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1 SMS-Manager Utilisation Version 3.0 Application navigateur 8 rue Paul Cézanne Neuilly-Plaisance - Tél : 33 (0) Fax : 33 (0) Serveur Web : SAS au capital de ,25 Euros - RCS Bobigny B SIRET

2 SOMMAIRE 1. PRESENTATION DE L APPLICATION PRESENTATION DES FONCTIONS DE SMS MANAGER ACCES A L'APPLICATION ENVOI DES SMS PRECISER LES NUMEROS DE GSM A QUI ENVOYER LE SMS LE CORPS DU SMS ENVOI D UN SMS A PARTIR D UNE LISTE EXCEL SUIVI DES SMS SUIVI DES SMS N AYANT PAS FAIT L OBJET D UN MAILING SUIVI DES SMS AYANT FAIT L OBJET D UN MAILING RECHERCHER DES SMS ACTIONS SUPPLEMENTAIRES SUR LES SMS GESTION DES CONTACTS ET DES INDIVIDUS ENVOYER DES SMS A DATES PROGRAMMEES A UNE FREQUENCE DONNEE VERIFIER LES SMS A DATES PROGRAMMEES GESTION DES SOCIETES GESTION DES ANNUAIRES ET DES GROUPES ANNUAIRES OU GROUPES PUBLICS ET DROITS IMPORTER DES CONTACTS A PARTIR D EXCEL PRESENTATION DES FONCTIONS DE L'ADMINISTRATEUR GESTION DES UTILISATEURS LISTE DES UTILISATEURS AJOUTER UN UTILISATEUR Pa ge 2 sur 2 2

3 1. PRESENTATION DE L APPLICATION Cette application permet d envoyer des SMS et de suivre leur traitement au travers d un navigateur Internet (Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc). Les personnes autorisées peuvent consulter à tout moment : Envoyer des SMS Suivre les SMS envoyés Rechercher les SMS envoyés Créer des mailings SMS avec plusieurs numéros de gsm Créer des mailings SMS en important d un fichier excel Gérer ses contacts. Les requêtes d'envoi des SMS sont traitées par un automate SMS-Monitor dont vous devez disposer. Pa ge 3 sur 2 2

4 2. PRESENTATION DES FONCTIONS DE SMS MANAGER 2.1. Accès à l'application Via l'url que l'on vous aura communiquée, vous accédez à l'application qui vous demande de vous identifier Envoi des SMS Vous pouvez envoyer des SMS grâce au lien Nouveau SMS ou en cliquant sur le bouton Pa ge 4 sur 2 2

5 Préciser les numéros de GSM à qui envoyer le SMS Dans les zones Numéros(s) et Autres Numéros, vous pouvez taper vos numéros de gsm, ils doivent impérativement être séparés par des virgules. Vous pouvez de plus utiliser la syntaxe suivant nnnnnnn [gsm] si vous voulez donner un nom associé au numéro de gsm. Krol [ ] Le bouton peut vous servir à sélectionner des numéros de gsm de contacts ou d individus que vous avez renseignés auparavant (voir le chapitre Gestion des contacts et des individus). Vous obtenez la fenêtre suivante ou vous pouvez sélectionner les contacts ou individus souhaités. Pa ge 5 sur 2 2

6 Le bouton contacts vous permet de saisir un nouveau numéro et si besoin de le mémoriser dans les Vous pouvez soit insérer le numéro de gsm, soit l insérer et ajouter l individu en tant que contact en cliquant sur Ajouter. Le bouton peut vous servir à sélectionner des groupes (listes de diffusion) de numéros de gsm de contacts ou d individus que vous avez renseignés auparavant (voir le chapitre Gestion des groupes). Vous obtenez la fenêtre suivante ou vous pouvez sélectionner les groupes souhaités. Pa ge 6 sur 2 2

