ADMINISTRATION PROVISOIRE DE CABINET D EXPERTISE COMPTABLE Guide pratique

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1 ADMINISTRATION PROVISOIRE DE CABINET D EXPERTISE COMPTABLE Guide pratique Service du Tableau Anne-Sophie Baldini asb@oecra.fr

2 Préambule J'ai beaucoup mieux à faire que m'inquiéter de l'avenir. J'ai à le préparer. Félix-Antoine Savard (écrivain québécois) L'avenir ne se prévoit pas, il se prépare. Maurice Blondel (philosophe français)

3 La Commission du Tableau gère régulièrement des situations de cabinets nécessitant la mise en place urgente d une Administration Provisoire et force est de constater que le choix du confrère pouvant accepter cette mission n est pas simple. Chaque professionnel se doit de garantir son Cabinet contre d éventuelles situations déstabilisantes et permettre la sauvegarde de celui-ci et la pérennité des missions. La Commission du Tableau a jugé nécessaire d interpeler les confrères sur le futur de leurs cabinets et les modalités de transmission de ceux-ci. Les aléas de la vie n épargnent personne et il est impératif d anticiper toute situation pouvant empêcher l exercice de la profession. Dans cette optique, la Commission du Tableau a mis en place un «groupe de travail», chargé d élaborer un guide pratique recensant les différentes démarches à effectuer et préconisant des recommandations d usage pour les parties concernées. Aujourd hui, à l issue des cinq réunions de travail organisées entre Octobre 2010 et Mai 2011, les membres du groupe de travail et moi-même sommes heureux de vous présenter le guide régional de l Administration Provisoire, document consultable et téléchargeable depuis notre site internet. Bruno RUSCON Président de la Commission du Tableau

4 Sommaire I Définition de l Administration Provisoire et le rôle de l Administrateur Provisoire II - Les différentes situations concernées III- La mise en place de l Administration Provisoire IV - Le déroulement de l Administration Provisoire V- La fin de la mission Conclusion & Annexes

5 I - Définition de l Administration Provisoire et rôle de l Administrateur Provisoire Le Conseil Régional de l Ordre est chargé dans sa circonscription de la surveillance de l exercice de la profession. En vertu de l article 26 du code de déontologie, de l article 166 du Décret du 30 mars 2012 et de l article 53 de l Ordonnance du 19/9/1945, le Conseil Régional de l Ordre, dans certaines situations, est amené à assurer la continuité de l activité professionnelle d un Cabinet, dont le titulaire est en suspension, radiation, décédé ou en incapacité d exercer, à travers la désignation d un confrère, Administrateur Provisoire. décès ou incapacité temporaire d exercer. Elle doit être mise en place rapidement par le Conseil Régional de l Ordre pour pallier à la vacance de la gouvernance et organiser la gestion du cabinet administré dans l intérêt général (cabinet, clients, collaborateurs, fournisseurs ). Face à certaines situations (décrites en partie II), le Conseil Régional de l Ordre est amené à désigner un confrère en exercice, en qualité d Administrateur Provisoire, chargé de gérer provisoirement le cabinet administré. Cette mesure ne peut émaner que des héritiers ou ayants droit, en cas de II - Les différentes situations concernées par l Administration Provisoire Voici les différents évènements pour lesquels une mesure d Administration Provisoire doit être proposée ou imposée par le Conseil Régional de l Ordre : Évènement Longue maladie ou incapacité Adm.provisoire proposée x Adm.provisoire imposée Commentaires Par toute personne y ayant intérêt, y compris le Conseil Régional de l Ordre Décès (exercice en BNC) x Si refus de la famille : désignation d un Administrateur Judiciaire Décès (dirigeant de Société) x Si refus de la famille ou désaccord entre associés : désignation d un Administrateur Judiciaire Radiation administrative x Suspension disciplinaire Radiation disciplinaire x x

