MODALITÉS D APPLICATION DE LA POLITIQUE D ENCADREMENT DES ÉTUDIANTS DES CYCLES SUPÉRIEURS

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1 ÉCOLE POLYTECHNIQUE DE MONTRÉAL MODALITÉS D APPLICATION DE LA POLITIQUE D ENCADREMENT DES ÉTUDIANTS DES CYCLES SUPÉRIEURS par le Comité sur les modalités d application de la politique d'encadrement des étudiants des cycles supérieurs Jean Dansereau Ricardo Camarero Jozée Lapierre Romano De Santis Simon Jasmin Anik Chevrier Yves Comeau Pierre Lafleur Richard Prégent Lina Forest professeur, président du comité professeur, directeur de département professeure professeur étudiant, représentant de l'aécsp étudiante, représentante de l'aécsp professeur professeur, personne ressource, Registrariat personne ressource, BAP personne ressource, BAP Document approuvé par le Conseil académique de l École Polytechnique Montréal 17 avril 2000 Page : 1

2 TABLE DES MATIÈRES LISTE DES ABRÉVIATIONS... 2 INTRODUCTION... 3 MODALITÉS... 4 M1. Modalités en regard des engagements de l étudiant et du directeur d études ou de recherche... 4 M2. Modalités en regard des engagements de la direction du département ou, selon le cas, du responsable de programmes d études supérieures... 4 Activités d accueil départementales... 4 Activités scientifiques départementales... 5 Comité des études supérieures (CÉS)... 5 Conditions matérielles de travail... 5 Tâches d enseignement... 6 M3 Modalités en regard des engagements de l École Polytechnique... 6 Compétences à développer... 6 Accueil des nouveaux étudiants par l École et information... 7 Activités de perfectionnement et de ressourcement professionnel pour le corps professoral... 7 Activités de perfectionnement pour les étudiants des cycles supérieurs... 7 Fonds de dépannage... 8 Qualité de l encadrement... 8 M4 Modalités en regard du suivi administratif des dossiers étudiants... 8 CONCLUSION ET RECOMMANDATION ANNEXE 1 Nouveau formulaire administratif BAA-02 «Plan d études» ANNEXE 2 Liste des questions entre le directeur et l étudiant ANNEXE 3 Éléments de discussion suggérés à l intention des étudiants et des professeurs ANNEXE 4 Suggestions d ateliers dans le cadre de la mise en place des modalités d encadrement pour les étudiants aux cycles supérieurs ANNEXE 5 Synthèse des responsabilités des différents intervenants dans le suivi administratif des dossiers des étudiants des cycles supérieurs Page : 1

3 LISTE DES ABRÉVIATIONS DÉ/R : CPÉS : BAA : BAP : SEP : CÉS : Directeur d études ou de recherche Coordonnateur des programmes d études supérieures Registrariat Bureau d appui pédagogique Service aux étudiants Comité des études supérieures Page : 2

4 INTRODUCTION Ce document présente les modalités d application relatives à la politique d encadrement des étudiants des cycles supérieurs de l École Polytechnique qui a été approuvée par le Conseil académique en juin Ces modalités sont regroupées en regard des engagements stipulés dans la politique, à savoir les engagements de l étudiant et du directeur d études ou de recherche, les engagements du directeur de département ou du responsable de programmes d études supérieures, et les engagements de l École Polytechnique. Les modalités touchant les engagements de l étudiant et du directeur d études ou de recherche ont été regroupées puisqu elles sont intimement reliées aux fréquents échanges bilatéraux entre étudiant et directeur au cours de la réalisation de leurs travaux. De plus, la dernière section de ce document touche les modalités spécifiques au suivi administratif des dossiers des étudiants des cycles supérieurs. Ces modalités associées au cheminement chronologique des différentes étapes de la réalisation des travaux de l étudiant aux cycles supérieurs, ont été traitées de façon séparée afin de situer clairement les responsabilités et devoirs des différents intervenants à chacune de ces étapes. Enfin, spécifions que la personne responsable de l application des modalités présentées dans ce document est le directeur des affaires académiques et internationales de l École Polytechnique. Page : 3

5 MODALITÉS M1. MODALITES EN REGARD DES ENGAGEMENTS DE L ETUDIANT ET DU DIRECTEUR D ETUDES OU DE RECHERCHE (c.f. Articles 1.1 à 1.10 et 2.1 à 2.7 de la politique d encadrement) M1.1 Un nouveau formulaire administratif unique BAA-02 remplace l ancien accord d encadrement BAA- 02. (Voir nouveau formulaire BAA-02 à l'annexe 1.) M1.2 Les modalités d encadrement entre l étudiant et son directeur d études ou de recherche sont discutées à partir d'une liste de sujets lors de la ou des premières rencontres. La liste des sujets à discuter est disponible sous forme de dépliant et sur le site Web de l'école. (Voir annexe 2.) M1.3 L'avancement des travaux, la qualité du travail accompli par l'étudiant et la qualité de l encadrement du directeur d études ou de recherche sont des sujets abordés par l étudiant et le directeur d études ou de recherche au cours des réunions régulières. (Les annexes 2 et 3 présentent certains éléments pouvant alimenter la discussion entre l étudiant et le directeur d études ou de recherche.) M1.4 Les compétences à développer par l'étudiant au cours de ses études sont discutées lors de la ou des premières rencontres entre l'étudiant et le directeur d études ou de recherche. (Les compétences à développer sont décrites au tableau 3.1; voir modalité M3.1) Suggestion en regard des modalités M1: Il est suggéré, suite à toute rencontre entre l étudiant et son directeur d études ou de recherche, qu un compte-rendu soit rédigé par l étudiant puis revu avec le directeur d études ou de recherche. (Par exemple, ces comptes-rendus pourraient faire état des compétences à développer par l étudiant, des discussions ou évaluations formatives touchant l avancement des travaux et/ou l encadrement, etc.) M2. MODALITES EN REGARD DES ENGAGEMENTS DE LA DIRECTION DU DEPARTEMENT 1 OU, SELON LE CAS, DU RESPONSABLE DE PROGRAMMES D ETUDES SUPERIEURES 2 Activités d'accueil départementales (c.f. Article 3.1 de la politique d'encadrement) M2.1 Des activités d accueil départementales sont organisées par la direction du département ou le responsable de programmes d études supérieures lors de la demi-journée réservée à l accueil des nouveaux étudiants des cycles supérieurs. Ces activités se tiennent deux fois par année, en septembre et en janvier, au cours desquelles les intervenants associés aux études supérieures du département sont présents afin d informer les étudiants sur les services offerts. M2.2 Une lettre personnalisée est envoyée par la direction du département ou le responsable de programmes d études supérieures pour inviter et inciter les nouveaux étudiants à participer à la demijournée d accueil organisée par l École et les départements. M2.3 Un dossier d information est préparé par la direction du département ou le responsable de programmes d études supérieures et remis aux nouveaux étudiants lors de la demi-journée d accueil. (Par exemple, liste du personnel, techniciens, personnes-ressources, groupes de recherche, comités, etc.) M2.4 Toute information départementale ayant trait à l encadrement des étudiants des cycles supérieurs est fournie par la direction du département ou le responsable de programmes d études supérieures à la personne en charge de la mise à jour du site Web de l École et de la documentation écrite. 1 Les CPÉS, chefs de section ou les responsables des unités de recherche peuvent être mandatés par le directeur du département à la discrétion de celui-ci. 2 Dans le cas de programmes qui chevauchent plusieurs départements (par exemple les programmes de génie biomédical), c est au responsable de ces programmes d'études supérieures que revient l application de ces modalités. Page : 4

