JE SOUHAITE UN ENSEIGNEMENT AVEC UN SERVICE PERSONNEL, ET SIMPLE

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1 JE SOUHAITE UN ENSEIGNEMENT AVEC UN SERVICE PERSONNEL, ET SIMPLE POUR UN ENSEIGNEMENT AXÉ SUR LE SERVICE

2 UN ENSEIGNEMENT AXÉ SUR LE SERVICE, EN TOUTE SIMPLICITÉ Dans notre société actuelle, le succès d une carrière dépend très souvent de la qualité de l enseignement. D où l importance grandissante, toutes catégories confondues, des établissements qui dispensent une forme d enseignement (jardin d enfants, écoles, universités et services d enseignement spécifique). Les établissements publics, en particulier, doivent surveiller leurs coûts de près et trouver des solutions pour optimiser et harmoniser leurs flux documentaires. Ces établissements doivent en outre moderniser leur structure de service et proposer des possibilités de copie et d impression complètes, mais aussi des solutions de comptabilisation et de paiement ainsi que des possibilités fiables d archivage et de consultation des documents. En plus de devoir respecter des budgets comprimés, les établissements d enseignement ont également d autres défis à relever. Ils doivent en effet s adapter aux attentes des étudiants modernes en matière de services et d aide, optimiser leur cadre d enseignement pour permettre les programmes d échanges pour étudiants étrangers, l accueil d étudiants à temps partiel ou en ligne, et développer des infrastructures dont les technologies répondent aux normes actuelles en matière de respect de l environnement. De plus, les utilisateurs actuels attendent des appareils capables de produire une grande variété de documents, un accès flexible et sûr aux données, et une intégration sans faille des technologies mobiles. Bref, les établissements d enseignement recherchent aujourd hui des technologies numériques qui leur permettent d améliorer la qualité de leur enseignement, le cadre d apprentissage, la tenue des archives et le contrôle des budgets. Les solutions avancées de Konica Minolta pour la production, la comptabilisation, la capture et la distribution de documents, apportent la réponse à leurs attentes.

3 POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 2 Table des Matières Vie universitaire Services de sortie Essentiel Page 3 Services de sortie Optimalisé Page 4 Services de sortie Premium Page 5 Composition de matériels de cours Page 6 Formations sur mesure Page 8 Universitaire Administratieve taken Services d impression optimisés MPS Page 7 Écologie et recouvrement des coûts Page 9 Administration Les deux aspects d un enseignement réussi Vie universitaire : exemples montrant comment vous pouvez proposer de meilleures possibilités de copie et d impression à vos élèves et votre personnel enseignant, y compris l impression à partir d appareils mobiles ou depuis le domicile, et distribution de matériels de cours numériques par le biais de pratiques catalogues en ligne. Tâches administratives : concepts et services qui déchargent vos employés administratifs de tâches (répétitives et parfois fastidieuses) de contrôle et de gestion des MFP et imprimantes installés sur le site. «J ai été d emblée impressionné par l approche de Konica Minolta. Les enseignants eux aussi ont été enchantés par la convivialité et la simplicité d utilisation des appareils.» Peter Müller, Coordinateur ICT, idsb

