livret social de l employeur

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1 livret social de l employeur 2013

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3 Plan par thèmes abordés Thème 1 Les obligations La déclaration préalable à l embauche 5 La médecine du travail 6 La convention collective 7 La prévoyance complémentaire 7 Le registre du personnel 7 L affichage 8 L organisation des élections professionnelles 8 Le DIF (Droit Individuel de Formation) 9 La sécurité dans l entreprise et registre d évaluation des risques professionnels 10 Les fiches de prévention à l exposition de certains risques professionnels 10 La déclaration d un accident du travail 12 Les documents à remettre au salarié lors de la rupture du contrat de travail 12 Le sort de la prévoyance et de la mutuelle après le départ de l entreprise : les obligations de l employeur 14 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le décompte de l horaire de travail 15 Le contingent d heures supplémentaires 16 Durée du travail maximale dans le régime agricole 17 Le repos compensateur de remplacement 18 Heures supplémentaires 18 Le travail dominical 20 Le travail de nuit 21 Les apprentis et jeunes de moins de 18 ans 22 La journée de solidarité 23 Thème 3 Divers La période d essai du contrat à durée indéterminée (hors VRP) 25 La classification des emplois 28 La rupture conventionnelle du contrat à durée indéterminée 29 La clause de non-concurrence 31 Le maintien de salaire en cas d arrêt de travail 31 Annexes Annexe 1 : La fiche d embauche 33 Annexe 2 : Seuils d effectifs créateurs d obligations en droit social 34 Annexe 3 : Exemple de fiche d enregistrement du temps de travail 36 Annexe 4 : Fiche prévention à certains facteurs de risques 37 Annexe 5 : Affichage obligatoire 38 3

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5 Thème 1 Les Obligations La déclaration préalable à l embauche Vous devez déclarer toute embauche de personnel à l URSSAF ou MSA (régime agricole) par une déclaration préalable à l embauche «DPAE». C est à l employeur d effectuer cette DPAE, avant la prise de fonction du salarié : soit par Internet ( via le site ( soit par net-entreprises.fr soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel paie et pour le régime agricole ; soit par un formulaire daté et signé par l employeur envoyé par la poste ou par télécopie à l URSSAF ou la MSA. Vous recevrez un accusé de réception de l URSSAF ou de la MSA avec un volet détachable qui devra être impérativement remis sans délai au salarié. Le défaut de remise au salarié du document reproduisant les informations contenues dans la déclaration et du volet détachable de l accusé de réception est passible d une amende prévue pour les contraventions de 4 ème classe. A noter : Si le salarié est de nationalité étrangère, l employeur doit vérifier qu il possède bien une autorisation de travail en cours de validité avant l embauche auprès de la préfecture, sauf pour les ressortissants de l Union Européenne sous certaines réserves. Les dispositions relatives à l embauche d un salarié étranger hors Communauté Européenne, ont été renforcées depuis le 1 er juillet Vous devez procéder à une demande de vérification d authenticité du titre de séjour auprès des services de la Préfecture de votre lieu d établissement. A défaut de respecter cette procédure, les sanctions pénales sont constitutives d amende de 1500 à 7500 euros. Ces amendes sont doublées pour toute récidive. D autre part, l employeur qui aura occupé un travailleur étranger non muni d un titre de séjour l autorisant à exercer une activité salariée, s expose à de lourdes sanctions : amende de à euros et peine d emprisonnement de 5 ans. 5

6 Thème 1 Les Obligations La médecine du travail Il est obligatoire d adhérer à un service médical du travail interentreprises agréé et compétent territorialement. Tout salarié doit faire l objet d un examen médical avant l embauchage ou au plus tard avant l expiration de la période d essai. (Certains cas de dispense existent mais cela est très encadré). Toutefois, pour les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée, la visite médicale doit intervenir avant l embauche. La surveillance médicale renforcée concerne les salariés de moins de 18 ans, les femmes enceintes, les travailleurs handicapés et les salariés exposés à certains risques limitativement définis, tels que l amiante, les rayonnants ionisants, le bruit, etc. (Art. R C.Trav.) Vous devez donc impérativement contacter votre médecine du travail pour les salariés que vous embauchez quelle que soit la durée d embauche (1 jour, une semaine, 1 mois ). Vous devez en qualité d employeur provoquer et vous assurer de la programmation de cette visite médicale d embauche. Les fiches médicales d aptitude doivent pouvoir être présentées lors des contrôles. Tous les salariés sont obligatoirement soumis à un examen médical au moins une fois tous les 24 mois. Depuis le 1 er juillet 2012, une fréquence supérieure à 24 mois peut être prévue par l agrément du service de santé au travail, sous réserve d un suivi médical adéquat, de la mise en place d entretiens infirmiers et de la prise en compte de bonnes pratiques existantes. Le salarié doit être informé des conséquences médicales des expositions au poste de travail et du suivi médical nécessaire. Les salariés sous surveillance renforcée sont soumis à une surveillance médicale spéciale, c est-à-dire avec une périodicité plus rapprochée (au plus 24 mois), ainsi que des éventuels examens ou analyses complémentaires à effectuer (par ex. radiographie des poumons ). Le salarié ayant le statut de travailleur de nuit est soumis à une surveillance médicale particulière avant son affectation sur un poste de nuit, et par la suite, à une visite au minimum tous les 6 mois. Depuis le 1 er juillet 2012, le salarié doit passer une visite médicale de reprise dans les 8 jours suivant sa reprise du travail : après un congé de maternité ; après un arrêt de travail pour cause de maladie professionnelle ; après un arrêt de travail d au moins 30 jours pour cause d accident du travail, de maladie ou d accident non professionnel, Attention : La jurisprudence précise que le manquement à l organisation des visites médicales obligatoires (embauches, visites périodiques, après un arrêt de travail, retour de maternité), cause nécessairement un préjudice au salarié qui ouvre droit à des dommages et intérêts. 6

