Seafile pour stocker et partager ses fichiers

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1 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Accès : hors E.N.T. Direction Informatique Unistra

2 Accès : hors E.N.T. Version : 4 Date : 03/16 Editeur : Auteur(s) : Copyright : Licence : Université de Strasbourg Simon Piquard (DI - Département Architecture et Sécurité) - Eric Laemmer (DI- Département Services Métiers) Direction Informatique Unistra Licence Creative Commons : Paternité - Pas d'utilisation Commerciale - Partage des Conditions Initiales à l'identique 2

3 TABLE DES MATIÈRES Introduction : Seafile - De quoi s'agit-il?... 4 Chapitre 1 - Se connecter et découvrir l'interface web... 6 Chapitre 2 - Créer des bibliothèques et gérer leurs contenus (interface web) Chapitre 3 - Partager (interface web) Chapitre 4 - Créer et gérer un groupe (interface web) Chapitre 5 - Créer un compte «Invité» (Interface web) Chapitre 6 - Synchroniser : introduction et configuration du client local Chapitre 7 - Synchroniser des bibliothèques (client local) Chapitre 8 - Applications mobiles et tablettes gratuites - iphone & Smartphones Chapitre 9 - Assistance Chapitre 10 - Remarques, suggestions Glossaire

4 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Introduction : Seafile - De quoi s'agit-il? INTRODUCTION : SEAFILE - DE QUOI S'AGIT-IL? De quoi s'agit-il? Seafile est votre espace de stockage Unistra en ligne Il vous permet de déposer ses fichiers et d'y accéder facilement où que vous soyez. Vous pouvez également les partager avec vos collègues ou avec des extérieurs en quelques clics. La synchronisation*[p.30] vous offre également la possibilité de travailler en local sur votre poste de travail. Seafile est composé : d'une interface web : [ d'un client local : liste des dernières versions supportées en fonction de votre système exploitation [ Public concerné Un espace de stockage de 15go est alloué automatiquement à tous les personnels de l'université de Strasbourg. Accès via mobiles ou tablettes Seafile permet également l'accès à ses documents sur d'autres types de périphériques qu'un simple ordinateur. Vous pouvez consulter vos fichiers sur vos smartphones Android, iphone ou tablettes. Confidentialité de vos données Votre espace de stockage Seafile est hébergé sur des serveurs installés à l'université de Strasbourg. La confidentialité et la sécurité de vos données sont donc garanties. Prérequis Un navigateur web L'application (ou «client») Seafile pour la (cf. Synchroniser : introduction et configuration du client local ) [p.21]. synchronisation locale sur son poste de travail Un antivirus. Il n'y a pas d'antivirus intégré à Seafile. Il vous appartient de protéger votre machine avec un antivirus installé sur votre poste. FAQ Retrouvez les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs de Seafile [ 4

5 Introduction : Seafile - De quoi s'agit-il? Seafile pour stocker et partager ses fichiers Suivi des modifications Mars Version serveur Seafile V5.07 Mise en production de la version 5, dont les principales nouveautés sont : Possibilité de verrouiller un fichier pour que personne ne puisse travailler sur le document au même moment ; Possibilité de créer soi-même des comptes «invités» (cf. Créer un compte «Invité» (Interface web) ) [p.19] pour des personnes extérieures (qui n'ont pas d'adresses électroniques unistra). Simplification de l'interface web : mêmes fonctionnalités de partage entre dossiers et bibliothèques, fin des partages privés de fichiers, fin du carnet de contacts, fin des fichiers seaf. Mai Première mise en production pour tous les personnels Unistra. 5

6 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Se connecter et découvrir l'interface web CHAPITRE 1 SE CONNECTER ET DÉCOUVRIR L'INTERFACE WEB Se connecter Votre espace Seafile Unistra est accessible à l'adresse web Saisir : son adresse mail unistra principale ; Si vous avez un doute sur votre adresse mail principale ==> son mot de passe E.N.T. «Se souvenir de moi» En cochant cette case vous n'aurez plus besoin de saisir vos identifiants de connexion pendant les 7 jours qui suivent. 6

7 Se connecter et découvrir l'interface web Seafile pour stocker et partager ses fichiers Découvrir l'interface web 1 Menu principal qui permet de passer des bibliothèques aux groupes. L'aide permet d'accéder directement à la documentation Unistra. 2 Barre de recherche parmi tous les fichiers présents sur cet espace Seafile. 3 Menu déroulant permettant de régler quelques paramètres, de se déconnecter et de consulter l'espace utilisé et affichage des notifications. 7