4 POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 3 SERVICES DE SORTIE ESSENTIAL Copie & impression self-service Les plus petits établissements, surtout, doivent pouvoir proposer à leurs étudiants des infrastructures de copie et d impression pratiques qui ne requièrent pas l installation d un réseau et de serveurs complexes. Ces institutions souhaitent des solutions qui respectent leurs budgets limités, avec un petit nombre d appareils de sortie et une administration réduite à un minimum. Konica Minolta offre une solution proposant un système self-service efficace pour les étudiants, avec deux systèmes de comptabilisation et de paiement. Le premier permet aux étudiants de payer au comptant les volumes réalisés et enregistrés électroniquement. Le second quant à lui est un outil de paiement hybride proposant l option de paiement par carte ou en argent comptant, et nécessitant l installation d un appareil supplémentaire pour recharger les cartes. Workflow : Services de sortie ESSENTIAL Copie et impression self-service L étudiant a accès au périphérique de sortie en payant avec des pièces ou une carte, directement à l appareil. La possibilité d une bourse électronique (electronic purse) est également un mode de paiement envisageable. Si l étudiant veut faire des copies ou des impressions, il peut choisir ses paramètres, comme le nombre d exemplaires, en couleur ou en noir et blanc. Si l étudiant veut imprimer depuis ou numériser vers une clé USB, il introduit la clé et choisit ses paramètres d impression ou de numérisation. L étudiant peut également envoyer un travail d impression sous forme sécurisée vers un appareil de sortie, en y joignant son ID d utilisateur. Après avoir payé par le biais d une carte «prépayée», il peut lancer l impression. En cas de paiement par carte «prépayée», l étudiant peut se rendre auprès du collaborateur à l accueil pour faire recharger sa carte. Avantages pour l établissement Même les petits établissements peuvent mettre en place des environnements de copie et d impression self-service pratiques et faciles à utiliser. Ils peuvent compter sur une comptabilisation précise et sur des solutions de paiement efficaces. Ils aident leurs étudiants sans augmenter leurs charges administratives ni devoir étendre leur réseau.

5 POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 4 SERVICES DE SORTIE OPTIMIZED Impression mobile & follow-me Les étudiants et les enseignants demandent aujourd hui des solutions d impression de plus en plus flexibles, et la possibilité d avoir accès facilement à n importe quel appareil, où qu il se trouve. Ils préfèrent produire leurs documents courants tels que programmes, listes de références ou syllabus au moment qui leur convient et où que ce soit sur le campus. Avec l impression mobile, les étudiants peuvent imprimer des pages déterminées ou des documents complets à partir de leurs notebooks ou autres appareils mobiles, sans qu il soit nécessaire d installer un pilote spécifique. L option d impression follow-me permet aux étudiants d envoyer leurs travaux d impression depuis l extérieur du campus et de produire leurs documents où et quand ils en ont besoin. Cette option permet également d éviter que des documents imprimés ne restent traîner dans le réceptacle de sortie du MFP, ce qui contribue à la sécurité du document et réduit sensiblement le gaspillage de papier. «La solution de gestion des volumes suit de très près les coûts d impression. Cela nous a convaincus d opter pour Konica Minolta.» Workflow : Services de sortie OPTIMIZED Impression mobile & follow-me L étudiant envoie le travail d impression via une page Web ciblée ou landing page, un ou un pilote d impression compatible. Pour soumettre ce travail, il utilise son PC ou un appareil mobile, par exemple une tablette ou un smartphone. Travail soumis via un pilote d impression : l étudiant utilise son PC, qui est enregistré dans le réseau. Travail soumis via une page Web : l étudiant se connecte et poste son travail d impression. Travail soumis via un l étudiant envoie le travail d impression sous forme de pièce jointe. L étudiant authentifie ensuite la transaction sur un appareil du campus, sélectionne son travail dans la liste d impression follow-me et est informé de son solde disponible après l impression de ce document. Les solutions logicielles offrent aux administrateurs la facilité d un rapportage automatisé, visualisant le status des comptes-utilisateurs. Avantages pour l établissement Il peut proposer un système efficace et sûr pour la production et la comptabilisation des sorties. Les technologies mobiles qu utilisent la plupart des étudiants sont faciles à intégrer. La transparence des coûts, tant pour l établissement que pour les étudiants, est maximale. Wouter Roels, Directeur Infrastructure et Responsable ICT

