livret social de l employeur

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1 livret social de l employeur 2013

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3 Plan par thèmes abordés Thème 1 Les obligations La déclaration préalable à l embauche 5 La médecine du travail 6 La convention collective 7 La prévoyance complémentaire 7 Le registre du personnel 7 L affichage 8 L organisation des élections professionnelles 8 Le DIF (Droit Individuel de Formation) 9 La sécurité dans l entreprise et registre d évaluation des risques professionnels 10 Les fiches de prévention à l exposition de certains risques professionnels 10 La déclaration d un accident du travail 12 Les documents à remettre au salarié lors de la rupture du contrat de travail 12 Le sort de la prévoyance et de la mutuelle après le départ de l entreprise : les obligations de l employeur 14 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le décompte de l horaire de travail 15 Le contingent d heures supplémentaires 16 Durée du travail maximale dans le régime agricole 17 Le repos compensateur de remplacement 18 Heures supplémentaires 18 Le travail dominical 20 Le travail de nuit 21 Les apprentis et jeunes de moins de 18 ans 22 La journée de solidarité 23 Thème 3 Divers La période d essai du contrat à durée indéterminée (hors VRP) 25 La classification des emplois 28 La rupture conventionnelle du contrat à durée indéterminée 29 La clause de non-concurrence 31 Le maintien de salaire en cas d arrêt de travail 31 Annexes Annexe 1 : La fiche d embauche 33 Annexe 2 : Seuils d effectifs créateurs d obligations en droit social 34 Annexe 3 : Exemple de fiche d enregistrement du temps de travail 36 Annexe 4 : Fiche prévention à certains facteurs de risques 37 Annexe 5 : Affichage obligatoire 38 3

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5 Thème 1 Les Obligations La déclaration préalable à l embauche Vous devez déclarer toute embauche de personnel à l URSSAF ou MSA (régime agricole) par une déclaration préalable à l embauche «DPAE». C est à l employeur d effectuer cette DPAE, avant la prise de fonction du salarié : soit par Internet ( via le site ( soit par net-entreprises.fr soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel paie et pour le régime agricole ; soit par un formulaire daté et signé par l employeur envoyé par la poste ou par télécopie à l URSSAF ou la MSA. Vous recevrez un accusé de réception de l URSSAF ou de la MSA avec un volet détachable qui devra être impérativement remis sans délai au salarié. Le défaut de remise au salarié du document reproduisant les informations contenues dans la déclaration et du volet détachable de l accusé de réception est passible d une amende prévue pour les contraventions de 4 ème classe. A noter : Si le salarié est de nationalité étrangère, l employeur doit vérifier qu il possède bien une autorisation de travail en cours de validité avant l embauche auprès de la préfecture, sauf pour les ressortissants de l Union Européenne sous certaines réserves. Les dispositions relatives à l embauche d un salarié étranger hors Communauté Européenne, ont été renforcées depuis le 1 er juillet Vous devez procéder à une demande de vérification d authenticité du titre de séjour auprès des services de la Préfecture de votre lieu d établissement. A défaut de respecter cette procédure, les sanctions pénales sont constitutives d amende de 1500 à 7500 euros. Ces amendes sont doublées pour toute récidive. D autre part, l employeur qui aura occupé un travailleur étranger non muni d un titre de séjour l autorisant à exercer une activité salariée, s expose à de lourdes sanctions : amende de à euros et peine d emprisonnement de 5 ans. 5

6 Thème 1 Les Obligations La médecine du travail Il est obligatoire d adhérer à un service médical du travail interentreprises agréé et compétent territorialement. Tout salarié doit faire l objet d un examen médical avant l embauchage ou au plus tard avant l expiration de la période d essai. (Certains cas de dispense existent mais cela est très encadré). Toutefois, pour les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée, la visite médicale doit intervenir avant l embauche. La surveillance médicale renforcée concerne les salariés de moins de 18 ans, les femmes enceintes, les travailleurs handicapés et les salariés exposés à certains risques limitativement définis, tels que l amiante, les rayonnants ionisants, le bruit, etc. (Art. R C.Trav.) Vous devez donc impérativement contacter votre médecine du travail pour les salariés que vous embauchez quelle que soit la durée d embauche (1 jour, une semaine, 1 mois ). Vous devez en qualité d employeur provoquer et vous assurer de la programmation de cette visite médicale d embauche. Les fiches médicales d aptitude doivent pouvoir être présentées lors des contrôles. Tous les salariés sont obligatoirement soumis à un examen médical au moins une fois tous les 24 mois. Depuis le 1 er juillet 2012, une fréquence supérieure à 24 mois peut être prévue par l agrément du service de santé au travail, sous réserve d un suivi médical adéquat, de la mise en place d entretiens infirmiers et de la prise en compte de bonnes pratiques existantes. Le salarié doit être informé des conséquences médicales des expositions au poste de travail et du suivi médical nécessaire. Les salariés sous surveillance renforcée sont soumis à une surveillance médicale spéciale, c est-à-dire avec une périodicité plus rapprochée (au plus 24 mois), ainsi que des éventuels examens ou analyses complémentaires à effectuer (par ex. radiographie des poumons ). Le salarié ayant le statut de travailleur de nuit est soumis à une surveillance médicale particulière avant son affectation sur un poste de nuit, et par la suite, à une visite au minimum tous les 6 mois. Depuis le 1 er juillet 2012, le salarié doit passer une visite médicale de reprise dans les 8 jours suivant sa reprise du travail : après un congé de maternité ; après un arrêt de travail pour cause de maladie professionnelle ; après un arrêt de travail d au moins 30 jours pour cause d accident du travail, de maladie ou d accident non professionnel, Attention : La jurisprudence précise que le manquement à l organisation des visites médicales obligatoires (embauches, visites périodiques, après un arrêt de travail, retour de maternité), cause nécessairement un préjudice au salarié qui ouvre droit à des dommages et intérêts. 6

7 Thème 1 Les Obligations Les juges constatent également qu un salarié qui a repris son travail sans bénéficier d une visite médicale de reprise obligatoire (auprès du médecin du travail dans les 8 jours de sa reprise) peut à son initiative prendre acte de la rupture de son contrat de travail, autrement dit aux «torts» de l employeur. Les conséquences financières qui en découlent sont conséquentes en termes de dommages et intérêts. La convention collective Vous devez informer tous vos salariés de l existence de la Convention Collective applicable dans votre entreprise. De plus, vous devez tenir à leur disposition cette convention pour qu ils puissent la consulter le cas échéant. Si vous ne possédez pas cette convention, nous vous invitons à vous la procurer auprès de la Documentation Française : http// Pour le régime agricole, vous devez rendre auprès des unités territoriales de la Direccte soit physiquement, soit sur leurs sites internet : La prévoyance complémentaire En cas de mise en place d un régime de prévoyance et/ou de mutuelle, ou d adhésion de salariés à un régime déjà existant, outre le respect strict d un formalisme par l employeur, ce dernier doit remettre aux salariés une notice d information, établie par l assureur, définissant les garanties et les formalités en cas de sinistre. A défaut, le salarié peut demander des dommages et intérêts à son employeur. Ce dernier peut même être condamné à assurer la charge des prestations en lieu et place de l assureur. [Cass. soc., 12 mars 2008, Cass. civ. 2, 15 mai 2008]. En cas de départ du salarié dans certaines conditions celui-ci peut bénéficier de la portabilité de la prévoyance. ---> voir page 14 «Le sort de la prévoyance et de la mutuelle après le départ de l entreprise : les obligations de l employeur» Le registre du personnel Les employeurs doivent tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l ordre d embauchage, tous les salariés occupés par l établissement (y compris les intérimaires). Ce registre établi par l employeur doit être tenu au siège de chaque établissement. Il comporte nom, prénoms, nationalité, date de naissance, emploi, qualification, entrée et sortie des salariés. Vous devez tenir à la disposition des contrôleurs, les copies des titres de travail des salariés étrangers avec le registre du personnel, et sur chaque lieu de travail distinct du siège et n ayant pas le caractère de stabilité pour les salariés étrangers qui y sont occupés. 7

8 Thème 1 Les Obligations L affichage Doivent notamment être affichés dans les locaux normalement accessibles aux salariés : L adresse et le numéro d appel (Article D du Code du Travail) : - du Médecin du Travail ou du Service Médical du Travail compétent pour l établissement, - des services de secours d urgence, - de l Inspection du Travail compétente, avec le nom de l Inspecteur ou du Contrôleur. L horaire collectif de l entreprise (les heures auxquelles commence et finit le travail) ; L interdiction de fumer dans les locaux de l entreprise ; Un exemplaire de la convention collective doit être mis à disposition pour consultation. Cette liste n est pas exhaustive. Nous vous invitons à consulter l annexe 5 jointe à ce livret pour plus de précisions. L organisation des élections professionnelles Nous vous rappelons qu il est obligatoire d organiser les élections des délégués du personnel dans tous les établissements où sont occupés au moins 11 salariés. L effectif requis doit être atteint pendant douze mois, consécutifs ou non, au cours des trois années précédent le calcul d effectif. L effectif se calcule mois par mois et non en effectuant la moyenne des trois années. La loi n du 2 août 2005 a porté de 2 à 4 ans la durée du mandat des membres élus du personnel. La non organisation des élections des délégués du personnel n est pas sans risques importants. En effet, la consultation des délégués s avère nécessaire dans le cas d un licenciement économique collectif ou bien encore d un licenciement pour inaptitude suite à un accident ou maladie professionnelle. A titre d exemple, dans ce dernier cas d espèce, l avis des délégués du personnel sur le reclassement du salarié doit être recueilli après l inaptitude d origine professionnelle du salarié constatée, et ce, avant d engager la procédure de licenciement. L inobservation de cette obligation est sanctionnée par une indemnité qui ne peut être inférieure à 12 mois de salaire en vertu de l article L du Code du travail. Le défaut de mise en place des délégués du personnel peut être sanctionné pour délit d entrave et l employeur encourt des sanctions pénales sévères. Une jurisprudence récente précise que les salariés peuvent désormais obtenir des dommages et intérêts au titre du préjudice subi par l absence d élection de délégué du personnel. 8

