Présentation de l application internet Asclépios web

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1 Présentation de l application internet Asclépios web Contacts : Thomas BALSSA tél : Mobilis : tom@interface.nc Daniel BRETAUDEAU tél : daniel@interface.nc Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 1

2 Plus de 250 médecins utilisateurs d'asclepios - Le projet Asclépios a débuté en L application Asclépios est disponible en 2 versions : «client lourd» et web. - La version «client lourd», qui existe depuis 1998, en est à sa 3 e version majeure. - La version web, a été développée entre 2011 et 2012 Ce document a pour objectif de présenter Asclépios web et ses principales fonctionnalités. Cette documentation est en cours de mise à jour (reste à faire : module Word 2013 de gestion des certificats) Retrouvez des tutoriels vidéo sur la chaîne Youtube Asclépios : Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 2

3 LES OBJECTIFS D ASCLEPIOS recueillir les données du patient, assurer la continuité de la prise en charge, gagner du temps en organisant les informations pour retrouver rapidement les données pertinentes au moment nécessaire, éviter les examens redondants et les traitements inutiles, communiquer, si nécessaire, des éléments d information utiles aux autres professionnels de santé le cas échéant, organiser la planification de la surveillance des pathologies chroniques et des actions de prévention et de dépistage, aider à la prise de décision, Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 3

4 Sommaire FONCTIONNALITES PRINCIPALES... 7 COORDINATION DES ACTEURS DE SOINS... 8 DES TECHNOLOGIES SIMPLES, FIABLES ET COMPATIBLES... 9 UNE STRUCTURE EVENEMENTIELLE...10 PAGE D ACCUEIL...11 AGENDA Gestion agenda Recherche et impression CRÉATION D UN PATIENT...17 DOSSIER PATIENT Evénements (raccourcis + liste des événements) Menu patient Liste des événements du patient Titre + résumé d infos sur le patient Boutons des actions du dossier patient Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 4

5 6. Informations administratives (PEC, informations) Informations médicales (antécédents, traitements, vaccins, infos diverses) Gestion des doublons CONSULTATION Création d une consultation Informations sur l événement Boutons des actions de la fiche consultation Détail de la consultation Les éléments Informations complémentaires ORDONNANCES Médicaments Biologie Radio, spécialistes Autres ordonnances RESULTATS D EXAMENS DE LABORATOIRES (HPRIM) Réception et traitement des résultats GESTION DES CERTIFICATS/COURRIERS...55 Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 5

6 1. Gestion des modèles de certificat FINANCIER Financier > Dossier patient Financier du cabinet Gestion des impayés, relances, recouvrement EXEMPLES D EVENEMENTS Dossier grossesse Dossier kiné Dossier hospitalisation, gestion des lits Dossier photos Consultation pneumologie NUMERISATION DE DOCUMENTS...81 LE CENTRE DE CONFIGURATION...82 Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 6

7 FONCTIONNALITES PRINCIPALES Dossier médical complet Informations administratives, prises en charge, antécédents, traitements, vaccins, modes de vie, alertes Actes (CAFAT, PMSI ou codage OMS) Production automatisée et configurable automatiquement (ex : mise à jour auto. des tarifs) Gestion de doublons Fiable et rapide Secrétariat Agenda, listes d attentes, certificats, comptes rendus, courriers Examens de labo (HPRIM sécurisé) Intégration des résultats dans le dossier patient Ordonnances (VIDAL) Impression DCI Alertes : interactions, allergies, médicaments dopants, contrôles de poids et d âge. (Certification HAS en cours) Modules spécialistes ORL, chirurgiens, urologues, échographiste, anesthésistes, psychiatres, gynécologues, endocrinologues, cardiologues Evolution facile vers d autres spécialités Statistiques de santé publique et suivis épidémiologiques Modules dentistes, kiné., infirmiers Dossier grossesse Exports sécurisés Etats CAFAT et Maladies à Déclaration Obligatoire (MDO) Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 7

