MANUEL DE PROCEDURES

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1 REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON MINISTERE DE L ECONOMIE, DE LA PLANIFICATION ET DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE UNION EUROPEENNE EUROPEAN UNION FONDS EUROPEEN DE DEVELOPPEMENT COOPERATION CAMEROUN UNION MINISTRY OF ECONOMY, PLANNING AND EUROPEENNE REGIONAL DEVELOPMENT PROGRAMME D APPUI ET DE SOUTIEN A EUROPEAN DEVELOPMENT FUND CAMEROON L ACCORD DE EUROPEAN PARTENARIAT UNION COOPERATION ECONOMIQUE (PASAPE) CENTRE DE FORMALITES DE CREATION D ENTREPRISES GUICHET UNIQUE MANUEL DE PROCEDURES FINANCEMENT DE L UNION EUROPEENNE (PASAPE) VERSION PROVISOIRE Réalisé par le Cabinet ABS-INTERNATIONAL BP 3866 Douala Yaoundé Tél. (237) SARL au capital de FCFA n Contribuable M W Situé l Avenue Des palmiers Bonapriso Douala

2 PAGE 2 ABREVIATIONS ABREVIATIONS CFCE MINPMEESA MINJUSTICE MINFI PASAPE RCCM NIU CNPS PCA DG SARL SA GIP PV SAF ANUPS SIGNIFICATION Centre de Formalités de Création d Entreprises Ministère des Petites et Moyennes Entreprises de l Artisanat et de l Economie sociale Ministère de la justice Ministère des finances Programme d Appui et de Soutien à l Accord de Partenariat Economique Registre de Commerce et Crédit Mobilier Numéro d Identifiant Unique Caisse Nationale de Prévoyance Sociale Président du Conseil d Administration Directeur Général Société à Responsabilité Limité Société Anonyme Groupement d Intérêt Publique Procès Verbal Service Administratif et Financier Attestation de non utilisation de personnel salarié

3 PAGE 3 TABLES DES MATIERES CHAPITRES TITRES PAGES AVANT PROPOS 4 CHAPITRE INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES 6 1 Objectif du manuel 7 2 Organisation du manuel 8 CHAPITRE 1 MISE A JOUR DU MANUEL Modification des procédures Responsabilité de la tenue et de la mise à jour Méthodologie de mise à jour 10 CHAPITRE 2 PRESENTATION DU CFCE Présentation des CFCE Implantation géographique Cadre juridique Documents juridiques Organisation des CFCE Rôles et Responsabilités des intervenants Organigramme du CFCE 19 PROCEDURES ADMINISTRATIVES DE TRAITEMENT DES 20 CHAPITRE 3 DOSSIERS DE CREATION D ENTREPRISES 3.1. Types d entrepreneurs Procédures préalables avant l arrivée au Centre Processus de circulation des dossiers Schéma pratique de circulation des dossiers Normes et délais de traitement des dossiers Procédures de modification, cessation ou suspension 40 d activités 3.7. S PROCEDURES ELECTRONIQUES DE TRAITEMENT DES DOSSIERS 52 CHAPITRE 4 PROCEDURES FINANCIERES Gestion financière Frais de création d entreprise Fonds alloués au fonctionnement et investissement du CFCE Les procédures budgétaires Gestion des biens Biens durables Biens consommables

4 PAGE 4 AVANT-PROPOS En date du 18 mars 2010, le premier ministre, Chef du Gouvernement a émis l instruction N 001 relative aux formalités administratives de création d entreprises au Cameroun. Cet acte qui s inscrit dans le cadre du processus d amélioration de l environnement des affaires a pour effet de lever les nombreuses difficultés relatives aux démarches administratives de création d entreprises auxquelles sont confrontés les opérateurs économiques nationaux et étrangers désireux d investir dans notre pays. Une nouvelle instruction du Premier Ministre Chef du Gouvernement n 002/CAB/PM du Mai 2012 renforce les dispositions relatives aux procédures de facilitation de création d entreprises en se référant à l Acte Uniforme OHADA et abroge toutes dispositions antérieures contraires de l instruction n 001/CAB/PM du 18 Mars 2010 En effet En date du., le Premier Ministre, Chef du Gouvernement, a émis une nouvelle instruction n relative aux formalités administratives de création des entreprises au Cameroun. Cet acte qui fait suite aux travaux de la troisième édition du Cameroon Business Forum (CBF) s inscrit dans le cadre du processus d instauration d un environnement des affaires simplifié. Il en résulte plusieurs prescriptions importantes qu il convient de rappeler, lesquelles prescriptions ont respectivement traits à la mise en conformité des procédures nationales avec les textes supranationaux de l Acte Uniforme OHADA du 15 décembre 2010, ainsi que plusieurs aménagements au sujet notamment de l exigence de titre foncier, du certificat de résidence et de l instauration des photocopies en lieu et place des extraits. Ainsi, les règles de procédure ci-dessous décrites prescrivent le report de trois (03) mois de l exigence de titre foncier, la suppression de l exigence du certificat de célibat, de l attestation de domicile et de la copie certifiée conforme de la carte nationale d identité ou de l acte de naissance. Elles ont pour effet la simplification des procédures de création d entreprises au sein des centres existants et projetés.

