CHECK LIST "EXPOSITION SALON"

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1 CHECK LIST "EXPOSITION SALON" Document à adapter, à personnaliser PLANIFIER SA PARTICIPATION À UN SALON. Intitulé des rubriques : - Quoi : inscrire les tâches - Qui : inscrire le nom des personnes concernées dans l entreprise ou à l extérieur (prestataires) - Quelle date limite : inscrire la date de début et de fin de la tâche - Combien d heures : inscrire les heures nécessaires à chaque personne - Quel coût : inscrire les coûts directs : location de la surface, achats, prestataires, personnel de l entreprise, déplacements Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 1/9

2 PHASE 1 : LANCEMENT DE L'OPÉRATION Récupération des documents de base : > Présentation du salon > Annuaire des exposants du salon précédent > Plan du salon, plan d'accès > Procédure d'admission, tarifs > Fiches d inscription Consultation des organismes professionnels : CCI, Chambre de Métiers, Medef, CGPME, syndicat professionnels pour obtenir des avis, savoir si une participation groupée est envisagée, etc Eventuellement, visite préalable du salon en vue de la participation à la prochaine édition. Constitution du groupe de projet : répartition des rôles de chacun Organisation d'une réunion de "calage" : > Les attentes vis-à-vis de la manifestation > Le concept global de stand > Le budget global... Préparation du planning des opérations, établissement d'une check-list précise... Choix définitif de l emplacement et de la surface, des prestations et installations (électricité, arrivée d'eau...) Inscription auprès de l organisateur Organisation de l hébergement : > Choix hôtel, réservation > Obtention du plan d accès Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 2/9

3 PHASE 2 : PRÉPARATION DU CONCEPT DE STAND Choix de la solution "stand" > Solution "sur mesure" > Solution "standard" > Solution mobile légère En acquisition ou location... Choix d'un prestataire éventuel : > Identification > Obtention des devis > Choix et contrat Supervision de la conception du stand Organisation des cloisons et panneaux secondaires, d'un éventuel mini-local de stockage fermé à clé Choix des produits et savoirfaire à exposer, définition des messages commerciaux de base à faire passer Choix des machines et/ou matériels de démonstration Choix des supports d'exposition, des produits, des vitrines... Choix des éléments mobiliers d'accueil : comptoir, fauteuils, table et chaises... Souscription des contrats d assurance (RC ) si non prévu en totalité lors de la réservation Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 3/9

4 PHASE 3 : COMMUNICATION Conception des tarifs spécifiques "salons" Préparation de supports d'affichage : > Panneaux et signalétique d'identification > Banderoles > Affiches, totem... Préparation des animations : > Vidéo, sono... > Démonstrations "live" > Concours, tirage au sort... > Echantillons, objets publicitaires et cadeaux Préparation de la documentation commerciale : > Cartes de visite > Plaquettes, dépliants... > Fiches techniques > Catalogues > Press-book... Réservation des espaces publicitaires : > Annuaire des exposants > Presse spécialisée Préparation des invitations : > Conception des fichiers clients, prospects, prescripteurs > Commande des entrées gratuites supplémentaires > Conception du message > Envoi > Relances éventuelles Communication sur les courriers divers : stickers, logo du salon... Communication site Internet Gestion des contacts sur le stand : > Conception des fiches contacts clients et prospects > Définition du suivi et des relances pendant et après le salon Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 4/9

5 PHASE 4 : PRÉPARATION PETIT MOBILIER ET MATERIELS, FOURNITURES DIVERSES Petit mobilier et équipements légers > Tables, banque > Chaises/tabourets > Présentoirs documentation > Porte-manteau Electroménager : > Réfrigérateur > Cafetière électrique > Aspirateur Eclairage annexe PC fixe ou portables Vidéo projecteur, écran Téléphone Bricolage, dépannage : > Caisse à outils complète, escabeau > Electricité : prises multiples, adaptateurs, rallonges... > Divers dont agrafeuse à percussion et recharges, ciseaux, adhésif double face Fournitures de bureau : > Stylos, cahiers > Ramette papier > Corbeille Petite restauration : > Eau minérale, jus de fruits > Apéritif (boissons, biscuits) > Café, sucre > Vaisselle jetable > Décapsuleur, tire-bouchon > Serviettes papier, lingettes nettoyantes > Sacs poubelle Appareil photo numérique Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 5/9