6 Activités scientifiques départementales (c.f. Article 3.2 de la politique d'encadrement) M2.5 Des activités scientifiques départementales régulières sont organisées par le directeur de département ou le responsable de programmes d études supérieures. (Par exemple, présentations, séminaires, etc.) M2.6 Les activités scientifiques sont diffusées par le directeur de département ou le responsable de programmes d études supérieures. (Par exemple, babillard, site Web, comptoir ou présentoir dans les départements, bureaux des étudiants, casiers des professeurs, courriel, etc.) Comité des études supérieures (CÉS) (c.f. Article 3.3 de la politique d'encadrement) M2.7 Le Comité des Études Supérieures (CÉS) de chaque département ou programmes d études supérieures est composé d au moins trois membres dont le CPÉS, un professeur et un étudiant des cycles supérieurs. Le CÉS est sous la responsabilité du directeur de département ou, selon le cas, du responsable de programmes d études supérieures. M2.8 Le rôle du CÉS est d aider à assurer un encadrement de qualité aux étudiants des cycles supérieurs (le CÉS n a pas le mandat de porter un jugement sur la relation entre l étudiant et le directeur d études ou de recherche). Les responsabilités du CÉS sont les suivantes: définir ses procédures internes de fonctionnement (par exemple, calendrier des réunions et des activités, structure des réunions, renouvellement des membres, etc.) en s assurant d un minimum de deux réunions par année; s assurer qu il possède toute l information nécessaire à son fonctionnement; transmettre lors de la journée d accueil et/ou sur demande les informations relatives à l encadrement (par exemple, politiques, personnes ressources, etc.) à tous les intervenants concernés; veiller à ce que le suivi administratif des dossiers des étudiants (par exemple, échéances, proposition du sujet de recherche, examen de synthèse etc.) soit effectué; répondre aux requêtes écrites qui lui sont adressées; fournir de l information à l étudiant rencontrant des difficultés de cheminement académique ou d encadrement; rédiger un rapport annuel concernant ses activités et/ou ses propositions d améliorations aux procédures générales d encadrement et remettre ce rapport au directeur de département concerné qui se chargera de le transmettre au directeur des affaires académiques et internationales et au directeur de la recherche et de l innovation de l École (ce rapport ne mentionne aucun nom d étudiant ou de directeur d études ou de recherche). M2.9 En cas de conflit d intérêt, les membres du CÉS concernés se retirent momentanément du comité. Conditions matérielles de travail (c.f. Article 3.5 de la politique d'encadrement) M2.10 Les conditions matérielles nécessaires à la réalisation des travaux des étudiants sont allouées de façon équitable et dans la mesure de ses moyens par le directeur de département ou le responsable de programmes d études supérieures, en priorité aux étudiants de doctorat et de maîtrise. (Par exemple, attribution d un bureau, utilisation des photocopieurs, des télécopieurs, des différents logiciels pertinents à la réalisation de leur travail, accès à internet, etc.) M2.11 L information et la formation nécessaires à la sécurité au travail sont fournies aux étudiants par le directeur de département ou le responsable de programmes d études supérieures. (Par exemple, utilisation de matières dangereuses, radioprotection, etc.) Page : 5

7 Tâches d'enseignement (c.f. Article 3.6 de la politique d'encadrement) M2.12 Les tâches d enseignement disponibles pour les étudiants des cycles supérieurs sont diffusées par le directeur du département ou le responsable de programmes d études supérieures. (Par exemple, affichage, courriel, etc.) M2.13 Une description complète, la rémunération et un processus d'attribution clair et transparent des tâches d'enseignement sont établis par le directeur de département ou le responsable de programmes d études supérieures. M3. MODALITÉS EN REGARD DES ENGAGEMENTS DE L ÉCOLE POLYTECHNIQUE Compétences à développer (c.f. Article 4.1 de la politique d'encadrement) M3.1 Les compétences que l'étudiant des cycles supérieurs doit développer au cours de son programme sont inscrites à l'annuaire des études supérieures de l'école et affichées sur le site Web suite à leur approbation par le Conseil Académique. (Voir description des compétences au tableau 3.1 ci-dessous.) Tableau Compétences générales à développer par un étudiant des cycles supérieurs Tous les programmes de doctorat en génie visent à former des diplômés capables de: - Mobiliser, dans diverses situations, une très vaste base de connaissances scientifiques: des connaissances approfondies pour ce qui est de leur sujet de recherche, des connaissances étendues dans leur domaine d'études et des connaissances générales dans leur discipline; - Mener de façon autonome et experte un projet de recherche scientifique; - Résoudre de façon innovatrice, par la recherche scientifique, des problèmes complexes n'ayant pas de solution évidente ou connue; - Faire avancer les connaissances scientifiques dans leur domaine d'étude; - Publier dans des revues scientifiques spécialisées avec comité de lecture; - Communiquer avec aisance et clarté dans diverses situations, soit les résultats d'un travail scientifique, soit des connaissances dans leur domaine ou dans leur discipline; - Faire preuve de rigueur, de sens critique, de probité et de respect de la propriété intellectuelle. Tous les programmes de maîtrise recherche en génie visent à former des diplômés capables de: - Mobiliser, dans diverses situations, une base de connaissances scientifiques étendue pour ce qui est de leur sujet de recherche et de leur domaine d'étude, ainsi que des connaissances générales dans leur discipline; - Mener avec rigueur les étapes d'une recherche scientifique, sous la supervision d'un expert, et participer à des développements scientifiques; - Communiquer avec clarté les résultats d'un travail scientifique réalisé dans leur domaine; - Faire preuve de rigueur, de sens critique, de probité et de respect de la propriété intellectuelle. Tous les programmes de maîtrise cours en génie visent à former des diplômés capables de: - Mobiliser, dans diverses situations, une base de connaissances scientifiques étendue dans leur domaine ou dans leur discipline; - Réaliser des études, des développements ou des applications professionnelles fondées sur des méthodologies apprises ou sur des résultats de recherches scientifiques dans leur domaine; - Communiquer avec clarté les résultats d'un travail scientifique réalisé dans leur domaine; - Faire preuve de rigueur, de sens critique, de probité et de respect de la propriété intellectuelle. Tous les programmes de DESS en génie visent à former des diplômés capables de: - Mobiliser, dans diverses situations, une base de connaissances étendue dans leurs domaine et discipline; - Réaliser des travaux professionnels fondés sur les connaissances acquises dans leur domaine d'étude ou dans leur discipline; - Communiquer avec clarté la nature des problématiques qu'on leur aura confiées ainsi que les résultats de leurs travaux; - Faire preuve de rigueur, de sens critique, de probité et de respect de la propriété intellectuelle. Page : 6