7 Thème 1 Les Obligations Les juges constatent également qu un salarié qui a repris son travail sans bénéficier d une visite médicale de reprise obligatoire (auprès du médecin du travail dans les 8 jours de sa reprise) peut à son initiative prendre acte de la rupture de son contrat de travail, autrement dit aux «torts» de l employeur. Les conséquences financières qui en découlent sont conséquentes en termes de dommages et intérêts. La convention collective Vous devez informer tous vos salariés de l existence de la Convention Collective applicable dans votre entreprise. De plus, vous devez tenir à leur disposition cette convention pour qu ils puissent la consulter le cas échéant. Si vous ne possédez pas cette convention, nous vous invitons à vous la procurer auprès de la Documentation Française : http// Pour le régime agricole, vous devez rendre auprès des unités territoriales de la Direccte soit physiquement, soit sur leurs sites internet : La prévoyance complémentaire En cas de mise en place d un régime de prévoyance et/ou de mutuelle, ou d adhésion de salariés à un régime déjà existant, outre le respect strict d un formalisme par l employeur, ce dernier doit remettre aux salariés une notice d information, établie par l assureur, définissant les garanties et les formalités en cas de sinistre. A défaut, le salarié peut demander des dommages et intérêts à son employeur. Ce dernier peut même être condamné à assurer la charge des prestations en lieu et place de l assureur. [Cass. soc., 12 mars 2008, Cass. civ. 2, 15 mai 2008]. En cas de départ du salarié dans certaines conditions celui-ci peut bénéficier de la portabilité de la prévoyance. ---> voir page 14 «Le sort de la prévoyance et de la mutuelle après le départ de l entreprise : les obligations de l employeur» Le registre du personnel Les employeurs doivent tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l ordre d embauchage, tous les salariés occupés par l établissement (y compris les intérimaires). Ce registre établi par l employeur doit être tenu au siège de chaque établissement. Il comporte nom, prénoms, nationalité, date de naissance, emploi, qualification, entrée et sortie des salariés. Vous devez tenir à la disposition des contrôleurs, les copies des titres de travail des salariés étrangers avec le registre du personnel, et sur chaque lieu de travail distinct du siège et n ayant pas le caractère de stabilité pour les salariés étrangers qui y sont occupés. 7

8 Thème 1 Les Obligations L affichage Doivent notamment être affichés dans les locaux normalement accessibles aux salariés : L adresse et le numéro d appel (Article D du Code du Travail) : - du Médecin du Travail ou du Service Médical du Travail compétent pour l établissement, - des services de secours d urgence, - de l Inspection du Travail compétente, avec le nom de l Inspecteur ou du Contrôleur. L horaire collectif de l entreprise (les heures auxquelles commence et finit le travail) ; L interdiction de fumer dans les locaux de l entreprise ; Un exemplaire de la convention collective doit être mis à disposition pour consultation. Cette liste n est pas exhaustive. Nous vous invitons à consulter l annexe 5 jointe à ce livret pour plus de précisions. L organisation des élections professionnelles Nous vous rappelons qu il est obligatoire d organiser les élections des délégués du personnel dans tous les établissements où sont occupés au moins 11 salariés. L effectif requis doit être atteint pendant douze mois, consécutifs ou non, au cours des trois années précédent le calcul d effectif. L effectif se calcule mois par mois et non en effectuant la moyenne des trois années. La loi n du 2 août 2005 a porté de 2 à 4 ans la durée du mandat des membres élus du personnel. La non organisation des élections des délégués du personnel n est pas sans risques importants. En effet, la consultation des délégués s avère nécessaire dans le cas d un licenciement économique collectif ou bien encore d un licenciement pour inaptitude suite à un accident ou maladie professionnelle. A titre d exemple, dans ce dernier cas d espèce, l avis des délégués du personnel sur le reclassement du salarié doit être recueilli après l inaptitude d origine professionnelle du salarié constatée, et ce, avant d engager la procédure de licenciement. L inobservation de cette obligation est sanctionnée par une indemnité qui ne peut être inférieure à 12 mois de salaire en vertu de l article L du Code du travail. Le défaut de mise en place des délégués du personnel peut être sanctionné pour délit d entrave et l employeur encourt des sanctions pénales sévères. Une jurisprudence récente précise que les salariés peuvent désormais obtenir des dommages et intérêts au titre du préjudice subi par l absence d élection de délégué du personnel. 8

9 Thème 1 Les Obligations Le DIF (Droit Individuel de Formation) Depuis la loi du 7 mai 2004 le DIF permet au salarié en contrat à durée indéterminée ayant un an d ancienneté dans l entreprise de se constituer un capital de temps de formation de 20 heures par an minimum pour un temps plein, cumulable sur six ans pour suivre une formation réalisée hors temps de travail, sauf dispositions conventionnelles contraires. Les titulaires d un CDD peuvent également bénéficier du DIF, calculé prorata temporis, dès lors qu ils ont travaillé sous CDD au moins 4 mois, consécutifs ou non, au cours des 12 derniers mois. Les contrats d apprentissage et de professionnalisation sont exclus du dispositif. L employeur doit consulter la convention ou l accord collectif interprofessionnel, de branche ou d entreprise pour connaître les dispositions particulières du DIF qui sont applicables dans son entreprise notamment sur le volume d heures capitalisé dans l année. Parfois le droit est supérieur à 20h/an. Chaque année, l employeur doit informer les salariés par écrit du total de leurs droits acquis au DIF. La mise en œuvre du DIF relève de l initiative du salarié qui doit obtenir l accord de l employeur. Vous disposez d un mois pour notifier votre réponse, l absence de réponse valant acceptation de la demande. La formation se déroule en principe en dehors du temps de travail, sauf dispositions conventionnelles contraires. Ces heures de formation ouvrent droit au versement par l employeur d une allocation de formation exonérée de cotisations, égale à 50 % de la rémunération nette de référence du salarié. Elle est imputable sur la participation formation des entreprises d au moins 10 salariés. Celles de moins de 10 salariés pourront le cas échéant en obtenir la prise en charge par un OPCA. En cas de licenciement, sauf faute lourde, les droits acquis au titre du DIF (nombre d heures et montant en euros) et la possibilité d en demander le bénéfice pendant le préavis doivent être mentionnés dans la lettre de licenciement. Si le salarié présente sa demande, le solde du nombre d heures acquises au titre du DIF va être multiplié par le montant de l allocation forfaitaire soit, à ce jour, 9.15 euros. En cas de non-respect de son obligation d information, l employeur peut se voir condamner à des dommages et intérêts pour réparer le préjudice constaté. La loi sur la formation du 24 novembre 2009 permet au salarié de bénéficier de la portabilité du DIF sous certaines conditions : pas de faute lourde et ouverture de droit à l assurance chômage. Ainsi les heures non utilisées chez un ancien employeur peuvent être utilisées au cours des deux années suivant son embauche dans une autre entreprise ou pendant son indemnisation chômage. 9

