l extranet des bourses Explo' ra Sup. Guide de saisie sommaire

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1 l extranet des bourses Explo' ra Sup. Guide de saisie sommaire Prise en main...2 Adresse et comptes d'accès..2 Infos générales 2 Fonctions et ergonomie..3 Déposer votre demande 3 Onglet Identité... 3 Onglet Coordonnées 4 Onglet Compléments... 4 Onglets Formation 5 Onglet Mobilité..5 Onglet Mot de passe 6 Onglet Validation..6 Imprimer votre demande.7 Compléter/Suivre votre dossier 7 Déposer votre rapport de fin de séjour / Guide de rédaction...8 Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 1

2 Adresse et comptes d accès Vous accédez à Exploranet, l extranet des bourses Explo' RA Sup, avec tout navigateur sur Mac ou PC, par l adresse suivante : L extranet est ouvert en permanence ; cependant, le dépôt de votre demande n est possible que sur la période déterminée par votre établissement ou par la Région Rhône-Alpes. Le compte et le mot de passe vous sont donnés par votre établissement. Cliquez sur Valider Ne les perdez pas, ce sont -avec le mot de passe dossier qui vous sera attribué durant la saisie de votre demande-, les codes d accès qui vous permettront de revenir et suivre votre dossier personnel. Infos générales Sur les pages de l'extranet, vous saisissez vos données de plusieurs manières : en saisie libre, avec un menu déroulant, ou en champs avec suggestion. Si seules certaines données sont obligatoires, il est cependant recommandé de renseigner tous les champs pour permettre un meilleur suivi du dossier. Données obligatoires Certaines informations sont obligatoires : elles sont signalées d une astérisque. Nous ne pouvez pas passer à l écran suivant si elles ne sont pas fournies. Dans ce cas, une mention vous précise chaque donnée manquante. Champs avec suggestion Pour saisir certaines informations, des suggestions vous sont proposées au fur et à mesure de votre saisie. Vous pouvez alors sélectionner l une d elles via la souris ou les flèches du clavier N utilisez pas les boutons Suivant et Précédent de votre navigateur, qui peuvent fausser votre demande. Chaque page est dotée de liens propres qui vous permettent de revenir en arrière ou d avancer dans votre dossier. Attention : seul le bouton "Suivant" enregistre les modifications effectuées sur la page en cours. Menus déroulants Déroulez le menu et choisissez la donnée à saisir. Pour pointer directement sur une valeur précise, saisissez la première lettre puis utilisez les flèches Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 2

3 Les fonctions et l ergonomie Une fois authentifié, vous voici sur la page d'accueil. L extranet va vous permettre de déposer votre demande de bourse (Dossier > Créer), de la modifier (avant validation) ou la suivre (après validation), de l imprimer une fois validée. Durant et après votre séjour, l extranet offrira d autres fonctionnalités (suivre l'attribution, déposer votre rapport de fin de séjour ). Les fonctions transversales Quitter l application Retour à l accueil Accès à l aide Ici s'affichera le titre de l écran en cours de consultation Menu Dossier Créer un nouveau dossier, Compléter ou suivre votre demande Imprimer votre demande, déposer votre rapport Ici s'affichera le «Fil d ariane» : l historique de votre navigation Zone principale Menu Utilisateur : votre établissement, le nom et l'identifiant du compte utilisé. Onglet Identité Vous avez cliqué sur le menu Dossier > Créer. Vous voici sur le premier onglet qui vous permet de saisir toutes les informations concernant votre identité. Veillez à respecter l'utilisation des majuscules et minuscules comme indiqué ci-dessous. Lorsque toutes les données sont renseignées, cliquez sur Suivant. Elles sont alors enregistrées (mais vous pourrez les modifier tant que vous n'aurez pas validé votre dossier). Les noms de famille et d'usage sont à saisir en majuscules. Ex. : DUPONT Le nom d usage est celui utilisé couramment, par exemple le nom d'épouse pour les femmes mariées. Le prénom est à saisir en minuscules avec l initiale en majuscule. Ex. : Jean-Pierre La ville de naissance est à saisir en minuscules avec les initiales en majuscule. Exemples : Lyon, St-Hilaire, St Just-St Rambert Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 3