8 COORDINATION DES ACTEURS DE SOINS Utilisation d Asclépios sur des systèmes d exploitation différents (PC, Mac, Linux) Centralisation des informations sur des serveurs sécurisés (Courriers, résultats d examens de laboratoire, ordonnances, etc.) Partage sécurisé de données médicales entre les utilisateurs enregistrés Connexion via des web services, avec les institutions (Contrôle des prises en charge, transfert de dossiers médicaux etc.) Mise à jour et contrôle qualité Système de mise à jour automatique par internet. Utilisation d un centre de configuration pour faire les mises à jour (tarifs, codage des actes, codes OMS, prises en charge, paramétrage ) Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 8

9 DES TECHNOLOGIES SIMPLES, FIABLES ET COMPATIBLES Asclépios Web a été développé avec : ASP.NET MVC 3 (C#), Framework entity, Kendo UI, Jquery, Javascript/AJAX Côté client Côté serveur UTILISATEURS MAC Un simple navigateur Internet est nécessaire (Firefox, Internet explorer, Google Chrome) ; La gestion des documents numérisés nécessite l installation d un programme exécutable, installé dans la barre de tâches. Système d exploitation : Windows Server 2008 R2 ou Windows Server Lorsque le poste client est également le serveur, Windows XP pro, Windows 7 pro, Windows 8 pro peuvent être utilisés Serveur de base de données : Firebird SQL 2.5. Asclépios web peut être utilisée sur PC et sur MAC. 2 fonctionnalités ne sont pas utilisables sur MAC : pilotage du scanner et intégration directe dans le dossier patient : sur MAC, il faut numériser les documents puis les importer dans le dossier patient. gestion des certificats avec Word 2013 : sur MAC, il faut utiliser le module de gestion de certificats HTML intégré dans Asclépios web. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 9

10 UNE STRUCTURE EVENEMENTIELLE Les événements, qui représentent toutes les interactions entre le professionnel de santé et le patient, sont le cœur de l application. Cette structure permet une mise en place rapide de nouveaux modules pour ajouter n importe quelle spécialité. Exemples d événement : consultation (généraliste, esthétique, gynéco, contraception, ), ordonnances (prescription, imagerie, spécialiste, ), certificats, dossier grossesse, dossier kiné, dossier hospitalisation, dossiers photos, compte-rendu, module scolaire Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 10

11 PAGE D ACCUEIL 1. Accueil, recherche patient, création patient, dernier événement créé 4. Historique des 5 derniers dossiers patients consultés 2. Info version : application et base de données 5. Affichage des résultats d examens de laboratoire à traiter 3. Zone de menu de navigation 6. Dernières actualités sur Asclépios Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 11

12 AGENDA L agenda d Asclépios permet à l utilisateur de gérer tous les rendez-vous d un ou plusieurs médecins. Une fonction de recherche et d impression des rendez-vous est également disponible. Gestion agenda : ajouter, modifier, supprimer un rendez-vous Recherche et impression des rendez-vous Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 12

13 1. Gestion agenda L agenda permet de gérer les rendez-vous d un ou plusieurs médecins. Jour sélectionné Affichage d un calendrier pour sélectionner le jour à sélectionner Mode de visualisation de l agenda : par jour, par semaine ou par mois Déplacement avant/arrière en fonction du mode de visualisation de l agenda Sélection des médecins à afficher dans l agenda Pour ajouter un rendez-vous, double-cliquez sur une tranche horaire. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 13

14 Pour créer un rendez-vous, renseignez le formulaire. Le rendez-vous peut être rattaché à un médecin, à un patient et à un type d événement. Un système de couleur permet également d organiser les rendez-vous pour une meilleure lisibilité dans l agenda. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 14

15 Sujet du rendez-vous Médecin concerné Affichage du rendez-vous Commentaire Lien pour accéder au dossier patient Au passage de la souris, affichage du commentaire Lien pour créer l événement rattaché au rendez-vous Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 15