5 PAGE 5 Ce manuel a été élaboré et réalisé à la faveur de l'appui financier de l'union Européenne à travers le PASAPE. Le manuel a pour objectif de mettre à la disposition des responsables des CFCE, un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations administratives dans les CFCE. Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de gestion qui doit se traduire pour le CFCE, par des contrôles réguliers pour palier aux différents risques qui peuvent résulter d'irrégularités ou de malversations (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de négligences, d'erreurs d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien) Les règles d organisation et de procédures qui suivent instruites par le Premier Ministre Chef du Gouvernement s adressent aux chefs de départements ministériels suivants : - Monsieur le Ministre d Etat, Ministre de la Justice, Garde des Sceaux ; - Monsieur le Ministre des Petites et Moyennes Entreprises, de l Economie Sociale et de l Artisanat ; - Monsieur le Ministre des Finances ; Le manuel de procédures est un document d accompagnement du fonctionnement des CFCE mis à la disposition des gestionnaires afin d assurer la rapidité, la traçabilité dans le traitement des dossiers des usagers par la codification des procédures et de l organisation du travail. Il s agit de manière spécifique de : Simplifier les procédures Réduire les délais de traitement des dossiers Répartir les tâches de manière spécifique et en fonction des compétences Assurer un meilleur suivi des dossiers Eviter les actes de faux et usage de faux Renforcer la crédibilité des CFCE Lutter contre l inertie Mettre en place les outils de suivi-évaluation des procédures et des activités L objectif 72 heures L objectif de la création des CFCE est de réussir la création d une entreprise en 72 heures. Cette performance bien que possible est encore loin d être atteinte à cause de nombreux disfonctionnement qui entravent encore la célérité du traitement administratif des dossiers de création d entreprises.

6 PAGE 6 L ajustement de tous les services au niveau matériel, humain et financier permettra de faire des 72 heures de création d entreprise un principe.

7 PAGE 7 CHAPITRE 1 INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES OBJECTIF DU MANUEL DE PROCEDURE ORGANISATION DU MANUEL 1.1. OBJECTIF DU MANUEL DE PROCEDURES

8 PAGE 8 Le manuel des procédures formalise les principales procédures qui décrivent toutes les étapes nécessaires pour la création ou la modification d une entreprise, et met à la disposition des travailleurs du CFCE un référentiel de base dans l exercice de leur fonction. Il est conforme à l Acte Uniforme OHADA portant Droit Commercial Général, à la législation nationale et à la réglementation en vigueur au Cameroun. Il a pour objectifs de : fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif dans le cadre de la création d entreprise, décrire l'organisation administrative, financière et comptable, décrire le processus de traitement des dossiers dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents, décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et administratif, ainsi que les tâches qui lui incombent, utiliser de façon optimale, pour la meilleure efficacité de l'action engagée, l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que : Les moyens humains, Les moyens matériels, Les moyens financiers. Le Manuel de procédures concerne également les procédures électroniques qui seront mises en place très prochainement ORGANISATION DU MANUEL DE PROCEDURES

9 PAGE 9 Le manuel de procédures s articule autour de 4 parties principales qui se présentent ainsi qu il suit : CHAPITRE I MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCÉDURES Cette première partie est structurée de manière à en faciliter l'exploitation et la mise à jour afin de l'adapter à l'évolution tant de l'organisation du CFCE que des procédures formalisées. CHAPITRE 2 : DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU CFCE La deuxième partie du manuel présente le CFCE notamment ses objectifs, la stratégie de mise en œuvre, et ses composantes ainsi que les cadres institutionnel et organique. CHAPITRE 3 : PROCEDURE DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DE CREATION D ENTREPRISES La troisième partie décrit les procédures administratives, financières suivant une description détaillée des différentes étapes de la procédure du traitement des dossiers de création d entreprises CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE La quatrième partie présente les procédures de gestion du CFCE, principalement dan sa gestion administrative, financière et comptable

10 PAGE MISE À JOUR DU MANUEL 1.1 MODIFICATION DES PROCEDURES 1.2 RESPONSABILITE DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL 1.3 MÉTHODOLOGIE DE MISE À JOUR 1.1. MODIFICATION DES PROCEDURES

11 PAGE 11 La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il n'est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue par le Directeur du CFCE pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu'une mise à jour sera opérée. La mise à jour du manuel peut être motivée par : des changements dans la structure ou les activités du CFCE suivant les décisions des autorités de tutelle, les modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles, des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois et règles en vigueur en République du Cameroun, des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tâches lui incombant, des aménagements dans l'organisation du CFCE RESPONSABILITE DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL La responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel des procédures incombe au Directeur du CFCE. Il décide en outre des copies à mettre à la disposition du personnel. La décision de modification des procédures existantes est prise sur son initiative MÉTHODOLOGIE DE MISE À JOUR Lorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée, le Directeur du CFCE convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les intervenants susceptibles d'être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l'opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l'issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants les procédures devant être modifiées, les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées, les principes des modifications à apporter, la personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.

12 PAGE 12 La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures les soumet au Directeur du CFCE qui y apporte les éventuelles modifications qu'il juge nécessaire pour arrêter le texte définitif. Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Directeur du CFCE se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. Le secrétariat doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes.

13 PAGE 13 CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU CENTRE DE FORMALITES D ENTREPRISES 2.1. PRESENTATION DES CFCE 2.2. IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE 2.3. CADRE JURIDIQUE 2.4. DOCUMENTATION JURIDIQUE 2.5. ORGANISATION DES CFCE 2.6. ORGANIGRAMME 2.1. PRESENTATION DES CFCE

14 PAGE 14 Les centres de formalités de création d entreprises sont des structures qui regroupent en un seul lieu géographiques tous les services administratifs intervenant dans la création d entreprises, ce sont en d autres termes des guichets uniques de création d entreprises. Ce regroupement des services administratifs a pour objectif de réduire de manière considérable les délais de création d entreprises qui devraient ainsi passer de 90 jours à 72 heures. De manière plus spécifique, les CFCE ont pour objectif de : - Faciliter les démarches et formalités administratives de constitution, de modification, de cessation d activités et de dissolution des entreprises, dans les délais impartis, sous réserve des procédures judiciaires en cours ; - Accueillir physiquement et/ou virtuellement les services compétents des administrations compétentes intervenant dans les procédures et démarches administratives y relatives ; - Communiquer aux intéressés la liste de toutes les pièces à fournir, les frais correspondants, ainsi que les administrations compétentes pour les délivrer ; - Recevoir sur formulaire unique l ensemble des déclarations liées à la création, à la modification, à la cessation d activités et à la dissolution des entreprises ; - Percevoir les frais relatifs à l ensemble des prestations liées à son activité, ainsi que ceux destinés aux administrations partenaires. - Recueillir les informations et données relatives à la création d entreprise au Cameroun, et chaque fois que de besoin, les transmettre aux institutions publiques, privées ou internationales ; - Mener toutes études, enquêtes, analyses, proposition et opérations de prospective ayant pour objet ou effet d améliorer les démarches administratives en vue de la création d entreprise ; - Collecter, organiser et mettre à la disposition de toute personne intéressée l ensemble des textes en vigueur dans le domaine des affaires au Cameroun ; - Tenir et mettre à jour le fichier des entreprises créées, modifiées, dissoutes ou en cessation d activités, et transmettre ces données à l Institut National de la Statistique ;