9 Thème 1 Les Obligations Le DIF (Droit Individuel de Formation) Depuis la loi du 7 mai 2004 le DIF permet au salarié en contrat à durée indéterminée ayant un an d ancienneté dans l entreprise de se constituer un capital de temps de formation de 20 heures par an minimum pour un temps plein, cumulable sur six ans pour suivre une formation réalisée hors temps de travail, sauf dispositions conventionnelles contraires. Les titulaires d un CDD peuvent également bénéficier du DIF, calculé prorata temporis, dès lors qu ils ont travaillé sous CDD au moins 4 mois, consécutifs ou non, au cours des 12 derniers mois. Les contrats d apprentissage et de professionnalisation sont exclus du dispositif. L employeur doit consulter la convention ou l accord collectif interprofessionnel, de branche ou d entreprise pour connaître les dispositions particulières du DIF qui sont applicables dans son entreprise notamment sur le volume d heures capitalisé dans l année. Parfois le droit est supérieur à 20h/an. Chaque année, l employeur doit informer les salariés par écrit du total de leurs droits acquis au DIF. La mise en œuvre du DIF relève de l initiative du salarié qui doit obtenir l accord de l employeur. Vous disposez d un mois pour notifier votre réponse, l absence de réponse valant acceptation de la demande. La formation se déroule en principe en dehors du temps de travail, sauf dispositions conventionnelles contraires. Ces heures de formation ouvrent droit au versement par l employeur d une allocation de formation exonérée de cotisations, égale à 50 % de la rémunération nette de référence du salarié. Elle est imputable sur la participation formation des entreprises d au moins 10 salariés. Celles de moins de 10 salariés pourront le cas échéant en obtenir la prise en charge par un OPCA. En cas de licenciement, sauf faute lourde, les droits acquis au titre du DIF (nombre d heures et montant en euros) et la possibilité d en demander le bénéfice pendant le préavis doivent être mentionnés dans la lettre de licenciement. Si le salarié présente sa demande, le solde du nombre d heures acquises au titre du DIF va être multiplié par le montant de l allocation forfaitaire soit, à ce jour, 9.15 euros. En cas de non-respect de son obligation d information, l employeur peut se voir condamner à des dommages et intérêts pour réparer le préjudice constaté. La loi sur la formation du 24 novembre 2009 permet au salarié de bénéficier de la portabilité du DIF sous certaines conditions : pas de faute lourde et ouverture de droit à l assurance chômage. Ainsi les heures non utilisées chez un ancien employeur peuvent être utilisées au cours des deux années suivant son embauche dans une autre entreprise ou pendant son indemnisation chômage. 9

10 Thème 1 Les Obligations La sécurité dans l entreprise et registre d évaluation des risques professionnels Sous peine d engager sa responsabilité, l employeur doit prendre toutes mesures nécessaires (actions de prévention, de formation, d information ) pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés, ces mesures devant être adaptées à l évolution des techniques. L article R du Code du Travail prévoit que «l employeur doit transcrire et mettre à jour dans un document unique les résultats de l évaluation des risques pour la sécurité et la santé des travailleurs». Il faut donc effectuer une réelle démarche impliquant un inventaire des risques et l élaboration d un programme d actions pour prévenir les risques détectés au niveau de chaque unité de travail. L établissement de ce document doit être effectif depuis le 8 novembre A défaut, le législateur a prévu des sanctions pénales pouvant aller jusqu à euros. Le document unique d évaluation des risques doit faire l objet d une mise à jour au moins annuelle. Les fiches de prévention à l exposition de certains risques professionnels Tous les employeurs doivent remplir des fiches individuelles de prévention des expositions à la pénibilité pour les salariés exposés à certains facteurs de risque. Cette obligation est applicable aux expositions intervenues depuis le 1 er janvier Toutes les entreprises sont concernées par l obligation de rédiger de telles fiches d exposition dès l instant où elles emploient des salariés exposés à ces facteurs de risques. Pour chacun des salariés exposés à un ou plusieurs des facteurs de risques professionnels concernés, c est à l employeur de rédiger une fiche individuelle de prévention des expositions. Celle-ci est donc nominative. Elle doit contenir : les conditions habituelles d exposition appréciées, notamment, à partir du document unique ainsi que les événements particuliers survenus ayant eu pour effet d augmenter l exposition ; la période d exposition ; les mesures de prévention organisationnelles, collectives ou individuelles mises en œuvre pour faire disparaître ou réduire les facteurs de risques durant cette période. Cette fiche doit être actualisée lors de toute modification des conditions d exposition pouvant avoir un impact sur la santé du salarié. 10 Facteurs de risques pris en compte : Selon la loi, la pénibilité se caractérise par le fait d être ou d avoir été exposé au cours de sa carrière à des risques professionnels liés à : > Les contraintes physiques marquées. Sont visées : les manutentions manuelles de charges, les postures pénibles définies comme positions forcées des articulations et les vibrations mécaniques.

11 Thème 1 Les Obligations > L environnement physique agressif. Sont visés : les agents chimiques dangereux, y compris les poussières et les fumées, les activités exercées en milieu hyperbare, les températures extrêmes, le bruit. > Certains rythmes de travail susceptibles de laisser des traces durables, identifiables et irréversibles sur la santé du travailleur. Sont visés : le travail de nuit, le travail en équipes successives alternantes (Est ici visée l organisation du travail dans laquelle plusieurs équipes se succèdent sur un même poste de travail sans que leurs horaires se chevauchent), le travail répétitif caractérisé par la répétition d un même geste, à une cadence contrainte, imposée ou non par le déplacement automatique d une pièce ou par la rémunération à la pièce, avec un temps de cycle défini. En résumé l employeur doit : recenser les postes exposés à des facteurs de pénibilité afin de mettre en place la fiche pénibilité ; annexer au document unique la proportion de salariés exposés avec les fiches d exposition aux risques ; définir des mesures de prévention des situations de pénibilité. Destinataires des fiches Le service de santé au travail et/ou le médecin du travail reçoivent la fiche et les mises à jour de celle-ci. Une copie de la fiche doit être remise au salarié en cas de départ de l établissement, d arrêt de travail d au moins 30 jours consécutifs à un accident du travail ou une maladie professionnelle et d au moins trois mois dans les autres cas, et déclaration de maladie professionnelle. La fiche doit être tenue à tout moment à la disposition du salarié. Celui-ci peut également demander la rectification des informations y figurant. Les sanctions L employeur qui ne remplit pas ou n actualise pas sa fiche encourt une amende de au maximum (3 000 en cas de récidive). Celle-ci est appliquée autant de fois qu il y a de salariés concernés. La fiche pénibilité ressort de l obligation générale de sécurité de résultat qui pèse sur chaque employeur. Le défaut d établissement de la fiche peut, en effet, révéler un défaut d évaluation des risques susceptible de caractériser une faute inexcusable de l employeur avec les conséquences que cela engendrent pour le salarié et l employeur : indemnisation complémentaire pour le salarié, majoration de la rente versée au salarié par la CPAM supportée par l employeur notamment. Par ailleurs, le salarié pourrait réclamer des dommages et intérêts conséquents dans le cas où, faute d établissement de la fiche pénibilité par l employeur, il serait dans l impossibilité d établir son exposition aux facteurs de pénibilité dans le cadre d une demande de reconnaissance de maladie professionnelle ou de retraite anticipée. C est à l employeur, qui connaît le mieux les risques liés aux emplois existants dans son entreprise, de faire ce travail de fiches nominatives. 11