16 2. Recherche et impression Formulaire de recherche sur une période, pour un ou plusieurs médecins en fonction d une couleur Aperçu avant impression du résultat Lancer la recherche Impression du résultat de la recherche Liste des résultats Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 16

17 CRÉATION D UN PATIENT 1. Bouton pour ajouter un nouveau patient 2. Fenêtre de création rapide du patient 1 2 Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 17

18 Pour créer un nouveau patient, cliquez sur le bouton 5 zones sont disponibles pour créer la fiche du patient : - Informations personnelles : civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, situation familiale - Informations de contacts : téléphones, - Adresse postale - Adresse physique - Médecins référents (2 possibilités) Après avoir renseigné les informations personnelles du patient, cliquez sur le bouton VALIDER pour enregistrer le nouveau patient. Après avoir entré le nom, le prénom et la date de naissance du patient, une vérification de l existence de doublons est automatiquement réalisée. Si un ou plusieurs patients existent déjà avec des informations identiques au nouveau patient à créer, ils apparaissent dans la fenêtre DOUBLONS POTENTIELS. Cliquez sur le nom du patient, si il existe déjà, pour accéder à son dossier ou cliquez sur le bouton IGNORER LES DOUBLONS pour valider la création du nouveau patient. Après avoir créé le nouveau patient, vous êtes redirigé sur le dossier du patient. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 18

19 DOSSIER PATIENT Evénements (raccourcis + liste des événements) Cette partie vous permet de personnaliser des raccourcis vers les événements les plus souvent utilisés. Vous pouvez définir vos raccourcis en cliquant sur le bouton En positionnant votre souris sur le bouton vous pouvez accéder au menu qui contient tous les événements utilisables. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 19

20 2. Menu patient Agenda : lien vers l agenda du médecin Informations : lien vers le dossier patient Résumé événements : lien vers une page qui affiche les derniers événements créés. Export dossier patient : lien vers une page qui vous permet d exporter le dossier du patient en fonction de critères sur une période sélectionnée. Financier : liens vers toute la gestion financière du patient. Pour plus de détails, voir la partie de présentation du financier. Pathologies : liste des pathologies du patient. 3. Liste des événements du patient Toutes les interactions avec le patient s affichent dans cette liste. Ex : le 05/07, consultation pendant laquelle une ordonnance a été créée. 4. Titre + résumé d infos sur le patient Un résumé d informations sur le patient s affiche dans cette zone : nom, prénom, sexe, âge, poids, taille, Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 20

21 5. Boutons des actions du dossier patient Ajouter des allergies Modes de vie Gestion des doublons Rattrapage carnet vaccinal Créer une ordonnance basée sur une ordonnance standard Ajouter une PEC (ce bouton est visible uniquement si la zone des PEC est ouverte dans le dossier patient) Modifier les informations du patient (ce bouton est visible uniquement si la zone informations est ouverte dans le dossier patient) Supprimer le patient 6. Informations administratives (PEC, informations) Prise en charge Cette partie permet de gérer toutes les prises en charge du patient. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 21

22 Plusieurs cas sont possibles lorsque vous gérer un patient : - Le patient n est pas le titulaire de la prise en charge Dans ce cas, cliquez sur le bouton pour sélectionner le titulaire (après recherche) dans la liste en bas à gauche de l écran. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 22

23 Une fois le titulaire choisi, cliquez sur le bouton Une fenêtre s affiche et vous permet de sélectionner la ou les prises en charge à affecter au patient. Vous pouvez définir dans cette fenêtre le lien de parenté entre le patient et le titulaire de la prise en charge. Cliquez sur le bouton pour affecter la ou les prises en charge du titulaire au patient. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 23

24 - Le patient est le titulaire de la prise en charge Etape 1 : recherche de la PEC Pour ajouter une prise en charge au patient, cliquez sur le bouton Pour commencer, entrez le n de l adhérent puis appuyez sur ENTREE ou cliquez sur le bouton Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 24