8 Accueil des nouveaux étudiants par l'école et information (c.f. Article 4.2 de la politique d'encadrement) M3.2 Une demi-journée d accueil intégrant une période réservée aux activités et à l accueil départemental pour les nouveaux étudiants des cycles supérieurs est organisée par le Registrariat en septembre et en janvier. M3.3 Les cours des cycles supérieurs sont suspendus à l'occasion de la demi-journée d'accueil des nouveaux étudiants des cycles supérieurs. Les cours du soir suivant la demi-journée d accueil sont également suspendus. M3.4 La demi-journée d accueil est inscrite à l annuaire des études supérieures. M3.5 Une présentation adaptée aux intérêts et attentes des étudiants est organisée par le Registrariat qui invite les représentants des services impliqués aux études supérieures lors de la demi-journée d'accueil. (Par exemple, aperçu général du travail attendu aux études supérieures dans les divers programmes, orientations de la recherche, unités de recherche, vie de tous les jours, état actuel de la situation, services, ressources, mission et vision de l École, etc.) M3.6 Les compétences que l'étudiant des cycles supérieurs doit développer au cours de son programme (tableau 3.1) sont présentées lors de la demi-journée d accueil des nouveaux étudiants des cycles supérieures. M3.7 Un site Web présentant la politique d encadrement des étudiants des cycles supérieurs et ses modalités d'application ainsi que toutes les informations pertinentes aux études supérieures est mis en place et maintenu à jour par le Registrariat. M3.8 Un présentoir ou tout autre support physique permanent offrant les renseignements sur les services offerts, la politique d encadrement des étudiants des cycles supérieurs et toutes les informations pertinentes aux études supérieures est mis en place et maintenu à jour par le Registrariat. M3.9 L annonce d une demi-journée d accueil de même que les renseignements concernant celle-ci est diffusée par le Registrariat au moment de l envoi du formulaire d admission. M3.10 Le dépliant «Pour un encadrement de qualité - un instrument de dialogue à l École Polytechnique» est mis à jour par le Registrariat et une brochure servant à la diffusion et la promotion de la politique d encadrement des étudiants aux cycles supérieurs est produite par le Registrariat. Activités de perfectionnement et de ressourcement professionnel pour le corps professoral (c.f. Article 4.4 de la politique d'encadrement) M3.11 Des activités de perfectionnement et de ressourcement professionnel pour le corps professoral sont organisées par le Bureau d Appui Pédagogique (BAP). (Par exemple, habiletés d'encadrement, création d'un groupe d'appartenance pour les étudiants, évaluation formative de l'encadrement et de l'avancement des travaux, évaluation sommative de l'encadrement, etc.) M3.12 Le programme annuel des activités de perfectionnement et de ressourcement professionnel pour le corps professoral est diffusé par le Registrariat. (Par exemple, babillard, site Web, comptoir dans les départements, casiers des professeurs, courriel, etc.) Activités de perfectionnement pour les étudiants des cycles supérieurs (c.f. Article 4.5 de la politique d'encadrement) M3.13 Des activités annuelles et récurrentes de perfectionnement sont offertes aux étudiants des cycles supérieurs. (Voir exemples d'activités de perfectionnement à l'annexe 4.) M3.14 La conception pédagogique des activités de perfectionnement est sous la responsabilité du BAP qui fournit aussi le support matériel. M3.15 L horaire annuel des activités de perfectionnement des étudiants des cycles supérieurs est établi d avance et est affiché sur le site Web. Page : 7