15 PAGE 15 - Tenir, mettre à jour et rendre disponible le fichier des personnes physiques interdites d exercer la direction d une personne morale, et des personnes morales interdites ou restreintes d activités sur le territoire national ; - Assurer la coordination et la coopération entre les institutions publiques, privées et internationales impliquées dans le processus de création d entreprise au Cameroun, en vue d en améliorer l efficacité ; A titre secondaire, la mise en commun des moyens pour l exécution de tous travaux liés à ces activités, et plus généralement toutes activités se rattachant directement ou indirectement aux activités ci-dessus spécifiées, ou susceptibles d aider à leur réalisation. Les CFCE sont placés sous la supervision et l autorité du Ministère des Petites et Moyennes Entreprises de l Artisanat et de l Economie Sociale qui coordonne toute l activité IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE Les centres pilotes de formalités de création d entreprises ont été créés à Yaoundé et à Douala en Avril Ils connaissent une extension dans les villes de Bafoussam, Bamenda et Garoua. L intention manifestée par le Gouvernement et le MINPMEESA est de doter chaque province d un CFCE CADRE JURIDIQUE Les CFCE pour le moment n ont pas de cadre juridique formel, en effet, un comité de pilotage a été créé par décision n 0038/D/MINPMEESA/SG du 31 mars 2010 pour la mise en place et le suivi des CFCE, après la signature par le PM de l instruction n 001/CAB/PM du 18 mars 2010 sur les CFCE et les diverses instructions du Chef du Gouvernement demandant au MINPMEESA de tout mettre en œuvre pour que le 15 avril 2010 au moins un CFCE devienne opérationnel. Cette instruction a été remplacée par l instruction N 00/CAB/PM du Mai 2012 portant amélioration des dispositions de la première. Il s agit de mettre prioritairement en place une structure susceptible de lever les barrières qui entravent la création d entreprise et de réduire les délais de création d entreprises les ramenant à 72 heures comme dans la plupart de pays en développement, et d améliorer le classement du Cameroun au Niveau de «Doing Business» dans des délais très brefs. C est pour ce faire que l organisation et la mise en place n est pas encore formalisée par un texte juridique donnant un statut aux CFCE, ce vide juridique qui devrait être comblé ne devrait avoir aucune incidence ni

16 PAGE 16 sur le fonctionnement ni sur les résultats assez satisfaisants quant au nombre d entreprises créées enregistrés depuis leur mise en place DOCUMENTATION JURIDIQUE Les documents obligatoires nécessaires à la gestion des CFCE sont classés en 4 catégories : CATEGORIE Les registres juridiques Les registres d entreprises créées LIVRES Registres des PV des réunions et assemblées consignation de toutes les entreprises créées par statut légal et par genre Documents institutionnels Manuel de procédures, statuts et tout autre document juridique indispensable Des registres comptables Livre d inventaires, balance générale des comptes, le grand livre 2.5. ORGANISATION DES CFCE Le Centre de formalité de création d entreprises est une structure légère qui permet de lever les lourdeurs administratives de création d entreprise et d accélérer leur création dans un délai règlementaire de 72 heures. ORGANES DE GESTION DU CFCE Le CFCE est un groupement d Intérêts Publics (GIP) constitué d un Comité de Gestion composé de membres représentant des départements ministériels et sociétés d Etat intervenant dans le processus de traitement des dossiers au CFCE. Le Comité de Gestion est présidé par le Secrétaire Général du Ministère des PME, de l Artisanat et de l Economie Sociale qui en est l autorité de tutelle. Les membres siégeant au Comité de Gestion des CFCE sont issus des institutions ci-après :

17 PAGE 17 MINPMEESA Ministère des Finances Ministère de la Justice La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale L organigramme ci-après décrit la composition du CFCE Le Comité de Gestion C est l organe central qui assure la gestion et fait office de Conseil d administration de tous les CFCE. Le Président du Comité de Gestion Le Président du Comité de Gestion est investi des pouvoirs pour engager le CFCE dans la limite des attributions qui ne relèvent pas du Comité de Gestion. Il préside le Comité de Gestion qui est chargé de : Définir les grandes orientations des activités des CFCE Approuver le programme annuel des activités des CFCE Arrêter le budget annuel, et les états financiers annuels des CFCE Approuver le manuel de procédures et ses mises à jour ultérieurs Approuver les grilles de rémunération et autres avantages du personnel des CFCE Les membres du Comité de Gestion Chaque membre du Comité de Gestion représente son département ministériel qui a un rôle déterminant à jouer dans le processus de création d entreprise, les responsabilités sont décrites de manière détaillée dans le présent manuel. Chaque CFCE est composé de : - Un Directeur qui assure sous l autorité du Président, la planification, l organisation, la coordination, le contrôle et la mise en œuvre de l ensemble des activités du CFCE - Un service administratif et financier qui assure la gestion administrative et financière du Centre - Un assistante du directeur du CFCE - Un agent de liaison qui a la responsabilité d acheminer les dossiers des promoteurs dans les différents services Du personnel des services des Ministères des Finances, de la justice et de la Caisse Nationale de Prévoyance sociale affecté au CFCE détaché auprès des CFCE

