LES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX D UN EMPLOYÉ

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1 LES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX D UN EMPLOYÉ ET LA PROTECTION DE SA VIE PRIVÉE Par : Karine Joizil, avocate chez FASKEN MARTINEAU DuMOULIN s.r.l. Novembre 2003 Remerciements à Levy Bazinet, étudiant chez FASKEN MARTINEAU DuMOULIN s.r.l., pour sa grande contribution à la rédaction du texte.

2 Table des matières Page Introduction La collecte de renseignements médicaux concernant les employés 3 L intérêt sérieux et légitime... 3 Objet du dossier... 4 Collecte des renseignements La détention et la communication de renseignements médicaux concernant les employés A quelles fins peuvent être utilisés les renseignements personnels concernant la santé mentale d un employé? A qui appartient cette information? Facteurs d assurabilité et protection des renseignements personnels dans l évaluation des dossiers d assurance Conclusion... 19

3 LES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX D UN EMPLOYÉ ET LA PROTECTION DE SA VIE PRIVÉE Introduction Les renseignements contenus dans un rapport d expertise médicale ou dans un dossier médical constituent des renseignements personnels au sens de l article 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 12 (Loi sur le secteur privé). Étant donné la nature de telles informations, leur caractère hautement confidentiel et leur utilité évidente pour l employeur, la législation et la jurisprudence se doivent de trouver un équilibre socialement acceptable relativement à la gestion des échanges d informations médicales et à la protection de la vie privée. Le principe général relatif à l accès aux informations médicales et autres renseignements détenus par un employeur se trouve à l article 27 de la Loi et se lit comme suit : 27. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l'existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant. 3 Cette disposition est conforme au principe général introduit par l article 38 du Code civil du Québec 4 : 38. Sous réserve des autres dispositions de la loi, toute personne peut, gratuitement, consulter et faire rectifier un dossier qu'une autre personne détient sur elle soit pour prendre une décision à son égard, soit pour informer un tiers; elle peut aussi le faire reproduire, moyennant des frais raisonnables. Les renseignements contenus dans le dossier doivent être accessibles dans une transcription intelligible 5. Il s agit d une extension du droit à la vie privée que l on retrouve aux articles 5 de la Charte sur les droits et libertés de la personne 6 et 35 du C.c.Q. : 5. Toute personne a droit au respect de sa vie privée Toute personne a droit au respect de sa réputation et de sa vie privée. 1 L.R.Q., c. P Adam c. Gauthier, [1997] C.A.I L.Q. 1993, c. 17, a L.Q. 1991, c L.Q. 1991, c. 64, a L.R.Q., c. C-12 (ci-après «C.c.Q.»). 7 L.Q. 1975, c. 6, a. 5. 2

4 Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privée d'une personne sans que celle-ci y consente ou sans que la loi l'autorise 8. Le droit au respect de la vie privée se compose en partie du droit à la protection des renseignements personnels. La Loi sur le secteur privé s exprime ainsi relativement à ce droit à travers son article 10 : 10. Toute personne qui exploite une entreprise et recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels sur autrui doit prendre et appliquer des mesures de sécurité propres à assurer le caractère confidentiel des renseignements 9. Certaines situations exigent toutefois que l employeur puisse conserver pour sa propre gouverne des informations détenues sur un employé, notamment lorsque cette solution va dans l intérêt même de l employé et de sa sécurité. Dans le cas particulier des dépressions et des autres maladies mentales, il peut par exemple être souhaitable que des informations confidentielles ne soient divulguées à l employé qu en présence d une personne qualifiée en la matière. C est pourquoi le législateur a prévu quelques exceptions allant à l encontre du principe général énoncé à l article 27 de la Loi qui donne droit à une personne d obtenir copie des dossiers contenant de l information confidentielle. La Loi sur le secteur privé ne s applique qu aux personnes exploitant une entreprise au sens de l article 1525 C.c.Q. L exploitation d une entreprise se définit comme étant l exercice, par une ou plusieurs personnes, d une activité économique organisée, qu elle soit ou non à caractère commercial, consistant dans la production ou la réalisation de biens, leur administration ou leur aliénation, ou dans la prestation de services. On remarque que le champ d application de la Loi, à première vue restreint, peut avoir une étendue considérable étant donné les termes utilisés à l article 1525 C.c.Q. La Loi ne s applique pas qu aux commerçants et industriels mais aussi, par exemple, aux professionnels se qualifiant sous l article 1525 C.c.Q. Cette délimitation ne vise toutefois que les personnes qui se trouvent en possession de renseignements sur autrui. Toute personne physique obtient une protection relativement à la confidentialité des renseignements sur sa personne. La Loi ne limite donc pas son application aux employés de l entreprise. 1. La collecte de renseignements médicaux concernant les employés L article 4 de la Loi sur le secteur privé impose quelques contraintes aux entreprises désireuses de constituer un dossier sur autrui. Premièrement, l entreprise doit détenir un intérêt sérieux et légitime afin de justifier la constitution d un tel dossier relativement à un de ses employés. Elle doit deuxièmement inscrire au dossier l objet du dossier. 8 L.Q. 1991, c. 64, a. 35; L.Q. 2002, c. 19, a L.Q. 1993, c. 17, a

