COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GÉNÉRALE DE L'ÉDUCATION ET DE LA CULTURE Direction R Ressources

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1 COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GÉNÉRALE DE L'ÉDUCATION ET DE LA CULTURE Direction R Ressources Unité R3 Comptabilité et finances ANNEXE 3.A: METHODOLOGIE D'EVALUATION DE LA CAPACITE FINANCIERE DES CANDIDATS OU SOUMISSIONNAIRES DANS LE CADRE DES MARCHES PUBLICS Comme toutes les autres directions générales de la Commission, la direction générale Éducation et culture (DG EAC) recourt, pour la poursuite de ses objectifs, à des marchés publics pour se procurer les biens et les services dont elle a besoin : recherche, assistance technique, conseils, conférences, services publicitaires, documentation, équipement informatique, etc. En principe, les marchés publics sont attribués à la suite d'appels d'offres publiés au Journal officiel. Une fois les offres reçues de la part des candidats ou soumissionnaires, celles-ci sont notamment soumises à une évaluation sur la base des critères de sélection, dont la vérification de la capacité financière. Pour assurer cette évaluation de la capacité financière, la DG EAC a mis en place une méthodologie conforme à l'article 110, paragraphe 1, du règlement financier (RF), et aux articles 146 et 147 de ses règles d'application (RAP). La présente méthodologie décrit le champ d'application, les documents demandés aux candidats ou soumissionnaires et, lorsqu'une analyse proprement dite est effectuée, les ratios financiers utilisés ainsi que l'interprétation des résultats obtenus. L'analyse financière est fondée sur les orientations générales (liquidité, solvabilité, rentabilité) de la direction générale Budget (DG BUDG). Les ratios retenus ainsi que les seuils appliqués sont également ceux proposés par la même DG. 1. CHAMP D'APPLICATION L'examen de la capacité financière comme critère de sélection s'applique à toute procédure de passation de marché (article 146, paragraphe 2, des RAP). Cependant, la preuve de la capacité financière n'est pas demandée pour les marchés inférieurs ou égaux à EUR. 2. ENTITES SOUMISES A L'EXAMEN DE LA CAPACITE FINANCIERE Tous les opérateurs économiques prenant part à la procédure de passation de marché. En cas de consortium, le chef de file et tous les membres du consortium. En cas de sous-traitance, tous les sous-traitants pour autant que la valeur de la sous-traitance soit supérieure ou égale à 10% de la valeur du marché, avec un minimum de EUR. En 1

2 fonction de la valeur de la sous-traitance (inférieure ou supérieure à EUR), la preuve de la capacité financière sera apportée selon les cas de figure présentés au point 3 ci-dessous. 3. DOCUMENTS POUVANT DEMONTRER LA CAPACITE FINANCIERE DES CANDIDATS/SOUMISSIONNAIRES 3.1. Marchés < = EUR sans objet Pour les marchés de ce type, il a été décidé, sur base de l'article 146, paragraphe 6 bis, des RAP, de ne pas demander la preuve de la capacité financière. Toutefois, les opérateurs concernés déclareront sur l'honneur qu'ils possèdent cette capacité (voir annexe 2 «Déclaration sur l'honneur») Marchés > EUR Pour les marchés d'une valeur supérieure à EUR, la méthode suivante est appliquée: chaque opérateur économique devant faire l'objet d'une analyse de sa capacité financière doit compléter et transmettre le formulaire d'analyse de la capacité économique et financière reprenant les données financières de l'opérateur économique (voir annexe 3.b «Analyse de la capacité économique et financière»). Ce formulaire sera, selon les cas, accompagné des documents suivants: - pour les opérateurs économiques soumis, par leur législation nationale, à la tenue d'une comptabilité complète: le bilan, le compte de profits et pertes et les annexes des deux derniers exercices clos; - pour les opérateurs économiques soumis, par leur législation nationale, à la tenue d'une comptabilité simplifiée: l'état des dépenses et recettes et l'annexe reprenant les avoirs et les dettes des deux derniers exercices clos; - dans tous les cas, une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires spécifique lié aux fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des deux derniers exercices clos Cas exceptionnels visés à l'article 147, paragraphe 2, 2e alinéa des RAP Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le candidat/soumissionnaire n'est pas en mesure de produire les documents demandés, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen approprié, comme, par exemple, une déclaration bancaire ou celle d'une assurance couvrant ses risques professionnels Cas spéciaux Entreprises de création récente Pour les entreprises de création récente ne disposant pas encore de deux exercices clos, les comptes annuels d'une seule année si disponibles seront demandés et complétés par au moins une des déclarations énumérées au paragraphe précédent (déclaration bancaire ou d'une compagnie d'assurance) ainsi que d'une déclaration portant sur le chiffre d'affaires. 2