18 PAGE DESCRIPTION DES ROLES ET RESPONSABILITES DES INTERVENANTS DU CFCE La présente rubrique décrit les rôles et responsabilités des services de chaque département ministériel intervenant dans le processus de création d entreprise. 1. Ministère des Petites et Moyennes Entreprises, de l artisanat et de l Economie Sociale Le MINPMEESA est en charge de la coordination, du service administratif et financier, de l accueil, de la documentation au CFCE et du suivi des dossiers. ROLE RESPONSABILITES COORDINATION S assure que : - les dossiers de demande de formalités administratives ont été traités efficacement - les dossiers ont été reproduits et diffusés correctement en fonction des administrations partenaires - les dossiers ont été suivis rigoureusement dans le respect des délais - la promotion des services offerts par le CFCE est faite à travers tous les actes posés dans l exercice de la fonction - Dispose de la liste des entreprises créées par catégories (établissements, SARL, SA) et par genre (Femmes, hommes - De la mise en cohérence et coordination entre les différentes administrations concernée - Il signe les récépissés et les attestations de création d entreprise - S assure que les annonces légales ont été publiées par la SOPECAM Accueil Le Service administratif et financier Documentation et statistiques S assure que : - le promoteur a été bien reçu et bien écouté - l information est disponible par les affiches, les brochures ou le personnel - Vérifie que le dossier du promoteur est complet - Le dossier est enregistré et le numéro d ordre donné - Les frais relatifs au dossier sont déposés et un reçu remis au promoteur Assiste le directeur et assure la ventilation des différents documents dans les divers services du CFCE Conservation des fonds de dossiers, des fichiers et du traitement des données statistiques

19 PAGE 19 Liaison entre les différents bureaux Assure l acheminement et la traçabilité des dossiers d un service à un autre et est responsable du suivi des dossiers. 2. MINISTERE DES FINANCES SERVICES Responsable hiérarchique Tâches Trésor Direction du Trésor Encaissement des frais de création d entreprises Impôts Direction Générale des Impôts Délivrance des cartes contribuables et des patentes exonérées 3. MINISTERE DE LA JUSTICE POSTE Responsable hiérarchique Tâches Agent de GREFFE Le Greffe du tribunal de 1 ère instance Enregistrement au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier 4. CAISSE NATIONALE DE PRVOYANCE SOCIALE (CNPS) POSTE Agent de la CNPS Tâches Délivrance des ANUPS ou AUPS Immatriculation au registre des employeurs Chaque service dépend de son administration de tutelle à qui il rend directement compte des activités liées à son secteur. Faisant partie des services du CFCE, il dépend également du Directeur du CFCE et participe aux réunions de coordination des activités du CFCE pour la mise en cohérence des informations.

20 ORGANIGRAMME DU CFCE PAGE 20 COMITE DE GESTION PRESIDENT DIRECTEUR DU CFCE ASSISTANT E Du directeur Agent de liaison RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER MINPMEESA ACCUEIL Bureau du TRESOR Bureau des IMPOTS Bureau de la CNPS DOCUMENTATION ET STATISTIQUES NB : le personnel des différents bureaux dépend chacun en ce qui le concerne de son administration de laquelle il reçoit des instructions. Il participe cependant au fonctionnement des activités du CFCE sous la coordination du Directeur

21 PAGE 21 CHAPITRE 3 : PROCEDURE DE TRAITEMENT DES DOSSIERS 3.1. TYPES DE PROMOTEURS 3.2. PROCEDURES PREALABLES A L ARRIVEE AU CFCE 3.3. PROCESSUS DE CIRCULATION DES DOSSIERS 3.4. SCHEMA PRATIQUE DE CIRCULATION DES DOSSIERS 3.5. PROCEDURE DE MODIFICATION, DISSOLUTION OU CESSATION D ACTIVITES

22 PAGE TYPES DE PROMOTEURS L Acte Uniforme OHADA définit plusieurs types d entrepreneurs parmi lesquels : Les Personnes Physiques ou Entreprenants L entreprenant est un entrepreneur individuel, personne physique qui sur simple déclaration au registre du Commerce et Crédit Mobilier exerce une activité professionnelle, civile commerciale artisanale ou agricole. Le régime de l Entreprenant qui pourra être en tant que de droit reprécisé par un texte particulier, donnera droit à la délivrance gratuite d une carte de contribuable, d une attestation d exonération de la patente et de l inscription au RCCM. Toute chose pouvant faciliter leur accès à la commande publique. Le Commerçant, personne physique C est un entrepreneur individuel qui exerce une activité commerciale, qu il déclare avec le formulaire unique fourni par le service d accueil du CFCE où sont mentionnés les éléments qui seront présentés dans la rubrique «composition du dossier» Les personnes morales ou sociétés commerciales Le Commerçant, personne morale C est un entrepreneur qui décide de créer une société distincte de la personne physique, une société unipersonnelle. Le représentant du commerçant personne morale déclarera son activité avec le formulaire unique fourni par le service d accueil du CFCE en y mentionnant les éléments à préciser ultérieurement Les Succursales Ce sont les représentations de sociétés ayant leur siège dans une autre localité ou à l étranger. Toute personne morale non assujettie à l immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier en raison du lieu d exercice de son activité ou de son siège social doit, dans le mois de la création d une succursale telle que définie par l Acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du groupement d intérêt économique, ou d un établissement, en requérir l immatriculation. Cette demande faite avec le formulaire fourni par le service d accueil du CFCE dans le ressort duquel est établie cette succursale ou cet établissement et doit mentionner les éléments à préciser dans la rubrique composition du dossier.