7 Le corps du SMS Nom du mailing : Cette information est facultative, elle permet de regrouper l envoi d un SMS vers plusieurs gsm sous un seul nom de mailing. Objet du SMS : Cette information est facultative, elle débutera le SMS. Message : Attention un SMS est limité par défaut à 160 caractères. Immédiat : mis dans la file d attente des SMS à envoyer. Urgent : s il existe une file d attente de SMS à envoyer, ce SMS partira avant les autres Planifié : vous avez la possibilité de choisir la date, l heure ou la date et l heure d envoi du SMS Envoi d un SMS à partir d une liste Excel Utiliser le lien SMS Excel. Grâce au bouton parcourir veuillez sélectionner le fichier Excel contenant au minimum une colonne contentant leur numéro de gsm. Cliquez ensuite sur le bouton Valider. Pa ge 7 sur 2 2

8 Veuillez associer les colonnes disponibles provenant de votre fichier Excel avec les colonnes de la table. Rappel : la colonne de la table GSM est obligatoire pour pouvoir lancer le mailing. Vous pouvez visualiser les informations du fichier Excel pour confirmation de l utilisation du bon fichier. Vous pouvez aussi décider d associer un message contenu pour chaque ligne de votre fichier Excel (Formules Excel interdites) ce message deviendra le message du sms. Une fois les associations minimum réalisées, vous pouvez démarrer le mailing. Pour personnaliser les SMS, il suffit que la colonne contenant le message à envoyer contienne des références aux autres colonnes de la ligne. Pa ge 8 sur 2 2

9 Veuillez ensuite remplir les informations du formulaire SMS. Il est vivement recommandé de donner un nom de mailing si vous utilisez une liste importante de destinataires. Vous pouvez visualiser les contacts utilisés lors de l envoi de ce SMS avec le bouton correspondant Cliquez sur le bouton envoyer pour envoyer vos SMS. Pa ge 9 sur 2 2

10 2.4. Suivi des SMS La notion de mailing est introduite par le fait de remplir la zone Nom du mailing lors de l envoi d un SMS Suivi des SMS n ayant pas fait l objet d un mailing Cliquez sur le lien SMS du panneau de navigation à gauche Vous avez comme information la date et l'heure à laquelle le SMS a été soumis, le numéro du gsm, qui a soumis le SMS, le nom du destinataire si il existe, le message du SMS et l état du SMS (En Attente,.Terminé, Envoyé, Erreur) En cliquant sur le numéro du gsm ou sur l état une fenêtre de détail s ouvre Suivi des SMS ayant fait l objet d un mailing Cliquez sur le lien Mailing SMS du panneau de navigation à gauche Pa ge 1 0 s ur 22

11 Vous avez comme information le nom du mailing, la date et l'heure à laquelle le SMS a été soumis, qui a soumis le SMS, l objet du SMS, l état du SMS (En Attente,.Terminé, Envoyé, Erreur), le nombre de destinataires du SMS, le nombre de SMS envoyé, en échec et en cours. En cliquant sur le nom du mailing, le détail du mailing s ouvre en dessous En cliquant sur la loupe le détail du mailing est affiché dans une nouvelle fenêtre. Pa ge 1 1 s ur 22

12 Rechercher des SMS Suivant le type des SMS (mailing ou non) vous pouvez faire des recherches par Date, numéro de gsm, objet et nom du mailing Utiliser le bouton afficher recherche. Le bouton RAZ recherche sert à remettre à zéro la recherche Actions supplémentaires sur les SMS Actions Description Annuler l émission de SMS, sélectionnez les SMS ou le mailing SMS à annuler et utilisez ce bouton. Une demande de confirmation d annulation vous sera proposée. Supprimer des SMS, sélectionnez les SMS ou le mailing SMS à supprimer et utilisez ce bouton. Une demande de confirmation de suppression vous sera proposée. Exporter au format csv (très facilement récupérable dans Excel) des SMS, sélectionnez les SMS ou le mailing SMS à exporter et utilisez ce bouton. Veuillez enregistrer ensuite le fichier Gestion des contacts et des individus Afin de faciliter l émission des SMS, vous pouvez créer, modifier, supprimer des contacts ou des individus. Le contact peut être attaché à une société, l individu non. Cliquez sur le lien Contacts. Pa ge 1 2 s ur 22