3 Acquisition, fusion et absorption récentes Les comptes annuels des deux derniers exercices clos de toutes les entités concernées par ces opérations d'absorption, acquisition et fusion seront demandés (sauf s'il s'agit d'entités récentes, voir ci-dessus). Consortiums et sous-traitants Dans le cas des consortiums, tant le chef de file que tous les membres du groupe sont soumis à l'obligation de transmettre les documents prouvant leur capacité financière selon les cas de figure exposés au point 3 «Documents». Les sous-traitants visés au point 2 ci-dessus «Entités soumises...» doivent également transmettre les documents prouvant leur capacité financière selon les cas de figure exposés au point 3 «Documents». Il est à noter que les différentes rubriques du point 3 relatif aux documents s'appliquent à toutes les entités soumises visées au point LES RATIOS D'ANALYSE FINANCIERE ET LEUR INTERPRETATION Les ratios financiers ci-dessous sont calculés à l'aide des données financières mentionnées dans annexe 3.b «Analyse de la capacité économique et financière», vérifiées sur la base des états financiers. Deux types de calcul sont utilisés par type d'opérateurs économiques, différenciés en fonction de l'obligation de tenir une comptabilité complète ou simplifiée. A. Opérateurs économiques tenant une comptabilité complète Indépendance financière = fonds propres / passif total L indépendance financière permet de déterminer la proportion des fonds propres dans le total du passif et donc de mesurer le degré d indépendance de l opérateur économique par rapport aux fonds des tiers. Un taux inférieur à 20 % est considéré comme défavorable. Ratio d'endettement = fonds propres / dettes à moyen et long terme Ce ratio donne la mesure de la solvabilité et de l'indépendance de l'opérateur, en analysant la composition des capitaux permanents. En-dessous de 30 %, ce ratio doit être jugé défavorable. Rentabilité = excédent brut d'exploitation / CA Ce ratio mesure la part de surplus économique dégagé par l exploitation, une fois enlevées les charges d exploitation. C est la ressource véritablement générée par l exploitation. Elle doit être positive, et suffisante pour couvrir: les amortissements; 3