12 Thème 1 Les Obligations L employeur peut se faire aider auprès de la médecine du travail ou de spécialistes de la sécurité et de la santé dans l entreprise. Pour votre information, il peut exister des outils d aide à l établissement de ces fiches établis par vos organisations syndicales. Vous pouvez trouver de nombreuses informations sur la santé et la sécurité au travail via des sites de l état ( et d organismes généralistes tels que l INRS ( > La fiche de prévention des expositions à certains facteurs de risques professionnels se trouve en annexe 4. La déclaration d un accident du travail Est considéré comme accident du travail, quelle que soit la cause, l accident survenu par le fait ou à l occasion du travail à toute personne salariée ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit, pour un ou plusieurs employeurs ou chefs d entreprise (Code de sécurité sociale, art. L ). Il est donc caractérisé par : Un fait accidentel qui résulte d un évènement survenu soudainement et qui soit à l origine d une lésion de l organisme ; Un fait lié au travail : l accident doit survenir pendant le temps et au lieu de travail, c est-à-dire lorsque le salarié est soumis à l autorité de l employeur. La victime d un accident du travail doit, dans les 24 heures, sauf cas de force majeure, d impossibilité absolue ou de motif légitime, en informer ou en faire informer l employeur ou l un de ses préposés (Code de sécurité sociale, art. L ). L employeur doit déclarer tout accident dont il a eu connaissance, même en l absence de tout arrêt de travail, à la caisse primaire d assurance maladie dont relève la victime, par lettre recommandée avec AR, dans les 48 heures, non compris les dimanches et jours fériés (imprimé à se procurer auprès des caisses de sécurité sociale ou sur internet, gouv.fr) et adresser à la CPAM une attestation de salaire et délivrer à la victime une feuille d accident. L obligation mise à la charge de l employeur de déclarer tout accident dont il a eu connaissance, qu il s agisse d un accident du travail proprement dit ou d un accident de trajet, est formelle. Ainsi, si l employeur considère qu il ne s agit ni d un accident du travail ni d un accident de trajet, il ne dispose d aucun pouvoir pour apprécier le caractère professionnel de l accident. Il peut seulement, le cas échéant, contester le caractère professionnel de l accident, mais il doit le déclarer. Vous pouvez donc assortir la déclaration de réserves circonstanciées immédiates par lettre jointe à la déclaration d accident du travail ou directement sur cette déclaration. Les documents à remettre au salarié lors de la rupture du contrat de travail A la date de la rupture du contrat de travail, quelle qu en soit l origine (licenciement, démission, rupture conventionnelle.), l employeur doit remettre au salarié : 12 Un certificat de travail A l expiration du contrat de travail, l employeur doit délivrer au salarié un certificat de travail (art. L du code du travail). Cette formalité s impose pour toute fin de

13 Thème 1 Les Obligations contrat de travail, quelle qu en soit la nature (CDI, CDD, ) et quelle que soit la cause de la rupture (démission, licenciement, fin de période d essai ). Le certificat de travail remis au salarié à son départ de l entreprise doit mentionner : La date d entrée du salarié et celle de sa sortie ; La nature de l emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ; Le solde du nombre d heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées La somme correspondant à ce solde L organisme paritaire collecteur agréé compétent (OPCA de l employeur) pour verser la somme en cas de formation suivie pendant la période de chômage. Un reçu pour solde de tout compte Depuis la loi du 25 juin 2008, le reçu pour solde de tout compte doit faire l inventaire de sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (salaire, indemnité compensatrice de préavis, de congés payés, indemnité de JRTT, repos compensateur..). Il ne peut pas être imprécis ou général ni mentionner une somme globale. Il doit être établi en double exemplaire dont un remis à son signataire et il doit être signé à la fin du contrat c est-à-dire au terme du préavis. Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé, par LR/AR dans les six mois qui suivent sa signature. Une attestation Pôle Emploi L employeur est tenu de délivrer au salarié une attestation qui lui permet de faire valoir ses droits à l assurance chômage. L obligation de délivrer cette attestation s impose quelle que soit la nature du contrat (CDD, CDI) et la cause de la rupture du contrat de travail. S il doit être fait mention du motif exact de la rupture (démission, licenciement, etc.) en revanche l attestation ne doit en aucun cas, sous peine de dommages et intérêts préciser le motif du licenciement personnel (ex : insuffisance professionnelle). L attestation PÔLE EMPLOI doit être remise à la fin du contrat de travail. L employeur doit transmettre un exemplaire de cette attestation à l ASSEDIC en l envoyant à l adresse suivante : Centre de traitement BP AVON CEDEX. Attention : Pour les employeurs de 10 salariés et plus Depuis le 1 er janvier 2012, ces employeurs doivent impérativement adresser l exemplaire de l attestation destinée au Pôle Emploi sous forme électronique et non plus papier, sauf impossibilité pour une cause qui leur est étrangère (c. trav. art. R , modifié par décret du 1 er février 2011, JO du 3). A noter : L effectif s apprécie au niveau de l établissement, au 31 décembre de l année précédant l expiration ou la rupture du contrat de travail. Pour les établissements créés en cours d année, l effectif sera apprécié à la date de leur création. Les salariés sont pris en compte selon les modalités prévues par le droit du travail. Deux modalités de transmission sont admises (arrêté du 14 juin 2011, JO du 22) : Dépôt d un fichier provenant du logiciel de paie, soit par Internet via le protocole de transfert de fichier SFTP ou le site soit par un réseau privé virtuel (VPN) ; Saisie en ligne directement sur le site Internet de Pôle Emploi ( 13

14 La non remise de l attestation PÔLE EMPLOI expose l employeur aux sanctions pénales prévues pour les contraventions de 5 ème classe et au risque d une condamnation à verser des dommages et intérêts en raison du préjudice subi par le salarié. En retour de la transmission de l attestation, Pôle emploi délivre à l employeur l attestation à remettre au salarié, constituée à partir des données transmises. L employeur peut corriger une attestation par la transmission dématérialisée d une nouvelle attestation, dans les mêmes conditions que l attestation initiale. Les employeurs ayant moins de 10 salariés peuvent soit recourir à la procédure de transmission dématérialisée, soit continuer à envoyer à Pôle emploi un exemplaire de l attestation sous format papier. Ils peuvent se procurer le formulaire auprès de Pôle emploi. Autres formalités Remise du bordereau BIAF aux CDD (Bordereau individuel d accès à la formation) Pour les entreprises qui ont un dispositif d épargne salariale (intéressement, PEE, PERCO ). Le sort de la prévoyance et de la mutuelle après le départ de l entreprise : les obligations de l employeur Pour éviter une rupture de tout ou partie du bénéfice des garanties complémentaires santé et prévoyance des salariés en cas de rupture de leur contrat de travail, l article 14 du 11 janvier 2008 instaure une portabilité de ces droits. Les employeurs ont donc une obligation d information et de conseil en matière de protection sociale complémentaire. Au terme du contrat, ils doivent remettre aux salariés concernés une notice d information fournie par l organisme assureur et un bulletin d adhésion ainsi qu un modèle de courrier de renonciation expresse. En effet, le salarié bénéficie d un délai de 10 jours pour accepter ou refuser ce dispositif. Sont concernés les salariés dont la rupture du contrat de travail ouvre droit à indemnisation auprès du régime d assurance chômage : (tous les licenciements sauf faute lourde, les ruptures conventionnelles, les fins de CDD, les ruptures de contrat d apprentissage et de professionnalisation, les démissions considérées comme légitimes) et qui ont travaillé au moins 1 mois entier chez le dernier employeur. Le bénéfice du maintien des garanties est accordé pour une durée égale à celle du dernier contrat de travail, appréciée en mois entiers, dans la limite de neuf mois. Le salarié perd son droit au bénéfice de la portabilité : en cas de renonciation expresse dans les 10 jours suivant la rupture du contrat de travail, dès qu il retrouve un emploi, en cas de radiation des listes Pôle Emploi. Pratiquement, l ancien salarié doit fournir à l ancien employeur la justification de sa prise en charge par le régime d assurance chômage. Il doit également informer son ancien employeur de la cessation du versement des allocations du régime d assurance chômage lorsque celle-ci intervient au cours de la période de maintien des garanties Financement du maintien des garanties Deux possibilités : financement conjoint par l ancien employeur et l ancien salarié dans les proportions et dans les conditions applicables aux salariés de l entreprise, financement par un système de mutualisation : prise en charge des droits à portabilité au niveau des salariés «actifs». 14

15 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le décompte de l horaire de travail Le chef d établissement doit afficher les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée de repos (l horaire est affiché, daté et signé). Préalablement, un double de l horaire de travail doit être adressé à l Inspecteur du Travail avant sa mise en service sous peine d amende. Le cas échéant l horaire collectif doit être soumis aux représentants du personnel pour avis. Selon les cas, les documents à établir prennent la forme : Affichage de l horaire collectif pour les salariés occupés selon cet horaire : indique les heures auxquelles commence et finit chaque période de travail. Il doit mentionner les temps de pause ainsi que les coupures. en cas d horaire non collectif (par exemple salariés à temps partiels, horaires individuels, horaires non collectifs, ) : La durée du travail de chaque salarié doit être décomptée individuellement : - Quotidiennement, par enregistrement selon tout moyen des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé d heures de travail effectuées ; - Chaque semaine, par récapitulation selon tout moyen du nombre d heures de travail effectuées par chaque salarié. Ce document est signé par le salarié et tenu à la disposition de l Inspection du Travail. Aucune forme particulière n est prescrite pour ces décomptes. Vous pouvez utiliser : cahiers, classeurs, registres, plannings, fiches (Cf. ANNEXE 3 : Fiche d enregistrement du temps de travail). La non-tenue des décomptes journaliers et hebdomadaires peut être punie de la peine d amende des contraventions de 4 ème classe soit 750 Euros maximum pour les personnes physiques et Euros maximum pour les personnes morales. Cette peine est appliquée autant de fois qu il y a de personnes employées concernées par l infraction. Par ailleurs, en cas de contentieux sur les heures complémentaires ou supplémentaires, l employeur qui ne peut pas produire les décomptes obligatoires se trouvera dans une situation très délicate face à une demande de rappel de salaires de son salarié ou ex-salarié. 15