8 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Se connecter et découvrir l'interface web 4 Menu vertical permettant d'accéder rapidement aux bibliothèques, fichiers favoris, dernières activités et périphériques synchronisés. Il permet également de visionner et gérer tous les partages que vous avez effectués ("Mes partages") NOUVEAUTÉ : "Créer un compte personnel - Invité" : permet de créer des comptes en autonomie pour des "extérieurs", c'est à dire des personnes n'ayant pas de comptes sur Seafile Unistra. 8

9 Se connecter et découvrir l'interface web Seafile pour stocker et partager ses fichiers 5 L'affichage des bibliothèques classées selon qu'elles sont "personnelles", c'est à dire créées par vos soins, ou qu'elles soient "Partagées", directement ou via un groupe. 6 Le bouton «Nouvelle bibliothèque» pour créer une bibliothèque. 9

10 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Créer des bibliothèques et gérer leurs contenus (interface web) CRÉER DES BIBLIOTHÈQUES ET GÉRER LEURS CONTENUS (INTERFACE WEB) Comment fonctionne le classement des fichiers dans Seafile? CHAPITRE 2 Le classement des fichiers dans Seafile est organisé à partir de bibliothèques. Il est ensuite possible de créer des dossiers/sous-dossiers à l'intérieur de celles-ci, et d'y déposer des fichiers. Quand vous vous identifiez la première fois sur l'interface web, une bibliothèque personnelle est créée automatiquement à titre d'exemple. Vous pouvez créer autant de bibliothèques que vous le souhaitez. Création d'une nouvelle bibliothèque 1 Nouvelle bibliothèque Bouton permettant de créer une bibliothèque (l'écran central "Nouvelle bibliothèque" apparaît) 2 10

11 Créer des bibliothèques et gérer leurs contenus (interface web) Seafile pour stocker et partager ses fichiers Nom de la bibliothèque (obligatoire) Pas de règle de nommage. Sentez-vous libre mais faites en sorte que ça soit explicite... Vous pourrez tout de même changer le nom de la bibliothèque plus tard si souhaitez, dans les paramètres. NOUVEAUTÉ version 5 : Suppression des "descriptions" 3 Chiffrer une bibliothèque (optionnel) Il est possible de chiffrer une bibliothèque (uniquement à sa création) avec un mot de passe de minimum 8 caractères alpha et/ou numériques. Seuls vos collaborateurs disposant du code pourront accéder au contenu de la bibliothèque, que ce soit sur l'interface web ou le client local. De plus, aucun fichier ou dossier de cette bibliothèque ne pourra être partagé par la suite. Vous pouvez changer le mot de passe dans les paramètres de la bibliothèque. Gestion du contenu d'une bibliothèque 1 - Paramètres : (renommage, transfert de propriété, gestion fine des droits de lecture/écriture etc.) - Corbeille : Chaque bibliothèque dispose de sa propre corbeille. Un fichier ou dossier supprimé peut être récupéré sous 30 jours. 11

12 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Créer des bibliothèques et gérer leurs contenus (interface web) - Activités : Qui a récemment fait quoi sur quoi. 2 Boutons permettant : - L'import de fichier(s) dans la bibliothèque - La création d'un nouveau dossier dans la bibliothèque - La création d'un nouveau fichier au format "markdown" *[p.30] - Le partage de la bibliothèque, que ce soit via des liens ou par partage privé. Gestion des fichiers et dossiers dans une bibliothèque 1 Favoris Vous pouvez mettre un fichier en favori. Il vous sera aisé d'y accéder ensuite directement depuis la page d accueil dans le menu gauche vertical "Favoris". Utile pour préparer une présentation ou pour retrouver des documents courants! 2 12

13 Créer des bibliothèques et gérer leurs contenus (interface web) Seafile pour stocker et partager ses fichiers Actions fréquentes En survolant un fichier ou dossier, vous verrez apparaître les icônes des 3 actions les plus fréquentes : 1. Télécharger le contenu 2. Partager le contenu 3. Supprimer (récupérable dans la corbeille de la bibliothèque sous 30 jours) 3 Vous pouvez ici agir sur le fichier ou dossier : 1. Renommer 2. Déplacer dans une autre bibliothèque de votre espace Seafile 3. Copier le contenu en vue de le coller sur un autre endroit dans votre espace Seafile 4. Historique : Donne accès aux dernières modifications du fichier, pour les consulter ou pour les récupérer 5. (NOUVEAUTÉ version 5) Verrouiller : Cette nouvelle fonctionnalité permet de verrouiller temporairement l'écriture sur un fichier. Seule la personne qui a verrouillé le fichier peut effectuer des modifications. N'oubliez pas de le déverrouiller une fois vos travaux finis! 6. (NOUVEAUTÉ version 5) Ouvert avec le client : Permet d'ouvrir le fichier en local. Quand la fenêtre s'ouvre cliquez sur "The Seafile client executable". (fonctionne seulement si la bibliothèque est synchronisée) Suppression et récupération des fichiers Vous pouvez récupérer dans une corbeille tous les fichiers ou dossiers supprimés durant les 30 derniers jours. Il est impossible de récupérer des fichiers totalement supprimés (corbeille vidée ou délai de 30 jours dépassé). En revanche, si vous supprimez complètement une bibliothèque, il n'est pas possible de la récupérer. NOUVEAUTÉ version 5 : Une corbeille unique pour une bibliothèque. 13