4 les charges financières; les éventuelles charges exceptionnelles; la nécessité, pour une entreprise, de dégager du bénéfice. Il faut donc que l excédent existe (que le ratio soit positif). En-dessous de 10 %, ce ratio doit être jugé défavorable. Liquidité = (disponibilités + créances) / dettes à court terme Ce ratio mesure si l'ensemble des actifs à court terme couvre bien les dettes à court terme et indique donc si l'opérateur économique pourra faire face à ses engagements à court terme. La valeur de ce ratio doit être supérieure ou égale à 1. Dans le cas contraire, les actifs courants ne suffisent pas à couvrir les dettes à court terme et l'opérateur risque de ne pas pouvoir faire face à ses engagements dans un très proche avenir (mois d'un an). Ratio de couverture des fonds de tiers par la capacité d'autofinancement (CAF) = CAF / dettes à moyen et long terme Ce ratio de couverture mesure la part de dettes à moyen et long terme qui pourrait être remboursée par la capacité d'autofinancement de l'exercice. Il mesure donc la capacité de remboursement. Une valeur de 25% signifie qu'il faut quatre fois la CAF du dernier exercice pour rembourser les dettes à moyen et long terme. Ceci ne pouvant se faire que si l'entreprise n'investit pas et ne contracte pas d'autres dettes à moyen et long terme (et si la rentabilité se maintient au même niveau), il faut juger défavorablement un ratio inférieur à 25%. Indice d'activité = (montant total de l'offre / durée) / CAF Il est recommandé que le chiffre d'affaires annuel du contractant soit plus du double du montant annuel de l'offre soumise. B. Opérateurs économiques tenant une comptabilité simplifiée Indépendance financière = fonds propres / passif total L indépendance financière permet de déterminer la proportion des fonds propres dans le total du passif. Une bonne autonomie financière est démontrée par des valeurs supérieures à 20%. Liquidité = (disponibilités + créances) / dettes à court terme Ce ratio mesure si l'ensemble des actifs à court terme couvre bien les dettes à court terme et indique donc si l'entité pourra faire face à ses engagements à court terme. La valeur de ce ratio doit être supérieure ou égale à 1. Dans le cas contraire, les actifs courants ne suffisent pas à couvrir les dettes à court terme et l'entité risque de ne pas pouvoir faire face à ses engagements dans un très proche avenir (mois d'un an). Ratio d'endettement = fonds propres / dettes à moyen et long terme 4

5 Ce ratio donne la mesure de la solvabilité et de l'indépendance de l'opérateur. Pour une bonne autonomie financière, ce ratio doit être supérieur à 30%. Adéquation des fonds propres = fonds propres / total des recettes C'est le ratio entre les ressources stables et le total des recettes et mesure le nombre de périodes dont l'entité dispose pour assurer son activité avec les fonds propres. Une valeur élevée est donc une indication de la capacité de «survie» de l'entité. Un taux inférieur à 25 % est considéré comme défavorable. Indice d'activité = (montant total de l'offre / durée) / total recettes d'exploitation Il est recommandé que les recettes annuelles d'exploitation du contractant soient plus du double du montant annuel de l'offre soumise. C. Analyse des résultats Les points attribués en fonction de la valeur calculée de chaque ratio s'échelonnent entre 0 et 2. Après avoir additionné les points accordés pour chacun des exercices financiers analysés, une classification de la capacité financière est établie selon trois niveaux: INSUFFISANT, SATISFAISANT et BON. Si certains ratios se révèlent insuffisants, une analyse financière approfondie sera effectuée. Les ratios ci-dessous seront utilisés. Pour les opérateurs économiques tenant une comptabilité consolidée: Ratio Formule Délai de rotation des «créances clients» = clients / CA * 360 Délai de rotation du «crédit fournisseurs» = fournisseurs / achats nets * 360 Fonds de roulement Besoin de fonds de roulement = capitaux permanents - actifs immobilisés nets = actifs circulants (non financiers) - dettes à court terme (non financières) Délai de rotation des créances clients = clients / CA * 360 Il s'agit d'un ratio financier qui indique la vitesse à laquelle une société recouvre ses crédits clients. En d'autres termes, il exprime en nombre de jours, la durée moyenne du crédit accordé par l'entreprise à ses clients (ou la durée moyenne du paiement de ces derniers). Délai de rotation du crédit fournisseurs = fournisseurs / achats nets * 360 Ce ratio permet de mesurer le degré d'exigibilité des dettes fournisseurs. Il exprime, en nombre de jours, la durée moyenne des délais de paiement qui sont accordés par les fournisseurs de l'entité. 5