16 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le contingent d heures supplémentaires (régime hors agricole) Le contingent constitue le seuil de déclenchement de la contrepartie obligatoire en repos. Il est fixé prioritairement par convention ou accord collectif d entreprise, ou à défaut par une convention ou un accord de branche. A défaut d accord collectif, le décret du 4 novembre 2008 fixe le contingent annuel à 220 heures par an. Ainsi, un accord d entreprise peut convenir d un contingent supérieur à celui prévu par l accord de branche. Il est néanmoins rappelé que la durée maximale de travail est fixée à 10 heures par jour, et à 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines, et 48 heures maximum pour une semaine. Pour recourir aux heures supplémentaires, depuis la loi du 20/08/08, il n est plus nécessaire d informer l inspection du travail ou de demander son autorisation en cas de dépassement du contingent. Cependant, il convient d informer le comité d entreprise, ou à défaut les délégués du personnel s agissant des heures supplémentaires effectuées dans le cadre du contingent et de consulter ces mêmes institutions en cas de dépassement du contingent. Le contingent détermine la contrepartie obligatoire en repos (dénommé anciennement : repos compensateur), c est-à-dire la compensation devant être accordée aux salariés, en plus du paiement des majorations pour heures supplémentaires. Cette contrepartie obligatoire en repos, due pour toutes heures accomplies au-delà du contingent, est fixée à : 50 % pour les entreprises jusqu à 20 salariés 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés Pour pouvoir bénéficier d un contingent plus élevé, et donc d un seuil de déclenchement de la contrepartie obligatoire en repos plus élevé, il est possible d établir un accord d entreprise prévoyant un contingent plus important. Concernant les modalités de prises de ce repos, elles doivent être fixées par convention ou accord d entreprise, ou à défaut par convention ou accord de branche. En l absence de conclusion d accords précités, elles sont définies par le décret du 4 novembre 2008 qui prévoit les dispositions suivantes : Ouverture du droit à repos lorsque la durée du repos atteint 7 heures, et prise du repos dans un délai maximal de 2 mois suivant l ouverture du droit Prise du repos par journée ou demi-journée à la convenance du salarié Règle selon laquelle l absence de demande du salarié de prise du repos ne peut entraîner la perte du droit à repos, l employeur devant lui demander de prendre ce repos dans un délai maximal d un an Demande de prise de repos par le salarié présentée à l employeur au moins une semaine à l avance, avec possibilité de report de 2 mois de la part de l employeur en cas de plusieurs demandes de salariés. 16

17 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le régime agricole : durée du travail maximale annuelle Par dérogation au décret fixant le contingent dans les conditions développées ci-avant, pour les exploitations et entreprises de production agricole qui relèvent de l accord national du 23 décembre 1981, la durée maximale annuelle autorisée est de heures. Cet accord permet donc l exécution d environ 340 heures supplémentaires par an. Il n y a donc pas de contingent annuel au sens développé ci-contre page 16. Cette durée maximale est de heures par an, soit environ 400 heures supplémentaires pour les entreprises de travaux agricoles, ruraux et forestiers et les CUMA ainsi que pour les exploitations agricoles n employant qu un seul salarié permanent. Ce maximum annuel vise les périodes de travail réellement effectuées. Les congés payés et les autres absences assimilées au travail effectif ne sont pas pris en compte pour la détermination du maximum annuel. Attention : un maximum annuel est susceptible d être limité dans les cas suivants : Au niveau individuel, lorsque le contrat de travail d un salarié est suspendu ; la durée maximale est réduite en proportion ; Au niveau de l entreprise, lorsque l entreprise emploie plus de 3 salariés, un maximum d entreprise est déterminé comme suit en fonction du nombre de salariés : - De 4 à 20 salariés = nombre de salariés x heures ; - Plus de 20 salariés = nombre de salariés x heures. Exemple : Dans une entreprise de 10 salariés, le maximum d entreprise est de 10 x h = h. Certains salariés peuvent travailler jusqu à heures, à condition qu au total les 10 salariés ne dépassent pas heures. Attention : Pour les entreprises relevant de l accord national et ce, quel que soit l effectif de l entreprise, un repos compensateur est calculé à l année. HEURES ANNUELLES EFFECTUEES de à de à de à JOURS DE REPOS COMPENSATEUR 1 jour 2 jours 3 jours 17

18 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le repos compensateur de remplacement Certains employeurs traduisent la majoration des heures supplémentaires en repos compensateur de remplacement (RCR). L employeur doit donc impérativement informer périodiquement le salarié de ses droits à repos compensateur. Il est recommandé de faire signer un écrit au salarié lors de la prise du repos. L employeur devra informer le gestionnaire paies afin qu il puisse mentionner les jours de repos pris sur le bulletin de paie du mois concerné. Pour l exemple, une 36 ème heure effectuée par un salarié dont l horaire hebdomadaire est de 35 heures, génère 1,25 heure de RCR (75 minutes) soit 1 heure (60 mn) + 25 % de majoration soit 15 mn (correspondant à 25 % de 60 mn). Heures supplémentaires La loi en faveur du travail, de l emploi et du pouvoir d achat, dite «loi TEPA» du 21 août 2007 permettait depuis le 1er octobre 2007 au salarié d être exonéré en tout ou partie de cotisations sociales sur les heures supplémentaires ou complémentaires (par l intermédiaire d une réduction des cotisations salariales dues sur ces heures), et de ne pas payer d impôt sur le revenu sur la rémunération versée en contrepartie de ces heures. Du côté de l employeur, celui-ci avait droit pour chaque heure supplémentaire effectuée par le salarié, à une déduction forfaitaire sur les cotisations patronales. Depuis le 1 er août 2012 Suppression de l exonération fiscale sur les heures supplémentaires et complémentaires pour tous les salariés quel que soit l effectif de l entreprise. Depuis le 1er septembre 2012 Suppression de la réduction des cotisations salariales pour tous les salariés quel que soit l effectif de l entreprise. Suppression de la déduction forfaitaire patronale de 0.50 euros pour les entreprises de plus de 20 salariés. Seule subsiste encore, la déduction patronale de 1,50 euros par HS, pour les entreprises de moins de 20 salariés (Attention : Le bénéfice de la déduction de cotisations patronales, nécessite de pouvoir justifier de la réalisation des heures supplémentaires, et notamment avoir des moyens de contrôle des heures supplémentaires (documents signés par les 2 parties, sauf pour les heures supplémentaires effectuées régulièrement dans le cadre d un horaire collectif supérieur à 35 heures). La loi de modernisation de l économie a prévu un dispositif de lissage expérimental permettant de continuer à appliquer le régime pendant 3 ans pour les entreprises ayant dépassé pour la première fois le seuil en 2008, 2009, 2010, 2011 ou Ainsi, une entreprise ayant franchi pour la 1 re fois le seuil de 20 salariés au 31 décembre 2009, 2010 ou 2011 continuent à bénéficier de la déduction forfaitaire 18

19 Thème 2 Notions sur le temps de travail durant 3 ans, avec application du taux de 1,50 euros. Ainsi une entreprise ayant franchi pour la 1 ère fois le seuil de 20 salariés au bénéficie de ce dispositif jusqu au Si l effectif de cette entreprise est au moins égal à 20 salariés au 31 décembre 2012, la déduction ne sera plus applicable en En revanche, si l effectif est redevenu inférieur à 20 salariés au 31 décembre 2012, la déduction continuera de s appliquer en Une entreprise ayant franchi pour la 1re fois le seuil de 20 salariés au 31 décembre 2010 bénéficiera de la déduction jusqu au 31 décembre Si le seuil de 20 salariés est franchi pour la 1re fois au 31 décembre 2011, la déduction s appliquera jusqu au 31 décembre En outre, les entreprises qui auront au moins 20 salariés pour la 1 re fois au 31 décembre 2012 continueront de bénéficier de la déduction en 2013, 2014 et Vous devez vérifier ou faire vérifier ce point de près car l analyse de la règle avec l évolution de votre effectif n est pas aisée. Taux légal du taux de majoration des heures supplémentaires depuis le pour toutes les entreprises quel que soit leur effectif Heures concernées 8 premières heures supplémentaires Heures supplémentaires suivantes taux légal de majoration 25 % (sauf taux fixé différent par convention ou accord collectif avec un plancher de 10%- * voir exemple plus bas) Heures supplémentaires suivantes 50 % (sauf taux fixé différent par convention ou accord collectif avec un plancher de 10%) * Exemple : La convention collective des HCR prévoit que les 4 premières heures supplémentaires sont majorées à 10 %, quel que soit l effectif de l entreprise. Ces entreprises ne sont donc pas tenues d appliquer un taux de majoration de 25 % depuis le 1 er octobre