25 Etape 2A : création de la PEC Dans l étape suivante, si aucune prise en charge n a été trouvée, vous allez sélectionner la prise en charge à ajouter. En bas à gauche de l écran, une fenêtre LISTE DES PEC s affiche et vous permet d effectuer une recherche dans les PEC existantes. Double cliquez sur la PEC à créer. Changez les dates de début et de fin puis cliquez sur ENTREE ou sur le bouton Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 25

26 Etape 2B : vérification de la PEC Cette étape permet de vérifier les informations de la nouvelle prise en charge à créer. IMPORTANT : Si le titulaire de la prise en charge n est pas le patient, cocher la case à côté du nom du patient. Cliquez sur le bouton Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 26

27 Si le patient est le titulaire de la PEC, la nouvelle prise en charge est ajoutée. Si vous avez coché la case indiquant que le patient n est pas le titulaire, vous êtes redirigé vers une page pour indiquer le titulaire de la PEC. Renseignez le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe du titulaire puis cliquez sur le bouton Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 27

28 Une vérification que le titulaire existe déjà dans la base de données est réalisée. 3 solutions sont possibles. 1- Créer le titulaire en tant que nouveau patient ou en tant que nouvel assuré 2- Choisir le titulaire dans une liste de patients existants 3- Choisir le titulaire dans une liste d assurés existants Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 28

29 Cette dernière étape de la création de la prise en charge permet de définir le lien de parenté entre le patient et le titulaire de la prise en charge. Cliquez sur le bouton pour finaliser l enregistrement de la PEC. Par la suite, toutes les étapes de la création d une prise en charge peuvent être modifiées directement à partir du dossier patient. Modifier le titulaire de la PEC Modifier les liens de parenté des ayants droit Supprimer la PEC Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 29

30 6.2 - Informations administratives Cette partie vous permet de modifier toutes les informations personnelles du patient. (Informations saisies lors de la création du dossier patient) Cliquez sur le bouton Cliquez sur le bouton pour pour modifier les informations. enregistrer vos modifications. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 30

31 7. Informations médicales (antécédents, traitements, vaccins, infos diverses) Antécédents Cette partie vous permet d ajouter et de modifier les informations concernant les antécédents du patient. 3 zones peuvent être renseignées : un champ note pour insérer vos commentaires, et 2 autres zones pour les antécédents personnels et familiaux. Cliquez sur le bouton pour valider vos modifications. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 31

32 7.2 - Traitements Cette partie permet de consulter les traitements du patient. - Traitement standard : si un traitement récurrent est associé au patient, il s affiche dans cette zone. (ex : traitement longue maladie) Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 32

33 - Traitement en cours : récapitulatif de tous les traitements suivis actuellement (prise en compte des dates de fin de prescription). Zone utilisée pour vérifier les interactions entre médicaments. ATTENTION : n apparaissent dans cette partie que les médicaments prescrits avec ne date de début et une date de fin. - Historique : liste des tous les traitements qui ont été ou qui sont suivis par le patient Rattrapage du carnet vaccinal Cliquez sur le bouton pour afficher la zone pour affecter ses vaccins au patient. En bas à gauche de l écran, une fenêtre apparaît également pour sélectionner une liste de vaccins. Double cliquer sur le vaccin à ajouter. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 33

34 Une fenêtre pour définir les informations sur le vaccin s affiche. Une fois que les informations sur le vaccin sont saisies, cliquez sur le bouton pour valider. 7.4 Modes de vie La partie MODES DE VIE, permet d enregistrer un ensemble d informations liées au mode vie du patient : tabac, alcool, hébergement Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 34

35 Exemple : TABAC Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 35

36 7.5 - Informations diverses Cette partie permet de saisir le groupe sanguin du patient et de sélectionner si le patient est sportif (vérification de substances dopantes lors des prescriptions) Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 36