6 PHASE 5 : ACHEMINEMENT, MISE EN PLACE Organisation d'une réunion générale de briefing : > Rappel des objectifs de l'expo au salon > Rappel du planning des permanences sur le stand > Rappel des procédures mises en place (gestion des contacts ) Organisation de l envoi du matériel (transporteur) ou convoyage personnel : > Stand > Equipements > Fournitures > Documentations Préparation du matériel emporté personnellement par les collaborateurs sur le salon Préparation des badges, cartes de parking exposant, double des inscriptions auprès de l'organisateur, plan d'accès, plan de la ville... Organisation du départ des collaborateurs et du petit matériel Dernières vérifications des horaires de mise en place et des horaires d'ouverture au public, des réservation faites pour l'hébergement des collaborateurs... Mise en place : > Supervision du montage > Installation des petits matériels Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 6/9

7 PHASE 6 : PERMANENCE SUR LE STAND Accueil des clients, des visiteurs Prospection sur le salon Collecte des informations sur les concurrents Organisation du débriefing quotidien par tel ou par avec les collaborateurs sur le stand Récupération de l annuaire des exposants présents Démontage du stand : > Vérification 2 jours avant de la présence prévue du prestataire > Démontage, emballage des petits matériels et des fournitures diverses PHASE 7 : GESTION DE "L'APRÈS SALON" Organisation du débriefing final : > Nombre et qualité des contacts : calcul du retour sur investissement... > Observation des tendances d'achat, de consommation > Observation des concurrents > Leçons tirées en matière de choix de salon, de l'organisation Suivi des contacts obtenus sur le salon Inscription au planning de l édition suivante Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 7/9

8 QUELQUES POINTS CRITIQUES fréquents. Ils sont nombreux mais les plus classiques sont les suivants : - Les délais d inscription au salon pour arriver à obtenir un bon emplacement - Le choix géographique de l emplacement du stand dans le salon - La disponibilité réelle des produits à exposer : risques de retard de sortie de la nouvelle gamme, etc - Le sérieux et la solidité financière du prestataire concepteur du stand - La disponibilité des collaborateurs prévus sur le stand - Les vols sur le stand : problème récurent - L'hébergement des collaborateurs - La prise des renseignements sur les fiches-contact et la gestion de ces fiches : risques de perte des informations collectée - La disponibilité de la documentation commerciale en quantité suffisante - Le démontage du stand - Le suivi des contacts commerciaux : énormément de déperdition par manque d'organisation! etc Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 8/9

9 Au service de votre développement commercial! Des formations qui se rentabilisent immédiatement... - S'initier à la négociation commerciale, grâce à une méthode efficace qui respecte le client - Devenir un "maître vendeur" - Créer des mailings accrocheurs - Décrocher plus facilement des rendez-vous au téléphone - Défendre efficacement ses prix et tarifs - Communiquer mieux en dépensant beaucoup moins - Diriger et motiver une équipe, prévenir et gérer les conflits... Nos missions d'accompagnement commercial... - Recherche de diversification produits et marchés - Amélioration des supports de communication - Recrutement d'une force de vente, management d'une équipe commerciale - Dynamisation de la fréquentation d'un point de vente - Montage d'un plan d'action commerciale... Nos prestations complémentaires - Accompagnement à l'implantation sur les marchés chinois et asiatiques - Réalisation de sites Internet de qualité et référencement efficace du site (technique innovante) - Secrétariat et assistance commerciale : gestion de mailings, relances... - Conception de bases de données commerciales... 6 excellentes raisons pour nous rencontrer... > Vous désirez augmenter vos ventes et vos marges? > Vous recherchez un prestataire qui vous apporte de vraies solutions concrètes? > Vous exigez une approche "terrain", sur mesure, adaptée à votre entreprise? > Vous aimeriez innover dans votre démarche commerciale? > Vous avez besoin d'un suivi post intervention? > Vous souhaitez bénéficier de tarifs très raisonnables? NOVASUN contactez Jean-Marc GANDY au jm.gandy@wanadoo.fr Novasun - JM GANDY copyright - version 10/01/07 - page 9/9