Support de Cours. Logiciel de Gestion Electronique de Dossiers. Version

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1 Logiciel de Gestion Electronique de Dossiers Support de Cours Version Novaxel 1, rue de la RØpublique LYON TØl. : Fax : Site commercial : Site technique : formation@novaxel.tm.fr Direction Formation Emilie PIERENS Nicolas VUILLAUME

2 Principe de Novaxel... 3 Chapitre 1 Utiliser Novaxel... 5 I NOVAXEL OUVERTURE DE NOVAXEL L'ÉCRAN PRINCIPAL...7 a) La barre principale...7 b) La barre d outils Informations...8 c) Les barres de menu L'ÉCRAN DOSSIER...11 a) La barre principale...12 b) La barre d outils Informations...14 c) La barre d outils Documents LES OPTIONS DE LA LISTE DES PAGES...16 II CRÉATION DE L'ARBORESCENCE CRÉATION MANUELLE ATTRIBUTION D'UNE LISTE TYPE...20 Chapitre 2 Alimenter Novaxel...21 I LA NUMÉRISATION LA NUMÉRISATION DIRECTE DANS LE DOSSIER LA NUMÉRISATION SUR LE RÉSEAU LES TRAITEMENTS D'IMAGE...25 a) L onglet Traitements...25 b) L onglet Format d'image...25 c) L onglet Option d'impression LES PARAMÈTRES DE NUMÉRISATION...27 II L'INTÉGRATION DE DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE INTÉGRER DES DOCUMENTS EXISTANTS CRÉER DES DOCUMENTS...29 a) A partir d'un modèle de documents...29 b) A partir de documents existants...30 c) A partir d'un logiciel Office (Word et Excel) AGIR SUR LES DOCUMENTS...32 a) Modifier les documents...32 b) Consulter les documents...33 c) Transformer les documents en PDF...33 III LA CAPTURE D IMPRESSION LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS UN DOSSIER LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS LA PANIÈRE...35 Novaxel - 1 rue de la République LYON 1

3 Chapitre 3 Utiliser la messagerie...37 I ENVOYER UN MESSAGE ENVOYER UN MESSAGE ENVOYER UN MESSAGE AVEC UNE PIÈCE JOINTE ENVOYER UN MESSAGE AVEC UN RACCOURCI ENVOYER UN DOSSIER COMPLET...39 II CLASSER UN MESSAGE REÇU NOVAMAIL LE BOUTON NOVAXEL DANS OUTLOOK DÉPLACER UN MESSAGE DEPUIS OUTLOOK ET OUTLOOK EXPRESS LA COMMANDE "RANGER DANS NOVAXEL" DANS LOTUS...44 Chapitre 4 Rechercher dans Novaxel...45 I LA RECHERCHE POUR UNE RECHERCHE SIMPLE...46 a) Rechercher un document...46 b) Filtrer la recherche POUR UNE RECHERCHE PLUS AVANCÉE...48 a) La recherche par mots-clés...48 b) La recherche par date...49 c) La recherche par taille de documents...49 d) Quelques précisions...49 II LES RÉSULTATS DE LA RECHERCHE Novaxel 1 rue de la République LYON

4 Principe de Novaxel Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu ils soient d origine bureautique, papier, qu ils viennent d Internet ou qu ils soient générés à partir d une base de données de production. Vos dossiers papiers sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante : Ce qui rentre dans l entreprise : courriers, fax, s. Ce que produit l entreprise : documents de gestion (BL, factures), documents bureautiques (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax, s. s Documents bureautiques Documents papiers Applications de production Novaxel - 1 rue de la République LYON 3

5 Tout est intégré pour mieux être consulté et exporté vers une messagerie Internet, un module de fax, Internet, un CD Rom, un portable. imprimante, une Une imprimante Une messagerie Internet Un module de fax Internet Un CD Rom Un portable 4 Novaxel 1 rue de la République LYON

6 Chapitre 1 Utiliser Novaxel Novaxel - 1 rue de la République LYON 5

7 I NOVAXEL 1 OUVERTURE DE NOVAXEL Les bibliothèques Novaxel sont accessibles depuis le bureau Windows. Double cliquez sur l icône pour lancer la mire d accueil suivante. Sélectionnez la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez ouvrir grâce au menu déroulant. Saisissez le nom d utilisateur ainsi que le mot de passe s'il y a lieu. Cliquer sur le bouton. Attention : L utilisateur et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules. 6 Novaxel 1 rue de la République LYON