10 Thème 1 Les Obligations La sécurité dans l entreprise et registre d évaluation des risques professionnels Sous peine d engager sa responsabilité, l employeur doit prendre toutes mesures nécessaires (actions de prévention, de formation, d information ) pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés, ces mesures devant être adaptées à l évolution des techniques. L article R du Code du Travail prévoit que «l employeur doit transcrire et mettre à jour dans un document unique les résultats de l évaluation des risques pour la sécurité et la santé des travailleurs». Il faut donc effectuer une réelle démarche impliquant un inventaire des risques et l élaboration d un programme d actions pour prévenir les risques détectés au niveau de chaque unité de travail. L établissement de ce document doit être effectif depuis le 8 novembre A défaut, le législateur a prévu des sanctions pénales pouvant aller jusqu à euros. Le document unique d évaluation des risques doit faire l objet d une mise à jour au moins annuelle. Les fiches de prévention à l exposition de certains risques professionnels Tous les employeurs doivent remplir des fiches individuelles de prévention des expositions à la pénibilité pour les salariés exposés à certains facteurs de risque. Cette obligation est applicable aux expositions intervenues depuis le 1 er janvier Toutes les entreprises sont concernées par l obligation de rédiger de telles fiches d exposition dès l instant où elles emploient des salariés exposés à ces facteurs de risques. Pour chacun des salariés exposés à un ou plusieurs des facteurs de risques professionnels concernés, c est à l employeur de rédiger une fiche individuelle de prévention des expositions. Celle-ci est donc nominative. Elle doit contenir : les conditions habituelles d exposition appréciées, notamment, à partir du document unique ainsi que les événements particuliers survenus ayant eu pour effet d augmenter l exposition ; la période d exposition ; les mesures de prévention organisationnelles, collectives ou individuelles mises en œuvre pour faire disparaître ou réduire les facteurs de risques durant cette période. Cette fiche doit être actualisée lors de toute modification des conditions d exposition pouvant avoir un impact sur la santé du salarié. 10 Facteurs de risques pris en compte : Selon la loi, la pénibilité se caractérise par le fait d être ou d avoir été exposé au cours de sa carrière à des risques professionnels liés à : > Les contraintes physiques marquées. Sont visées : les manutentions manuelles de charges, les postures pénibles définies comme positions forcées des articulations et les vibrations mécaniques.

11 Thème 1 Les Obligations > L environnement physique agressif. Sont visés : les agents chimiques dangereux, y compris les poussières et les fumées, les activités exercées en milieu hyperbare, les températures extrêmes, le bruit. > Certains rythmes de travail susceptibles de laisser des traces durables, identifiables et irréversibles sur la santé du travailleur. Sont visés : le travail de nuit, le travail en équipes successives alternantes (Est ici visée l organisation du travail dans laquelle plusieurs équipes se succèdent sur un même poste de travail sans que leurs horaires se chevauchent), le travail répétitif caractérisé par la répétition d un même geste, à une cadence contrainte, imposée ou non par le déplacement automatique d une pièce ou par la rémunération à la pièce, avec un temps de cycle défini. En résumé l employeur doit : recenser les postes exposés à des facteurs de pénibilité afin de mettre en place la fiche pénibilité ; annexer au document unique la proportion de salariés exposés avec les fiches d exposition aux risques ; définir des mesures de prévention des situations de pénibilité. Destinataires des fiches Le service de santé au travail et/ou le médecin du travail reçoivent la fiche et les mises à jour de celle-ci. Une copie de la fiche doit être remise au salarié en cas de départ de l établissement, d arrêt de travail d au moins 30 jours consécutifs à un accident du travail ou une maladie professionnelle et d au moins trois mois dans les autres cas, et déclaration de maladie professionnelle. La fiche doit être tenue à tout moment à la disposition du salarié. Celui-ci peut également demander la rectification des informations y figurant. Les sanctions L employeur qui ne remplit pas ou n actualise pas sa fiche encourt une amende de au maximum (3 000 en cas de récidive). Celle-ci est appliquée autant de fois qu il y a de salariés concernés. La fiche pénibilité ressort de l obligation générale de sécurité de résultat qui pèse sur chaque employeur. Le défaut d établissement de la fiche peut, en effet, révéler un défaut d évaluation des risques susceptible de caractériser une faute inexcusable de l employeur avec les conséquences que cela engendrent pour le salarié et l employeur : indemnisation complémentaire pour le salarié, majoration de la rente versée au salarié par la CPAM supportée par l employeur notamment. Par ailleurs, le salarié pourrait réclamer des dommages et intérêts conséquents dans le cas où, faute d établissement de la fiche pénibilité par l employeur, il serait dans l impossibilité d établir son exposition aux facteurs de pénibilité dans le cadre d une demande de reconnaissance de maladie professionnelle ou de retraite anticipée. C est à l employeur, qui connaît le mieux les risques liés aux emplois existants dans son entreprise, de faire ce travail de fiches nominatives. 11

