FEUILLE DE ROUTE OUTIL DE SUIVI

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1 FEUILLE DE ROUTE OUTIL DE SUIVI GUIDE DE L UTILISATEUR Un guide simple pour l utilisation de l Application sur clé USB

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3 2 GUIDE DE L UTILISATEUR

4 3 Table des matières Introduction... 4 Objectif de l outil... 5 Comment est organisé ce guide... 5 Partie 1 Démarrage de l utilisation de l outil... 6 A. Téléchargez l application... 6 B. Utilisation de l outil... 7 C. Structuration de l outil... 9 Partie 2 Elaboration de la Feuille de route A. Remplissage de l application Résumé Pays Plan de mise en œuvre Ressources Assistance Technique Menaces dans la mise en œuvre B. Validation de l information C. Soumission des informations Partie 3 Soumission mensuelle A. Préparation des rapports Sélection de la période du rapport Remplissage de la section rapport B. Fréquence et ponctualité des soumissions C. Validation de l information D. Soumission des rapports Partie 4 Application DataViewer A. Objectif B. Téléchargement de l application C. Préparation des fichiers D. Navigation à l intérieur de la feuille de route et le rapport E. Changement de pays/etat Partie 5 Appui technique pendant l utilisation de l outil A. Defectuosité de la clé B. Récupération des données C. Personnes référentes pour l utilisation de l outil... 26

5 4 Introduction Depuis la lancé en 2008 du Plan d Action Mondial de lutte contre le Paludisme (GMAP), des revues annuelles visant l atteinte des objectifs y afférent ont été initiées par le Partenariat Roll Back Malaria (RBM) en collaboration avec les Programmes Nationaux de Lutte contre le Paludisme (PNLP). De 2009 à 2011, les pays ont élaboré des feuilles de route sur canevas Power Point pour la mise en œuvre des interventions de lutte contre le Paludisme. Ce format représentait un défi pour le suivi de ces feuilles de route. En Juillet 2011, un nouvel outil a été introduit pour l élaboration et le suivi de ces feuilles de route. Depuis lors, les pays ont effectivement utilisé cet outil pour situer mensuellement ou selon le calendrier établi, l état de mise en œuvre de leurs activités planifiées pour l atteinte des objectifs et/ou jalons. Ce guide est conçu afin d aider les pays dans l utilisation optimale de l outil pour l élaboration et le suivi des feuilles de route. Cet outil offre l opportunité singulière de développer le Business Plan de trois ans en ligne avec les directives du Plan d Action Mondial contre le Paludisme 1. 1 Roll Back Malaria Plan d Action Mondial Contre le Paludisme 2008, page

6 5 Objectif de l outil L outil pour le suivi de la feuille de route est un outil de planification et de gestion de programme et non un outil de quantification. Il est complémentaire aux Plans Stratégiques, et les informations doivent être en ligne avec celles de l analyse de gap et les plans opérationnels. Utilisé régulièrement, cet outil permet de situer mensuellement ou à tout moment sur l état de mise en œuvre et d identifier très tôt les goulots. Les informations reçues mensuellement permettront aux partenaires de s engager dans l identification et la résolution de ces goulots. Comment est organisé ce guide Ce document est divisé en cinq parties: 1. Démarrage de l utilisation de l outil: dans cette partie vous permet de suivre le processus de téléchargement de l application à partir d un lien qui vous sera communiqué par courriel. Le lien dans ce document n est qu un exemple et ne doit pas être utilisé pour acquérir l application pays. 2. Elaboration de la feuille de route: donne des directives pour renseigner l outil. 3. Soumission mensuelle: comment et à quel moment préparer et soumettre les soumissions périodiques. 4. Application DataViewer: ceci est une nouvelle application pour les partenaires et parties prenantes et permet de partager la feuille de route et les informations périodiques afin de pouvoir les discuter et les valider avant publication sur le site web de RBM le lien fourni dans cette partie peut être utilisé par toutes les parties prenantes. 5. Appui technique pendant l utilisation de l outil: que faire et qui contacter en cas de problèmes pendant l utilisation de l application.

7 6 Partie 1 Démarrage de l utilisation de l outil A. Téléchargez l application Pour obtenir l application à partir d un lien, veuillez suivre les étapes suivantes: 1. Cliquer sur le lien reçu: E.x. Veuillez noter que chaque pays a un lien codifié qui vous sera transmis par courriel ( ) à tout moment. 2. Sauvegarder le document compressé sur une clé USB neuve. Vous pouvez utiliser une vieille clé, mais vous devez vous assurer qu elle ne contient pas de virus. 3. Localiser le document compressé sur la clé ou l ordinateur.