4 Onglet Coordonnées Le second onglet vous permet de saisir toutes les informations permettant de vous contacter avant, pendant et après votre séjour à l'étranger : adresse postale, numéros de téléphone, adresses électroniques. La saisie du code postal peut faire afficher la ville automatiquement. Vous pouvez changer le résultat si nécessaire. Renseignez les 4 champs Téléphone et s pour permettre un bon suivi de votre dossier et la possibilité de vous joindre à tout moment. Les exemples sont donnés à titre indicatif. Lorsque toutes les données sont renseignées, cliquez sur Suivant. Elles sont alors enregistrées (mais vous pourrez les modifier tant que vous n'aurez pas validé votre dossier). L'adresse demandée doit être valable durant votre séjour à l'étranger. C'est par exemple l'adresse de vos parents. Veillez à ne pas saisir l'adresse complètement en majuscules. Suivez les exemples suivants : boulevard Victor Hugo lieu-dit Les Etables hameau du Chêne Vert Bâtiment A Onglet Compléments L'onglet Compléments permet de saisir certaines informations utiles : si vous êtes boursier sur critères sociaux ou en situation de handicap, vous avez droit à une aide forfaitaire complémentaire à votre bourse. Par ailleurs, sachez que vous ne pouvez pas bénéficier plus de deux fois d'une bourse régionale de mobilité étudiante (12 mois cumulés maximum). Si vous avez déjà perçu une bourse de la Région Rhône- Alpes, cliquez Oui. Sinon, cliquez Non. Si vous êtes en contrat d'apprentissage durant l'année où vous effectuez votre mobilité, cochez la case. Saisissez tous les chiffres indiqués sur votre RIB, y compris les 0 (les champs "Banque" et "Guichet" doivent contenir 5 caractères, le champ "Compte", 11 caractères et la "clé", 2 caractères). Le Relevé d'identité Bancaire est vérifié automatiquement. Indiquez son titulaire (NOM, Prénom). Si le compte bancaire ou postal n est pas à votre nom ou s il s agit d un compte joint ouvert à deux noms, vous devrez fournir obligatoirement une procuration faite par vous et autorisant le versement de la bourse Explo 'ra Sup de la Région Rhône-Alpes sur ce compte. Si vous êtes boursier-e sur critères sociaux (échelon 0 à 5) ou avez fait une demande de bourse, cochez la case. Si vous êtes en situation de handicap, reconnue par un organisme agréé (CDAPH, COTOREP, CDES), cochez la case. Lorsque toutes les données sont renseignées, cliquez sur Suivant. Elles sont alors enregistrées (mais vous pourrez les modifier tant que vous n'aurez pas validé votre dossier). Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 4

5 Onglet Formation L'onglet Formation permet de renseigner les informations relatives à votre cursus durant votre mobilité. Il vous est également demandé ces informations sur l'année qui précède votre mobilité (il s'agit le plus souvent de l'année en cours). Soyez attentifs à renseigner les années comme il vous est indiqué. La demande de bourse doit être faite au sein de l'établissement où vous serez inscrit durant votre mobilité ; vous ne pouvez donc pas modifier ce menu déroulant. Sélectionnez la composante si elle est demandée. Saisissez les mêmes renseignements pour l'année qui précède votre mobilité Choisissez votre discipline. Indiquez également la spécialité. Sélectionnez le niveau d'études Onglet Mobilité Lorsque toutes les données sont renseignées, cliquez sur Suivant. Elles sont alors enregistrées (mais vous pourrez les modifier tant que vous n'aurez pas validé votre dossier). L'onglet Mobilité vous permet de saisir toutes les informations relatives à votre séjour à l'étranger. Précisez si vous partez en "stage" ou en " formation". Dans le cas d'un stage, une case à cocher "Recherche en cours" vous permet de valider votre demande même si vous ne connaissez pas encore vos pays, ville et entreprise d'accueil. Dates de début et de fin : saisissez-les sous la forme jj/mm/aaaa La durée du séjour est automatiquement déduite des dates fournies. Elle est calculée en nombre de semaines ouvrées, arrondies à l'inférieur. Par exemple, 9 jours égalent une semaine. Le bouton " Ajouter un second séjour" vous permet de saisir les informations si vous enchaînez deux mobilités (une formation et un stage, deux formations, deux stages, dans la limite des durées totales autorisées par le règlement) Choisissez d'abord le pays, puis ensuite la ville et enfin l'établissement d'accueil. Vous pouvez accéder directement à vos choix en tapant les, premières lettres Lorsque toutes les données sont renseignées, cliquez sur Suivant. Elles sont alors enregistrées (mais vous pourrez les modifier tant que vous n'aurez pas validé votre dossier). Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 5