20 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le travail dominical Par principe, le travail le dimanche est interdit, cependant il existe diverses dérogations. Dérogations permanentes Les dérogations permanentes visent les établissements qui sont dans l impossibilité d interrompre leur activité pour des raisons techniques ou de fermer 1 jour par semaine. Sont par exemple concernés : les hôpitaux, hôtels, restaurants, établissements fabriquant des denrées alimentaires destinées à la consommation immédiate, les commerces de détail alimentaires. Dans les établissements de commerce de détail alimentaire, le travail le dimanche est autorisé jusqu à 13 heures. Et depuis la loi du 10/08/09, les établissements de vente au détail situés dans des communes touristiques ou thermales et dans les zones touristiques d affluence exceptionnelle bénéficient également d une dérogation permanente. Dérogations sur autorisation Elles sont accordées par le préfet ou le maire, elles concernent : Les établissements dont le repos simultané le dimanche de tout le personnel serait préjudiciable au public ou compromettrait le fonctionnement normal de l établissement (ex. commerces à proximité de marchés dominicaux, ou magasins de souvenirs en zone touristique). Les établissements situés dans les périmètres d usage de consommation exceptionnel (PUCE), ces zones sont délimitées par le Préfet de Région. Les établissements de commerce de détail dans la limite de 5 dimanches par an. Obligation de négocier Dans le cadre des dérogations demandées, l employeur a une obligation de négocier des contreparties au travail dominical. Il doit donc être établi un accord collectif, ou à défaut une décision unilatérale de l employeur prise après référendum, ces documents devront être joints à la demande d autorisation de travail dominical. Cette obligation de négocier ne vise pas les dérogations pour ouverture de 5 dimanches par an. Pour les établissements situés dans un PUCE, le travail dominical ne pourra avoir lieu que pour les salariés ayant donné leur accord par écrit pour travailler le dimanche. 20

21 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le travail de nuit Définition du travail de nuit Le travail de nuit est défini comme tout travail entre 21 heures et 6 heures. Une autre période de 9 heures consécutives peut être définie par accord de branche étendu ou accord d entreprise en comprenant obligatoirement la plage de minuit à 5 heures du matin. Définition du statut de travailleur de nuit Le travailleur de nuit est celui qui répond à une des deux conditions suivantes : Il accomplit au moins deux fois par semaine, selon son horaire de travail habituel, au moins 3 heures de son travail quotidien de nuit (entre 21 heures et 6 heures) ; l horaire habituel correspond à celui qui se répète de façon régulière d une semaine à l autre Il accomplit au minimum 270 heures de nuit sur une période quelconque de 12 mois Préalablement à l affectation à un poste de nuit, les travailleurs de nuit bénéficient d une surveillance médicale renforcée. Le salarié qui travaille occasionnellement la nuit, sans répondre aux deux conditions ci-dessus n a pas le statut de travailleur de nuit. Vous devez cependant consulter votre convention collective applicable afin d apprécier les modalités éventuelles de majoration des heures de nuit. Recours au travail de nuit Le recours au travail de nuit doit être exceptionnel. Une convention ou un accord de branche étendu doit être conclu préalablement à la mise en place du travail de nuit dans une entreprise. Il fixe la durée maximale de travail quotidienne ou hebdomadaire, ainsi que la contrepartie sous forme de repos compensateur et, le cas échéant, sous forme de compensation salariale. 21

22 Thème 2 Notions sur le temps de travail Les apprentis et jeunes de moins de 18 ans Travail de nuit Les secteurs dans lesquels les caractéristiques de l activité justifient qu il puisse être accordé une dérogation sont les suivants : La boulangerie et la pâtisserie : le travail de nuit est autorisé avant 6h et au plus tôt à partir de 4 h (seuls les établissements où toutes les phases de la fabrication de pain ou de pâtisseries ne sont pas assurées entre 6h et 22h peuvent bénéficier de cette dérogation) ; La restauration et l hôtellerie : le travail de nuit n est ici autorisé que de 22h à 23h30 ; Les spectacles de 22h à 24h ; Les courses hippiques, pour l ensemble des activités liées à la monte et à la mène en course de 22h à 24h (dans le secteur hippique dérogation limitée à 2 fois / semaine et 30 nuits par an maxi). La dérogation est accordée par l inspection du travail pour une durée maximale d une année, renouvelable. Par ailleurs, le travail de nuit des apprentis de moins de 18 ans ne peut être effectué que sous la responsabilité effective du maître de stage. Travail les jours fériés Le principe de l interdiction demeure pour les jeunes et les apprentis de moins de 18 ans. Dérogation dans les secteurs dans lesquels les caractéristiques particulières de l activité le justifient. Il s agit de la même liste que celle autorisant le travail dominical des apprentis mineurs ci-dessous. Travail dominical Le travail le dimanche des apprentis de moins de 18 ans, en principe interdit, est autorisé pour les secteurs suivants : hôtellerie ; restauration ; traiteurs et organisateurs de réception ; cafés, tabacs et débits de boisson ; boulangerie ; pâtisserie ; boucherie ; charcuterie ; fromagerie crèmerie ; poissonnerie ; magasins de vente de fleurs naturelles, jardineries et graineteries ; établissements des autres secteurs assurant à titre principal la fabrication de produits alimentaires destinés à la consommation immédiate ou dont l activité exclusive est la vente de denrées alimentaires au détail. Attention : ne pas oublier les dispositions relatives au repos hebdomadaire. Cotisations sociales concernant les apprentis Les entreprises de moins de 11 salariés, et celles inscrites au répertoire des métiers, bénéficient d une exonération totale des cotisations sociales, sauf de la cotisation d accident du travail versée auprès de l Urssaf et qui est due sur une base forfaitaire qui varie selon le pourcentage de rémunération de l apprenti. Pour les entreprises de plus de 11 salariés, et non inscrites au répertoire des métiers, des cotisations sont dues auprès de l Urssaf, du Pôle-Emploi, et de la caisse de retraite, sur la base forfaitaire. Cependant ne sont dues que les cotisations patronales, la rémunération des apprentis bénéficiant d une exonération de la part salariale. Si l entreprise est assujettie à un régime de prévoyance, les cotisations de prévoyance restent dues dans tous les cas, que ce soit la part patronale ou salariale. 22

23 Thème 2 Notions sur le temps de travail La journée de solidarité Elle prend la forme d une journée de travail supplémentaire pour les salariés et d une contribution financière pour les employeurs. Salariés concernés et choix de la date de la journée de solidarité (JDS) Elle concerne l ensemble des salariés ; Pour un salarié à temps complet la durée de la JDS (journée de solidarité) correspond à 7 heures ; Pour les temps partiel elle est réduite proportionnellement à la durée contractuelle. Pour une durée de travail 20 heures par semaine, le DIF est égal à 7 heures / 35 h x 20 h soit 4 heures au titre de la JDS ; Il appartient à l accord d entreprise ou d établissement ou, à défaut, à l accord de branche de fixer la JDS. En l absence d accord d entreprise ou d accord de branche, la JDS est fixée par l employeur après consultation du comité d entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s ils existent ; L employeur peut prévoir : > Soit le travail d un jour férié précédemment chômé autre que le 1 er mai ; > Soit le travail d un jour de repos accordé au titre d un accord collectif aménageant le temps de travail sur plusieurs semaines ou à l année ; > Soit toute autre modalité permettant le travail de 7 heures précédemment non travaillées en application de dispositions conventionnelles ou des modalités d organisation des entreprises comme par exemple : - Une journée de repos RTT ; - Tout autre jour précédemment non travaillé, tel par exemple un samedi (mais pas un dimanche). Le fractionnement en tranches horaires de la journée de solidarité est autorisé (Exemple : un salarié travaille une demi heure de plus pendant 14 jours). Incidences de la JDS Les heures effectuées au titre de la JDS, dans la limite de 7 heures, ne sont pas qualifiées d heures supplémentaires, ne donnent pas lieu au déclenchement des droits au titre de la contrepartie obligatoire en repos et ne s imputent pas sur le contingent annuel d heures supplémentaires. En revanche, les heures au-delà de 7 heures ouvrent droit à rémunération et suivent, le cas échéant, le régime des heures supplémentaires. En clair, le salarié effectue une journée de travail au cours d une journée habituellement non travaillée sans que sa rémunération mensuelle brute ne change. 23

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25 Thème 3 Divers La période d essai du contrat à durée indéterminée (hors VRP) L objet de la période d essai L objet de la période d essai est de permettre : à l employeur d évaluer les compétences et les aptitudes professionnelles du salarié ainsi que son adéquation au poste qui lui est dévolu ; au salarié d apprécier si les fonctions occupées lui conviennent. Preuve de son existence L existence de la période d essai ne se présume pas, elle doit être expressément fixée, dans son principe et sa durée, dès l engagement du salarié. En l absence de contrat ou de signature du contrat de travail, la période d essai n existe pas. Le salarié est réputé être embauché à titre définitif dès le 1 er jour de l embauche sans période d essai. La durée Depuis la loi n du 25 juin 2008, le contrat de travail à durée indéterminée peut comporter une période d essai dont la durée maximale est : Pour les ouvriers et les employés : 2 mois ; Pour les agents de maîtrise et techniciens : 3 mois ; Pour les cadres : 4 mois. La suspension du contrat (indisponibilité du salarié, congés payés, maladie, etc.) autorise l employeur à reporter le terme de l essai. A retenir cependant : Aucun accord collectif conclu après le 26 juin 2008 et aucun contrat de travail ne peut prévoir une période d essai plus longue que la durée légale ; Par exception, les périodes d essai plus longues, fixées par les accords de branche conclus avant la publication de la loi (26 juin 2008) restent en vigueur ; Un accord collectif conclu après le 26 juin 2008 ou un contrat de travail peut prévoir l application d une période d essai plus courte. 25