5 L intérêt sérieux et légitime L obligation pour l employeur de détenir un intérêt sérieux et légitime fut introduite dans le but d éviter que l employeur ne constitue de dossiers pour des motifs qui soient complètement étrangers aux activités de l entreprise. L intérêt sérieux et légitime se trouve donc intrinsèquement lié à la finalité du dossier. Objet du dossier L objet pour lequel le dossier est constitué doit être inscrit à ce dernier. Cette inscription est essentielle à plusieurs égards. Premièrement, elle permettra de déterminer quelles informations pourront effectivement se retrouver au dossier et quelle utilisation pourra être faite de ces informations. Deuxièmement, elle permettra à toute personne de connaître la raison pour laquelle un dossier existe à son sujet lorsque cette personne formulera une demande afin que le dossier lui soit communiqué. La loi ne contient aucune définition du concept d objet du dossier. Il peut donc être interprété de plusieurs façons par l employeur. Pour un même employé, plusieurs dossiers ayant chacun un objet bien précis peuvent être créés. Une telle classification permet une gestion plus efficace des dossiers et augmente la concordance de ceux-ci avec les exigences de la Loi. Selon les lignes directrices de la Commission d accès à l information, le dossier médical d un employé devrait être séparé du reste de son dossier. L employeur désirant s informer relativement à la santé mentale de son employé devra donc s assurer de clairement mentionné l objet de ce dossier. Collecte des renseignements Concernant la nécessité pour l employeur d acquérir de l information médicale sur l un de ses employés, la Commission s exprime ainsi : «( ), ce qui fonde le droit d une personne de recueillir un renseignement personnel, ce n est pas son statut d employeur, mais la nécessité de recueillir le renseignement au regard de l objet du dossier.»10 Tous les renseignements insérés au dossier d un employé sur sa santé mentale devront être nécessaires aux fins du dossier (article 5). On cherche ainsi à minimiser l atteinte à la vie privée de la personne sur qui porte le dossier. Le terme «nécessaire» a été interprété strictement par la Commission comme signifiant «requis, indispensable, obligatoire». Cette exigence est impérative et ne peut être renversée par le consentement de la personne visée par le dossier 11. De plus, bien que la décision Laval c. X de la Cour du Québec fut rendue en vertu de la Loi sur le secteur public, elle peut nous être utile afin 10 X. et Synergic international 1991 inc., [1995] C.A.I. 361 (rés.) 11 X. et Assurance-vie Desjardins-Laurentienne, C.A.I , mai 1995 (rap. d enq.) 4