23 PAGE 23 Promoteurs Groupements d Intérêts Economiques (GIE) C est une structure composée uniquement de personnes morales ou des structures d Etat dont les activités servent les intérêts économiques des différents partenaires. Il est régit par l Acte Uniforme OHADA sur le droit des sociétés commerciales et les Groupements d Intérêts Economiques 3.2. PROCEDURES PREALABLES A L ARRIVEE AU CFCE Le promoteur qui se présente au CFCE doit préalablement se munir d un dossier constitué des pièces ci-après : COMPOSITION DU DOSSIER POUR LES PERSONNES PHYSIQUES L ENTREPRENANT- LE COMMERCANT A l'appui de sa déclaration, le demandeur est tenu de fournir les pièces justificatives suivantes quels que soient leur forme et leur support : 1 ) une photocopie de la carte nationale d identité ou l acte de naissance pour les nationaux, du passeport ou de la carte de séjour pour les étrangers; 2 ) une photocopie de son acte de mariage en tant que de besoin ; 3 ) une déclaration sur l'honneur dont le formulaire est remis sur place, signée du demandeur et attestant qu il n est frappé, d aucune des interdictions d exercer le commerce. 4 ) une déclaration sur l honneur attestant du lieu de résidence Lesdites déclarations sur l honneur sont complétées, dans un délai de soixantequinze (75 jours) à compter de la date de l immatriculation, par un extrait de casier judiciaire ou à défaut par le document qui en tient lieu, ainsi que de l attestation de résidence dûment délivrée par les autorités compétentes ; 5 ) une photocopie du titre de propriété, ou du contrat de bail ou du titre d occupation du principal établissement et, le cas échéant, de celui des autres établissements et succursales ; La présentation de la photocopie du titre de propriété, ou du contrat de bail ou du titre d occupation s effectue dans un délai de trois mois à compter du jour du dépôt de la demande d immatriculation.

24 PAGE 24 6 ) en cas d'acquisition d'un fonds ou de location-gérance, une photocopie de l'acte d'acquisition ou de l'acte de location-gérance ; 7 ) le cas échéant, une autorisation préalable d'exercer le commerce 8 ) Deux demi-photos, noir sur blanc ou couleur 9 ) un plan de localisation signé par le promoteur COMMERÇANTS, PERSONNES MORALES: Le représentant du commerçant, personne morale, déclare son activité avec le formulaire unique fourni par le service d accueil du CFCE. Il y mentionne les éléments mentionnés sur le formulaire unique A l'appui de sa déclaration, le demandeur est tenu de fournir les pièces justificatives suivantes quels que soient leur forme et leur support : 1 ) une photocopie des statuts ou de l acte fondateur ; 2 ) la déclaration de régularité et de conformité ou de la déclaration notariée de souscription et de versement du capital; 3 ) la liste des gérants, administrateurs, dirigeants ou associés tenus indéfiniment et personnellement responsables ou ayant le pouvoir d engager la société ou la personne morale ; 4 ) une déclaration sur l'honneur signée du demandeur et attestant qu il n est frappé d aucune des interdictions d exercer le commerce. Cette déclaration sur l honneur est complétée, dans un délai de soixante-quinze (75) jours à compter de l immatriculation, par un extrait de casier judiciaire bulletin n 3 ou, à défaut, par le document qui en tient lieu. 5 ) le cas échéant, une autorisation préalable d'exercer l'activité du demandeur. 6 ) 1 photocopie du titre de propriété ou contrat de bail 7 ) La quittance justifiant le paiement de la taxe foncière sur l immeuble s il abrite le siège social de l entreprise et appartient au promoteur 8 ) Un plan de localisation

25 PAGE 25 GROUPEMENT D INTERETS ECONOMIQUES (GIE) Dans un délai de 3 mois à compter de la date de la tenue de l assemblée constitutive, le PCA du GIE dépose auprès du service public chargé de la tenue de registre du ressort administratif de son siège social contre récépissé énumérant les pièces incluses dans le dossier en vue de l inscription de son organisme qui comprend : Une demande timbrée au tarif en vigueur Le procès verbal de l AG constitutive mentionnant la date et le lieu de sa tenue et signé par le nombre fondateurs requis. Le procès verbal doit indiquer : La résolution relative à la création du Groupement d Intérêts Economiques et précise la date de la tenue de l Assemblée Générale constitutive : la dénomination et éventuellement le pseudonyme ou le sigle, l objet et la ou les branches d activité économique, le ressort territorial, le siège social et l adresse postale 3 copies de statuts La résolution approuvant les statuts et spécifiant : les modalités d engagement d activités réciproques, les modalités de souscription et de libération du capital social ; la résolution portant sur l élection du président du conseil d administration et des administrateurs. La résolution relative à l élection des membres du comité de surveillance et mentionnant leurs noms, prénoms, profession et adresse personnelle. La résolution nommant le directeur du GIE et spécifiant ses attributions La résolution nommant la personne physique extérieure chargée du contrôle des comptes ou l organisme retenu à cet effet Une copie conforme d une autorisation d une attestation de conformité préalable ou de tout autre document requis, précisant les domaines d activités concernés. 3 copies de loi et de son texte d application qui sont retournées à l intéressé après délivrance du certificat d inscription.

26 PAGE 26 Le GIE doit se faire enregistrer au Registre du Commerce (Greffe de tribunal de 1ere instance). Il est exonéré de l impôt sur les sociétés mais tenu de déclarer au fisc la distribution des résultats aux membres 3.3. PAIEMENT DES FRAIS Types d entreprises Entreprenant personne physique ou Frais correspondants (en espèces ou par chèque) CFA pour l enregistrement au RCCM Commerçants (Personnes morales) SARL- SA Patente gratuite pour la création d une nouvelle entreprise Carte de contribuable gratuite Immatriculation au RCCM : CFA Dépôt au greffe : 4000CFA par acte notarié constitutif (déclaration de souscription et de versement, statuts etc ) Droits de timbre de dimension : CFA Chemise cartonnée : 1000CFA CNPS : 1500 CFA pour attestation de non utilisation du personnel salarié) Timbre : CFA (pour attestation de non utilisation de personnel salarié) CFA : attestation du personnel salarié Taxe sur la propriété foncière : 0,11% de la valeur de l immeuble abritant le siège social de l entreprise déclaré par le propriétaire et payable annuellement. Enregistrement du bail : 10% du montant annuel du bail déclaré par le promoteur locataire Frais d attestation de localisation : CFA Toute demande doit automatiquement être timbrée. Le prix du timbre est fonction du type de demande