12 Thème 1 Les Obligations L employeur peut se faire aider auprès de la médecine du travail ou de spécialistes de la sécurité et de la santé dans l entreprise. Pour votre information, il peut exister des outils d aide à l établissement de ces fiches établis par vos organisations syndicales. Vous pouvez trouver de nombreuses informations sur la santé et la sécurité au travail via des sites de l état ( et d organismes généralistes tels que l INRS ( > La fiche de prévention des expositions à certains facteurs de risques professionnels se trouve en annexe 4. La déclaration d un accident du travail Est considéré comme accident du travail, quelle que soit la cause, l accident survenu par le fait ou à l occasion du travail à toute personne salariée ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit, pour un ou plusieurs employeurs ou chefs d entreprise (Code de sécurité sociale, art. L ). Il est donc caractérisé par : Un fait accidentel qui résulte d un évènement survenu soudainement et qui soit à l origine d une lésion de l organisme ; Un fait lié au travail : l accident doit survenir pendant le temps et au lieu de travail, c est-à-dire lorsque le salarié est soumis à l autorité de l employeur. La victime d un accident du travail doit, dans les 24 heures, sauf cas de force majeure, d impossibilité absolue ou de motif légitime, en informer ou en faire informer l employeur ou l un de ses préposés (Code de sécurité sociale, art. L ). L employeur doit déclarer tout accident dont il a eu connaissance, même en l absence de tout arrêt de travail, à la caisse primaire d assurance maladie dont relève la victime, par lettre recommandée avec AR, dans les 48 heures, non compris les dimanches et jours fériés (imprimé à se procurer auprès des caisses de sécurité sociale ou sur internet, gouv.fr) et adresser à la CPAM une attestation de salaire et délivrer à la victime une feuille d accident. L obligation mise à la charge de l employeur de déclarer tout accident dont il a eu connaissance, qu il s agisse d un accident du travail proprement dit ou d un accident de trajet, est formelle. Ainsi, si l employeur considère qu il ne s agit ni d un accident du travail ni d un accident de trajet, il ne dispose d aucun pouvoir pour apprécier le caractère professionnel de l accident. Il peut seulement, le cas échéant, contester le caractère professionnel de l accident, mais il doit le déclarer. Vous pouvez donc assortir la déclaration de réserves circonstanciées immédiates par lettre jointe à la déclaration d accident du travail ou directement sur cette déclaration. Les documents à remettre au salarié lors de la rupture du contrat de travail A la date de la rupture du contrat de travail, quelle qu en soit l origine (licenciement, démission, rupture conventionnelle.), l employeur doit remettre au salarié : 12 Un certificat de travail A l expiration du contrat de travail, l employeur doit délivrer au salarié un certificat de travail (art. L du code du travail). Cette formalité s impose pour toute fin de

13 Thème 1 Les Obligations contrat de travail, quelle qu en soit la nature (CDI, CDD, ) et quelle que soit la cause de la rupture (démission, licenciement, fin de période d essai ). Le certificat de travail remis au salarié à son départ de l entreprise doit mentionner : La date d entrée du salarié et celle de sa sortie ; La nature de l emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ; Le solde du nombre d heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées La somme correspondant à ce solde L organisme paritaire collecteur agréé compétent (OPCA de l employeur) pour verser la somme en cas de formation suivie pendant la période de chômage. Un reçu pour solde de tout compte Depuis la loi du 25 juin 2008, le reçu pour solde de tout compte doit faire l inventaire de sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (salaire, indemnité compensatrice de préavis, de congés payés, indemnité de JRTT, repos compensateur..). Il ne peut pas être imprécis ou général ni mentionner une somme globale. Il doit être établi en double exemplaire dont un remis à son signataire et il doit être signé à la fin du contrat c est-à-dire au terme du préavis. Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé, par LR/AR dans les six mois qui suivent sa signature. Une attestation Pôle Emploi L employeur est tenu de délivrer au salarié une attestation qui lui permet de faire valoir ses droits à l assurance chômage. L obligation de délivrer cette attestation s impose quelle que soit la nature du contrat (CDD, CDI) et la cause de la rupture du contrat de travail. S il doit être fait mention du motif exact de la rupture (démission, licenciement, etc.) en revanche l attestation ne doit en aucun cas, sous peine de dommages et intérêts préciser le motif du licenciement personnel (ex : insuffisance professionnelle). L attestation PÔLE EMPLOI doit être remise à la fin du contrat de travail. L employeur doit transmettre un exemplaire de cette attestation à l ASSEDIC en l envoyant à l adresse suivante : Centre de traitement BP AVON CEDEX. Attention : Pour les employeurs de 10 salariés et plus Depuis le 1 er janvier 2012, ces employeurs doivent impérativement adresser l exemplaire de l attestation destinée au Pôle Emploi sous forme électronique et non plus papier, sauf impossibilité pour une cause qui leur est étrangère (c. trav. art. R , modifié par décret du 1 er février 2011, JO du 3). A noter : L effectif s apprécie au niveau de l établissement, au 31 décembre de l année précédant l expiration ou la rupture du contrat de travail. Pour les établissements créés en cours d année, l effectif sera apprécié à la date de leur création. Les salariés sont pris en compte selon les modalités prévues par le droit du travail. Deux modalités de transmission sont admises (arrêté du 14 juin 2011, JO du 22) : Dépôt d un fichier provenant du logiciel de paie, soit par Internet via le protocole de transfert de fichier SFTP ou le site soit par un réseau privé virtuel (VPN) ; Saisie en ligne directement sur le site Internet de Pôle Emploi ( 13