8 7 4. Si le document est sur l ordinateur, vous pouvez le copier et la coller sur la clé USB, et extraire les fichiers sur la clé. Si le document se trouve déjà sur la clé, extraire les fichiers directement sur la clé. 5. Lorsque les fichiers sont extraits, l application avec le logo Roll Back Malaria s affiche. Veuillez à ce stade effacer le document compressé de la clé et/ou de l ordinateur. N.B : Ne jamais utiliser un ancien lien pour télécharger l application à moins que vous la télécharger pour la première fois. 6. Vous pouvez commencer à utiliser l application. B. Utilisation de l outil Veuillez suivre les instructions suivantes pour commencer à utiliser l outil: 1. Ouvrir l application telle indiquée préalablement. Une nouvelle page s affiche

9 8 2. Remplir les plages et sélectionner votre pays/état/région N.B: si vous sélectionnez un pays/état/région autre que le vôtre, vous devez recommencer dès le début. 3. Cliquer sur Submit. Une nouvelle fenêtre s ouvre.

10 9 C. Structuration de l outil L outil est organisé en trois parties: - Elaboration de la feuille de route Situation Pays - Rapport mensuel Rapport mensuel - Envoi et sauvegarde des fichiers Envoyer les fichiers, Local Backup 1. Situation Pays La situation pays donne les informations sur les interventions majeures de la lutte contre le Paludisme: Prévention (gestion des vecteurs), Prise en charge des cas (traitement par CTA et Diagnostic), S&E, CCC/IEC et Gestion du Programme/Développement du Programme.

11 10 2. Rapport mensuel Une liste déroulante de Janvier à Décembre est fournie. Les pays sont encouragés à soumettre des rapports mensuels pour un suivi et intervention rapprochés des partenaires. Allant de mois en mois, vous avez la possibilité de: i. Travailler à partir d un mois vierge, ou ii. Travailler sur les informations d un mois précédant. En choisissant la première option, vous allez devoir remplir à nouveau toutes les questions posées. Avec la deuxième option, vous aurez déjà toutes les informations du rapport précédant et vous n aurez qu à changer le statut si nécessaire. 3. Envoi et sauvegarde des fichiers La feuille de route et/ou le rapport mensuel étant complétés, cliquer sur Envoyer les fichiers. Vos informations seront reçues au Secrétariat de RBM pour affichage sur le site web. Pour protéger vos informations en cas de défaillance technique, vous êtes conseillé de faire une sauvegarde sur votre ordinateur en cliquant sur Local backup. - Cliquer sur Local backup

12 11 Le répertoire de votre ordinateur s affiche. Vous pouvez ainsi créer un sous répertoire et le libeller Feuille de route backup files Veuillez noter que ceci n est qu une mesure préventive. Vous ne pouvez travailler à partir de ces fichiers sauvegardées. Ils seront utiles au cas où vous perdrez la fonctionnalité de votre clé. Suivre les instructions de votre ordinateur pour sauvegarder les fichiers.

13 12 Partie 2 Elaboration de la Feuille de route A. Remplissage de l application Cliquer sur Insérer donnée. Une nouvelle page s affiche sur toutes les interventions: MILDs, PID, CTA, Diagnostic, TPI, S et E, CCC/IEC, GP/DP Pour chaque intervention, il y a un ensemble d onglets en dessous: Résumé pays, Plan de mise en œuvre, Ressources, Assistance technique et Menaces dans la mise en œuvre. Pour la prise en charge des cas (CTAs & Diagnostic) il y a un troisième niveau qui tient compte du Secteur Publique, le Secteur Privé et la Prise en charge communautaire là où applicable.

14 13 1. Résumé Pays Les informations fournies doivent être en ligne avec l analyse de gaps. Les jalons du Plan Mondial de lutte contre le Paludisme (GMAP) sont indiqués et les pays sont demandés à indiquer leurs propres jalons contribuant à l atteinte de ceux du GMAP. Pour certaines interventions où la Couverture Universelle (CU) est applicable, les pays doivent fournir les informations sur les gaps pour l atteinte de cette CU. 2. Plan de mise en œuvre Dans cette partie, les pays sont demandés d indiquer pour chaque domaine d intervention, les détails sur les résultats, indicateurs, moyens de vérification et les activités majeures/jalons.

