Réunion spéciale du comité suivi 18 avril 2015

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1 Réunion spéciale du comité suivi 18 avril 2015 Essentiellement sol, 3870 rue Ontario Est, 2 e étage 4 participantes et participants, 1 observatrice - La rencontre débute à 14h20. - Les participantes et participants s entendent pour terminer la rencontre au maximum à 17h30. - Lors de l assemblée du 16 avril, un montant de 5$ par personne présente, jusqu à concurrence de 40$, est alloué à l achat de nourriture au magasin Essentiellement sol. Puisque 5 personnes étaient présentes, nous pouvions dépenser en tout 25$. - Au final, 24$ a été dépensé. Les factures seront présentées à la prochaine assemblée. - Camille prend en charge le compte-rendu. Nous avons élaboré un document présentant le mandat du comité suivi afin de le proposer à l assemblée. Celui-ci est disponible à l annexe 1. Les paragraphes en italique sont des décisions prises lors d assemblées précédentes et contiennent des tâches données au comité suivi. Proposition Diffuser le texte descriptif des listes de diffusion aux personnes nouvellement inscrites sur ces listes. À ajouter au point 6 si c est adopté. 1

2 Annexe 1 Mandat du comité suivi Voici le mandat global que l assemblée donne au comité suivi. Le comité doit s en tenir exclusivement aux tâches décrites dans ce document, c est-à-dire qu il n a pas le pouvoir de faire quoi que ce soit d autre sans que ce soit une demande formulée par l assemblée. Les décisions prises en assemblées prévalent sur ce document. 1. Boîte courriel apahm@riseup.net Gérer la boîte courriel : - Faire suivre les courriels reçus aux comités appropriés lorsque ces courriels correspondent au mandat de ces comités tel que présenté dans le texte descriptif. - Faire suivre les courriels reçus sur la liste discussion ou la liste info lorsque ceux-ci correspondent au texte descriptif des listes de diffusion adopté à l assemblée du 20 février Organiser la boîte courriel et changer le mot de passe si nécessaire. - Prendre connaissance des courriels reçus et y répondre lorsque nécessaire. 2. Site internet Gérer la structure du site internet : - Renouveler le nom de domaine pour le site internet et effectuer le paiement. - Maintenir la structure du site web fonctionnelle et adaptée aux besoins de l assemblée et de ses comités et rapporter les modifications effectuées à l assemblée. Gérer le contenu du site internet : - Maintenir à jour le contenu du site internet de l APAHM sauf celui des onglets reliés à chaque comité ainsi que des articles sur la page d accueil, à moins que ce ne soit demandé par les comités concernés. - S assurer que les listes de comptes-rendus des assemblées et des réunions de comités soient maintenues à jour. «Que le comité suivi ait le pouvoir d organiser les informations sur le site web et qu il en fasse rapport à l assemblée lorsqu il le fait.» (11 mai 2014) 2

3 3. Finances Maintenir publique la situation financière de l APAHM : - Tenir un document de comptabilité des finances de l APAHM et le maintenir à jour. - Y indiquer où se situe l argent de l APAHM (petites caisses, fiducie, compte en banque, etc.) et les montants totaux que l on retrouve à ces endroits. - Le publier sur le site internet. - Lors de chaque assemblée, faire état des changements relatifs aux finances ainsi que du montant total d argent que possède l assemblée et mettre à disposition des participantes et participants le document de comptabilité à jour. Manipulation de l argent : - Effectuer les remboursements et les dons décidés par l assemblée. - Entreposer les deux petites caisses de l assemblée. - Répartir une somme de 300$ entre les deux petites caisses, soit un montant de 150$ dans la première et un montant de 150$ deuxième qui prendra la relève lorsque la première sera épuisée et vice versa, tel que décidé à l assemblée du 14 mars Tenir un vote en assemblée chaque nouveau renflouage des petites caisses afin de déterminer le ou la nouvelle responsable de la petite caisse, tel que décidé à l assemblée du 14 mars S assurer qu une boîte soit mise à la disposition des gens à chaque assemblée pour récolter les dons. «À chaque assemblée, une boîte soit mise à la disposition des gens et présentée à ceux-ci pour faire des dons pour l'apahm. Le montant est comptabilisé devant tous et divulgué avant la fin de l'assemblée afin qu'il apparaisse dans le compte-rendu. On ajoute ce montant-là au montant total de l'apahm dont sont rendus les comptes à chaque début d'assemblée et une vérification peut être demandée si elle est adoptée à la majorité.» (9 mars 2014) «Qu une somme de 300$ soit répartie entre deux petites caisses, soit : - Un montant de 150$ dans la première petite caisse, actuellement gérée par Camille et qui contiendrait un total de $; - Un montant de 150$ dans la caisse #2 qui prendra la relève lorsque la première petite caisse sera épuisée et vice versa. Qu un vote soit tenu à chaque nouveau renflouage des petites caisses afin de déterminer le ou la nouvelle responsable de la petite caisse.» (14 mars 2015) 3