27 PAGE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS PROCESSUS 1 : GESTION DE L INFORMATION AUX USAGERS Domaine d application : accueil et information aux usagers Titre : création d une entreprise Acteurs : - Promoteur - Agents d accueil Documents supports : - dossier de création d entreprise - formulaires de création - brochure d information - Affiches Processus pré-requis : Demande d informations Constitution du dossier de création d entreprise Paiement des frais MODE OPERATOIRE ACTEURS CONTROLES Accueil des usagers Service d accueil Informations affichées Contrôle des prospectus Service d accueil documents Information sur les documents à produire ainsi que sur la procédure à suivre en vue de la création d entreprise et sur le remplissage du formulaire unique, Conseils divers Promoteur Agent de liaison Vérification de la conformité et de la Enregistrement recevabilité du dossier Récépissé de dépôt du dossier est rempli Le dossier est enregistré et un numéro Boite à suggestion d ordre lui est affecté Informations sur les frais à payer au CFCE qui sont perçus par l accueil contre reçu Transmission du dossier aux services Fiche navette administratifs et financiers

28 PAGE 28 Procédure induite : Obtention des informations Dépôt du dossier et transmission au SAF TYPES DE PROMOTEURS ACCUEILLIS AU CFCE Promoteur sans dossier Le service d accueil détermine le type d activités que veut entreprendre l usager. Il est renseigné sur les éléments constitutifs du dossier en fonction de la forme juridique choisie, Une brochure lui est remise pour plus d informations. Des affiches le renseignent également sur les différents aspects des obligations et avantages Sur le tableau des notaires Promoteur avec dossier Contrôle de conformité du dossier ; Dans le cas d un dossier incomplet ou composé de documents non conformes, il est restitué au promoteur ou au préposé du notaire afin de compléter ou d ajuster les documents pour ce qui est des délais ou de la qualité des pièces. Dans le cas où le dossier est complet il est transmis au Service administratif et Financier PROCESSUS 2 : SERVICES ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS Domaine d application : émission de bon pour paiement des frais Acteurs Agent de liaison SAF Documents /supports Documents constitutifs Fiche navette Procédure pré-requise : dossier complet Mode opératoire Acteurs contrôle Le dossier est reçu au SAF pour émission du bon au montant des frais à payer par le promoteur. Il est ensuite envoyé au service du trésor SAF Agent de liaison Le bon pour règlement des frais Fiche navette Procédure induite : paiement des frais du trésor et retour du dossier au SAF

29 PAGE 29 PROCESSUS 3 : LE SERVICE DU TRESOR Domaine d application Paiement des frais de création d entreprise Acteurs Agent d accueil Agent du trésor Documents supports Dossier complet du promoteur Fiche navette Procédure pré-requises : vérification du dossier présenté et du bon pour paiement Mode opératoire acteurs contrôle Encaissement des frais exigibles sur le feuillet du quittancier correspondant au service Agent du trésor Agent de liaison Récépissé du dépôt de dossier et reçu (paiement espèces) ou déclaration de recette (paiement par chèques Procédures induites : délivrance d une quittance de paiement des frais PROCESSUS 4 : SERVICE DES IMPOTS Domaine d application : enregistrement des actes notariés acteurs Agent de l administration fiscale Notaire Agent de liaison Documents supports Actes notariés/ fiche navette Procédures pré-requises : préparation des actes de constitution de société par le notaire Mode opératoire Acteurs contrôles Enregistrement des originaux des actes notariés (déclaration de souscription et de versement, statuts ) Agent des impôts Notaire Agent de liaison Vérification documents présentés des Apposition des mentions d enregistrement sur les minutes (copies originales des actes notariés et sur les Agents des impôts Notaire Fiche navette

30 expéditions PAGE 30 Les minutes sont retournées au notaire instrumentaire tandis que les expéditions sont déposées au Greffe Représentant notaire du Procédures induites : remise du récépissé PROCESSUS 4 : SERVICE DE GREFFE Domaine d application : enregistrement au Registre du Commerce et Crédit Mobilier Acteurs Documents / supports Procédures pré-requises Agents du greffe Dossier de création Fiche navette Mode opération acteurs contrôle Inscription du promoteur individuel ou de la société commerciale au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier Agent du service du Greffe Agent de liaison Numéro d ordre affecté à l établissement ou à la société Fiche navette Procédure induite : transmission d une photocopie de l attestation d immatriculation du RCCM au service des impôts

31 PAGE 31 PROCESSUS 5 : SERVICE DES IMPOTS Domaine d application : Etablissement des documents fiscaux Acteurs Documents / supports Agents de l administration fiscale Demande de la patente et de la carte de contribuable Fiche navette Procédure pré-requise : Attestation d immatriculation au RCCM Mode opératoire acteurs contrôle - Composition de la demande de la patente et de la carte contribuable : Un formulaire de demande Un plan et une attestation de localisation Une photocopie de l attestation d immatriculation au RCCM Une quittance de paiement de taxe foncière - Attribution du NIU et établissement de la carte de contribuable - Délivrance du titre de patente exonérée Procédure induite : Agent de l administration fiscale Agent de liaison Contrôle de la conformité du dossier Fiche navette - Attribution du NIU - Délivrance d une carte de contribuable gratuite - Etablissement d un titre de patente exonérée PROCESSUS 6 : SERVICE DE LA CAISSE NATIONALE DE PREVOYANCE SOCIALE Domaine d application : Etablissement des attestations salariales Acteurs Documents/supports Agents de la CNPS Dossier du promoteur