26 Thème 3 Divers Le renouvellement de la période d essai La période d essai peut-être renouvelée 1 fois si les conditions suivantes sont remplies de manière cumulative : Existence d un accord de branche étendu le prévoyant ; Stipulation expresse dans le contrat de travail ; Accord du salarié. La loi du 25 juin 2008 impose que l accord de branche fixe les conditions et la durée du renouvellement. Il n est pas possible de prévoir à l avance l utilisation automatique du renouvellement. Celui-ci doit intervenir avant le terme de la période initiale avec l accord écrit du salarié. Le Code du travail prévoit que la durée de l essai renouvellement compris ne doit pas excéder le double de celle initialement prévue, soit : Pour les ouvriers et les employés : 4 mois ; Pour les agents de maîtrise et techniciens : 6 mois ; Pour les cadres : 8 mois. Les accords de branche conclus avant l entrée en vigueur de la loi qui autorise déjà le renouvellement de la période d essai vont continuer à s appliquer dès lors que ceux-ci répondent aux nouvelles exigences légales c est-à-dire comportent des précisions sur les conditions et la durée de renouvellement. La rupture de la période d essai La rupture de la période d essai à l initiative de l employeur ne constitue pas un licenciement : «chacune des parties dispose, en principe, d un droit de résiliation discrétionnaire sans avoir ainsi à alléguer des motifs». Cette liberté quant à la rupture de la période d essai vaut pour autant que celle-ci n ait pas été détournée de sa finalité. La sanction serait alors celle de l abus de droit au même titre que si la rupture résulte de la légèreté blâmable de l employeur. Exemples : Utilisation de la période d essai pour assurer l intérim d un poste ; Intention de l employeur de limiter, dès l origine du contrat, l emploi du salarié à la durée de l essai ; Précipitation inhabituelle pour interrompre la période d essai sans mettre le salarié dans les conditions normales d exercice de la profession ; Rupture le dernier jour (ou les derniers jours ou dernières semaines) d une période d essai de 4 mois renouvelée pour une période équivalente. C est l ensemble de la situation qui est appréciée par le juge en cas de litige. Les dispositions de l article L du Code du travail relatives au principe de nondiscrimination sont applicables à la période d essai. En pratique, l employeur doit taire les motifs d une rupture de période d essai, y compris en présence d une faute. Attention : lorsque l employeur invoque un motif disciplinaire pour mettre fin à la période d essai, c est-à-dire qu il se place volontairement sur le terrain disciplinaire en invoquant des fautes du salarié, il doit alors respecter la procédure disciplinaire. 26

27 Thème 3 Divers La Cour de cassation considère désormais que la rupture du contrat se situe à la date où l employeur a manifesté sa volonté d y mettre fin, c est-à-dire au jour de l envoi de la lettre recommandée avec A.R. notifiant la rupture. En revanche, la notification de la rupture, intervenant après l expiration de la période d essai, donne à cette rupture la nature d un licenciement avec les effets qui y sont attachés. L employeur doit respecter la procédure spéciale de licenciement des salariés protégés (conseillers du salarié, conseillers prud hommes, etc.) en cas de rupture de la période d essai. La rupture de la période d essai entraîne le respect d un préavis variant selon : La durée de présence du salarié dans l entreprise ; La personne qui en prend l initiative. La rupture par l employeur Lorsque l employeur met fin au contrat en cours, le salarié est prévenu dans un délai qui ne peut être inférieur à : 24 heures en deçà de 8 jours de présence ; 48 heures entre 8 jours et un mois de présence ; 2 semaines après un mois de présence ; Un mois pour trois mois de présence. La rupture par le salarié : 24 heures en deçà de 8 jours de présence ; 48 heures au-delà. Le délai de prévenance s applique à toute rupture de l essai du CDI comme du CDD. Articulation du délai de prévenance (ou de préavis) La période d essai (renouvellement compris) ne peut être prolongée du fait de la durée du délai de prévenance. La loi indique que le délai de prévenance de l employeur ne doit pas avoir pour effet de prolonger la période d essai, renouvellement inclus, au-delà des maxima légaux. Il faut donc anticiper la signification de la rupture de l essai en tenant compte du délai de prévenance. Cependant, la loi n exclut pas d attendre le dernier jour de l essai pour en signifier. La situation n est pas claire. Ce qu il faut faire en attendant d y voir plus clair sur cette notion de période d essai qui ne peut être prolongée du fait de la durée du délai de prévenance, et en attendant la jurisprudence c est : 1 Dans la mesure du possible de ne pas attendre la fin de l essai pour signifier sa rupture donc d insérer le délai de prévenance à l intérieur de la période d essai ; 2 De ne jamais donner à exécution d un travail au-delà de la durée prévue pour l essai. Dans ce cas, verser au salarié une indemnité compensatrice correspondant au délai de prévenance non effectué. Enfin, en cas de délai de prévenance (ou préavis) légal et conventionnel différent pour une rupture à l initiative de l employeur, la solution pour se prémunir du risque social est de respecter le délai de prévenance le plus long (y compris en appliquant le délai de prévenance légal à une période d essai conventionnelle). 27

28 Thème 3 Divers La classification des emplois C est la loi et la convention collective qui imposent la classification des emplois dans un souci de protection du salarié. La classification professionnelle doit en effet obligatoirement être indiquée sur les documents suivants : le contrat de travail, le bulletin de salaire, le certificat de travail, Cette mention sur les documents cités a pour objet de permettre au salarié de se situer dans la classification des emplois dans l entreprise et de vérifier notamment qu il perçoit bien la rémunération minimale conventionnelle. La classification se détermine en fonction du poste et des fonctions qui sont contractuellement dévolus aux salariés. Il faut donc examiner les critères retenus par la convention collective pour fixer les niveaux de classification et, compte tenu des fonctions exercées réellement par le salarié, de lui attribuer un niveau selon les exigences posées par la convention (nature des fonctions exercées, diplômes au niveau de formation, compétences, connaissances, polyvalence, responsabilité, autonomie, ancienneté...). Attention, la classification n est pas figée. Il faut donc veiller tout le long de la relation contractuelle à ce que celle-ci soit en adéquation avec les fonctions réellement exercées par le salarié. Les juges considèrent que le refus de l employeur de reconnaître la qualification «adéquate» au salarié constitue une violation de ses obligations suffisamment grave pour justifier une prise d acte du salarié. La rupture découlant de la prise d acte sera alors requalifiée en licenciement sans cause réelle et sérieuse. En tout état de cause, une mauvaise classification professionnelle aura pour conséquence, soit un sur-classement soit un sous-classement du salarié, chaque cas ayant des conséquences pour l entreprise. Pour le cas de sous-classement : arriérés de rémunération sur 5 ans maximum, dommages et intérêts. Remarque : La qualification professionnelle faisant partie du contrat de travail, l employeur ne peut unilatéralement y revenir. Si les nouvelles fonctions proposées au salarié impliquent un changement de qualification professionnelle, il s agit d une modification de contrat de travail que le salarié est en droit de refuser, même lorsque la rémunération et une partie des attributions antérieures sont maintenues. Le fait qu il s agisse d une promotion ou au contraire d une diminution de responsabilité n a aucune incidence sur ce point. En conclusion : Il est vivement conseillé d examiner de près les dispositions conventionnelles sur les classifications, afin d éviter tout contentieux, Le choix de la classification incombe à l employeur car il nécessite une bonne connaissance de la branche d activité et des fonctions exercées par le salarié, Il ne faut pas oublier que cette classification devra évoluer au fil de la carrière du salarié! Important : C est le niveau de classification qui détermine la rémunération conventionnelle minimale et non l inverse, c est-à-dire la rémunération décidée par l employeur qui détermine la classification. 28

29 Thème 3 Divers La rupture conventionnelle du contrat à durée indéterminée La loi portant sur la Modernisation du marché du travail ouvre une nouvelle voie aux employeurs et aux salariés désireux de rompre le contrat de travail qui les lie : la rupture conventionnelle. Ce nouveau type de rupture n est ni un licenciement ni une démission. La rupture conventionnelle ne peut être imposée ni par l employeur ni par le salarié. Elle résulte d une convention signée par les parties et doit garantir la liberté de leur consentement. Cette rupture constitue un contrat où employeur et salarié conviennent en commun des conditions de la rupture du contrat de travail. La rupture conventionnelle est subordonnée à un ou plusieurs entretiens au cours desquels le salarié et l employeur peuvent se faire assister. Les modalités pour se faire assister sont prévues par la loi. La loi n exige aucune formalité particulière pour la convocation ou la tenue du (ou des) entretien(s). Cependant, il est indispensable d utiliser l écrit. En effet, il est évident que la bonne préparation de l entretien par les deux parties constitue un élément essentiel de leur consentement. Par ailleurs, l écrit permet de s assurer et de démontrer que le salarié a été correctement informé sur le dispositif lui permettant ainsi de prendre sa décision en connaissance de cause. Le salarié doit être informé des modalités quant à son assistance lors de la procédure (modalités distinctes en présence ou non de représentant du personnel). Une invitation écrite dûment rédigée est nécessaire étant précisé que si le salarié use de cette faculté, l employeur pourra dans ce cas être également assisté. L accord des parties est matérialisé par la convention de rupture établie selon un document modèle Cerfa de l administration du travail. Le contenu de l accord définit les conditions de la rupture conventionnelle arrêtées lors des négociations, à savoir notamment la date de rupture du contrat de travail et le montant de l indemnité spécifique de rupture conventionnelle. Outre ces deux éléments, il convient à notre sens de rédiger une convention annexe de rupture conventionnelle à celle conclue par les parties sur le document administratif en mentionnant notamment le régime social et fiscal de l indemnité, rappeler le délai de rétractation, régler le cas échéant la clause de non-concurrence, indiquer au salarié qu il peut s informer auprès des services de l état avant signature, etc. 29