14 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Partager (interface web) PARTAGER (INTERFACE WEB) CHAPITRE 3 Partager facilement vos dossiers, bibliothèques ou fichiers. Seafile permet de partager facilement ses fichiers, en interne ou vers l'extérieur. Il existe 4 types de partage dans Seafile : Lien de téléchargement : une alternative aux encombrantes «pièces jointes»! Lien d'envoi : une possibilité pour vos correspondants de déposer des fichiers dans un de vos dossiers. Partage à un utilisateur : un espace commun avec vos collègues Unistra. Un équivalent aux «répertoires partagés». Partage avec un groupe : une possibilité de partager avec un groupe créé dans seafile ( voir chapitre «Créer et gérer un groupe» 17]) (cf. Créer et gérer un groupe (interface web) ) [p. Lien de téléchargement Un lien de téléchargement pointe vers un fichier, dossier ou bibliothèque, et permet à tout détenteur de ce lien d'en télécharger le contenu. C'est l'équivalent d'une «pièce jointe». Transmettez ce lien aux personnes concernées par le moyen qui vous semble le plus approprié (mail, insérer dans un document, page internet...). Les personnes qui recevront ce lien pourront en quelques clics télécharger ou visionner le contenu sur leurs postes de travail. Choisissez l'élément que vous souhaitez partager. Survolez-le avec votre pointeur puis cliquez sur le symbole de partage. Un fenêtre s'ouvre. Cliquez sur «Lien de téléchargement». Puis sur Générer. A noter que vous pouvez choisir d'ajouter un mot de passe et/ou une «expiration». (Optionnel) Astuce mot de passe : en cliquant sur l'icône "Baguette magique» un mot de passe sera généré automatiquement. Vous pourrez, et nous le recommandons, ajouter un nombre de jours où le lien sera actif. Une fois ce délai dépassé, le lien sera automatiquement inactif et plus personne ne pourra télécharger. 14

15 Partager (interface web) Seafile pour stocker et partager ses fichiers Une fois cliqué sur Générer, Seafile crée un lien internet. Transmettez ce lien à la personne concernée via Seafile (Envoyer) ou en le copiant-collant dans un mail ou autre document. A noter : Vous pouvez «supprimer» le lien. Ainsi, le lien deviendra inactif et plus personne ne pourra accéder à son contenu. Vous pourrez ensuite si vous le souhaitez en générer un nouveau. Lien d'envoi Le lien d'envoi pointe vers un dossier ou une bibliothèque et permet à tout détenteur de ce lien d'y envoyer des fichiers. Exemple : Je suis enseignant je demande à mes étudiants de me transmettre un fichier. Je crée un dossier dans Seafile et génère un lien d'envoi. Je leur transmets ce lien par mail. En cliquant sur ce lien, ils pourront chacun y déposer leur fichier, sans voir ce que les autres ont déposé. Pour générer ce lien d'envoi, même principe que lien de téléchargement. Cliquez sur partage ==> lien d'envoi ==> générer ==> envoyer. Partage à un utilisateur Le partage à un utilisateur permet de partager une ou plusieurs bibliothèques ou dossiers avec une personne possédant un compte Seafile Unistra. C'est l'équivalent d'un "répertoire partagé". Cette personne aura accès à son contenu, pourra y déposer des fichiers et les modifier si vous lui donnez les droits "lecture/écriture". Partage avec un groupe Le partage avec un groupe permet de partager une ou plusieurs bibliothèques ou dossiers avec les membres d'un groupe qui a été créé dans Seafile ( voir chapitre : Créer et gérer un groupe (cf. Créer et gérer un groupe (interface web) ) [p.17] ). Visualisation et gestion de ses partages Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer tous vos partages et liens sur la page d accueil de Seafile, dans le Menu vertical gauche : "Mes partages" 15