15 14 Dates de démarrage et de fin d activité Comme l outil est celui de planification et de gestion, veuillez vous assurer d entrer les dates correctes de début et fin d activité/jalons. Example : Nous devons élaborer la feuille de route La campagne de masse de MILD doit être réalisée en février Cependant, plusieurs activités liées à cette campagne, tel l achat des MILDs, la micro-planification de la campagne, doivent être effectuées avant la campagne. Les MILDs pour la routine en 2013 devraient être repositionnées en Si une activité n a pas été réalisée selon la planification par exemple en 2013 et qu elle soit reportée à l année suivante (2014), lorsque vous développez la feuille de route de 2014, veuillez remettre l activité en indiquant dans les commentaires/hypothèses que l activité est ramenée de l année précédente. 3. Ressources Dans cette partie, indiquer les activités par source de financement et montant (si possible), indiquer les dates buttoirs de décaissement auxquelles si non respectées pourraient causer des retards dans la mise en œuvre ou annulation des activités.

16 15 4. Assistance Technique Indiquer ici : le type d appui nécessaire, le source de financement (bailleur) et la période pendant laquelle l appui serait requis. 5. Menaces dans la mise en œuvre Indiquer les facteurs extrinsèques qui influenceront la mise en œuvre des activités. Veuillez sauvegarder (back up) vos informations à ce stade B. Validation de l information Ceci est un processus obligatoire pour obtenir l engagement des partenaires. La feuille de route étant bien complétée en collaboration avec ces partenaires, il serait d autant plus facile de la faire valider. Ceci pourrait être fait lors des réunions/forum des partenaires vers la fin de l année ou au début de l année fiscale. Suite à la validation, la feuille de route est prête à la soumission.

17 16 C. Soumission des informations Veuillez vous assurer d être connecté à l Internet (Etat du réseau est En ligne) pour soumettre. A la page d accueil cliquer sur Envoyer les fichiers. Votre envoi est alors reçu par le Secrétariat RBM et posté sur le site web dans les jours qui suivent. Veuillez visiter le site web de Roll Back Malaria afin de visualiser votre feuille de route et les rapports soumis

18 17 Partie 3 Soumission mensuelle La feuille de route ayant été élaborée dans la deuxième partie, vous êtes désormais prêt à soumettre vos rapports mensuels ou selon la périodicité décidée par le pays. A. Préparation des rapports 1. Sélection de la période du rapport Sélectionner le mois depuis la liste déroulante et cliquer ensuite sur Go. Une nouvelle page s affiche. D un mois à l autre, l application mémorise les informations du rapport de la période précédente. Vous avez l option de travailler sur les dernières informations ou de travailler sur des mois vierges blank reporting template - Veuillez lire attentivement avant de procéder au choix. Il est préférable de choisir un rapport antérieur et de le modifier selon l état d avancement.

19 18 2. Remplissage de la section rapport Lorsque vous aurez choisi le mois du rapportage, une nouvelle page s affiche. Dans le rapportage il y a 5 domaines: a. Status des commodités - à compléter vers la fin de l année en cours b. Plan de mise en œuvre à remplir chaque mois ou selon la périodicité décidée c. Ressources - à remplir chaque mois ou selon la périodicité décidée d. Assistance Technique - à remplir chaque mois ou selon la périodicité décidée, et e. Menace dans la mise en œuvre - à remplir chaque mois ou selon la périodicité décidée 2.1. Status des commodités Cette section indique les informations sur le gap en commodités. Si pendant l année en cours des commodités sont reçues pour combler le gap, n hésitez pas à l indiquer pendant la période du rapport mensuel. Cette information est d autant plus importante afin d aider les partenaires à mobiliser les ressources nécessaires si possible au cours de l année.

20 Plan de mise en œuvre Cette section donne l information sur l état d avancement de la mise en œuvre de vos activités/atteinte des jalons. a. Terminé l activité est réalisée /jalon atteint b. En cours activité en cours d exécution sans retard c. Non démarré l activité n a pas encore démarrée pendant la période du rapport d. Retardée activité retardée (veuillez indiquer les raisons sous Commentaires) e. Abandonné Activité n a pu être réalisée du tout (veuillez indiquer les raisons sous Commentaires) f. Soutien nécessaire veuillez indiquer l appui requis également sous Commentaires seulement si la case est sélectionnée. Les commentaires de gauche (en rouge) sont ceux de la feuille de route. Ceux à droite sont attendus pendant le rapportage. N.B: Si cette section n est pas complétée, la soumission ne sera reçue car l application ne reconnait pas un plan de mise en œuvre vierge Ressources Veuillez indiquer ici le(s) montant(s) mis à disposition par le(s) bailleur(s) et si ce(s) montant(s) a (ont) été décaissé(s). Si partiellement décaissé, veuillez indiquer dans les commentaires le montant décaissé.