6 d interpréter les exigences de la nécessité, puisqu elle qualifie de «nécessaire», dans le contexte de la cueillette et la conservation par un organisme public, d informations privées de ses employées, «lorsque chaque fin spécifique poursuivie par l organisme, pour la réalisation d un objectif lié à ses attribution, sera légitime, importante, urgente et réelle, et lorsque l atteinte au droit à la vie privée que pourra constituer la cueillette, la communication ou la conservation de chaque élément sera proportionnelle à cette fin. Cette proportionnalité jouera en faveur de l organisme lorsqu il sera établi que l utilisation est rationnellement liée à l objectif, que l atteinte est minimisée et que la divulgation du renseignement requis est nettement plus utile à l organisme que préjudiciable à la personne» 12. La collecte devra également être effectuée de façon licite. À ce titre, l employeur devra s assurer de ne pas contrevenir à d autres lois lors de la collecte des informations. Entre autres, il devra respecter les dispositions des articles 35 et 36 C.c.Q. qui interdisent la violation de la vie privée de l employé. La collecte des renseignements devrait être effectuée auprès de la personne concernée. Elle peut également se faire auprès de tiers sous approbation de la personne concernée (article 6). Le but de ces restrictions à la collecte d information réside dans la volonté du législateur de réduire le transfert d informations personnelles à l insu de l employé. Considérons quelques exemples afin d illustrer ce critère de nécessité. Un assureur récoltant de l information sur un assuré ayant déposé une réclamation devra se limiter aux renseignements pertinents au traitement de cette réclamation. Si, par exemple, l assureur monte un dossier comprenant l ensemble des renseignements médicaux disponibles sur son client pour une simple réclamation de remboursement de frais hospitaliers, il dépasse alors clairement les limites de la nécessité 13.L employeur qui récolte de l information médicale non-pertinente aux relations qu il entretient avec un de ses employés, par exemple suite à l application d une loi sur le travail, ne pourra conserver ces informations. La Commission a effectivement décidé que des informations contenues dans un rapport d expertise exigé suite à l application de la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles 14 (LATMP) qui excédaient les informations normalement contenues dans un tel rapport devaient être supprimées du dossier de l employé 15. Le médecin avait obtenu de l employé des informations médicales nonreliées aux questions soulevées par l employeur. Ces informations n étaient donc pas, par conséquent, nécessaires au dossier médical tenu par l employeur. Lors de la contestation de la nécessité de certaines informations contenues au dossier de l employé sous forme de demande de rectification, le fardeau de la preuve en ce qui a 12 Laval (Société de transport de la Ville de) c. X, J.E (C.Q.). 13 Service d aide au consommateur et Reliable (La), compagnie d assurance-vie, [1996] C.A.I. 406 (rés.) 14 L.R.Q., c. A X. c. Groupe Jean Coutu (P.J.C.) inc. [1995] C.A.I

7 trait au caractère indispensable de l information repose sur l employeur 16. À défaut de convaincre le juge sur la réelle pertinence des informations, ces dernières devront être retirées du dossier. Le fait que les informations non nécessaires se trouvant au dossier de l employé n aient pas été requises par l entreprise, mais ajoutées sur initiative de l expert médical, ne constitue pas un argument valable. En effet, la Commission a décidé que l entreprise demeure en tout temps responsable de la nécessité des informations qu elle ajoute au dossier médical de l employé 17. À l étape de la pré-embauche, l employeur ne peut récolter de renseignements concernant la santé mentale de son client puisque aucune décision relative à l embauche de la personne n a encore été prise à cette étape. Il est intéressant de noter que lors de l embauche, l employeur peut, mais à certaines conditions précises et plutôt restrictives, obtenir de l information confidentielle sur son employé futur et par le fait même de l information médicale. Afin de respecter les prescriptions de la Loi, l entreprise qui crée un dossier médical et qui acquiert de l information doit également informer la personne de certains éléments du dossier (article 8): 1. l objet du dossier; 2. l utilisation que l entreprise entend faire de l information; 3. les catégories de personnes qui auront accès au dossier au sein de l entreprise; 4. l endroit où sera détenu le dossier, les droits d accès et de rectification. L article 14 de la Loi s exprime ainsi : 14. Le consentement à la communication ou à l'utilisation d'un renseignement personnel doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. La Commission appliqua cette disposition pour conclure que le paiement des frais d hospitalisation ne justifiait pas la cueillette de toute l information relative à l histoire médicale et d assurance de la personne assurée X. c. Bérard, [1998] C.A.I X. c. Groupe Jean Coutu (P.J.C.) inc., [1995] C.A.I Service d aide au consommateur et Reliable (La), compagnie d assurance-vie, [1996] C.A.I. 406 (rés.) 6

