MEMENTO SUBVENTION DE COORDINATION (Direction ATL Service Accueil ExtraScolaire - version )

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1 MEMENTO SUBVENTION DE COORDINATION (Direction ATL Service Accueil ExtraScolaire - version ) 1

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3 Table des matières PARTIE 1 : Contexte et élaboration du dossier de subvention de coordination Contexte légal de la subvention de coordination ATL Le décret ATL Les dispositions relatives à la comptabilité de l Etat Elaboration du dossier de liquidation Contenu du dossier Précautions générales Les frais de personnel Introduction Dépenses admissibles Montants à déduire des charges salariales Les frais de fonctionnement Dépenses admissibles Dépenses non-admissibles Frais de déplacement du coordinateur ATL dans le cadre de ses missions PARTIE 2 : Annexes Déclaration de créance Annexe Frais de personnel - Annexe Frais de fonctionnement Annexe Frais de déplacement Annexe PARTIE 3 : Exemples de justificatifs Exemples de justificatifs frais de personnel Comptes individuels patronaux : Déclaration multifonctionnelle (DMFA) : Déclaration APE : Facture relative aux titres repas : Part patronale dans les titres-repas : Facture relative à l assurance Responsabilité Civile : Facture relative à l assurance Accident de Travail : Facture relative à l assurance travailleurs/médecine du travail : Facture concernant la prime syndicale :

4 1.10. Justificatifs des frais de déplacement (domicile /travail) : Exemples de justificatifs frais de fonctionnement Facture de téléphone avec réduction : Facture d électricité : Facture de mazout : Facture pour la machine à affranchir (timbreuse) : Frais de courrier facture BPost : Frais de photocopies : Exemple de justificatifs frais de déplacement Exemple d annexe 4 bien complétée :

5 PARTIE 1 : Contexte et élaboration du dossier de subvention de coordination 5

6 1. Contexte légal de la subvention de coordination ATL 1.1. Le décret ATL Référence légale : Article 34 du décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l accueil extrascolaire, tel que modifié (Décret ATL) ; Articles 21, 27 et 28 de l arrêté du 3 décembre 2003 fixant les modalités d application du décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l accueil extrascolaire, tel que modifié. Chaque commune, dès la première réunion de la Commission Communale de l Accueil (CCA) et de la signature de la convention entre celle-ci et l O.N.E, bénéficie d une subvention annuelle forfaitaire de coordination (cfr articles 5 et 34 du décret ATL). Dans le cas où la Commune délègue la mission de Coordination à une Asbl, la subvention peut être versée directement à celle-ci. Le montant de la subvention est basé sur le nombre d enfant âgés de 3 à 12 ans domiciliés sur le territoire de la Commune (chiffres fournis par l INS). Nbre d enfants de 3 à 12 ans Montant de la subvention de coordination ATL (base 2004) 0 à euros à euros à euros à euros et plus euros Ces montants sont indexés chaque année et sont communiqués aux Communes/Asbl via une circulaire. La subvention est annuelle et couvre la période allant du 1 er octobre de l année X au 30 septembre de l année X+1. Elle est versée en deux fois : Une avance équivalente à 80% du montant auquel la Commune/Asbl peut prétendre, dans le courant du premier trimestre de l année civile. Le solde en fonction du dossier de liquidation de la subvention de coordination, dans le courant du premier trimestre de l année civile + 1. Cette subvention est due tant que la Communes ou l Asbl respecte les prescrits du décret ATL, à savoir : les dispositions prévues dans la convention ATL signée entre la commune et l ONE et la tenue de 2 réunions de CCA minimum par année civile (les PV de ces réunions doivent être envoyés à l ONE). 6

7 1.2. Les dispositions relatives à la comptabilité de l Etat Nous tenons à rappeler ici diverses règles générales reprises dans la loi sur la comptabilité de l Etat (Lois coordonnées du 17 juillet 1991 sur la comptabilité de l'etat), notamment la section 3 sur le contrôle de l emploi des subventions : Article 55 : Toute subvention accordée par l Etat ou par une personne morale subventionnée directement ou indirectement par l Etat, en ce compris toute avance de fonds récupérable consentie par eux sans intérêt, doit être utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée. Tout allocataire dʹ une subvention doit justifier de l utilisation des sommes reçues, à moins que la loi ne lʹen dispense. Sauf dans les cas où une disposition légale ou réglementaire y pourvoit, toute décision allouant une subvention précise la nature, l étendue et les modalités des justifications à fournir par l allocataire. Article 56: Par le seul fait de l acceptation de la subvention, l allocataire reconnaît à l État le droit de faire procéder sur place au contrôle de l emploi des fonds attribués. L organisation et la coordination des contrôles sont réglées par le Roi. Article 57: Est tenu de rembourser sans délai le montant de la subvention, lʹallocataire: 1 qui ne respecte pas les conditions dʹoctroi de la subvention; 2 qui nʹutilise pas la subvention aux fins pour lesquelles elle est accordée; 3 qui met obstacle au contrôle visé à lʹarticle 56. Lorsque lʹallocataire reste en défaut de fournir les justifications visées à lʹarticle 55, il est tenu au remboursement à concurrence de la partie non justifiée. La récupération peut sʹeffectuer conformément à lʹarticle 94. Article 58: Il peut être sursis au paiement des subventions aussi longtemps que, pour les subventions analogues reçues antérieurement, lʹallocataire reste en défaut de produire les justifications visées à lʹarticle 55 ou de se soumettre au contrôle prévu par lʹarticle 56. Lorsquʹune subvention est payée par fractions, chaque fraction est considérée comme une subvention indépendante pour lʹapplication du présent article. LA PARTIE NON JUSTIFIÉE DE LA PRÉSENTE SUBVENTION FERA L OBJET D UNE RÉCUPÉRATION PAR L ONE. 7