30 Thème 3 Divers La rupture conventionnelle crée la rupture et les conditions de départ (date de départ, montant de l indemnité) mais ne règle pas les désaccords salariaux sauf à établir une transaction. Il faut faire attention à ce qu un litige postérieur, objet d une transaction, ne remette pas en cause le consentement du salarié lors de la signature de la convention de la rupture de son contrat. Attention, Les indemnités de rupture conventionnelle versées à partir du 1 er janvier 2013 sont assujetties au forfait social au taux en vigueur (soit 20 % à date d édition de ce livret) sur la partie de l indemnité exonérée de cotisations mais assujettie à CSG ainsi que sur la partie exonérée à la fois de cotisations et de CSG. Il y a donc une contribution sociale employeur à partir de Concernant l indemnité de rupture conventionnelle versée au salarié en droit de bénéficier d une pension de retraite, l indemnité est soumise aux cotisations comme du salaire et soumise à l impôt. 30

31 Thème 3 Divers La clause de non-concurrence En juillet 2002 la Cour de cassation a introduit l exigence d une contrepartie pécuniaire. La clause de non-concurrence doit pour être valable, obéir à des conditions de fonds et de forme. Elle doit : 1 Etre justifiée par les intérêts légitimes de l entreprise ; 2 Etre limitée dans le temps et l espace ; 3 Comporter une contrepartie pécuniaire (veiller à ce que cette contrepartie ne soit pas dérisoire mais proportionnée à l interdiction). Une clause de non-concurrence sur un poste ne comportant aucune spécificité, aucun savoir-faire particulier, aucune position stratégique dans l entreprise peut déclencher des dommages et intérêts pour le salarié. La considération des spécificités de l emploi doit irradier l ensemble de la clause. Conséquence possible : Le salarié qui a respecté une clause de non-concurrence, illicite, en l absence de contrepartie financière, peut prétendre à des dommages et intérêts même si le contrat date d avant juillet Il faut donc que vous procédiez à une vérification de l ensemble de vos contrats de travail comportant une clause de non-concurrence et notamment les possibilités de dénonciation. Le maintien de salaire en cas d arrêt de travail Nous vous rappelons que l employeur est tenu de maintenir une indemnisation complémentaire à celle servie par la sécurité sociale ou par la MSA au salarié bénéficiant d un arrêt de travail. Le maintien de salaire s entend déduction faite des indemnités journalières versées par ces organismes. L obligation du maintien de salaire dans une certaine proportion et pour une certaine durée est prévue par la loi de mensualisation, et ce complément de salaire peut être amélioré par une convention collective. L ancienneté dans l entreprise, qui conditionne sauf accord collectif plus favorable, le bénéfice des indemnités complémentaires servies par l employeur en cas d arrêt de travail pour maladie ou accident, y compris d origine professionnelle, est d un an. Le délai de carence en matière d indemnisation pour maladie ou d accident n ayant pas une origine professionnelle, est de 7 jours. Précisons que toutes les périodes de travail accomplies dans la même entreprise dans le cadre du contrat de travail, sont prises en compte pour l appréciation de l ancienneté requise pour bénéficier des indemnités conventionnelles de maladie. 31

32 les ANNEXEs 32

33 Fiche d embauche envoi au cabinet dûment complétée au moins 8 jours avant embauche Déclaration Unique d Embauche (DUE) : A FAIRE par le cabinet OUI / NON (rayer la mention inutile) Vous pouvez établir la DUE par un formulaire envoyé par la poste ou fax à l URSSAF ou par Internet Établissement du contrat de travail par le cabinet : OUI / NON (rayer la mention inutile) Rappel : vous devez diligenter la visite médicale d embauche Nom de la société : N SIRET : le salarié Nom : Prénom : Nom de jeune fille : N sécurité sociale : Date et lieu de naissance : Nationalité : Situation de famille C / M / D / Autre : Enfant(s) à charge : Adresse : Code postal : Ville : le contrat de travail Date d entrée : Renouvellement essai oui - non Libellé de la Fonction : Désignation des tâches principales : Classification conventionnelle à insérer dans le contrat (suivre votre convention collective): Niveau : Échelon : Position : Coefficient : Catégorie : cadre / agent de maîtrise / employé / ouvrier / apprenti / autre : Clauses particulières à insérer dans le contrat : - - S agira t il d un contrat aidé ou contrat ouvrant droit à une exonération (apprentissage, professionnalisation, CUI, )? Si oui lequel? durée de travail hebdomadaire : durée de travail mensuelle : Si temps partiel : compléter le tableau suivant : Répartition des horaires de travail (obligatoire pour temps partiel) Jours Matin Après-midi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche Salaire Mensuel brut : Ou salaire mensuel net Ou salaire horaire brut : Ou salaire horaire net Particularité(s) à prévoir dans la rémunération (prime, avantages en nature, commissions ) : - - Nature du contrat CDD / CDI : Date de fin de CDD : Renouvellement Oui Non Motif CDD (motifs à préciser obligatoirement : l accroissement temporaire d activité, remplacement, saisonnier...) : (si surcroît, il faut obligatoirement préciser le motif exceptionnel du surcroît : commande imprévue, urgence à finir des travaux dans délais courts ) Étudiant : OUI / NON Employeurs multiples : OUI / NON 33Annexe 1- LA FICHE D EMBAUCHE

34 Annexe 2 - seuils d effectifs créateurs d obligations en droit social L effectif salarié de votre entreprise ou de votre établissement implique des obligations légales à respecter et le versement de cotisations sociales spécifiques. Il faut donc être très attentif à votre effectif et aux conséquences du franchissement des seuils d effectifs. Seuils d effectifs 9 salariés et moins Plus de 9 salariés Moins de 10 salariés 10 salariés et plus 10 salariés à moins de 20 salariés 11 salariés et plus Moins de 20 salariés 20 salariés et plus 50 salariés et plus Obligations sociales Déclaration/paiement trimestriel Urssaf Assujettissement à la taxe versement de transport * paiement mensuel Urssaf Participation à la formation (FPC) : 0.55% Le forfait social se calcule sur les contributions patronales de prévoyance Participation à la formation (FPC) *: 1,05% Délégués du personnel mise en place si effectif de l établissement >= 11 pendant 12 mois au moins consécutifs ou non au cours des 3 années précédentes le calcul consultation des représentants du personnel pour la formation professionnelle NAO : Négociation Annuelle Obligatoire si délégué syndical Apprentissage : soumission à certaines cotisations sociales si employeur non inscrit au répertoire des métiers Coefficient majoré réduction FILLON * Déduction forfaitaire * patronale sur heures supplémentaire (1,50 / h) Cotisation FNAL *: 0.10 % sur base plafonnée Règlement Intérieur Emploi obligatoire salariés reconnus travailleurs handicapés * à hauteur de 6% de l effectif Soumission contribution effort construction * Taux de la FPC * : 1,6% Cotisation FNAL * : 0,5% sur base déplafonnée Réduction Fillon * : application du coefficient non majoré (0.26) Comité d entreprise mise en place : si effectif de l établissement >= 50 pendant 12 mois, même si non consécutifs, durant les 3 années précédentes réunion du CE : une fois tous les 2 mois ou chaque mois si délégation unique du personnel ou effectif >= à 150 salariés Délégation unique : mise en place possible dans les entreprises de 50 à moins de 199 salariés Droits d expression des salariés : accord CHSCT mise en place : si effectif de l établissement >= 50 pendant 12 mois, même si non consécutifs, durant les 3 années précédentes formation des membres du CHSCT : 3 jours à la charge de l employeur Participation aux résultats de l entreprise : accord à conclure dans le délai d un an à partir de la clôture de l exercice au cours duquel l effectif de l entreprise a atteint 50 salariés pendant au moins 6 mois consécutifs ou non DMMO : déclaration mensuelle des mouvements de main d œuvre NAO : Négociation annuelle obligatoire sur les thèmes suivants : salaires, durée et aménagement du temps de travail, etc. 34 * Sous réserve de l application du dispositif de neutralisation de l impact financier du franchissement de seuil ---> VOIR PARAGRAPHE APRÈS LE TABLEAU