9 Fonds de dépannage (c.f. Article 4.7 de la politique d'encadrement) M3.16 Un «Comité de mise en place d un fonds de dépannage» est formé pour trouver des fonds devant servir à dépanner momentanément des étudiants des cycles supérieurs placés dans des situations financières imprévisibles, dramatiques ou urgentes. M3.17 Le «Comité du fonds de dépannage» formé d'un quorum de CPÉS, d un représentant étudiant, du directeur du E et du directeur des affaires académiques et internationales de l École décide des règles et des moyens d'attribution des fonds (dons ou prêts, montants, période, etc.) aux étudiants des cycles supérieurs ayant été référés par leur CPÉS, lorsque les fonds seront disponibles. M3.18 La gestion du fonds de dépannage est sous la responsabilité du directeur des études de l École. Qualité de l'encadrement (c.f. Articles 4.8 et 4.9 de la politique d'encadrement) M3.19 Une enquête d envergure est réalisée auprès des divers intervenants concernés pour établir le portrait de la qualité de l encadrement des étudiants des cycles supérieurs de l École Polytechnique. M3.20 L opinion de l étudiant sur la qualité de l encadrement fournie par le directeur d études ou de recherche est recueillie de façon confidentielle par le BAP quelques mois après la fin des études et est remise confidentiellement au directeur d études ou de recherche. M3.21 Un bilan périodique sur la qualité générale des services et de l encadrement reçus par les étudiants au cours des leurs études aux cycles supérieurs à l École Polytechnique est rédigé par le BAP à partir des informations recueillies auprès des étudiants (quelques mois après la fin des études). Ce bilan ne mentionne aucun nom d étudiant ou de directeur d études ou de recherche et ne fait allusion à aucune situation qui pourrait identifier certaines personnes. M4. MODALITES EN REGARD DU SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS ETUDIANTS (c.f. Articles 3.4 et 4.6 de la politique d encadrement) L objectif de cette partie du document est de clarifier la nature et l attribution des devoirs et responsabilités qui incombent aux différents intervenants dans la constitution des dossiers des étudiants. Cette clarification est formulée sous forme des modalités spécifiées ci-dessous. L annexe 5 synthétise sous forme de tableau les responsabilités de chacun des intervenants. M4.1 Transmission de renseignements: la transmission de renseignements de nature générale à fournir aux candidats potentiels aspirant effectuer des études aux cycles supérieurs à l École Polytechnique est sous la responsabilité du Registrariat; cependant la transmission de renseignements spécifiques aux domaines de spécialisations ou aux activités de recherche est sous la responsabilité du CPÉS. M4.2 Admission: l admission des étudiants aux cycles supérieurs est sous la responsabilité du Registrariat. M4.3 Choix et attribution d un directeur d études ou de recherche (DÉ/R): le choix d un DÉ/R est la responsabilité de l étudiant; une aide dans cette démarche est apportée par le CPÉS; l acceptation ou le refus d encadrer l étudiant est la prérogative du DÉ/R; suite à l acceptation du DÉ/R, l attribution du directeur d études ou de recherche est confirmée à l étudiant par le Registrariat. M4.4 Inscription: l inscription relève de la responsabilité de l étudiant. M4.5 Élaboration d un plan d études: l élaboration du plan d études est la responsabilité de l étudiant; cette élaboration est effectuée avec l aide du DÉ/R; l approbation du plan d études est la responsabilité du DÉ/R; enfin, la validation du plan d études est effectuée par le CPÉS et sanctionnée par le Registrariat. M4.6 Proposition d un sujet de recherche: la rédaction d une proposition de sujet de recherche est la responsabilité de l étudiant; cette proposition est rédigée avec l aide du DÉ/R; l approbation du sujet de Page : 8

10 recherche est la responsabilité du DÉ/R; enfin, la validation du sujet de recherche est effectuée par le CPÉS et sanctionnée par le Registrariat. M4.7 Suivi départemental du dossier de l étudiant : le suivi départemental du dossier de l étudiant est la responsabilité du CPÉS. Sur une base annuelle, une note écrite sur l avancement de l étudiant vers la complétion de ses études est déposé au dossier de l étudiant par le CPÉS. M4.8 Modification du sujet de recherche et/ou du plan d études: la rédaction d une proposition visant à modifier le sujet de recherche et/ou le plan d études est la responsabilité de l étudiant; cette proposition de modification est rédigée avec l aide du DÉ/R; l approbation du nouveau sujet de recherche et/ou plan d études est la responsabilité du DÉ/R; la validation de ce nouveau sujet de recherche et/ou plan d études est effectuée par le CPÉS et sanctionnée par le Registrariat. Si la modification du sujet de recherche et/ou du plan d études implique un changement de DÉ/R, cette proposition de modification du sujet de recherche et/ou du plan d études doit être rédigée avec l aide du nouveau DÉ/R; en conséquence, l approbation du nouveau sujet de recherche et/ou plan d études est la responsabilité du nouveau DÉ/R. M4.9 Examen de synthèse (doctorat uniquement) M4.9.1 Constitution d un jury d examen de synthèse: la constitution d un jury d examen de synthèse est demandée par l étudiant avec l approbation de son DÉ/R; par la suite, le jury d examen de synthèse est constitué par le CPÉS (à l aide, entre autres, de suggestions provenant du DÉ/R) qui s assure que cela soit fait conformément aux normes de l École et selon les règles de conflits d intérêt; le choix des membres du jury est approuvé par le CPÉS; enfin les membres du jury sont contactés officiellement par le CPÉS. M4.9.2 Contenu, format et date de l examen de synthèse: le contenu et le format de l examen de synthèse de même que la date de celui-ci sont définis par les membres du jury dans le respect des règles de l École (autant les règles générales que celles spécifiques au programme dans lequel est inscrit l étudiant). M4.9.3 Dépôt des documents requis pour l examen de synthèse: le dépôt des documents requis pour l examen de synthèse est la responsabilité de l étudiant avec l approbation de son DÉ/R; les documents sont validés auprès du CPÉS qui les remet aux membres du jury. M4.9.4 Résultat de l examen de synthèse: suite à l examen de synthèse, le résultat de celui-ci (réussite, réussite partielle, échec) est communiqué au CPÉS par le président du jury. Dans le cas d une réussite partielle, les exigences des membres du jury sont communiquées par écrit à l étudiant par le président du jury en vue de compléter l examen; la réponse aux exigences du jury d examen de synthèse est la responsabilité de l étudiant avec l approbation de son DÉ/R; la vérification que cela a été fait conformément aux règlements de l École est la responsabilité du président du jury; enfin, le résultat final de l examen de synthèse de l étudiant est transmis au Registrariat par le président du jury. M4.10 Constitution d un jury de soutenance (mémoire et thèse): la constitution d un jury de soutenance est demandée par l étudiant au CPÉS normalement avec le consentement de son DÉ/R; par la suite, le jury de soutenance est constitué par le CPÉS et sanctionné par le Registrariat (à l aide, entre autres, de suggestions provenant du DÉ/R) qui doit s assurer que cela soit fait conformément aux normes de l École et selon les règles de conflits d intérêt; les membres du jury sont contactés officiellement par le CPÉS; les documents pertinents au processus d évaluation sont transmis le plus rapidement possible aux membres du jury par le CPÉS. M4.11 Dépôt du projet ou mémoire de maîtrise, ou de la thèse de doctorat: le dépôt d un projet ou mémoire de maîtrise, ou d une thèse de doctorat est la responsabilité de l étudiant avec normalement le consentement de son DÉ/R; la validation du dépôt du projet, mémoire ou thèse est la responsabilité du CPÉS. M4.12 Délai entre l envoi des documents pertinents au processus d évaluation et la soutenance: le délai minimal entre l envoi des documents pertinents au processus d évaluation d un projet ou mémoire Page : 9