6 III - La mise en place de l Administration Provisoire Cette mission a des chances de succès si la mise en place est rapide : cela impose en amont que les confrères, surtout ceux exerçant en individuels, prennent des précautions dans la désignation, parmi leur entourage professionnel, d un confrère de confiance, susceptible d accepter et de réaliser la mission d administration provisoire. 1. Demande de mise en place d une Administration Provisoire adressée au Conseil Régional de l Ordre par la famille du confrère décédé ou empêché ou par les associés d une société d expertise comptable dont le dirigeant est décédé ou empêché. 2. Proposition de nomination d un Administrateur Provisoire par le Président de la Commission du Tableau et validation par le Président du Conseil Régional de l Ordre. Le Président de la Commission du Tableau se rapproche du confrère, ou de la famille pour envisager la mise en place de cette mission et recueillir leurs souhaits. 3. Etablissement d une convention, validée par le Président de la Commission du Tableau (cf. en annexe) et signée par les deux parties (administré et administrateur). 4. Rencontre entre les parties pour définir le cadre de la convention d Administration Provisoire et formaliser ainsi que cette mission s inscrit sous le contrôle de l Ordre. 5. L Administrateur Provisoire doit se prononcer sur le caractère désintéressé de sa mission. Ainsi, par principe, l Administrateur Provisoire ne doit pas manifester son intérêt pour la reprise du Cabinet ou la clientèle du confrère administré. 6. Ouverture d un compte bancaire spécial ou autorisation auprès de la Banque du Confrère administré. 7. Information auprès de la Compagnie d Assurances du confrère désigné comme Administrateur Provisoire. Pour information : le contrat d assurance-groupe de l Ordre des Experts-Comptables garantit la mission d administrateur provisoire. 8. Démarches d information auprès des organismes (CAVEC, Compagnie d Assurances pour les risques professionnels)

7 IV - Le déroulement de l Administration Provisoire > Prise de possession du Cabinet par l Administrateur Provisoire : - rencontre avec le personnel - lettres aux clients - état du Cabinet (état d avancement des travaux, contentieux en cours ) - organisation de la gestion interne du Cabinet (relations avec les collaborateurs, versement des salaires, règlement des fournisseurs, validation de toutes dépenses utiles au fonctionnement normal du Cabinet ) > L Administrateur Provisoire doit rendre compte régulièrement et à chaque fois que la situation le nécessite, de l avancement de sa mission au Président du Conseil Régional de l Ordre et aux ayantsdroit. Il peut également solliciter la prolongation de sa mission si la situation la nécessite (demande des ayants-droit, durée d incapacité plus longue que prévue, délais plus importants pour la transaction de vente du Cabinet ). > Indemnité de remplacement Il convient de distinguer les deux missions de l Administrateur Provisoire : La gestion interne du Cabinet : mission confraternelle et désintéressée. Les travaux de production comptable : cette mission sera indemnisée sur la base d une rémunération décidée d un commun accord entre les parties et spécifiée dans la convention d administration provisoire. >> En cas de problème, le Conseil Régional de l Ordre ou toute personne désignée à cet effet par le Conseil Régional de l Ordre, pourra diligenter tout contrôle concernant l exécution de l administration provisoire.

8 V - La fin de la mission Suivant la situation du Cabinet, la mission d administration provisoire expirera après : la vente du Cabinet, la cession des parts ou la cession de la clientèle le retour du confrère empêché ou suspendu L Administrateur Provisoire assiste la famille du confrère décédé dans le cadre de la transaction de vente du Cabinet et communique au Conseil Régional de l Ordre les copies des actes de cession de clientèle. L Administrateur Provisoire transmet au Président du Conseil Régional de l Ordre un compte-rendu de fin de mission. Conclusion Face à certaines situations critiques, le temps ne joue pas en notre faveur et il est primordial de sauvegarder son cabinet : afin de faciliter l action du Conseil Régional de l Ordre qui dispose par la suite d outils pour assister le confrère désigné, nous recommandons fortement en amont et par chaque confrère la rédaction d un «testament professionnel» ou d une «convention d assistance et d entraide». Un tel document pourrait être communiqué au Conseil Régional de l Ordre et conservé, de manière confidentielle, dans le dossier des intéressés. Nous espérons que la lecture de ce guide vous aura convaincu que «Responsabilité et Prévoyance» restent les meilleures alliées de l avenir professionnel de votre Cabinet

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10 Annexes 1. Article 26 du code de déontologie & Article 166 du Décret du 30 mars Convention-type d Administration Provisoire