14 La non remise de l attestation PÔLE EMPLOI expose l employeur aux sanctions pénales prévues pour les contraventions de 5 ème classe et au risque d une condamnation à verser des dommages et intérêts en raison du préjudice subi par le salarié. En retour de la transmission de l attestation, Pôle emploi délivre à l employeur l attestation à remettre au salarié, constituée à partir des données transmises. L employeur peut corriger une attestation par la transmission dématérialisée d une nouvelle attestation, dans les mêmes conditions que l attestation initiale. Les employeurs ayant moins de 10 salariés peuvent soit recourir à la procédure de transmission dématérialisée, soit continuer à envoyer à Pôle emploi un exemplaire de l attestation sous format papier. Ils peuvent se procurer le formulaire auprès de Pôle emploi. Autres formalités Remise du bordereau BIAF aux CDD (Bordereau individuel d accès à la formation) Pour les entreprises qui ont un dispositif d épargne salariale (intéressement, PEE, PERCO ). Le sort de la prévoyance et de la mutuelle après le départ de l entreprise : les obligations de l employeur Pour éviter une rupture de tout ou partie du bénéfice des garanties complémentaires santé et prévoyance des salariés en cas de rupture de leur contrat de travail, l article 14 du 11 janvier 2008 instaure une portabilité de ces droits. Les employeurs ont donc une obligation d information et de conseil en matière de protection sociale complémentaire. Au terme du contrat, ils doivent remettre aux salariés concernés une notice d information fournie par l organisme assureur et un bulletin d adhésion ainsi qu un modèle de courrier de renonciation expresse. En effet, le salarié bénéficie d un délai de 10 jours pour accepter ou refuser ce dispositif. Sont concernés les salariés dont la rupture du contrat de travail ouvre droit à indemnisation auprès du régime d assurance chômage : (tous les licenciements sauf faute lourde, les ruptures conventionnelles, les fins de CDD, les ruptures de contrat d apprentissage et de professionnalisation, les démissions considérées comme légitimes) et qui ont travaillé au moins 1 mois entier chez le dernier employeur. Le bénéfice du maintien des garanties est accordé pour une durée égale à celle du dernier contrat de travail, appréciée en mois entiers, dans la limite de neuf mois. Le salarié perd son droit au bénéfice de la portabilité : en cas de renonciation expresse dans les 10 jours suivant la rupture du contrat de travail, dès qu il retrouve un emploi, en cas de radiation des listes Pôle Emploi. Pratiquement, l ancien salarié doit fournir à l ancien employeur la justification de sa prise en charge par le régime d assurance chômage. Il doit également informer son ancien employeur de la cessation du versement des allocations du régime d assurance chômage lorsque celle-ci intervient au cours de la période de maintien des garanties Financement du maintien des garanties Deux possibilités : financement conjoint par l ancien employeur et l ancien salarié dans les proportions et dans les conditions applicables aux salariés de l entreprise, financement par un système de mutualisation : prise en charge des droits à portabilité au niveau des salariés «actifs». 14

15 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le décompte de l horaire de travail Le chef d établissement doit afficher les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée de repos (l horaire est affiché, daté et signé). Préalablement, un double de l horaire de travail doit être adressé à l Inspecteur du Travail avant sa mise en service sous peine d amende. Le cas échéant l horaire collectif doit être soumis aux représentants du personnel pour avis. Selon les cas, les documents à établir prennent la forme : Affichage de l horaire collectif pour les salariés occupés selon cet horaire : indique les heures auxquelles commence et finit chaque période de travail. Il doit mentionner les temps de pause ainsi que les coupures. en cas d horaire non collectif (par exemple salariés à temps partiels, horaires individuels, horaires non collectifs, ) : La durée du travail de chaque salarié doit être décomptée individuellement : - Quotidiennement, par enregistrement selon tout moyen des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé d heures de travail effectuées ; - Chaque semaine, par récapitulation selon tout moyen du nombre d heures de travail effectuées par chaque salarié. Ce document est signé par le salarié et tenu à la disposition de l Inspection du Travail. Aucune forme particulière n est prescrite pour ces décomptes. Vous pouvez utiliser : cahiers, classeurs, registres, plannings, fiches (Cf. ANNEXE 3 : Fiche d enregistrement du temps de travail). La non-tenue des décomptes journaliers et hebdomadaires peut être punie de la peine d amende des contraventions de 4 ème classe soit 750 Euros maximum pour les personnes physiques et Euros maximum pour les personnes morales. Cette peine est appliquée autant de fois qu il y a de personnes employées concernées par l infraction. Par ailleurs, en cas de contentieux sur les heures complémentaires ou supplémentaires, l employeur qui ne peut pas produire les décomptes obligatoires se trouvera dans une situation très délicate face à une demande de rappel de salaires de son salarié ou ex-salarié. 15