8 2 L'ÉCRAN PRINCIPAL L'écran principal se définit sur 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Chaque sous niveau est rattaché à un seul niveau supérieur. Pour créer ou modifier une armoire, un rayon, un classeur ou un dossier, il suffit de faire un clic droit dans la colonne concernée, puis "Ajouter ou "Modifier". a) La barre principale Cette icône permet de fermer la bibliothèque Novaxel. Cette icône permet de rechercher des armoires, des rayons, des classeurs, des dossiers ou des documents selon leurs titres, leurs notes, leurs dates de création et taille. Cette icône ouvre le dossier sélectionné. Novaxel - 1 rue de la République LYON 7

9 Cette icône ouvre la panière (raccourci clavier F11). b) La barre d outils Informations Il s agit d informations techniques relatives au nombre d utilisateurs connectés, à la version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données. c) Les barres de menu v Le menu Fichier Importer des dossiers en format.nov dans une bibliothèque Novaxel Importer un fichier texte contenant une arborescence Définir ou enregistrer un raccourci sur le dossier sélectionné Quitter l application v Le menu Outils Ouvrir le module de recherche (cf. Recherche) Ouvrir le module de recherche paramétré pour une recherche sur les documents (cf. Recherche) Ouvrir Recherche) le module de recherche paramétré pour une nouvelle recherche de dossiers (cf. 8 Novaxel 1 rue de la République LYON

10 Ouvrir le module de recherche paramétré pour une nouvelle recherche de documents (cf. Recherche) Ouvrir le dossier sélectionné Mettre en pièce jointe le dossier sélectionné pour l envoyer par mail (uniquement dans le cas de la messagerie Outlook Express et Outlook) Ouvrir le dossier sélectionné en utilisant le visualisateur, ce qui permet d'ouvrir plusieurs dossiers simultanément. Ouvrir un autre dossier Activer une liaison avec un logiciel externe qui pilote Novaxel. Cette fonction après lecture du paramètre défini dans le fichier novaxel.cfg, permet la création automatique et/ou le positionnement sur le dossier correspondant dans le logiciel situé en amont de Novaxel. Créer un fichier texte à partir de l'arborescence destiné à un logiciel qui voudrait reprendre les informations de Novaxel Ouvrir la fenêtre Panière Constituer par la recherche et/ou un pointage manuel, une liste de dossiers, de documents, ou de clients, de manière à pouvoir accéder plus rapidement à ces enregistrements Cette partie est réservée à l'administrateur. Novaxel - 1 rue de la République LYON 9

11 v Le menu Affichage Actualiser les informations à l écran Choisir les barres d outils à afficher sur le premier écran : barre principale, barre Informations, barre Applications, barre Recherche, barre Scripts Onglet Apparence Sauver les positions Cocher pour enregistrer lorsque l on change la taille des colonnes Panneau dossier en bas Cocher pour mettre la colonne Dossier en bas de l écran (utile pour la configuration sur 5 colonnes) Grandes Icônes Cocher pour mettre les icônes en grande configuration Titre sur les boutons Cocher pour afficher le titre des icônes Onglet Navigation Asynchrone Cocher pour afficher seulement la première colonne (pour éviter des temps de chargement trop importants. Un simple clic dans les colonnes suivantes permet l affichage de l arborescence. Recherche inclut dans Cocher pour rechercher toute chaîne de caractère contenue dans un index de classement. Filtrer la saisie Cocher pour afficher dans la colonne sélectionnée seulement les noms commençant par une lettre ou une chaîne de caractères. Charger premier document Cocher pour charger la visualisation du premier document du dossier. Entrée pour charger les documents Cocher pour charger la visualisation des documents dans le dossier (en faisant "Entrée") Onglet Répertoires Répertoire de destination du nomadisme et Répertoire des sélections Spécifier le chemin pour réaliser des exports en mode Nomade et des sélections Répertoire des listes types Spécifier le chemin pour stocker les listes types 10 Novaxel 1 rue de la République LYON

12 3 L'ÉCRAN DOSSIER Barres d outils Barre d outils du document Liste des documents Aperçu du document Bureau Novaxel Informations sur : - Type du document - Taille du document - N de volume où est stocké le document Novaxel - 1 rue de la République LYON 11

