Directive relative à la dotation en personnel

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1 Gesundheitsund Fürsorgedirektion des Kantons Bern Alters- und Behindertenamt Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale du canton de Berne Office des personnes âgées et handicapées Rathausgasse Berne Tél Fax info.alba@gef.be.ch Directive relative à la dotation en personnel Version 1 er mars 2015

2 Sommaire 1 But Mise en œuvre de l'obligation de formation Contrôle de la qualité des soins par l'autorité cantonale de surveillance Statistique des degrés et des journées des soins Informations générales Structure du fichier Excel Délai Marche à suivre pour remplir les diverses feuilles Coordonnées Dotation BESA et RAI/RUG Personnel soignant Personnel soignant en formation Annexe technique... 8 Version 1er mars 2015 Page 2 de 8

3 1 But La dotation en personnel poursuit les trois objectifs ci-dessous. 1.1 Mise en œuvre de l'obligation de formation L'obligation de formation dans les professions de la santé non universitaires s'applique entre autres à partir du 1 er janvier 2014 aux établissements médico-sociaux (EMS). Leur potentiel de formation est calculé au moyen de la dotation type en personnel. Le nombre total des postes sert de base au calcul de la formation qui est due pour l'année suivante. C'est pourquoi l'office des personnes âgées et handicapées (OPAH) demande à ce que la dotation en personnel lui soit communiquée au 1 er janvier, en général. Le canton a fixé le temps nécessaire offrant un suivi de qualité des personnes en formation à 7 heures par personne par semaine de stage, prestation rémunérée dans le cadre de l'indemnisation de la formation. Si les prescriptions de la dotation type sont respectées en quantité et en qualité, on peut présumer que les conditions d un encadrement adéquat des personnes en formation sont réunies. 1.2 Contrôle de la qualité des soins par l'autorité cantonale de surveillance L'OPAH a pour tâche de vérifier que les établissements médico-sociaux (EMS) remplissent les conditions légales pour exercer leur activité et fournissent des prestations de bonne qualité. La présence de personnel de soins qualifié en nombre suffisant est une de ces conditions. La dotation permet de s'assurer que cela est le cas, raison pour laquelle l OPAH peut aussi demander à la consulter en cours d année. Le respect des prescriptions de la dotation type en quantité et en qualité est propre à garantir la fourniture de soins appropriés aux pensionnaires. Les indications de la dotation en soins sont aussi utiles à l'institution en tant qu instrument de contrôle du respect des dispositions légales. 1.3 Statistique des degrés et des journées des soins La Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale (SAP), l'association faîtière des assureurs-maladie suisses santésuisse et l Association bernoise des établissements médicosociaux (vbb abems) contrôlent chaque année l'évolution des degrés de soins du canton de Berne et comparent les instruments BESA et RAI qui permettent de déterminer les besoins en soins. Cette statistique est basée sur l'enregistrement des minutes BESA ou des groupes RAI/RUG des pensionnaires du long séjour au 1 er janvier ainsi que sur le total des journées de séjour de l'année précédente. Version 1er mars 2015 Page 3 de 8