6 POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 5 Workflow : Services de sortie Premium Catalogue en ligne et centre d impression L étudiant ou l enseignant possède un log-in personnel pour accéder au portail d impression. Pour augmenter son solde disponible, l étudiant ou l enseignant effectue un transfert par Internet ou en cash auprès du collaborateur à l accueil. Si l étudiant ou l enseignant souhaite envoyer un travail d impression, il lui suffit de se rendre sur le portail d impression via son PC, son notebook ou un appareil mobile, avec son compte personnel. L étudiant ou l enseignant sélectionne un document dans le catalogue en ligne ou poste un document PDF dans le catalogue. Il sélectionne les paramètres d impression et visualise les pages avant d effectivement envoyer le travail d impression. Son solde disponible est alors débité. S il a envoyé le travail vers un appareil de sortie situé sur le campus, l étudiant authentifie la transaction sur l appareil concerné et déverrouille l impression de son document via la fonction d impression follow-me. S il a envoyé le travail vers le centre d impression centralisé, un opérateur dédié y reçoit un ordre d impression avec toutes les informations requises pour produire les documents. Des fonctionnalités avancées aident les administrateurs à surveiller et contrôler les travaux d impression, ainsi que l utilisation de la capacité des appareils. SERVICES DE SORTIE PREMIUM Catalogue en ligne et salle d impression En plus de mettre à leur disposition des appareils d impression et de copie en libre service, les établissements d enseignement doivent offrir aux étudiants et aux enseignants des solutions qui leur permettent de produire de plus gros volumes et des imprimés complexes, par exemple des mémoires de fin d études, syllabus ou brochures universitaires. Les universités et écoles d une certaine taille peuvent répondre à cette demande avec un centre d impression équipé d appareils de production offrant des fonctions de finition avancées. Les étudiants et enseignants profitent de prix moins élevés en raison des volumes conséquents, ainsi que de fonctions spéciales telles que la reliure à spirale ou la réalisation de fascicules à dos collé. Les catalogues en ligne aident en outre les universités à mettre les matériels de cours à la disposition de leurs étudiants. Les enseignants peuvent très facilement poster leurs cours, présentations et listes de références à l intention des étudiants, qui ont alors la possibilité de consulter ces matériels et de les imprimer dans le centre d impression de l université ou sur un autre appareil de leur choix. L impression à la demande à partir de catalogues en ligne et l installation de centres d impression professionnels sont des exemples parfaits de la façon dont les coûts des établissements d enseignement peuvent être réduits. Avantages pour l établissement Il est en mesure d offrir des capacités efficaces d impression à la demande, tout en économisant de l argent sur les documents imprimés et stockés sur un serveur. Des budgets harmonisés et une comptabilisation précise des coûts permettent d obtenir des scénarios d impression à la demande particulièrement économiques. Les catalogues en ligne permettent aux enseignants de créer des syllabus sur mesure.

7 POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 6 Workflow : Elaboration de matériels de cours ÉLABORATION de MATÉRIELS DE COURS Actuellement, les étudiants et enseignants ont plus l habitude de travailler avec des documents numériques qu avec des supports papier. Ces fichiers contiennent aussi bien des informations créées dès le départ sous forme numérique, comme des textes ou tableaux provenant d applications de bureau standard, que des contenus d origine papier tels que des articles ou extraits de livres. Pour permettre la mise en place de workflows efficaces, il est nécessaire de pouvoir fournir au personnel enseignant une solution confortable permettant au personnel administratif et aux enseignants de rassembler des contenus provenant de différentes sources, de les numériser et de les convertir en un seul fichier imprimable qui pourra ensuite être transmis à des collègues ou posté en ligne à l intention des étudiants. Les administratifs, l enseignant ou le chargé de cours utilise une application de gestion documentaire pour compiler des documents provenant de différentes sources et de différents types de fichiers en un seul fichier PDF. L application permet à l utilisateur de sélectionner et combiner des pages simples provenant de différents documents numériques ou des fichiers PDF entiers, en utilisant simplement la fonction glisser-déposer. L utilisateur peut aussi combiner ces éléments numériques avec des documents papier scannés. Enfin, l infrastructure offre également un convertisseur PDF qui permet aux utilisateurs de créer des fichiers PDF de haute qualité, d imprimer des PDF à partir d applications standard telles que Word, et de transmettre les PDF directement à des collègues par ou via le SharePoint. En plus des documents PDF, cette application permet aux enseignants de fournir à leurs étudiants des informations telles que des ouvrages de référence. Avantages pour l établissement Des flux documentaires harmonisés qui permettent d économiser du temps et de l argent. Traitement efficace d une grande variété de documents. Personnalisation maximale de matériels de cours, toujours disponibles et toujours à jour.