13 a) La barre principale Cette icône permet de retourner sur l écran principal. Cette icône active la liste des documents dans les dossiers, si celle-ci n est pas activée, la partie blanche du dossier disparaît, ainsi que les informations concernant les numéros de pages et leurs titres. Pour se déplacer dans le dossier, sans la liste des pages, on doit faire défiler les documents à l aide des flèches de direction. Cette icône permet d afficher le bureau Novaxel en bas de la liste des documents pour effectuer des modifications de documents Word, Excel, PowerPoint). Cette icône donne le classement du dossier, les propriétés de date et de taille, ainsi que la note apposée. Cette icône permet de se déplacer dans le dossier en utilisant les boutons : première page, page précédente, page suivante et dernière page. Au milieu est indiqué le numéro de la page sur laquelle on est positionné par rapport au nombre de pages total du dossier. Cette icône permet d'imprimer le ou les documents du dossier. Par défaut, l étendue d impression est positionnée sur sélection, c est-à-dire la page dont le titre est surligné dans le dossier. En revanche, NOVAXEL ne peut imprimer de multi copies des documents PDF et OLE, ni découper l impression de ces documents. Pour cela, il suffit de passer par l imprimante de chaque document. Cette icône permet d'apposer une note à un document. La note est indépendante du document, elle ne s imprime donc pas avec celui-ci. On peut effectuer des recherches sur les mots contenus dans les notes. Pour que cette recherche soit 12 Novaxel 1 rue de la République LYON

14 optimale, on a la possibilité de mettre en place une liste de mots clés, accessible par un double clic dans la note. Cette liste est éditable par l administrateur. Cette icône permet d'enregistrer les modifications. En changeant de documents ou en fermant le dossier, les modifications sur les images sont enregistrées après confirmation. document. Cette icône permet d annuler les modifications non enregistrées sur le Cette icône permet de lancer la numérisation, en cliquant directement sur l icône du scan ou en utilisant le touche F7 du clavier. L ascenseur à droite permet d accéder aux fonctions de paramétrages décrites au chapitre numérisation. Cette icône est seulement valable pour un scanner connecté directement au poste ou au travers de l option scan TSE. La panière est un élément permettant de pointer sur un répertoire et d en visualiser le contenu. On peut alors obtenir l aperçu d un répertoire contenant différents documents types, des documents numérisés en réseau ainsi que des fax en réception (cf. fiche technique Novapanière). Cette icône permet d'activer la capture d impression. Il s'agit de transformer en pdf les documents issus de tout logiciel Windows dans lequel on peut utiliser l imprimante NOVAXEL PDF. Certains logiciels de gestion ont leur propre imprimante PDF, dans ce cas il suffit d imprimer via le logiciel de gestion et d enregistrer les fichiers sur le disque local ou sur le réseau, et de les récupérer soit dans une panière soit dans l explorateur Windows. On peut composer directement un message à partir de Novaxel et y joindre des documents contenus dans la bibliothèque. Novaxel - 1 rue de la République LYON 13

15 Cette icône permet d accéder à votre boîte de réception et de classer les messages ainsi que les pièces jointes dans un dossier (Outlook et Outlook Express seulement). b) La barre d outils Informations Comme sur l'écran principal, il s agit d informations techniques relatives au nombre d utilisateurs connectés, à la version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données. c) La barre d outils Documents Cette barre d outils concerne les documents images. Cette icône active le zoom progressif. Il faut se positionner sur le centre de l écran au moment du zoom et cliquer. Cette icône active le zoom dégressif. Cette icône active le zoom par sélection de l image. Il suffit de cliquer sur l icône et d ensuite se placer sur le document en faisant une sélection à l aide du bouton gauche de la souris. Quand on lâche le bouton, le zoom se fait automatiquement. sélectionné. Cette icône permet d'ajuster en largeur l'aperçu du document Pour les documents numérisés en TIF noir et blanc, cette icône permet d'améliorer la qualité de l'image. 14 Novaxel 1 rue de la République LYON

16 Cette icône permet de pivoter les documents image de 90 à gauche ou à droite. Ce que vous voyez à l écran est le reflet exact de vos documents lors de l impression. Si vous avez basculé des documents en paysage pour qu ils soient lisibles dans NOVAXEL, il ne faut pas oublier de les re-basculer et de les imprimer en format paysage. Cette icône active une loupe permanente sur les documents image. Cette icône permet d accéder aux options d affichage : recadrage du document, passage en inverse vidéo, etc. (cf. Traitement d image) Cette icône permet d'imprimer tout ou partie d'un document. Cette icône permet de sélectionner une partie d image pour la passer en inverse vidéo, la copier dans un autre document Il est souhaitable d avoir un plein aperçu du document. Il faut ensuite cliquer sur l icône et sélectionner la partie de l image qui vous intéresse avec le clic gauche de la souris. Une fois que vous lâchez le bouton droit de la souris, la sélection est faite. Novaxel - 1 rue de la République LYON 15