8 2. Elaboration du dossier de liquidation La Commune ou l Asbl de coordination doit justifier l utilisation de la subvention par l envoi d un dossier de liquidation. Cette subvention permet de couvrir trois types de frais différents inhérents à l engagement et au travail du (de la) coordinateur(trice) ATL: 1. Ses frais de personnel, 2. Ses frais de fonctionnement, 3. Ses frais de déplacement dans le cadre de ses missions de Coordinateur ATL Le montant définitif de la subvention est calculé sur base de celui-ci, ainsi que le solde à verser aux Communes ou l Asbl. Le dossier complet doit être introduit à l ONE après la fin de la période couverte par la subvention, à savoir entre le 1 er octobre et le 31 décembre au plus tard Contenu du dossier 1. Une déclaration de créance (Annexe 1) 2. Frais de personnel : (Annexe 2) Le récapitulatif des frais de personnel du Coordinateur ATL (1 annexe par coordinateur/trice) ; Une copie des pièces justificatives pour chaque frais indiqué dans le récapitulatif ; Une copie du contrat de travail du Coordinateur ATL en cas de nouvel engagement, d une modification ou d un prolongement du contrat existant, s il n a pas encore été transmis à l ONE ; Une copie du diplôme du Coordinateur ATL en cas de nouvel engagement s il n a pas encore été transmis à l ONE. 3. Frais de fonctionnement : (Annexe 3) Le récapitulatif des frais de fonctionnement du Coordinateur ATL ; Une copie de la pièce justificative pour chaque frais indiqué dans le récapitulatif ; 4. Frais de déplacement : (Annexe 4ABC) Le récapitulatif des frais de déplacement dans le cadre de ses missions de Coordinateur ATL ; Une copie des pièces justificatives dans le cas de l utilisation d un transport en commun. Dans ce document, vous trouverez une explication plus détaillée des frais admissibles dans chacune de ces trois catégories, ainsi que les pièces justificatives attendues. 8

9 2.2. Précautions générales Les 4 annexes de ce memento doivent être complétées clairement, correctement et ne peuvent être modifiées. Tout frais imputé à la subvention de coordination ATL doit être justifié par un document probant (factures, comptes individuels patronaux, ). Dans le cas où la prestation ou le matériel ne peut pas faire l objet d une facture, le document probant peut être remplacé par une déclaration de créance uniquement dans les cas suivants : justification de l utilisation d une photocopieuse qui n est pas sous leasing, justification des frais de timbreuse ou la justification des frais de courrier. Les bons de commandes ou devis ne sont pas acceptés en tant que document probant. Les factures ou autres pièces justificatives ne sont acceptées que si la date du document est comprise dans la période couverte par la subvention. Dans le cas de factures qui concernent toute la Commune ou l Asbl (ex : facture d énergie), seule la quote-part du montant total, liée à l activité du Coordinateur ATL, peut être imputée à la subvention de coordination ATL. Le mode de calcul de cette quote-part doit être expliqué par écrit dans le dossier. Nous vous invitons à calculer la quote-part du Coordinateur ATL à partir d un rapport lié au nombre de personnes concernées ou d un rapport lié à la superficie concernée. Toutes les réductions ou notes de crédit perçues sur une facture doivent être prises en compte dans le calcul du montant imputé à la subvention. Les frais imputés à la subvention ne peuvent pas être couverts par un autre pouvoir subsidiant. Ainsi les interventions APE, ACS ou autres doivent être déduites des montants imputés à la subvention s ils concernent le temps de travail du Coordinateur. Pour toutes les dépenses non reprises dans ce memento ou si vous avez une hésitation sur le fait qu une dépense soit admissible ou non, nous vous invitons à introduire une demande d information ou de dérogation au service Accueil ExtraScolaire avant de procéder à la dépense. Dans les annexes 4, l objet du déplacement doit être suffisamment explicite pour permettre au service Accueil ExtraScolaire de comprendre en quoi celui-ci contribue à la mission de coordination. Pour les frais kilométriques (voiture ou vélo), les frais ne seront pris en compte qu à hauteur maximum des forfaits en vigueur à la Fédération Wallonie-Bruxelles quel que soit ceux que la Commune ou l Asbl utilise. Ceux-ci sont repris en bas des annexes 4A et C. 9