8 2. La détention et la communication de renseignements médicaux concernant les employés Communication des renseignements à la personne concernée Seules les exceptions prévues aux articles 37 à 41 de la Loi peuvent servir à justifier le refus de communiquer le dossier à la personne concernée 19. Le défaut par l employeur d invoquer un de ces articles sera fatal à ce dernier et la Commission forcera vraisemblablement celui-ci à divulguer le dossier médical qui est en sa possession Une personne qui exploite une entreprise de services professionnels dans le domaine de la santé peut refuser momentanément à une personne concernée la consultation du dossier qu'elle a constitué sur elle si, de l'avis d'un professionnel de la santé, il en résulterait un préjudice grave pour sa santé. La personne qui exploite un autre type d'entreprise et détient de tels renseignements peut en refuser la consultation à une personne concernée à la condition d'offrir à celle-ci de désigner un professionnel du domaine de la santé de son choix pour recevoir communication de tels renseignements et de les communiquer à ce dernier. Le professionnel du domaine de la santé détermine le moment où la consultation pourra être faite et en avise la personne concernée. 39. Une personne qui exploite une entreprise peut refuser de communiquer à une personne un renseignement personnel la concernant lorsque la divulgation du renseignement risquerait vraisemblablement: 1 de nuire à une enquête menée par son service de sécurité interne ayant pour objet de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions à la loi ou, pour son compte, par un service externe ayant le même objet ou une agence d'investigation ou de sécurité conformément à la Loi sur les agences d'investigation ou de sécurité (chapitre A-8); 2 d'avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l'une ou l'autre de ces personnes a un intérêt. La loi permet à son article 39 (paragraphe 2) de refuser la communication d un dossier portant sur un employé à celui-ci lorsque certaines conditions sont remplies 21 : 1. Le refus doit porter sur des renseignements personnels contenus au dossier de la personne qui en fait la demande. 2. Le refus doit être conséquent à des poursuites judiciaires. À ce niveau, l existence de procédure judiciaire au moment même de la demande ne constitue pas un 19 Duchesne c. Minerais Lac ltée La mine Doyon, [1997] C.A.I Adam c. Gauthier, [1997] C.A.I Papaeconomou c. Pratt & Whitney Canada, [2000] C.A.I. 41 7

9 facteur déterminant. En effet, la jurisprudence s entend pour dire que c est le risque de poursuite judiciaire qui doit être évalué par le tribunal 22. Toutefois, l entreprise devra démontrer la probabilité de l existence d une telle poursuite au moment de son refus; l absence d un tel risque probable entraînera une ordonnance de communication du dossier La divulgation des renseignements demandés par l employé doit avoir un impact réel sur l issue des procédures judiciaires. 4. De plus, on doit évaluer les risques de poursuite et les effets de la divulgation au moment où l entreprise a décidé de refuser la communication du dossier. Dans l affaire Papaeconomou la demanderesse désirait avoir accès à son dossier médical, dans son intégralité, tel qu il était conservé par l entreprise défenderesse. Le demanderesse alléguait que ces informations étaient nécessaires afin d appuyer une plainte pour harcèlement sexuel. Cependant, la Commission décida que les facteurs justifiant le refus de l employeur, étant tous remplis, la partie du dossier de l employé qui remplissait les critères de l article 14 ne pouvait être transmise à celui-ci, car elle contenait des renseignements personnels concernant la demanderesse et était destinée à être utilisée dans des procédures judiciaires. Le reste du dossier fut toutefois communiqué. Il s agissait ici d un dossier médical et la Commission n a pas cru bon de faire la distinction entre les articles 37 et 39 de la Loi. L employeur ne peut chercher à élaborer des motifs de refus autres que ceux prévus à la Loi aux articles 37 à 41. Par exemple, l entreprise faisant valoir un danger relativement au maintien d une saine gestion de ses ressources humaines ne trouvera vraisemblablement pas une oreille réceptive devant la Commission 24. Certaines lois en matière de droit du travail peuvent faire échec au droit de refus de l employeur prévu aux articles 37 et suivants de la Loi. En effet, la Commission a décidé que les termes de l alinéa 2 de l article 94 de la Loi donnait préséance aux articles 209, 211 et 215 de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles 25, qui donnent droit à l employé d obtenir copie des rapports d expertise médicale commandés par un employeur ou par la CSST. Comme les termes de la LATMP sont moins restrictifs que ceux de la Loi sur le secteur privé, il est possible pour un employé de court-circuiter l article 39 et d obtenir copie des documents. En effet, le droit d accès prévu à la LATMP ne souffre aucune exception semblable à celles prévues par la Loi sur le secteur privé. Dans le cas de dossiers médicaux, l article 37 trouve également application étant donné son caractère spécifique aux dossiers médicaux. Faut-il conclure que l article 37 écarte les principes de l article 39 puisqu il porte précisément sur l information contenue dans 22 Papaeconomou c. Pratt & Whitney Canada, [2000] C.A.I X. c. Services de santé du Québec, [1994] C.A.I Duchesne c. Minerais Lac ltée La mine Doyon, [1997] C.A.I Malenfant c. Caisse populaire Desjardins de l Ancienne-Lorette, [1996] C.A.I