6 Le délai de rotation des créances clients doit être inférieur au délai de rotation du crédit fournisseurs pour éviter tout déficit de ressources financières et donc l'incapacité de paiement. Fonds de roulement = capitaux permanents - actifs immobilisés nets Le fonds de roulement est la partie des capitaux permanents (capitaux propres, provisions pour risques et charges et dettes à plus d'un an) qui excèdent le montant des immobilisations. Le fonds de roulement va servir à financer le cycle d exploitation de l'opérateur économique. Il doit normalement couvrir en grande partie les besoins en fonds de roulement. Le fonds de roulement évite ainsi à l'entité de recourir de manière accrue au financement bancaire à court terme qui peut générer des charges financières importantes. Besoin en fonds de roulement = actifs circulants (non financiers) - dettes à court terme (non financières) Le besoin en fonds de roulement (BFR) représente le décalage de trésorerie provenant de l'activité courante de l'entité (l'exploitation). Un fonds de roulement supérieur au besoin de fonds de roulement représente une situation favorable dans laquelle l'équilibre financier est réalisé. Pour les opérateurs économiques tenant des états financiers simplifiés: Ratio Fonds propres (actifs nets) Flux de liquidités Formule = avoirs - engagements = recettes - dépenses Fonds propres (actifs nets) = avoirs - engagements Les fonds propres représentent la différence entre le total des avoirs et des engagements. Un actif net positif est indispensable pour assurer une certaine croissance. Flux de liquidités = recettes - dépenses Le cash-flow mesure les flux de liquidités que l'entité génère de ses activités; il doit être positif. À l'issue de cette analyse approfondie, les résultats seront classifiés en deux catégories: «défavorable»: si les résultats cumulés au terme de l'analyse approfondie sont plutôt défavorables, il est décidé d'exclure l'opérateur économique; «favorable»: des résultats plutôt favorables pourraient inciter l'ordonnateur responsable à continuer avec l'opérateur économique tout en prévoyant des mesures de protection. 6

7 Si, à la suite de cette analyse, un candidat/soumissionnaire ne possède pas une capacité financière satisfaisante, celui-ci peut, conformément à l'article 147, paragraphe 3, des RAP, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Elles doivent dans ce cas prouver qu'elles disposeront des moyens nécessaires pour l'exécution du marché. Les entités tierces seront donc soumises à l'examen de leur capacité financière de la même façon que les entités mentionnées au point 2 ci-dessus. Dans ce cas, le candidat/soumissionnaire et ces entités seront solidairement responsables de l'exécution du marché. Le cas échéant, les actionnaires ou les dirigeants pourront s'engager à titre personnel pour se substituer à la capacité financière de l'opérateur économique concerné. Tout document probant sera analysé au cas par cas et la décision finale reviendra à l'ordonnateur concerné. D. Évaluation de la situation financière des cas exceptionnels prévus au point 3.3 «Documents» Pour les cas exceptionnels prévus au point 3.3 «Documents», les opérateurs économiques concernés sont autorisés à prouver leur capacité économique et financière par tout moyen approprié, comme, par exemple, une déclaration bancaire ou celle d'une assurance couvrant ses risques professionnels. Ces documents seront analysés au cas par cas afin de déterminer la teneur des déclarations et des engagements de ces institutions. E. Cas spéciaux Entreprises de création récente L'analyse est effectuée sur la base des documents visés au point 3.4 ci-dessus (cas particuliers). Acquisition, fusion et absorption récentes L'analyse est effectuée sur la base des documents financiers des deux derniers exercices clos de chaque opérateur concerné par ces opérations d'acquisition, fusion et absorption (s'il s'agit d'entités récentes, voir le point 3.4.). Consortiums et sous-traitants Dans le cas des consortiums ou sous-traitants, il convient de distinguer entre deux types de critères: pour les critères fixés en tant que conditions minimales de viabilité financière, il y a lieu de procéder à une évaluation individuelle de chaque opérateur; pour les critères considérés comme remplis au-delà d'un certain seuil, par exemple le chiffre d'affaires global ou celui relatif au marché en question, une évaluation globale sera effectuée. 7

8 Il est à noter que tous les cas de figure couverts par cette méthodologie peuvent se combiner entre eux. 8