10 3. Les frais de personnel 3.1. Introduction Toutes les charges salariales imputées à la subvention de coordination ATL doivent correspondre au temps de travail du Coordinateur ATL dans ses missions de base et dans ses missions spécifiques (missions supplémentaires incluses dans la convention ATL). Cela signifie que si la personne qui exerce la mission de coordinateur ATL est engagée par la Commune pour d autres missions, que celles-ci s exercent dans le champ de l enfance ou non, seule la quote-part de son temps de travail affecté à la coordination ATL doit être prise en compte pour la subvention de coordination. En cas de changement : Pour rappel, la commune ou l Asbl s est engagée à transmettre à l ONE toutes modifications de conditions de travail ou tout changement de coordinateur ATL dans un délai de 30 jours (cfr article 3, alinéa 4 de la convention ATL). Cette communication peut se faire par courrier ou par courriel. Elle doit comprendre une copie du contrat de travail, une copie du ou des diplômes de la personne entrant en fonction, les coordonnées professionnelles complètes du nouveau Coordinateur ATL, les dates de fin de fonction de la personne précédente ou les dates de début de remplacement Dépenses admissibles Les frais de personnel regroupent les charges salariales dues à l engagement du Coordinateur ATL et les coûts annexes engendrés par celui-ci. Les charges salariales comprennent : Type de frais Le salaire mensuel brut Le pécule de vacances La prime de fin d année Le pécule de sortie Pièces justificatives* Les comptes individuels patronaux ou Les comptes individuels accompagnés des déclarations multifonctionnelles (déclaration ONSS ONSSAPL) + les fiches de paie Les charges patronales Toute(s) autre(s) obligation de l employeur de par l application d une convention collective de travail 10

11 * Quel que soit le type de pièce justificatives que vous choisissez d annexer au dossier de liquidation, le service AES doit pouvoir y retrouver tous les montants que vous reprenez dans le récapitulatif des frais de personnel. Exemple : si vous choisissez d annexer les fiches de paie mais que les charges patronales ne sont pas indiquées sur celles-ci, il vous faudra également annexer les comptes individuels patronaux ou les déclarations multifonctionnelles, documents sur lesquels les montants des charges patronales sont indiqués. Les coûts annexes comprennent : Les titres-repas Type de coûts Les frais de gestion des titres-repas Les frais de secrétariats sociaux La prime syndicale Les dépenses relatives à la médecine du travail Les assurances prises pour le coordinateur ATL : assurance-loi, assurance accident du travail, assurance responsabilité civile, Pièces justificatives Les fiches de paie si les titres-repas ne sont pas déjà mentionné dans les documents repris ci-dessus. Factures Factures Factures Factures Factures Les frais de transport domicile lieu de travail : Abonnement SNCB STIB TEC-De Lijn Une copie du titre de transport Forfait en cas d utilisation de la voiture privé Une copie d un document officiel (règlement de travail, décision du conseil communal, ) prouvant que le remboursement de l utilisation du véhicule privé pour le trajet domicile-lieu de travail est une politique générale dans la commune et pas uniquement pour le Coordinateur ATL. Forfait en cas déplacement à vélo Idem 11

12 3.3. Montants à déduire des charges salariales Si la Commune ou l Asbl de coordination a obtenu d autres subventions pour couvrir, en tout ou en partie, la rémunération du coordinateur ATL, ces montants doivent être déduits des charges salariales. Des justificatifs doivent être fournis comme stipulé dans le tableau suivant : Montants des subventions perçues pour les coordinateurs sous statut APE, ACS,. - Les déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles émanant de l organisme subsidiant ou - Une déclaration sur l honneur mentionnant le nombre de point APE affecté à ce poste de travail, et si possible le total de la subvention perçue pour le coordinateur ATL Montants perçus en cas d accident du travail - Le(s) document(s) reçu(s) par l employeur et justifiant du (des) montant(s) total (aux) 4. Les frais de fonctionnement 4.1. Dépenses admissibles Type de dépenses Les frais de courrier Les frais de Photocopies Les frais de communication (téléphone, internet, fax) Les frais de fournitures de bureau Les frais de mobilier de bureau Les frais de matériel informatique (achat ou leasing) Les frais de logiciels informatiques Les frais de formation du Pièces justificatives admissibles Pour le papier et les enveloppes : Factures Pour les timbres : - Factures - Bordereaux/décomptes de la timbreuse avec le compte pour la coordination ATL - Si une facture ou un bordereau de la timbreuse n est pas disponible, une déclaration de créance/sur l honneur Pour le papier : Factures Pour l utilisation de la photocopieuse : - Maintenance de la photocopieuse : Factures - Leasing de la photocopieuse : Factures - Factures - Factures - Factures - Factures - En cas de leasing, la facture de leasing du matériel informatique - Factures - Factures des frais d inscription à la formation 12