11 de maîtrise ou d une thèse de doctorat aux membres du jury et la date de la soutenance est d un mois. Le respect de ce délai est sous la responsabilité du CPÉS. M4.13 Annonce de soutenance: suite à la recommandation du président du jury (s il y a lieu), la date de soutenance est déterminée et annoncée par le CPÉS. M4.14 Résultat de soutenance: suite à la soutenance, le résultat (réussite, modifications majeures, échec) est communiqué au Registrariat par le président du jury. Dans le cas d une réussite où des corrections mineures sont demandées, une liste écrite des corrections et des modifications à effectuer est fournie à l étudiant par le président du jury qui s assure que celles-ci soient effectuées en conformité avec les règlements de l École. Dans le cas de modifications majeures, un document spécifiant la nature et l envergure des corrections et des modifications à effectuer est remis à l étudiant par le président du jury; la soutenance est ajournée en conformité avec les règlements de l École; la suite des événements est la responsabilité du président du jury. M4.15 Corrections et modifications au document de soutenance: les corrections et modifications à apporter au document de soutenance selon les recommandations demandées par les membres du jury sont la responsabilité de l étudiant avec l approbation du DÉ/R; une copie corrigée et modifiée est remis au CPÉS par l étudiant. M4.16 Dépôt du document final: suite à une décision favorable de la part des membres du jury (communiquée par le président du jury), deux copies du document corrigé sont déposées au Registrariat par l étudiant; puis, une de ces copies est transmise à la Faculté des Études Supérieures de l Université de Montréal par le Registrariat. M4.17 Attestation officielle: la production d une attestation officielle du résultat des études aux cycles supérieurs de l étudiant est la responsabilité du Registrariat. M4.18 Octroi du diplôme: la soumission au Conseil académique de la candidature de l étudiant pour l octroi de son diplôme est la responsabilité du Registrariat; suite à l approbation du conseil académique, un diplôme est octroyé lors de la collation des grades. Page : 10

12 CONCLUSION ET RECOMMANDATION Les modalités d application de la politique d encadrement des étudiants des cycles supérieures de l École Polytechnique décrites dans le présent document visent la mise en place de moyens permettant l amélioration continuelle de la qualité de l encadrement des étudiants des cycles supérieurs. Suite aux commentaires reçus des différentes parties consultées ou concernées et aux discussions ayant eu lieu au sein même du comité, il a été convenu de proposer la recommandation suivante en complément des modalités M2.7, M2.8, M2.9 et M3.19 présentées dans le présent document : Les résultats de l enquête concernant la qualité de l encadrement des étudiants des cycles supérieurs de l École Polytechnique seront utilisés, entre autres, pour détailler les modalités de fonctionnement du Comité des Études Supérieures (CÉS). Page : 11

13 ANNEXE 1 : Nouveau formulaire administratif BAA-02 BUREAU DES AFFAIRES ACADÉMIQUES PLAN D ÉTUDES Les parties grisées sont enregistrées dans le dossier informatique de l étudiant. 1 IDENTIFICATION DE L ÉTUDIANT ET DE SON PROGRAMME D ÉTUDES Nom et prénom : Matricule : Programme d études : Orientation ou option 3 : Libellé du diplôme : 2 DIRECTEUR D ÉTUDES OU DE RECHERCHE Nom et prénom : Département ou programme d études : Téléphone : Télécopieur : Adresse électronique : 3 CODIRECTEUR D ÉTUDES OU DE RECHERCHE (le cas échéant) Premier codirecteur Nom et prénom : Établissement : Adresse : Deuxième codirecteur Téléphone : Télécopieur : Adresse électronique : 4 PLAN D ÉTUDES a) Conditions spéciales à l admission (cours obligatoires requis, équivalences, transferts, etc.): b) Titre provisoire de la thèse, du mémoire, du projet ou du stage : c) Mots clés : d) Description du sujet ou du domaine de recherche ou de stage : e) Description des activités académiques et des périodes alternatives de résidence dans un autre établissement, le cas échéant : Cours obligatoires Lieu du cours Sigle Titre Trimestre Nombre de crédits Thèse ou mémoire : Total de crédits : 3 Le titre de l orientation n est pas inscrit sur le diplôme, celui de l option y est inscrit. Page : 12

14 Cours complémentaires 1 Lieu du cours Sigle Titre Trimestre Obl. Hors prog. Nombre de crédits Stage ou travail en laboratoire (trimestre / lieux) Total de crédits : f) Soutenance Langue dans laquelle le travail de recherche est rédigé : Langue dans laquelle le travail de recherche est soutenu oralement : 6 SIGNATURES Étudiant Nom et prénom : Signature : Date : Directeur d études ou de recherche Nom et prénom : Coordonnateur des programmes d études supérieures (CPÉS) OU le directeur du département dans le cas ou le CPÉS est aussi le directeur de recherche de l étudiant Signature : Date : Nom et prénom : Signature : Date : 7 OBSERVATIONS / CONDITIONS PARTICULIÈRES / CHANGEMENT DE PLAN D ÉTUDES N.B. : Pour les changements de cours ou de programme veuillez remplir le formulaire approprié. Date Signature du responsable au Bureau des affaires académiques BAA-02 ( ) 1 Un cours complémentaire obligatoire n est pas comptabilisé dans le total des crédits d un programme et n influence pas le calcul de la moyenne. Toutefois, l échec d un cours complémentaire obligatoire entraîne l exclusion du programme. Exemples: cours de langue, cours hors faculté, cours d appoint et cours requis à l admission. Un cours complémentaire hors programme n est pas comptabilisé dans le total des crédits d un programme et n influence pas le calcul de la moyenne. Toutefois, l échec d un cours complémentaire hors programme n entraîne pas l exclusion du programme. Les cours complémentaires hors programme peuvent servir à l obtention d un autre diplôme. Exemple : tous les cours suivis à Polytechnique qui dépassent le nombre de cours requis pour le programme. S.V.P., reproduire le formulaire en 4 (5) exemplaires : Étudiant; Directeur d études ou de recherche (codirecteur); Coordonnateur des programmes d études supérieures (CPÉS); Bureau des affaires académiques Page : 13