17 4 LES OPTIONS DE LA LISTE DES PAGES Un simple clic droit sur le titre d un document vous permet d afficher le menu "liste des pages". Cet élément du menu contextuel permet de copier un ou plusieurs documents vers un autre dossier, ou une autre bibliothèque. Cet élément du menu contextuel permet de couper un ou plusieurs documents vers un autre dossier Cet élément du menu contextuel permet de coller ce que l on vient de copier ou couper dans Novaxel, dans l'explorateur Windows ou dans une panière. Quand vous copiez ou coupez un lot de documents celui-ci ne pourra être coller que dans un dossier. Quand on réalise des copier coller entre bibliothèques, il faut les laisser ouvertes pendant l opération. 16 Novaxel 1 rue de la République LYON

18 Cet élément du menu contextuel permet de sélectionner l intégralité des documents. Cet élément du menu contextuel permet de supprimer la page ou les pages sélectionnées. Celles-ci vont dans une corbeille où chaque utilisateur pourra récupérer, ses documents propres, et l administrateur tous les documents, les documents (cf. Recherche). Cet élément du menu contextuel permet d ajouter de façon chronologique un document dans le dossier Novaxel en cours. Cet élément du menu contextuel permet d insérer où on le souhaite un document. On peut ajouter ou insérer des documents image vierge ou des documents texte, directement modifiable dans Novaxel. Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de l'arborescence ou entre dossiers. En réalité, le but est de pouvoir accéder à un document depuis un dossier autre que son dossier d'origine. Cet élément du menu contextuel permet de modifier le titre des documents. Cet élément du menu contextuel permet de renuméroter les pages dans l ordre chronologique du dossier. Cet élément du menu contextuel permet d'actualiser la liste des documents. Cet élément du menu contextuel permet d'accéder aux informations du document : titre, numéro de classement, type de document, date de création, date de modification, etc. Novaxel - 1 rue de la République LYON 17

19 Cet élément du menu contextuel permet d'envoyer le ou les documents sélectionnés en pièces jointes dans un message . Vous pouvez envoyer soit le document par mail, soit un raccourci vers ce document. Cette dernière option n est exploitable si et seulement si vous vous adressez à un interlocuteur interne ayant accès à la base Novaxel. Les raccourcis Novaxel ont été créés pour permettre l'envoi de raccourcis sur un document contenu dans la base Novaxel à un autre utilisateur. Il peut être également intéressant d'avoir un accès direct à un dossier donné. 18 Novaxel 1 rue de la République LYON

20 II CRÉATION DE L'ARBORESCENCE 1 CRÉATION MANUELLE Par défaut la bibliothèque Novaxel est organisée sur 4 niveaux. Chaque index doit être renseigné avant de pouvoir ouvrir l écran dossier. Chaque index doit être rattaché à un parent existant. Cela signifie qu'on crée un classeur qui se rattache à un rayon, qui est lui-même rattaché à une armoire. Sur la colonne de votre choix, cliquez avec le bouton droit de la souris. Le menu suivant apparaît. Sélectionnez "Ajouter". L ajout peut être saisi directement au clavier, ou bien l utilisateur peut faire appel au dictionnaire de tout ce qui existe déjà dans Novaxel comme référence. Vous pouvez : cliquer sur le bouton OK pour valider cliquer sur le 2e bouton pour valider et ajouter dans le dictionnaire annuler pour ne pas valider votre saisie. La flèche à droite permet d afficher le dictionnaire ou de le refermer. La remise à jour du dictionnaire de manière globale, c est à dire en reprenant in extenso toutes les rubriques, s effectue par le module d administration de Novaxel. Dans chaque colonne, les index se classent par ordre alphabétique. Si vous souhaitez les classer dans un ordre défini, il suffit de leur attribuer un numéro. Par exemple : 01 xxxx. Novaxel - 1 rue de la République LYON 19

21 2 ATTRIBUTION D'UNE LISTE TYPE La liste type est en réalité un modèle de classement que vous pouvez attribuer à tout nouvel index que vous créez : un nouveau client, un nouveau fournisseur, etc. Cette liste type est définie et mise à jour par l'administrateur. Il faut d abord créer l index auquel vous souhaitez attribuer la liste type. Pour cela, faites un clic droit dans la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter un index et sélectionner "Ajouter". Positionnez vous dans la colonne dans laquelle vous voulez ajouter le modèle de classement. Faites un clic droit dans la colonne et choisissez. Sélectionnez dans le menu déroulant la liste type. Dans la partie "Ecriture", cochez la case "Dans la colonne en cours". Cliquez sur le bouton "Ecriture". Une fois tous les index renseignés sur l écran principal, vous allez pouvoir accéder à l écran dossier dans lequel vous pourrez : ranger les documents, les consulter, les travailler, les imprimer, les rechercher.. 20 Novaxel 1 rue de la République LYON