10 des expertises et des dossiers médicaux? Dans une décision rendue en , la Commission avait jugé que la seule restriction applicable à une demande d accès à un dossier médical était celle prévue à l article 37 qui rendait inopérantes les dispositions de l article 39. La décision se fonde sur l interprétation des lois qui enseigne que l existence d une disposition spécifique qui entre en conflit avec une disposition générale sera considérée comme étant une exception. Les principes d interprétation font en sorte que la disposition spécifique l emporte sur la disposition générale. La Commission considéra donc l article 37 comme étant une exception à l exception prévue à l article 39. On retrouve d autres décisions reprenant les mêmes arguments en ce qui concerne l exclusivité de l article 37 par rapport au refus de communiquer un dossier médical 27. Cette décision fut portée en appel devant la Cour du Québec puis devant la Cour supérieure. La Cour supérieure a répondu par la négative à la même question 28. L article 39 ne précisant pas la nature de l information, il s agit plutôt d un article à portée générale qui peut tout aussi bien s appliquer aux demandes relatives à des renseignements médicaux. Les précisions amenées par l article 37 ne font que s ajouter aux exceptions prévues aux articles 37 à 41 et ne doivent pas être interprétées restrictivement. Dans le cas bien précis d une entreprise de services professionnels dans le domaine de la santé, l article 37 a été interprété comme comportant une obligation de limiter le refus dans le temps. En effet, le refus doit être momentané selon les termes de l article 37. La Cour du Québec a décidé, dans une affaire où l employeur avait refusé de communiquer le dossier médical d un employé à celui-ci, qu une limitation du refus de communication du dossier s étirant jusqu au moment où l employé choisirait un expert en santé remplissait les exigences de l article La Commission a décidé qu un psychiatre effectuant des expertises médicales à son compte exploite une entreprise au sens de l article 1525 C.c.Q. et qu il est donc assujetti à la Loi 30. Dans le cas d un employé se soumettant à une évaluation médicale commandée par l employeur auprès d un expert médical, ce dernier devra conserver les documents et au besoin les remettre à l employé évalué. Dans ce cas, le psychiatre qui exploite une entreprise détient le dossier médical pour ses propres fins et non pour les besoins de l entreprise qui a commandé l évaluation 31. Communication à des tiers L article 13 restreint de façon encore plus importante l utilisation et la communication des informations personnelles relatives à l employé. Selon les termes de cette disposition, 26 X. c. Personnelle-vie (La), [1996] C.A.I X. c. Services de santé du Québec, [1994] C.A.I. 263 ; X. c. Assurance-vie Desjardins inc., [1994] C.A.I. 245 ; X. c. Dow Chemical Canada inc., [1994] C.A.I Personnelle-vie (La), corp. d assurances c. Cour du Québec, [1997] R.J.Q Sicard c. Subak, [2000] C.A.I Adam c. Gauthier, [1997] C.A.I Adam c. Gauthier, [1997] C.A.I