37 8. Gestion des doublons Après avoir réalisé une recherche de patient, vous pouvez vous rendre compte que des doublons existent. Pour traiter le doublon, commencez par vous rendre sur le dossier patient à conserver puis cliquez sur le bouton Rechercher le dossier patient que vous avez identifié comme un doublon. Cliquez sur le bouton pour aller traiter le doublon. Lors de la fusion de 2 dossiers patients, il faut distinguer les informations personnelles du patient et ses événements. La gestion de doublon permet de choisir quelles informations personnelles sont conservées alors que tous les événements sont fusionnés dans le dossier conservé. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 37

38 Trois colonnes composent la fenêtre de gestion du doublon. La colonne de gauche contient les informations du patient, celle de droite, les informations du patient doublon et la partie centrale vous permet de visualiser le résultat de la fusion, qui sera affecté au dossier du patient principal. Utilisez les flèches vertes pour affecter une valeur ou cliquer sur le bouton rouge pour supprimer une valeur. Cliquez sur le bouton FUSIONNER pour que le dossier patient conservé soit modifié avec les valeurs de la zone centrale et pour que tous les événements des 2 patients soient fusionnés. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 38

39 CONSULTATION Toutes les interactions entre le patient et le médecin sont organisées sous la forme d événements. Les événements de base d Asclépios sont les différentes consultations. 1. Création d une consultation Raccourci pour créer une consultation Accès à tous les événements disponibles Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 39

40 Fiche consultation Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 40

41 2. Informations sur l événement Nom de l événement + date et heure de création (modifiable en cliquant sur la date) Lieu (modifiable en cliquant) Lieu (modifiable en cliquant) Niveau d importance de l événement 3. Boutons des actions de la fiche consultation Envoyer l événement par Supprimer l événement Envoyer l événement par Changer l intervenant Modifier l événement Imprimer une feuille de soins Facture de l événement Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 41

42 4. Détail de la consultation Vous pouvez saisir les symptômes et la conduite à tenir en cliquant directement sur la zone concernée ou en cliquant sur le bouton Cliquez sur le bouton pour valider. 5. Les éléments Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 42

43 Les éléments sont des variables qui peuvent être renseignées lors de la saisie d un événement. Des éléments par défaut peuvent être associés à un événement et chaque événement peut disposer de sa propre liste d éléments par défauts. Une fois les variables renseignées, cliquez sur NETTOYER LES ELEMENTS pour retirer tous les éléments inutiles de la liste. Si un élément est nécessaire pour compléter la liste et n est pas disponible dans les éléments par défaut de l événement, cliquez sur AJOUTER UN ELEMENT. Une fenêtre en bas à gauche affiche alors la liste de tous les éléments disponibles. Après la recherche, double cliquez sur l élément à ajouter. Les éléments peuvent être dans certains cas regroupés dans des modèles d éléments. Vous pouvez de cette manière AJOUTER UN MODELE D ELEMENTS à la consultation et ainsi ajouter une liste d éléments prédéfinis. Avec les boutons, vous pouvez consulter l historique d un élément sous la forme d un graphique ou d un tableau. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 43

44 6. Informations complémentaires Lorsque vous approchez votre souris de la partie droite de l écran, une fenêtre apparaît Antécédents personnels et antécédents familiaux Les antécédents personnels et familiaux du patient (modifiable dans le dossier patient) s affichent et sont modifiables. Si vous les modifier à partir de l événement, les antécédents du dossier patient seront également modifiés. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 44

45 6.2 A faire La partie A FAIRE liste tous les événements qui peuvent être liés à l événement en cours. Par exemple, à partir de la consultation, vous pouvez créer une ordonnance, un compte rendu, un certificat, une vaccination, etc Fait Tous les événements qui ont été créés à partir de A FAIRE s affichent dans cette zone. 6.4 Maladies Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 45

46 Cette partie permet de sélectionner la pathologie à lier à la consultation. Pour effectuer une recherche, entrez un code mémo, un code OMS ou un libellé. Lorsque la recherche est lancée, une fenêtre apparaît en bas à gauche de l écran avec le résultat (liste des maladies). Pour sélectionner la maladie à associer à la consultation, double cliquez sur son libellé. 6.5 Notes de l événement Le champ NOTES vous permet de saisir tous les commentaires que vous souhaitez ajouter à la consultation. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 46