32 Fiche navette PAGE 32 Procédure pré-requise : demande d attestations d utilisation ou de non utilisation du personnel salarié Mode opératoire Acteurs Contrôle Composition du dossier pour obtention des attestations contenant les pièces suivantes : Une carte de contribuable Agent de liaison, ou préposé du Notaire Fiche navette Contrôle de la Une patente Un plan et une attestation de localisation conformité dossier du Une photocopie de l attestation d immatriculation au RCCM Une quittance de paiement de la taxe foncière. Etablissement de : - Une attestation d utilisation du personnel salarié ou - Une attestation de non utilisation de personnel salarié - Pour les employeurs de main - d œuvre professionnelle : - Une demande d immatriculation au fichier des employeurs - La liste du personnel permanent ou temporaire - L autorisation de création ou d ouverture pour les Etablissements privés et de tourisme - L autorisation de création pour les GIC Agents de la CNPS L employeur est tenu d affilier son personnel à la CNPS en présentant les pièces suivantes : Une demande d immatriculation à la CNPS en tant qu assuré social signé par l employeur et le salarié. Une photocopie de l acte de naissance du salarié et le cas échéant de celles de son épouse ou de ses enfants légitimes, reconnus ou adoptifs Procédures induites : Validation du statut d entreprise

33 PAGE 33 PROCESSUS 7 : BUREAU DU DIRECTEUR DU CENTRE Domaine d application : Validation du statut de l entreprise Acteurs Documents/supports CNPS Coordonnateur du centre Dossier de création d entreprise Fiche navette Procédure pré-requise : Dossier complet Mode opératoire Acteurs Contrôle Vérification de la composition du dossier Signature des récépissés de dépôt des dossiers Délivrance des attestations de création d entreprise Directeur du Centre Fiche navette Procédures induites : récépissé et attestation de création d entreprise signés PROCESSUS 8 : SERVICE ADMINISTRATIF Domaine d application : ventilation des documents Acteurs Agent administratif (secrétariat du Directeur) Agent de liaison Documents/supports Dossier de création d entreprise Fiche navette Procédures pré-requise : récupération et enregistrement du dossier signé Mode opératoire Acteurs Contrôle Vérification de la composition du dossier, Des signatures des récépissés de dépôt des dossiers et des attestations de création d entreprise Secrétariat du Directeur Agent de liaison Registres Fiche navette

34 PAGE 34 Procédures induites : validation du dossier de création d entreprise PROCESSUS 9 : SERVICE D ACCUEIL Domaine d application : Retrait des documents de création d entreprise validés Acteurs Documents / supports Agent de liaison Personnel d accueil promoteur Dossier validé Procédure pré-requise : Délivrance de toutes les pièces requises du dossier de création Mode opératoire acteurs contrôle Retour du dossier complet avec les signatures requises au service d accueil pour remise au promoteur des documents suivants : - attestation de création d entreprise - Attestation d inscription au RCCM - La patente exonérée - La carte de contribuable exonérée - L attestation de non utilisation du personnel salarié ou l attestation d utilisation du personnel salarié Deux photocopies du dossier sont faites dont une destinée aux archives et l autre au centre des impôts territorialement compétent les originaux des pièces sont remis au promoteur (entreprise individuelle) ou au notaire (entreprise commerciale) Agent de liaison Agents du service d accueil promoteur Fiche navette Registre Procédure induite : Retrait de l attestation de création d entreprise par le promoteur

35 PAGE 35 PROCESSUS 10 : ANNONCES LEGALES (Société de Presse et d Editions du Cameroun) Domaine d application : publication des annonces légales Procédure pré-requise : constitution d entreprises commerciales Acteurs CFCE- SOPECAM Documents / supports Bordereau de transmission Décharges diverses Mode opératoire Acteurs Contrôle Le CFCE transmet à la SOPECAM sous bordereau les annonces d entreprises créées CFCE Bordereau de au plus tard 48h avant la parution. transmission des Le CFCE s acquitte des frais relatifs à la annonces légales par publication des annonces légales. le CFCE La SOPECAM publie les annonces légales de création d entreprises Respecte les délais de parution Etablit les factures à l issue de chaque parution et les fait tenir au CFCE SOPECAM Factures et justificatifs présentées par la SOPECAM Règlement des frais contre décharges par le CFCE Procédure induite : publication des annonces légales des entreprises créées par le CFCE

36 PAGE 36 PROCESSUS 11 : SERVICE DE LA DOCUMENTATION ET DES STATISTIQUES Domaine d application : conservation des fichiers et archivage Acteurs : Agent de liaison responsable de la documentation et des archives Documents /supports Doubles des dossiers Procédure pré-requise : liquidation des dossiers Mode opération Acteurs Contrôle Ouverture des chemises sur lesquelles sont inscrites l année, le numéro d ordre, la forme juridique, et classement Responsable des archives Fiche navette OUTILS DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE Les outils de classement et d'archivage physique comprennent principalement : Les registres les chemises (simples, à rabat, pochettes, extensibles, élastiques, etc), les classeurs à levier communément appelés "chrono", les dossiers suspendus à index vertical (ou horizontal) pour une lisibilité de face dans les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de tiroirs), les boîtes de classement, les boîtes ou caisses archives. Procédure induite : Classement et conservation des fonds de dossiers, tenue d un fichier chronologique des entreprises créées.