8 SERVICES D IMPRESSION OPTIMISÉS (MPS) Notre concept MPS (Optimized Print Services TM ) adaptable sur mesure aide les établissements d enseignement à surveiller, mesurer et gérer efficacement leurs coûts d impression. Nous développons des stratégies d amélioration sur mesure fondées sur des faits et chiffres précis, et les transformons en solutions concrètes étayées par une organisation solide. Notre package OPS vous aide à contrôler la hausse des coûts tout en réduisant vos dépenses. Nos experts évaluent les flux documentaires pour éliminer les coûts cachés associés aux imprimantes et MFP. Le programme automatise les impressions courantes liées aux tâches administratives, qui détournent les enseignants de leurs compétences principales. Le package OPS organise automatiquement les entretiens et la fourniture des consommables en arrière-plan, de manière à ce que les imprimantes et MFP puissent fonctionner à plein rendement, tout en diminuant le cas échéant le coût de la production documentaire. Les entretiens sont réalisés et suivis de manière proactive par l équipe de techniciens certifiés de Konica Minolta. Au final, le package Optimized Print Services TM de Konica Minolta combine un soutien professionnel avec une structure et une gestion individuelles et optimisées de façon à assurer une transition fluide. Il aide les établissements d enseignement non seulement à mettre en place une infrastructure d impression optimale, mais également à fonctionner de la manière la plus efficace qui soit. Ceci permet une réduction permanente du coût total de possession (TCO) direct et indirect, la réduction à un minimum du risque et des interférences avec les tâches quotidiennes, et enfin un contrôle maximal. POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 7 Le concept OPS tourne autour de quatre domaines principaux : Fleet (parc de machines) : Adapter la taille du parc de machines de sortie aux besoins réels de l entreprise, offrir un support optimal des processus et du parc de machines, et mettre en place un processus continu d optimisation, tout en réduisant à un minimum le coût total de possession (TCO) et l impact sur l environnement. Process (processus) : Analyser tous les flux documentaires d une certaine importance pour l activité du client, de manière à tirer avantage du potentiel d économies et de pouvoir concevoir, mettre en place et utiliser une solution ancrée dans les besoins quotidiens exacts. Finance (finances) : Proposer différentes options d acquisition et de leasing ainsi que différents modèles de contrats, et intégrer éventuellement les contrats existants dans un plan financier unique et transparent. Security (sécurité) : Développer et installer des solutions pour la sécurité des systèmes et des données, allant de l authentification des utilisateurs et de la sécurisation des données sur les disques durs des appareils mis au rebut, à des exigences plus complexes en matière de sécurisation des réseaux. Konica Minolta s est investi à 200% pour adapter de façon optimale cette solution à nos souhaits et à nos besoins. Daniël Swinnen, Directeur Eddy Nowicki, Directeur IT Institut Technique Saint-Paul