16 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le contingent d heures supplémentaires (régime hors agricole) Le contingent constitue le seuil de déclenchement de la contrepartie obligatoire en repos. Il est fixé prioritairement par convention ou accord collectif d entreprise, ou à défaut par une convention ou un accord de branche. A défaut d accord collectif, le décret du 4 novembre 2008 fixe le contingent annuel à 220 heures par an. Ainsi, un accord d entreprise peut convenir d un contingent supérieur à celui prévu par l accord de branche. Il est néanmoins rappelé que la durée maximale de travail est fixée à 10 heures par jour, et à 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines, et 48 heures maximum pour une semaine. Pour recourir aux heures supplémentaires, depuis la loi du 20/08/08, il n est plus nécessaire d informer l inspection du travail ou de demander son autorisation en cas de dépassement du contingent. Cependant, il convient d informer le comité d entreprise, ou à défaut les délégués du personnel s agissant des heures supplémentaires effectuées dans le cadre du contingent et de consulter ces mêmes institutions en cas de dépassement du contingent. Le contingent détermine la contrepartie obligatoire en repos (dénommé anciennement : repos compensateur), c est-à-dire la compensation devant être accordée aux salariés, en plus du paiement des majorations pour heures supplémentaires. Cette contrepartie obligatoire en repos, due pour toutes heures accomplies au-delà du contingent, est fixée à : 50 % pour les entreprises jusqu à 20 salariés 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés Pour pouvoir bénéficier d un contingent plus élevé, et donc d un seuil de déclenchement de la contrepartie obligatoire en repos plus élevé, il est possible d établir un accord d entreprise prévoyant un contingent plus important. Concernant les modalités de prises de ce repos, elles doivent être fixées par convention ou accord d entreprise, ou à défaut par convention ou accord de branche. En l absence de conclusion d accords précités, elles sont définies par le décret du 4 novembre 2008 qui prévoit les dispositions suivantes : Ouverture du droit à repos lorsque la durée du repos atteint 7 heures, et prise du repos dans un délai maximal de 2 mois suivant l ouverture du droit Prise du repos par journée ou demi-journée à la convenance du salarié Règle selon laquelle l absence de demande du salarié de prise du repos ne peut entraîner la perte du droit à repos, l employeur devant lui demander de prendre ce repos dans un délai maximal d un an Demande de prise de repos par le salarié présentée à l employeur au moins une semaine à l avance, avec possibilité de report de 2 mois de la part de l employeur en cas de plusieurs demandes de salariés. 16

17 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le régime agricole : durée du travail maximale annuelle Par dérogation au décret fixant le contingent dans les conditions développées ci-avant, pour les exploitations et entreprises de production agricole qui relèvent de l accord national du 23 décembre 1981, la durée maximale annuelle autorisée est de heures. Cet accord permet donc l exécution d environ 340 heures supplémentaires par an. Il n y a donc pas de contingent annuel au sens développé ci-contre page 16. Cette durée maximale est de heures par an, soit environ 400 heures supplémentaires pour les entreprises de travaux agricoles, ruraux et forestiers et les CUMA ainsi que pour les exploitations agricoles n employant qu un seul salarié permanent. Ce maximum annuel vise les périodes de travail réellement effectuées. Les congés payés et les autres absences assimilées au travail effectif ne sont pas pris en compte pour la détermination du maximum annuel. Attention : un maximum annuel est susceptible d être limité dans les cas suivants : Au niveau individuel, lorsque le contrat de travail d un salarié est suspendu ; la durée maximale est réduite en proportion ; Au niveau de l entreprise, lorsque l entreprise emploie plus de 3 salariés, un maximum d entreprise est déterminé comme suit en fonction du nombre de salariés : - De 4 à 20 salariés = nombre de salariés x heures ; - Plus de 20 salariés = nombre de salariés x heures. Exemple : Dans une entreprise de 10 salariés, le maximum d entreprise est de 10 x h = h. Certains salariés peuvent travailler jusqu à heures, à condition qu au total les 10 salariés ne dépassent pas heures. Attention : Pour les entreprises relevant de l accord national et ce, quel que soit l effectif de l entreprise, un repos compensateur est calculé à l année. HEURES ANNUELLES EFFECTUEES de à de à de à JOURS DE REPOS COMPENSATEUR 1 jour 2 jours 3 jours 17

18 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le repos compensateur de remplacement Certains employeurs traduisent la majoration des heures supplémentaires en repos compensateur de remplacement (RCR). L employeur doit donc impérativement informer périodiquement le salarié de ses droits à repos compensateur. Il est recommandé de faire signer un écrit au salarié lors de la prise du repos. L employeur devra informer le gestionnaire paies afin qu il puisse mentionner les jours de repos pris sur le bulletin de paie du mois concerné. Pour l exemple, une 36 ème heure effectuée par un salarié dont l horaire hebdomadaire est de 35 heures, génère 1,25 heure de RCR (75 minutes) soit 1 heure (60 mn) + 25 % de majoration soit 15 mn (correspondant à 25 % de 60 mn). Heures supplémentaires La loi en faveur du travail, de l emploi et du pouvoir d achat, dite «loi TEPA» du 21 août 2007 permettait depuis le 1er octobre 2007 au salarié d être exonéré en tout ou partie de cotisations sociales sur les heures supplémentaires ou complémentaires (par l intermédiaire d une réduction des cotisations salariales dues sur ces heures), et de ne pas payer d impôt sur le revenu sur la rémunération versée en contrepartie de ces heures. Du côté de l employeur, celui-ci avait droit pour chaque heure supplémentaire effectuée par le salarié, à une déduction forfaitaire sur les cotisations patronales. Depuis le 1 er août 2012 Suppression de l exonération fiscale sur les heures supplémentaires et complémentaires pour tous les salariés quel que soit l effectif de l entreprise. Depuis le 1er septembre 2012 Suppression de la réduction des cotisations salariales pour tous les salariés quel que soit l effectif de l entreprise. Suppression de la déduction forfaitaire patronale de 0.50 euros pour les entreprises de plus de 20 salariés. Seule subsiste encore, la déduction patronale de 1,50 euros par HS, pour les entreprises de moins de 20 salariés (Attention : Le bénéfice de la déduction de cotisations patronales, nécessite de pouvoir justifier de la réalisation des heures supplémentaires, et notamment avoir des moyens de contrôle des heures supplémentaires (documents signés par les 2 parties, sauf pour les heures supplémentaires effectuées régulièrement dans le cadre d un horaire collectif supérieur à 35 heures). La loi de modernisation de l économie a prévu un dispositif de lissage expérimental permettant de continuer à appliquer le régime pendant 3 ans pour les entreprises ayant dépassé pour la première fois le seuil en 2008, 2009, 2010, 2011 ou Ainsi, une entreprise ayant franchi pour la 1 re fois le seuil de 20 salariés au 31 décembre 2009, 2010 ou 2011 continuent à bénéficier de la déduction forfaitaire 18