13 Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter un contact. Veuillez remplir au minimum un nom et un numéro de GSM Envoyer des SMS à dates programmées à une fréquence donnée Vous pouvez mémoriser pour des contacts (uniquement) des sms qui seront envoyés d une façon répétitive. Vous pouvez donc mémoriser des messages qui seront envoyés par SMS à un contact soit une fois, soit toutes les semaines, soit tous les mois, soit tous les trimestres, soit tous les semestres, par an et tous les deux ans. Pa ge 1 3 s ur 22

14 Dans une fiche contact existante, utiliser le bouton Ajouter message pour utiliser cette fonctionnalité. Veuillez saisir le texte, la date de début, l heure et le type de planification Vérifier les SMS à dates programmées Utiliser le lien dans le panneau de navigation à gauche intitulé Planification. Pa ge 1 4 s ur 22

15 2.6. Gestion des sociétés Afin de regrouper vos contacts, vous pouvez créer des sociétés Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une société. Veuillez remplir au minimum un nom de société. Pa ge 1 5 s ur 22

16 2.7. Gestion des annuaires et des groupes Vous pouvez regrouper vos contacts et vos individus dans des annuaires ou dans des groupes pour du confort d utilisation. Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter un annuaire ou un groupe. Veuillez remplir au minimum le nom l annuaire ou le nom du groupe et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez ensuite ajouter des contacts et des individus dans cet annuaire ou ce groupe Pa ge 1 6 s ur 22

17 Les annuaires sont donc utilisés dans la réalisation d un SMS en cliquant sur le bouton Numéro(s) les groupes sont donc utilisés dans la réalisation d un SMS en cliquant sur le bouton Groupe(s) Pa ge 1 7 s ur 22

18 2.8. Annuaires ou groupes publics et droits Seuls les administrateurs peuvent créer des annuaires publics ou des groupes publics. Ils pourront ensuite gérer les droits sur les annuaires publics ou les groupes publics. Veuillez utiliser le lien Droits pour gérer les droits sur les annuaires publics ou sur les groupes publics. Pa ge 1 8 s ur 22

19 Vous précisez qui peut utiliser l annuaire ou le groupe et qui peut gérer l annuaire ou le groupe. Le droit de gestion d un annuaire ou d un groupe permet à un utilisateur d alimenter l annuaire ou le groupe (ajouter ou retirer des contacts ou des individus) ainsi que de gérer complètement cet annuaire ou ce groupe sauf de le supprimer (modification du nom, donner de nouveaux droits sur l annuaire ou le groupe) 2.9. Importer des contacts à partir d excel Vous devez avoir les droits nécessaires pour utiliser cette fonctionnalité. Utiliser le lien Importer. Grâce au bouton parcourir veuillez sélectionner le fichier Excel contenant au minimum une colonne contenant les noms des destinataires et une colonne contentant leur numéro de gsm. Cliquez ensuite sur le bouton Valider. Pa ge 1 9 s ur 22

20 Veuillez associer les colonnes disponibles provenant de votre fichier Excel avec les colonnes de la table. Rappel : les colonnes de la table Nom et GSM sont obligatoires pour pouvoir lancer l'importation. Vous pouvez visualiser les informations du fichier Excel pour confirmation de l utilisation du bon fichier. Vous pouvez ensuite ajouter ces contacts dans des annuaires ou groupes existants ou créer un nouvel annuaire ou un nouveau groupe pour les stocker. Pa ge 2 0 s ur 22

21 3. PRESENTATION DES FONCTIONS DE L'ADMINISTRATEUR Les personnes disposants du droit administrateur sont les seules à pouvoir gérer les utilisateurs Gestion des utilisateurs Liste des utilisateurs Cliquez sur l'icône pour ajouter un utilisateur. Cliquez sur l'icône Cliquez sur l'icône pour modifier un utilisateur. pour supprimer un utilisateur. Pa ge 2 1 s ur 22

22 Ajouter un utilisateur Veuillez saisir les informations obligatoires login, mot de passe, confirmation du mot de passe, nom. Donnez oui ou non un prénom. Indiquez si cet utilisateur est un administrateur ou non. Le super user permet à l utilisateur de voir tous les documents mais sans les fonctions d administration. Indiquez si cet utilisateur peut utiliser les fonctions d importations des contacts à partir de fichier Excel. Pa ge 2 2 s ur 22

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