35 Seuils d effectifs 50 salariés et plus Obligations sociales Pénibilité : les entreprises dont au moins 50 % de l effectif est soumis à certains risques professionnels doivent être couvertes par un accord ou un plan d actions ---> A défaut : pénalité financière possible jusqu à 1% des rémunérations ou gains versés aux salariés ---> pour chaque mois pendant lequel l entreprise n est pas couverte par un accord ou un plan d actions (la pénalité démarre à compter du terme de la mise en demeure de 6 mois de l inspection du travail si défaut accord pénibilité au travail) Egalité hommes/femmes : entreprises doivent être couvertes par un accord ou un plan d action ---> A défaut pénalité égale maximale de 1% sur les rémunérations versées sur la période non couverte par accord Plus de 200 salariés Plus de 300 salariés Séniors : entreprises doivent être couvertes par un accord ou un plan d action ---> A défaut pénalité égale à 1% sur les rémunérations pour chaque mois pendant lequel l entreprise n est pas couverte par un accord ou un plan d actions. Services médicaux / commission égalité professionnelle / etc. Etablissement d un Bilan social / RCS Femmes-hommes/ négociation Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, etc. Ce tableau n est pas exhaustif * TRES IMPORTANT: Dispositif de neutralisation de l impact financier du franchissement de seuil Il s agit d un système de gel pendant 3 ans et de lissage pendant les 3 années suivantes des prélèvements applicables aux employeurs dépassant un certain seuil d effectif. La loi de Finances rectificative pour 2011 avait reconduit en 2012 le dispositif. Cela concerne notamment : le financement de la formation professionnelle, les cotisations sociales sur le salaire des apprentis, la réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale, la contribution au fonds national d aide au logement (FNAL), la contribution au financement des transports en commun. Exemple : concernant la participation à l effort de construction les entreprises qui atteignent ou dépassent le seuil de 20 salariés sont dispensées de versement pendant 3 ans. Leur participation est ensuite réduite de 75 % la 4 e année, 50 % la 5 e année et 25 % la 6 e année. A partir de la 7 e année, la participation est calculée au taux normal, sans réduction. Comment calculer l effectif de référence de l entreprise : Les modalités de prise en compte des salariés sont identiques pour toutes les dispositions du code du travail se référant à des conditions d effectif (Art. L et L du code du travail). Elles s appliquent également à certaines dispositions se rapportant à des contributions ou à des exonérations, qui y renvoient expressément. Comment calcule-t-on l effectif? Les catégories de salariés à prendre en compte sont les suivantes (non-exhaustif): CDI à temps plein : une unité ; CDD, CDI intermittent et intérimaires : sont pris en compte au prorata de leurs temps de présence au cours des 12 mois précédents ; Temps partiel : prise en compte au prorata temporis de la durée de travail, Salariés exclus du calcul : CDD de remplacement, apprentis, contrats aidés, stagiaires et contrats de professionnalisation. Les dirigeants et mandataires sociaux sont exclus sauf pour l assujettissement aux taxes formation, construction et versement transport. Attention : Il faut bien noter que les travailleurs temporaires (communément appelé «Intérimaires») doivent être pris en compte au prorata de leur temps de présence (à l exclusion des contrats prévus pour le remplacement d un salarié absent ou dont le contrat est suspendu). A quelle période apprécie- t-on l effectif? La période d appréciation varie selon les obligations. Dans certains cas, l effectif s apprécie : au 31 décembre de l année N ou de l année N-1 ; parfois le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs ou non ou au cours des 3 années précédentes ; enfin il peut également être déterminé par le calcul de la moyenne des effectifs de chacun des mois de l année. Annexe 2 - suite 35

36 Annexe 3 - EXEMPLE DE FICHE D ENREGISTREMENT DU TEMPS DE TRAVAIL Nom Prénom Du au Enregistrement des horaires Soit pour la journée de à de à de à de à de à Signature du salarié Lundi : : : : : : : : : : : Mardi : : : : : : : : : : : Mercredi : : : : : : : : : : : Jeudi : : : : : : : : : : : Vendredi : : : : : : : : : : : Samedi : : : : : : : : : : : Dimanche : : : : : : : : : : : Total hebdomadaire 36

37 Fiche modèle prévue par l arrêté du 30 janvier 2012 suivant article L du code du travail Nom Prénom Unité de travail concerné (source DUER) Poste ou emploi occupé Période d exposition Mesure de prévention en place Commentaires, précisions, Date de début Date de fin Organisationnelles Collectives Individuelles événements particuliers (résultats de mesurages, etc ) Non Oui Facteurs de risques énumérés à l article de D Manutention Postures pénibles Vibrations mécaniques Agents chimiques dangereux : Poussières Fumées (sauf amiante*) Températures extrêmes Bruit Travail de nuit Travail en équipes successives alternantes Travail répétitif * L exposition à l amiante est consignée dans la fiche d exposition prévue à l article R du Code du travail Annexe 4 - FICHE de prévention des expositions à certains facteurs de risques professionnels 37

38 Annexe 5 - AFFICHAGE OBLIGATOIRE 38

39 Harcèlement Sexuel Article L Les agissements de harcèlement de toute personne dans le but d obtenir des faveurs de nature sexuelle à son profit ou au profit d un tiers sont interdits. Article L Aucun salarié, aucun candidat à un recrutement, à un stage ou à une période de formation en entreprise ne peut être sanctionné, licencié ou faire l objet d une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement sexuel. Article L Aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l objet d une mesure discriminatoire pour avoir témoigné des agissements de harcèlement sexuel ou pour les avoir relatés. Article L Toute disposition ou tout acte contraire aux dispositions des articles L à L est nul. Article L L employeur prend toutes dispositions nécessaires en vue de prévenir les agissements de harcèlement sexuel. Article L Tout salarié ayant procédé à des agissements de harcèlement sexuel est passible d une sanction disciplinaire. Harcèlement Moral Article L Aucun salarié ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral qui ont pour objet ou pour effet une dégradation de ses conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel. Article L Aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l objet d une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir subi ou refusé de subir des agissements répétés de harcèlement moral ou pour avoir témoigné de tels agissements ou les avoir relatés. Article L T oute rupture du contrat de travail intervenue en méconnaissance des dispositions des articles L et L , toute disposition ou tout acte contraire est nul. Article L L employeur prend toutes dispositions nécessaires en vue de prévenir les agissements de harcèlement moral. Article L Tout salarié ayant procédé à des agissements de harcèlement moral est passible d une sanction disciplinaire. Article L Une procédure de médiation peut être mise en oeuvre par toute personne de l entreprise s estimant victime de harcèlement moral ou par la personne mise en cause. Le choix du médiateur fait l objet d un accord entre les parties. Le médiateur s informe de l état des relations entre les parties. Il tente de les concilier et leur soumet des propositions qu il consigne par écrit en vue de mettre fin au harcèlement. Lorsque la conciliation échoue, le médiateur informe les parties des éventuelles sanctions encourues et des garanties procédurales prévues en faveur de la victime. Article L Lorsque survient un litige relatif à l application des articles L à L et L à L , le candidat à un emploi, à un stage ou à une période de formation en entreprise ou le salarié établit des faits qui permettent de présumer l existence d un harcèlement. Au vu de ces éléments, il incombe à la partie défenderesse de prouver que ces agissements ne sont pas constitutifs d un tel harcèlement et que sa décision est justifiée par des éléments objectifs étrangers à tout harcèlement. Le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d instruction qu il estime utiles. Article L Les organisations syndicales représentatives dans l entreprise peuvent exercer en justice toutes les actions résultant des articles L à L et L à L Elles peuvent exercer ces actions en faveur d un salarié de l entreprise dans les conditions prévues par l Article L1154 1, sous réserve de justifier d un accord écrit de l intéressé. L intéressé peut toujours intervenir à l instance engagée par le syndicat et y mettre fin à tout moment. Annexe 5 - suite 39

40 livret social de l employeur BOURGES / ST-DOULCHARD ST-AMAND-MONTROND VIERZON ST-SATUR / SANCERRE AUBIGNY-SUR-NÈRE CHÂTEAUROUX / DÉOLS ARGENTON-SUR-CREUSE ISSOUDUN VALENÇAY ST-AIGNAN TOURS / ST-AVERTIN LAMOTTE-BEUVRON SALBRIS CHARTRES / LUISANT ORLÉANS PITHIVIERS SULLY-SUR-LOIRE GIEN CHÂTEAU-CHINON LA CHARITÉ-SUR-LOIRE COSNE-SUR-LOIRE LUZY NEVERS / VARENNES-VAUZELLES MOULINS VICHY LIMOGES PARIS FONTENAY TRESIGNY RAMBOUILLET EVRY ETAMPES MONTGERON ARGENTEUIL ERAGNY ANGOULEME / GOND PONTOUVRE COGNAC LA ROCHELLE TREGUEUX LANNION NONANT / BAYEUX BERNAY MORLAIX ST-POL-DE-LÉON DOL DE BRETAGNE DISTRE / SAUMUR TRELAZE / ANGERS ST-HILAIRE DU HARCOUET AVRANCHES VALOGNES PONTIVY BERGUES CAMBRAI FOURNES EN WEPPES MORTAGNE AU PERCHE HESDIN ARRAS