4 2 Informations générales 2.1 Structure du fichier Excel La version électronique du fichier Excel de dotation en personnel peut être téléchargée sur le site de la SAP ( à la rubrique Office des personnes âgées et handicapées > Formulaires / Demandes > Etablissements médico-sociaux > Formation et perfectionnement dans les professions de la santé non universitaires > Dotation en personnel. Ce fichier comprend plusieurs feuilles, expliquées ci-dessous. Compléter les champs en couleur (en vert le plus souvent). En cas de question, adressez-vous au secrétariat de la Division Personnes âgées, tél , qui vous mettra en contact avec la personne compétente. 2.2 Délai Le fichier Excel au 1 er janvier de l année en cours est à remettre d'ici au 15 février de la même année par courrier électronique : info.daten-langzeitpflege.alba@gef.be.ch Si l OPAH demande la dotation en personnel à un autre moment, le fichier Excel est à remettre à la personne compétente dans le délai imparti, par courrier électronique : prénom.nom@gef.be.ch 3 Marche à suivre pour remplir les diverses feuilles 3.1 Coordonnées Reporter toutes les indications nécessaires. Le nom et l'adresse de l'ems figureront automatiquement sur toutes les feuilles. Le nom de la personne à qui s'adresser en cas de question de notre part est indispensable. S'il s'agit de plusieurs personnes, veuillez indiquer le nom de celle qui est compétente pour la feuille en question, comme illustré ci-après. Les questions figurant dans la deuxième partie de cette feuille doivent vous aider à vérifier que toutes les indications requises ont été mentionnées. Une fois complétée la feuille Personnel soignant en formation, apparaît dans la dernière case le pourcentage de postes dont vous devez disposer pour leur garantir un encadrement quantitatif et qualitatif suffisant. 3.2 Dotation Il n y a rien à enregistrer dans cette feuille, qui sert uniquement d instrument de contrôle. Nombre de postes requis (quantitatif) C'est le nombre total de postes nécessaires, calculé selon vos indications dans le registre BESA ou RAI/RUG sur la base du relevé sommaire des degrés de soins selon le système central (12 niveaux de soins et niveau 0 pour BESA). Dotation effective (qualitatif) Il s agit de la répartition de la dotation type et de la dotation minimale entre les trois niveaux de fonction, selon les normes qualitatives. Comparaison Le plan des postes de l'institution, comme indiqué dans les feuilles Personnel soignant et Personnel soignant en formation, est comparé à la dotation type. Si le personnel est insuffisant, le signe moins précède le nombre. Version 1er mars 2015 Page 4 de 8

5 3.3 BESA et RAI/RUG Ne pas oublier de cocher la case du contrat forfaitaire, partiel ou complet. Il faut inscrire les données seulement en date du 1 er janvier, c est-à-dire une fois par an. Illustration 1 : EMS à forfait partiel ou complet Tableau 1 Il faut indiquer les données en date du 1 er janvier, c est-à-dire une fois par an. Inscrire le nombre total de journées de soins pour l année précédente à la ligne Nombre de jours. Veuillez noter qu'il faut mentionner uniquement le classement des pensionnaires du secteur résidentiel, vacances et autres séjours de courte durée compris. Ne pas indiquer les journées de soins du secteur des soins aigus et de transition ainsi que celles des places AI selon l autorisation d exploiter de la Division Adultes de l OPAH. Tableau 2 Indiquer ici à la date fixée les pensionnaires et leur classement selon les minutes BESA ou RAI/RUG. Veuillez noter qu'il faut mentionner uniquement le classement des pensionnaires du secteur résidentiel, vacances et autres séjours de courte durée compris. Ne pas indiquer les journées de soins du secteur des soins aigus et de transition ainsi que celles des places AI selon l autorisation d exploiter de la Division Adultes de l OPAH. 3.4 Personnel soignant Relever toutes les collaboratrices et collaborateurs à l'exception du personnel soignant en formation. Si le nombre de lignes préparées dans le formulaire ne suffit pas, procéder comme suit : 1. Sélectionner la dernière ligne préparée. 2. Cliquer sur la touche droite de la souris à Insérer Ligne entière et confirmer en tapant Ok. 3. Répéter jusqu à obtention du nombre de lignes voulu. Illustration 2 : insérer des lignes supplémentaires Veuillez tenir compte du fait que, pour calculer le plan des postes, seuls les pourcentages consacrés au long séjour peuvent être pris en compte. Il ne faut pas compter les pour cent de postes hors secteur des soins (p. ex. activation, nettoyage, lingerie, cuisine, direction), de la formation pratique des professions de la santé non universitaires, pour les soins ambulatoires dans le cadre des appartements avec prestations. Version 1er mars 2015 Page 5 de 8