11 Article 26 du Code de déontologie Article 166 du Décret n du 30 mars 2012 En cas de décès ou d incapacité temporaire d un expert-comptable à exercer son activité professionnelle, hormis le cas d une sanction définitive de suspension, le Président du Conseil Régional de l Ordre peut, sur la demande du professionnel indisponible ou en accord avec lui, ses héritiers ou ses ayants droit, désigner un expert-comptable en vue d assurer son remplacement provisoire. Ce remplacement est une mission de confraternité gratuite. Toutefois, une indemnité de remplacement peut être stipulée lorsque l importance de la mission le justifie. Dans ce cas, la convention d indemnité doit être préalablement soumise à l agrément du Conseil Régional de l Ordre. Le respect de la clientèle de l expert-comptable par celui de ses confrères appelé à le remplacer est un devoir impérieux.

12 CONVENTION D ADMINISTRATION PROVISOIRE Cabinet x Entre les soussignés : - M. X demeurant, représentant l indivision de M, d une part et - M. Y, Expert-Comptable, demeurant d autre part Il a été convenu ce qui suit : M.Y, administrateur provisoire du Cabinet X, s engage à assurer sa mission dans le respect des intérêts des associés, notamment de la succession de M.X, et de la clientèle, comme de l honneur de la profession. A cet effet, il aura pouvoir plein et entier, d agir au nom du Cabinet X, pour tout ce qui concerne : 1) l encaissement des honoraires 2) le règlement des collaborateurs et des frais du Cabinet 3) l engagement du personnel indispensable Il pourra se faire assister, dans sa mission, en s adjoignant un ou plusieurs administrateurs provisoires. Les opérations concernant l administration provisoire feront l objet d une comptabilité particulière, selon le mode d exercice du Cabinet X : un compte spécial sera ouvert à la banque, au nom du Cabinet X en administration provisoire ou M.Y se fera autoriser par la Banque du Cabinet X en vertu de la présente convention. M.Y n aura pas à faire d avance personnelle pour assumer la gestion financière de cette société et le compte bancaire sera approvisionné initialement par l ancien compte du Cabinet X. M.Y s engage : 1) à adresser, au plus vite, à tous les clients du Cabinet une lettre les avisant de sa qualité d administrateur provisoire. 2) A prendre, avec lesdits clients, tous les contacts susceptibles de lui obtenir leur confiance et les conserver au Cabinet.

13 .../ Indépendamment des charges propres au Cabinet, acquittées comme il est dit ci-dessus pour le compte du Cabinet X en administration provisoire, M.Y aura droit au remboursement des frais engagés à l exclusion d honoraires pour sa mission personnelle qui sera gratuite. Une distinction dans les travaux de M.Y sera faite entre : les temps passés pour la gestion interne du Cabinet qui ne donneront lieu à aucune indemnisation. les temps passés aux travaux de production comptable qui seront indemnisés sur la base d une rémunération définie entre les parties à la présente convention. M.Y s assurera auprès de sa propre Compagnie d Assurances de sa couverture en responsabilité civile professionnelle dans le cadre de la présente convention et le cas échéant, il aura droit au remboursement du coût de l extension de la police couvrant sa responsabilité professionnelle, du fait de la clientèle placée sous son administration provisoire. La mission de M.Y prendra fin (suivant le contexte) : - à la cession des parts du Cabinet X - ou de la vente de la clientèle de M.X - ou au retour de M.X au sein du Cabinet. Par principe en acceptant cette mission, M.Y s engage à ne pas se porter acquéreur des parts du Cabinet X ou de tout ou partie de la clientèle de M.X. Les parties soussignées s engagent à laisser effectuer, éventuellement par une personne désignée à cet effet par le Conseil Régional Rhône-Alpes, tout contrôle concernant l exécution de la présente administration provisoire. Tout différend entre les parties signataires sera soumis à la médiation du Président du Conseil Régional Rhône-Alpes ou de toute personne désignée par lui à cet effet. Fait à, le M.X (Faire précéder la signature de la mention manuscrite «Lu et Approuvé») M.Y (Faire précéder la signature de la mention manuscrite «J accepte la fonction d administrateur provisoire - Lu et Approuvé»