47 ORDONNANCES Asclépios web vous permet de créer tous types d ordonnances : médicaments, biologie, radio, kiné, spécialistes 1. Médicaments Asclépios utilise VIDAL comme référentiel pour la prescription de médicaments. Pour créer une ordonnance, la recherche de médicaments peut se faire de 4 manières : par nom, par substance, par groupe d indications ou par code ATC. Une fois la recherche lancée, le résultat de la recherche apparaît dans une liste. Double cliquez sur le médicament à ajouter à l ordonnance. Une fenêtre s ouvre pour définir la posologie. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 47

48 Cliquez sur le bouton pour accéder aux modèles de posologie de VIDAL. Si vous n utilisez pas de modèle VIDAL, entrez la posologie et définissez la durée, l unité choisie et le nombre de renouvellement pour le médicament à ajouter à l ordonnance. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider l ajout du médicament. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 48

49 Impression en DCI Affichage d un aperçu avant les impressions Imprimer une ordonnance standard Imprimer une ordonnance longue maladie Visualiser les ordonnances types Visualiser les ordonnances standards Ajouter une allergie Cloner l ordonnance Réinitialiser l ordonnance PEC : si la case n est pas cochée et si vous imprimez une ordonnance LM, une imprimante bizone sera imprimée Informations du médicament Supprimer le médicament de l ordonnance Ordonnances types : modèles d ordonnance utilisables pour tous les patients. Ordonnances standards : modèles d ordonnances associés à un patient. Ajouter la posologie du médicament comme modèle Utiliser un modèle de posologie Appliquer le renouvellement, la durée et l unité du médicament à toute l ordonnance Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 49

50 2. Biologie Lors de la création d une ordonnance de biologie, cliquez sur le bouton AJOUTER UN EXAMEN pour sélectionner l élément de biologie prescrit. Des modèles, qui regroupent un ensemble d éléments, peuvent aussi être utilisés pour définir l ordonnance. Les modèles d examens fonctionnent de la même manière que les modèles d éléments (voir CONSULTATION > Les éléments) Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 50

51 3. Radio, spécialistes Le fonctionnement d une ordonnance radio ou spécialiste est identique à celui d une ordonnance de biologie. La différence se trouve dans la liste des examens et des modèles d examens disponibles. 4. Autres ordonnances Toutes les ordonnances autres que celles présentées ci-dessus sont gérables par le système de certificats. Les ordonnances doivent être créées comme modèles de certificat. Elles sont ensuite accessibles directement à partir de l événement. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 51

52 RESULTATS D EXAMENS DE LABORATOIRES (HPRIM) Avec Asclépios web, vous pouvez récupérer directement les résultats d examens de laboratoire que vous avez prescrits. Les résultats, cryptés, sont envoyés de manière sécurisée par les laboratoires directement dans l application. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez disposer d un compte HPRIM chez Interface. Une fois votre compte créé, une clé de cryptage doit être définie pour chaque laboratoire qui vous transmettra les résultats d examens. Menu HPRIM accessible sur l accueil (cliquez sur le cercle jaune en haut de l écran ou sur ACCUEIL) Résultats à consulter Cette zone vous permet de consulter tous les résultats rattachés à des dossiers patients qui n ont pas encore été consultés. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 52

53 1. Réception et traitement des résultats Dans le menu HPRIM, accessible à partir de la page d accueil, cliquez sur RECEPTION DES RESULTATS. Cette page vous permet d accéder à tous les résultats reçus dans Asclépios web. Il existe deux solutions pour intégrer les résultats aux dossiers patients : Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 53