19 Thème 2 Notions sur le temps de travail durant 3 ans, avec application du taux de 1,50 euros. Ainsi une entreprise ayant franchi pour la 1 ère fois le seuil de 20 salariés au bénéficie de ce dispositif jusqu au Si l effectif de cette entreprise est au moins égal à 20 salariés au 31 décembre 2012, la déduction ne sera plus applicable en En revanche, si l effectif est redevenu inférieur à 20 salariés au 31 décembre 2012, la déduction continuera de s appliquer en Une entreprise ayant franchi pour la 1re fois le seuil de 20 salariés au 31 décembre 2010 bénéficiera de la déduction jusqu au 31 décembre Si le seuil de 20 salariés est franchi pour la 1re fois au 31 décembre 2011, la déduction s appliquera jusqu au 31 décembre En outre, les entreprises qui auront au moins 20 salariés pour la 1 re fois au 31 décembre 2012 continueront de bénéficier de la déduction en 2013, 2014 et Vous devez vérifier ou faire vérifier ce point de près car l analyse de la règle avec l évolution de votre effectif n est pas aisée. Taux légal du taux de majoration des heures supplémentaires depuis le pour toutes les entreprises quel que soit leur effectif Heures concernées 8 premières heures supplémentaires Heures supplémentaires suivantes taux légal de majoration 25 % (sauf taux fixé différent par convention ou accord collectif avec un plancher de 10%- * voir exemple plus bas) Heures supplémentaires suivantes 50 % (sauf taux fixé différent par convention ou accord collectif avec un plancher de 10%) * Exemple : La convention collective des HCR prévoit que les 4 premières heures supplémentaires sont majorées à 10 %, quel que soit l effectif de l entreprise. Ces entreprises ne sont donc pas tenues d appliquer un taux de majoration de 25 % depuis le 1 er octobre

20 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le travail dominical Par principe, le travail le dimanche est interdit, cependant il existe diverses dérogations. Dérogations permanentes Les dérogations permanentes visent les établissements qui sont dans l impossibilité d interrompre leur activité pour des raisons techniques ou de fermer 1 jour par semaine. Sont par exemple concernés : les hôpitaux, hôtels, restaurants, établissements fabriquant des denrées alimentaires destinées à la consommation immédiate, les commerces de détail alimentaires. Dans les établissements de commerce de détail alimentaire, le travail le dimanche est autorisé jusqu à 13 heures. Et depuis la loi du 10/08/09, les établissements de vente au détail situés dans des communes touristiques ou thermales et dans les zones touristiques d affluence exceptionnelle bénéficient également d une dérogation permanente. Dérogations sur autorisation Elles sont accordées par le préfet ou le maire, elles concernent : Les établissements dont le repos simultané le dimanche de tout le personnel serait préjudiciable au public ou compromettrait le fonctionnement normal de l établissement (ex. commerces à proximité de marchés dominicaux, ou magasins de souvenirs en zone touristique). Les établissements situés dans les périmètres d usage de consommation exceptionnel (PUCE), ces zones sont délimitées par le Préfet de Région. Les établissements de commerce de détail dans la limite de 5 dimanches par an. Obligation de négocier Dans le cadre des dérogations demandées, l employeur a une obligation de négocier des contreparties au travail dominical. Il doit donc être établi un accord collectif, ou à défaut une décision unilatérale de l employeur prise après référendum, ces documents devront être joints à la demande d autorisation de travail dominical. Cette obligation de négocier ne vise pas les dérogations pour ouverture de 5 dimanches par an. Pour les établissements situés dans un PUCE, le travail dominical ne pourra avoir lieu que pour les salariés ayant donné leur accord par écrit pour travailler le dimanche. 20

21 Thème 2 Notions sur le temps de travail Le travail de nuit Définition du travail de nuit Le travail de nuit est défini comme tout travail entre 21 heures et 6 heures. Une autre période de 9 heures consécutives peut être définie par accord de branche étendu ou accord d entreprise en comprenant obligatoirement la plage de minuit à 5 heures du matin. Définition du statut de travailleur de nuit Le travailleur de nuit est celui qui répond à une des deux conditions suivantes : Il accomplit au moins deux fois par semaine, selon son horaire de travail habituel, au moins 3 heures de son travail quotidien de nuit (entre 21 heures et 6 heures) ; l horaire habituel correspond à celui qui se répète de façon régulière d une semaine à l autre Il accomplit au minimum 270 heures de nuit sur une période quelconque de 12 mois Préalablement à l affectation à un poste de nuit, les travailleurs de nuit bénéficient d une surveillance médicale renforcée. Le salarié qui travaille occasionnellement la nuit, sans répondre aux deux conditions ci-dessus n a pas le statut de travailleur de nuit. Vous devez cependant consulter votre convention collective applicable afin d apprécier les modalités éventuelles de majoration des heures de nuit. Recours au travail de nuit Le recours au travail de nuit doit être exceptionnel. Une convention ou un accord de branche étendu doit être conclu préalablement à la mise en place du travail de nuit dans une entreprise. Il fixe la durée maximale de travail quotidienne ou hebdomadaire, ainsi que la contrepartie sous forme de repos compensateur et, le cas échéant, sous forme de compensation salariale. 21