37 PAGE Schéma de circulation des dossiers au CFCE PROMOTEUR NOTAIRE Elaboration des NOTAIRE statuts ACCUEIL Informations Vérification du dossier Dépôt du dossier et frais GREFFE Immatriculation au RCCM IMPOTS Enregistrement des actes notariés Délivrance de la patente exonérée et de la carte de contribuable gratuite et du NIU CNPS Délivrance de l ANUPS Inscription au registre des employeurs TRESOR Paiement des frais relatifs aux prestations payantes DOCUMENTATION ET STATISTIQUES Données statistiques Coordonnateur Vérification et signature du récépissé et de l attestation de création ACCUEIL Retrait de l attestation de création et des autres documents SOPECAM ANNONCES LEGALES LES PROMOTEUR

38 PAGE NORMES ET DELAIS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DE CREATION D ENTREPRISE Le Centre de Formalités de Création d Entreprises s est fixé le pari de créer des entreprises en 72 heures. Ce délai de 3 jours suppose que le circuit emprunté par les dossiers permet le traitement et la remise de l attestation au promoteur au terme de cette période. Pour ce faire, la nécessité de définir les normes s impose sur les plans : Environnement du travail : Des infrastructures de travail Des moyens humains : Personnel en nombre suffisant (éviter des sous-effectifs et des sureffectifs) Contrôle des pièces des dossiers : s assurer de la conformité et de la traçabilité des dossiers Des délais de traitement des dossiers à chaque étape du processus. Les normes et délais de traitement concernent uniquement les dossiers complets au dépôt et en conformité de temps et de qualité avec les exigences du CFCE et pourrait se définir pour chaque intervenant de la manière suivante : 1. SERVICE D ACCUEIL personnel Personnel formé à l accueil et En nombre suffisant Bonne organisation du travail Environnement de travail Equipements et matériel disponibles (ordinateurs et bureaux de travail, casiers de rangements des dossiers par ordre ou par secteur) Téléphone Documents travail de Disposer : Des formulaires de création d entreprises De chemises cartonnées, des registres qui consignent les entreprises individuelles d une part et d autre part les entreprises commerciales Contrôle Délai de traitement d un dossier Fiche navette dûment remplie Sont liés à la qualité du dossier

39 PAGE SERVICE DU TRESOR Personnel Environnement de travail Equipements Personnel en disponibles nombre suffisant (ordinateurs et bureaux) Documents de travail Quittances Et machines disponibles contrôle Délais de traitement Fiche navette quittance 3. SERVICE DES IMPOTS Personnel Personnel disponible et en poste Environnement de travail Conditions de travail favorables Documents de travail Etablissement des cartes de contribuables et des patentes sur place : délégation de signature pour l agent des Impôts du CFCE par la DGI contrôle Délais de traitement Fiche navette Décharges Registre des Impôts 4. SERVICE DU GREFFE Personnel Environnement de travail Equipements fonctionnels Documents de travail Disposer des registres sur place : délégation de signature pour le greffier du CFCE contrôle Délais de traitement Fiche navette Registre du greffe RCCM

40 PAGE SERVICE DE LA CNPS Personnel Environnement de travail Documents de travail contrôle Délais de traitement Effectif suffisant Disponibilité des meubles de rangement Disponibilité des imprimés Délégation signature de Fiche navette Registre de la CNPS 6. BUREAU DU DIRECTEUR Personnel Environnement de travail Documents de travail Contrôle Délais de traitement Dissocier les fonctions de délégué régional des PME et Directeur en charge du CFCE Une assistante Un responsable administratif et financier Photocopieur de grande capacité, et Matériel de bureau disponible et en bon état Un véhicule de liaison Ordinateurs Disponibilité des formulaires uniques Des fiches navettes Des chemises cartonnées pour les dossiers des promoteurs Fiche navette Fiche de sortie des formulaires uniques Registres Réunions hebdomadaires Rapport des réunions Un agent de liaison Il s agit en fin de compte de respecter les 72 heures, les séjours des dossiers dans les différents services variant en fonction des paramètres parfois non maîtrisés.

41 PAGE S Formulaire unique Récépissé du dépôt de dossier Fiche navette Patente exonérée Carte Contribuable gratuite Attestation non utilisation du personnel salarié Prospectus Formulaire de modification Formulaire de dissolution ou de suspension d activités

42 PAGE 42 FORMULAIRE UNIQUE DE CREATION D ENTREPRISE

43 PAGE 43 LA PATENTE EXONEREE LA CARTE DE CONTRIBUABLE ATTESTATION NON UTILISATION DU PERSONNEL SALARIE PROSPECTUS

44 PAGE 44 REPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix-Travail - Patrie MINISTERE DES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES, DE L ECONOMIE SOCIALE ET DE L ARTISANAT CENTRE DE FORMALITES DE CREATION D ENTREPRISES GUICHET UNIQUE DE YAOUNDE TEL : REPUBLIC OF CAMEROON Peace -Work - Fatherland MINISTRY OF SMALL A MEDIUM SIZED ENTREPRISES, SOCIAL ECONOMY AND HANDICRAFT ENTREPRISES CREATION PROCEDURES CENTER YAOUNDE ONE STOP SHOP FICHE NAVETTE DOSSIER N : /du NOMS ET ENSEIGNE COMMERCIALE : ADRESSES ET TELEPHONES : DATE SERVICE DEPART SERVICE RECEPTION OBSERVATIONS DECHARGE S.A.I.L TRESOR IMPOTS GREFFE IMPOTS CNPS COORDINATION S.A.I.L

45 PAGE 45 REPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix-Travail - Patrie MINISTERE DES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES, DE L ECONOMIE SOCIALE ET DE L ARTISANAT CENTRE DE FORMALITES DE CREATION D ENTREPRISES GUICHET UNIQUE DE YAOUNDE REPUBLIC OF CAMEROON Peace -Work - Fatherland MINISTRY OF SMALL A MEDIUM SIZED ENTREPRISES, SOCIAL ECONOMY AND HANDICRAFT ENTREPRISES CREATION PROCEDURES CENTER YAOUNDE ONE STOP SHOP N RECEPISSE DE DEPOT DE DOSSIER NOMS : PRENOMS : RAISON SOCIAL : A déposé ce jour les pièces conformes ci-après exigibles pour la création d entreprise : o Une copie de statut notarié o Un plan de localisation o Un extrait de casier judiciaire ou une déclaration sur l honneur o Une copie certifiée conforme de la carte nationale d identité ou o Un e copie d acte de naissance o Un certificat de célibat o Deux photos 4x4 o Une somme de -CFA représentant les frais d enregistrement au RCCM et autres frais exigés Fait à le Cachet et signature du Directeur du Centre