54 - Commencez toujours par cliquer sur le bouton en haut de l écran, à droite des champs Début et Fin, pour lancer un traitement automatique qui va associer les résultats aux dossiers patients dont le nom, prénom et date de naissance correspondent. - Ensuite, tous les résultats qui restent, correspondent à des patients pour lesquels une correspondance exacte n a pas été trouvée. Pour ces cas, un traitement manuel de chaque résultat est nécessaire pour associer le résultat au dossier patient. Lorsque vous cliquez sur le bouton au niveau d un résultat, une fenêtre s affiche pour vous permettre d effectuer une recherche dans la base des patients afin d associer le résultat au dossier patient. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 54

55 GESTION DES CERTIFICATS/COURRIERS Asclépios permet aux utilisateurs de générer des certificats ou courriers pré alimentés avec des données saisies dans l application (variables). Les modèles utilisés peuvent être gérés en cliquant sur le menu CONFIGURATION, accessible à partir de l accueil d Asclépios. Gestion des modèles Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 55

56 1. Gestion des modèles de certificat Créer une nouvelle catégorie de modèles Recherche dans la liste des modèles de certificat Créer un nouveau modèle Enregistrer Lien pour sélectionner les variables Double-cliquez sur un modèle de certificat pour le modifier Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 56

57 FINANCIER La gestion du financier dans Asclépios se fait à 2 niveaux : sur le dossier patient pour ce qui concerne le patient et à partir de l accueil pour la gestion du financier du cabinet. Pour que la gestion du financier soit correcte, vérifiez toujours la prise en charge du patient avant de créer des événements. 1. Financier > Dossier patient 2 Bouton pour facturer l événement 1 3 Raccourci pour solder complètement ou partiellement les événements Menu financier Factures patient (non soldées et soldées) Etat de paiement - Etat de facturation tiers Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 57

58 1.1 Menu financier Le menu financier du dossier patient vous permet de consulter : - Factures non soldées Une facture regroupe tous les événements facturables de la journée. Chaque événement dispose d un acte par défaut. Bouton pour solder plusieurs factures Voir les actes et prises en charge En cliquant sur ce bouton, vous pourrez : Réinitialiser les prises en charge Ajouter, modifier ou supprimer un acte Ajouter ou supprimer une prise en charge Impression de la feuille de soins Aperçu avant impression Ajouter un règlement Solder la facture en espèces (1 clic) Solder la facture en chèque Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 58

59 - Factures soldées Cette partie permet de consulter toutes les factures soldées pour le patient. - Etat de paiement Cette page liste l historique financier complet du patient - Etat de facturation tiers Cette page permet de consulter l état des facturations tiers au niveau du patient. La page est composée de 2 parties : en cours et terminés. 1.2 Facturation des événements Sur un événement, cliquez sur le bouton des factures non soldées. pour traiter la facture qui contient l événement. Le fonctionnement est le même que pour le traitement 1.3 Raccourci pour solder Cliquez sur pour solder rapidement une facture. 2 options sont possibles : solder totalement ou partiellement la facture. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 59

60 2. Financier du cabinet A partir de l accueil, vous pouvez accéder au menu REGISSEURS, qui vous permet d accéder à toutes les informations financières du cabinet. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 60

61 2.1 Journal CA Cette page vous permet de consulter, d imprimer ou d exporter sur une période en PDF, Excel ou texte : - le chiffre d affaires du cabinet détaillé - le détail par prises en charge - le détail par modes de paiement. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 61

62 2.2 Remise de chèques Cette page vous permet de consulter, d imprimer ou d exporter sur une période, les chèques à remettre, remis ou en attente. 2.3 Groupes financiers Les groupes financiers permettent de regrouper des utilisateurs pour générer toutes les informations financières. Par exemple, si le cabinet est composé de 2 médecins, 3 groupes financiers peuvent être envisagés : groupe médecin 1 (contient le médecin 1), groupe médecin 2 (contient le médecin 2) et groupe cabinet (contient les médecins 1 et 2). De cette manière les informations financières pourront être consultées par groupe. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 62

63 2.4 Paramètres financiers Cette page vous permet de définir un ensemble de paramètres pour la gestion des impayés : - nombre de jours et montants pour définir automatiquement les impayés, le recouvrement et les annulations. - Les en-têtes et pied de page pour les courriers (impayés, recouvrement et quittance). 2.5 Encaissement rapide Cette page liste toutes les factures non soldées et vous permet de définir les règlements. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 63