22 Chapitre 2 Alimenter Novaxel Novaxel - 1 rue de la République LYON 21

23 I LA NUMÉRISATION On numérisera : Les archives. Les documents physiques venant de l extérieur (courriers et fax papier). Les documents internes devant être archivés avec une signature. Par défaut les documents sont numérisés sous le format TIF Group 4, mais dans certains cas on peut aussi les numériser en format PDF (selon le scanner). La numérisation peut se passer de deux manières : Directement dans le dossier Sur le réseau (scanner réseau). 1 LA NUMÉRISATION DIRECTE DANS LE DOSSIER Entrez dans le dossier où vous souhaitez intégrer les pages. Cliquez sur (raccourci clavier F7). Quelques paramètres peuvent être réglés avant la numérisation grâce à la flèche située à côté de l icône de numérisation. Cet élément permet de lancer la numérisation des pages. Les pages viennent s ajouter directement dans le dossier. Les documents numérisés en format image seront identifiés dans Novaxel par l icône. Cet élément permet d utiliser l interface Twain du scanner. Pour cela, cochez l'option. Si plusieurs scanners sont installés sur le poste, il faut choisir le driver du scanner que l on souhaite utiliser. Il s'agit ici de sélectionner le modèle de numérisation (cf. Paramètres de numérisation) 22 Novaxel 1 rue de la République LYON

24 2 LA NUMÉRISATION SUR LE RÉSEAU Sur le scanner réseau (plate-forme numérique), choisissez le répertoire dans lequel le ou les documents numérisés vont être stockés. Dans Novaxel, sur l écran principal, cliquez sur l icône et choisissez la panière contenant les documents numérisés. Ouvrez le premier dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez ranger vos documents. Sélectionner le ou les documents à classer dans le dossier en cours. Vous pouvez renommer les documents directement dans la panière en faisant un clic droit sur le titre, puis Renommer. Cliquez sur l icône Classer. Les documents viennent s'ajouter directement dans la liste des pages. Si vous n avez pas coché l option Déplacer, une fois les documents classés, il ne faut pas oublier de venir les supprimer, en faisant un clic droit sur leur titre et Supprimer. Novaxel - 1 rue de la République LYON 23

25 Les documents numérisés qu ils aient un format TIF ou PDF ne peuvent pas être modifiés dans Novaxel. Si vous souhaitez les transformer en document WORD, il faut le faire avant de les ranger dans Novaxel. Lors de la numérisation il est conseillé de numériser en mode trait (option texte noir et blanc) avec une résolution ne dépassant pas 300 DPI. De plus si vous souhaitez intégrer des documents en couleur, il est préconisé de les numériser à l extérieur de Novaxel, de les enregistrer en format JPEG et de les importer via l explorateur Windows en surveillant préalablement la taille des fichiers. 24 Novaxel 1 rue de la République LYON

26 3 LES TRAITEMENTS D'IMAGE Pour accéder à la fenêtre de traitement d'images, il suffit de cliquer sur l'icône. Même si on ne peut pas passer en OCR (reconnaissance de caractères) les documents image, certaines modifications peuvent être apportées aux documents. a) L onglet Traitements Miroitage Pivoter Pivotement manuel en degré Nettoie l'image (points isolés) Enlève les bordures Redresse le document Inverse Vidéo b) L onglet Format d'image Stockage des fichiers JPG avec un coefficient de dégradation pour alléger le poids des fichiers Convertir un format d image dans un autre Novaxel - 1 rue de la République LYON 25

27 c) L onglet Option d'impression r 26 Novaxel 1 rue de la République LYON

28 4 LES PARAMÈTRES DE NUMÉRISATION Vous accédez de la façon suivante aux paramètres de numérisation. Sur chaque modèle, vous pouvez sélectionner définir les paramètres. Réservé pour l option Scan TSE Paramètres "conseillés" : noir et blanc et 200 DPI Création de TIFF multi pages ou simple page dans Novaxel Novaxel - 1 rue de la République LYON 27