22 Thème 2 Notions sur le temps de travail Les apprentis et jeunes de moins de 18 ans Travail de nuit Les secteurs dans lesquels les caractéristiques de l activité justifient qu il puisse être accordé une dérogation sont les suivants : La boulangerie et la pâtisserie : le travail de nuit est autorisé avant 6h et au plus tôt à partir de 4 h (seuls les établissements où toutes les phases de la fabrication de pain ou de pâtisseries ne sont pas assurées entre 6h et 22h peuvent bénéficier de cette dérogation) ; La restauration et l hôtellerie : le travail de nuit n est ici autorisé que de 22h à 23h30 ; Les spectacles de 22h à 24h ; Les courses hippiques, pour l ensemble des activités liées à la monte et à la mène en course de 22h à 24h (dans le secteur hippique dérogation limitée à 2 fois / semaine et 30 nuits par an maxi). La dérogation est accordée par l inspection du travail pour une durée maximale d une année, renouvelable. Par ailleurs, le travail de nuit des apprentis de moins de 18 ans ne peut être effectué que sous la responsabilité effective du maître de stage. Travail les jours fériés Le principe de l interdiction demeure pour les jeunes et les apprentis de moins de 18 ans. Dérogation dans les secteurs dans lesquels les caractéristiques particulières de l activité le justifient. Il s agit de la même liste que celle autorisant le travail dominical des apprentis mineurs ci-dessous. Travail dominical Le travail le dimanche des apprentis de moins de 18 ans, en principe interdit, est autorisé pour les secteurs suivants : hôtellerie ; restauration ; traiteurs et organisateurs de réception ; cafés, tabacs et débits de boisson ; boulangerie ; pâtisserie ; boucherie ; charcuterie ; fromagerie crèmerie ; poissonnerie ; magasins de vente de fleurs naturelles, jardineries et graineteries ; établissements des autres secteurs assurant à titre principal la fabrication de produits alimentaires destinés à la consommation immédiate ou dont l activité exclusive est la vente de denrées alimentaires au détail. Attention : ne pas oublier les dispositions relatives au repos hebdomadaire. Cotisations sociales concernant les apprentis Les entreprises de moins de 11 salariés, et celles inscrites au répertoire des métiers, bénéficient d une exonération totale des cotisations sociales, sauf de la cotisation d accident du travail versée auprès de l Urssaf et qui est due sur une base forfaitaire qui varie selon le pourcentage de rémunération de l apprenti. Pour les entreprises de plus de 11 salariés, et non inscrites au répertoire des métiers, des cotisations sont dues auprès de l Urssaf, du Pôle-Emploi, et de la caisse de retraite, sur la base forfaitaire. Cependant ne sont dues que les cotisations patronales, la rémunération des apprentis bénéficiant d une exonération de la part salariale. Si l entreprise est assujettie à un régime de prévoyance, les cotisations de prévoyance restent dues dans tous les cas, que ce soit la part patronale ou salariale. 22

23 Thème 2 Notions sur le temps de travail La journée de solidarité Elle prend la forme d une journée de travail supplémentaire pour les salariés et d une contribution financière pour les employeurs. Salariés concernés et choix de la date de la journée de solidarité (JDS) Elle concerne l ensemble des salariés ; Pour un salarié à temps complet la durée de la JDS (journée de solidarité) correspond à 7 heures ; Pour les temps partiel elle est réduite proportionnellement à la durée contractuelle. Pour une durée de travail 20 heures par semaine, le DIF est égal à 7 heures / 35 h x 20 h soit 4 heures au titre de la JDS ; Il appartient à l accord d entreprise ou d établissement ou, à défaut, à l accord de branche de fixer la JDS. En l absence d accord d entreprise ou d accord de branche, la JDS est fixée par l employeur après consultation du comité d entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s ils existent ; L employeur peut prévoir : > Soit le travail d un jour férié précédemment chômé autre que le 1 er mai ; > Soit le travail d un jour de repos accordé au titre d un accord collectif aménageant le temps de travail sur plusieurs semaines ou à l année ; > Soit toute autre modalité permettant le travail de 7 heures précédemment non travaillées en application de dispositions conventionnelles ou des modalités d organisation des entreprises comme par exemple : - Une journée de repos RTT ; - Tout autre jour précédemment non travaillé, tel par exemple un samedi (mais pas un dimanche). Le fractionnement en tranches horaires de la journée de solidarité est autorisé (Exemple : un salarié travaille une demi heure de plus pendant 14 jours). Incidences de la JDS Les heures effectuées au titre de la JDS, dans la limite de 7 heures, ne sont pas qualifiées d heures supplémentaires, ne donnent pas lieu au déclenchement des droits au titre de la contrepartie obligatoire en repos et ne s imputent pas sur le contingent annuel d heures supplémentaires. En revanche, les heures au-delà de 7 heures ouvrent droit à rémunération et suivent, le cas échéant, le régime des heures supplémentaires. En clair, le salarié effectue une journée de travail au cours d une journée habituellement non travaillée sans que sa rémunération mensuelle brute ne change. 23

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25 Thème 3 Divers La période d essai du contrat à durée indéterminée (hors VRP) L objet de la période d essai L objet de la période d essai est de permettre : à l employeur d évaluer les compétences et les aptitudes professionnelles du salarié ainsi que son adéquation au poste qui lui est dévolu ; au salarié d apprécier si les fonctions occupées lui conviennent. Preuve de son existence L existence de la période d essai ne se présume pas, elle doit être expressément fixée, dans son principe et sa durée, dès l engagement du salarié. En l absence de contrat ou de signature du contrat de travail, la période d essai n existe pas. Le salarié est réputé être embauché à titre définitif dès le 1 er jour de l embauche sans période d essai. La durée Depuis la loi n du 25 juin 2008, le contrat de travail à durée indéterminée peut comporter une période d essai dont la durée maximale est : Pour les ouvriers et les employés : 2 mois ; Pour les agents de maîtrise et techniciens : 3 mois ; Pour les cadres : 4 mois. La suspension du contrat (indisponibilité du salarié, congés payés, maladie, etc.) autorise l employeur à reporter le terme de l essai. A retenir cependant : Aucun accord collectif conclu après le 26 juin 2008 et aucun contrat de travail ne peut prévoir une période d essai plus longue que la durée légale ; Par exception, les périodes d essai plus longues, fixées par les accords de branche conclus avant la publication de la loi (26 juin 2008) restent en vigueur ; Un accord collectif conclu après le 26 juin 2008 ou un contrat de travail peut prévoir l application d une période d essai plus courte. 25