64 2.6 Etat de facturation tiers - Recherche Cette page permet de rechercher, pour un patient sélectionné, tous les états de facturation tiers. 6 états de facturation tiers sont possibles : Facturables : actes pas encore facturés aux organismes tiers. En attente : actes mis en attente avant envoi à l organisme tiers. Facturés : états de facturation envoyés aux organismes tiers. Payés : états de facturation payés par les organismes tiers. Refusés temporairement : états de facturation refusés temporairement par les organismes tiers. Refusés définitivement : états de facturation refusés définitivement par les organismes tiers. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 64

65 - Liste des états Cette partie permet de traiter la facturation aux organismes tiers. Facturables : liste de tous les actes pas encore facturés regroupés par organismes tiers. Bouton pour facturer Bouton pour mettre en attente des actes Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 65

66 En attente : liste des actes mis en attente avant envoi à l organisme tiers. Bouton pour basculer vers facturables Facturés : liste de tous les états de facturation envoyés aux organismes tiers. Encaisser Imprimer un duplicata Export CAFAT Modifier le nom de l état Basculer vers refusé temporairement Basculer vers refusé définitivement Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 66

67 Payés : liste des états de facturation payés par les organismes tiers. Les états basculent à cet état lorsqu un état qui était dans facturé a été encaissé. Imprimer un duplicata Basculer vers en attente Refusés temporairement : liste des états de facturation refusés temporairement par les organismes tiers. Basculer vers refusé définitivement Basculer vers facturable Basculer vers refusé définitivement Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 67

68 Refusés définitivement : liste des états de facturation refusés définitivement par les organismes tiers. Le refus réaffecte le montant au solde du patient. 3. Gestion des impayés, relances, recouvrement Facturable Basculer vers refusé temporaire Avec Asclépios, vous pouvez gérer les impayés, le recouvrement et générer les courriers de relance. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 68

69 EXEMPLES D EVENEMENTS 1. Dossier grossesse Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 69

70 Copie écran : Antécédents obstétricaux Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 70

71 Copie écran : gestogramme Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 71

72 2. Dossier kiné Copie écran : entente Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 72

73 Copie écran : séances Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 73

74 3. Dossier hospitalisation, gestion des lits Copie écran : création dossier hospitalisation Lorsqu un dossier hospitalisation est créé, et tant qu il n est pas clôturé, tous les événements créés sont rattachés au dossier. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 74

75 Copie écran : gestion des lits Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 75

76 4. Dossier photos Copie écran : sélection des photos (drag and drop multiple fichiers) Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 76

77 Copie écran : liste des photos uploadées (recherche, tags, modifications d informations, affichage lightbox) Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 77

78 5. Consultation pneumologie Copie écran : consultation Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 78

79 Copie écran : signes respiratoires Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 79

80 Copie écran : conclusions Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 80

81 NUMERISATION DE DOCUMENTS Asclépios permet de rattacher des documents numérisés à partir de son module SCANNER. Après avoir recherché un patient, et sélectionné l événement à créer, il est possible de numériser un ou plusieurs documents qui sont intégrés sous la forme d un fichier PDF. Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 81

82 LE CENTRE DE CONFIGURATION Asclépios dispose d une application internet qui permet de centraliser la gestion de la configuration des serveurs utilisant Asclépios. Exemple d un centre de configuration Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 82

83 Le centre de configuration permet de gérer : - Les groupes d utilisateurs ; - les droits fonctionnels ; - les droits événementiels ; - le menu d Asclépios ; - les actes ; - les modes de règlement ; - les organismes de prise en charge ; - les paramètres financiers ; - tous les éléments et modèles d éléments ; - tous les événements ; - les modèles de certificats/courriers disponibles ; - Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 83

84 Copie écran : configuration d un événement Présentation de l application Asclépios web - INTERFACE SARL 84