15 ANNEXE 2 : Liste des questions entre le directeur et l étudiant LES QUESTIONS PROPRES A L ETUDIANT 4 Avant de débuter dans le programme Ai-je bien identifié mes besoins de formation et d'encadrement et les objectifs que je désire atteindre en poursuivant mes études? Ai-je évalué et planifié mes besoins financiers pour poursuivre mes études? Ai-je obtenu de mon directeur ou du département des clarifications sur la durée et la nature du soutien financier qui m'est accordé et, si tel est le cas, est-ce que je sais à quoi je m'engage en acceptant cette aide? Ai-je obtenu de mon directeur ou du département des clarifications sur les ressources physiques ou matérielles (laboratoires, ordinateurs, bureau, etc.) dont je dispose pour réaliser mes études ou mes recherches? Ai-je planifié mon plan d'études en fonction d'étapes à franchir dans un délai raisonnable? Ai-je discuté avec mon directeur de mon plan de travail et convenu des étapes et des délais, en conformité avec mon plan d'études? Ai-je discuté avec mon directeur de la possibilité de m'inscrire à des cours de langue? En cours d'études Est-ce que je me suis familiarisé avec la documentation scientifique et les informations disponibles, les techniques d'analyse qui seront utilisées? Ai-je bien cerné mon sujet, dégagé clairement une démarche de stage ou de projet ou élaboré une question de recherche claire tout en établissant les principales étapes de réalisation du projet ou de la recherche? Est-ce que je prends systématiquement note des progrès de mes travaux et de mes résultats, et suis-je capable de répondre aux questions relatives aux étapes franchies? Quels progrès ai-je enregistrés par rapport à mon programme d'études au cours des derniers mois? Ai-je fourni un rapport d étape à mon directeur selon le calendrier établi? Ai-je rédigé une version préliminaire de la portion de travail complétée et y a-t-il des tableaux, graphiques ou autres compléments d'information à préparer à cette étape-ci? Ai-je soumis la version préliminaire et les résultats de mon travail pour publication à mes collègues et ont-ils trouvé ma présentation claire et mon argumentation bien articulée? Quel est mon calendrier pour compléter les dernières étapes de mon travail ou de ma recherche? Compte tenu de mon plan d'études, ai-je vérifié les conditions à remplir pour compléter mon programme à l'intérieur des délais autorisés? LES QUESTIONS POUR UN DIALOGUE AVEC LE DIRECTEUR DE RECHERCHE Avant de débuter dans le programme Avons-nous discuté de mes objectifs dans la poursuite de mes études, de mon plan d'études ainsi que du soutien financier et des ressources matérielles et physiques dont je disposerai? Ai-je été informé par mon directeur si le sujet de stage, de projet ou de recherche dans lequel je m'engage donne lieu à des opinions ou des approches controversées, et, le cas échéant, lui ai-je demandé son opinion et ses méthodes de travail? Ai-je été informé du contexte de travail (partenariat interuniversitaire ou industriel, groupe de recherche pluridisciplinaire) dans lequel je dois évoluer? Ai-je été informé de l'emploi du temps (direction de groupe ou centre de recherche, participation à des comités, édition de journaux scientifiques, année sabbatique en vue, etc.) de mon directeur, de son implication dans mes travaux et de l'encadrement qu'il sera en mesure de m'assurer? 4 Tirées du dépliant «Pour un encadrement de qualité: Un instrument de dialogue à l École Polytechnique.» Page : 14

16 Mon directeur a-t-il pris des dispositions pour que je sois bien intégré dans son groupe ou son équipe de recherche? Ai-je été informé d'exigences particulières en ce qui concerne l'assistance aux séminaires départementaux et la participation aux séminaires de groupe? Avons-nous discuté de la similitude ou de la dépendance possible de mon projet d'études ou de recherche avec celui des autres étudiants? Avons-nous discuté des étapes à franchir dans les prochains mois afin de compléter mon plan d'études tout en respectant les règlements des études supérieures? Mon directeur m'a-t-il fixé un calendrier de rencontres individuelles afin d'évaluer mon progrès compte tenu de la planification de mes activités? Est-ce que mon directeur considère que mon sujet de projet ou de recherche est bien défini et réalisable dans des délais raisonnables? En cours d'études Avons-nous discuté des stratégies possibles et des différentes approches méthodologiques après avoir convenu de mon sujet de projet ou de recherche? Mon directeur compte-t-il vérifier si je prends note régulièrement et adéquatement des résultats de mes travaux? Avons-nous abordé la question des droits à la propriété intellectuelle et de la paternité des droits d'auteur dans le cas des recherches conjointes, compte tenu des politiques établies à l'école Polytechnique? Ai-je été bien informé de l'ampleur d'un rapport de stage, de projet, de mémoire ou de thèse dans ma discipline? Avons-nous abordé la possibilité de présenter ma thèse ou mon mémoire sous forme d'article(s) scientifiques(s) si cette activité fait partie de mon plan d'études? Ai-je été bien informé sur les directives concernant la rédaction et la présentation de mes travaux à l'école Polytechnique et des documents disponibles à ce sujet? M'a-t-on offert l'occasion de participer à des séminaires de recherche et à des colloques pour y présenter mes travaux? Pourrais-je bénéficier d'une formation appropriée si je suis appelé à initier des travaux de recherche ou à participer à l'encadrement d'autres étudiants? Ai-je exploré avec mon directeur les perspectives de carrière qui s'offrent à moi après l'obtention de mon diplôme? LES QUESTIONS POUR UN DIALOGUE AVEC LES UNITES ADMINISTRATIVES Avant de débuter dans le programme A-t-on prévu une activité d'intégration à mon arrivée à l'école Polytechnique? Y a-t-il des instruments ou des procédures visant à m'aider à choisir un directeur d'études ou de recherche? Quelles informations compte-t-on me faire parvenir au regard des revenus disponibles sous forme de bourses, subventions, postes d'auxiliaires d'enseignement ou d'assistants de recherche? Quelles sont les possibilités de financement pour un étudiant inscrit à l'école ainsi que la politique poursuivie par l'école à ce sujet? Y a-t-il un document qui décrit clairement les objectifs, le déroulement et le processus décisionnel entourant l'examen général de synthèse (partie écrite et partie orale)? Ce document comprend-il une bibliographie détaillée pour chacun des sujets soumis à l'examen écrit? Y a-t-il un document qui décrit les ressources informatiques ainsi que les conditions de leur utilisation? Y a-t-il un document qui décrit les us et coutumes de l'unité dont je fais partie? Page : 15