11 un employeur ne peut communiquer des renseignements personnels sur un de ses employés à un tiers, ni faire une utilisation des renseignements pour des fins autres que celles du dossier à moins d obtenir le consentement de l employé conformément à l article 14. Notons que l article 13 prévoit que la communication est possible sans l accord de la personne concernée lorsque la Loi sur le secteur privé le prévoit. Cet article vise principalement à protéger la personne sur qui l entreprise détient des renseignements personnels en limitant le nombre de personnes qui pourront éventuellement mettre la main sur de telles informations. La communication de renseignements personnels de la part d un employeur à un tiers pourra s effectuer dans quatre situations bien précises. Il arrive en effet que l employeur se trouve dans une situation où des renseignements personnels sont requis par un tiers. 1. L employeur a obtenu le consentement libre, éclairé et explicite de son employé à la communication des renseignements personnels à un tiers. 2. L employé donne son accord au tiers pour le transfert de renseignements. Ici, l employeur ne pourra transmettre l information médicale que sur le consentement manifeste de l employé (préférablement ce consentement doit être constaté par écrit et être récolté par l employeur préalablement à la divulgation). Le consentement doit porter expressément sur les informations médicales et il doit être suffisamment récent pour que l employeur en déduise que le consentement est toujours valide. Cette question du consentement récent doit être soumise à une évaluation au cas par cas. 3. Si le tiers requérant l information possède déjà celle-ci et agit dans le but de vérifier l information transmise par l employé, l employeur pourra directement divulguer l information sans l accord préalable de son employé. L employeur devrait toutefois s assurer que le tiers en question détient véritablement l information qu il prétend vérifier. 4. Le fait pour un employeur de recevoir un subpoena avec instruction de se présenter à la Cour en possession de documents confidentiels concernant un employé ne l autorise pas à divulguer le contenu des documents visés par le subpoena. La divulgation ne pourra voir lieu que sur autorisation de l employé en question ou sur ordre du tribunal 32. Ce dernier pourra interdire la divulgation si les objections de l employé à celle-ci sont justifiées de l avis du juge. On peut penser à d autres situations où une communication de documents confidentiels concernant un employé est envisageable Par exemple, un chasseur de têtes ayant obtenu un rapport d évaluation psychologique de la part d un individu est justifié de ne pas transmettre ces renseignements confidentiels à un tiers employeur sans l accord préalable de la personne concernée par le rapport d évaluation médicale 33. Si le chasseur de têtes, 32 X. c. Banque Royale du Canada, [1995] C.A.I Pouliot c. Biochem Pharma inc., [1996] R.J.Q

