du document, indiquant que le signataire a suivi le processus de certification (une seule certification autorisée par document). À moins que le document ne soit verrouillé, sa certification permet au destinataire d effectuer des modifications autorisées : remplissage de formulaires, signature, ajout de commentaires, etc. Si le destinataire effectue des modifications non autorisées, la certification du document sera invalidée. 4

5 Conclusion : accélérer la production de l entreprise par le biais d une technologie fiable Les entreprises cherchent à remplacer les processus de signature manuelle sans perturber les habitudes des employés. Voilà pourquoi les services informatiques font appel à des logiciels PDF dotés de fonctions de signature électronique. Ces solutions permettent aux personnes chargées de collecter des signatures ou de signer des documents de gagner en efficacité et répond aux besoins de l informatique, qui s impose comme un partenaire stratégique de grande valeur. Des milliers d entreprises à travers le monde misent sur Adobe pour accélérer leur processus de signature. De la création de documents à la collaboration en passant par la révision, Adobe Acrobat simplifie l intégralité du processus en regroupant l ensemble des commentaires et validations dans un fichier PDF unique. Le logiciel est à la fois économique et facile à mettre en œuvre et à utiliser et, dans la plupart des cas, s intègre aisément avec les applications déployées dans les entreprises du monde entier. Pour plus d informations Adobe Systems Incorporated 345 Park Avenue San Jose, CA USA Adobe, the Adobe logo, Acrobat, EchoSign, and Reader are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in France. 4/14