9 POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 8 LES FORMATIONS SUR MESURE Konica Minolta soutient et accompagne ses clients d une manière professionnelle pour leur apprendre comment utiliser et gérer correctement la technologie bizhub. En vous engageant avec Konica Minolta, vous avez l assurance de pouvoir profiter de notre offre de formations sur mesure, entièrement alignées sur vos besoins et sur l utilisation des copieurs-imprimantes MFP, le cas échéant en combinaison avec une application logicielle. Nous sommes conscients de ce que même si les utilisateurs finaux ne sont pas tous nécessairement des pros de la technologie, cela ne les empêche néanmoins pas de souhaiter pouvoir exploiter au maximum leur appareil ou solution. L utilisation facile et conviviale d un appareil multifonctions de Konica Minolta, de la copie à la numérisation en passant par l impression et la télécopie, garantit un rendement rapide et maximal de l investissement consenti. L expérience et le savoir-faire de notre personnel de support permettent d offrir à nos clients une formation rapide et claire à l utilisation des solutions choisies, que nous nous chargeons par ailleurs aussi d installer et de configurer. Pour les plus grands groupes d utilisateurs, nous pouvons composer un programme de formation Train the trainer répondant aux besoins du client et correspondant au temps disponible. Vous souhaitez intégrer des appareils mobiles dans votre environnement d impression? Konica Minolta peut vous conseiller et vous assister pour l intégration d appareils mobiles tels que laptops, smartphones, iphones, ipads, etc. La possibilité d imprimer depuis un autre lieu que l établissement scolaire lui-même est en effet bel et bien comprise dans notre offre de service. Avantages pour l établissement Formations sur mesure pour les utilisateurs Mise en place de programmes de formation entièrement à la carte Programmes de formation Train the trainer Support assuré par le Helpdesk après la formation Séances de formation intégrables dans vos horaires de travail

10 POUR UN ENSEIGNEMENT PLUS AXÉ SUR LE SERVICE 9 ECOLOGIE ET RECOUVREMENT DES COÛTS Avantages pour l établissement Contribution relativement aisée à la préservation de notre environnement et de notre habitat. Economies de coûts à différents niveaux, de la consommation énergétique à la consommation de papier. Préservation d une production documentaire de la meilleure qualité, sans exploitation excessive des ressources. Système de rapportage écologique transparent intégré dans diverses solutions de comptabilisation des volumes. S engager avec Konica Minolta, cela signifie travailler avec un leader mondial dans le domaine de la gestion de l environnement. Etudiants, universités, administrateurs : tous peuvent tirer parti des solutions et concepts écologiques développés par Konica Minolta. En rendant l impression plus conviviale et les flux plus efficaces, ces solutions et concepts aident les établissements d enseignement dans leurs efforts pour préserver l environnement, tout en leur permettant de réaliser des économies et d améliorer leur service. Les systèmes de recouvrement des coûts gèrent, surveillent et facturent les coûts d impression aux divers utilisateurs, notamment les membres du corps enseignant, les facultés des universités et les étudiants eux-mêmes. Dans le cadre de l impression à la demande, les travaux sont envoyés vers des appareils de sortie en réseau à un endroit quelconque du campus. L impression ne se fait qu après authentification sur le MFP concerné et peut être liée à un système d identification par carte propre à l établissement. Ceci garantit non seulement un mode d impression pratique mais permet également de contrôler la consommation de papier par les étudiants, les enseignants et le personnel. Le système autorise en outre un point de gestion unique pour un système de transaction étendu à un campus tout entier. Ceci permet d économiser le papier et le toner et de réduire la consommation énergétique, en préservant la nature par une limitation de la production d eaux usées, une diminution sensible des émissions de CO 2 et une réduction de la quantité d arbres abattus dans le monde. En somme, des économies avec un impact réel! La formule exclusive de notre toner Simitri diminue les émissions CO 2 d environ 33% car elle réduit la consommation énergétique sans la moindre perte de qualité. Les temps de préchauffage rapides et les modes d économie d énergie de nos MFP permettent de réduire les coûts de fonctionnement. Konica Minolta participe en outre depuis de longues années à des programmes internationaux de certification tels qu Energy Star. Le système d authentification intelligent présent dans la plupart des MFP de Konica Minolta intègre directement diverses solutions de comptabilisation des volumes dans le panneau de commande du MFP et permet donc d éviter l achat éventuel d appareils externes individuels.