29 II L'INTÉGRATION DE DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE Il est possible d intégrer dans Novaxel des documents non modifiables : Les images : TIF, JPG, GIF, BMP, PCX, IMG, PCT, PNG, DCX et XIF Les documents Acrobat : PDF Les fichiers HTML, MHT, DJVU, etc. Ainsi que des documents modifiables dans Novaxel : Les documents bureautiques (OLE) : DOC, DOT, XLS, XLW, WPS, PPT. (sous réserve d avoir le produit d origine sur le poste) Les documents textes : RTF, TXT, ASC, CFG, LST, PHP. 1 INTÉGRER DES DOCUMENTS EXISTANTS Il s'agit ici d'importer des documents provenant de l'arborescence Windows. Ouvrez l explorateur Windows. Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer vos documents. Dans l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) document(s) que vous voulez intégrer à Novaxel. Maintenez le clic gauche de la souris et glisser déplacer le(s) document(s) vers la liste des pages du dossier Novaxel. Les documents sont alors copiés dans Novaxel. L'original demeure dans l'arborescence Windows. On ne peut pas importer un répertoire directement. En effet il faut impérativement l ouvrir et sélectionner les documents. Si on sélectionne plusieurs documents ils iront obligatoirement dans un seul dossier Novaxel. Il est également possible de faire "copier coller" entre l'explorateur Windows et Novaxel pour intégrer des documents. 28 Novaxel 1 rue de la République LYON

30 2 CRÉER DES DOCUMENTS a) A partir d'un modèle de documents v A partir d'une panière MATRICE Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document. Cliquez sur. Choisissez la panière contenant vos matrices (modèles de documents). Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez sur "Classer". Le document s ajoute automatiquement dans le dossier ouvert. L option "Déplacer" supprime le fichier du répertoire source. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez sur "Classer". Bouton "Aimant" qui fige la fenêtre au dessus des autres Novaxel - 1 rue de la République LYON 29

31 v A partir d'une matrice stockée dans l'arborescence Windows Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document. Cliquez sur et ouvrez le répertoire contenant la matrice que vous souhaitez utiliser. Glissez déplacez la matrice dans la liste des pages du dossier Novaxel. Vous pouvez également effectuer un copier coller. b) A partir de documents existants Vous avez également les fonctions de copier coller dans les bibliothèques Novaxel à l intérieur d un même dossier ou entre dossiers différents. Sélectionner le document que vous souhaitez réutiliser. Faites un clic droit sur son titre, et choisissez "Copier". Faites un clic droit dans la liste des pages d un dossier et choisissez "Coller". Vous pouvez alors modifier votre document. c) A partir d'un logiciel Office (Word et Excel) Ouvrez Word ou Excel. Saisissez votre texte, faites la mise en page, etc. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document. Cliquez sur le bouton "Classer au format Office" et saisissez le nom du document. Le document se classe automatiquement dans le dossier Novaxel ouvert. 30 Novaxel 1 rue de la République LYON

32 Vous pouvez fermer Word ou Excel sans enregistrer le document. Le document est déjà classé dans Novaxel et Office Cette fonctionnalité de Novaxel n'est valable que pour Office 2000, Office Novaxel - 1 rue de la République LYON 31

33 3 AGIR SUR LES DOCUMENTS a) Modifier les documents Positionnez-vous sur l aperçu du document. Pour modifier le document, faites un double clic ou un clic droit "Editer dans le bureau Novaxel". Plus simplement, vous pouvez également cliquer sur le bouton d'origine.. Le document s'ouvre dans son logiciel Effectuez les modifications, enregistrez et fermez le document. Le document est mis en attente dans le bureau Novaxel. Il faut le réintégrer en cliquant sur la flèche verte ou en faisant un clic droit "Réintégrer dans Novaxel". 32 Novaxel 1 rue de la République LYON

34 b) Consulter les documents Positionnez-vous sur l aperçu du document. Pour consulter le document, faites un clic droit "Consulter". Le document s'ouvre, en lecture seule, dans son logiciel d'origine. Consulter et fermez le document. c) Transformer les documents en PDF Positionnez-vous sur l aperçu du document. Pour transformer le document en PDF, faites un clic droit "Enregistrer PDF". Un nouveau document, au format PDF, s'ajoute à la liste des pages. Novaxel - 1 rue de la République LYON 33

35 III LA CAPTURE D IMPRESSION La capture d impression permet d imprimer des documents directement dans un dossier Novaxel. On peut imprimer soit directement dans le dossier, soit dans une panière. La située à côté de l'icône de capture d impression permet d accéder aux paramètres. Résolution 300 DPI (conseillé) Type de papier :A4, A3 Utiliser le viewer PDF interne au lieu d'acrobat Impression des polices "True type" (polices gérées par les imprimantes directement) Compresser les fichiers pdf ou non 1 LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS UN DOSSIER L impression dans un dossier permet de classer au coup par coup les documents. Ouvrir le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez intégrer votre document. Cliquez sur l imprimante. La disquette devient rouge, la capture est active. Ouvrir le logiciel, puis le document à imprimer. Sélectionner l imprimante NOVAXEL et imprimer. Le fichier PDF vient s ajouter automatiquement dans la liste des pages. Une fois l impression terminée, cliquez à nouveau sur pour la désactiver. Notez qu'en fermant le dossier elle se désactive automatiquement. 34 Novaxel 1 rue de la République LYON