21 Assistance Technique Cette section est à renseigner à la fin de la période pendant laquelle l assistance technique a été requise. Veuillez évaluer l appui reçu et fournir toute autre information sur l assistance reçue dans les Commentaires Menaces dans la mise en œuvre Veuillez indiquer si la menace s est manifestée et si oui, décrire l action entreprise pour mitiger la menace. B. Fréquence et ponctualité des soumissions Pour une meilleure gestion de l information, les pays sont demandés de soumettre les mises à jour mensuelles au plus tard le 15 du mois suivant celui de la période du rapportage. Si les soumissions sont trimestrielles, les mises à jour devront être reçues en Avril, Juillet, Octobre et Janvier, suivant la fin du trimestre respectif. Exemple: si la période du rapportage est janvier, le rapport doit être soumis au plus tard le 15 février.

22 21 C. Validation de l information Telle l élaboration de la feuille de route, il est important que le rapport soit validé en collaboration avec les partenaires locaux. D. Soumission des rapports Suite à la validation du rapport, retourner à la page d accueil et envoyer les fichiers. Veuillez visiter le site web de Roll Back Malaria pour visualiser les rapports soumis Les rapports sont publiés chaque semaine. Si vos rapports ne sont pas publiés au plus tard le vendredi suivant votre soumission, veuillez contacter Roll Back Malaria en utilisant les adresses à la fin de ce guide.

23 22 Partie 4 Application DataViewer A. Objectif L application DataViewer est destinée à tout utilisateur qui voudrait consulter les informations des Feuilles de Route pays/états à partir d un serveur sans pouvoir manipuler les données. Les informations sont celles soumises par le PNLP qui sont ou non publiées sur le site web de RBM. Ceci est d autant plus important pour le partage des informations lors de l élaboration de la feuille de route et du suivi de la mise en œuvre par les partenaires et le PNLP. B. Téléchargement de l application L application est téléchargée sur une clé ou l ordinateur et les fichiers extraits de la même manière que celle de la partie 1 en utilisant le lien suivant: _GMC_2_1_1.zip Ce lien est accessible à tous ceux qui voudraient consulter les informations de la feuille de route d un pays/état. C. Préparation des fichiers 1. Lorsque l application a été téléchargée, la localiser sur la clé ou l ordinateur et cliquer sur le fichier de l application. Il est conseillé d utiliser une clé neuve et vide au lieu de télécharger sur l ordinateur afin d éviter les interférences. 2. Le masque de personnalisation du DataViewer s ouvre:

24 23 3. Sélectionner la langue puis le pays/état à visionner à partir de la liste déroulante. 4. Veuillez bien noter le message qui s affiche afin de confirmer le pays/état à visionner. Si un pays/état est sélectionné par erreur, vous allez devoir effacer tous les fichiers téléchargés et reprendre à zéro. 5. Une fois le pays/état sélectionné, cliquez sur Sync. 6. En quelques secondes TOUTES les informations seront synchronisées avec l application. Si cela ne marche pas, re-

25 24 télécharger l application. 7. Vous pouvez : a. Consulter la feuille de route b. Sélectionner le mois à visualiser c. Consulter le rapport D. Navigation à l intérieur de la feuille de route et le rapport Avec le curseur, vous pouvez naviguer toute la feuille de route ainsi que le rapport sans pouvoir modifier les données. E. Changement de pays/etat Si vous désirez consulter un autre pays/état, vous devez EFFACER COMPLETEMENT TOUS les fichiers de l application de la clé ou de l ordinateur et réinstaller l application. L application ayant mémorisé le pays récemment consulté, ne permettra de visualiser un autre pays/état. Une autre possibilité serait de télécharger l application sur une autre clé.

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27 26 Partie 5 Appui technique pendant l utilisation de l outil A. Defectuosité de la clé Veuillez TOUJOURS FERMER l application avant de RETIRER la CLE de l ordinateur. Le non- respect de cette étape pourrait endommager la clé. Si en introduisant la clé dans l ordinateur vous recevez un message vous demandant de formater la clé, ceci indique aussi que la clé est endommagée. Si pour toute raison la clé ne marche plus, veuillez envoyer un message à: Dr Boi-Betty Udom: udomb@who.int avec copie à inforbm@who.int B. Récupération des données Ne pas essayer de télécharger l application à partir du lien utilisé dans la première partie ou d aucun autre lien reçu auparavant. Un nouveau lien sera créé pour vous et vous suivrez les instructions dans la première partie. L application ainsi téléchargée, toutes les informations les plus récentes soumises sont automatiquement récupérées et vous pourrez ainsi continuer à travailler. C. Personnes référentes pour l utilisation de l outil Pour toute information et appui technique sur le contenu de la clé, veuillez contacter les Coordonnateurs des réseaux sous régionaux correspondants avec copie à bandaj@who.int, udomb@who.int et inforbm@who.int

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