6 Colonne Fonction et pourcentage à cette fonction A remplir uniquement dans les cas où une personne exerce une fonction dirigeante (p. ex. direction des soins, de groupe), une fonction dans la formation pratique des professions de la santé non universitaires, plusieurs fonctions dont une n est pas à calculer dans la dotation ou lorsqu une personne fournit aussi des soins ambulatoires dans le cadre des appartements avec prestations. Remplir une ligne par fonction. Direction des soins Indiquer le pourcentage total de la direction des soins. Exception : lorsque la direction des soins exerce aussi la direction de l institution (autorisé uniquement pour les EMS ne dépassant pas 20 pensionnaires), déduire du total le pourcentage prévu pour la direction de l établissement (60%). Illustration 3 : fonction de direction des soins Formation Les prestations de formation des responsables et du personnel de formation, qui sont rémunérées séparément par le canton, ne peuvent pas être calculées dans la dotation en soins du secteur de long séjour. Pour attester que l indemnisation de formation est utilisée de façon à offrir un suivi de qualité des personnes en formation, il faut indiquer les fonctions de formation comme sur l illustration ci-après et déduire le pourcentage du plan des postes de soins. Illustration 4 : fonctions dans la formation professionnelle Soins ambulatoires dans le cadre des appartements avec prestations Ces prestations sont rémunérées comme soins ambulatoires à domicile. Le pourcentage consacré à cette tâche doit être déduit du pourcentage des soins dispensés au sein de l'ems. Indiquer les pourcentages de postes qui y sont dévolus, comme le montre l'illustration cidessous. Ces pourcentages seront déduits dans le plan des postes : selon la fonction ou la personne comme indiqué dans l illustration ci-dessous, Illustration 5 : déduction des soins ambulatoires, option 1 Version 1er mars 2015 Page 6 de 8

7 ou, si cela est impossible, comme mentionné dans l illustration 6 : Indiquer les pourcentages de postes dévolus aux soins ambulatoires à la date de référence, comme le montre l'illustration ci-dessous, en les faisant précéder du signe moins. Ces pourcentages seront déduits dans le plan des postes. Illustration 6 : déduction des soins ambulatoires, option 2 Colonne Formation/diplôme ou certificat Mentionner le titre professionnel le plus élevé. Veuillez utiliser le nom des diplômes ou certificats comme indiqué à l'illustration 8. Les personnes sans formation initiale en soins ne peuvent pas figurer dans le plan des postes de soins. Le personnel soignant doit en effet posséder une telle formation (au minimum une attestation d'auxiliaire de santé avec 120 heures de théorie) pour pouvoir être classé dans l'une des trois catégories de fonctions. Pour être reconnus, les titulaires de diplômes et certificats étrangers doivent bénéficier d'une reconnaissance de la Croix-Rouge suisse (CRS). Veuillez indiquer dans la colonne Formation/diplôme ou certificat s'il s'agit d'un certificat reconnu ou pas (reconnu par la CRS oui/non). Si le personnel étranger n'a pas encore obtenu la reconnaissance CRS, il ne peut pas être compté au niveau de fonction équivalent mais doit l'être au niveau inférieur. Illustration 7 : formation/diplôme ou certificat Colonne Catégorie de fonction Attribuer chaque personne à une catégorie de fonction selon son titre professionnel, conformément à l illustration ci-dessous. Répartition des fonctions Fonction 1 (autrefois assistance) Fonction 2 (autrefois secondaire 2) Fonction 3 (autrefois tertiaire) aide en soins et accompagnement AFP, aide-soignante CRS, aidesoignante CDS, auxiliaire de santé (cours de base avec 120 heures de théorie) infirmière DN I, IA CC CRS, assistante en soins et santé communautaire ASSC, assistante socio-éducative ASE, aide pour personnes âgées, aide familiale, nurse infirmière BSc/HES, ES, DN II, ISG, Psy, HMP, sage-femme (ayant un diplôme d infirmière) Illustration 8 : répartition des formations dans les classes de fonctions 3.5 Personnel soignant en formation Mentionner ici l'ensemble du personnel soignant en formation à la date de référence. Dans le plan des postes effectifs, celui-ci est automatiquement attribué à la catégorie de fonction de la dotation type selon le tableau de l'illustration 9. Si le nombre de lignes préparées ne suffit pas, rajoutez-en comme indiqué au point 3.4. Version 1er mars 2015 Page 7 de 8

8 Illustration 9 : répartition du personnel en formation dans les trois catégories de fonctions 3.6 Annexe technique Ne rien enregistrer dans cette feuille, qui comprend les données permettant de déterminer la dotation en personnel. Elle sert uniquement à votre information, pour les données servant de base au calcul, telles que la durée annuelle du travail. Version 1er mars 2015 Page 8 de 8