12 qui exploite une entreprise au sens de l article 1525 du Code civil, avait divulguait ses informations, il contreviendrait aux dispositions des articles 13 et 14 de la Loi sur le secteur privé. Le fait que l individu ait remis volontairement le rapport ne constitue pas une autorisation claire et suffisante qu il accepte que ce document soit communiqué à des tiers. L acceptation doit être manifeste. La communication par une clinique médicale privée du dossier d un de ses clients à un tiers sans l autorisation préalable du client contrevient à l article 13 de la Loi 34. La clinique privée est une entreprise au sens de l article 1525 et la Loi sur le secteur privé s applique dont à elle. Dans le cadre de ses activités et de ses relations avec les tiers, une entreprise sera parfois amenée ou sollicitée afin qu elle divulgue des renseignements personnels concernant ses employés. Comme la Loi dans ses principes généraux interdit strictement la divulgation d informations personnelles, il est nécessaire de dresser une liste d exceptions afin de ne pas nuire indûment aux activités de l entreprise. Parmi les exceptions, on retrouve notamment la communication de renseignements personnels au procureur de l entreprise, au procureur général dans le cadre d une poursuite, à un organisme public ayant le pouvoir de contraindre à la communication de tels renseignements et à une personne à qui la communication doit être faite en raison d une situation d urgence. Ces divulgations peuvent être faites par l entreprise sans le consentement de l employé visé. On peut imaginer quelques situations dans lesquelles l entreprise devrait divulguer des renseignements personnels, y compris des informations médicales, sans l accord de l employé. Chaque fois qu une telle demande sera adressée à l entreprise, il est préférable que celle-ci s assure que la communication faite sans autorisation de son employé se qualifie effectivement sous l une des exceptions prévues à la Loi sur le secteur privé. Par exemple, l employeur pourrait décider de transmettre des informations portant sur la santé mentale de l un de ses employés à un spécialiste en psychiatrie craignant pour la sécurité de son patient. 3. A quelles fins peuvent être utilisés les renseignements personnels concernant la santé mentale d un employé? La question de l utilisation des informations est intimement liée à l objet du dossier obligatoirement inscrit à celui-ci. Il est donc extrêmement important de définir convenablement l objet du dossier conformément à l article 4 de la Loi sur le secteur privé afin de tracer les limites de l utilisation future des renseignements accumulés au dossier de l employé. L utilisation des renseignements personnels détenus par l entreprise est restreinte en grande partie par les articles 12 et 13 de la Loi sur le secteur privé. Ces limitations ont pour objectif d assurer que l utilisation des informations collectées par une entreprise sur 34 X. c. Centre médical Boucherville 11

13 ses employés se limite à un but précis. On cherche ainsi à éviter que l employeur ne puisse utiliser des renseignements personnels, recueillis à des fins justifiées, pour atteindre d autres objectifs non justifiés. L article 12 interdit l utilisation des renseignements personnels une fois l objet du dossier rempli. L article 12 permet toutefois l utilisation des renseignements une fois les objectifs du dossier atteints sous approbation de la personne concernée. L approbation devra être conforme aux prescriptions de l article 14, qui prévoit que le consentement à la communication ou à l utilisation d un renseignement personnel doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Comme on l a vu, l article 13 limite l utilisation des renseignements personnels inclus au dossier aux fins pertinentes à celui-ci. Les fins pertinentes peuvent être définies comme celles se rapportant directement à l objet du dossier; donc une utilisation qui permet à l employeur d atteindre les buts qu il s est fixés lors de la création du dossier. 4. A qui appartient cette information? On peut certainement penser à première vue que les informations personnelles dont traite la Loi sur le secteur privé appartiennent exclusivement à la personne concernée. L absence de définition ou d explication dans la Loi sur la question de la propriété des informations rend toutefois difficile la vérification de cette assertion. Une fois les informations recueillies par l employeur ou par une entreprise, la propriété des renseignements se trouve-t-elle partagée avec l employé? On conçoit mal un tel partage de la propriété des renseignements. En effet, les dispositions de la Loi sur le secteur privé semblent accorder à l employeur un accès limité plutôt qu un droit de propriété total ou même partiel sur les renseignements personnels de l employé. Les renseignements médicaux sont intrinsèquement liés à la personne, à tel point que les héritiers peuvent obtenir copie de ces informations en vertu des articles 30 et 31 de la Loi sur le secteur privé : 31. Le conjoint, les ascendants ou les descendants directs d'une personne décédée ont le droit de recevoir communication, selon les modalités prévues à l'article 30, des renseignements relatifs à la cause de son décès et contenus dans son dossier de santé, à moins que la personne décédée n'ait consigné par écrit à son dossier son refus d'accorder ce droit d'accès. Dossier de santé. Malgré le premier alinéa, les personnes liées par le sang à une personne décédée ont le droit de recevoir communication de renseignements contenus dans son dossier de santé dans la mesure où cette communication est nécessaire pour vérifier l'existence d'une maladie génétique ou d'une maladie à caractère familial L.Q. 1993, c. 17, a