17 En cours d'études Quels moyens a-t-on prévu pour assurer le suivi de mon plan d'études, compte tenu des objectifs de formation poursuivis et des règles administratives auxquelles il faut se conformer? Quel mécanisme permet de faire le point régulièrement pour évaluer mes difficultés et mes progrès au regard du calendrier de réalisation projeté? Suis-je invité à participer, dans le cadre d'activités institutionnelles ou départementales, à des séminaires de recherche, à des colloques ou à des activités de planification et de développement? Liste des documents à consulter Annuaire des études supérieures Répertoire des bourses Guide de présentation et de soutenance de thèses Guide de présentation et de soutenance de mémoires Guide de présentation des rapports de stage ou de projet Politique sur la probité Politique sur la propriété intellectuelle technologique Politique sur l'encadrement des étudiants des cycles supérieurs Page : 16

18 ANNEXE 3: Éléments de discussion suggérés à l'intention des étudiants et des professeurs Démarche d évaluation formative de l encadrement des étudiants au moment d une direction de mémoire et de thèse (extrait de Bernard, 1992) 5 I Conception du projet 1. Le professeur s assure que l étudiant est bien informé des politiques et règlements de l institution quant aux modalités du programmes. 2. Le professeur précise avec l étudiant le plan de travail, les modalités de supervision et la fréquence des rencontres. 3. Le professeur avertit l étudiant de ses disponibilités et de ses absences. 4. Le professeur aide l étudiant dans le choix des activités académiques complémentaires au programme, s il y a lieu. 5. Le professeur encourage l étudiant à évaluer régulièrement ses progrès. 6. Le professeur est cohérent dans ses critiques et commentaires. 7. La rétroaction donnée est utile à l étudiant. 8. Les commentaires du professeur sont transmis dans des délais raisonnables. Dans le cas où la recherche de l étudiant s insère dans celle du professeur : 9. Le professeur précise le rôle de l étudiant dans le plan de recherche entrepris. 10. Le matériel nécessaire à la réalisation du programme de recherche de l étudiant est mis à la disposition de ce dernier. II Réalisation du projet 1. Le professeur encourage l étudiant dans la poursuite de sa recherche. 2. Le professeur est disposé à rencontrer l étudiant au besoin (selon l entente établie à l étape de la conception du projet). 3. Le professeur manifeste une ouverture d esprit aux idées de l étudiant. 4. Au besoin, le professeur adresse l étudiant à des personnes-ressources et facilite son accès à d autres sources d information susceptibles de l aider dans sa recherche. 5. La rétroaction fournie par le professeur est suffisamment fréquente (selon l entente préétablie). 6. Le professeur est cohérent dans ses critiques et commentaire III Rédaction du mémoire ou de la thèse 1. Le professeur aide l étudiant à développer son sens critique, ses capacités d analyse et de synthèse. 2. Le professeur s assure que l étudiant connaît et applique les règles d éthique de recherche et de publication. 3. Le professeur encourage l étudiant à communiquer les résultats de ses travaux : publications, communications. 4. Le professeur fournit une critique claire et constructive lors de la rédaction de la thèse ou du mémoire. 5. Les commentaires du professeur sont transmis dans des délais raisonnables 5 Bernard, Huguette, «Processus d évaluation de l enseignement supérieur Théorie et pratique», Éditions Études Vivantes, Laval, 1992, 174 p. Page : 17

19 Démarche d évaluation formative de la qualité du travail d un étudiant de cycles supérieurs par son directeur d études et de recherche Liste d énoncés pouvant servir à cette évaluation (cette liste n est pas exhaustive) 1. L étudiant témoigne de connaissances approfondies en sciences et génies. 2. L étudiant applique ses connaissances et ses compétences dans sa démarche de recherche ou dans la réalisation de travaux d envergure. 3. L étudiant se montre méthodique dans sa démarche de recherche ou dans la réalisation de travaux d envergure. 4. L étudiant fait preuve de rigueur et d un sens critique dans sa démarche de recherche ou dans la réalisation de travaux d envergure. 5. L étudiant fait preuve d un sens des responsabilités et d autonomie dans l organisation et la réalisation de ses travaux. 6. L étudiant rédige de manière claire et explicite des articles scientifiques, des rapports techniques ou diverses autres formes écrites de documents scientifiques concepts scientifiques. 7. L étudiant communique oralement des concepts scientifiques de manière claire et logique. 8. L étudiant utilise efficacement les technologies de l information mises à sa disposition pour divers usages dans sa recherche ou dans la réalisation de travaux d envergure. 9. L étudiant collabore efficacement et de manière transparente avec les pairs. 10. L étudiant respecte les échéanciers fixés et discutés. Page : 18

20 ANNEXE 4 : Suggestions d ateliers dans le cadre de la mise en place des modalités d'encadrement pour les étudiants aux cycles supérieurs 1) Atelier «Vue d'ensemble du travail aux cycles supérieurs» (2 heures) : Axé vers les nouveaux étudiants aux cycles supérieurs et vers les étudiants de 4 e année au bac Définition des étapes d'études Définition des programmes recherche vs cours Qu'est-ce qu'un étudiant chercheur? Comment s'effectue le choix du directeur ou du sujet? Collaboration avec des entreprises Bourses etc. 2) Atelier «Introduction à la bibliothèque» (1 heure) : Utilisation des ressources disponibles à la bibliothèque 3) Gestion bibliographique (1 heure) : Utilisation de PRO-CITE ou EndNote 4) Atelier «Rédaction technique et articles scientifiques» (2 heures) 5) Atelier «Soutenance» (1 heure) : Jury Modalités Préparation 6) Atelier «Examen de synthèse» (1 heure) : Modalités dans chaque département Préparation 7) Atelier «Encadrement» (1 heure) : Financement (Durée et montant) Durée du projet Conditions de modifications Objectifs du projet Charge de travail maximale Implication de tierces personnes Propriété intellectuelle (Articles, auteurs) Conditions matérielles Fréquence des rencontres (disponibilité, bilan d'avancement, évaluation des objectifs) Projet de recherche Raisons de retard (vacances, congé sans soldes, maladie) 8) Atelier «Recherche d'emploi» (2 heures) : C.V. Marché du travail Moyens Suivi Entrevue (guide et vidéo disponibles au BAP) Contacts Aptitudes, intérêts, expertises, objectifs 9) Atelier «Contrats commercialisables» (1 heure) : Création d'emploi Demandes de subvention et démarches administratives BRCDT: types de contrats Brevet Répartition et partage (tâches et $) Entente de confidentialité Propriété intellectuelle Page : 19