4 4. Préparation des assemblées Prévoir le lieu des assemblées : - Réserver les locaux pour les assemblées. - S assurer que quelqu un prenne la tâche d arriver 30 minutes à l avance lors des assemblées pour ouvrir le local si nécessaire, accueillir les gens et les renseigner sur l APAHM au besoin. Procédure : - Que le comité suivi s assure qu une personne décrive clairement les procédures habituelles au début des assemblées en demandant à l assemblée si elle veut procéder ainsi. Publiciser les assemblées: - Diffuser les dates et les lieux des prochaines assemblées sur la liste Info et sur le site internet. - Communiquer par téléphone la date et le lieu des futures assemblées aux personnes qui n ont pas d adresse courriel. «Que l'apahm fasse parvenir les informations sur la tenue des assemblées aux médias locaux. Se limiter au quartier Hochelaga pour l'instant et que le comité Suivi soit chargé de chercher d'autres médias du quartier pour publier l'information sur la tenue d'assemblées.» (9 avril 2014) Régler les imprévus : - Si une assemblée n a pas eu lieu et qu aucune autre date d assemblée n a été prévue, le comité suivi est en charge de fixer une date afin qu une autre assemblée puisse avoir lieu. 5. Suivi des décisions prises en assemblée Publiciser les positions et principes : - Rassembler les positions et les principes décidés en assemblée en un document. - Publier ce document sur le site internet et le maintenir à jour. Tâches et mandats donnés : - S assurer que tous les mandats donnés en assemblées soient faits ou soient abandonnés par l assemblée. - Faire état de la progression d une tâche en assemblée lorsque la personne en charge d effectuer cette tâche le demande au comité suivi. - Suite à une période de deux mois sans progression d une tâche donnée en assemblée, proposer aux personnes présentes de reprendre cette tâche non effectuée. Proposer de l abandonner si personne ne veut la reprendre. 4

5 Fonctionnement de l assemblée : - Rassembler les décisions par rapport au fonctionnement de l assemblée en un document. - Publier ces décisions sur le site internet. - Tenir ce document à jour. «Lorsqu'il y a prise de mandat par une ou plusieurs personnes présentes à une assemblée, celles-ci doivent faire part de la réalisation ou des progrès de ce mandat aux membres de l'apahm lors d'une assemblée ou par courriel au Comité suivi. Après une période de deux mois sans progrès, le Comité suivi devra proposer aux personnes présentes à l'assemblée de reprendre le mandat et de l'abandonner si aucune d'entre elles ne veut le reprendre.» (9 novembre 2014) 6. Listes de diffusion S occuper des inscriptions aux listes de diffusion: - Ajouter les courriels de personnes qui font la demande d être inscrites aux listes de diffusion de l APAHM et leur expliquer, au besoin, le fonctionnement de ces listes. - Désinscrire des listes de diffusion les personnes qui en font la demande. Effectuer la modération de la liste Info : - Lorsqu une personne fait la demande au comité ou tente d envoyer un message sur la liste Info, décider de faire suivre ou non le message en se basant sur les modalités du texte descriptif des listes de diffusion de l APAHM adopté à l assemblée du 20 février Faire suivre les décisions de modération de l assemblée : - Lorsque l assemblée décide de donner un avertissement à un individu par rapport son usage abusif d une ou plusieurs listes de diffusion, le comité suivi doit lui communiquer cet avertissement. «après un avertissement de la part de l'assemblée suite à un usage abusif des listes courriel, une personne puisse être enlevée de ces listes par une Assemblée subséquente s'il y a à nouveau usage abusif à leurs yeux. Que la politique d'usage des listes adoptée il y a quelques mois ainsi qu'un rappel des définitions des différentes listes soient retransmis à tout le monde par le comité Suivi. Que celui-ci avertisse en privé les personnes fautives.» (8 décembre 2013) «Diffuser les informations en lien avec l APAHM dont, entres autres, les dates des prochaines assemblées et réunions de comité, les activités et actions organisées ainsi qu un bref suivi de ce qui s y passe. Le comité suivi est en charge de diffuser ces informations.» (Dans le texte descriptif des listes de diffusion) «Adopter le texte descriptif des listes de diffusion. Que le texte soit diffusé sur la liste info régulièrement.» (20 février 2014) 5

6 7. Tâches en tant que comité - Publiciser les activités du comité suivi, entre autres façons en les annonçant sur le site internet et sur la liste info. - Maintenir à jour la liste des comptes-rendus du comité suivi. - Diffuser régulièrement le texte descriptif des listes de diffusion sur la liste «info». «Adopter le texte descriptif des listes de diffusion. Que le texte soit diffusé sur la liste info régulièrement.» (20 février 2014) 6