13 coordinateur ATL Les frais de matériel de présentation (supports, projecteurs ) Les frais d énergie (eau, gaz, électricité) Les frais de publication avec intitulé détaillé de la formation Ou - Attestation d inscription à la formation avec une preuve du paiement - Factures - Factures Si la Commune a fait appel à un prestataire de services externe : Factures Si la Commune n a pas fait appel à un prestataire de services externe : - Factures du matériel (papier, encre...) nécessaire à la/les publication(s). Les frais de réunion Les frais de jeux et outils didactiques * Les frais d assurances incendie et bâtiment (pour le bureau du coordinateur ATL) Dans tous les cas, un exemplaire de la publication doit être annexé au dossier. - Factures - Factures de l achat des jeux et outils qui composent les malles. - Factures ou - copie de la police d assurance avec montant * Les frais de jeux et outils didactiques (ex : malles pédagogiques) sont normalement des frais de fonctionnement d un opérateur d accueil. Toutefois, ils peuvent être pris en compte dans la subvention de coordination ATL à partir du moment où ils sont la conséquence d un projet de la Coordination ATL, c est-à-dire : Un projet construit par, avec et pour tous les opérateurs de l accueil sur le territoire de la Commune ; Un projet construit suite à un constat de manque de matériel pédagogique pour les opérateurs et dans une optique de mutualisation des moyens ; Le matériel doit donc pouvoir circuler (caractère itinérant) entre les différents opérateurs selon un mode et un rythme prévu Dépenses non-admissibles Les dépenses ci-dessous ne peuvent être admises dans le cadre de cette subvention : - Achat de cadeaux ; - Boissons alcoolisées ; - Dépenses somptuaires ; - Frais de restaurant ; - Frais liés aux opérateurs de l'accueil (fournitures, jouets, nourriture, rémunération de personnel, déplacements, assurances, achat d'un logiciel de gestion ou de comptabilité, formation et fournitures pour accueillantes, publicités pour l'opérateur, animation, ) ne sont pas admissibles dans ce cadre puisqu'il s'agit d'activités relevant d'un opérateur et non d'une Coordination au sens de l'article 17 du Décret ATL. Les 13

14 subsides octroyés aux opérateurs peuvent être utilisés à cet effet. 5. Frais de déplacement du coordinateur ATL dans le cadre de ses missions. Type de frais Les frais de déplacements avec son véhicule personnel ou avec un véhicule communal Les frais de déplacements en transports en commun Pièces justificatives admissibles - L annexe 4A relevé des frais de déplacements en voiture - L annexe 4B relevé des frais de déplacements en transports + les pièces justificatives (ticket(s), carte(s), factures(s) ) Les frais de déplacement en vélo - L annexe 4C relevé des frais de déplacements en vélo 14

15 PARTIE 2 : Annexes 15

16 1. Déclaration de créance Annexe 1 16

17 2. Frais de personnel - Annexe 2 17

18 3. Frais de fonctionnement Annexe 3 18

19 4. Frais de déplacement Annexe 4 19

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22 PARTIE 3 : Exemples de justificatifs 22

23 1. Exemples de justificatifs frais de personnel 1.1. Comptes individuels patronaux : 23

24 1.2. Déclaration multifonctionnelle (DMFA) : 24

25 1.3. Déclaration APE : 25

26 1.4. Facture relative aux titres repas : 1.5. Part patronale dans les titres-repas : (total à diviser par le nombre de travailleurs) 26

27 1.6. Facture relative à l assurance Responsabilité Civile : 1.7. Facture relative à l assurance Accident de Travail : 27

28 1.8. Facture relative à l assurance travailleurs/médecine du travail : 28

29 1.9. Facture concernant la prime syndicale : 29

30 1.10. Justificatifs des frais de déplacement (domicile /travail) : 30

31 2. Exemples de justificatifs frais de fonctionnement 2.1. Facture de téléphone avec réduction : (total à diviser par le nombre de travailleurs) 31

32 2.2. Facture d électricité : 32

33 2.3. Facture de mazout : 2.4. Facture pour la machine à affranchir (timbreuse) : 33

34 2.5. Frais de courrier facture BPost : 34

35 2.6. Frais de photocopies : 35

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37 3. Exemple de justificatifs frais de déplacement 3.1. Exemple d annexe 4 bien complétée : 37