11 PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ENVIRONNEMENT / SÉCURITÉ DES DONNÉES 10 PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Responsabilité environnementale Responsabilité pour la sécurité des données Konica Minolta soutient les stratégies durables et intègre des approches écologiques dans l ensemble du cycle de vie de ses produits. Nous nous efforçons de créer une société axée sur le recyclage, la prévention de la pollution et la réduction à un minimum des risques potentiels. Production écologique Notre département R&D recherche en permanence des innovations écologiques, comme le toner polymérisé Simitri HD développé par Konica Minolta, produit avec 33% d émissions de CO 2 en moins que le toner traditionnel. Transports écologiques Des emballages plus petits et une logistique intelligente aident à réduire les distances de transport, les volumes transportés ainsi que les déchets générés. Services écologiques Des outils tels que Power Saver et Eco Calculator prouvent notre volonté de contribuer aux exigences modernes en matière d environnement. Utilisation écologique Des fonctionnalités améliorées sur les appareils de sortie, telles que l authentification, l impression follow-me et des prévisualisations précises aident à faire des économies de papier et à éviter les gaspillages, jour après jour. Recyclage écologique Ceci comprend le recyclage de nos appareils et consommables ainsi que l utilisation avancée de papier recyclé, sans le moindre compromis au niveau de la qualité d impression. Konica Minolta joue un rôle de leader dans le développement et la mise en œuvre de technologies de sécurisation des informations au sein de ses appareils multifonctions. Un de nos principaux objectifs est de fournir des solutions qui préservent le caractère confidentiel des informations électroniques, qu elles soient sous forme de données ou de documents. Sécurité du réseau Nos normes sécurisent le réseau ainsi que l accès individuel aux appareils et aux infrastructures du réseau. Sécurité personnelle Les données et informations à caractère personnel traitées par un appareil Konica Minolta sont toujours protégées contre un accès non autorisé. Si nécessaire, il est possible d appliquer des restrictions pour l accès à certaines fonctionnalités. A titre d exemple, l authentification et l impression follow-me permettent de garantir que les documents sensibles tombent uniquement dans les bonnes mains et ne puissent pas être trouvés de manière intempestive dans l appareil de sortie. Sécurité certifiée Konica Minolta prend très au sérieux les inquiétudes de ses clients en matière de sécurité. C est la raison pour laquelle la plupart des appareils bizhub multifonctions possèdent la certification Common Criteria (CC) EAL3, ou le certificat ISO A l inverse de nombreux autres fournisseurs, Konica Minolta fait toujours certifier ses appareils multifonctions en entier, et garantit ainsi les niveaux de sécurité les plus élevés possibles. Informations écologiques

12 Toutes les caractéristiques en matière de capacité de papier font référence à du papier de format A4 de 80 g/m2. Toutes les caractéristiques en matière de vitesse de numérisation, copie ou impression font référence à du papier de format A4 scanné, copié ou imprimé en modes portrait, multi-page et recto. Le support et la disponibilité des caractéristiques et fonctionnalités énoncées dépendent des systèmes d exploitation, applications, protocoles réseau ainsi que des configurations réseau et système. La durée de vie énoncée pour chaque consommable est basée sur des conditions de fonctionnement spécifiques, notamment la couverture de page pour une taille particulière de page (5% de couverture d un A4). La durée de vie réelle des consommables variera en fonction de l utilisation et d autres variables d impression, comme la couverture de page, la taille de page, le type de support, l impression continue ou intermittente, la température ambiante et le taux d humidité. Certaines illustrations contiennent des accessoires en option. Les spécifications et accessoires sont basés sur les informations disponibles au moment de l impression et sont susceptibles d être modifiés sans préavis. Konica Minolta ne garantit pas que les prix ou spécifications sont exempts d erreurs. Microsoft, Windows, et le sigle Windows sont des marques commerciales ou déposées de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays. Tous les autres noms de marques et de produits sont des marques commerciales ou déposées de leurs détenteurs respectifs, et sont reconnus comme tels. Votre partenaire Konica Minolta : Konica Minolta Business Solutions (Belgium) S.A. Excelsiorlaan 10 B Zaventem Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) info@bs.konicaminolta.be Imprimé en Belgique : septembre 2012