36 2 LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS LA PANIÈRE L impression via une panière permet de mettre en attente les documents, le classement n étant pas immédiat. De plus cela permet de regrouper plusieurs documents à l intérieur d un seul fichier Acrobat. Cliquer sur et choisissez la panière dans laquelle vous souhaitez classer les impressions pdf. Cliquez sur l imprimante. La disquette devient rouge, la capture est active. Ouvrir le logiciel, puis le document à imprimer. Sélectionner l imprimante Novapanière et imprimer. Le fichier PDF vient s ajouter automatiquement dans la liste des pages de la panière. Pour le classer dans Novaxel, il suffit d ouvrir le dossier, sélectionner le document et cliquer sur Classer. Le fichier se classe automatiquement dans le dossier. Si vous n'avez pas coché la case Déplacer, supprimez le fichier de la panière (clic droit sur son titre et supprimer). Cliquez à nouveau sur pour désactiver la capture d'impression. Pour pouvoir consulter les documents Acrobat, il faut qu Acrobat Reader soit installé sur le poste (minimum version 4) ou que l'option Viewer interne soit coché (outils/options). Les documents Acrobat ont leur propre barre d outils dans Novaxel. Novaxel - 1 rue de la République LYON 35

37 36 Novaxel 1 rue de la République LYON

38 Chapitre 3 Utiliser la messagerie Novaxel - 1 rue de la République LYON 37

39 I ENVOYER UN MESSAGE 1 ENVOYER UN MESSAGE Cliquez sur. Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors. Vous pouvez ici garder une trace du message envoyé en le stockant dans le dossier sur lequel vous êtes positionné. 2 ENVOYER UN MESSAGE AVEC UNE PIÈCE JOINTE Faites un clic droit sur le titre du document. Sélectionnez "Envoyer", puis "Envoyer". Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors avec, en pièce jointe, le document que vous avez choisi d'envoyer. Si vous souhaitez envoyer des documents qui ne sont pas stockés dans le même dossier, il suffit de ne pas fermer le message et de naviguer d un dossier à l autre. Les notes positionnées sur les documents ne sont pas envoyés avec eux. 38 Novaxel 1 rue de la République LYON

40 3 ENVOYER UN MESSAGE AVEC UN RACCOURCI Faites un clic droit sur le titre du document. Sélectionnez "Envoyer", puis "Raccourci". Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors avec, en pièce jointe, le raccourci du document que vous avez choisi d'envoyer. Le destinataire du message n'a plus qu'à ouvrir la pièce jointe. Novaxel s'ouvre alors et se positionne directement sur le document défini comme raccourci. Cette fonction permet d'éviter l'envoi systématique de documents et donc d'alléger les échanges par messagerie. Cette option n est utilisable que pour une base accessible par le destinataire du message. 4 ENVOYER UN DOSSIER COMPLET Faire un clic droit sur le dossier que vous souhaitez envoyer Choisir "Envoyer" Le message est automatiquement créé avec, en pièce jointe, le dossier Novaxel sélectionné. Novaxel - 1 rue de la République LYON 39

41 Il suffit alors de saisir le destinataire, l objet et le message. Si vous souhaitez classer le message envoyé, cocher "Garder une trace" avant d envoyer votre message. Cliquer sur pour envoyer le message L envoi d un message avec des documents sous un format dossier Novaxel nécessite pour le destinataire d avoir, soit le logiciel Novaxel, soit le viewer Novaxel. Celui-ci est distribué gratuitement sur le site Il est intéressant d envoyer les documents sous ce format. Cela permet en effet de compresser leur taille. Toutefois, le seul problème est que les notes restent présentes sur les documents, le dossier.nov étant une copie conforme du dossier d origine. 40 Novaxel 1 rue de la République LYON

42 II CLASSER UN MESSAGE REÇU 1 NOVAMAIL La boîte de réception NovaMail permet de classer les messages (au format RTF), ainsi que les pièces jointes (si leur format est reconnu par Novaxel). Sélectionner le mail que vous souhaitez classer Cocher ou décocher "Message" et "Pièces jointes" en fonction de ce que vous souhaitez archiver Cliquer sur pour classer le message Une fois classés dans Novaxel, les messages restent dans la boîte de réception. Si vous supprimez les messages directement de la boîte de réception Novaxel, ils sont envoyés dans la corbeille de votre messagerie. N'oubliez pas de trier régulièrement votre boîte de réception pour que le chargement des messages dans Novaxel soit plus rapide. Novaxel - 1 rue de la République LYON 41