6 Onglet Mot de passe Un mot de passe dossier vous est attribué : notez-le bien, il vous permettra de revenir compléter ou consulter votre demande. Le mot de passe dossier vous est définitivement attribué lorsque vous cliquez sur Suivant Onglet Validation Vous avez renseigné toutes les informations : vérifiez-les une dernière fois avant de valider votre demande. La validation et l'impression pour signature constituent les dernières étapes du dépôt de la demande. Cliquez sur Revenir plus tard si vous souhaitez attendre avant de valider votre demande. Cliquez sur Valider et imprimer si votre demande est complète et que vous êtes prêt à l'imprimer. Si vous ne disposez pas d'imprimante à ce moment, vous pouvez enregistrer le fichier PDF pour l'imprimer plus tard. Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 6

7 Imprimer votre demande Lorsque vous avez validé votre dossier, l'extranet génère le fichier PDF de votre demande. Vous devez l'imprimer et la signer. Dès que vous disposerez des pièces justificatives demandées, vous devrez la remettre au service Relations Internationales de votre établissement. En validant votre dossier, vous lancez la génération de votre demande au format PDF. Vous pouvez soit l'ouvrir pour l'imprimer, soit l'enregistrer (sur votre disque dur ou clé USB). L'impression de votre demande est composée de deux pages. La première reprend toutes les informations que vous avez saisies. Vous devez la dater et la signer, puis la remettre à votre établissement (avec l'ensemble des pièces rappelées sur la deuxième page) Compléter/Suivre votre dossier Dans le menu "Dossier", cliquez sur Compléter/suivre : vous pouvez alors saisir votre mot de passe dossier pour accéder à votre dossier. Etat de votre dossier Votre dossier peut être Incomplet (des informations obligatoires ne sont pas saisies) ou Complet (il est prêt à être validé). Si vous avez déjà validé votre dossier, vous accédez à un écran de synthèse rappelant les informations de mobilité. Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 7

8 Déposer votre rapport de fin de séjour Le rapport de fin de séjour est obligatoire pour percevoir le solde de la bourse. Vous devez le déposer en format électronique sur l'extranet. Cliquez sur "Parcourir" pour charger votre rapport depuis votre ordinateur ou votre clé USB. Le document devra être en format texte modifiable, par exemple.doc,.txt,.rtf Evitez le format PDF. Utilisez le menu "Dépôt de rapport" puis saisissez votre mot de passe dossier. Validez en cliquant sur "Déposer". Vous pourrez ensuite revenir sur cet écran, visualiser le fichier déposé, ou l'écraser par un nouveau. Si vous êtes d accord, ce rapport pourra être publié sur le site internet afin de faire partager votre expérience. Guide de rédaction Le rapport de fin de séjour permet aux élus régionaux d apprécier les bénéfices de votre mobilité et alimenter les réflexions pour l amélioration des procédures ; il permet également de faire partager votre expérience à d'autres étudiants partant à l'étranger. En voici la trame : A- Vie pratique (2 à 3 pages dactylographiées) Logement : type de logement, accès à ce logement, prix des loyers, caution Argent : contraintes, moyens de paiement, transactions Santé : couverture sociale et complémentaire, système de santé Télécommunications : tarifs, solution conseillée Vie universitaire : système administratif, déroulement des cours, relations professeurs-étudiants Stage : comment trouver un stage, rythme de travail, rémunération, fonctionnement des relations de travail Vie quotidienne : climat, rythme de vie, horaires d ouverture, transports, nourriture, loisirs, anecdotes B- Bilan et suggestions (1 à 2 pages) Voici quelques pistes de réflexion : Quel bilan faites-vous de ce séjour à l étranger? Quelles ont été les principales difficultés que vous avez rencontrées? Vos projets personnels et professionnels ont-ils évolué au cours de ce séjour? En quoi? Avez-vous eu besoin d être encadré, préparé et orienté avant et pendant votre séjour? Comment cela s est-il passé? Quel rôle a joué votre établissement rhônalpin dans cette préparation? Avant votre départ, êtes-vous entré en contact avec des étudiants rhônalpins ayant déjà effectué un séjour dans le même établissement d accueil que vous? Avec des étudiants étrangers venant de votre établissement d accueil? Si vous deviez repartir à l étranger, quelles erreurs éviteriez-vous? Comment vous y prépareriez-vous? Que suggériez-vous à ceux qui vont partir? Quelles améliorations estimez-vous intéressantes d apporter aux échanges internationaux ou à la bourse régionale? Région Rhône-Alpes - Exploranet - Guide de saisie (v3) - Juillet 2007 Page 8