14 Ces observations nous portent donc à croire que l information personnelle contenue dans les dossiers de l entreprise appartient à la personne sur qui portent ces renseignements. Une conclusion contraire va à l encontre, selon nous, des objectifs de la Loi sur le secteur privé qui cherche à protéger le contrôle des individus sur la circulation des informations les concernant. 5. Facteurs d assurabilité et protection des renseignements personnels dans l évaluation des dossiers d assurance Dans le cas de l administration d un régime d assurance par un assureur, la collecte de renseignements médicaux n est utile qu à l assureur et non à l employeur dont le rôle se limite à payer les primes d assurances 36. L employeur ne peut avoir accès aux rapports d expertises médicales avant l assureur et ce dernier ne peut les communiquer à l employeur en l absence d une autorisation de l employé concerné. Si l employeur prend connaissance de telles informations, il contrevient à l article 5 de la Loi sur le secteur privé. Cette protection est extrêmement importante pour l employé puisque les assureurs utilisent sur une base étendue les examens médicaux subis par les assurés éventuels. Le fondement même de la décision d assurer ou non une personne repose sur les antécédents médicaux et les résultats d analyses. Une absence de protection à ce niveau entraînerait une divulgation inutile de renseignements personnels à l employeur. Une expertise médicale menée par un assureur privé sur l état de santé de son assuré peut être requise par un tribunal pour appréciation de la preuve. Le Tribunal administratif du Québec a décidé tout récemment, dans le cadre de l examen d une décision de la Régie des rentes du Québec refusant de reconnaître une personne invalide, qu un rapport médical détenu par l assureur de la personne contestant la décision de la Régie devait être communiquée au tribunal afin que celui-ci puisse rendre une décision éclairée sur l invalidité de la personne en question 37. Les renseignements recueillis par un assureur dans l évaluation des conditions de santé de son employé ne sont pas exempts de communication sur ordre du tribunal, malgré l objection formulée par la personne concernée et ce contrairement aux dispositions de la Loi sur le secteur privé. Une décision similaire a été rendue en Dans cette affaire, le tribunal se fonde sur les paragraphes 4 et 6 de l article 18 qui permet la communication de documents sans l approbation de la personne concernée dans les cas où le tiers requérant les renseignements médicaux détient le pouvoir de contraindre à leur communication. Comme la Régie des rentes détient ce pouvoir par application de l article 95.1 de la Loi sur le régime des rentes du Québec, le tribunal peut donc forcer un assureur à divulguer des dossiers médicaux à la Régie malgré leur caractère confidentiel. On retrouve souvent, dans les polices d assurance, des clauses obligeant l assuré à se soumettre à un examen médical auprès d un médecin désigné par l assureur. Le rapport 36 X. et Synergic international 1991 inc., [1995] C.A.I. 361 (rés.) 37 L.L. c. Régie des rentes du Québec, T.A.Q.E. 2003AD Affaires sociales 387, [2000] T.A.Q

15 d expertise médicale sera généralement transmis à l assureur qui pourra utiliser les renseignements s y trouvant pour prendre une décision éclairée sur l opportunité d acquiescer ou non à une réclamation d assurance. Ce rapport contient des renseignements personnels sur l assuré et l assureur pourra se voir forcé par le tribunal de remettre copie du dossier à la personne concernée par celui-ci. L assureur pourra toujours invoquer les exceptions prévues aux articles 37 à 41 de la Loi sur le secteur privé. Conclusion La considération centrale des tribunaux, en interprétant le droit d accès aux renseignements médicaux d un employé par un employeur, concerne surtout les différentes atteintes possibles de ce dernier aux droits fondamentaux garantis par la Charte tels le droit à la vie privée de l employé et le droit de l employeur à l information. La tendance des tribunaux à interpréter restrictivement les dispositions à l encontre de ces droits, démontre clairement leur désir de préserver les garanties protégées par les chartes en interprétant les dispositions de loi à la lumière de ces dernières. Les seuls cas où l atteinte à ces droits est acceptée se limitent à des exceptions considérées nécessaires et ce, à des fins légitimes. 14

Demandeur. Entreprise DÉCISION

Demandeur. Entreprise DÉCISION Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 03 03 29 Date : 20040429 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. CANADA-VIE, COMPAGNIE D ASSURANCE Entreprise DÉCISION L'OBJET DEMANDE D EXAMEN

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