21 Doctorat seulement ANNEXE 5 : Synthèse des responsabilités des différents intervenants dans le suivi administratif des dossiers des étudiants des cycles supérieurs Modalité Responsable Document(s) et échéance Transmission de renseignements (M4.1) Renseignements de nature générale : Registrariat Renseignements spécifiques (spécialisations, recherche) : CPÉS Admission (M4.2) Registrariat Demande d admission (BR-02) (En tout temps) Choix et attribution d un directeur d études ou de recherche (M4.3) Choix : Étudiant (aide : CPÉS) Acceptation ou refus : prérogative du DÉ/R Confirmation à l étudiant : Registrariat Inscription (M4.4) Élaboration d un plan d études (M4.5) Proposition d un sujet de recherche (M4.6) Suivi départemental du dossier de l étudiant (M4.7) Modification du sujet de recherche et/ou du plan d études (M4.8) Examen de synthèse (M4.9) Constitution d un jury d examen de synthèse (M4.9.1) Contenu, format et date de l examen de synthèse (M4.9.3) Dépôt des documents requis pour l examen de synthèse (M4.9.3) Résultat de l examen de synthèse (M4.9.4) Étudiant Élaboration : étudiant (aide : DÉ/R) Approbation : DÉ/R Validation : CPÉS Sanction : Registrariat Rédaction : étudiant (aide : DÉ/R) Approbation : DÉ/R Validation : CPÉS Sanction : Registrariat Suivi : CPÉS Rédaction : étudiant (aide : DÉ/R) Approbation : DÉ/R Validation : CPÉS Sanction : Registrariat Si la modification implique le changement du DÉ/R : Rédaction : étudiant (aide : nouveau DÉ/R) Approbation : nouveau DÉ/R Validation : CPÉS ; Sanction : Registrariat Demande : étudiant Approbation : DÉ/R Constitution du jury : CPÉS (aide : DÉ/R) Approbation du choix des membres : CPÉS Contact des membres du jury : CPÉS Membres du jury Préparation des documents : étudiant Approbation des documents : DÉ/R Validation des documents : CPÉS Remise des documents au membres du jury : CPÉS Transmission du résultat : Président du jury au CPÉS Si réussite partielle : Président du jury communique à l étudiant les exigences du jury (par écrit) Réponse aux exigences : Étudiant Approbation de la réponse : DÉ/R Vérification de la conformité aux règlements : Président du jury Transmission du rapport final au Registrariat : Président du jury Plan d études (BAA-02) Plan d études (BAA-02) Modification au plan d études (BAA-02A) 12 mois après la 1 re inscription Rapport du jury Examen général de synthèse (Et.1 a) Rapport du jury Proposition de recherche (Et.1 b) Page : 20

22 Constitution d un jury de soutenance (mémoire et thèse) (M4.10) Demande de constitution : Étudiant au CPÉS avec consentement du DÉ/R Constitution du jury : CPÉS (aide : DÉ/R) Contact des membres du jury : CPÉS Transmission des documents aux membres du jury : CPÉS Sanction du jury : Registrariat Nomination du jury d examen de mémoire de maîtrise (Gr. 10) Nomination du jury d examen d une thèse de doctorat (Gr. 20) Dépôt du projet ou mémoire de maîtrise, ou de la thèse de doctorat (M4.11) Délai entre l envoi des documents pertinents au processus d évaluation et la soutenance (M4.12) Annonce de soutenance (M4.13) Résultat de soutenance (M4.14) Corrections et modifications au document de soutenance (M4.15) Dépôt du document final (M4.16) Attestation officielle (M4.17) Octroi du diplôme (M4.18) Étudiant avec le consentement du DÉ/R Validation du dépôt : CPÉS Respect du délai : CPÉS Autorisation : Président du jury Annonce : CPÉS Transmission du résultat au Registrariat : Président du jury Liste des corrections mineures ou majeures fournie à l étudiant : Président du jury Dans le cas de corrections majeures, suite des événements : Président du jury Corrections et modifications : Étudiant Approbation : DÉ/R Copie remis au CPÉS : Étudiant Dépôt de 2 copies du document corrigé au Registrariat : Étudiant Transmission d une copie à la FÉS : Registrariat Transmission d une copie à la bibliothèque de Poly : Registrariat Registrariat Soumission des candidatures au Conseil académique: Registrariat 1 mois minimum entre l envoi des documents et la soutenance Rapport préliminaire du jury d examen d une thèse de doctorat (Gr. 22) Rapport du jury d examen d un mémoire de maîtrise (Gr. 13) Rapport définitif du jury d examen d une thèse de doctorat (Gr. 26) Maîtrise seulement : Rapport du jury d examen d un mémoire de maîtrise (Gr. 13) Rapport d examinateur de mémoire de maîtrise (BAA-31A) Doctorat seulement : Rapport préliminaire du jury d examen d une thèse de doctorat (Gr. 22) Rapport définitif du jury d examen d une thèse de doctorat (Gr. 26) Rapport d examinateur de thèse de doctorat (BAA-31) Rapport du représentant du doyen de la faculté des études supérieures (BAA-35) Maîtrise et doctorat : Licence de reproduction UMI Autorisation de consultation et de reproduction (BAA-09A) Autorisation de transmission d informations (BAA-09B) Vérification de l orthographe du nom apparaissant sur le diplôme (BAA-10B) Recommandation spéciale du jury d une thèse de doctorat ou d un mémoire de maîtrise (BAA-18) Page : 21