43 2 LE BOUTON NOVAXEL DANS OUTLOOK Ouvrir le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez classer le message Sélectionner le message dans Outlook Cliquer sur le bouton. Le message se range automatiquement au format Outlook. Les pièces jointes sont également classées, dans leur format d'origine, après une demande de confirmation. Aperçu du message dans son format d'origine Bouton pour ouvrir le message Message et sa pièce jointe 42 Novaxel 1 rue de la République LYON

44 3 DÉPLACER UN MESSAGE DEPUIS OUTLOOK ET OUTLOOK EXPRESS Ouvrir le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez classer le message Sélectionner le message dans Outlook ou Outlook Express Faire glisser le message jusque dans la liste des documents Le message est intégré dans son format d'origine. Il est donc possible de l'ouvrir à nouveau en cliquant sur "Imprimer". pour "Répondre", "Transférer" ou bien encore Novaxel - 1 rue de la République LYON 43

45 4 LA COMMANDE "RANGER DANS NOVAXEL" DANS LOTUS Ouvrir le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez classer le message Sélectionner le message dans Lotus Cliquer sur le menu "Actions", puis sur "Ranger dans Novaxel" 44 Novaxel 1 rue de la République LYON

46 Chapitre 4 Rechercher dans Novaxel Novaxel - 1 rue de la République LYON 45

47 I LA RECHERCHE Dans Novaxel, il est possible de rechercher une armoire, un rayon, un classeur, un dossier ou bien encore un document en fonction de différents critères. Pour accéder à la recherche, il suffit de cliquer sur. 1 POUR UNE RECHERCHE SIMPLE a) Rechercher un document Lancer la recherche Sélectionner le domaine de recherche (où cherche-t-on?) Sélectionner ARMOIRE pour rechercher un document dans toutes les armoires de la bibliothèque Sélectionner le type d'objet à rechercher (que cherche-t-on?) Sélectionner DOCUMENTS pour ne rechercher que les documents Saisir le nom du document à rechercher Saisir BON COMMANDE pour rechercher les documents dont le titre contient "bon commande" 46 Novaxel 1 rue de la République LYON

48 b) Filtrer la recherche Lancer la recherche Sélectionner le domaine de recherche (où cherche-t-on?) Sélectionner CLIENTS et filtrer la recherche pour ne rechercher que dans cette partie de la bibliothèque Sélectionner le type d'objet à rechercher (que cherche-t-on?) Sélectionner DOCUMENTS pour ne rechercher que les documents Saisir le nom du document à rechercher Saisir BON COMMANDE pour rechercher les documents dont le titre contient "bon commande" Novaxel - 1 rue de la République LYON 47

49 2 POUR UNE RECHERCHE PLUS AVANCÉE a) La recherche par mots-clés Il est possible de cumuler plusieurs critères de recherche. La recherche par mots-clés permet de retrouver tous les documents, armoires, rayons, classeurs, dossiers sur lesquels ont été apposées des notes utilisant des mots-clés. Cliquer sur l'icône "Mots-clés" La fenêtre "Liste des mots-clés" s'ouvre. Plusieurs listes de mots-clés peuvent être disponibles. Sélectionner la liste de mots-clés qui vous intéresse Sélectionner COMMERCIAL pour choisir un mot-clé parmi la liste Sélectionner le motclé que vous souhaitez Sélectionner A ENVOYER pour ne rechercher que les notes contenant le mot-clé "A envoyer" Valider On retrouve alors les informations suivantes. Lancer la recherche 48 Novaxel 1 rue de la République LYON

50 b) La recherche par date Il est possible par cette recherche, par exemple, de retrouver les derniers documents intégrés à Novaxel. c) La recherche par taille de documents Ce type de recherche permet de vérifier qu'il n'y a pas des documents trop lourds dans Novaxel. d) Quelques précisions Cette icône permet de rendre la recherche sensible ou non à la casse, c'est-àdire aux majuscules et aux minuscules lorsque l'on saisit un mot dans le champ de recherche. Cette icône permet d'ajouter une condition, c'est-à-dire un critère de recherche à celle qui est déjà en place. recherche. Cette icône permet de modifier une condition, c'est-à-dire un critère de Novaxel - 1 rue de la République LYON 49

51 II LES RÉSULTATS DE LA RECHERCHE Il suffit d'un double clic sur un résultat de la recherche pour ouvrir le dossier concerné. Les résultats de la recherche sont conservés jusqu'à la fermeture de Novaxel. 50 Novaxel 1 rue de la République LYON